Plan d action spécifique. Archivage

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1 Plan d action spécifique Présenté dans le cadre de la 165 e réunion régulière du Conseil d administration (CAO-16514) Les 15, 16 et 17 août 2014 À Montréal Plan d action spécifique 1

2 Table des matières 1. CONTEXTE ÉCHÉANCIER EXPLICATION DU PLAN D ACTION Mise en place d'une infrastructure d'archivage de l'ensemble des documents numériques existants Numérisation et archivage des documents papier avant ACTEURS... 8 Plan d action spécifique 2

3 Acronymes CAO FEUQ FTQ Conseil d'administration ordinaire Fédération étudiante universitaire du Québec Fédération des travailleurs et travailleuses du Québec Plan d action spécifique 3

4 1. Contexte Débuté lors du mandat , la réorganisation des archives de la Fédération est d'une importance capitale afin d'assurer, d'un côté, le bon fonctionnement quotidien du siège social, et de l'autre, la sauvegarde de la mémoire institutionnelle de la FEUQ. Le Plan d'action spécifique sur l'archivage adopté lors du camp de formation (CAO-15913) n'ayant malheureusement pas pu être complété entièrement, le présent plan d'action propose de revoir la démarche à adopter pour l'année qui débute. Parmi les observations que l'on peut faire à propos de l'archivage des documents à la FEUQ, deux aspects tendent à se démarquer : l'absence de numérisation des archives datant d'avant 2003 et surtout l'absence de structure régissant l'archivage des documents adoptés et leur conservation de façon sécuritaire. La transition vers un environnement de travail exclusivement numérique lors des quinze dernières années nous force aujourd'hui à jongler à la fois avec des documents existant soit uniquement en format papier, soit uniquement en format numérique, soit dans les deux formats à la fois. La numérisation des documents papier entamée lors du dernier mandat doit donc être finalisée afin de couvrir l'ensemble des 25 années d'action de la FEUQ. De leur côté, les documents numériques, contrairement aux idées que l'on peut se faire, ne présentent absolument pas de garantie de conservation sécuritaire s'ils ne bénéficient pas d'une structure adaptée. C'est pourquoi l'installation d'une telle structure de stockage des documents d'archive et des documents de travail semble s'imposer aujourd'hui comme une priorité. Cette structure, basée sur une installation physique adéquate, devra couvrir également les documents de travail des exécutants et employés de la FEUQ au quotidien. Plan d action spécifique 4

5 2. Échéancier Objectif 1 Étapes Date Indicateurs de résultat Suivi Mise en place d'une infrastructure d'archivage Évaluation des différentes solutions pour le stockage des archives Installation du système retenu Écriture d'un guide sur l'archivage, destiné aux différents utilisateurs Suivi quant au bon fonctionnement du système et apport de modifications au besoin Juin - juillet 2014 Août 2014 (après le déménagement) Août 2014 Jusqu'à la fin du mandat Nous avons identifié une solution adéquate pour le stockage de nos archives (coût, facilité d'utilisation et d'installation, pérennité) Une solution matérielle et logicielle définitive pour l'archivage des documents est installée Les utilisateurs maîtrisent le système et comprennent son fonctionnement Un suivi régulier est fait auprès des utilisateurs et les modifications nécessaires sont apportées CAO : Nous avons débuté l'évaluation des solutions qui devrait être rapidement terminée CAO : Le choix s'est porté sur l'installation d'un serveur NAS qui fera des sauvegardes régulières et en double des archives. CAO : L'installation commencera après la finalisation du processus de réaménagement des locaux, soit le 1 er septembre CAO : Le guide sera produit après l'installation du système Objectif 2 Étapes Date Suivi de l'ensemble des documents numériques existants des documents anciens existants en version numérique régulier des documents adoptés Juillet 2014 à avril 2015 Juillet 2014 à avril 2015 L'ensemble des documents existants sur différents supports numériques est intégré au nouveau système Les documents produits et adoptés par la FEUQ sont archivés régulièrement Objectif 3 Étapes Date Suivi Numérisation et archivage des Évaluation des possibilités d'embauche d'une ressource pour Été 2014 Une ressource dédiée à l'archivage est embauchée au siège social de la CAO : - Il nous sera malheureusement Plan d action spécifique 5

6 documents papier avant 2003 l'archivage FEUQ le plus rapidement possible impossible de recourir aux services d'un stagiaire FTQ pour l'été 2014 ; - Diverses démarches ont été entreprises afin d'obtenir les services de stagiaires en archivistiques au courant de l'année Numérisation de l'ensemble des documents anciens en version papier de l'ensemble des documents numérisés Automne 2014 Automne 2014 La numérisation des documents papiers avant 2003 est effectuée Les documents numérisés sont intégrés au nouveau système d'archivage Plan d action spécifique 6

7 3. Explication du plan d action Il apparait nécessaire de mettre en place un système d archivage adéquat avant de se lancer dans l'archivage lui-même et la numérisation des documents. C'est pourquoi les objectifs du Plan d'action spécifique sur l'archivage suivent un ordre de priorité ainsi qu'un ordre chronologique afin de rendre l'ensemble du processus fonctionnel Mise en place d'une infrastructure d'archivage Nous l'avons vu, la mise en place d'une infrastructure d'archivage solide et fiable est la priorité de ce plan d'action, et l'objectif 1 représente cette priorité. Depuis plusieurs semaines, des recherches ont été faites afin d'identifier la meilleure direction à prendre en fonction des besoins d'archivage de la Fédération. Concrètement, nos besoins sont d'avoir un système qui pourrait être installé à moindre coûts pour la FEUQ et qui soit simple à administrer et à utiliser. Pour ce faire, un guide d'archivage mis à jour sera produit afin de faciliter l'utilisation du système par les exécutants et les employés du siège social. Finalement, nous visons l'installation au même moment que la réorganisation du siège social de la FEUQ qui interviendra à la fin de l'été 2014, tandis qu'un suivi sur l'efficacité du système et l'apport éventuel de modifications sera effectué tout au long du mandat de l'ensemble des documents numériques existants Une fois le système mis en place, nous pourrons débuter l'intégration des archives existantes réparties actuellement sur plusieurs supports (ordinateurs des exécutants et employés, disques durs externes, anciens ordinateurs, etc.). Il sera également très important de maintenir l'archivage régulier des documents produits par la FEUQ en effectuant un suivi régulier auprès des différents acteurs Numérisation et archivage des documents papier avant 2003 Les documents datant d'avant l'année 2003 et n'existant pas en version numérique, n'ayant pas encore été numérisée, il sera nécessaire de le faire afin de les intégrer aux archives. Pour ce faire, nous estimons que l'embauche d'une ressource humaine dont la numérisation des documents serait la seule et unique tâche est nécessaire. La FEUQ bénéficie régulièrement de l'apport d'étudiants en emploi d'été dont le salaire est assumé à 90% par le Fonds de solidarité FTQ par l'intermédiaire du programme Fonds étudiant solidarité travail : nous envisageons donc de recourir à l'aide d'un étudiant collégial afin d'effectuer les tâches de numérisation, comme cela a déjà été le cas dans le passé. Cependant, si le programme des stagiaires FTQ est très avantageux pour la FEUQ, plusieurs problèmes se posent comme la monopolisation d'une ressource qui pourrait être utile dans un autre domaine (recrutement d'un stagiaire universitaire pour faire de la recherche), et surtout la non disponibilité du programme avant l'été C'est également pour cela qu'une recherche plus large sera faite, notamment auprès des programmes d'archivistique des collèges ou universités afin d'évaluer la possibilité d'héberger d'un stage étudiant. Plan d action spécifique 7

8 4. Acteurs Nous identifions 3 acteurs ou groupes d'acteurs principaux dans le dossier : le Secrétaire général de la FEUQ, les personnes travaillant quotidiennement au siège social de la FEUQ (élus et employés) et, enfin, une ressource humaine à qui confier certaines tâches, comme la numérisation des documents anciens. Acteurs 1 : Secrétaire général 2 : Conseil exécutif et employés 3 : Archiviste (stagiaire / contractuel) Tâches Suivi et application du Plan d'action spécifique Mise en place d'une infrastructure d'archivage sécuritaire et régulier Production du guide d'archivage des documents anciens Suivi de l'archivage des nouveaux documents régulier des documents produits et adoptés annuel de fin de mandat Numérisation des documents anciens Aide à l'archivage des documents Plan d action spécifique 8