Echanges entre GEP et Sconet

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1 Automate Echanges entre GEP et Sconet Documentation utilisateur en établissement V2.1 Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 1 sur 10

2 Table des matières 1 PRINCIPE LANCEMENT DE L APPLICATION DEMARRAGE LANCEMENT MANUEL ARRET DE L APPLICATION LES ECRANS ECRAN PRINCIPAL : LE JOURNAL D'ACTIVITE EXEMPLE D ERREUR DETECTEE PAR L AUTOMATE ONGLETS DU MENU «PARAMETRAGE - TRAITEMENTS» MENU «ACTIONS» L IMPORT DANS GEP DES FICHIERS PROVENANT DE SCONET CONDITION D EXECUTION DEROULEMENT DU TRAITEMENT : TRAITEMENT DES ERREURS : L EXPORT VERS SCONET DES FICHIERS PROVENANT DE GEP LES MESSAGES D ERREUR CONTENUS DANS LE JOURNAL D ACTIVITE...10 Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 2 sur 10

3 1 Principe L automate est un programme Delphi gérant les échanges entre l application SCONET et l application GEP. L automate doit donc accéder à l application GEP et fonctionner en permanence sur un micro-ordinateur accédant aussi à Internet. Les paramétrages et l heure à laquelle les transferts sont déclenchés la nuit sont initialisés lors de son installation. A l heure programmée, l automate lancera automatiquement les traitements suivants : L import dans GEP de fichiers provenant de SCONET. Cette option met à jour dans GEP les informations «élèves» (f_ele, f_ere) modifiées ou créées dans Sconet, les structures et les nomenclatures. Cette opération permet d assurer l intégrité des données «élèves» qui seront utilisées par : les autres modules de GEP non encore réécrits en application web (absence, DP dos ) les extractions libres les logiciels privés (Pronote, Campus, Nota-Bene..) les logiciels développés en internes dans les établissements. L export vers SCONET de fichiers provenant de GEP. Cet échange, initialement prévu pour les établissements n utilisant pas l application STS-WEB, est abandonné pour l'heure. Un journal d activité permet de contrôler les échanges et leur bon déroulement. 2 Lancement de l application 2.1 Démarrage Le programme est exécuté automatiquement au démarrage du micro et de Windows. Il tourne en tâche de fond : un icône apparaît dans la barre des tâches, à droite, pour signaler son fonctionnement. MARCHE ARRET Il n y a pas de lancement particulier à effectuer tous les soirs : il suffit de ne pas éteindre l ordinateur afin que l automate, fonctionnant en tâche de fond, se déclenche à l heure voulue. Le matin, le journal d activité sera ouvert et présent sur l écran et affichera le compte-rendu de l exécution du programme. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 3 sur 10

4 2.2 Lancement manuel En cas de besoin, l application peut être lancée manuellement en cliquant 2 fois sur le programme autosco.exe présent dans le répertoire \appli\gep. 3 Arrêt de l application L application peut être arrêtée, en cliquant 2 fois sur l icône de la barre des tâches, puis en cliquant sur le bouton QUITTER. L arrêt de l application ou l arrêt de l ordinateur pendant la nuit implique l arrêt des échanges avec le serveur FTP. Dans ce cas, aucune donnée mise à jour dans Sconet ne sera retrouvée dans GEP le lendemain. La relance de l application rouvrira les transferts et réactualisera les mises à jour de GEP. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 4 sur 10

5 4 Les écrans 4.1 Ecran Principal : le JOURNAL D'ACTIVITE Contenu du journal rafraîchi à chaque mise à jour par l automate, avec les messages d INFORMATION et les messages d ERREURS Pour masquer l écran sans arrêter l'application : celle-ci sera iconisée et toujours accessible via l'icône de la barre des tâches. Quitter l application : Arrêt des transferts entre GEP et SCONET. Le journal d activité est un fichier texte structuré dans lequel l automate enregistre les opérations effectuées (lancement de l automate, lancement d un traitement, connexion FTP, transfert d un fichier ) et les erreurs rencontrées (paramétrage incomplet, échec de connexion FTP, échec de transfert de fichier ). Toutes les entrées de ce journal sont horodatées. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 5 sur 10

6 4.2 Exemple d erreur détectée par l automate Un utilisateur est connecté dans GEP et bloque l intégration des fichiers issus de Sconet : Solution : Faire sortir l utilisateur et relancer un relancer un Import manuel (voir 4.4.2) Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 6 sur 10

7 Les autres écrans présentés ci-dessous ne doivent être utilisés qu'exceptionnellement, et seulement avec un responsable de l'assistance lorsqu'un problème est détecté. 4.3 Onglets du menu «Paramétrage - Traitements» Vers SCONET De GEP vers SCONET : concerne les échanges entre GEP/STS et Sconet-Bee. Paramétrage du délai d attente entre deux exports successifs : ce délai s exprime en minutes et doit être compris entre 1 et 59.. L'échange concernant la remontée de Structure et Services de GEP vers SCONET est abandonné pour l'heure. Au cas où un établissement aurait besoin de créer un nouveau groupe, cette information pourra être récupérée de GEP-STS selon la procédure habituelle, vers Données Pédagogiques Vers GEP De SCONET vers GEP : concerne les échanges entre Sconet-Bee OU Sconet-Nomenclatures et GEP. Paramétrage de l heure de déclenchement de la connexion au serveur FTP dont la fréquence est quotidienne. En cas d échec, une seconde tentative est automatiquement lancée après un délai exprimé en minutes. Cette page affiche également la date du dernier import réussi Dossiers élèves Onglet et Echanges non utilisés actuellement. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 7 sur 10

8 4.4 Menu «Actions» Arrêter Arrêt de l application : Les transferts ne seront pas déclenchés Import Manuel Identique au lancement automatique programmé la nuit. En cas de besoin, ce lancement manuel permet, de jour, de lancer la connexion au serveur FTP et l intégration des données dans GEP. Utilisateurs réseaux : Aucun utilisateur ne doit travailler dans GEP lors du lancement de cette transaction Vider le journal Cette action a pour effet d effacer entièrement l historique du journal d activité présent à chaque démarrage. L effet est aussitôt constaté dans l écran principal. Le journal peut être vidé régulièrement tous les 15 jours. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 8 sur 10

9 5 L import dans GEP des fichiers provenant de SCONET 5.1 Condition d exécution Ce transfert est déclenché quotidiennement à l heure paramétrée (voir 3.1 de la documentation d installation). Il consiste en l importation dans GEP de données provenant de SCONET et récupérées du serveur de l académie. Ces données sont véhiculées dans des fichiers archives ZIP dont le contenu est automatiquement extrait dès réception dans le répertoire VERSGEP. 5.2 Déroulement du traitement : Ce traitement se déroule en 2 étapes 1- pour chaque établissement (identifié par son code RNE) le programme exécute : - connexion FTP au serveur de l académie - positionnement sur ce serveur dans le répertoire de l établissement dédié aux transferts sconet gep - transfert de tous les fichiers présents dans ce répertoire 2- Puis exécution du programme d intégration des données dans Gep. 5.3 Traitement des erreurs : Echec de connexion au serveur FTP Présence d utilisateurs dans GEP 6 L export vers SCONET des fichiers provenant de GEP. Cet échange est abandonné pour l'heure. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 9 sur 10

10 7 Les messages d erreur contenus dans le journal d activité Type de message Message Arrêt / Démarrage de l application Explications RAS Application démarrée avec succès Confirme le bon démarrage de l application après initialisation des paramètres. ERREUR L'application n'a pas pu démarrer! INFORMATION * ** *** APPLICATION AUTOMATE L automate a été arrêté volontairement. ARRETEE! *** ** * INFORMATION * ** *** ARRET de l'automate par fermeture de Windows! *** ** * L automate a été arrêté en même temps que la fermeture de windows. Importation des fichiers SCONET vers GEP RAS Transfert de SCONET vers GEP : 1ère tentative Nous renseigne sur le déclenchement de l importation. Qui l a déclenché? RAS Transfert de SCONET vers GEP : 2ème tentative idem RAS Transfert de SCONET vers GEP : Lancement idem manuel ERREUR La première tentative de transfert de SCONET En cas d échec de la première tentative vers GEP a échoué! INFORMATION Une deuxième tentative va être lancée automatiquement à d import. On automatise une deuxième relance. (Heure de déclenchement précisée) ERREUR RAS ERREUR RAS RAS RAS ERREUR La deuxième tentative de transfert de SCONET vers GEP a échoué! Le lancement manuel du transfert de SCONET vers GEP a réussi Le lancement manuel du transfert de SCONET vers GEP a échoué! Transfert des fichiers de SCONET vers GEP pour l'établissement : [CODE_RNE] Transfert des fichiers de SCONET vers GEP pour l'établissement : [CODE_RNE] terminé ==> TRANSFERT DE SCONET VERS GEP TERMINE! <== *** TRANSFERT DE SCONET VERS GEP NON TERMINE!!! *** En cas d échec de la deuxième tentative d import. L importation des fichiers de SCONET vers GEP a réussi avec la méthode manuelle. Une erreur s est produite lors de la relance manuelle. On entame une importation des données (SCONET vers GEP). Les transferts de fichiers de SCONET vers GEP pour l établissement en question sont terminés. EN AUCUN CAS il signifie que leur intégration dans la base GEP s est bien passé. MESSAGE FINAL en cas de réussite d une importation. MESSAGE FINAL en cas d erreur lors d une importation. Gep/Sconet/Echanges Diffusion Nationale Toulouse - Février 2006 Page 10 sur 10

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