COMITÉ DE PERFECTIONNEMENT

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1 COMITÉ DE PERFECTIONNEMENT PROFESSIONNELLES ET PROFESSIONNELS DE RECHERCHE DE L UNIVERSITÉ LAVAL Règles de fonctionnement Le fonds de perfectionnement a pour objectif de favoriser le perfectionnement des professionnelles et professionnels de recherche (PPR). Ceci sous-entend l acquisition d un enrichissement dans l exercice de leurs fonctions. Comme il est dit à l article de la convention collective, les activités de perfectionnement sont celles qui sont reliées directement aux tâches de l emploi de la professionnelle ou du professionnel de recherche et qui permettent l acquisition ou l amélioration d habiletés, de connaissances ou d aptitudes pour : Mieux accomplir les tâches de son emploi ; Accomplir des tâches nouvelles dans son emploi actuel. Conformément à l article de la convention collective, le comité de perfectionnement a établi les règles de fonctionnement suivantes. PRÉCISIONS SUR LES ACTIVITÉS DE PERFECTIONNEMENT Le comité vise à ce que l activité soit un enrichissement direct pour les PPR dans l exercice de leur emploi. Il désire mettre un accent particulier sur le développement tout en réservant une enveloppe spécifique pour le maintien en emploi dans chaque budget de façon à couvrir les périodes de ressourcement tel que prévu à l article de la convention collective. Il encourage le perfectionnement individuel et collectif des PPR. Les activités collectives regroupent plusieurs PPR; elles peuvent être initiées par la chercheure ou le chercheur responsable, le Syndicat ou l Employeur. Le comité encourage le partage des coûts avec les chercheures et chercheurs responsables puisque ces derniers bénéficieront aussi du perfectionnement de la personne. Les activités individuelles peuvent prendre différentes formes. Il peut s agir d une formation ponctuelle de courte durée visant l acquisition de connaissances spécifiques ou l amélioration d habiletés ou d aptitudes par une formation personnelle pour faciliter l accomplissement de ses tâches, ou encore d une formation dispensée par un établissement reconnu pour l obtention d un diplôme. L assistance à des colloques, congrès, stages, séminaires est encouragée lorsqu elle a pour but l enrichissement des PPR dans leurs domaines de recherche. Toutefois, les sommes allouées ne doivent pas, a priori, servir à réaliser des activités de transfert de connaissances produites dans le cadre d un projet de recherche. Ainsi, le comité considère que le fait de présenter une communication ou d animer un atelier fait partie intégrante des tâches des PPR et ne peut être considéré comme une activité de

2 Comité de perfectionnement 2 Juin 2013 perfectionnement admissible. Les sommes nécessaires à ces activités doivent être payées à même les budgets de subvention de recherche. Cependant, si les PPR peuvent démontrer qu ils vont participer à d autres activités d enrichissement au-delà de l accomplissement de leurs tâches de diffusion de connaissances, les frais d inscription seront remboursés selon les règles de répartition. COMPOSITION ET MANDAT DU COMITÉ Le comité de perfectionnement est un comité paritaire décisionnel constitué de deux membres désignés par l Université Laval et de deux membres désignés par le dont le mandat est défini à l article de la convention collective : Établir les règles de répartition annuelle des sommes affectées au perfectionnement ; Recevoir, analyser et disposer des demandes de perfectionnement ; Établir ses règles de fonctionnement et les diffuser. FONCTIONNEMENT DU COMITÉ Le comité se réunit une fois par année, en fin d exercice. La priorité des activités de perfectionnement est révisée chaque année par le comité. Quant au suivi des demandes de perfectionnement, les échanges par courriel sont privilégiés. Toutefois, le comité peut tenir une rencontre afin d étudier les cas spéciaux ou pour réviser les enveloppes budgétaires en cours d année, s il y a lieu. RÈGLES DE RÉPARTITION Les règles suivantes de répartition sont prévues : Les fonds doivent servir au plus grand nombre de professionnelles et professionnels de recherche possible ; Le comité peut limiter sa contribution financière par unité ; L année financière correspond à celle de l Université Laval, du 1 er mai au 30 avril ; La répartition budgétaire faite par le comité peut être modifiée en cours d année afin de permettre une utilisation maximale des montants disponibles (article de la convention collective) ; Le comité acceptera les demandes de perfectionnement selon l ordre d arrivée (principe du premier arrivé, premier servi).

3 Comité de perfectionnement 3 Juin 2013 DEMANDES DE PERFECTIONNEMENT Demande individuelle de perfectionnement (activités externes et formations offertes par le VRRH et la DTI) 1) Activités externes Activité à laquelle une professionnelle ou professionnel de recherche doit s inscrire telle qu un congrès, un colloque, un séminaire ou un cours universitaire. Pour une demande individuelle de perfectionnement externe, la professionnelle ou le professionnel de recherche doit présenter une demande écrite au Comité de perfectionnement sur le formulaire prévu à cette fin. Ce formulaire (VRRH-412) est disponible sur le site du Vice-rectorat aux ressources humaines à l adresse Les demandes doivent être accompagnées d une courte description du cours ou de l activité, du programme ainsi que de l information relative aux droits d inscription, aux frais de transport et frais de séjour. Les demandes doivent être acheminées à l adresse suivante : Comité de perfectionnement des professionnelles et professionnels de recherche Vice-rectorat aux ressources humaines Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, local 5439 Téléphone : (418) , poste 8164 Courriel : bapper@vrrh.ulaval.ca 2) Formations offertes par le VRRH et la DTI Pour vous inscrire à ces formations : Pour les formations offertes par le VRRH, veuillez consulter le calendrier des formations et remplir le formulaire d inscription prévu à cette fin : Pour les formations offertes par la DTI, veuillez consulter l adresse suivante : Demande collective de perfectionnement La chercheure ou le chercheur responsable, le Syndicat ou l Employeur doit présenter sa demande sur le formulaire «Demande de financement d un projet collectif de formation sur mesure pour les unités» disponible à l adresse suivante :

4 Comité de perfectionnement 4 Juin et l acheminer à la conseillère en formation, Mme Johanne Racine, au Vice-rectorat aux ressources humaines (VRRH), Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, local 5439 ou par courriel à l adresse johanne.racine@vrrh.ulaval.ca. Pour toute aide à la présentation d une demande, il est conseillé de communiquer avec cette personne. Les demandes individuelles et collectives doivent être reçues au moins dix (10) jours ouvrables avant la date du début de l activité, à défaut de quoi le comité se réserve le droit de les refuser. Toute personne qui a déposé une demande (individuelle ou collective) doit informer le comité par écrit de l abandon, de l annulation ou de la modification de sa demande originale avant la tenue de l activité. Dans de tels cas, les frais engagés, s il y a lieu, ne sont pas remboursés par le comité. CONDITIONS D ADMISSIBILITÉ Pour initier une demande individuelle de perfectionnement (activité externe ou formation offerte par le VRRH ou la DTI), la professionnelle ou le professionnel de recherche doit avoir un contrat actif au moment de l activité et avoir complété une première période d essai de 910 heures ; Pour une demande collective initiée par la chercheure ou le chercheur responsable, le Syndicat ou l Employeur, la réussite de la période d essai n est pas obligatoire, mais la professionnelle ou le professionnel de recherche doit avoir un contrat actif au moment de l activité et être inscrit sur la liste de disponibilité ; Exceptionnellement, les membres du comité pourraient accepter une demande de perfectionnement d une professionnelle ou d un professionnel de recherche sans contrat mais inscrit sur la liste de disponibilité sur avis du chercheur responsable que son contrat sera renouvelé ; Pour bénéficier d un perfectionnement, la professionnelle ou le professionnel de recherche ne doit pas être absent, même si l absence est motivée. DÉPENSES ADMISSIBLES ET LIMITES ANNUELLES Sous réserve des fonds disponibles Demande individuelle de perfectionnement Pour une activité externe, un montant maximal de $ est alloué par professionnelle ou professionnel de recherche par année financière ; Les formations offertes par le VRRH et la DTI sont défrayées par le comité de perfectionnement jusqu à concurrence de $ par professionnelle ou

5 Comité de perfectionnement 5 Juin 2013 professionnel de recherche par année financière. Les coûts de ces formations ne sont pas calculés dans le montant de 2000 $ alloué pour les demandes individuelles pour une activité externe. Demande collective de perfectionnement Pour les formations collectives, les frais sont d un maximum de 400 $/jour/participant ou de $/jour/groupe incluant les frais de déplacement. Le coût de ces formations n est pas imputé au budget de $ alloué annuellement à la professionnelle ou au professionnel de recherche. Pour chacune des formations financées, les frais ne peuvent être réclamés qu une seule fois. Ainsi ne peuvent être réclamés les frais pour la reprise d une activité notamment la reprise d un cours, si ces frais ont déjà été réclamés. De plus, une fois que les frais ont été acceptés par les membres du comité, il n est pas possible de réclamer des frais qui n auraient pas été présentés lors de la demande de perfectionnement. Pour les cours universitaires crédités, les droits de scolarité admissibles sont les frais de scolarité, les frais afférents, les frais de gestion ainsi que les frais technologiques. Tous les autres frais tels que les dons, les frais reliés aux associations, aux assurances et autres, ne sont pas remboursés par le comité de perfectionnement. Un maximum de 150 $ est remboursé par formation pour les livres et les notes de cours obligatoires, sur présentation du syllabus, des reçus officiels et de la preuve de réussite. DÉPENSES NON ADMISSIBLES Les frais reliés à la cotisation à un ordre professionnel ne sont pas remboursés par le comité ; Les frais d adhésion à une association ne sont pas remboursés par le comité, sauf dans le cas où le total des frais d adhésion à l association et d inscription à l activité de perfectionnement permet une économie sur le montant total réclamé. REMBOURSEMENT DES FRAIS La professionnelle ou le professionnel de recherche n a pas à produire une demande de remboursement pour les formations offertes par le VRRH et la DTI, ni pour les demandes collectives ; Les demandes de remboursement pour une activité individuelle externe, accompagnées des pièces justificatives exigées (ex. : reçu original des frais d inscription, bulletin officiel, etc.), doivent être adressées à :

6 Comité de perfectionnement 6 Juin 2013 Comité de perfectionnement des professionnelles et professionnels de recherche Vice-rectorat aux ressources humaines Pavillon Jean-Charles-Bonenfant, local 5439 Les frais de séjour et de déplacement sont remboursés sur présentation de reçus originaux, selon les normes de l Université Laval, tel que précisé dans le chapitre 8 : «Frais de voyage et de réception» des règles financières de l Université et disponible à l adresse : Lorsque l activité a lieu à Québec, les frais de repas non payés à même les frais d'inscription sont remboursés à la condition que le repas soit précédé et suivi de l'activité de perfectionnement. La facture du repas est exigée. Si le coût du repas excède 35 $, l autorisation du doyen ou du directeur de l unité dans le cas où il n y a pas de doyen est nécessaire. Les demandes de remboursement doivent être reçues au plus tard 45 jours après la fin de l activité. Après ce délai, le comité ne rembourse pas les frais. Le Comité de perfectionnement du Mise à jour juin 2013