Cent soixante-deuxième session

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1 ex Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture Conseil exécutif Cent soixante-deuxième session 162 EX/36 PARIS, le 17 septembre 2001 Original anglais Point 7.11 de l'ordre du jour provisoire PROPOSITIONS RELATIVES A L'ADAPTATION AUX BESOINS DE L'ORGANISATION DU "REGLEMENT RELATIF A LA CLASSIFICATION D'ENSEMBLE DES DIVERSES CATEGORIES DE REUNIONS CONVOQUEES PAR L'UNESCO" RESUME Conformément à la résolution 30 C/59 de la Conférence générale, le Directeur général soumet au Conseil exécutif des propositions visant à adapter aux besoins de l'organisation le "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco". Décision requise : paragraphe Le présent document contient le document 31 C/17 qui doit être présenté à la Conférence générale en application de la résolution 30 C/59. Le Directeur général soumet ci-après des propositions visant à adapter aux besoins de l'organisation le "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco". 2. Le Conseil exécutif souhaitera peut-être examiner une décision libellée comme suit : Le Conseil exécutif, 1. Ayant examiné le document 162 EX/36, 2. Recommande à la Conférence générale d'approuver les amendements proposés dans ce document au "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco" ;

2 162 EX/36 - page 2 3. Recommande en outre à la Conférence générale de l'inviter à réaliser une étude sur ledit règlement afin de mieux prendre en compte la nécessité pour les divers participants au dialogue international d'exprimer leurs points de vue à certaines réunions convoquées par l'unesco, et à lui faire des recommandations à sa 32e session ; 4. Invite le Directeur général à poursuivre ses efforts pour réaliser des économies sur les frais de conférences et de réunions en utilisant efficacement les technologies modernes de la communication au service du dialogue entre l'unesco et ses partenaires dans le monde entier.

3 Conférence générale 31e session, Paris C 31 C/17 17 septembre 2001 Original anglais Point 6.2 de l'ordre du jour provisoire PROPOSITIONS RELATIVES A L'ADAPTATION AUX BESOINS DE L'ORGANISATION DU "REGLEMENT RELATIF A LA CLASSIFICATION D'ENSEMBLE DES DIVERSES CATEGORIES DE REUNIONS CONVOQUEES PAR L'UNESCO" Source : Résolution 30 C/59. PRESENTATION Antécédents : Dans sa résolution 30 C/59, paragraphe (a) (viii), la Conférence générale avait invité le Directeur général à lui soumettre, par l'intermédiaire du Conseil exécutif, des propositions visant à adapter aux besoins de l'organisation le "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco". Objet : Le Directeur général porte à la connaissance de la Conférence générale les propositions relatives à cette question, y compris les amendements à l'article 50 du Règlement susmentionné qui ont déjà été examinés par le Conseil exécutif à sa 162e session. Décision requise : Paragraphe Conformément à la résolution 30 C/59 de la Conférence générale, le Directeur général a examiné le "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco" afin de déterminer dans quelle mesure ses dispositions correspondent toujours aux besoins de l'organisation et certains ajustements se justifient. 2. L'Acte constitutif de l'unesco stipule que "la Conférence générale convoque, s'il y a lieu, conformément au règlement établi par elle, des conférences internationales d'etats sur l'éducation, les sciences, les humanités ou la diffusion du savoir ; des conférences non gouvernementales sur les mêmes sujets peuvent être convoquées par la Conférence générale ou par le Conseil exécutif conformément au règlement établi par la Conférence".

4 31 C/17 - page 2 3. Plus de 250 conférences et réunions internationales sont convoquées au cours de chaque exercice biennal par l'unesco (au Siège et dans les bureaux hors Siège, et dans certains cas conjointement avec d'autres organisations) constituant ainsi l'un des principaux moyens retenus par la Conférence générale pour mettre en oeuvre le programme de l'organisation. Le "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco" a été adopté par la Conférence générale à sa 14e session et modifié pour la dernière fois à sa 25e session. 4. Les réunions du programme sont actuellement classées en huit catégories : Catégorie I : Conférences internationales d'etats II : Réunions de caractère intergouvernemental III : Conférences non gouvernementales } Réunions à caractère représentatif Catégorie IV : Congrès internationaux V : Comités consultatifs VI : Comités d'experts VII : Stages et cours de formation et de perfectionnement VIII : Colloques }Réunions à caractère non représentatif 5. Une consultation informelle sur les règles en vigueur à l'onu, au PNUD et dans d'autres institutions spécialisées (OMS, HCR, OMPI, FAO, UNICEF) a montré qu'aucune de ces organisations ne disposait d'un règlement aussi détaillé que celui de l'unesco régissant les diverses catégories de conférences et de réunions. 6. Dans son principe, le Règlement relatif à la classification des conférences et réunions s'est révélé utile pour les organisateurs de ces manifestations. Toutefois, un certain nombre de réunions n'ont pas été organisées en application des dispositions applicables aux catégories susmentionnées. 7. Deux facteurs très différents sont à l'origine de cette observation. Le premier tient à l'évolution de la conduite du dialogue au niveau international, et le second à l'insuffisance des indications internes et à la méconnaissance des diverses catégories de réunions et de leur objet. 8. S'agissant du premier facteur, il existe indiscutablement une tendance croissante à organiser des réunions qui associent davantage au dialogue les représentants des diverses parties prenantes. Dans certains cas, la pression en ce sens est très forte, notamment de la part de la société civile qui se sent parfois exclue du dialogue ainsi engagé. L'UNESCO, et plus généralement l'ensemble du système des Nations Unies, ne peut rester à l'écart de cette évolution et, vu son caractère fondamentalement intergouvernemental, elle a le devoir de la suivre, de la comprendre et de s'y adapter.

5 31 C/17 - page 3 9. Récemment, deux grandes réunions organisées par l'unesco - la Conférence mondiale sur l'enseignement supérieur, en 1998, et la Conférence mondiale sur la science, en ont posé des problèmes d'organisation pendant la phase de planification car les premières propositions visant à "diversifier" la participation se sont heurtées à la rigidité de la procédure prévue par le système actuel de classification en catégories ; le Conseil exécutif avait pourtant compris la nécessité d'accorder lors de ces conférences la place la plus large possible à l'expression du point de vue d'autres participants. 10. Le Directeur général pense que le problème en cause ne soulève pas seulement une question de procédure. Il exige un examen approfondi des dispositions qui permettraient le mieux à l'unesco de jouer son rôle de "plate-forme pour le dialogue et l'action - à l'intention du secteur public et du secteur privé - concernant l'indivis intellectuel mondial" (31 C/4 Projet, par. 28). Le Directeur général espère donc que le Conseil exécutif souhaitera se saisir de cette question et l'informer de son point de vue afin qu'il fasse procéder à une étude plus approfondie du problème. Une des possibilités pourrait consister à confier cette étude au Comité spécial dont les recommandations, si elles étaient approuvées par le Conseil, pourraient être examinées par la Conférence générale et son Comité juridique, à sa 32e session. 11. Une telle étude pourrait à toutes fins utiles traiter non seulement la question des réunions à participation diversifiée, mais aussi celle du nombre actuellement élevé de catégories de réunions par rapport à la pratique en vigueur dans d'autres institutions du système des Nations Unies, et celle des rigidités qui en résultent pour l'organisation. 12. Quant au second facteur, il a trait à l'insuffisance des informations et orientations fournies au niveau interne sur l'organisation des réunions et les catégories auxquelles elles appartiennent en fonction de leurs objectifs. Cette situation a conduit, au fil du temps, à introduire des activités nouvelles sans respecter strictement ni l'esprit ni la lettre de la classification en vigueur. 13. On peut citer par exemple la Conférence internationale des ONG, des consultations de secrétaires généraux de commissions nationales et un certain nombre de réunions de groupes n'entrant pas dans la catégorie des comités consultatifs ni dans celle des comités d'experts. De même, des difficultés ont été observées dans la classification des réunions de jurys de prix UNESCO. 14. Par conséquent, les spécialistes de programme et les responsables des services communs ont eu du mal à déterminer les règles applicables à l'organisation des différentes réunions. De plus, les participants ont rencontré des difficultés pour définir la nature de leur contribution à ces réunions et conférences parce que les procédures types n'étaient pas appliquées. 15. S'agissant de la Conférence internationale des organisations non gouvernementales, les principales dispositions régissant les réunions de la catégorie III se sont bien appliquées à son organisation. Toutefois, il n'a pas été jugé nécessaire de suivre la procédure relative à sa convocation telle qu'elle est énoncée à l'article 29 du "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco" parce que sa périodicité est déjà établie dans les "Directives concernant les relations de l'unesco avec les organisations non gouvernementales" adoptées par la Conférence générale à sa 28e session.

6 31 C/17 - page Les problèmes qui se sont posés ayant surtout concerné les réunions n'appartenant à aucune catégorie qui ont été organisées sur une base ad hoc, le Secrétariat lèvera à l'avenir toute ambiguïté dans l'application du Règlement relatif à la classification des conférences et réunions en appliquant strictement les dispositions qu'il contient. Le Directeur général veillera à ce que les comités consultatifs et comités d'experts soient créés conformément aux dispositions de ce règlement. De plus, les organisateurs de réunions de jurys seront informés que ces réunions relèvent soit de la catégorie VI (lorsqu'elles sont organisées sur une base ad hoc), soit de la catégorie V (quand il s'agit de comités consultatifs permanents). Cependant, il serait souhaitable de résoudre le problème des réunions de secrétaires généraux de commissions nationales qui sont prévues à l'article V.4 de la Charte des commissions nationales pour l'unesco adoptée par la Conférence générale à sa 20e session. La solution la plus simple serait de les considérer comme des réunions appartenant à la catégorie V. Pour cela, on pourrait introduire à l'article 50 du Règlement relatif à la classification des diverses catégories de réunions l'amendement suivant : Article 50 : Participants 1. Les membres des comités consultatifs sont désignés conformément aux statuts de ces comités, ou, dans le cas des réunions de secrétaires généraux qui représentent leurs commissions nationales, conformément aux dispositions de la Charte des commissions nationales. 2. Les membres des comités consultatifs sont des spécialistes siégeant, conformément aux dispositions des statuts de ces comités, soit à titre personnel, soit en qualité de représentants d'organisations internationales non gouvernementales particulièrement qualifiées dans le domaine qui relève de la compétence d'un comité, ou, dans le cas des réunions de secrétaires généraux de commissions nationales, en qualité de représentants de leurs commissions respectives. 3. Les Etats membres et les Membres associés de l'unesco peuvent envoyer des observateurs aux sessions des comités consultatifs. 4. L'Organisation des Nations Unies ainsi que les autres organisations du système des Nations Unies avec lesquelles l'unesco a conclu un accord prévoyant une représentation réciproque peuvent envoyer des représentants aux sessions des comités consultatifs. 5. Le Directeur général peut inviter à envoyer des observateurs aux sessions des comités consultatifs : (a) des organisations du système des Nations Unies avec lesquelles l'unesco n'a pas conclu d'accord prévoyant une représentation réciproque ; (b) des organisations intergouvernementales ; (c) des organisations internationales non gouvernementales, conformément aux Directives concernant les relations de l'unesco avec les organisations internationales non gouvernementales.

7 31 C/17 - page Enfin, il semble qu'il vaudrait la peine, pour des raisons de rentabilité, d'analyser à nouveau la possibilité de substituer aux conférences classiques des consultations organisées à l'aide des nouvelles technologies de la communication, sans pour autant perdre de vue l'obligation d'assurer la représentativité voulue aux réunions des catégories I à III. Par conséquent, il faudrait étudier dans quelle mesure les conférences et réunions telles qu'elles sont actuellement organisées constituent encore le moyen le plus efficace et le plus économique d'obtenir les résultats escomptés. Des directives seront élaborées à cet égard et des spécialistes de programme seront formés en conséquence. 18. Compte tenu de ce qui précède, la Conférence générale voudra peut-être adopter une résolution libellée comme suit : La Conférence générale, 1. Ayant examiné le document 31 C/17, 2. Approuve les amendements proposés dans ce document au "Règlement relatif à la classification d'ensemble des diverses catégories de réunions convoquées par l'unesco" ; 3. Invite le Conseil exécutif à réaliser une étude sur ledit règlement afin de mieux prendre en compte la nécessité pour les divers participants au dialogue international d'exprimer leurs points de vue à certaines réunions convoquées par l'unesco, et à lui faire des recommandations à sa 32e session ; 4. Invite le Directeur général à poursuivre ses efforts pour assurer une utilisation efficace des technologies modernes de la communication afin de renforcer le dialogue entre l'unesco et ses partenaires.