REGLEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES DE LA FFGOLF

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1 REGLEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES DE LA FFGOLF Le présent Règlement des opérations électorales a été approuvé par le Comité Directeur de la ffgolf lors de sa séance du 19 mai 2016 en application des statuts et du règlement intérieur de la ffgolf tels qu approuvés lors de l Assemblée Générale Mixte du 2 avril Le présent règlement des opérations électorales sera publié sur : - le Site Internet de la ffgolf en son lien : - le Site Extranet de la ffgolf xnet.ffgolf.org en son lien : documentations fédération ; - le cas échéant, tout autre support officiel de la ffgolf (Lettre Aux Clubs). Conformément à l article 16 du règlement intérieur de la ffgolf, le présent règlement détermine notamment : 1. le nombre minimum de places réservées aux candidates et leur rang sur les listes de candidats à partir des statistiques de l année qui précède l élection afin d assurer une représentation des femmes au comité directeur conforme à l article 13 des statuts ; 2. la date et le lieu du scrutin ; 3. le délai dans lequel les listes des candidats doivent parvenir à la ffgolf ; 4. le délai dans lequel les listes irrecevables peuvent être régularisées ; 5. les modalités du vote par correspondance propres à garantir le secret du vote ; les conditions d envoi aux électeurs des bulletins et enveloppes de vote ; la date limite de réception des votes par correspondance ; l adresse à laquelle ils doivent être envoyés ; les modalités de conservation des votes par correspondance jusqu au jour du dépouillement ; le cas échéant les modalités du vote électronique ; 6. les documents qui peuvent être demandés aux votants pour justifier de leur capacité à voter ; 7. les conditions de remplacement d un candidat défaillant après la date limite de clôture des candidatures ; 8. le rôle et la composition du bureau de vote ; 9. Les modalités de représentation de chacun des deux sexes au sein du Comité Directeur. 1. Le nombre minimum de places réservées aux candidates et leur rang sur les listes de candidats à partir des statistiques de l année qui précède l élection afin d assurer une représentation des femmes au comité directeur conforme à l article 13 des statuts : Les modalités de représentation de chacun des deux sexes, au sein du Comité Directeur, sont fixées dans les conditions ci-après : 1. Si la proportion de licenciés de chacun des deux sexes est supérieure ou égale à 25%, chacun des sexes bénéficiera d au moins 40% des sièges. Par dérogation à l alinéa précédent, le premier renouvellement du Comité Directeur de la ffgolf suivant la promulgation de la loi n du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes, la proportion de membres au sein du Comité Directeur du sexe le moins représenté parmi les licenciés sera au moins égale à sa proportion parmi les licenciés. Page 1 sur 13

2 2. Si la proportion de licenciés de l un des deux sexes est inférieure à 25%, le sexe le moins représenté parmi les licenciés bénéficiera d au moins 25% des sièges. 3. La proportion de licenciés de chacun des deux sexes est appréciée selon les statistiques de l année précédente arrêtées fin novembre et sans considération d'âge ni de toute autre condition d'éligibilité au Comité Directeur. Le Comité Directeur de la ffgolf du 14 décembre 2016 communiquera les statistiques des licences 2016 et fera un appel à candidatures en précisant le nombre de représentants de chacun des deux sexes sur les listes. 2. La date et le lieu du scrutin : L Assemblée Générale Ordinaire Elective aura lieu : le vendredi 31 mars 2017 au CNOSF. Les horaires d ouverture et de clôture de l émargement et du bureau de vote sont les suivants : 11 heures heures 30. L heure d ouverture du bureau de vote pourra être avancée pour favoriser : - le vote de toutes les personnes présentes le jour de l assemblée générale ; - le dépouillement des bulletins de vote relatifs à l élection des membres du Comité Directeur. 3. Le délai dans lequel les listes des candidats doivent parvenir à la Fédération française de golf : L appel à candidatures sera effectué le 14 décembre 2016 à l issue de la séance du Comité Directeur. Il fera l objet d une publication sur l Internet et l Extranet de la ffgolf. Les candidats disposeront d un mois pour déposer leur liste. Les listes de candidats devront donc être réceptionnées au siège de la ffgolf au plus tard le lundi 16 janvier 2017 à 12 heures 00 (heure locale). Une réunion de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales devra se réunir, au plus tard, le mercredi 18 janvier 2017 afin de donner son avis sur la recevabilité des listes. Les listes doivent êtres complètes et accompagnées : - des attestations sur l honneur d absence d incompatibilité portées de manière manuscrite et signées par chaque candidat pour être recevables. Seules des attestations originales (interdiction des copies) seront recevables. - d une copie d une pièce d identité (passeport, carte nationale d identité) de chaque candidat. 4. Le délai dans lequel les listes irrecevables peuvent être régularisées : Un délai de 7 jours sera accordé pour la régularisation de la liste le cas échéant, soit jusqu au mercredi 25 janvier 2017 à 12 heures 00 (heure locale) au plus tard et au siège de la ffgolf (date et heure limite de réception des listes régularisées et accompagnées des attestations sur l honneur). Dans ce cas, la Commission de Surveillance des Opérations Electorales devra se réunir à compter du mercredi 25 janvier 2017 à 12 heures 00 (heure locale) afin de donner son avis définitif sur le nombre de listes recevables. A l issue des derniers avis de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales, le Comité Directeur de la ffgolf devra se réunir pour : - valider les listes de candidats sur avis de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales ; - composer le Bureau de vote de l Assemblée Générale Elective. Page 2 sur 13

3 5. Les modalités du vote par correspondance propres à garantir le secret du vote ; les conditions d envoi aux électeurs des bulletins et enveloppes de vote ; la date limite de réception des votes par correspondance ; l adresse à laquelle ils doivent être envoyés ; les modalités de conservation des votes par correspondance jusqu au jour du dépouillement ; le cas échéant les modalités du vote électronique : Voir ANNEXE I : SECURISATION DU VOTE PAR CORRESPONDANCE 6. Les documents qui peuvent être demandés aux votants pour justifier de leur capacité à voter : Voir ANNEXE I : SECURISATION DU VOTE PAR CORRESPONDANCE 7. Les conditions de remplacement d un candidat défaillant après la date limite de clôture des candidatures : Par Candidat défaillant, on entend tout candidat figurant ou inscrit sur une liste déposée et qui pour des raisons volontaires ou involontaires ne pourrait plus y figurer (ex : retrait, décès, etc..). Procédure de remplacement d un candidat défaillant : - La saisine du Président de la ffgolf doit être effectuée par un représentant de la liste défaillante (lettre signée par tous les candidats de la liste et dossier complet du ou des remplaçants dans la limite de 2 au total) ; - La Commission de Surveillance des Opérations Electorales sera consultée par tous moyens écrits pour avis à adresser sous 48 heures 00 au Président de la ffgolf ; - Publication sur internet et/ou Extranet de la décision du Président sur avis conforme de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales. 8. La composition et le rôle du bureau de vote : Le Bureau de vote sera constitué, sur proposition du Président de la ffgolf, par le Comité Directeur de la ffgolf dans sa séance de janvier Le Bureau de vote comprendra au moins deux membres et sera composé des personnes suivantes : - Le Président de la ffgolf ou son délégué ; - Un représentant désigné par chaque liste officielle. Le Bureau de vote décide à la majorité simple de ses membres. En cas d égalité, la voix du Président de la ffgolf ou de son délégué sera prépondérante. Le Bureau de vote sera assisté par un ou plusieurs permanents de la fédération sans voix délibérative. Le Bureau de vote aura en charge, le jour du scrutin, la surveillance et les décisions des opérations d émargement et de dépouillement (avec deux scrutateurs désignés en Assemblée Générale sur proposition du Président de séance pour le dépouillement). Le Bureau de vote peut demander à tout moment l avis de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales. 9. Les modalités de représentation de chacun des deux sexes au sein du Comité Directeur : Les modalités de représentation de chacun des deux sexes, au sein du Comité Directeur, sont fixées dans les conditions ci-après : 1. Si la proportion de licenciés de chacun des deux sexes est supérieure ou égale à 25%, chacun des sexes bénéficiera d au moins 40% des sièges. Par dérogation à l alinéa précédent, le premier renouvellement du Comité Directeur de la ffgolf suivant la promulgation de la loi n du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes, la proportion de membres au sein du Comité Directeur du sexe le moins représenté parmi les licenciés sera au moins égale à sa proportion parmi les licenciés. Page 3 sur 13

4 2. Si la proportion de licenciés de l un des deux sexes est inférieure à 25%, le sexe le moins représenté parmi les licenciés bénéficiera d au moins 25% des sièges. 3. La proportion de licenciés de chacun des deux sexes est appréciée selon les statistiques de l année précédente arrêtées fin novembre et sans considération d'âge ni de toute autre condition d'éligibilité au Comité Directeur. 10. La composition et le rôle de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales : Les membres de la Commission de Surveillance des Opérations électorales seront désignés par le Comité Directeur ffgolf lors de séance du 8 septembre Rappel des Statuts de la ffgolf : ARTICLE 24 : COMMISSION ELECTORALE «Il est institué, au sein de la ffgolf, une Commission de Surveillance des Opérations Electorales, chargée de veiller au respect des dispositions prévues par les statuts et le règlement intérieur relatives à l organisation et au déroulement du scrutin ainsi que le règlement électoral organisant les opérations relatives à l élection du Comité Directeur. Cette Commission n'a pas de personnalité morale. Elle est composée de cinq membres dont une majorité de personnes qualifiées, ces derniers ne pouvant être inscrits sur les listes de candidats aux élections pour la désignation des instances dirigeants de la ffgolf ou de ses organes déconcentrés. La Commission peut être saisie par toute personne figurant sur une liste par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Président de la ffgolf. La Commission peut procéder à tous les contrôles et vérifications utiles. La Commission est compétente pour : - émettre un avis sur la recevabilité des candidatures ; - avoir accès à tout moment au bureau de vote ; - se faire présenter tout document nécessaire à l exercice de ses missions, adresser tous conseils et observations aux bureaux de vote susceptible de les rappeler au respect des dispositions statutaires ; - exiger, lorsqu une irrégularité aura été constatée, l inscription d observations au procès-verbal, soit avant la proclamation des résultats, soit après cette proclamation.» La composition et la compétence de la Commission de Surveillance des Opérations Electorales pourront être modifiées en fonction de la publication de lois ou décrets y afférents. 11. Fichier clubs et prise en charge de frais par la ffgolf : La date de remise du «fichier clubs» aux têtes de listes déclarées sera faite, au plus tard, le 31 janvier Le fichier comprend au jour de sa transmission : - les noms et prénoms des Présidents ou représentants permanents régulièrement déclarés auprès de la ffgolf ; - l adresse du siège social de l association ; - le nombre de voix de chaque club votant. Modalités et prise en charge financière par la ffgolf : - Un seul envoi, à la date souhaitée par les têtes de listes officielles, aux clubs votants + affranchissement et mise sous plis ; - format A4 et 120 grammes maximum. Règlement adopté par le Comité Directeur de la Fédération française de golf le 19 mai 2016 et publié le 19 mai sur les Sites Internet & Extranet de la ffgolf. Page 4 sur 13

5 ANNEXE I : SECURISATION DU VOTE PAR CORRESPONDANCE OPTION 1 : EN CAS DE LISTE UNIQUE REGULIEREMENT VALIDEE PAR LE COMITE DIRECTEUR 1. ENVOI DU MATERIEL DE VOTE PAR LA FFGOLF VERS LE CLUB 1.1 Le matériel de vote par correspondance sera envoyé par courrier simple à l adresse du siège de l association sportive, nominativement et à l attention du Président d Association déclaré au jour de l envoi (ou du représentant permanent régulièrement déclaré). 1.2 Le nombre de voix correspondant à chaque club sera inscrit en CHIFFRE et à deux endroits : - en haut de chaque bulletin ; - en bas de chaque bulletin et sur une partie détachable (afin de garantir le secret du vote) avec le nom et le numéro d affiliation du Club afin que celui-ci puisse vérifier le nombre de voix le concernant. 1.3 Le fichier des présidents de clubs habilités à voter (ou du représentant permanent régulièrement déclaré) sera publié sur l Extranet ffgolf pour consultation et/ou modification par la ffgolf après preuve de leur élection, le nombre de voix de chaque Club sera indiqué dans les meilleurs délais après clôture de la délivrance des licences Cette liste devra être publiée au plus tard le 31 décembre Changement de représentant d une association sportive : tout changement de président en exercice doit être déclaré à la ffgolf sans délai. La ffgolf enregistre immédiatement le changement de président sur présentation d un document unique : copie du procès-verbal d élection (ou extrait de procès-verbal) signée par le nouveau président et contresignée par un autre membre de l association. Aucun changement ne pourra être pris en compte après l envoi du matériel de vote par correspondance par la ffgolf vers les clubs, sauf pour les votants par correspondance qui joindront une copie du procès-verbal d élection (ou extrait de procès-verbal) signée par le nouveau président et contresignée par un autre membre de l association dans l enveloppe navette retour de vote par correspondance et ceux qui se présenteront avec ces mêmes justificatifs le jour de l assemblée générale élective ou qui les auront transmis entre l envoi du vote par correspondance et la date de l Assemblée Générale. 1.5 Contenu des enveloppes adressées aux clubs : Le règlement du vote par correspondance ou son extrait ; Les bulletins de vote (résolutions classiques et résolution relative à l élection du Comité Directeur) ; L enveloppe «type ffgolf» contenant le bulletin de vote «élection du Comité Directeur» qui sera la seule recevable pour la validité des votes ; L enveloppe navette non fermée sur laquelle seront indiqués le nom et numéro du club, la ligue d appartenance et contenant l enveloppe du vote ffgolf anonyme. Une fiche «club» préremplie pour vérifier l identité des personnes votantes A RENVOYER dans l enveloppe navette et précisant : le N de Club, comportant la signature du Président, le N de licence active du Président (ou du représentant permanent régulièrement déclaré). 2. EMISSION DU MATERIEL DE VOTE PAR LE CLUB VERS LA FFGOLF 2.1 «fenêtre de vote» : il est nécessaire de fixer un calendrier électoral avec une date limite de réception des votes par correspondance distincte et en amont (2 à 3 jours) de la date de l assemblée générale élective. 2.2 Rattrapage en cas de défaillance du vote par correspondance : La date limite de réception des votes par correspondance doit être relativement proche de la date de l AG mais doit permettre aux Présidents de venir voter en cas de non réception. - plusieurs relevés réguliers ; - consultation possible par les clubs de l état du vote au fur et à mesure des réceptions et suffisamment tôt avant l AG pour la dernière fois (2 à 3 jours avant l AG). Page 5 sur 13

6 2.3 L envoi de l enveloppe navette peut se faire par lettre simple ou par lettre recommandée avec AR mais aussi par simple porteur à l adresse unique indiquée et jusqu à la date limite précisée dans les convocations. La lettre simple suppose que le Club peut et doit s assurer de la réception par la ffgolf du courrier. Cette vérification se fera par la consultation sur Extranet de l état de réception du vote par correspondance. 2.4 Le votant par correspondance : il s agit du Président en exercice déclaré (ou du représentant permanent régulièrement déclaré) au jour de l envoi du matériel de vote par la ffgolf vers les clubs. Le vote par correspondance est définitif. 2.5 En cas d élection d un nouveau Président entre la date d envoi du matériel de vote par correspondance et l assemblée générale, le nouveau président ne pourra pas révoquer le vote par correspondance déjà émis. 2.6 Emission du matériel du vote par correspondance en dehors de la France Métropolitaine : le matériel de vote par correspondance, les convocations et la plaquette de l Assemblée Générale pourront être adressés par courrier électronique à l adresse enregistrée auprès de la ffgolf. 3. RECEPTION, SUIVI ET CONSERVATION DU VOTE 3.1 Réception des enveloppes navettes : les enveloppes navettes devront être adressées au siège de la ffgolf aux coordonnées suivantes au plus tard à la date fixée dans les convocations : Fédération française de golf Direction juridique & Vie Fédérale 68, rue Anatole France Levallois-Perret Cedex Un accusé de réception officiel avant la date limite de réception rend impossible tout vote électif du Club le jour de l assemblée. Si les votes sont acheminés par lettre simple : L accusé de réception se fera directement par la publication sur l Extranet de la réception de l enveloppe navette des Clubs. Les Présidents de club pourront ainsi avoir confirmation que leur vote a bien été reçu et enregistré. Si les votes sont acheminés par lettre recommandée avec AR alors l accusé de réception de la Poste est systématique et fait foi. 3.2 La conservation des enveloppes navettes sera effectuée par la Direction juridique & Vie fédérale de la ffgolf. 3.3 La feuille d émargement de l AG sera pré-remplie en fonction des votes émis et reçus par correspondance. Elle sera modifiable en fonction des personnes présentes le jour de l AG mais le vote électif sera interdit si déjà effectué par correspondance. 3.4 Le vote émis par correspondance, qu il soit régulier ou irrégulier, sera donc définitif, ce qui impliquera la responsabilité du votant de bien vérifier qu il est apte à voter. 3.5 Information : Le règlement électoral sera publié sur internet et Extranet. En fonction du fichier des adresses électroniques des Présidents, une ou plusieurs relances pourront être faites pour leur rappeler la possibilité de voter par correspondance. 4. DEPOUILLEMENT DU VOTE 4.1 Conditions de recevabilité du vote par correspondance : Pour être recevable le vote par correspondance doit répondre aux conditions suivantes : Enveloppe navette réceptionnée avant la date limite de réception ; Lettre réponse signée par le Président en exercice (ou représentant permanent régulièrement déclaré) ; Photocopie de la licence de l année en cours ou attestation de licence active ; Copie de la Carte d identité ou permis de conduire ou passeport ; Enveloppe navette fermée et complète ; Pièces justificatives en cas de changement de Président : copie du procès-verbal d élection (ou extrait de procès-verbal) signée par le nouveau président et contresignée par un autre membre de l association. Page 6 sur 13

7 Le vote par correspondance est recevable dans les mêmes conditions que le vote exprimé directement le jour de l assemblée générale ordinaire. La possession d une licence active de lien 1 «membre AS» est obligatoire. (Création d un bureau de vote et d émargement pour faire respecter ces conditions). Le dépouillement des votes s effectuera de la façon suivante : - les bulletins de vote relatifs aux résolutions de l Assemblée Générale Ordinaire (hors élections des membres du Comité Directeur) seront dépouillés au siège de la ffgolf par la Direction juridique & Vie fédérale ffgolf en fonction de leur date de réception ; - les bulletins de vote relatifs aux élections des membres du Comité Directeur seront conservés dans une urne fermée et dépouillés le jour de l Assemblée Générale Elective à partir de 15 heures Vérification de la recevabilité du vote par correspondance et date de cette vérification : La vérification de la recevabilité du vote par correspondance se fera par la Direction juridique et vie fédérale ffgolf en amont de l AG par l ouverture des enveloppes navettes et au contrôle de leur contenu (sauf validité des bulletins de vote relatifs aux élections). La recevabilité ou non d un vote par correspondance sera publiée quotidiennement sur l Extranet ffgolf. Les enveloppes de votes relatifs aux élections seront insérées dans une ou plusieurs urnes prévues à cet effet, et ne seront dépouillés qu à la clôture de l émargement. Une fois le vote par correspondance effectué et réceptionné avant la date limite, il est définitif. Un vote réceptionné hors délai sera considéré comme n ayant jamais été émis. 4.3 Insertion des bulletins de vote relatifs aux élections dans les urnes : En amont de l AG, la Direction juridique & Vie fédérale ffgolf procèdera à l insertion des seules enveloppes de vote relatifs aux élections dans une ou plusieurs urnes spécialement prévues à cet effet et fermées à clé. Le dépouillement de ces enveloppes s effectuera à partir de 15 heures 30, le jour de l Assemblée Générale Elective. 5. CAS DE REPORT DES OPERATIONS ELECTORALES Toute décision de report est prise par le bureau de vote. Force majeure : la Commission de Surveillance des Opérations Electorales apprécie au cas par cas les incidents et peut proposer au bureau de vote le report de la date limite de réception des votes par correspondance, du scrutin, du dépouillement et de la validation du résultat. Page 7 sur 13

8 OPTION 2 : EN CAS DE PLURALITE DE LISTE REGULIEREMENT VALIDEE PAR LE COMITE DIRECTEUR 1. ENVOI DU MATERIEL DE VOTE PAR LA FFGOLF VERS LE CLUB 1.1 Le matériel de vote par correspondance sera envoyé par courrier recommandé avec demande d accusé de réception (sauf liste unique) à l adresse du siège de l association sportive, nominativement et à l attention du Président d Association déclaré au jour de l envoi (ou du représentant permanent régulièrement déclaré). 1.2 Le nombre de voix correspondant à chaque club sera inscrit en CODE BARRE pour une lecture optique lors du dépouillement et clairement inscrit sur le bulletin en CHIFFRE sur une partie détachable pour conserver la confidentialité du vote lors du dépouillement. La société spécialisée en charge de l édition des bulletins certifiera que la lecture optique confirme le chiffre indiqué sur la partie détachable. 1.3 Le fichier des présidents de clubs habilités à voter (ou du représentant permanent régulièrement déclaré) sera publié sur l Extranet ffgolf pour consultation et/ou modification par la ffgolf après preuve de leur élection, le nombre de voix de chaque Club sera indiqué dans les meilleurs délais après clôture de la délivrance des licences Cette liste devra être publiée au plus tard le 31 décembre Changement de représentant d une association sportive : tout changement de président en exercice doit être déclaré à la ffgolf sans délai. La ffgolf enregistre immédiatement le changement de président sur présentation d un document unique : copie du procès-verbal d élection (ou extrait de procès-verbal) signée par le nouveau président et contresignée par un autre membre de l association. Aucun changement ne pourra être pris en compte après l envoi du matériel de vote par correspondance par la ffgolf vers les clubs, sauf pour les votants par correspondance qui joindront une copie du procès-verbal d élection (ou extrait de procès-verbal) signée par le nouveau président et contresignée par un autre membre de l association dans l enveloppe navette retour de vote par correspondance et ceux qui se présenteront avec ces mêmes justificatifs le jour de l assemblée générale élective ou qui les auront transmis entre l envoi du vote par correspondance et la date de l Assemblée Générale. 1.5 Contenu des enveloppes adressées aux clubs : Le règlement du vote par correspondance ou son extrait ; Les bulletins de vote (résolutions classiques et résolution relative à l élection du Comité Directeur) ; L enveloppe «type ffgolf» contenant le bulletin de vote «élection du Comité Directeur» qui sera la seule recevable pour la validité des votes ; L enveloppe navette non fermée sur laquelle seront indiqués le nom et numéro du club, la ligue d appartenance et contenant l enveloppe du vote ffgolf anonyme. Une fiche «club» préremplie pour vérifier l identité des personnes votantes A RENVOYER dans l enveloppe navette et précisant : le N de Club, comportant la signature du Président, le N de licence active du Président (ou du représentant permanent régulièrement déclaré). 2. EMISSION DU MATERIEL DE VOTE PAR LE CLUB VERS LA FFGOLF 2.1 «fenêtre de vote» : il est nécessaire de fixer un calendrier électoral avec une date limite de réception des votes par correspondance distincte et en amont (2 à 3 jours) de la date de l assemblée générale élective. 2.2 Rattrapage en cas de défaillance du vote par correspondance : La date limite de réception des votes par correspondance doit être relativement proche de la date de l AGO mais doit permettre aux Présidents de venir voter en cas de non réception. - Adresse retour chez un huissier (sauf liste unique) ; - plusieurs relevés réguliers ; - consultation possible par les clubs de l état du vote au fur et à mesure des réceptions et suffisamment tôt avant l AG pour la dernière fois (2 à 3 jours avant l AG). Page 8 sur 13

9 2.3 L envoi de l enveloppe navette peut se faire par lettre simple ou par lettre recommandée avec AR mais aussi par simple porteur à l adresse unique indiquée et jusqu à la date limite précisée dans les convocations. La lettre simple suppose que le Club peut et doit s assurer de la réception par la ffgolf du courrier. Cette vérification se fera par la consultation sur Extranet de l état de réception du vote par correspondance. L envoi obligatoire en AR rend inutile la demande ultérieure mais rend nécessaire une procédure interne rigoureuse pour s assurer que les enveloppes ne soient pas égarées. La réception et la conservation des enveloppes navettes seront assurées par l huissier. 2.4 Le votant par correspondance : il s agit du Président en exercice déclaré (ou du représentant permanent régulièrement déclaré) au jour de l envoi du matériel de vote par la ffgolf vers les clubs. Le vote par correspondance est définitif. 2.5 En cas d élection d un nouveau Président entre la date d envoi du matériel de vote par correspondance et l assemblée générale, le nouveau président ne pourra pas révoquer le vote par correspondance déjà émis. 2.6 Emission du matériel du vote par correspondance en dehors de la France Métropolitaine : le matériel de vote par correspondance, les convocations et la plaquette de l Assemblée Générale pourront être adressés par courrier électronique à l adresse enregistrée auprès de la ffgolf. 3. RECEPTION, SUIVI ET CONSERVATION DU VOTE PAR L HUISSIER 3.1 Réception des enveloppes navettes : les enveloppes navettes devront être adressées chez un huissier (coordonnée de l Etude indiquée sur l enveloppe navette). Un accusé de réception officiel avant la date limite de réception rend impossible tout vote électif du Club le jour de l assemblée. Si les votes sont acheminés par lettre simple : L accusé de réception se fera directement par la publication sur l Extranet de la réception de l enveloppe navette des Clubs. Les Présidents de club pourront ainsi avoir confirmation que leur vote a bien été reçu et enregistré. Si les votes sont acheminés par lettre recommandée avec AR alors l accusé de réception de la Poste est systématique et fait foi. 3.2 La conservation des enveloppes navettes sera effectuée par huissier. 3.3 La feuille d émargement de l AG sera pré-remplie en fonction des votes émis et reçus par correspondance. Elle sera modifiable en fonction des personnes présentes le jour de l AG mais le vote électif sera interdit si déjà effectué par correspondance. 3.4 Le vote émis par correspondance, qu il soit régulier ou irrégulier, sera donc définitif, ce qui impliquera la responsabilité du votant de bien vérifier qu il est apte à voter. 3.5 Information : Le règlement électoral sera publié sur internet et Extranet. En fonction du fichier des adresses électroniques des Présidents, une ou plusieurs relances pourront être faites pour leur rappeler la possibilité de voter par correspondance. 4. DEPOUILLEMENT DU VOTE 4.1 Conditions de recevabilité du vote par correspondance : Pour être recevable le vote par correspondance doit répondre aux conditions suivantes : Enveloppe navette réceptionnée avant la date limite de réception ; Lettre réponse signée par le Président en exercice (ou représentant permanent régulièrement déclaré) ; Photocopie de la licence de l année en cours ou attestation de licence active ; Copie de la Carte d identité ou permis de conduire ou passeport ; Enveloppe navette fermée et complète ; Pièces justificatives en cas de changement de Président : copie du procès-verbal d élection (ou extrait de procès-verbal) signée par le nouveau président et contresignée par un autre membre de l association. Page 9 sur 13

10 Le vote par correspondance est recevable dans les mêmes conditions que le vote exprimé directement le jour de l assemblée générale ordinaire. La possession d une licence active de lien 1 «membre AS» est obligatoire. (Création d un bureau de vote et d émargement pour faire respecter ces conditions). 4.2 Vérification de la recevabilité du vote par correspondance et date de cette vérification : Le jour de l AGO, la recevabilité du vote direct d un Club (capacité du Président ou validité du pouvoir du représentant) se fait sur place au moment du vote avec peu de chances de rattraper une erreur ou une omission. La vérification de la recevabilité du vote par correspondance s effectuera par la Direction juridique et vie fédérale de la ffgolf en liaison avec l huissier. La vérification du respect de la procédure avant le jour du vote qui permettrait au Club en question de rectifier l erreur n est pas souhaitable car cela confère au vote par correspondance un avantage qui ne se justifie pas. Une fois le vote par correspondance effectué et réceptionné avant la date limite, il est définitif. Un vote réceptionné hors délai sera considéré comme n ayant jamais été émis. La vérification de la recevabilité du vote par correspondance se fera par l huissier (sauf liste unique) en amont de l AG par l ouverture des enveloppes navettes et au contrôle de leur contenu et l insertion des enveloppes de vote dans une urne spéciale par l huissier. L Huissier pourra demander l assistance de toute personne de son choix pour mener à bien sa mission. 4.3 Insertion des bulletins de vote dans les urnes : En amont de l AG, l huissier procède à l insertion des enveloppes de vote relatives à l élection du Comité Directeur dans une ou plusieurs urnes spécialement prévues à cet effet et fermées à clé. 4.4 Le dépouillement du vote par correspondance pourra commencer après la clôture de l émargement le jour de l assemblée générale soit à partir de 15 heures 30. Le dépouillement pourra être sous-traité à une société extérieure qui garantira sous sa responsabilité le décompte et la confidentialité du vote. 5. CAS DE REPORT DES OPERATIONS ELECTORALES Toute décision de report est prise par le bureau de vote. Force majeure : la commission de surveillance des opérations électorales apprécie au cas par cas les incidents et peut proposer au bureau de vote le report de la date limite de réception des votes par correspondance, du scrutin, du dépouillement et de la validation du résultat. Page 10 sur 13

11 ANNEXE II : RAPPEL DES TEXTES STATUTAIRES STATUTS DE LA FFGOLF TITRE II - L'ASSEMBLEE GENERALE ARTICLE 11 : COMPOSITION ET FONCTIONNEMENT L'Assemblée Générale se compose des représentants des associations sportives affiliées à la ffgolf. Chaque association est représentée à l'assemblée Générale de la ffgolf par son président en exercice titulaire d'une licence ffgolf dans la catégorie «membre association sportive» (de son association sportive ou d'une autre association sportive) ou un membre licencié dudit groupement spécialement délégué par son président. Seule la formule de pouvoir type délivrée par la ffgolf et comportant des signatures originales est recevable. Un pouvoir permanent peut être donné à un membre par une disposition spéciale des statuts ou du règlement intérieur de l association affiliée pour représenter l association aux assemblées générales de la ffgolf. Ce pouvoir spécial est enregistré par la ffgolf sur production d un document unique : copie des statuts ou règlement intérieur donnant ce pouvoir spécial et permanent et permettant d identifier la personne mandatée. Le vote par procuration est interdit. Le vote par correspondance est autorisé. Il s exerce dans des conditions fixées par le Comité Directeur et le règlement organisant les opérations électorales relatives à l élection du Comité Directeur. Les représentants des associations sportives affiliées doivent avoir atteint la majorité légale au jour de l'assemblée, et jouir de leurs droits civils et politiques. Chaque association sportive légalement constituée, affiliée à la ffgolf et à jour de ses engagements financiers avec elle au jour de l assemblée, dispose d un nombre de voix déterminé par le barème suivant : 1 voix = forfait dès l affiliation de l association sportive à la ffgolf (0 à 49 licences délivrées par l association à ses membres l année précédente) A laquelle s ajoute selon le cas: 2 voix par terrain homologué ET 2 voix par tranche de 9 trous homologués «golf» Auxquelles s ajoutent en fonction du nombre de licences délivrées par l association à ses membres l année précédente : 1 voix par tranche supplémentaire entamée de 50 licences délivrées par l association à ses membres et à partir de 50. Le vote des associations disposant de plusieurs voix est indivisible. Page 11 sur 13

12 TITRE III - ADMINISTRATION SECTION 1 ère - LE COMITE DIRECTEUR ARTICLE 13 : OBJET- COMPOSITION ET ELECTION La ffgolf est administrée par un Comité Directeur de 32 membres, qui exerce l'ensemble des attributions que les présents statuts n'attribuent pas à l'assemblée Générale ou à un autre organe de la ffgolf. Le Comité Directeur suit l'exécution du budget. Le Comité Directeur est compétent pour adopter le règlement sportif, le règlement médical, les modèles de statuts et de règlement intérieur des organes déconcentrés de la ffgolf (Ligues régionales, Comités territoriaux et Comités départementaux) et, dans des conditions précisées par le règlement intérieur, le règlement organisant les opérations électorales relatives à l élection du Comité Directeur. Les membres du Comité Directeur sont élus pour une durée de quatre ans. Ils sont rééligibles. Leur mandat expire le 31 mars qui suit les derniers Jeux olympiques d été. Les membres du Comité Directeur sont élus à bulletin secret au scrutin de liste à un tour dans le respect de la loi pour l égalité réelle entre les hommes et les femmes sièges sont attribués aux 16 premiers candidats de la liste ayant obtenu le plus de suffrages. - Les 16 autres sièges sont attribués à la représentation proportionnelle suivant la règle de la plus forte moyenne entre les listes ayant obtenu au moins 10 % des suffrages exprimés, les abstentions, les bulletins blancs et nuls n'étant pas pris en compte pour le calcul de la majorité (système pratiqué pour les élections municipales des villes de 3500 habitants et plus pour l'attribution de la moitié des sièges). - En cas d égalité des suffrages entre les listes arrivées en tête 16 sièges sont attribués à la liste dont les candidats ont la moyenne d âge la plus élevée. Les 16 autres sièges sont attribués à la représentation proportionnelle selon la méthode de la plus forte moyenne entre les listes ayant obtenu au moins 10 % des suffrages exprimés, les abstentions, les bulletins blancs et nuls n'étant pas pris en compte pour le calcul de la majorité. - Dans le cas ou des listes sont à égalité pour l attribution d un ou plusieurs sièges, le ou les sièges sont attribués au plus âgé des candidats susceptibles d être proclamés élus. Les listes complètes de candidats doivent parvenir au siège de la ffgolf dans un délai fixé par le règlement organisant les opérations électorales relatives à l élection du Comité Directeur. Les listes de candidats doivent respecter les obligations mentionnées ci-après pour être recevables : - Chaque liste est composée de 32 candidats éligibles ; - Chaque liste doit comporter au moins un médecin parmi les 16 premiers candidats ; - Sont éligibles au Comité Directeur ou peuvent y être cooptées les personnes majeures, licenciées de la ffgolf dans la catégorie «membre association sportive» depuis plus de 6 mois à la date limite de dépôt des candidatures. - Chaque liste devra comporter une représentation de chacun des deux sexes dans les conditions fixées à l article 16 du règlement intérieur. Le mandat de chaque membre court jusqu à son terme, même si celui-ci ne respecte plus les conditions ci-dessus. Ne sont pas éligibles au Comité Directeur, ne peuvent y être cooptées et ne peuvent en rester membres : 1 les personnes de nationalité française condamnées à une peine faisant obstacle à leur inscription sur les listes électorales, 2. les personnes de nationalité étrangère condamnées à une peine qui, lorsqu'elle est prononcée contre un citoyen français, fait obstacle à son inscription sur les listes électorales, 3. les personnes à l'encontre desquelles a été prononcée une sanction d'inéligibilité pour une durée déterminée aux organes dirigeants de la ffgolf, notamment pour manquement grave aux règles techniques du jeu constituant une infraction à l esprit sportif. Page 12 sur 13

13 REGLEMENT INTERIEUR DE LA FFGOLF : ARTICLE 16 : ELECTIONS DU COMITE DIRECTEUR Une même personne ne peut figurer sur plusieurs listes lors d une élection au Comité Directeur. Le règlement organisant les opérations électorales relatives à l élection du Comité Directeur est adopté et rendu public par le Comité Directeur. Il détermine notamment : - le nombre minimum de places réservées aux candidates et leur rang sur les listes de candidats à partir des statistiques de l année qui précède l élection afin d assurer une représentation des femmes au comité directeur conforme à l article 13 des statuts ; - la date et le lieu du scrutin ; - le délai dans lequel les listes des candidats doivent parvenir à la ffgolf ; - le délai dans lequel les listes irrecevables peuvent être régularisées ; - les modalités du vote par correspondance propres à garantir le secret du vote ; les conditions d envoi aux électeurs des bulletins et enveloppes de vote ; la date limite de réception des votes par correspondance ; l adresse à laquelle ils doivent être envoyés ; les modalités de conservation des votes par correspondance jusqu au jour du dépouillement ; le cas échéant les modalités du vote électronique ; - les documents qui peuvent être demandés aux votants pour justifier de leur capacité à voter ; - les conditions de remplacement d un candidat défaillant après la date limite de clôture des candidatures ; - le rôle et la composition du bureau de vote ; - les modalités de représentation de chacun des deux sexes, au sein du Comité Directeur, sont fixées dans les conditions ci-après : 1. Si la proportion de licenciés de chacun des deux sexes est supérieure ou égale à 25%, chacun des sexes bénéficiera d au moins 40% des sièges. Par dérogation à l alinéa précédent, le premier renouvellement du Comité Directeur de la ffgolf suivant la promulgation de la loi n du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes, la proportion de membres au sein du Comité Directeur du sexe le moins représenté parmi les licenciés sera au moins égale à sa proportion parmi les licenciés. 2. Si la proportion de licenciés de l un des deux sexes est inférieure à 25%, le sexe le moins représenté parmi les licenciés bénéficiera d au moins 25% des sièges. 3. La proportion de licenciés de chacun des deux sexes est appréciée selon les statistiques de l année précédente arrêtées fin novembre et sans considération d'âge ni de toute autre condition d'éligibilité au Comité Directeur. Page 13 sur 13