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1 Dear District 61 Council Members, **La version française suit immédiatement l'invitation en anglais** As you are aware, the District 61 Fall Conference will take place from November 7, 8, 9 th 2014, at the Château Mont Sainte Anne, 500 boulevard dubeau Pre, Beaupre, QC G0A 1E0 Club Presidents and Club VPs Education are members of the District Council and each have a vote. This voting privilege is exercised at the conference s District Council Meeting. This meeting will take place on Saturday, November 8, 2014 This Council Meeting deals primarily with the clubs alignment as well as with the District officers nominations for the coming year. There may be other business that requires a vote as well. I have arranged with our Webmaster that the following documents be made available on the District 61 website at District proxy procedures and proxy forms (in both languages) Agenda for the Council Meeting November 8, 2014 Minutes of the April 26 th 2014 District Council Meeting held at the Fairmont Le Chateau Montebello Club alignment for District Officers Nominating Committee Report Mid Year Audit Committee Report District Treasurer s Report Please print these documents and bring them with you to the meeting. The District Council Meeting

2 The District by laws require quorum at the District council meeting. Therefore, we need your active participation. We need your vote, either in person or by proxy, for the benefit of the District. To achieve this objective, we need you to: be present at the District Council Meeting and vote, OR sign and pass on your proxy to the representative of your club who will be present and vote on your behalf. By doing so, your vote will count and you will help us manage the affairs of District 61. You will be attending the District Council Meeting In order to vote, you must present yourself at the credentials desk and you will be provided a ballot form in exchange. You will not be attending? Since it is important that you vote, please print a copy of the proxy form at the aforementioned Internet address. Please fill and sign this proxy and pass it on to a member of your club who will be attending and can vote on your behalf. This person will have to present herself at the credentials desk with the proxy in order to get a ballot form in exchange. Take some time to read all pertaining documents To help you fulfill your function as a Club Executive, and to be aware of the latest developments in District 61, read ahead of time the minutes of the last meeting April 26 th, 2014, the Agenda for the November 8 th 2014 Council Meeting, the club alignment all available on our District Website. Please remember to bring a copy of the documents with you to the conference. We look forward to seeing you all at the conference. Sincerely, Maria Thompson, CL, ACB District 61 Secretary ( )

3 Chers members du conseil du District 61, Comme vous le savez, la conférence du autumn du District 61 aura lieu du 7 au 9 novembre, 2014 au Château Mont Sainte Anne, 500 boulevard dubeau Pre, Beaupre, QC G0A 1E0 Le président ainsi que le vice président à la formation de chaque club sont membres du conseil du District et ont droit de vote. Ce privilège est exercé à l assemblée générale du conseil du District 61 qui aura lieu le 8 novembre Lors de cette assemblée, il sera traité essentiellement de l alignement des clubs pour et de la nomination des officiers du District pour Certains points nécessitant un vote pourraient s ajouter. J ai pris les arrangements nécessaires pour que notre Webmestre dépose sur le site Internet du District 61: les documents suivants: La procédure de procuration de même que les formulaires de procuration (dans les deux langues). L ordre du jour de l assemblée générale du conseil du District qui aura lieu le 8 novembre, 2014 Le procès verbal de la dernière assembleé de conseil de District tenue au Fairmont le Chateau Montebello, situe au 392 Nortre Dame, Montebello, QC JOV 1L0 L alignement des clubs du District pour Le rapport du comité de nomination des officiers du District Le rapport de mi année du comité de verification Le rapport du trésorier du District Vous devez imprimer ces documents et les apporter avec vous à l assemblée générale. L assemblée générale du conseil du District

4 Les règlements du District exigent que nous ayons quorum lors de l assemblée générale du conseil du District. Votre participation, en personne ou par procuration, est donc essentielle au succès du District. C est pourquoi nous vous invitons: à vous présenter à l assemblée générale du conseil du District et à exercer votre droit de vote, OU à remplir votre procuration afin qu un autre membre de votre club puisse exercer votre droit de vote en votre absence. Ce faisant, vous exercerez votre droit de vote et vous nous aiderez à gérer les affaires du District 61. Vous comptez être présent? Pour exercer votre droit de vote, présentez vous au bureau d enregistrement des votants où un ensemble de bulletins de vote vous sera remis. Vous serez absent? Puisqu il est très important d exercer votre droit de vote à l assemblée du conseil du District, vous trouverez, à l adresse Internet pré citée, un formulaire de procuration que nous vous prions de compléter, de signer et de remettre à un membre de votre club qui sera présent et qui pourra exercer votre droit de vote en votre faveur. Cette personne devra se présenter au bureau d enregistrement des votants avec votre procuration. Un ensemble de bulletins de vote par procuration lui sera remis. Prenez connaissance des documents avant la rencontre Pour vous aider à bien remplir vos fonctions et à devenir familier avec les développements au sein de notre District, prenez connaissance à l avance du procès verbal de l assemblée du conseil du 8 novembre 2014 dernier, de l ordre du jour de l assemblée du 26 avril 2014 prochain, et de l alignement des clubs pout , tous disponibles incessamment sur le site Internet ci haut mentionné. N oubliez pas d apporter une copie de ces documents à la conférence.

5 Nous avons hâte de vous accueillir à la conférence! Cordialement, Maria Thompson,CL ACB Secrétaire du district 61,

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