Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude RAMP

Transcription

1 PGI-89/WS/6 Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude RAMP Edition révisée Programme général d'information et UNISIST Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Paris, 1991

2 Original anglais PGI-89/WS/6 PARIS, septembre 1991 LE ROLE DE L'ADMINISTRATION DES ARCHIVES ET DE LA GESTION DES DOCUMENTS COURANTS DANS LES SYSTEMES NATIONAUX D'INFORMATION UNE ETUDE RAMP Edition révisée établie par James B. Rhoads Programme général d'information et UNISIST Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture

3 Notice recommandée pour le catalogue : Rhoads, James B. Le rôle de l'administration des archives et de la gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude RAMP/Edition révisée/établie par James B. Rhoads [pour le] Programme général d'information et l'unisist. - Paris : UNESCO, p. ; 30 cm - (PGI-89/WS/6). I - Titre II - UNESCO, Programme général d'information et UNISIST III - Programme de gestion des documents et des archives (RAMP) UNESCO, 1991.

4 (i) PREFACE Afin de mieux répondre aux besoins des Etats membres, et plus particulièrement des pays en développement, dans ce domaine spécialisé qu'est celui de la gestion des documents et de l'administration des archives, la Division du Programme général d'information de 1'UNESCO a mis au point un programme à long terme, le Programme de gestion des documents et des archives (Records and Archives Management Programme, RAMP). Les grands éléments du programme RAMP correspondent aux thèmes généraux du Programme général d'information et contribuent à sa réalisation. Aussi le RAMP comporte-t-il des projets, études et autres activités visant à : - élaborer des normes, règles, méthodes et autres instruments normatifs pour le traitement et le transfert de l'information spécialisée et la création de systèmes d'information compatibles ; - permettre aux pays en développement de créer leurs propres bases de données et d'accéder à celles qui existent déjà de par le monde de façon à intensifier l'échange et la circulation de l'information par la mise en oeuvre des technologies modernes ; - promouvoir la mise en place de réseaux régionaux spécialisés d'information ; - contribuer au développement harmonieux de services et systèmes internationaux d'information compatibles ; - créer des systèmes nationaux d'information et améliorer les divers éléments de ces systèmes ; - formuler des politiques et des plans de développement dans ce domaine ; - former les spécialistes et les utilisateurs de l'information et développer le potentiel national et régional de formation en sciences de l'information, en bibliothéconomie et en archivistique. La présente étude, établie aux termes d'un contrat passé avec le Conseil international des archives (CIA), est la version abrégée et mise à jour d'une étude du même auteur, parue en 1983 sous le même titre (PGI-83/WS/21). Les experts conviés à la troisième Consultation sur le RAMP (RAMP III) ont estimé qu'il s'agissait là d'une des publications les plus intéressantes de la série RAMP et qu'il serait extrêmement utile de l'actualiser et de la rééditer sous une forme qui soit aisément maniable par tous les professionnels des archives. La nouvelle version, comme la précédente, s'accompagne d'une copieuse bibliographie, elle aussi mise à jour. Cette étude a pour objet de donner un aperçu des techniques et procédés existants et d'énoncer des principes directeurs susceptibles d'aider à choisir et mettre en oeuvre la solution qui convient le mieux dans la situation en cause. Toute observation ou suggestion concernant cette étude sera la bienvenue et doit être adressée à la Division du Programme général d'information, UNESCO, 7 place de Fontenoy, Paris. On pourra se procurer à la même adresse d'autres études réalisées dans le cadre du RAMP.

5 (iü) TABLE DES MATIERES Page 1. INTRODUCTION 1 2. UTILITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS 2 3. CARACTERE UNIQUE ET VALEUR DES DOCUMENTS D'ARCHIVES : AUTRES CARACTERISTIQUES DES PROGRAMMES MODERNES DE GESTION DES ARCHIVES ET DES DOCUMENTS COURANTS RAPPORT ENTRE LES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES ARCHIVES ET DOCUMENTS COURANTS ET D'AUTRES SYSTEMES ET SERVICES D'INFORMATION RESUME ET CONCLUSIONS 39 BIBLIOGRAPHIE CHOISIE 41

6 INTRODUCTION Il ressort du titre même de la présente étude que les fonds de documents et archives constituent une part importante, voire essentielle, des ressources informatives que possède un pays et que les programmes destinés à leur gestion et à leur exploitation sont, ou devraient être, partie intégrante du système national d'information. Dans la présente étude, l'auteur précise, à l'intention des décideurs, la nature et la valeur des archives, et signale les procédures et programmes à mettre en oeuvre pour gérer les archives et documents courants. Il s'attache à démontrer les avantages culturels, sociaux et économiques qu'un pays peut tirer de la conservation et de l'exploitation de ses archives, ainsi que les économies importantes et l'efficacité accrue qui résulteront de systèmes et de services complets de gestion des documents. Les documents sont un des nerfs de l'administration. Ils sont souvent le moyen par lequel s'opèrent processus et fonctions opérationnels. Y sont.consignées la totalité des informations produites ou reçues par un organisme dans la conduite de ses affaires. Beaucoup sont des documents traditionnels sur papier, mais il y a aussi, parmi les documents courants, des microcopies, des documents informatiques (tels que bandes ou disques d'ordinateur), des photographies, des enregistrements sonores, des films, des cartes, etc. Les archives sont des fonds de documents non courants dont on a jugé, après examen, qu'ils possédaient une valeur durable ou permanente en tant que témoignage, ou à des fins de recherche/1. Elles ne rassemblent généralement qu'un faible pourcentage de la masse considérable des documents parmi lesquels elles ont été sélectionnées, mais le nombre des usages auxquels elles peuvent servir est pratiquement illimité. Elles constituent, en premier lieu, la mémoire de la nation et permettent à la société de planifier intelligemment l'avenir en se fondant sur l'expérience passée. On y trouve trace des obligations et des engagements de l'etat ainsi que des droits et des prérogatives des particuliers. Dans leur ensemble, elles contiennent une vaste quantité d'informations sur les personnes, les organisations, le développement économique et social, les phénomènes naturels et les événements - elles sont une source primaire de renseignements irremplaçable pour qui veut étudier tous les aspects de l'histoire d'un pays. En tant que source d'information sur l'histoire nationale, les archives peuvent exercer une forte influence sur un peuple, car elles l'amènent à se comprendre et fondent l'identité nationale. Le présente étude porte pour l'essentiel sur les documents et archives publics et plus particulièrement ceux de l'etat. Toutefois, les procédures et les programmes préconisés pour la gestion des documents et archives des pouvoirs publics sont tout aussi applicables à la gestion des documents et archives des entreprises et d'autres organismes et institutions privés. Pris dans leur ensemble, les archives et documents de ces organismes ont peut-être autant de valeur que ceux de l'etat et peuvent, partant, tenir une place importante dans le système national d'information. On trouvera enfin, dans la présente étude, un exposé des différents aspects d'un programme général concernant la gestion économique et efficace des documents courants ainsi que la cotation et la conservation systématiques des archives et la promotion de leur exploitation. Ces éléments de programme peuvent être classés sous les quatre grandes rubriques suivantes, qui sont les phases par lesquelles passe tout document pendant la durée de son existence. 1. En France et dans les pays francophones, le terme "archives" désigne tous les fonds de documents, les fonds de documents courants étant désignés par l'expression "archives administratives".

7 - 2 - Phase de création des documents : mise au point et gestion des formulaires ; préparation et gestion de la correspondance ; gestion des rapports et des directives, conception de systèmes d'information de gestion et application de techniques modernes à ces processus. Phase d'utilisation et de conservation des documents : mise au point de systèmes de classement et de recherche des documents ; gestion des dossiers ; gestion du courrier et des télécommunications ; choix et gestion des photocopieuses de bureau ; mise au point et suivi de programmes concernant les documents d'importance capitale et la lutte contre les sinistres ; organisation de dépôts de préarchivage et application, en tant que de besoin, des techniques d'analyse fonctionnelle, d'automatisation et de reprographie à ces processus. Phase de tri des documents : identification et description des sousséries* de documents ; préparation de tableaux de tri ; évaluation des documents courants ; élimination de documents courants et versement aux archives des documents d'intérêt durable. Administration des archives : conception et équipement des dépôts d'archives, méthodes et techniques de restauration et de conservation des archives ; classement et description des fonds ; définition de politiques d'accès et du mode de fonctionnement des services de renseignements et diffusion des archives et d'informations à leur sujet. On a de plus en plus recours pour nombre de ces aspects à l'informatique et la micrographie. Chacun de ces aspects est traité plus en détail dans suivent, sous forme de questions-réponses. les pages qui 2. UTILITE ECONOMIQUE ET SOCIALE DES SYSTEMES ET SERVICES DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS ELEMENTS D'UN SYSTEME DE GESTION DES DOCUMENTS COURANTS Pourquoi les programmes de gestion des documents courants sont-il importants? Les documents sont l'outil de base au moyen duquel s'opèrent fonctions et processus. Si ses documents sont bien gérés, l'administration gagne en efficacité, son action est plus dynamique et elle fait des économies. Quels sont les éléments de base d'un système de gestion des documents? Pour être complet, un système de gestion des documents doit traiter de tout ce qui concerne les documents pendant la totalité de leur "existence", c'est-à-dire depuis leur "naissance" jusqu'à leur "mort" ou destruction lorsqu'ils ont cessé d'être utiles, ou leur "réincarnation" sous forme d'archives si une conservation indéfinie s'avère justifiée, et pendant toute la durée de leur vie productive où ils permettent à cette administration de s'acquitter de ses fonctions. Ces tâches s'inscrivent dans le cadre de trois phases, que l'on peut définir comme suit : (1) production des documents, (2) utilisation et conservation des documents et (3) tri des documents. Les systèmes de classification utilisés par les archives dans les pays anglophones et francophones étant différents, les termes anglais series et class, qui désignent l'un et l'autre un ensemble de documents présentant une parenté quelconque et classés ensemble par l'administration d'origine, ont tous deux été traduits ici par "sous-série". On évite ainsi la confusion avec la notion plus large de "série" (correspondant en gros à record-group) en usage en France.

8 - 3 - Pour être efficace, un programme de gestion des documents courants doit relever de l'autorité d'un service central de l'etat - la direction des archives nationales, de préférence - et être en outre assuré de la participation active des services concernés à son exécution. A cet effet, il doit être considéré comme prioritaire par les hauts responsables de l'organisme, qui doivent en comprendre les objectifs et les avantages et lui apporter un soutien permanent. En outre, chaque organisme doit être doté d'un responsable de la gestion des documents courants chargé de promouvoir la gestion des documents dans son administration et de maintenir la liaison avec les services centraux de la gestion des archives et des documents courants. Ce fonctionnaire doit également avoir pour mission de conseiller les responsables de services sur l'emploi de bonnes méthodes de gestion des documents, de former les employés chargés du classement des dossiers et d'inciter à recourir à la micrographie et aux procédés automatisés, lorsque ces techniques apparaissent utiles et rentables. Il doit s'occuper de tous les systèmes d'information, quels qu'en soient le support ou la présentation de cette information. De toute évidence, la personne qui remplit ces fonctions occupe une position clé dans le programme général de gestion des documents courants. Sans un corps de gestionnaires efficaces dans les différents services, le programme serait en effet voué à l'échec. Comment gérer et maîtriser la production de documents? La production des documents, première phase du processus, est particulièrement importante, car si elle est bien gérée, elle permettra : (1) d'éviter la création de documents qui ne sont pas essentiels et, partant, de réduire le volume des documents à manipuler, contrôler, stocker et éliminer ; (2) d'accroître la maniabilité et l'utilité des documents et (3) d'assurer un recours approprié à la micrographie et à l'automatisation, pendant toute la durée d'existence des documents. Les principales opérations exécutées dans ce cadre sont les suivantes : La conception des formulaires consiste à choisir le moyen matériel d'enregistrement des informations qui convient à l'utilisation qui est prévue de ceux-ci et au temps pendant lequel ils seront conservés ainsi que les dimensions des formulaires, selon la façon dont ils seront utilisés et la quantité de renseignements qu'il faudra y faire figurer. Il s'agit aussi de veiller à la facilité avec laquelle ils pourront être remplis, à une présentation des données dans un ordre approprié, et à la clarté des instructions données. La gestion des formulaires consiste à élaborer des instruments pour déterminer le nombre d'exemplaires à produire et à classer, à attribuer un numéro distinct à chaque formulaire, à assurer la mise au point de nouveaux formulaires lorsque c'est nécessaire et à procéder à la révision ou au retrait des formulaires périmés. La gestion des formulaires peut également englober la mise en route, par une instance nationale, d'un système de formulaires normalisés utilisables par plusieurs administrations pour consigner des informations comparables. La gestion de la correspondance a trait à la qualité et à la durabilité des moyens utilisés pour écrire, notamment les copies de lettres expédiées, conservées par l'administration. Elle porte également sur la présentation et la clarté des lettres et des notes et veille à ce que leur fond et leur style conviennent à leur objet. Elle consiste, enfin, à réduire au minimum le nombre d'exemplaires établis et classés ainsi que le nombre d'approbations requises avant qu'une lettre puisse être expédiée. Les lettres formulaires relèvent à la fois de la gestion des formulaires et de la gestion de la correspondance.

9 - 4 - La gestion des rapports porte sur le contenu et la présentation des rapports, leur périodicité et les liens entre les rapports intérimaires et les rapports d'ensemble établis aux divers échelons de l'administration intéressée. En font aussi partie les travaux concernant l'attribution d'une cote distincte à chaque série de rapport, le tirage à faire de chaque rapport et leur distribution et classement ultérieurs ainsi que la suppression ou la transformation des rapports qui ne répondent pas aux besoins de leurs destinataires. Les systèmes intégrés de gestion (SIG), qui sont généralement automatisés, constituent un prolongement et une conséquence de la gestion des documents. Leur mise au point suppose qu'on détermine ce dont un administrateur a besoin pour prendre les décisions motivées, le moment où cette information sera nécessaire, la présentation qui la rendra la plus utile, et qu'on mette en place des mécanismes garantissant qu'elle sera élaborée et présentée en temps voulu. La gestion des directives porte sur la préparation et la diffusion de l'information relative aux politiques et aux procédures. Les opérations visées consistent à déterminer le style et la présentation des directives ainsi que les moyens et l'ampleur de leur diffusion. L'objectif est un énoncé de directives souple, susceptible d'être enrichi, facilement modifiable et exhaustif. Les logiciels de traitement de texte permettent au bureau moderne d'économiser beaucoup de temps et de main-d'oeuvre pour ce qui est de la préparation des formulaires, de la correspondance, des rapports et des directives. L'information textuelle qui sera vraisemblablement utilisée de façon répétée, éventuellement avec certaines variantes, peut être stockée dans l'ordinateur ou dans des mémoires auxiliaires, manipulée au gré des besoins et restituée de façon rigoureusement exacte, avec un effort minime. Les machines facilitent en outre la mise au point rédactionnelle et évitent la frappe répétée à la main des différentes versions. Une fois que les archives courantes sont créées, quels sont les principaux moyens de les gérer? La deuxième phase de la gestion des documents, baptisée parfois utilisation et conservation des documents, a trait au contrôle, à l'utilisation et à l'entreposage des documents dont une administration a besoin pour l'exécution ou le bon déroulement de ses activités. Il s'agit de veiller (1) à ce que l'information et les documents nécessaires soient aisément accessibles ; (2) à ce que l'information et les documents courants soient bien employés sans frais excessifs et (3) au choix de fournitures, d'équipements et de locaux d'entreposage des documents. Les principales opérations exécutées dans ce cadre sont les suivantes : Organisation du classement et de la recherche de l'information - Les systèmes de classement et de recherche de l'information - qu'ils soient manuels, mécaniques ou automatisés - ont essentiellement pour objet de permettre d'organiser le classement des documents ou des informations, de les tenir en ordre et localiser facilement les pièces ou les dossiers. Ces systèmes doivent répondre aux besoins opérationnels des services qui consulteront les documents et permettre de préserver de toute indiscrétion les informations confidentielles. On pourra se fonder sur les mêmes critères pour déterminer si ce qui convient le mieux est un système de classement centralisé ou décentralisé. Les systèmes de classement devraient permettre l'identification rapide des documents d'intérêt durable, la destruction périodique de ceux dont l'utilité n'est que temporaire, ainsi que des envois réguliers des documents qui cessent d'être utiles dans des dépôts intermédiaires ou des centres de préarchivage. On dit parfois que la gestion des dossiers comprend l'élaboration et l'exploitation de systèmes de classement et de recherche de l'information mais, en réalité, sa portée est beaucoup plus vaste. Elle peut en effet

10 - 5 - inclure la gestion de nombreux systèmes de classement et de recherche de l'information au sein d'une grande administration ; la formation des personnels chargés du classement ; le choix des fournitures et du matériel de classement appropriés ; la recherche des moyens permettant d'utiliser au mieux le matériel existant et la surveillance des achats de matériels nouveaux ; et la mise au point de systèmes de stockage de l'information sur des supports autres que le papier, tels que microformes et supports magnétiques, complétés par des moyens informatisés de recherche de l'information. C'est de l'activité de gestion des dossiers que peuvent aussi relever les opérations d'élimination des documents, l'exploitation d'un dépôt intermédiaire des documents semi-courants et l'envoi des documents qui ne sont plus guère consultés dans un dépôt de préarchivage. La gestion du courrier et des télécommunications est liée à la gestion de la correspondance, mais elle en est distincte. Elle consiste en général à assurer un prompt acheminement des communications venant de l'extérieur au service intéressé, à établir et à gérer un service de courrier intérieur et à rechercher les moyens les plus appropriés et les plus économiques pour acheminer les communications destinées à l'extérieur. Gestion des photocopieuses. L'emploi de plus en plus fréquent de la photocopieuse a facilité à bien des égards les opérations de bureau, mais la production de documents en a été accélérée et de nouvelles occasions de gaspillage et d'abus se sont trouvées créées. Le choix et le gestion des photocopieuses de bureau a donc pris une importance croissante. Le choix de la photocopieuse la mieux adaptée doit obéir à de nombreux critères : rapport entre la capacité de production et les besoins ; simplicité et souplesse de fonctionnement ; fiabilité de la machine ; existence de services d'entretien et de réparation et possibilité de se procurer des fournitures et des pièces de rechange ; longévité du papier et permanence de l'image. Il convient aussi de réfléchir à la rentabilité respective d'un achat ou d'une location et de définir le nombre d'appareils nécessaires. Il peut être moins coûteux et plus utile de s'équiper d'une grosse machine, polyvalente et puissante, que de plusieurs petites machines. Une fois que le matériel a été installé, il reste à exercer une vigilance constante en vue, notamment, de ne pas acheter plus de nouvelles machines qu'il n'est vraiment nécessaire, de déterminer le meilleur emplacement des machines par rapport à leurs utilisateurs et d'appliquer des mesures de surveillance destinées à éviter autant que possible le gaspillage de papier et l'utilisation des machines sans autorisation. L'analyse de systèmes est un outil extrêmement précieux pour améliorer la gestion des documents courants. Elle consiste à procéder à une étude détaillée de la façon dont le travail est accompli, en envisageant parallèlement d'autres méthodes, le but étant de réaliser des économies, d'améliorer la qualité et la productivité du travail ou de mieux répondre aux besoins. Elle trouve des applications dans bien des domaines, mais est particulièrement efficace s'agissant de la gestion des nombreux documents que produisent et utilisent les administrations dans l'accomplissement de leurs fonctions. Ainsi, une modification des modalités de collecte, d'enregistrement, de manipulation et de classement de l'information peut considérablement influer sur l'efficacité des opérations, le temps nécessaire pour prendre une décision ou exécuter une tâche, de même que sur la qualité et la pertinence des actions de l'administration. De même, l'ordre dans lequel se succèdent les diverses étapes d'une démarche et la manière dont on procède à chacun de ces stades peuvent avoir des répercussions importantes sur les types d'information requis, les modalités d'enregistrement de l'information et la conception des formulaires et des rapports. On devrait recourir à l'analyse de systèmes lorsque l'on envisage d'automatiser les systèmes d'information ou d'utiliser la micrographie.

11 - 6 - Que faire pour protéger les documents courants en cas de sinistre? On peut se protéger contre les pires effets d'un important sinistre en se dotant à la fois d'un programme concernant les documents d'importance capitale et d'un plan de protection et de lutte contre les sinistres. Les éléments de ces deux dispositifs sont esquissés ci-après : L'établissement de programmes concernant les documents d'importance capitale tend à garantir la sauvegarde des informations contenues dans des documents fondamentaux en cas de guerre ou de catastrophe naturelle et, partant, la permanence du fonctionnement des services de l'etat. Il appartient à chaque Etat de déterminer quels sont les documents qui lui sont les plus indispensables ; ce sont, de manière générale, les documents qui ont trait à d'importantes obligations juridiques, aux plans d'intervention à mettre en oeuvre dans les situations d'urgence, à l'identification des personnels stratégiques civils et militaires, aux dispositifs militaires et ceux qui contiennent des informations essentielles sur l'infrastructure industrielle, les plans de distribution de vivres et autres denrées de première nécessité, et les installations médicales et le personnel de santé. L'établissement d'un programme concernant les documents d'importance capitale comporte la définition de critères concernant le choix des documents à classer dans cette catégorie, le report sur microfilm de ces documents ou leur reproduction par d'autres moyens et l'acquisition d'installations sûres où les stocker et les consulter. Un plan relatif aux documents d'importance capitale devrait prévoir une actualisation périodique moyennant l'élimination des documents périmés et leur remplacement par des informations à jour. Le plan de protection et de lutte contre les sinistres se compose de trois volets : (1) prévention des sinistres susceptibles d'endommager les documents, (2) mise en place de moyens d'atténuer les dégâts causés aux documents en cas de sinistre et (3) organisation des mesures de sauvetage des documents essentiels qui permettront à l'administration en cause de reprendre le cours de ses activités au lendement du sinistre. Il s'agit donc de déceler les points faibles qui risqueraient de causer un sinistre et d'y remédier, de constituer des réserves de fournitures et de matériel de sauvetage (ou de savoir exactement où se les procurer), de dresser la liste des spécialistes dont on pourrait solliciter l'aide dans la période qui suit le sinistre, d'assigner à chaque membre du personnel la tâche qui lui incombera après l'événement et de définir ce qu'il faudra en priorité sauver et remettre en état en fonction de la nature et de l'ampleur du sinistre./ 2 Que faire pour freiner la prolifération de dossiers n'ayant plus d'utilité courante dans les bureaux? L'un des principaux moyens à la disposition d'un Etat ou d'une grande administration pour faire face au flot de documents que produit l'époque moderne est la création d'un dépôt de préarchivage (ou, dans un grand pays, d'un réseau de dépôts de préarchivage). Ceux-ci sont conçus pour permettre de stocker de grandes quantités de documents relativement peu consultés mais devant être conservés pendant une durée variable. Le personnel des dépôts de préarchivage a charge de détruire, après autorisation, les documents devenus inutiles et de communiquer les documents détenus dans le dépôt aux organismes dont ils émanent. Dans certains pays, les documents destinés à être conservés à perpétuité sont placés pendant quelques années dans un dépôt de préarchivage, avant versement aux archives nationales. Au dépôt de préarchivage, on en perfectionnera éventuellement le classement, on élaborera des instruments de recherche de base, et on leur appliquera un premier traitement de protection. 2. Sally A. Buchanan, Lutte contre les sinistres dans les bibliothèques et les archives - Prévention, prévision, sauvetage : une étude RAMP accompagnée de principes directeurs. Paris, UNESCO, 1990.

12 - 7 - Dans la plupart des pays, l'organisme d'origine est toujours juridiquement propriétaire des documents qu'il a confiés à un dépôt de préarchivage. Dans certains, c'est la direction des archives qui en a la responsabilité matérielle et qui veille au respect des règles administratives régissant leur utilisation et leur conservation, compte tenu des spécifications formulées par l'organisme d'origine. Dans d'autres, chaque administration se voit allouer des locaux pour le stockage de ses propres documents et fournit le personnel requis. La direction des archives n'est alors responsable que de la sécurité et de l'entretien général du dépôt. Les rapports qui s'établissent entre la direction des archives et les administrations d'origine, s'agissant de l'administration des dépôts de préarchivage, dépendent des traditions du pays et de la structure de l'etat. La rentabilité est en général meilleure - et les locaux et équipements mieux utilisés - quand le dépôt de préarchivage relève entièrement de la direction des archives. Les locaux d'un dépôt de préarchivage devraient être conçus de telle sorte qu'un maximum de documents puisse y être entreposé à peu de frais. Pour ce faire, la meilleure formule consiste à utiliser des espaces hauts de plafond et à disposer les rayonnages de façon à pouvoir y ranger d'importants volumes de documents en occupant une surface de plancher minimale. Dans les dépôts de l'administration fédérale des Etats-Unis d'amérique, qui est au monde l'administration qui a l'expérience la plus grande de la conception et de la gestion des dépôts de préarchivage, le coefficient de rangement est constamment supérieur à 5 pieds cubes de documents par pied carré de surface de plancher. Actuellement, cette administration économise chaque année près de 13,50 dollars par pied cube de documents retirés des locaux de l'administration pour être placés dans un dépôt de préarchivage fédéral. Environ 40 % de la totalité des documents fédéraux sont entreposés dans des dépôts de préarchivage et l'administration économise actuellement près de 200 millions de dollars par an de cette façon. Certes les chiffres en la matière varient selon les pays, mais le recours aux dépôts de préarchivage entraînerait de toute évidence des économies substantielles dans la plupart des pays. Les dépôts de préarchivage devraient être situés dans des bâtiments ignifugés et équipés de systèmes automatiques d'alarme au feu et d'extinction des incendies. Il faut également protéger les locaux contre le vol et le vandalisme en les équipant de systèmes automatiques de sécurité et d'alarme ou en les plaçant en permanence sous la surveillance d'un service de gardiennage. Les normes de température et d'hygrométrie pourront être moins strictes dans les dépôts de préarchivage que dans les bâtiments d'archives, car la plupart des documents entreposés dans les premiers ne possèdent qu'une valeur temporaire. Comment éliminer les documents devenus inutiles tout en sauvegardant les intérêts de l'etat? Le tri des documents, qui représente la troisième phase du processus de gestion, est particulièrement important. C'est en effet au moment du tri qu'on décide quels documents seront conservés indéfiniment en tant que témoignage du passé de la nation, et combien de temps après leur création les documents moins précieux seront conservés afin de permettre le règlement d'affaires administratives et juridiques en cours. Les archivistes, comme les gestionnaires de documents courants, devraient jouer un rôle dans les opérations de tri. Le tri s'opère différemment selon les pays mais on peut dire que pour être efficace, la démarche à suivre devrait comporter les étapes ci-après : (1) identification et description des documents par sous-série ; (2) établissement de tableaux de tri par sous-série ; (3) évaluation des documents en vue de déterminer quels sont ceux qui méritent d'être conservés indéfiniment à titre d'archives ; (4) élimination périodique des documents sans valeur historique

13 - 8 - et (5) versement des documents historiques aux archives nationales/-^. Il s'agit là de l'aspect le plus fondamental de la gestion des documents. C'est le meilleur moyen de réaliser rapidement des économies sensibles et d'éviter des frais, surtout si son emploi s'accompagne de l'exploitation d'un dépôt de préarchivage. Voici maintenant la méthode que nous suggérons d'employer pour effectuer les principales opérations de tri des documents. Identification et description de sous-séries de documents. Pour être avisée, toute décision concernant la conservation ou l'élimination de documents uniques doit être fondée sur des informations fiables quant au caractère, au volume, au contenu informatif des documents et aux rapports qui les unissent entre eux. La mise en place d'une telle base d'informations dans un pays qui commence à peine à élaborer un système de gestion des documents nécessitera de sa part un effort considérable, mais constituera un investissement extrêmement rentable. Il lui faudra recenser tous les documents officiels en vue d'en dresser un état contenant des éléments d'information communs sur toutes les sous-séries ou catégories de documents. Ces éléments d'informations seront : (1) le titre de la sous-série ou une brève description du type de documents concerné ; (2) les dates extrêmes ; (3) la quantité, exprimée en mètres linéaires, mètres cubes ou toute autre unité de mesure (à condition qu'il s'agisse toujours de la même) et, si possible, le nombre de volumes (lorsque les documents sont reliés) ou le nombre de pièces (lorsqu'il s'agit de cartes, de photographies, de bobines de film cinématographique ou de bandes ou disquettes pour ordinateur) ; (4) un bref aperçu du contenu informatif des documents ; (5) une estimation de leur fréquence de consultation et (6) des renseignements précis sur l'endroit où ils se trouvent, notamment le nom de l'organisme ou du service de l'organisme qui en a la garde, l'adresse ou le nom du bâtiment, le numéro du bureau ou l'étage. Il est aussi utile de disposer d'informations concernant le matériel de rangement des documents (longueur des rayonnages ou nombre et dimensions des meubles de classement) ainsi que le rythme d'accumulation annuelle des documents/^. Afin d'assurer un minimum de comparabilité et de cohérence des informations fournies, il faudrait que tous ceux qui effectuent le recensement utilisent un formulaire normalisé. Dans l'idéal, le recensement devrait être effectué par les services de gestion des documents de l'administration intéressée ou par le personnel de la direction des archives. Si aucune de ces deux institutions ne dispose d'assez de personnel, on pourra appeler en renfort des étudiants ou des employés de l'administration visée. Dans l'un et l'autre de ces deux cas, la direction des archives devra former ces personnels et leur donner des instructions détaillées, faire des inspections sur place et exiger que les formulaires remplis lui soient remis à des intervalles rapprochés pour vérifier que l'état dressé est cohérent et exact. 3. Thomas W. Wadlow, The Disposition of Government Records f Paris, Conseil international des archives, Une étude des méthodes et des critères appliqués dans un certain nombre de pays en matière de tri figure dans Ake Kronow, "The Appraisal of Contemporary Records", Archivum, vol. 26 (Proceedings of the 8th International Congress on Archives, 1979, p ). 4. L'inventoriage des sous-séries de documents n'est plus une condition préalable à la création de tableaux de tri. Une fois que de bons systèmes de classement et de recherche sont en place, la modification des tableaux existants ou la création de nouveaux peut être un prolongement naturel de ces systèmes.

14 - 9 - Etablissement de tabléame de tri. Aussitôt que la direction des archives dispose d'un état des documents d'au moins une administration, elle peut commencer à établir des tableaux de tri. Là encore, il faudra élaborer un formulaire normalisé, où seront consignés les renseignements suivants : (1) nom de l'administration d'origine et de ses principaux services ; (2) titres et descriptions succinctes des sous-séries de documents, éventuellement présentés dans un ordre correspondant à l'organigramme de l'administration concernée ; (3) numéro ou descripteur distinct pour chaque tableau et chaque sous-série correspondante ; (4) durée pendant laquelle la sous-série sera conservée par l'organisme d'origine ; (5) indication, le cas échéant, de la durée prescite de conservation au dépôt de préarchivage ; (6) indication de la valeur permanente ou non des documents ; et (7) durée de la période pendant laquelle la communication des documents est soumise à des restrictions. Une case du formulaire sera réservée aux visas de l'administration d'origine et de la direction des archives, ainsi que de toute autre autorité habilitée à l'approuver, responsables des services juridiques ou vérificateurs aux comptes, par exemple. Il doit donc être facile de déduire rapidement du tableau de tri : (1) quand les documents sans intérêt durable doivent être détruits et si c'est à l'administration d'origine ou au dépôt de préarchivage de procéder à leur élimination ; et (2) quand les documents d'intérêt durable doivent être versés aux archives nationales, par le dépôt de préarchivage ou directement par l'administration d'origine. Le projet de tableau de tri doit être dressé par le responsable de la gestion des documents de l'administration visée ; si la chose n'est pas possible, il appartiendra à la direction des archives de le faire. En tout état de cause, c'est aux fonctionnaires de l'administration d'origine que devrait revenir le soin de décider pendant combien de temps il convient de conserver les documents pour des raisons juridiques ou administratives, la direction des archives pouvant en l'occurrence donner son avis. Il existe aussi, parfois en matière de tri, un "tableau général", qui dresse la liste des documents ayant trait à des activités communes à plusieurs administrations ou à toutes et donne des instructions pour leur élimination. Il peut s'agir des documents concernant les finances et la comptabilité, le personnel, les achats, les déplacements, les transports. Il convient d'accorder à l'établissement de ce tableau une place importante dans le programme de gestion des documents administratifs à l'échelon national, car il permet l'élimination d'une grande quantité de documents ne possédant qu'une valeur interne. Comment identifier les documents qui ont une valeur historique? Lorsqu'on en arrive à ce stade du processus de tri des documents, l'administration versante a vraisemblablement fixé la durée de conservation de chaque sous-série de documents requise pour répondre à ses besoins administratifs et juridiques propres. Il appartient à la direction des archives de juger si parmi les sous-séries de documents inscrits sur le tableau de tri certaines sont plus intéressantes que ne le pense l'administration d'origine et, le cas échéant, si les documents possèdent une valeur suffisante pour justifier leur conserva- tion indéfinie aux archives nationales. Cette opération d'évaluation des documents est la plus difficile et la plus importante des tâches qui incombent aux archivistes, car une fois prise la décision de vouer à la destruction un ensemble unique de documents, il sera peut-être impossible de retrouver ailleurs les informations disparues. L'évaluation des documents incombe à l'administration des archives et non au personnel chargé de la gestion des documents courants et elle n'est décrite ici qu'afin que soit traitée la totalité des opérations qu'implique le tri des documents. D'autres aspects sont abordés pages 15 et 16.

15 L'évaluation des documents commence par une étude des projets de tableaux de tri de l'administration d'origine ainsi que des dispositions proposées par elle en matière de conservation et de tri. Seront probablement inscrites comme éliminables sur les tableaux de tri certaines sous-séries relatives à des opérations administratives mineures, au fonctionnement interne des services ou à des opérations pratiques banales. Mais on y trouvera aussi des sous-séries de documents qui, visiblement, possèdent une valeur justifiant leur conservation aux archives, tels que lois, traités, correspondance diplomatique, plans militaires, correspondance ou dossiers d'études de ministres et de leurs principaux collaborateurs, décisions juridiques créant d'importants précédents et dossiers récapitulatifs ayant trait au budget et à la planification. Le travail de la personne qui procédera à l'évaluation des documents portera donc essentiellement sur les groupes de documents dont on ne peut dire d'emblée qu'ils sont éliminables ou à conserver indéfiniment. Les documents qui se situent dans cette zone d'ombre doivent donc être étudiés avec soin avant toute décision à leur sujet. Ce travail pourra consister à examiner les documents eux-mêmes, à en comparer la sous-série avec d'autres qui contiennent en partie les mêmes informations et à en juger l'intérêt pour divers types de recherche. Pareille tâche ne saurait être confiée qu'à un archiviste sachant ce qu'est la recherche, et comment elle se pratique, au courant des orientations actuelles de la recherche, connaissant l'histoire de la nation, de même que la façon dont l'etat s'est développé et organisé et, enfin, au fait des autres ressources disponibles pour la recherche - dans les archives mêmes, dans les bibliothèques, dans les centres de documentation, etc. Ce devra aussi être une personne douée d'intelligence, de discernement et d'imagination et ayant le sens des responsabilités voulu d'un arbitre de ce dont sera faite demain la mémoire officielle de la nation. En règle générale, il recommandera la conservation ou la destruction de sous-séries complètes de documents. Si la sous-série comporte des pièces dont la valeur est évidente, mais aussi d'autres présentant peu d'intérêt, un examen, dossier par dossier, peut être nécessaire. Dans d'autres cas, la conservation d'un échantillonnage des documents pourra être recommandée. C'est là une décision qu'il ne faut prendre qu'après mûre réflexion car il est difficile d'établir un bon échantillonnage et les résultats de cette opération n'ont pas toujours été heureux/5. Les recommandations, dûment motivées, doivent être consignées dans un rapport officiel qui sera soumis aux plus hautes autorités archivistiques avant approbation définitive. La délivrance de l'autorisation de destruction de documents doit être du ressort du directeur des archives nationales, lequel possède toutes les qualités scientifiques requises, ou requiert son accord s'il s'agit d'une décision collégiale. Une fois le rapport d'évaluation approuvé, on complète le tableau de tri, en y indiquant par des corrections quels sont les documents considérés comme ayant une valeur permanente. Le tableau révisé est signé par les responsables dûment habilités de l'administration d'origine et des archives nationales. Le tableau devient alors un accord officiel entre l'administration versante et les archives, qui donne pouvoir définitif de détruire les documents voués à l'élimination une fois écoulés les délais de conservation fixés. Les tableaux de tri ne sont pas des documents statiques et il faut les modifier à mesure que de nouvelles sous-séries sont créées ou que de nouveaux moyens de conserver les traces d'une activité apparaissent. 5. Felix Hull, Utilisation des techniques d'échantillonnage dans la conservation des archives ; étude RAMP et principes directeurs. Paris, UNESCO, 1981.

16 Quelles mesures faut-il prendre lorsque des documents ayant une valeur historique sont versés aux archives? Les documents de valeur historique peuvent être versés aux archives nationales, directement par l'organisme d'origine ou par le dépôt de préarchivage. Ces versements doivent être effectués à la date et de la façon qui sont indiquées dans le tableau de tri. En règle générale, les archives ne devraient pas accepter de documents qui ne seront pas communicables avant longtemps, mais il faut faire des exceptions à cette règle lorsque l'administration d'origine est dissoute et qu'elle n'a pas de successeur, ou quand les documents risquent d'être endommagés ou dispersés s'ils restent dans les locaux de l'administration d'origine. Le versement implique non seulement le transport des docuemnts dans les locaux des archives mais aussi le transfert de certaines attributions aux archives nationales. Pour cette raison, il est important que le versement soit soigneusement attesté. Le bordereau de versement devrait comporter^ pour chaque sous-série, les indications suivantes : (1) le titre de la sous-série ; (2) une brève description des informations qu'elle contient et de son mode de classement interne ; (3) les dates extrêmes ; (4) le nombre de documents ; (5) une brève description de leur état ; (6) une mention des restrictions imposées à leur communication et de la durée pendant laquelle elles seront en vigueur ; et (7) une brève description de toute autre attribution que l'administration versante conserve ou qui est conférée aux archives. Le bordereau doit être signé par les représentants dûment habilités de l'une et l'autre partie. Dans certains pays, le versement implique automatiquement le transfert de propriété. Si l'organisme a mis au point des instruments de recherche, tels qu'index, répertoires ou inventaires de dossiers, ceux-ci doivent être versés aux archives avec les documents auxquels ils correspondent. Si l'administration versante doit les conserver parce qu'elle n'a pas versé la totalité des documents qu'ils concernent, elle en établira une copie pour les archives. Comment procéder pour éliminer des documents dépourvus de valeur archivistique? La destruction des documents qui ont cessé d'être utiles est un acte positif et non pas négatif. Elle libère des espaces dont les gens ont besoin pour travailler et permet de faire de la place dans les classeurs ou sur les rayonnages pour y ranger les documents nécessaires à la conduite des affaires. Si elle n'arrête pas le processus d'acquisition d'espaces et de matériels de classement nouveaux, elle contribue à le freiner et évite ainsi des frais considérables. La destruction des documents améliore aussi l'efficacité dans la mesure où elle permet de mieux conserver les documents restants et diminue la quantité de documents à consulter pour retrouver une information. L'élimination des documents, au sein du service ou au dépôt de préarchivage, doit être effectuée périodiquement et aussi rapidement que possible après l'expiration des délais de conservation. Il existe plusieurs méthodes de destruction des documents et leur choix dépendra de la nature des documents en cause. Les documents contenant des informations ayant trait à la sécurité nationale ou dont la divulgation constituerait une atteinte au droit à la protection de la vie privée devront être totalement anéantis par brûlement, décomposition dans un liquide, broyage ou lacération. Les documents non confidentiels pourront être vendus, ou remis selon d'autres modalités, à des acheteurs de vieux papiers pour recyclage. Chaque fois que l'on procède à une élimination de documents, le nom de la personne qui s'en est chargée et la cote des documents sur lesquels elle a porté seront enregistrés. Cette trace de l'opération d'élimination sera conservée indéfiniment.

17 INSTRUMENTS DE GESTION DES DOCUMENTS Quels sont les principaux instruments technologiques employés dans la gestion des documents? L'automatisation et la reprographie/^ jouent désormais un rôle important dans de nombreux aspects de la gestion des documents courants et l'usage de ces instruments est appelé à s'étendre. Comment la reprographie et l'automatisation interviennent-elles dans la phase de création des documents? C'est au stade de la création des documents que la pénétration de ces techniques a le plus progressé. Une grande quantité d'informations est directement saisie dans des systèmes informatisés au moyen de dispositifs à clavier ou à balayage optique ; cette information est manipulée par ordinateur, lue sur un écran de visualisation et imprimée à l'aide d'une machine périphérique extrêmement rapide. Lorsqu'une large diffusion d'informations sous forme électronique est nécessaire, on préférera le microfilm ou la microfiche informatiques aux documents établis par l'ordinateur sur papier, du fait de leurs dimensions réduites et de leur moindre coût d'expédition. Grâce à l'informatique et à la reprographie, de nouveaux instruments, aux multiples usages de stockage, de manipulation, de recherche et de diffusion de l'information, sont désormais à la disposition des responsables de la gestion des documents, dont l'objectif, après tout, est de rendre le stockage et la manipulation de l'information moins coûteux et plus efficaces. Mais l'informatique a également posé d'importants problèmes, notamment celui de l'identification et de la préservation de l'information qui pourrait avoir un intérêt historique. La facilité avec laquelle l'information introduite dans un système informatique peut être manipulée et modifiée constitue un défi pour ceux qui sont chargés de préserver l'intégrité de l'information ayant une valeur durable. Comment ces instruments sont-ils employés dans la phase d'utilisation et de conservation des documents? Les documents produits par l'application après coup à des papiers des techniques informatiques et de reprographie doivent eux aussi être bien conservés et exploités. On peut citer, à titre d'exemple, le cas des listages informatiques concernant la communicabilité des documents qui sont particulièrement utiles dans les pays où existent des lois sur la "liberté de l'information". Bien que les applications après coup soient plus coûteuses que les divers moyens d'automatisation des données sources, il est de nombreux cas où la facilité accrue de manipulation, de recherche et de diffusion de l'information qu'elles permettent les rendent valables. L'une des grandes attributions du gestionnaire des documents courants consistera à évaluer la rentabilité d'une telle opération et à soumettre à la direction des recommandations fondées. L'ordinateur aide aujourd'hui à la gestion des centres de préarchivage : il existe des logiciels qui assurent une utilisation optimale de la surface de rayonnages, tiennent à jour les informations sur les versements et signalent les documents dont le délai de conservation est arrivé à expiration. La micrographie est un instrument irremplaçable de conservation des documents, car elle permet d'établir des copies de sécurité et de réduire l'ampleur des installations de stockage. Dans ce dernier domaine, cependant, le responsable de la gestion des documents doit agir avec prudence, car le coût 6. La reprographie est un terme générique qui sert à désigner divers procédés de reproduction des documents par des moyens optiques ou photomécaniques, notamment la microphotographie, la photocopie et la reproduction électrostatique.

18 du report sur microfilm est souvent supérieur à celui du stockage des documents pour une longue durée dans un centre de préarchivage. L'emploi de la micrographie peut procurer des avantages opérationnels importants pendant la période où les documents sont souvent consultés ; la diminution des besoins d'espace et de matériel de rangement constituera alors un effet secondaire appréciable. Quelles sont quelques-unes des possibilités d'application de ces techniques au tri des documents? On utilise de plus en plus l'informatique pour divers travaux de tri des documents, et notamment pour l'obtention d'informations sur l'établissement des tableaux de tri et leur application et pour la création de bases de données concernant la conservation ou l'élimination des documents inscrits sur les tableaux de tri. Dans certains cas, il peut s'avérer utile de microfilmer les documents d'archives et d'éliminer les originaux. Toutefois, on ne doit procéder ainsi qu'à condition que (1) les documents aient été classés avant d'être filmés, (2) les repères voulus aient été posés pour assurer une bonne prise de vue, (3) l'information filmée soit facilement retrouvable par la suite, (4) tous les procédés et matériels utilisés soient conformes aux normes techniques imposées par les archives, et (5) les documents ne possèdent pas d'autre valeur que l'information qu'ils contiennent. Quelles sont les perspectives ouvertes par les technologies de l'information en matière de gestion des documents? A mesure que le coût de l'automatisation et de la reprographie baisse relativement et que de nouvelles percées technologiques se réalisent, d'autres applications de ces techniques à l'ensemble des opérations de gestion des documents sont mises au point. La nouvelle technologie du stockage des données sur supports de haute densité - enregistrement optique notamment - est particulièrement intéressante pour les responsables de la gestion des documents courants et les archivistes, qui devraient en suivre de près les progrès/?. AVANTAGES DE LA GESTION DES DOCUMENTS Est-il nécessaire de mettre en place toute la gamme des systèmes et services de gestion ou peut-on tirer des avantages substantiels d'une mise en place partielle? L'introduction de l'un quelconque des principaux aspects de la gestion des documents apportera toujours quelque avantage. Les plus évidentes des économies et des réductions de frais imputables à l'existence de systèmes et services de gestion des documents sont celles que permettent de réaliser les tableaux généraux de tri, l'élimination des documents en temps voulu et une utilisation maximale des dépôts de préarchivage. De même, il est évident qu'un programme concernant les documents d'importance capitale bien conçu et bien mené, assorti d'un plan de protection et de lutte contre les sinistres, est susceptible d'entraîner des économies inestimables de fonds et de ressources matérielles en cas de sinistre, voire de sauver des vies humaines. On peut améliorer sensiblement l'efficacité et réaliser d'importantes économies en gérant avec lucidité et logique la totalité du processus de production des documents - à savoir en contrôlant la conception, la fabrication 7. Charles M. Dollar, Electronic Records Management and Archives in International Organizations : A Ramp Study with Guidelines, Paris, UNESCO, 1986.

19 et la distribution des formulaires, des rapports, des directives et de la correspondance -, ainsi que la conception des systèmes de classement et de recherche de l'information, la gestion des dossiers et l'emploi des photocopieuses. On peut mieux répondre aux besoins des administrations de l'etat comme à ceux du public qu'elles desservent en mettant en place des systèmes efficaces de classement et de recherche de l'information, des systèmes intégrés de gestion bien conçus, des modalités de gestion judicieuses pour la correspondance, le courrier et les télécommunications. L'efficacité des activités de planification et des efforts de développement socio-économique de l'etat dépend beaucoup de l'existence de sources d'information bien organisées et faciles à consulter. Les archives des administrations publiques sont une importante source d'information pour la planification et le développement. Que ces archives soient encore dans les locaux de l'administration, dans un dépôt intermédiaire ou aux archives nationales, un bon système de classement et de recherche de l'information est d'un intérêt évident pour l'utilisateur. Des documents courants bien organisés offrent en gros les mêmes avantages que ceux d'archives bien tenues (voir pour plus de détails les pages 27 à 31). L'analyse systémique est un important outil d'amélioration des procédés, qui permet notamment d'obtenir une meilleure qualité ainsi que des économies de temps et d'argent au stade de l'élaboration et de la fourniture des produits et des services. Tout cela peut, dans une certaine mesure, se faire sans l'intervention des procédés technologiques modernes. Toutefois, une utilisation judicieuse de l'automatisation et de la reprographie sera porteuse d'économies accrues et d'une plus grande efficacité, ce qui permettra à l'administration de mieux répondre aux besoins des citoyens. DEGRES DE MISE EN PLACE Est-il judicieux d'envisager une mise en place progressive des systèmes et services de gestion des documents? Oui. Il y a quatre degrés de mise en place de ces systèmes et services, étant entendu qu'à chacun d'entre eux, les modalités améliorées empruntées aux stades suivants peuvent être introduites pour accroître la qualité des services rendus. Ces quatre degrés sont décrits ci-dessous : - Service minimal On ne peut guère dire qu'existe un programme public de gestion des documents en l'absence de systèmes d'établissement de tableaux de tri des documents, d'élimination des documents au moment prévu aux tableaux et de versement aux archives nationales des documents d'intérêt durable. - Service minimal renforcé En plus des systèmes mis en place au degré précédent, existent à ce degré un ou plusieurs dépôts de préarchivage. - Service moyen Interviennent de plus à ce stade d'autres sous-programmes de base, concernant le plus souvent la conception et la gestion des formulaires, la gestion de la correspondance et des rapports, la mise au point de

20 systèmes de classement et de recherche de l'information, la gestion des dossiers, un programme concernant les documents d'une importance capitale et un plan de protection et de lutte contre les sinistres. - Service optimal Existent dans ce cas, outre les systèmes et les services présents dans le cas d'un service moyen, des programmes concernant la gestion des directives, du courrier, des télécommunications et des photocopieuses de bureau, les systèmes intégrés de gestion (SIG), ainsi que l'utilisation de machines de traitement de texte pour préparer la correspondance, les rapports et les directives et pour remplir les formulaires. Un service optimal de gestion des documents courants recourra à des applications multiples de l'analyse systémique, de l'automatisation et de la reprographie. 3. CARACTERE UNIQUE ET VALEUR DES DOCUMENTS D'ARCHIVES Ou'entend-on par archives? CARACTERISTIQUES DES ARCHIVES Le terme "archives" désigne un ensemble de documents non courants possédant un intérêt durable, mais il s'applique aussi au lieu où elles sont entreposées ou à un bâtiment destiné à leur protection et à leur utilisation, ainsi qu'à l'organisme ou à l'institution chargé de les administrer. En quoi les archives sont-elles importantes? Tout document courant, reçu ou produit par un organisme public, est normalement considéré comme un bien public. C'est dans cette vaste réserve de documentation que les documents d'archives sont sélectionnés. Seule une faible part des documents courants - souvent guère plus de 2 à 5 % - possède une valeur suffisante à des fins administratives, juridiques ou de recherche pour justifier leur conservation à perpétuité sous forme d'archives. Mais la valeur de ce petit noyau de documents est considérable. L'information qu'ils contiennent constitue le témoignage essentiel d'actes et obligations juridiques et administratifs importants et leur intérêt tient à d'autres raisons que celles pour lesquelles ils ont été créés. Ainsi les archives englobent les documents qui rendent compte des guerres et des phénomènes naturels, des migrations de population, de la naissance et de l'épanouissement de l'identité nationale, des efforts déployés par l'etat pour améliorer le sort de la population du point de vue économique et social et des succès et des échecs auxquels aboutit l'incessante activité humaine. Comme l'a déclaré un spécialiste "le monde moderne confie aux archives une part essentielle de lui-même, puisque la société charge ses archivistes du soin de choisir pour elle ce que sera sa mémoire demain"/**. Comment les archives sont-elles identifiées ou sélectionnées? L'opération, appelée évaluation des documents, consiste à analyser l'ensemble des documents dont on extraira les archives et à déterminer quels documents (en général des sous-séries complètes ou des subdivisions entières 8. J.H. d'olier et B. Delmas, La planification des infrastructures nationales de documentation, de bibliothèques et d'archives - Esquisse d'une politique générale, Paris, Unesco, 1974, p. 237.