Centre e-learning HES-SO CYBERLEARN

Transcription

1 Mode d'emploi Lorsqu on produit des documents en format natif (Word notamment) destinés à être diffusés sur le Web dans le cadre d un cours e-learning, il est nécessaire d appliquer un format agréable à lire sur écran. Dans ce cadre, nous vous proposons un document modèle que vous pourrez suivre afin de garantir une mise en format adéquate : le document Template. L application de ce modèle permettra également d'uniformiser la présentation des documents créés dans le cadre des projets e-creation. Ce modèle : - garantit la lisibilité du document à l écran - simplifie la conception de la navigation dans le document (table des matières active) L'utilisation de ce modèle n'est pas obligatoire mais conseillé. Comment utiliser ce modèle? A la fin de ce document, vous serez capable d'utiliser un modèle à appliquer à vos documents. Ceux-ci correspondront dès lors aux normes de présentation proposées par Cyberlearn. Il s'agit d'une exigence contraignante pour les personnes peu à l'aise avec les outils informatiques. C'est pourquoi, à travers ce mode d emploi, nous allons avancer pas à pas afin que vous n'ayez aucun mal à utiliser un modèle et à l'appliquer à vos productions. Première étape Tout d'abord, enregistrez sur votre disque le fichier word "Template.doc" se trouvant sur la plateforme Moodle dans "Documents projets e-creation". Ouvrez-le. Vous y trouverez du texte ne signifiant rien mais déjà mis en forme et structuré par des titres avec des polices spéciales. Vous constaterez que ce document comporte trois blocs, un à gauche contenant une table des matières, le bloc central contenant le texte et un bloc à droite vous permettant de placer des compléments, des liens vers des sites internet, etc. Ouvrez ensuite votre fichier Word auquel vous souhaitez appliquer la mise en forme proposée dans le template. 1

2 Deuxième étape Sélectionner le texte de votre document (CTRL A) et copiez-le (Edition-Copier), allez dans le document "Template.doc", effacez le texte actuel et collez-y celui de votre document (CTRL C). Si vous n'avez pas de documents servant de base mais que vous souhaitez taper directement votre texte, effacez le texte prévu dans template.doc et tapez votre texte. Tapez les titres et découpez le texte en paragraphes selon vos besoins en appuyant sur la touche <enter>. Saisissez le texte sans vous occupez de la mise en forme (gras, souligné, italique, ). Nous nous en occuperons plus tard. Enregistrez votre document (CTRL S) Troisième étape Le document "Template.doc" contient désormais votre texte, avec titres et paragraphes. Il va maintenant falloir mettre ce texte en forme. Nous allons appliquer des styles aux titres afin d'améliorer la présentation du document et d automatiser la mise à jour de la table des matières. Le modèle contient trois types de titres. Titre 1, titre 2, titre 3. Ces titres s'appliquent à différents niveaux hiérarchiques. Vous allez donc devoir les définir clairement dans votre document. Notez que vous retrouverez cette structure dans la table des matières qui sera, après applications des différents titres, extrêmement facile à mettre à jour. Pour appliquer le style désiré aux titres, voici comment procéder : 1. Vérifier que la barre d'outils "mise en forme" est active (clic droit dans la partie supérieure de la fenêtre vérifier la présence d'un "vu" à côté de la barre d'outils désirée) 2

3 Figure 1 : Barre d'outils mise en forme 2. Sélectionner le titre à mettre en forme 3. Choisir dans la liste déroulante "style" de la barre d'outils mise en forme le niveau de titre à appliquer selon vos désirs 4. Recommencer l opération dans tout le document 3

4 Quatrième étape Nous allons maintenant adapter la table des matières afin qu'elle corresponde aux titres auxquels vous avez appliqué des styles. Cette table des matières existe déjà et se trouve au sommet du document dans le bloc de gauche (en gris clair). Il va falloir remonter au sommet du document puis poser le curseur sur la table des matières (texte de la table et non titre) 4

5 Ensuite pressez la touche F9, la fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez «Mettre à jour toute la table» et cliquez sur OK. Vous constaterez que votre table des matières est maintenant adaptée à vos titres et à votre structure de document, si vous avez correctement défini les titres. 5

6 Cinquième étape Il vous reste à vous occuper du bloc de droite qui vous permet d'insérer des compléments de tous types à votre texte (liens hypertexte, petit résumé, apports complémentaires condensés, ). Sixième étape Pensez à enregistrer régulièrement votre document (CTRL S). Votre document est maintenant mis en forme et prêt à être publié sur la plateforme Moodle de Cyberlearn. Vous recommencerez cette opération pour chaque document Word. Vous pouvez également, si vous disposez des outils nécessaires (Acrobat Distiller par exemple) transformer vos documents Word en documents.pdf. L avantage majeur est de garantir l accès et la lecture de vos documents même si Word n est pas installé sur le poste de l étudiant qui voudrait les lire. 6