Théorie - Convertir en PDF

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1 Théorie - Convertir en PDF Il existe 3 grandes méthodes de travail pour la conversion en PDF. PDFMaker Du fait de la notoriété de Microsoft Office, Adobe a développé des macros spécifiques à la conversion des documents Office. Ex PDF Writer, c est maintenant PDFMaker. Cette macro se charge dans Microsoft Office à l installation d Acrobat et est recommandé pour la conversion en PDF de documents simples. Un tableau, un courrier, une présentation de 15 diapos Un document Word de 45 pages avec des images et des tableaux (un rapport) ne convient pas à PDFMaker. Imprimante PDF Dans tous les logiciels, il est possible d imprimer le document en PDF en utilisant l imprimante PDF. Elle s installe automatiquement lors de l installation d Acrobat. Elle est généralement plus fiable et plus rapide que PDFMaker. La différence est qu elle ne connaît pas la nature du document Office. 4/21

2 Exemple de différences entre PDFMaker et l imprimante PDF pour la conversion des documents Office. Dans Word, le fait d utiliser des chapitres Titre1, Titre 2, Titre3 qui hiérarchise le document Word génère automatiquement un panneau de signets dans le fichier PDF s il est convertit avec PDFMaker. Dans PowerPoint, la transition entre les diapositives, le mode plein écran n est réalisé dans le PDF qu à la condition d avoir converti la présentation avec PDFMaker. Acrobat Distiller C est le noyau d Acrobat, le programme sur lequel se base toutes les versions d Acrobat ainsi que toutes les macros de PDFMaker. Les boutons de la barre d outils PDFMaker, l imprimante Acrobat sont en réalité une interface d Acrobat Distiller. Utilisation d Acrobat Distiller Dans le cas des fichiers EPS et PS, (qui sont également des fichiers d impression mais qui disparaissent de plus en plus car le format PDF les remplace) on les convertit directement grâce au Distiller. Il se lance à partir du Menu Démarrer Tous les programmes ou dans le menu Options avancées d Acrobat Professionnel. 5/21

3 En pratique Quand on converti en PDF, on réalise en réalité une impression (on utilise une imprimante virtuelle). Cette impression est ensuite lisible par Adobe Reader (ou Acrobat). La barre d outils PDFMaker Dans Office, la barre d outils PDFMaker se rajoute automatiquement. Parfois elle peut se désactiver, il faut alors passer par le menu Affichage Barres d outils PDFMaker. Dans la barre d outils, on dispose de 3 boutons 1. Convertir en PDF 2. Convertir en PDF & Attacher en tant que pièce jointe 3. Convertir en PDF & Attacher en tant que pièce jointe & Demandant une révision à des collaborateurs Seul souci de cette barre d outils, aucun réglage ne peut s effectuer directement. Il faut passer par le menu Adobe PDF. PDFMaker connaît la structure des documents Office, les chapitres réalisés avec les styles prédéfinis (Titre 1, 2, 3..) de Word sont convertis automatiquement en signet. 6/21

4 Dans Word Dans Acrobat Les options peuvent éventuellement se régler dans le menu Acrobat PDF. C est ici que l on vérifie que les titres 1, 2, 3 sont convertis en signets et où on accède à de nombreuses autres options. 7/21

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6 Dans Excel, la conversion PDF travaille par défaut la feuille de calcul active. Pour convertir tout le classeur, il faut d abord activer l option du menu Adobe PDF Pour ne convertir que certaines feuilles de calculs, on sélectionne d abord les onglets avec Ctrl. 9/21

7 Dans PowerPoint, la conversion avec PDFMaker permet de conserver le format Diapositive (écran) ainsi que les transitions, les liens hypertextes Pour lire le diaporama dans Acrobat, il faut passer en mode plein écran, Menu Affichage Plein écran. Pour que le document PDF s ouvre directement en plein écran, Menu Fichier propriété du document Onglet Vue Initiale Option «Ouvrir en mode plein écran». 10/21

8 Si jamais, la présentation est convertie en PDF avec l imprimante Acrobat, les diapositives sont couchées sur le papier et on a perdu toute transition, interactivité PDF Maker Format Ecran Imprimante Acrobat Format A4 11/21

9 Internet Explorer Pour imprimer facilement en PDF une page web (si elle est bien conçue), il suffit d utiliser la barre d outils Adobe PDF dans Internet Explorer. 12/21

10 Méthode Universelle : Dans tous les cas Fichier - Imprimer Dans les logiciels autres que Microsoft Office, on dispose quasiment toujours d une commande d impression. Fichier Imprimer. Il suffit alors d imprimer à l aide de l imprimante Adobe PDF pour Convertir un fichier en PDF. 13/21

11 A partir d Acrobat Dans la barre d outils principale, on déroule le bouton Création d un fichier PDF et on obtient d autres possibilités. Cette technique est intéressante pour les images et pour les Binder (combinaison de plusieurs PDF). Pour une image Quand on veut travailler le format de l image lors de l import d un Tif, on demande à afficher les formats Tif pour bénéficier du bouton Options. 14/21

12 Dans la fenêtre des options, on a la possibilité de convertir l image avec l algorithme du Jpeg Créer une combinaison (Binder) Le bouton «A partir de plusieurs fichiers» permet de combiner des fichiers de différents en un seul PDF. ou Convertir un fichier Word, un fichier Excel et un fichier Powerpoint en un Binder PDF directement (déconseillé). o Acrobat ouvre chaque logiciel, imprime en PDF chaque fichier puis réuni chaque PDF en un seul. L inconvénient réside dans le fait qu on ne maitrise la conversion de chaque PDF. 15/21

13 Faire la conversion du Fichier Word en PDF (en maitrisant la conversion) puis du Fichier Excel (en maitrisant), puis du Powerpoint (en maitrisant) conseillé o Chaque PDF correspond exactement à mon attente. Réunir chaque PDF en un seul. Dans la fenêtre Parcourir, faire la sélection Multiple. 16/21

14 Les options de conversion (joboptions) Les fichiers joboptions permettent de convertir en PDF avec une série de réglages (polices incorporées, qualité des images). Pour faciliter le travail, adobe propose une série de joboptions correspondants à la plupart des utilisations. Standard... Qualité bureau Qualité supérieure... Qualité copieur connecté Qualité maximale... Qualité presse (offset) Taille de fichier minimale... Qualité web Options PDFX... Normes ISO pour la presse La liste des options de conversions se trouvent dans Les propriétés de l imprimante Adobe PDF 17/21

15 Les propriétés PDFMaker Acrobat Distiller 18/21

16 Créer un joboptions A tout moment, il est possible de modifier un joboptions prédéfinis afin de se créer un joboptions personnalisé. Dans Acrobat Distiller 1. Dérouler la liste des joboptions 2. Menu Configuration Modifier les options Adobe PDF Dans les propriétés de l imprimante PDF 1. Dérouler la liste des joboptions 2. Cliquer sur le bouton «Modifier» La fenêtre de paramètres permet de modifier Les options générales (compatibilité ) Les qualités d images (qualité jpg, résolution ) L incorporation des polices Les profils colorimétriques 19/21

17 Une fois les modifications effectuées, on valide et on peut sauvegarder le fichier joboptions. Dans Windows Xp et la version 7 d acrobat, les joboptions se rangent dans C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Adobe PDF\Settings 20/21

18 Technique d utilisation de fichiers joboptions La plupart du temps, on convertit les PDF avec un joboptions prédéfini. Il est possible que l imprimeur ait créé un joboptions parfaitement compatible avec son matériel. Dans ce cas, on récupère le fichier que l on copie dans le dossier de rangement des joboptions et on l utilise pour créer des PDF. 21/21