Ministère de la santé et des sports

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1 Ministère de la santé et des sports DIRECTION GENERALE DE LA SANTE Secrétariat Général Division Déploiement des Politiques de Santé Mission Associations et Représentation des usagers Personne responsable du dossier : Jean-Jacques NANSOT Tél : DIRECTION DE L HOSPITALISATION ET DE L ORGANISATION DES SOINS Sous-direction Qualité et Fonctionnement des Etablissements de santé Bureau Droits des usagers et Fonctionnement général des établissements de santé Personne responsable du dossier : Isabelle MANZI Tél : La Ministre de la Santé et des Sports à Mesdames et Messieurs les directeurs d agence régionale de l hospitalisation (pour mise en œuvre) Mesdames et Messieurs les préfets de région Direction régionale des affaires sanitaires et sociales (pour mise en œuvre) Mesdames et Messieurs les préfets de département Direction départementale des affaires sanitaires et sociales (pour information) CIRCULAIRE N DGS/MAU/DHOS/E1/2009/38 du 05 février 2009 relative à l'agrément des associations représentants les usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique Date d application : immédiate NOR : SJSP C Classement thématique : santé publique Résumé : mise en œuvre de l agrément. Mots-clés : agrément, association, santé. Textes de référence : 1 article L du code de la santé publique. 2. articles R à R du code de la santé publique. 3. arrêté du 17 janvier 2006 (JO du 01/02/2006) fixant la composition du dossier de demande d agrément des associations représentant les usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique. 4. circulaire n DGS/SD1B/2006/124 du 10 mars 2006 relative à l agrément des associations représentant les usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique. 5 circulaire n DGS/SD1B /DHOS/E1/2006/488 du 17 novembre 2006 relative à

2 l information des associations de malades et d usagers du système de santé sur l agrément des associations représentant les usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique L article L du code de la santé publique prévoit un agrément des associations de malades et d usagers du système de santé. Cet agrément, délivré sur avis conforme de la Commission nationale d agrément représentant les usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique permet aux associations qui en bénéficient de proposer des candidats pour siéger au titre de représentant des usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique. Ces représentants participent ainsi au fonctionnement du système de santé, en contribuant à l élaboration et à la mise en œuvre des politiques de santé. La Commission nationale d agrément a tenu, au cours de l année 2008, deux réunions d information : l une avec un large échantillon d associations, l autre avec des représentants des DRASS et des ARH. Au vu des principales observations formulées lors de ces rencontres, il apparaît nécessaire d améliorer l information des associations sur leur dispositif d agrément et la représentation des usagers dans les instances hospitalières ou de santé publique. Tel est l objet de la présente circulaire qui rappelle les modalités d information prévues (I), la procédure des désignations dans les instances hospitalières ou de santé publique (II), l outil de suivi des demandes d agrément (III) et le rappel des obligations incombant aux associations ou unions agréées (IV). I) INFORMATION DES ASSOCIATIONS DE MALADES ET USAGERS DU SYSTEME DE SANTE SUR L AGREMENT DES ASSOCIATIONS REPRESENTANT LES USAGERS DANS LES INSTANCES HOSPITALIERES OU DE SANTE PUBLIQUE Dans les instances hospitalières et de santé publique nationales et locales, un nombre important de sièges est réservé aux représentants des malades et usagers du système de santé. Compte-tenu du nombre de sièges restant à pourvoir, il apparaît nécessaire que l information et la communication auprès du monde associatif sur la nature et la portée de l agrément soient poursuivies et renforcées. 1 - Il s agit de continuer à identifier les associations investies dans le domaine de la défense des droits des usagers du système de santé et à les encourager à présenter un dossier de demande d agrément régional ou national. Tout collectif associatif existant dans votre région, et notamment, un Collectif Interassociatif sur la Santé, s il est constitué, peut être sollicité pour relayer cette information auprès des représentants des associations. Si des associations n entrant pas dans le champ d application du décret du 31 mars 2005 souhaitent également bénéficier d'un agrément, vos services pourront utilement leur conseiller, notamment par des réunions d échange, de développer leurs activités vers la défense des droits des usagers du système de santé. En outre, il convient d informer les associations qui ont reçu une décision de refus d agrément qu elles pourront présenter sans délai une nouvelle demande, dès lors que les actions qu'elles ont développées pendant les trois années précédant la demande, contribuent à assurer la défense des droits des personnes malades et des usagers du système de santé. Vos services apporteront, si nécessaire, une aide aux associations concernées pour la constitution de leur dossier de demande d agrément régional. 2 Par ailleurs, les établissements doivent poursuivre leur collaboration avec les membres des associations non agréées, notamment dans le cadre de groupes de travail ou de 2

3 réflexion réunis en dehors d une instance instituée. Ainsi, si la réglementation relative à l instance le permet, un membre d une association non agréée peut être associé à des réflexions ou travaux en raison de sa compétence dans un domaine donné. II) DESIGNATION DE MEMBRES D ASSOCIATIONS AGREEES POUR OCCUPER LES SIEGES RESERVES AUX REPRESENTANTS DES USAGERS DANS LES INSTANCES HOSPITALIERES OU DE SANTE PUBLIQUE Afin de permettre à chaque association agréée de pouvoir présenter un ou des candidats pour occuper des sièges de représentant des usagers, une consultation de toutes ces associations doit être mise en œuvre par vos services. Cette consultation doit ainsi permettre une représentation diversifiée des usagers. A cette occasion, il peut être opportun de rappeler aux associations agréées que les frais de déplacement au titre de la représentation des usagers, peuvent être remboursés selon les dispositions du décret n du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l Etat (5 de l article 2 du dit décret) ou, pour les établissements publics de santé, selon les dispositions du décret n du 25 juin 1992 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des fonctionnaires et agents relevant de la fonction publique hospitalière. Il faut rappeler que les associations ou unions agréées au niveau national peuvent être sollicitées par vos soins, pour proposer un de leurs membres, afin de siéger au sein des instances hospitalières ou de santé publique de votre région. Lorsqu une union agréée au niveau national propose qu un membre de l une de ses associations soit candidat pour assurer la représentation des usagers dans votre région, cette proposition se fait sous sa responsabilité, en particulier si le candidat qu elle désigne est issu d une association qui a fait l objet d un refus d agrément. La Direction Générale de la Santé demandera prochainement aux associations ou unions agréées au niveau national ou régional d indiquer leurs implantations locales. La liste des sites internet de ces associations où figureront ces informations sera mise en ligne sur les sites Intranet (rubrique santé) et Internet du ministère chargé de la santé dans le dossier «agrément des associations». Ces informations faciliteront les démarches des services de l Etat auprès des associations ou unions agréées pour solliciter des candidatures aux sièges à pourvoir. Par ailleurs, vous veillerez à informer systématiquement les associations ou unions d associations sollicitées en vue de pourvoir un ou des sièges dans des instances hospitalières ou de santé publique de la suite réservée à leur candidature, même lorsqu elle est défavorable, eu égard à l engagement et à la volonté des membres de ces associations de participer au fonctionnement du système de santé. III) APPLICATION «AGREMENT SANTE» L application «agrément santé» est l outil privilégié de suivi et de gestion des dossiers de demande d agrément. Sa mise à jour régulière est indispensable. Le travail de suivi de l activité de la commission est entièrement réalisé à partir de l application (envoi des dossiers aux rapporteurs, convocation des membres, ordre du jour des commissions). Il est donc indispensable de saisir de façon régulière vos dossiers dans l application. 1 Nous vous rappelons que l enregistrement des dossiers de demande d agrément se déroule de la manière suivante : 3

4 - Tous les dossiers de demande d agrément reçus par vos services doivent être enregistrés dans la base de données à l adresse suivante : - Lorsque le dossier est déclaré complet par vos services et instruit, il vous appartient d enregistrer dans l application la date de «dossier complet» (vous pouvez éditer la lettre de confirmation de «dossier complet» qui sera envoyée à l association) et la date d envoi du dossier à la DGS. Cet envoi à la DGS doit intervenir sans délai. - Le suivi du dossier est alors partagé avec le secrétariat de la Commission nationale d agrément qui réceptionne le dossier et mentionne la date dans l application. - La date de passage en commission est consultable à tout moment par le gestionnaire DRASS. - Le secrétariat de la Commission, après validation du compte rendu par le président, notifie aux Préfets les avis avec copie aux gestionnaires DRASS et les enregistre dans l application. - Il appartient aux Préfets de prendre les arrêtés portant agrément des associations dans leur région. - La dernière étape consiste pour le gestionnaire DRASS à enregistrer la date de l arrêté, sa publication et la date de notification à l association. 2 - L application présente en page d accueil dans la partie «éditer un document» un menu déroulant comprenant plusieurs listes (associations agréées, avis défavorables, demandes d agrément, liste de gestion) et la possibilité de consulter et d éditer des statistiques, générales et thématiques sur l activité de la commission. Les courriers types sont tous disponibles et l ordre du jour des séances comprenant la liste des dossiers enrôlés pour examen par la commission peut être consulté. Les listes des associations agréées au niveau national et régional publiées sur intranet et internet seront désormais réalisées à partir d une extraction des informations enregistrées dans l application. Il n est donc plus nécessaire d envoyer à la DGS une copie des arrêtés publiés. Cependant il vous appartient de remplir dans l application, pour chaque demande, la partie «décision» réservée aux renseignements concernant la notification à l association de la décision et les références des arrêtés publiés portant agrément. Si cette opération n est pas effectuée, l association ne pourra pas figurer sur la liste des associations agréées. Le respect des contraintes de l application génère un gain de temps appréciable pour l ensemble des services participant à la gestion des dossiers et au suivi des travaux de la Commission. IV) PIECES REMISES ANNUELLEMENT PAR LES ASSOCIATIONS AGREEES EN APPLICATION DE L ARTICLE R DU CODE DE LA SANTE PUBLIQUE ET DE L ARRETE DU 17 JANVIER 2006 Selon les dispositions de l article R du code de la santé publique, l agrément peut être retiré, lorsque l association cesse de remplir les conditions requises pour l agrément ou lorsqu elle ne respecte pas l obligation prévue à l article R du code de la santé publique. L article R du code de la santé publique impose aux associations agréées de rendre compte de leur activité, selon les modalités prévues à l article 3 de l arrêté du 17 janvier Les associations ou unions d associations agréées adressent, chaque année, à l autorité qui leur a accordé l agrément, leur rapport d activité, leur rapport moral s il existe, 4

5 leur rapport financier et une liste des membres chargés de l administration ou de la direction de l association ou de l union d associations (en trois exemplaires). Afin d alléger la tâche des associations, il vous appartient de vérifier que ces pièces n ont pas déjà été remises à vos services, par exemple dans le cadre d une demande de subvention. Toujours par souci de simplification, lors du renouvellement de la demande d agrément intervenant au cours de l année calendaire, il ne sera pas utile que les associations transmettent à nouveau ces pièces. Les autres éléments du dossier de demande d agrément, tel que prévu dans l arrêté du 17 janvier 2006, seront exigibles. Nous vous remercions de l attention particulière que vous porterez à la mise en œuvre de ces recommandations. Pour toutes difficultés liées à l application de la présente circulaire, vous pouvez vous adresser à la Mission Associations et Représentation des Usagers de la Direction Générale de la Santé : Mme Catherine CURTENELLE (Tél : catherine.curtenelle@sante.gouv.fr) ou au Bureau Droits des Usagers et Fonctionnement Général des Etablissements de Santé de la Direction de l Hospitalisation et de l Organisation des Soins : Mme Isabelle MANZI (Tél : isabelle.manzi@sante.gouv.fr). Le Directeur Général de la Santé La Directrice de l Hospitalisation et de l Organisation des Soins D. HOUSSIN A. PODEUR 5