REGLEMENT INTERIEUR GOLDWING CLUB DE NORMANDIE

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1 REGLEMENT INTERIEUR GOLDWING CLUB DE NORMANDIE Ce règlement a été élaboré conformément aux processus établis par les Statuts. Le règlement intérieur a même force obligatoire pour les membres, que les Statuts de l Association. 1 Généralités 2 Formes juridiques 3 Composition du bureau directeur 4 Droits et obligations du bureau directeur 5 Conseil d administration 6 Descriptions de fonctions des responsables 7 Cotisations 8 Assemblées/Elections 9 Définitions des adhérents 10 Règles diverses 11 Fonctionnement et trésorerie 12 Coopérative de l association 13 Publications de l association 14 Assurance et sécurité 15 Validité 16 Sanctions 17 Disponibilité du présent règlement. 1 Géréralités Les buts de l association sont définis à l article 2 des statuts. 2 Formes juridiques 2 Formes juridiques Association déclarée : Cette forme d association déclarée à la préfecture donne droit de recevoir des subventions, d acquérir des biens, d ester en justice, d ouvrir un compte en banque. La déclaration doit être faite par les dirigeants de l association à la préfecture dont dépend le siège social de l association. Siège social : au domicile du président. Statuts : Statuts d association loi de Composition du bureau directeur

2 3 Composition du bureau directeur Le bureau directeur est composé des membres suivants : Le Président Le Vice-Président (éventuellement) Le Secrétaire Le Trésorier Lors des réunions, selon les points de l ordre du jour, le bureau directeur peut s entourer, à titre consultatif, de personnes qu il jugera nécessaires (membres du bureau fédéral, conseil des sages, etc ). En cas d égalité de voix, lors des votes, la voix du Président est prépondérante. 4 Droits et obligations du bureau directeur 4 - Droits et obligations du bureau directeur Le bureau directeur s engage à assurer les fonctions pour lesquelles il a été élu, dans le respect de l éthique de l association. Il veillera à la pérennité de l association, au respect des règles de son fonctionnement et notamment des statuts et du présent règlement intérieur. Il aidera autant que faire se peut, tout membre qui lui en fera la demande. Ιl veillera à l organisation de diverses manifestations qui lui sont propres Les membres du bureau Directeur doivent être impérativement adhérents du club, à jour de leur cotisation et compter au minimum deux ans d ancienneté à la FGWCF. Le bureau doit se réunir au moins trois fois par an. Si la situation le demande, une réunion exceptionnelle peut avoir lieu. Le bureau est élu pour une période de 2 ans. 5 Conseil d administration 5 - Conseil d administration Le conseil d administration est composé du bureau Directeur assisté des responsables des sections suivantes : Responsables départementaux (délégués) Responsable site Internet (et ses adjoints) Responsable événementiel Responsable coopérative fédérale Responsable Coopérative régionale

3 Responsable Technique /Mécanique Sécurité (et ses adjoints) 6 Description de fonction des différents responsables différents responsables Le Président. Établit et maintient le contact avec les adhérents et le bureau fédéral Accrédite des sorties (lieux, hébergements,) en coordination avec les responsables départementaux ou tout autre membre de l association Est chargé de communiquer les informations sur les sorties et le club en général vis-à-vis des médias (journal spécialisé etc...), de faire circuler l information vers les autres régions et en provenance des autres régions Reçoit et entérine les adhésions Représente le club vis-à-vis de l extérieur et au sein du bureau fédéral Établit un calendrier cohérent avec les présidents des régions limitrophes Cautionne les actions du vice-président, secrétaire et du trésorier Avalise les factures des diverses manifestations. Le Vice Président Supervise et veille au respect des règles et de l esprit du club par les membres Représente le Président auprès des relations extérieures et lors de son absence dans les manifestations du club Travaille en coordination constante avec le Président. Le / La Secrétaire Est en charge partielle du site Internet de l association en veillant à l esprit déontologique de celle-ci. Travaille conjointement avec le webmaster. Gère les articles de communication à paraître au sein de l association. Prépare les envois, met les documents sous pli : exemples, courrier de bienvenue, statuts, règlement intérieur, liste des membres, etc, par courrier pour les non internautes, par courriel pour tous les autres. Rédige les comptes rendus des réunions du conseil d administration et de l assemblée générale. Assure l ensemble de l administratif de l association et a un droit de regard sur les actions entreprises par le Président ou le trésorier. Extrait la liste des membres a chaque mise à jour, qu il (elle) adresse au Président, Vice-Président, Trésorier. Aide les délégués dans la mise en page de leurs comptes rendus.

4 Le Trésorier. Tient la comptabilité des adhésions et ré adhésions Tient la comptabilité des sorties : les chèques et les espèces seront transmis au trésorier ainsi que les règlements concernant la coopérative Tient la comptabilité habituelle sur justificatifs. Tout achat doit recevoir l aval du Président Informe le Président de l évolution de la trésorerie Établit le rapport financier annuel et en tient des exemplaires à la disposition de tous les adhérents. A la charge de la mise à jour sur Goldfusion. Communique au Président le «tableau suivi dépenses» avec copie au Vice-Président et Secrétaire. Communique au bureau Directeur par Internet le relevé mensuel du compte pour une transparence complète. Gère les débits et recettes de la coopérative, en relation avec le bureau Directeur et le (la) responsable affecté à cette fonction. Responsables départementaux (délégués). Étudient et préparent des projets de sorties en concertation éventuelle avec le (la) responsable événementiel, qu ils soumettent à l accord du Président Aident à la réalisation des sorties Informent le Président des différentes manifestations (motos ou autres) qui se déroulent dans leur département Recherchent des sponsors éventuels dans leur secteur géographique Servent de lien de proximité entre le Président et les adhérents. Rédigent leurs comptes rendus de réunions. Responsable Coopérative (régionale et fédérale). Prend en charge la gestion du stock (réapprovisionnement) S engage à présenter les produits lors des principales sorties Sélectionne les produits, lance la mise en fabrication, fixe les prix, ceci après consultation des membres du bureau Directeur. Collecte les règlements (chèques ou espèces) et les transmet au trésorier ; Peut proposer de nouveaux produits pour promouvoir la Fédération des GoldWing Club de France et la région. Ce projet sera soumis préalablement au bureau Directeur qui en étudiera les besoins et les coûts.

5 Responsable événementiel. Etudie et prépare des projets de sorties ou de manifestations qu il soumet à l accord du bureau Directeur. Responsable du site Internet (Webmaster). Assume la responsabilité juridique du Site et de tous ses contenus dont il a l'accès Assure la mise en ligne des documents et l'animation du Site après s'être assuré que leurs contenus respectent les règles de déontologie de l'association Supervise les activités des webmaster adjoints Dépend de l'autorité du webmaster national mais collabore très étroitement avec le bureau régional ainsi qu'avec les membres de l'association qui acceptent de l'aider dans sa mission. Responsable sécurité Structure/organise la sécurité des convois lors des sorties et manifestations, conformément au guide «sécurité en formation» joint en annexe Ce guide sera fourni lors de chaque nouvelle adhésion. Responsable technique. Forme et assiste les membres volontaires aux travaux de maintenance de leur motocyclette. 7 Cotisations 7 - Cotisations : Elle est déterminée chaque année par le bureau directeur mais elle doit respecter la cotisation de référence fixée par la FEDERATION DES GOLDWING CLUB DE FRANCE (article 3 /2 du règlement intérieur de la Fédération). Elle est due au premier janvier de l année civile. A partir du 15 février de l année en cours le membre est considéré comme démissionnaire et pourra réintégrer le club en s acquittant de frais de réinscription (à définir éventuellement). Au sein d un couple possédant deux motocyclettes, une seconde carte de membre pourra, sur demande, être attribuée en acquittant uniquement la part fédérale. En fonction du type de la motocyclette celle-ci sera : De membre actif si modèle GoldWing. De membre sympathisant si autre.

6 8 Assemblée - Elections 8 - Assemblées - Elections Tous les ans le Président convoque les membres en assemblée générale pour leur présenter un bilan moral et financier de l année écoulée Tous les deux ans le Président fait procéder à un vote à bulletin secret pour élire un nouveau bureau Directeur ou reconduire celui en fonction Seuls les membres à jour de leur cotisation sont électeurs et éligibles suivant les critères mentionnés au chapitre 9 du présent règlement. 9 - Définition des adhérents 9 Définition des adhérents Dans tous les cas de figure, est considéré comme membre adhérent toute personne s étant acquittée de sa cotisation et dont les critères d adhésion sont en conformité avec le chapitre 3 et 4 des statuts de l association affiliée. Membre d honneur (cf. statuts): Est membre d honneur la personne qui a été désignée comme telle par le conseil d administration, eu égard aux services éminents rendus à l association affiliée. Un membre d honneur est votant. Membre actif (cf. statuts): Est considéré comme membre actif le possesseur de motocyclette Honda de type GoldWing de tous modèles ainsi que de tricycle à moteur dérivé de GoldWing. Un membre actif est votant et éligible. Membre conjoint (cf. statuts): Est considéré comme membre conjoint, l épouse (x) ou la (le) concubine (in) d un membre actif, ce depuis plus d un an, pilotant ou étant passagère (er) d une motocyclette de type GoldWing. Un membre conjoint est votant et éligible. Membre sympathisant : Est considérée comme membre sympathisant, la personne, pilotant ou pas une motocyclette autre qu une GoldWing. Un membre sympathisant est votant mais non éligible. Nota : De manière à respecter l objectif premier du GWCN qui est de réunir des motards possesseurs ou utilisateurs de motocyclettes Honda de type GoldWing, le nombre de sympathisants doit être régulé. Dans la catégorie des sympathisants, il faut distinguer deux groupes :

7 Le premier groupe qui concerne des membres sympathisants rattachés de près ou de loin à un membre actif du GWCN (conjoints, concubins, membres de la famille, etc..). Ces membres sympathisants pilotent ou non des motocyclettes d un autre type que GoldWing. Le deuxième groupe qui concerne des personnes n ayant aucune motocyclette mais qui profitent ponctuellement de places disponibles, en tant que passagers, sur les GoldWings de leurs amis motards. Pour le premier groupe, le pourcentage admissible ne doit pas dépasser les 15 % du nombre global des adhérents (exemple pour mars 2010, 140 x15 % = 21 personnes). Pour le deuxième groupe, le pourcentage admissible ne doit pas dépasser les 10 % du nombre global des adhérents (exemple pour mars 2010, 140 x 10 % = 14 personnes). L ensemble de ces données ne devra jamais dépasser le quart des effectifs globaux. 10 Règles diverses 10 Règles diverses : Tout courrier ou courriel sera rédigé sur un modèle officiel approuvé par le bureau Directeur et validé par le Président Il est admis que les organisateurs d une sortie bénéficieront d une invitation pour celle-ci pour 2 personnes maximum. Si l année se termine par un bénéfice, le bureau s engage à en faire profiter tous les membres soit par la prise en charge d une prestation lors d une future sortie : (Ex : visite), soit par l achat de matériel dans l intérêt de tous (ex : porte-voix, sonorisation, drapeaux, fanions etc...). Chacun des responsables s engage à faciliter la passation de pouvoir lors de la nomination d un remplaçant et particulièrement la transmission de tous les documents qui servent à remplir la fonction occupée. Les tarifs des sorties ne sont pas susceptibles de réduction au titre du non bénéfice de certaines prestations de la dite sortie sauf cas exceptionnels approuvés par le Président. Jusqu à la date limite d inscription pour chaque sortie, les demandes des non adhérents ou de régions limitrophes sont acceptées sous réserve de disponibilité de place pour les adhérents du GWCN. L inscription d un non adhérent devient donc définitive le lendemain de la date limite

8 d inscription. Lorsque la nature et la qualité d'une prestation fournie le justifient, le Président est habilité à remettre au prestataire et/ou à son personnel une gratification en espèces du montant de son choix calculée sur la base de 5% du montant total TTC de la prestation et dans la limite de 50.00, sous réserve que cette gratification n'ait pas par ailleurs été constituée sous une autre forme (collecte, cadeau, etc.). Une attestation sur l'honneur sera alors rédigée par le donateur (Président) et classée avec les documents comptables de l'association. Toute personne qui adhère à l association s engage à appliquer et à respecter l ensemble des règles définies ci-dessus et à ne jamais se retourner contre la Fédération des GoldWing Club de France ni contre le GoldWing Club de Normandie. 11 Fonctionnement et trésorerie 11 - Fonctionnement et trésorerie L association a pour vocation d organiser des sorties en conformité avec les règles déontologiques habituelles d une association Loi Sont notamment proscrites toutes opérations ou manifestations n ayant pour but que l enrichissement ou la promotion de toute personne morale ou physique ayant un lien ou non avec un membre de l association, sauf dérogation du bureau Directeur. Tout membre qui désire organiser une activité ou une sortie devra en référer au Président et obtenir son accord. En cas de désaccord, le membre concerné pourra demander l arbitrage du bureau Directeur. En cas de refus du Président et du bureau Directeur, et si la sortie est malgré tout maintenue sous l identification du GoldWing Club de Normandie, le bureau Directeur se réserve le droit : d exclure le membre de l association, d informer par tout moyen l ensemble des membres de l association ainsi que le public, qu il décline toute responsabilité pour cette organisation et qu il ne la cautionne pas. d engager toute poursuite qu il jugerait nécessaire à l encontre du ou des membres concernés. L association dispose d un compte en banque fonctionnant sous la responsabilité du Président et sous le contrôle du Trésorier. Le bureau Directeur se réserve le droit de domicilier le compte de l association dans l organisme bancaire de son choix.

9 12 La coopérative de l association 12 - La coopérative de l association La coopérative est sous la responsabilité du Président. Les décisions qui sont prises dans ce domaine incombent à l ensemble du bureau Directeur. Un membre volontaire, reconnu par le bureau Directeur, viendra suppléer le Président après avoir reçu mandat de celui-ci. Ce membre s engage alors à respecter les pouvoirs qui lui sont conférés. La coopérative a pour objet la fabrication, la distribution et la vente des produits à l effigie de l association du GoldWing Club de Normandie, pour le compte de celle-ci, et de manière générale, la promotion de l image de l association au travers d articles divers. Les logos de l association et de la fédération des GoldWing Club de France sont soumis aux règles d utilisation définies à l article 5/3 du règlement intérieur de la fédération des GoldWing Club de France. Le bureau Directeur a pour rôle de valider, la sélection des produits, la mise en fabrication, la fixation des prix proposés par le responsable de la section. 13 Publication de l Association13 - Publication de l association L association du GoldWing Club de Normandie peut éditer et /ou diffuser différentes publications sur tout type de médias (bulletins, journaux, site Internet ) destinées à l information des membres. Le bureau Directeur aura la charge sous la responsabilité pleine et entière du Président, de collecter et/ou rédiger des articles en veillant au respect des règles d éthique de moralité, d impartialité et de bonnes mœurs. Il s interdit notamment tout propos diffamatoire ou calomnieux et dans tous les cas s oblige à respecter la réglementation du droit de la presse. Toute publicité dans les publications de l association devra faire l objet d un accord préalable du bureau Directeur. 14 Assurance et sécurité - Assurance et sécurité L association du fait de son affiliation à la fédération des GoldWing Club de France possède un contrat d assurance «responsabilité civile association». Le contrat ci-dessus ne dispense par les membres de l association d assurer leur véhicule eux-mêmes et leurs passagers quand ils se déplacent dans le cadre des activités de l association.

10 Tout membre participant à une activité organisée par l association doit être en mesure de présenter sur simple demande, à l un des membres du bureau Directeur, ou à défaut, à une personne mandatée par le bureau, l attestation d assurance en cours de validité de son véhicule. La nonprésentation ou la non validité de cette attestation constitueront un motif d exclusion du membre de cette activité. Un membre du bureau Directeur ou à défaut une personne mandatée par le bureau pourra refuser la participation d un membre à une activité organisée par l association s il considère que l état du véhicule utilisé par le membre représente un danger pour les autres participants ou pour luimême. Un membre du bureau Directeur ou à défaut, une personne mandatée par le bureau, pourra exclure d une activité un participant (conducteur et/ou passager) si son comportement constitue une violation délibérée des règles de sécurité définies par le responsable de l activité. La répétition de tels comportements pourra entraîner l exclusion de l association. 15 Validité Le présent règlement prend effet à la date du premier Mars deux mille dix et sera diffusé à l ensemble des membres de l association. Il pourra être modifié à tout moment par le bureau directeur. Dans ce cas, les membres seront informés des modifications selon les mêmes modalités Sanctions 6 - Sanctions Tout manquement aux règles édictées par le règlement intérieur est susceptible d entraîner la radiation temporaire ou définitive de tout membre ainsi que toute poursuite civile ou pénale qui pourrait être engagée à son encontre. En cas de non respect des statuts ou du règlement intérieur par un membre, élu ou non, de l association affiliée, un Conseil des Sages se réunira éventuellement pour en débattre et prendre une décision raisonnable ou une sanction vis à vis du membre concerné. Cette procédure doit rester exceptionnelle. Ce conseil des sages (sur la base du volontariat) sera composé de l'ancien bureau Directeur de l association affiliée ainsi que du conseil d administration en place aux moments des faits. Ce conseil des sages est placé sous l'autorité du Président en place de l association affiliée.

11 Ce conseil pourra se réunir lors de l Assemblée Générale ou Conseil d'administration de l association. En cas de situation urgente, les membres du Conseil utiliseront les moyens de communication modernes (internet). Le Conseil des Sages peut être saisi à l initiative de tout membre, élu ou non, de l association affilée. Cette saisine s effectue en envoi simple ou recommandé par deux lettres identiques destinées : - Au Président et vice président de l association affiliée. Le Président ou le Vice-Président de l association affiliée devra communiquer la lettre de saisine, dès sa réception, d une part à l ensemble du conseil des sages, et d autre part au membre mis en cause. Le membre mis en cause sera, à cette occasion, informé des dispositions de l article 16 du présent règlement intérieur et de la possibilité qui lui est donnée de présenter ses observations par écrit ou se présenter devant le Conseil au jour et heure auxquels sera examiné l affaire le concernant. Il pourra se faire assister de la personne de son choix. Le membre, à l origine de la saisine, sera également informé de la possibilité d être entendu par le Conseil. Le Conseil pourra se réunir afin d entendre, délibérer et juger en toute sagesse les cas qui lui sont soumis. Les votes se feront à la majorité absolue des membres du Conseil. Dans tous les cas, le Conseil, par son Président, informera le membre de la décision prise. Un compte rendu des décisions et sanctions sera adressé à l ensemble des membres. Les décisions prises seront sans appel. 17 Disponibilité du présent règlement 17 - Disponibilité du présent règlement Le présent règlement sera remis accompagné des statuts de l association à chaque membre n ayant pas accès à Internet, dans le cas contraire ceux-ci sont à extraire, par les membres, du site du GWCN au niveau de la rubrique «le club». Mise à jour suite à l assemblée générale du 28 Novembre Le bureau Directeur