TENNIS CLUB DU LYS CHANTILLY

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1 TENNIS CLUB DU LYS CHANTILLY Association (loi 1901) Square d Aumale 39 ter Grande Avenue LAMORLAYE ASSEMBLEE GENERALE DU MERCREDI 20 AOUT 2014 à 20h00 Présents : Mmes CLAUTOUR KLOECKNER BAUMIER DELAMARE Mrs NADIM VOGEL - FRANTZ YEREMIAN DELAMARE MADIE Absents excusés : Pouvoirs : Mmes BOICHU FRANTZ FACQ MOULA KREBS PORTE Mrs BOICHU FACQ KREBS MOULA PORTE RIBET Secrétaire de séance : A. CLAUTOUR ORDRE DU JOUR 1. Historique 2. Travaux de remise en état des courts 3. Projet de relance 4. Vote des documents légaux : Convention ASLC TCLC, Statuts, Règlement 5. Trésorerie 6. Election du Bureau 7. Prochaines dates OUVERTURE DE SEANCE - Signature de la feuille de présence et prise en compte des pouvoirs - Stéphane FRANTZ se propose pour présider la séance. Les membres présents acceptent à l unanimité. - Anne CLAUTOUR se propose comme Secrétaire de séance. Les membres présents acceptent à l unanimité. - Stéphane FRANTZ ouvre la séance à 20h00. PREAMBULE Le Tennis Club du Lys Chantilly (TCLC) est une Association (loi 1901). Suite au décès de son Président, Daniel MECENATE, en novembre 2013, suivi de la démission de tous les membres du Bureau, l Association du Lys Chantilly (ASLC), propriétaire des Terrains, a décidé la fermeture des 3 Courts de tennis par délibération du Conseil Syndical le 19/10/2013. Cependant la structure du TCLC n a pas été dissoute : elle est enregistrée à la Préfecture de l Oise. Le nouveau Conseil Syndical de l ASLC présidé par Nicolas MOULA suite à l élection du 21 juin 2014 a débattu sur les suites possibles du TCLC. Stéphane FRANTZ, syndic nouvellement élu, s est proposé pour relancer le Club. Il a donc demandé la liste des adhérents et en début juillet 2014 émis une convocation à

2 l Assemblée Générale pour le 20 août à 20H. Il a aussi lancé un appel aux bonnes volontés pour relancer l activité dans la newsletter envoyée par l ASLC aux propriétaires du Domaine. RELANCE DE L ACTIVITE Suite à l encart inséré dans la newsletter envoyée par l ASLC aux propriétaires du Domaine, un propriétaire actuellement Président d un grand Club de tennis de l Ile de France et son frère qui dirige une activité liée au tennis ont préparé une proposition de relance à l attention des futurs dirigeants du Club. Le TCLC bénéficiera de sponsors nombreux et actifs. Stéphane FRANTZ distribue le document de présentation préparé par MM. ASATOR aux membres présents. En réponse aux questions posées en séance, Stéphane FRANTZ précise : - Il ne s agit pas de concurrencer les nombreux Clubs de la région (dont Clubs de niveau national, différents types de surfaces, etc.). - Les courts du TCLC sont des courts de plein air. L accès est conditionné par la météo. - Il s agit de relancer un tennis de loisirs dédié aux propriétaires du Domaine et de dynamiser le TCLC - La prestation de MM ASATOR est gratuite (bénévolat) - La relation entre le futur Bureau du TCLC et MM ASATOR sera régie par une convention - Le TCLC garde le contrôle de la réservation des courts et de la gestion de l activité - La prestation de MM ASATOR est détaillée dans le document remis. Elle couvre la rémunération des prestations tarifées des Professeurs de Tennis REMISE EN ETAT DES COURTS Par délibération du 30 juillet 2014, le Conseil Syndical de l ASLC a décidé la régénération de 2 des 3 courts (les 2 courts contigus) pour un montant de TTC. L objectif est que ces 2 courts soient prêts en septembre. Les travaux ont déjà débuté. Les poteaux et les chaises seront livrés dans le courant de la semaine. Un banc a été reconstitué par les Gardes Ouvriers de l ASLC. Il reste 2 bancs à trouver (nécessaires pour que les joueurs puissent déposer leurs affaires). Le court n 1 reste en standby. Si la relance du club est réussie (dépassement des 200 membres), le Conseil Syndical de l ASLC est prêt à mettre le court n 1 à l ordre du jour. Club House Ce projet de relance est conditionné par la mise en place d une forme de Club House : - Un chalet en bois < 20m2 doit suffire budget de 3K à 5K TTC incluant l installation et le matériel - Le chalet doit être idéalement situé à l entrée du terrain de l ASLC et suffisamment près des courts Eclairage et sécurité L éclairage des courts de nuit n est pas prévu à court terme. Une alimentation électrique peut être installée à partir du coffret situé près du portail vers le chalet ou les courts. Suite aux détériorations assez fréquentes des installations (grillages, eau ouverte dans les sanitaires, portail d entrée, etc.), les membres évoquent la nécessité de mettre en place des caméras Wi-Fi ainsi que de caméras factices. Les caméras Wi-Fi devront être Infra-Rouge si on veut maintenir leur efficacité en faible luminosité. L alimentation électrique des caméras doit dans ce cas être prévue. Des caméras alimentées par des cellules photovoltaïques sont aussi évoquées.

3 ACTIONS DE COMMUNICATION Forum des Associations le 13 septembre Stand du TCLC - Appel au bénévolat pour se partager la présence pour la tenue du stand. MME BAUMIER accepte de participer à la tenue du stand. Newsletter de l ASLC à la rentrée - Communication du TCLC prévue dans la prochaine édition Evènement Portes ouvertes Un membre suggère d organiser une manifestation d inauguration des courts à la fin des travaux et de lancement de l activité (date à fixer) sous forme de piquenique où chacun apporte boissons et snacks. Cela permettrait de recueillir des adhésions. Page Internet - Proposition d un membre du Club d investiguer la mise en place d une page Internet pour le TCLC SYSTEME DE RESERVATION Stéphane FRANTZ propose : - la mise en place d un système de réservation sur internet. Les sites les plus répandus dans les Clubs sont ballesjaunes.com et tennislibre.com. Stéphane propose d utiliser ADOC car c est un Service gratuit de la FFT. Il inclut un outil de gestion du Club. Il nécessite un training de 2 heures (gratuit). - la mise en place de 150 badges (création est financée par l ASLC). Les badges sont remis aux joueurs contre caution. Cette caution n est pas encaissée et est reversée lors de la restitution des badges. - les joueurs devront placer leur carte d adhérent sur le tableau pendant qu ils occupent les courts STATUTS du TCLC S.FRANTZ a remis une proposition aux membres présents. Elle est lue et discutée en séance. Toutes les suggestions sont acceptées. Les statuts modifiés sont soumis au vote et approuvés à l unanimité. REGLEMENT INTERIEUR DU TCLC S. FRANTZ a remis une proposition aux membres présents. Elle est lue et discutée en séance. Les suggestions sont prises en compte (motifs d exclusions pour dégradations ou invitation sans licence FFT ou paiement, etc ). Le règlement intérieur modifié est soumis au vote et approuvé à l unanimité. CONVENTION ASLC - TCLC Une convention régit les rapports entre le TCLC qui gère le Club et l ASLC propriétaire des terrains. Un exemplaire de la proposition est distribué aux membres présents pour avis. Elle sera également soumise au Conseil Syndical lors de la prochaine réunion de l ASLC.

4 COTISATION Stéphane FRANTZ propose que l adhésion en elle-même soit gratuite. L entretien des courts est financé par la cotisation des membres : - 10 / enfant - 20 / adulte - Alternativement 50 / famille Les membres présents approuvent ces tarifs à l unanimité. AFFILIATION FFT L affiliation FFT est en attente d être réactivée (réactivation simple). En 2014 la licence coûte 16 par enfant et 25 par adulte et sera souscrite auprès du club. TRESORERIE & SUBVENTIONS Montant des comptes bancaires ouverts à la Société Générale : - Compte courant : 623,80 - Epargne : 1100,14 Arrêt immédiat des virements 10 versements mensuels de 120 ont été versés par erreur au professeur de Tennis Carole VAN DER SMISSEN après la fermeture du Club en Le Bureau autorise à l unanimité le Bureau à entreprendre les démarches nécessaires pour stopper immédiatement les virements et récupérer le trop versé après vérification des aspects juridiques relatifs au préavis sur les contrats Chèque Emploi Association (CEA). Subventions (cumulables) Démarches en cours pour que le TCLC puisse accepter les coupons sport ANCV ainsi que les chèques ANCV. Démarches entreprises auprès du conseil général de l Oise pour que le club puisse accepter les coupons sports du département, valables pour l achat de licences sportives des «moins de 18 ans».(sans conditions de ressources) «Pass Associatif» auprès des mairies (10% financé par les mairies sous conditions de ressources) ELECTION DU BUREAU Stéphane FRANTZ invite les membres présents qui le souhaitent à présenter leur candidature au Bureau. Il présente la proposition de Jean-Marc FACQ d être Trésorier du Club. Stéphane FRANTZ accepte de prendre la Présidence du Club pour la phase de relance. Il rappelle que les statuts seront modifiés de manière à ce que les mandats courent pour une année (au lieu de trois précédemment). Jérôme YEREMIAN accepte la fonction de Secrétaire. Aucun autre membre ne propose sa candidature. DELIBERATIONS Bureau (élu à l unanimité) : Président : Stéphane FRANTZ Trésorier : Jean-Marc FACQ Secrétaire : Jérôme YEREMIAN Statuts : Les statuts modifiés sont soumis au vote approuvés et à l unanimité.

5 Règlement Intérieur : le Règlement Intérieur modifié est soumis au vote et approuvé à l unanimité. Cotisation (frais d entretien des courts) approuvée à l unanimité : - 10 / enfant - 20 / adulte - Alternativement 50 / famille Arrêt immédiat des virements du TCLC à Mme Carole Van Der Smissen et arrêt du contrat DATES A RETENIR Evènement Portes ouvertes (date à fixer) Forum des Associations le 13 septembre 2014 L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22H. Le Président, Le Secrétaire, S. FRANTZ A. CLAUTOUR

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