Outils et procédures juridiques

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1 République du Cameroun Ministère de la Santé Publique République du Cameroun Ministère du Travail et de la Sécurité Sociale OUTILS ET PROCEDURES DE GESTION DES MUTUELLES DE SANTE AU CAMEROUN Outils et procédures juridiques Janvier 2008

2 I- Outils juridiques II- N Outils Rôle 1. Convention cadre Accord entre le Ministère de la santé représenté par le DPSP et la mutuelle de santé et qui définit le cadre des relations de partenariat pour les prestations de soins à fournir 2. Convention de partenariat Accord signé entre la mutuelle et la formation sanitaire qui définit les prestations de soins à fournir 3. Formulaire de Demande d enregistre au COOP/GIC Pièce nécessaire à la constitution du dossier à déposer au registre COOP/GIC en vue de la légalisation de la mutuelle de santé 4. Lettre d accord de collaboration Pièce obtenu auprès du Ministère de la santé nécessaire 5. Procès verbal de l assemblée générale constitutive Pièce nécessaire à la constitution du dossier à déposer au registre COOP/GIC en vue de la légalisation de la mutuelle de santé 6. Règlement intérieur Ensemble de procédures de fonctionnement de la mutuelle de santé 7. Statut Situation juridico-légale de la mutuelle de santé 2

3 CONVENTION DE PARTENARIAT Entre, La Mutuelle de Santé de. représentée par son Délégué M.. Et D une part, La formation sanitaire dénommée Hôpital de.. Représenté par M. Pour la définition des prestations de soins à fournir par la formation sanitaire aux bénéficiaires de la mutuelle de santé de PREAMBULE En application de la Convention cadre en date du signée entre le Ministre de la Santé Publique et l Union des Mutuelles de Santé de la Région de Les Parties conviennent de ce qui suit : Article 1.- De l Objet La Présente Convention de partenariat définit les prestations de soins à fournir par la formation sanitaire de aux bénéficiaires de la Mutuelle de Santé de.. Article 2.- De la Durée La présente Convention a une durée de reconduction. Article 3.- Des Prestations 03 ans renouvelable par tacite (1) La formation sanitaire devra fournir aux mutualistes, les soins de santé de référence à savoir : l hospitalisation (hôtellerie, soins médicaux et chirurgicaux) ; les examens complémentaires de laboratoire, de radiologie et d imagerie médicale du niveau de l hôpital de district ; les interventions chirurgicales majeures (appendicite, césarienne, laparotomie, hernie étranglée, etc.) ; les médicaments essentiels et génériques du niveau hospitalier ; les soins spécialisés (gynécologie, pédiatrie) ; le traitement des maladies opportunistes et le suivi biologique liés au VIH. (2) Sont exclus des présentes prestations : les médicaments des spécialités ; 3

4 les soins dentaires et ophtalmologiques ou tout autre soin spécialisé ; la prise en charge des maladies chroniques (hypertension, diabète, sida, tuberculose, etc.). (3) Les annexes à la présente Convention de partenariat spécifient les détails des prestations à fournir. Article 4.- Des Engagements de l Hôpital de L Hôpital de s engage à : fournir les prestations demandées en s assurant que les conditions requises pour la qualité sont réunies (personnel qualifié disponible, matériel et infrastructure adéquats, les protocoles thérapeutiques à jour, les médicaments génériques disponibles et circuit du malade pratique) ; adopter une tarification claire, transparente et accessible à tous conformément à la réglementation en vigueur, en cas de besoin la tarification sera modifiée après négociation (forfait, tarifs groupés, kits, etc.) ; mettre à la disposition du conseiller médical de la mutuelle, les informations nécessaires (ordonnances, cahiers de soins, protocoles opératoires, dossiers des malades, etc.) pour la vérification de la pertinence des soins prodigués ; mettre en pratique les recommandations du conseiller médical de la Mutuelle de santé retenues d un commun accord ; ne facturer que les soins fournis à des mutualistes en règle et pour cela, apprendre à reconnaître cette qualité (carte de membre à jour, droit aux prestations avéré); organiser des séances de discussion et de feed back trimestriel avec les représentants de la Mutuelle de santé pour monitorer la mise en œuvre de la convention et évaluer le respect des différentes clauses par les deux parties ; signaler toute tentative de fraude ou anomalie de la part des mutualistes à la mutuelle ; facturer aux mutualistes les soins administrés à concurrence des montants couverts par la Mutuelle de santé. Les modes de calcul et les différents plafonds sont contenus dans un document annexe de cette Convention ; Mettre à la disposition des mutualistes, des fiches de soins qui seront dûment remplies par les prestataires pour être jointes aux factures adressées à la mutuelle ; Adresser mensuellement à la Mutuelle de santé, les factures de prestation clairement libellées selon les formats retenus avec les fiches de soins correspondantes annexées. à la date convenue ; Accepter le refus de paiement de la mutuelle en cas de facturation par erreur ou non pour des prestations non prévues par la Présente Convention ; se conformer aux instructions particulières de la Mutuelle de santé, en cas d épidémie ou d accidents de masse. Article 5.- Des Engagements de la Mutuelle de Santé La Mutuelle de santé de.. s engage à : honorer les factures présentées par le prestataire de soins au plus tard quinze jours après la réception et validation par le médecin conseil de la mutuelle de santé. Effectuer les paiements exclusivement par chèque ou virement bancaire. éduquer les mutualistes à un comportement responsable vis à vis des soins et des prestataires de soins ; participer avec le prestataire de soins à la recherche de voies et moyens pour améliorer la qualité des soins et l environnement de la formation médicale ; 4

5 dédommager la formation sanitaire pour les pertes et dommages subis en cas de non règlement des factures dans le temps et les conditions prévues par la Présente Convention. Article 6.- Du Financement et des modalités de paiement (1) Le Financement est effectué par la Mutuelle de santé de ; (2) Le Paiement se fait exclusivement par chèque ou virement bancaire. Article 7.- Des Mesures Conservatoires (1) La Mutuelle de santé se réserve le droit de refuser le paiement d une facture reconnue comme non pertinente ou abusive par le conseiller médical et le responsable de la formation sanitaire. (2) La formation sanitaire peut suspendre la prise en charge des mutualistes sans préavis en cas de retard dans le remboursement des factures. (3) La Mutuelle de santé pourra payer des bonus à la formation sanitaire ou aux agents de santé pour des prestations de qualité reconnues par les deux parties. (Les conditions seront définies dans un document annexe). Article 8.- Du Règlement des Différends (1) Tout différend relatif à l interprétation ou à l application de la présente Convention fera l objet d un règlement à l amiable entre les deux Parties ou d un arbitrage sous la responsabilité du Maire de la commune. (2) A défaut d accord, les Parties feront recours aux juridictions compétentes Nationales. Article 9.- De la Révision (1) La Présente Convention peut être révisée. A charge pour la Partie qui prend l initiative de la dénonciation de la notifier à l autre, par lettre recommandée avec accusée de réception dans un délai de trois mois. (2) La révision se fait d accords parties. Article 10.- De la Résiliation La Convention peut prendre fin à tout moment, à condition que la partie qui a pris l initiative en informe l autre trois (03) mois à l avance par écrit et motive les raisons de la rupture. Article 11.- De l Entrée en Vigueur La présente Convention prend effet à compter de sa date de signature par les deux Parties. Pour l Hôpital de Le Directeur Pour la Mutuelle de santé Le Délégué 5

6 Annexes 1) Modes de calcul et les différents plafonds - Modalités de paiement : tiers payant avec ticket modérateur de 25% (à la charge du patient). 75% à la charge de la mutuelle. - Paquet bénéfice : le plafond de garantie est de F CFA (42,7 ) o Consultation+Laboratoire+médicaments : plafonnés à F CFA pour 3 utilisations o Hospitalisation : plafonnée à F CFA pour 3 utilisations o Chirurgie : plafonée à F CFA pour 1 utilisation o Accouchement : plafonné à F CFA pour 1 utilisation o Transport en cas de césarienne plafoné à F CFA o Infections opportunistes et suivi biologique liés au VIH : sans plafond ni limite o Préventions (causeries éducatives, sensibilisation pour l utilisation des moustiquaires imprégnées et des préservatifs) o Appui à l observance des ARV. 2) Tarification - Coût des actes pratiqués par la formation sanitaire - Liste des coûts des médicaments disponibles à la pharmacie de l hôpital. 3) Conditions de bénéfice des bonus - Taux de promptitude des factures de la formation sanitaire arrivant à la mutuelle de santé supérieur à 75% par rapport au délai butoir ; - Nombre de factures rejetées par le médecin conseil inférieur à 2. - Niveau d implication des formations sanitaires pour la promotion de la mutuelle et le recrutement des membres. 4) Documents mis à la disposition des formations sanitaires - Fiches de soins - Facture - Matériel de sensibilisation éventuel (dépliants, affiches, tracts ; etc.) 5) Copie de la lettre d accord de collaboration (LAC) 6

7 CONVENTION - CADRE Entre, Le Ministère de la Santé Publique du Cameroun représenté par le Délégué Provincial de la Santé de.. Et, D une part, L Union des Mutuelle de Santé de la Région de représentée par son Délégué M.. D autre part, Pour la définition du cadre des relations de partenariat relatif aux prestations de soins à fournir par les formations sanitaires publiques de la Région de. PREAMBULE Considérant la politique partenariale du Ministère de la Santé Publique du Cameroun, dont l ambition est de développer des activités de partenariat dans le domaine de la santé avec les acteurs privés. Considérant la mission et les objectifs de l Union des mutuelles de santé de la Région de. Considérant la création d un comité de suivi des activités des mutuelles de santé au sein du Fonds Spécial de Promotion de la Santé de la Région de.. Les Parties conviennent de ce qui suit : Article 1 er.- De l Objet de la Convention La présente Convention définit le cadre des relations de partenariat pour les prestations de soins à fournir par les formations sanitaires publiques de la Région de.. aux bénéficiaires de l Union des Mutuelles de Santé de la Région de.. Article 2.- Des Prestations Les formations sanitaires de la Région devront fournir aux mutualistes, les soins de santé de base et de référence à savoir : consultation externes laboratoire et imagerie hospitalisation (hôtellerie, soins médicaux et chirurgicaux) ; interventions chirurgicales mineures et majeures (petite chirurgie, appendicite, césarienne, laparotomie, hernie étranglée, etc.) ; médicaments essentiels et génériques; 7

8 soins spécialisés (gynécologie, pédiatrie). Article 3.- De la Durée La durée de la présente Convention est de cinq ans renouvelable par tacite reconduction sauf en cas de dénonciation. Article 4.- Des Engagements du Ministère de la Santé Publique Le Ministère de la Santé Publique s engage à : - respecter l autonomie du partenaire, personne morale privée ; - s assurer de la qualité des soins par la mise à disposition des formations sanitaires de la Région, des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires ; - apporter un appui technique pour l amélioration de la qualité des soins ; - à apporter au besoin un appui technique et collaborer à la recherche de solutions aux problèmes identifiés comme nuisibles à la bonne marche du présent partenariat ;(tarification élevée, pratiques parallèles, ruptures de médicaments et de réactifs, mauvais accueil..) ; - respecter l esprit de la présente convention cadre ; - s assurer du respect des contrats d exécutions qui découleront de la présente convention cadre par les responsables des formations sanitaires signataires ; - assurer avec les partenaires le suivi évaluation des contrats d exécution qui découleront de la présente convention-cadre. Article 5.- Des Engagements de l Union des Mutuelles de santé L Union des Mutuelles de santé s engage à : - respecter la politique nationale de santé, déclinée dans la Stratégie Sectorielle Santé ; - respecter le cadre législatif et réglementaire (normes, carte sanitaire, tarification) ; - accepter le suivi et l évaluation des contrats d exécution qui découleront de la présente convention-cadre; - veiller au respect des clauses de chaque contrat d exécution spécifique qui découlera de la présente convention-cadre ; - respecter les principes fondamentaux de la mission de service publique à savoir l égalité d accès pour toute, l adaptabilité ; - mettre à disposition les ressources nécessaires pour payer les services offerts par les formations sanitaires dans les délais contractuels. Article 6.- Du Suivi et Evaluation - le suivi est organisé annuellement par une équipe constituée du Délégué Provincial de la santé, du conseiller provincial en mutuelles de santé du bureau exécutif de l union des mutuelles de santé de la Région.. Ce suivi portera essentiellement sur l examen du respect des termes des contrats d exécution découlant de la présente Convention-Cadre. Il devra se prononcer sur la viabilité des mutuelles contractantes ainsi que sur les efforts des formations sanitaires pour améliorer la qualité des soins. Les coûts seront répartis entre ces trois institutions ; - une évaluation est faite tous les deux ans par l inspection chargée des mutuelles de santé et le centre national de promotion des mutuelles de santé. Elle porte sur le respect des clauses de la présente convention cadre par les deux parties. Les conclusions permettront de réviser au besoin ladite convention cadre. Article 7.- Des Mesures Conservatoires - En cas de non-respect des engagements pris aux articles 3 et 4, il s en suit une suspension de la convention après notification ; 8

9 - Le Ministère de la santé se donne le droit de prendre toutes les mesures nécessaires pour sauvegarder les biens et deniers publics notamment le règlement des factures dues aux formations sanitaires ; - Une procédure de conciliation d un comité constitué du Délégué provincial de la santé, du représentant de l union des mutuelles de santé de la Région, du conseiller provincial des mutuelles de santé sous la responsabilité du représentant des COSADI au niveau de la Région sera tentée. Article 8.- Du Règlement des Différends (1) Tout différend relatif à l interprétation ou à l application de la présente convention fera l objet d un règlement à l amiable entre les deux Parties. (2) A défaut d accord, les Parties feront recours aux juridictions compétentes Nationales. Article 9.- De la Révision (1) La Présente Convention peut être révisé. A charge pour la Partie qui prend l initiative de la dénonciation de la notifier à l autre, par lettre recommandée avec accusée de réception dans un délai de trois mois. (2) La révision se fait d accord parties. Article 10.- De la Résiliation La Convention Cadre peut prendre fin à tout moment, à condition que la partie qui a pris l initiative en informe l autre trois (03) mois à l avance par écrit et motive les raisons de la rupture. Article 11.- De l Entrée en Vigueur La présente Convention - Cadre prend effet à compter de sa date de signature par les deux Parties. Article12.- Des annexes Les annexes à la présente Convention-Cadre sont parties intégrante de la présente Convention-Cadre (Contrat d exécution, plan d action, avenant) Article 13.- De la Domiciliation des parties Pour toute correspondance ou communication des documents, les parties élisent domicile à : Pour l Union des Mutuelles Pour le Ministère B.P. B.P. Tel : Tel : Article 14.- De l Adhésion à la Présente Convention - Cadre Toute mutuelle existante ou à naître qui adhère aux principes du collectif des mutuelles de la Région du. sera automatiquement régie par la présente Convention-Cadre. L UNION POUR LE MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE LE DELEGUE PROVINCIAL 9

10 PROCES VERBAL DE L ASSEMBLEE CONSTITUTIVE GIC MUTUELLE DE SANTE DE Réunis le.. en vue de mettre sur pied un groupe d initiative commune dont le but est de contribuer à l amélioration de l accessibilité financier de ses membres aux services de santé de qualité à moindre coût par le partage du risque maladie dans le District de Santé de., nous membres fondateurs, signataires du présent Procès Verbal, avons pris les cinq résolutions suivantes : 1. Le Groupe d Initiative Commune créé selon les dispositions de la loi N 92/006 du 14 août 1992 et du Décret N 92/455/PM du 23 novembre 1992 prend la dénomination suivante : Mutuelle de Santé de.. 2. L objet du GIC Mutuelle de Santé est de : Prendre en charge les dépenses de santé des membres et de leurs bénéficiaires ; Encourager les populations à développer le réflexe de prévoyance en matière de santé ; Contribuer à l amélioration de la qualité des soins de santé au niveau des formations sanitaires ; contribuer de façon active aux activités de promotion de la santé organisées par les formations sanitaires (distribution des moustiquaires imprégnées, campagnes de vaccination, PF, etc.) Contribuer à la prise en charge des personnes démunies et indigentes ; 3. Le territoire du GIC MSM couvre l étendue de la République du Cameroun. Le siège social du GIC Mutuelle de Santé est fixé à 4. Au cours de cette Assemblée, les Statuts du GIC Mutuelle de Santé ainsi créé ont été adoptés à l unanimité par les personnes présentes. 5. Comme Délégué du GIC Mutuelle de Santé, l Assemblée a désigné M., BP Les membres ci-après désignés ont également été élus à des postes de responsabilités au sein du GIC Mutuelle de Santé 1. DELEGUE 2. SECRETAIRE GENERAL 3. MANAGER Poste Nom et prénom Profession Téléphone 4. AGENT FINANCIER 5. COMMISSAIRE AUX COMPTES POUR L ASSEMBLEE CONSTITUTIVE LE DELEGUE 10

11 LETTRE D ACCORD DE COLLABORATION MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix Travail Patrie SECRETARIAT GENERAL DIVISION DE LA COOPERATION Yaoundé le, N L/MSP/SG/DCOOP/CPNAT/CEA2.- Ref : LE DELEGUE PROVINCIAL DE LA SANTE PUBLIQUE DE.. A MADAME OU MONSIEUR X XXXXXXXX, Président de l Association Objet : Demande d accord de collaboration - Accusé de réception ; - Accord formel (objet de l accord) ; - Rappel de la politique et du cadre réglementaire ; - Exigence de collaboration avec les services de santé la zone concernée ; - Invitation à présenter le plan d action et le rapport d activités (destinataire et périodicité) ; - Mention des conditions de dénonciation de l accord de collaboration ; - Mention des conditions de dénonciation de l accord de collaboration ; - Préciser la durée. Ampliations adaptées 11

12 LETTRE D ACCORD DE COLLABORATION MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE REPUBLIQUE DU CAMEROUN Paix Travail Patrie SECRETARIAT GENERAL DIVISION DE LA COOPERATION Yaoundé le, N L/MSP/SG/DCOOP/CPNAT/CEA2.- Ref : LE DELEGUE PROVINCIAL DE LA SANTE PUBLIQUE DE.. A MADAME OU MONSIEUR X XXXXXXXX, Délégué du GIC Mutuelle de Santé de Objet : Demande d accord de collaboration Nous accusons réception de votre demande en date du relative à l objet repris en marge et vous en remercions. Nous marquons notre accord pour collaborer avec votre institution dans le cadre du partenariat pour la promotion du partage du risque maladie. Nous prenons acte de votre déclaration de ne pas être un GIC santé et par conséquent de ne pas exercer d activités de prestations de soins de quelque nature que ce soit. Nous vous rappelons que la création de GIC Santé est interdite et que les prestations de soins sont soumises à l autorisation du Ministère de la Santé. Aussi, nous vous exhortons à collaborer avec les formations sanitaires pour assurer l accès aux soins de vos membres. Le présent accord de collaboration est soumis à la transmission régulière de vos plans d action et rapport d activités périodiques. En vue de son entrée en vigueur vous vous ferez enregistrer auprès des autorités compétentes et nous transmettrez le récépissé d enregistrement délivré par leurs soins. Toute action contrevenant aux dispositions énoncées dans la présente lettre d accord de collaboration entrainera une suspension immédiate de la collaboration. Cet accord est valable deux ans renouvelable par tacite reconduction. Recevez, Monsieur le Délégué, mes meilleures salutations. Ampliations adaptées 12

13 DEMANDE D OBTENTION DE LA LAC le, Au Monsieur le Délégué de la Santé Publique De Objet : Demande d obtention de la Lettre d Accord de Collaboration Docteur, J ai l honneur de venir auprès de votre bienveillance solliciter la délivrance d une Lettre d Accord de Collaboration aux fins d enregistrement du dossier du GIC dénommé «Mutuelle de Santé de.» auprès du registre Coop/GIC de Il s agit d un GIC dont le but est de contribuer à l amélioration de l accessibilité financière de ses membres aux services de santé de qualité à moindre coût par le partage du risque maladie dans le District de Santé de.. Il est bien entendu que le GIC. n est pas un GIC santé et n entend pas exercer de prestations de soins de santé sous aucune forme conformément à ces statuts. Dans l espoir d une suite favorable à notre présente démarche, je vous prie d agréer, Docteur, l expression de ma parfaite considération. Le Délégué P.J : 1 copie du procès verbal de l assemblée constitutive du GIC 1 copie des statuts du GIC 1 copie du règlement intérieur 1 copie de la demande d enregistrement au registre Coop/GIC 13

14 DEMANDE D ENREGISTREMENT le, Au Responsable du Registre Provincial des COOP/GIC de Objet : Demande d inscription au Registre des COOP/GIC Madame, Monsieur, J ai l honneur de vous faire tenir ci-joint aux fins d enregistrement, le dossier du GIC dénommé «Mutuelle de Santé de.». Il s agit d un GIC dont le but est de contribuer à l amélioration de l accessibilité financier de ses membres aux services de santé de qualité à moindre coût par le partage du risque maladie dans le District de Santé de.. Dans l espoir d une suite favorable à notre présente démarche, je vous prie d agréer, madame, Monsieur, l expression de ma parfaite considération. Le Délégué P.J : 1 copie du procès verbal de l assemblée constitutive du GIC 1 copie des statuts du GIC 14

15 REGLEMENT INTERIEUR GROUPE D INITIATIVE COMMUNE MUTUELLE DE SANTE DE.. GIC MSM *********** Article 1.- Le présent Règlement Intérieur est élaboré pour fixer les conditions d applications du statut et organiser le fonctionnement de la mutuelle de santé de... Il complète les statuts du GIC Mutuelle de Santé et tous les membres sont tenus de s y conformer au même titre qu aux statuts. Article 2.- De l Objet Le GIC Mutuelle de Santé a pour but de faciliter l accès aux soins de qualité à moindre coût à ses membres par la promotion d un système de prévoyance et de partage du risque maladie basé sur la solidarité et l entraide de ses membres à travers leurs cotisations. Article 3.- De l Adhésion Peuvent adhérer au GIC Mutuelle de Santé toutes les personnes physiques et morales de bonne moralité jouissant de tous leurs droits civiques et civils, sans distinction de sexe, ni de religion qui s engagent à respecter les statuts le présent règlement intérieur et toutes les convention souscrites par la mutuelle. Article 4.- De la Qualité de Membre (1) Est membre, toute personne physique ou morale ayant payé ses frais d adhésion et de cotisation. (2) Il existe au sein du GIC Mutuelle de Santé plusieurs catégories de membres : les membres fondateurs, les membres délégués, les membres de base et les membres d honneur. i. Les membres fondateurs sont les personnes physiques ou morales qui ont participé à l assemblée générale constitutive de la mutuelle. ii. Membres délégués: iii. Est membre de base toute personne physique ou morale inscrite dans le registre de la mutuelle et qui paie normalement sa cotisation iv. Les membres d honneur: toute personne choisie par l Assemblée Générale qui apporte des appuis au développement de la mutuelle Article 5. Des Attributions des Membres A) - Membres fondateurs : Ils représentent chacun le groupe dans une zone bien définie. Ils sont chargés de l animation et l organisation des activités du GIC Mutuelle de Santé dans leurs zones respectives. Ils rendent compte mensuellement au manager à travers des réunions d évaluation. Ils sont également chargés de la formation et du suivi évaluation des membres délégués de leurs zones respectives pour cela ils doivent mettre en place des plans d action mensuelle et tenir des réunions périodiques avec les membres délégués. Sur le plan administratif, ils doivent assurer le suivi de la collaboration entre la mutuelle et les formations sanitaires de leur ressort. Ils doivent également s assurer de 15

16 l acheminement des fonds collectés vers la caisse centrale. Enfin ils doivent s assurer de la distribution des outils de gestion dans la zone. B) - Membres délégués : Ils sont chargés de l animation au sein de leurs groupes de base et rendent compte de leurs actions aux membres fondateurs de la zone. Un membre délégué peut assurer les fonctions du membre fondateur dans une zone ou où il n existe pas de membre fondateur. C) - Membres d honneur : ils sont chargés du lobbying ou du plaidoyer auprès des organismes de financement et auprès des élites. Article 6.- Des Devoirs et Des Obligations A) -Membre fondateur : il doit payer une adhésion de 25000F correspondant au frais d adhésion de 25 membres et doit amener à la mutuelle de santé cent (100) adhérents représentant une moyenne de 4 bénéficiaires à jour. Il doit également animer les activités définies par l article 4 du présent règlement intérieur. B) - Membre délégué : il doit amener 25 adhérents représentant cent bénéficiaires à jour des cotisations et assurer l animation au sein des groupes. Il doit également payer sa propre adhésion pour un montant de 1000F. C) - Membre de base : il adhère pour un ménage de 4 bénéficiaires dont lui même à 1000F et paye une cotisation de 3500 par bénéficiaire et par an. D) - Membre d honneur : Il doit payer une adhésion de F. Article 7.- Des Avantages Des Membres A) - Membre fondateur : En dehors des droits prévus dans les statuts, il est membre d office de l AG et est éligible. B) - Membre délégué : Il est membre de l AG C) - Membre d honneur : il participe à I AG où il joue le rôle de conseiller et de modérateur. D) - Membre de base : il demeure un simple bénéficiaire. Définir les organes du GIC Mutuelle conformément à la réglementation en vigueur - Organes obligatoires: - Assemblée Générale (tous les membres) - Le délégué - Organes complémentaires: - Conseil d Administration (constitué des membres fondateurs) - Bureau Exécutif (coiffé par le délégué): - Composition: - Comité de surveillance DE L ASSEMBLEE GENERALE L'assemblée générale représente l'ensemble des membres et constitue l'organe suprême de délibération et de prise de décision. Ses décisions engagent tous les membres. Elle peut se tenir en session ordinaire ou en session extra ordinaire. 16

17 L'assemblée générale ordinaire se tient une fois par an. Elle peut se tenir en session extraordinaire sur demande du conseil d administration ou des 2/3 des membres de l'assemblée générale. L assemblée générale ordinaire est convoquée 15 jours au moins avant la date prévue pour les assises. Les membres doivent entrer en possession des convocations et des documents qui y seront examinés dans les mêmes délais. L'assemblée générale se tient valablement en présence des 2/3 de ses membres. Les membres peuvent être représentés à l'assemblée. A la première convocation si le quorum n est pas atteint, une autre réunion est convoquée dans un délai de 10 jours et délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Toutefois, l assemblée générale extraordinaire peut se tenir sans délai si la demande par écrit est faite par les 2/3 des membres. Les membres représentés sont pris en compte dans la réalisation du quorum. Les modalités de représentations des membres absents sont : - La preuve de la représentation sera une simple procuration écrite - Un membre ne peut être représenté que par un autre membre - Un membre ne peut représenter qu au plus un membre. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas d'égalité de voix, celle du président de l assemblée générale est prépondérante. ATTRIBUTION DE L ASSEMBLEE GENERALE L'assemblée générale a le pouvoir de : - Elire les membres des différents organes de - Adopter le budget de - Révoquer un membre de - Approuver le bilan financier - Adopter les décisions du conseil d administration - Adopter les rapports d activités annuelles - Adopter le plan d'action élaboré par la Secrétariat exécutif - Adopter le rapport d audit externe des comptes - Adopter les propositions du conseil d'administration - Se prononcer sur toute question inscrite à l'ordre du jour LE CONSEIL D'ADMINISTRATION Le conseil d'administration est l'organe de suivi de la bonne marche de la mutuelle. A cet effet, il : - Définit la politique générale de la mutuelle - Développe les stratégies de recherche des bailleurs et des partenaires - Contrôle la gestion administrative et financière - Approuve l'audit interne des comptes. Les membres du conseil d'administration sont élus par l'assemblée générale. Le bureau du conseil d'administration est composé de : - un président - un Secrétaire Général 17

18 - un Secrétaire général adjoint Les attributions des membres du bureau du conseil d administration LE PRESIDENT - il convoque et préside toutes les réunions du conseil d'administration - il peut représenter la mutuelle dans les réunions et manifestations où elle est invitée LE SECRETAIRE GENERAL - il prépare la tenue des réunions du conseil administration - il distribue les convocations et les comptes rendus des réunions du conseil d'administration - il présente le rapport des activités - il présente le rapport financier Le SECRETAIRE GENERAL ADJOINT - Il reçoit des délégations de pouvoir du Secrétaire général - il est chargé de suivi du respect des statuts il est chargé du suivi de l application des résolutions et des recommandations de l assemblée générale et du conseil d administration. Le conseil d'administration se réunit 2 fois par an. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres. En cas d'égalité de voix, celle du président du Président du Conseil est prépondérante LE BUREAU EXECUTIF Le Bureau exécutif est l organe exécutif de au quotidien de L ONG ADES Attribution du Bureau exécutif Le Bureau Exécutif : - Gère le patrimoine de la mutuelle - Entreprend dans l'intérêt de la mutuelle toute action relevant de sa compétence - Elabore le plan d'action et le budget annuel de la mutuelle - Rédige le rapport annuel d activités - Rédige le rapport financier - Engage la responsabilité contractuelle de la mutuelle avec les partenaires - Recrute le personnel nécessaire après avis du conseil d administration La Secrétariat exécutif est placée sous l autorité d un Délégué assisté du personnel salarié ou bénévole. 18

19 Le Délégué et les autres personnels du Bureau exécutif sont régis par le code de travail est vigueur. Attributions du Délégué Le délégué - Il représente la mutuelle dans tous les actes civils et auprès des autorités publiques - il coordonne toutes les activités de la mutuelle - il ordonne les dépenses - il contre signe les documents financiers de la mutuelle - il veille à l'application de la politique de la mutuelle conformément aux recommandations de l assemblée générale et du conseil d administration. Le mandat du Délégué est de 2 ans renouvelable. LE COMITE DE SURVEILLANCE Le comité de surveillance : - Veille aux règlements intérieurs de la mutuelle - Contrôle l exactitude de la comptabilité et de la régularité des opérations financières - Vérifie que les actes des organes de la mutuelle sont conformes à ses statuts et au règlement intérieur et ne sont pas contraire aux lois et règlements en vigueur dans le pays - Contrôle l exactitude des décisions de l assemblée générale - Attire l attention des organes responsables sur les irrégularités qui auraient été commises - Recueille les plaintes des membres concernant les services offerts et en réfère l organe ou à la personne compétente pour y remédier - Examine et décide de l éligibilité des membres participants à l assemblée générale. Le mandat des membres du comité de surveillance est de 5 ans renouvelable. Article 8.- Des Services Offerts - Micro assurance santé (prise en charge des soins des bénéficiaires) ; - Secours décès. - une prise en charge de 75% avec un plafonnement annuel maximum de F CFA; - consultation, Laboratoire/radiologie et Médicaments essentiels génériques plafonné à F CFA par épisode garantie trois fois dans l année ; - hospitalisation plafonnée à F CFA par épisode garantie trois fois dans l année ; - chirurgie plafonnée à F CFA par épisode garantie une fois dans l année ; - accouchement plafonné à F CFA par épisode garantie une fois dans l année avec transport plafonné à F CFA en cas d évacuation. 19

20 (Ces taux ne peuvent être qu indicatifs, à adapter en fonction des réalités locales, et sur la base d une étude de faisabilité préalable) Article 9.- Des Ressources Financières - les adhésions ; - les cotisations ; - les subventions ; - les dons et legs ; - les pénalités ; - les produits des activités génératrices de revenus Article 10.-De L Utilisation des Ressources du GIC Mutuelle de Santé 70% pour les prestations des formations sanitaires; 10% pour le fonctionnement de la mutuelle de santé ; 5% Primes aux membres pour le recrutement des membres ; 5% pour le marketing de la mutuelle de santé ; 10% pour les réserves. Article 11.- Des Fonds du GIC Mutuelle de Santé Les fonds du GIC Mutuelle de Santé sont placés dans un compte ouvert au nom du GIC Mutuelle de santé dans une institution financière. Article 12 : Du Retrait de Fonds Le retrait des fonds s opère avec la signature conjointe de deux des trois : Délégué, Manager et le Trésorier. Article 13.- Des Réunions L Assemblée Générale siège dans les deux premiers mois de l exercice budgétaire pour statuer entre autres sur les comptes de l exercice écoulé et adopter le budget de l exercice en cours. Les réunions de l Assemblée générales sont convoquées par le délégué en exercice ou les 2/3 des membres. Article 14.- De la Prise des Décisions et du Mode du Scrutin Les décisions se prennent en Assemblée Générale par vote. Les élections au sein de l Assemblée Générale sont présidées par le doyen d âge du Groupe. Les débats sont libres et démocratiques. Cependant, les interventions intempestives sont proscrites, sous peine de sanctions. Le quorum lors des sessions est atteint lorsque les 2/3 des membres sont présents ou représentés. A la première convocation si le quorum n est pas atteint, une autre réunion est convoquée dans un délai de 10 jours et délibère valablement quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. Toutefois, l assemblée générale extraordinaire peut se tenir sans délai si la demande par écrit est faite par les 2/3 des membres. Les membres représentés sont pris en compte dans la réalisation du quorum. Les modalités de représentations des membres absents sont : 20

21 - La preuve de la représentation sera une simple procuration écrite - Un membre ne peut être représenté que par un autre membre - Un membre ne peut représenter qu au plus un membre. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas d'égalité de voix, celle du président de l assemblée générale est prépondérante. Article 15.- De la Délégation de Vote Tout membre empêché d assister à une session de l Assemble Générale peut se faire représenter par un autre membre de son choix muni d une procuration dûment signée par l intéressé. Article 16.- De la Discipline 1. En cas de faute grave de gestion (détournement, faux et usage de faux) ou tout autre violation flagrante des statuts, tout membre peut se porter partie civile contre le bureau exécutif ou contre un de ses membres, s il n a pas obtenu satisfaction auprès de l assemblée générale. 2. L assemblée générale pourra décider des peines à infliger aux membres qui ne respectent pas les statuts. 3. Pour un acte notoirement indigne ou de nature à affecter gravement la cohésion de la mutuelle, le bureau exécutif proposera à l assemblée générale toutes les mesures qu il juge opportunes (de l avertissement en passant par le blâme à l exclusion) Article 17.- Des Sanctions Les sanctions du personnel d exécution sont définies par note de service du Délégué du Comité de Directeur et suivant les dispositions du code de travail. Article 18.- De la Modification du Règlement Intérieur Seul l Assemblée Générale peut apporter des modifications au présent règlement intérieur Néanmoins le Conseil d Administration peut apporter des modifications qui s appliquent immédiatement mais qui seront présentées pour ratification à la prochaine assemblée générale./- Adopté le 21

22 Statuts DU GIC DE. MUTELLE DE SANTE Préambule Considérant que l union fait la force ; Considérant que la santé est un droit et un atout essentiel pour un développement durable; Considérant que le partage de risque maladie améliore l accès aux soins de santé de qualité à moindre coût; Considérant qu une telle activité menée collectivement peut contribuer à lutter contre l exode rural et la pauvreté, Les signataires des présents statuts ont décidé de créer une Mutuelle de santé selon les dispositions ci-après : CHAPITRE 1 : DISPOSITIONS GENERALES Article 1.- (1) De la Constitution et De la Dénomination. Il est créé, entre les personnes soussignées, réunies en Assemblée Générale Constitutive en date du..et celles qui adhèreront par la suite à cette organisation, une Mutuelle de Santé Communautaire, régie par les dispositions de la loi N 0 92/006 du 14 août 1992 portant création des Sociétés Coopératives et Groupes d Initiatives Commune, et par son décret d application N 0 92/455/PM du 23 novembre 1992, par tous textes qui viendraient, le cas échéant, à les modifier ou les compléter, ainsi que les Présents Statuts. (2) La Mutuelle de Santé du district de adopte la dénomination de : Groupe d Initiative Commune Mutuelle de Santé Communautaire du District. Pour la Région du.., et ci-après désigné Mutuelle de santé du district de.en abrégé «MUSADI.» Article 2.- De l Objet (1) La MUSADI de. a pour objet de rassembler toutes les populations du District de Santé de. sans distinction de sexe, de race, de religion ou de rang social, en vue de mettre en commun les moyens pour partager le risque maladie. A ce titre la MUSADI de.. a pour missions de : o assurer la couverture maladie des membres et celle des bénéficiaires ; o promouvoir la santé de ses membres ; o défendre les intérêts de ses membres sur le plan de leur santé. (2) il est bien entendu que la MUSADI de. n est pas une formation sanitaire donc ne dispense pas des soins médicaux. 22

23 Article 3.- Du Territoire de Couverture (1) La MUSADI couvre le District de Santé de (2) Toutefois, des représentants de zones sont localisés par Aire de santé Article 4.- Du Siège Social Le siège social de la MUSADI de.. est fixé à.. L adresse de la MUSADI de est. Article 5.- De la Durée. La durée de la MUSADI de. est de 99 ans. Chapitre 2 : De la composition - adhésion - radiation Article 6.- De la Composition La MUSADI de. est composée des : membres fondateurs, membres délégués, membres de base, membres d honneur, Article 7.- De la Qualité de Membre Alinéa 1. Il existe au sein de la MUSADI de. plusieurs catégories de membres : les membres fondateurs, les membres délégués, les membres de base et les membres d honneur. Alinéa 2. Les membres fondateurs sont les personnes physiques ou morales qui ont participé à l assemblée générale constitutive de la mutuelle. Alinéa 3. les membres délégués sont des personnes physiques ou morales ayant payé ses frais d adhésion et de cotisation et ayant contribué à l adhésion d au moins 25 ménages. Alinéa 4. les membres de base sont des personnes physiques ou morales inscrites dans le registre de la mutuelle, qui paient normalement leurs cotisations et qui ne sont pas éligibles et électeurs au sein de l assemblée Générale. Alinéa 5. Les membres d honneur sont des personnes cooptées par l Assemblée Générale en fonction des appuis qu ils apportent au développement de la mutuelle. Alinéa 6. La qualité de membre se perd par : 23

24 démission, exclusion, (pour non respect des dispositions du présent statut, fraudes ou abus) non respect des dispositions du présent Statut. décès Article 8.- De l Adhésion (1) La qualité de membre est reconnue à toute personne ayant à priori résidence dans la zone de couverture et qui paie ses droits d adhésion et de cotisation conformément à l article 7 ci dessus (2) Les montants ainsi que les modalités de contribution sont fixés dans le Règlement Intérieur. Chapitre 3 : Des Droits et Obligations des Membres Article 9.- Des Droits des Membres (1) Tout membre régulièrement inscrit et qui s acquitte de ses cotisations a le droit de jouir des services pourvus par la Mutuelle santé. (2) Seuls les membres fondateurs et les membres délégués bénéficient du droit de vote au sein de l Assemblée Générale. (3) Les membres de base sont de simples bénéficiaires des services de la MUSADI de. Ils participent aux réunions ordinaires et extraordinaires de l Assemblée générale avec voix consultative. Article 10.- Des Obligations des Membres Tout membre s engage à : honorer ses engagements financiers envers la MUSADI de. ; respecter les dispositions du présent Statut et celles du Règlement Intérieur ainsi que les décisions dûment prises par les organes statutaires de la MUSADI de. ; promouvoir, en toutes circonstances une image positive de la Mutuelle de santé vis-à-vis des tiers ; ne pas personnellement ou par personne interposée faire concurrence à la Mutuelle santé ; Chapitre 4 : Des Organes de la MUSADI de Article 11.- Pour son fonctionnement, la Mutuelle de Santé comprend: 24

25 l Assemblée Générale; Le Comité directeur, Le Comité de Surveillance/Contrôle Article 12.- De l Assemblée Générale (1) L Assemblée Générale qui constitue l organe délibérant de la MUSADI de est composée de tous les membres fondateurs et délégués. (2) Elle se réunit en sessions ordinaires et en sessions extraordinaires. (3) Le Règlement Intérieur fixe les règles relatives à la convocation et au déroulement des Assemblées Générales Ordinaires, et Extraordinaires, et du Comité Directeur. Article 13.- De l Assemblée Générale Ordinaire Elle délibère sur : l adoption du programme annuel d activités et du budget ; l approbation du bilan financier ; l affectation des résultats ; l adoption des Statuts et du Règlement Intérieur, des amendements, élire les membres du comité directeur Article 14.- De l Assemblée Générale Extraordinaire L Assemblée Générale Extraordinaire statue sur les questions urgentes et ponctuelles Article 15.- Du Comité Directeur Il a pour rôle - d appliquer les décisions prise lors des assemblées générales ordinaires et extraordinaire ; - de suivre et d exécuter les décisions prise par l Assemblée Générale ; - de préparer un projet de plan d action pour adoption par l Assemblée Générale ; - d exécuter et de suivre le plan d action ; - d élaborer le budget annuel ; - d assurer le secrétariat de l Assemblée Générale ; - de préparer les rapports d activités annuels ; (1) Le Comité Directeur est un organe collégial qui comprend : 25

26 un (01) Président, Délégué de la MUSADI de. ; un (01) Vice-président, un (01) Secrétaire Général ; un (01) Secrétaire Général adjoint ; un (01) Coordinateur des projets, Manager de la MUSADI de. ; un (01) Agent financier, Trésorier de la MUSADI de. ; (2) Le Comité Directeur est élu par l Assemblée Générale excepté le manager et le secrétaire comptable qui sont recrutés par le Comité Directeur. Ceux ci sont partie prenante du bureau dudit Comité. (3) Le mandat du Comité Directeur est de trois ans, renouvelable deux (2) fois. (4) Le premier Comité Directeur est élu par l Assemblée Général Constitutive. (5) Le Règlement Intérieur fixe les règles relatives aux critères d éligibilité, à la qualité d électeur et au mode de scrutin. Articles 16 Des attributions des membres du bureau du comité directeur A) - Du Président du Comité Directeur il représente la MUSADI de. dans tous les actes de la vie civile et auprès des Autorités publiques ; il convoque les réunions des Assemblées Générales et du Comité Directeur et les préside ; il est l ordonnateur des dépenses ; il peut déléguer, par écrit certains de ses pouvoirs au Vice- Président ou au Secrétaire Général. B) - Du Vice-président (1) il seconde ou remplace le Président dans l exercice de ses fonctions ; (2)le remplacement ne peut intervenir qu en cas d empêchement du Président. C) - Du Secrétaire général prépare et organise toutes les réunions statutaires ; il en assure, le cas échéant le secrétariat et dresse le Procès Verbal ; il exécute toute autre activité déléguée par le Président. D) - Du Secrétaire Général Adjoint (1) Il assure : la tenue et la mise à jour du registre d inscription des membres ; la tenue et la mise à jour d un registre de tous les actes pris par l Assemblée Générale et par le Comité Directeur. (2) Il ne peut en aucun cas, recevoir délégation des prérogatives du Président, reconnues au Secrétaire Général. 26

27 E) - Du Manager (1) Il assure la gestion administrative, financière et technique : (a) Sur le plan administratif, le Manager : négocie et cosigne les conventions des formations sanitaires avec le Président du Comité Directeur ; établit et Signe les cartes de membre, fiches de suivi et lettres de garanties ; élabore les rapports d activités et les rapports financiers pour le Comité Directeur et l Assemblée Générale ; participe aux rencontres du Comité Directeur ; veille à la bonne gestion du patrimoine de la MUSADI de. et en assure l inventaire ; veille à la qualité des relations entre les formations sanitaires et les mutualistes. (b) Concernant la gestion technique, le Manager : fait l état des consommations de soins par les mutualistes dans les formations sanitaire ; veille à l accroissement des adhésions et au recouvrement des cotisations à travers la mise en œuvre d un plan de marketing adopté par le Comité Directeur ; collecte, contrôle et paie les factures/fiches de consommations des formations aux dates convenues dans les conventions ; établit le tableau de bord. (c) Sur le plan Financier le Manager : cosigne les chèques avec le Président du Comité Directeur et le Trésorier, l Agent financier ; tient la caisse de fonctionnement ; verse et retire les fonds à la banque ; tient les documents de gestion de la mutuelle ; prépare les états financiers ; prépare l état des dépenses à faire et le soumettre au Président du Comité Directeur pour accord. F) - De l Agent financier Il est chargé de l encaissement et de la sécurisation des fonds de la MUSADI de ; Il élabore un budget et un bilan financier annuels en collaboration avec le Manager avant soumission à l Assemblée Générale pour adoption ; Il tient à jour un registre des contributions des membres ou du patrimoine de la MUSADI de. Article 17 - Du Comité de Surveillance et de Contrôle Il a pour rôle : Le Contrôle de la régularité des inventaires et des bilans, ainsi que l exactitude des informations données sur les comptes et la gestion de la mutuelle de santé dans les rapports qui sont donnés au conseil d administration 27

28 CHAPITRE 4 : DES DISPOSITIONS FINANCIERES Article 17.- Des Ressources Les ressources de la MUSADI de... sont constituées par : les frais d adhésion et les cotisations des membres; les contributions des membres ; les fonds générés par les différentes activités énumérées à l article 4 ci-dessus ; les dons, legs et subventions diverses ; et toutes les autres contributions conformément à la Loi et à la Réglementation en vigueur. Article 18.- De la Gestion Financière (1) Les fonds du groupe sont déposés dans un compte ouvert auprès d une banque agrée ; (2) Les formalités d ouverture de compte et de gestion des fonds en espèces et banque sont précisées dans le Règlement Intérieur. Article 19.- De l Affectation des Revenus L Assemblée Générale annuelle arrête la répartition du produit des activités en trois principales rubriques : Le coût de prise en charge le fonctionnement ; les réserves ou provisions CHAPITRE 5 : DES DISPOSITIONS DIVERSES ET FINALES Article 20. de la réassurance Chaque mutuelle transfère une partie du risque qu elle couvre à un niveau supérieur à travers le mécanisme de réassurance. Un fonds alimenté par les cotisations des mutuelles, l apport de l Etat et des partenaires au développement, permet de prendre en charge des prestations excédentaires des capacités des mutuelles de santé, dans des conditions définies par une convention d adhésion Article 21.- De l Adhésion à une Union ou une Fédération des GIC Mutuelle de Santé Toute adhésion à une Union ou une Fédération des Mutuelles de Santé de district fait l objet d un vote en Assemblée Générale Ordinaire en cas d urgence en Assemblée Générale Extraordinaire, conformément au Règlement Intérieur. Article 22.- De la Scission, Fusion, Transformation et Dissolution. 28

29 (1) Le groupe peut être amené à changer le statut légal dans l intérêt de ses membres, à se scinder, à se dissoudre par anticipation, à fusionner avec un autre groupe, à adhérer à une Union. La décision se prend en Assemblée Générale Ordinaire en cas d urgence en cas d urgence en Assemblée Générale Extraordinaire des membres réunis à cet effet suivant les modalités prescrits par les présents Statuts et le Règlement Intérieur. (2) En cas de dissolution, l Assemblée des membres désigne un liquidateur ad hoc, choisi en dehors des membres du groupe qui suivra les procédures de liquidation établies. (3) Le reliquat éventuel de liquidation est distribué entre les membres au prorata du montant des cotisations de chacun à la date de dissolution. Article 23.- Du Règlement Intérieur. Un Règlement Intérieur adopté par l Assemblée Générale fixe les modalités d application du présent Statut. Article 24.- De la Modification des Statuts Toute modification des Statuts ne peut intervenir qu en Assemblée Générale, tel que prévu dans le Règlement Intérieur. Article 25. Des infractions Une liste des infractions aux Statuts, susceptibles d être commises par les membres et les sanctions y applicables est arrêtée par l Assemblée Générale dans le Règlement Intérieur. Article 26.- De l entrée en Vigueur Les présents Statuts et Règlement Intérieur entrent en vigueur dès l inscription du GIC MUSADI de au Registre Provincial des COOP/GIC de... Fait à., le Signataires : Voir liste jointe. 29

30 III- Procédures juridiques N Procédures Contenu 1. Procédures contractuelles Mobilisation des membres de la communauté pour la création d une mutuelle de santé Elaboration les textes juridiques Obtention de la LAC à la Délégation Provinciale de la Santé Publique Enregistrement des textes de base de la mutuelle auprès du registre des COOP/GIC Contractualisation avec les services de santé 2. Procédures d enregistrement des textes de base de la mutuelle auprès du registre des COOP/GIC En attendant les procédures d accréditation qui se mettront en place dans les dispositions du code de la mutualité, les démarches suivantes sont nécessaires : Dépôt des statuts, règlements intérieurs et procès verbaux d Assemblée Générale constitutive auprès des autorités compétentes Publication au journal officiel Enregistrement auprès du MINTSS et du centre national de promotion et de développement des mutuelles de santé contre récépissé. 30