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1 Director assistant Version 8.5v1 Guide de l utilisateur Assistance technique Assistance comptabilité Demander un cours CHF 2.13 la minute CHF 2.13 la minute Tarif normal Guide de l utilisateur Director assistant créé pour Blu Real SA

2 Blu Real SA. Tous droits réservés. Blu Real SA Grande Rue CH-1165 Allaman Suisse Site Web : IMPORTANT! Pour votre information, la documentation de Director assistant est protégée par la législation sur le droit d auteur (copyright). Vous n êtes pas autorisé à créer des copies supplémentaires ni à distribuer cette documentation sans l accord écrit de l éditeur, en dehors de votre activité. Le titre et les droits de propriété intellectuelle associés aux contenus affichés dans cette documentation ainsi que dans le logiciel ou accessibles par le biais de ce dernier sont la propriété de leur détenteur (par exemple les logos, les polices de caractères, les icônes, les marques, etc.). Ces contenus sont susceptibles d'être protégés par des copyrights ou autres traités sur la propriété intellectuelle et peuvent êtres soumis à des conditions d'utilisation énoncées par la tierce partie les fournissant. LA LICENCE NE VOUS CONFERE AUCUN DROIT D'UTILISATION POUR CES CONTENUS. PENSEZ À L ENVIRONNEMENT Créer un PDF permet d aérer le texte du document et de publier d avantages d informations sans se soucier des coûts liés à l impression. Il est important de se souvenir que l un des avantages d un document PDF est de pouvoir le consulter à l écran sans avoir à faire l acquisition du logiciel qui a été utilisé pour sa création. Avant d imprimer, pensez à l environnement!

3 Table des matières Table des matières...i Présentation de ce guide... viii À qui s adresse ce guide... viii Les chapitres...ix Conventions typographiques...xi Chapitre 1 - Présentation...1 Introduction... 1 Qu est-ce qu une base de données?... 1 Familiarisez-vous!... 2 Configuration système requise... 4 Lancement du logiciel... 5 La page d Accueil... 6 Avant de commencer... 7 Quitter le logiciel Director assistant... 7 Fonctionnalités globales... 8 Navigation dans le logiciel... 8 Aide... 8 Navigation dans les enregistrements... 9 Menus locaux...10 Enregistrement d ajouts et de modifications...12 Utilisation de la fonction Rechercher...12 Rechercher...12 Recherche avancée : Exclure...13 Les rubriques...14 Les différentes listes de valeurs des rubriques...15 La liste déroulante basée sur son contenu...15 La liste déroulante personnalisable...15 Menu local...15 Jeu de cases à cocher...15 Jeu de cercles d option...15 Chapitre 2 Le plan comptable...16 Comment y accéder...16 Ajouter un compte au plan comptable...16 Dupliquer un compte...17 Chapitre 3 Les adresses...18 Comment y accéder...18 Introduction...19 Survoler le module «Adresses» en 6 points...19 Enregistrer une nouvelle adresse. Exemple un nouveau client...20 Le réglage d une adresse. Par exemple celle d un client...20 i

4 Éléments liés à la facturation...21 Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison...22 Retour à la fiche adresse...22 Importer des adresses...23 Importer des adresses contenues dans une feuille Excel...23 Importer des adresses au format vcard...23 Rechercher...24 Rechercher une adresse...24 Tout rechercher...24 Dupliquer une adresse...25 Supprimer une adresse...25 Navigation...26 Naviguer dans les autres modules...26 Enveloppes, étiquettes, listes, dates...27 Chapitre 4 Les articles...28 Comment y accéder...28 Introduction...30 Survoler le module «Articles» en 13 points...30 Enregistrer un nouvel article ou un nouveau service...31 Consulter les articles ou les services...31 Importer des articles ou des services contenus dans une feuille Excel...32 Définir son propre catalogue des articles les plus utilisés...32 Modifier un article ou un service...33 Enregistrer un article composé...34 Modifier un article composé...36 Rechercher...37 Recherche un article ou une prestation...37 Afficher toutes les fiches...38 Dupliquer un article ou une prestation...38 Supprimer un article ou une prestation...38 Les catalogues...39 Imprimer un catalogue...39 L inventaire initial...40 Établir l inventaire initial...40 Chapitre 5 Les offres devis...41 Chapitre 5 Les offres devis...42 Comment y accéder...42 Introduction...44 Les différentes vues de l offre...44 Survoler l émission d une offre en 18 points...45 Créer une nouvelle offre...47 Créer une réservation...48 Convertir une offre en bulletin de livraison...48 Éditer une offre...49 ii

5 Insérer une ligne...49 Effacer la ligne...49 Supprimer la ligne...50 Supprimer toutes les lignes...50 Créer un article...50 Modifier une offre...51 Imprimer une ou plusieurs offres...52 Imprimer une offre...53 Imprimer un ensemble d offres après avoir effectué une recherche...54 Les offres en mode Gestion...55 Survoler le modèle «Gestion des offres» en 11 points...55 Les rappels...56 Facturer un ensemble de bulletins de livraison...57 Chapitre 6 - La facturation...58 Comment y accéder...58 Introduction...60 Les principales vues du module «Débiteurs»...60 Survoler l émission d une facture en 18 points...61 Émettre une nouvelle facture...63 Configurer l aide à la saisie...65 Utiliser l aide à la saisie...66 Éditer une facture...67 Insérer une ligne...67 Effacer la ligne...67 Supprimer la ligne...68 Supprimer toutes les lignes...68 Créer un article...68 État de la pièce (comptabilité)...69 Comptabiliser et verrouiller une facture...69 Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle...69 Voir les écritures dans le Journal...69 Comptabiliser et verrouiller un ensemble de factures...70 Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble de factures...70 Modifier une facture...71 Imprimer une ou plusieurs factures...72 Imprimer une facture...73 Imprimer un ensemble de factures après avoir effectué une recherche...74 Les factures en mode Gestion...75 Survoler le modèle «Gestion des factures» en 13 points...75 Encaisser les versements manuellement...77 Encaisser les versements par le système BVR...78 Importer les versements BVR...78 Les rappels...79 Survoler le modèle «Gestion Rappels» en 8 points...79 Lancer les rappels...80 iii

6 Chapitre 7 Les modèles de courrier...82 Chapitre 7 Les modèles de courrier...82 Comment y accéder...82 Introduction...82 Survoler le module «Modèles» en 6 points...82 Ajouter un nouveau modèle de lettre-type...83 Éditer le modèle de lettre...84 Afficher la réglette de texte...85 Afficher la réglette de texte...85 Insérer un champ de fusion dans le corps du modèle de la lettre...85 Chapitre 8 Le courrier...86 Comment y accéder...86 Introduction...87 Survoler le module «Lettres» en 15 points...87 Créer un nouveau courrier...88 Choisir une lettre type...89 Éditer le contenu de la lettre...90 Créer un mailing...91 Chapitre 9 Les commandes...92 Comment y accéder...92 Introduction...94 Les différentes vues de la commande...94 Survoler la création d une commande en 18 points...95 Passer une nouvelle commande...97 Éditer une commande...98 Insérer une ligne...98 Effacer la ligne...98 Supprimer la ligne...99 Supprimer toutes les lignes...99 Créer un article...99 Modifier une commande Imprimer une ou plusieurs commandes Imprimer une commande Imprimer un ensemble de commandes après avoir effectué une recherche Les commandes en mode Gestion Survoler le modèle «Gestion des commandes» en 9 points La validation des commandes dans le stock Enregistrer les articles en commande Enregistrer l intégralité de la commande Enregistrer des livraisons partielles Chapitre 10 Les salaires Comment y accéder iv

7 Survoler les salaires en 8 points Créer un nouveau salaire Dupliquer un salaire Dupliquer une série de salaires Chapitre 11 Les paiements Comment y accéder Introduction Les principales vues du module «Paiements» Survoler l enregistrement d une facture créancière en 11 points Enregistrer un nouveau paiement manuellement Enregistrer un nouveau paiement au moyen du lecteur optique Les factures créancières en mode Gestion Survoler le modèle «Gestion des paiements» en 13 points Les différentes manières de rechercher les factures créancières à payer Valider les factures créancières en paiements Créer un ordre de paiement DTA Chapitre 12 Le stock Comment y accéder Établir l inventaire initial Chapitre 13 Les écritures manuelles Comment y accéder Ajouter une écriture Dupliquer une écriture Rechercher Rechercher une écriture manuelle Tout rechercher Naviguer dans les autres modules Comptabiliser décomptabiliser Comptabiliser et verrouiller une écriture manuelle Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle Voir une écriture manuelle dans le Journal Comptabiliser et verrouiller un ensemble d écritures manuelles Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble d écritures manuelles Marquer une écriture manuelle Imprimer Imprimer l ensemble des écritures manuelles Imprimer une fiche Chapitre 14 La comptabilité générale Comment y accéder Établir et imprimer la balance des comptes Voir un compte du grand livre et l imprimer Voir tous les comptes du grand livre et les imprimer Voir une sélection de comptes du grand livre et l imprimer v

8 Voir et imprimer le compte d exploitation Le Bilan Voir et imprimer le Bilan Importer les charges sociales Rechercher Rechercher une pièce comptable par le numéro Tout rechercher Rechercher une écriture ainsi que la contre écriture Rechercher les écritures erronées Vérifier les contre-écritures Rechercher les écritures qui doivent être revues avec le comptable L état des débiteurs et des créanciers Établir la liste des débiteurs ouverts au Rechercher Rechercher une pièce dans l état des débiteurs Chapitre 15 Le décompte TVA Comment y accéder Établir le décompte TVA Chapitre 16 Sauvegarder les données Comment accéder au dossier Chapitre 17 - Régler le logiciel Comment y accéder Coordonnées et palette de navigation Vos coordonnées Survoler l onglet «Coord. et palette» en 3 points La Palette de navigation N de licence Obtenir le code d activation En-tête / pied de page L en-tête pour les documents internes L en-tête des autres documents Signature numérisée Créer un en-tête de lettre en important une image ou un logo Adresse Régler les adresses Afficher le nom dans les factures Articles et stock Régler les articles ou les services et le stock Choisir la méthode de calculation des commissions dues aux vendeurs. 162 Choisir la méthode de calculation du prix de vente aux clients Offres Régler les offres ou les devis Factures Régler la facturation et les textes de rappels vi

9 Modifier les textes de rappels Paramètres BVR Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4 déjà imprimés Réglage de la ligne de codage BVR Commandes Régler les commandes Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison Paiements Régler les paiements DTA/OPAE Régler le DTA Salaires Régler les salaires Plan comptable Les comptes indispensables du plan comptable Renommer un compte indispensable Comptabilité Régler les paramètres de la comptabilité TVA Régler la TVA Titres des listes Régler les titres des listes Imprimer le numéro du client ou du fournisseur Chapitre 18 Ce qu il faut savoir encore Au sujet du site Internet L onglet Assistance vii

10 Présentation de ce guide Ce guide contient des informations sur l utilisation complète de Director assistant ainsi que sur la manière de sauvegarder les données. À qui s adresse ce guide Ce guide s adresse à tous les dirigeants qui souhaitent gérer leur entreprise à l aide du logiciel Director assistant, ainsi qu à leurs collaboratrices et collaborateurs, sans oublier le bureau fiduciaire. Conçu pour les initiés ou les non-initiés à la gestion, ce guide permet, à l indépendant, au commerçant, à l artisan, au prestataire de services ou à l entrepreneur d une petite entreprise à s organiser de manière facile. Vous pouvez gérer votre entreprise et communiquer avec vos clients, vos membres, vos collaborateurs, vos créanciers, vos fournisseurs mais également avec votre banquier et les différentes administrations. Lisez ce guide! Il vous donnera les ressources nécessaires pour comprendre toutes les interactions liées à la gestion d une activité commerciale. Compétences requises Ce guide s adresse aux personnes qui possèdent les compétences suivantes : D une manière générale, seules quelques notions d informatique suffisent (niveau traitement de texte ou feuille de calcul). Pour utiliser Director assistant, Il est demandé de savoir faire la différence entre un fichier et un dossier (répertoire). Pour ceux qui veulent tenir la comptabilité, quelques notions de comptabilité sont requises évidemment! Ce guide n intègre ni un cours d informatique ni un cours de comptabilité. Toutefois, l ambition de ce guide est simple. Il doit permettre : À l utilisateur du logiciel : De pouvoir créer, exécuter des recherches et imprimer des documents. À la personne qui s occupe de la comptabilité ou au bureau fiduciaire : De pouvoir sortir les documents relatifs à la comptabilité, de créer facilement les écritures d ajustements et les amortissements, de sortir le Bilan et ses annexes, le compte de P&P, etc., ainsi que de créer la nouvelle période comptable! BON À SAVOIR Il n est pas nécessaire de boucler la comptabilité pour pouvoir continuer à travailler sur Director assistant! viii

11 Les chapitres Chapitre 1 Présentation Ce premier chapitre contient une présentation du logiciel Director assistant et des informations générales sur les fonctionnalités et les principes de fonctionnement communs à l ensemble du logiciel. Chapitre 2 Le plan comptable Ce chapitre vous renseigne sur la manière d établir votre propre plan comptable, comment ajouter un compte, le modifier, supprimer un compte, imprimer le plan comptable. Chapitre 3 Les adresses Ce chapitre contient des informations sur la gestion des adresses qui décrit également la manière d importer ou d exporter facilement des adresses. Chapitre 4 Les articles Ce chapitre décrit la manière de consulter votre catalogue d articles, comment enregistrer un article, un produit ou un service, les modifier, les rechercher, enregistrer un article composé de plusieurs articles ou services. Chapitre 5 Les offres / devis Ce chapitre décrit la manière de créer une offre ou un devis, de transformer l offre ou le devis en facture, comment exécuter des recherches, comment valider le stock, comment créer une réservation et comment éditer les documents et comment les imprimer. Chapitre 6 La facturation Ce chapitre vous explique comment émettre une facture, la modifier, l imprimer. Éditer les rappels et gérer les encaissements. Comment exécuter des recherches, comment valider la pièce en comptabilité, la verrouiller, la déverrouiller et la décomptabiliser. Chapitre 7 Les modèles de lettres Ce chapitre vous explique sur la manière d enregistrer des modèles de lettre dans la base de données, de leur attribuer un groupe, leur donner une désignation pour ensuite vous permettre de les utiliser dans le cadre des courriers que vous serez amenés à reprendre régulièrement. Chapitre 8 Le courrier Ce chapitre vous renseigne sur la manière d enregistrer un courrier dans la base de données, de transformer ce courrier en téléfax ou en courriel, de l imprimer et comment exécuter des recherches. Chapitre 9 Les commandes Ce chapitre décrit la manière de passer une commande, comment exécuter des recherches, comment enregistrer les achats en commande, comment valider l intégralité de la marchandise reçue ou comment valider des livraisons partielles. Chapitre 10 Les salaires Ce chapitre vous permet de savoir comment créer un salaire, l imprimer, sortir des récapitulatifs pour un collaborateur ou pour l ensemble des collaborateurs, pour l entier de la période comptable ou pour une période choisie. ix

12 Chapitre 11 Les paiements Ce chapitre décrit la manière d enregistrer une facture créancière. Comment exécuter des recherches, comment établir la liste des factures à payer, comment utiliser le système DTA, comment valider le paiement en comptabilité, le verrouiller, le déverrouiller et le décomptabiliser. Chapitre 12 Le stock Ce chapitre vous explique la manière d extraire les informations sur les mouvements du stock et sur la création de l inventaire initial. Chapitre 13 Les écritures manuelles Ce chapitre vous renseigne sur la manière de créer des écritures manuelles, de les dupliquer, les supprimer et les rechercher. Chapitre 14 Comptabilité générale Ce chapitre vous explique comment créer et imprimer tous les documents comptables. Chapitre 15 Le décompte TVA Ce chapitre vous renseigne sur la manière d établir le décompte TVA et de l imprimer. Chapitre 16 Sauvegarder les données Ce chapitre vous donne les explications nécessaires sur la manière de sauvegarder la base de données Director assistant. Chapitre 17 Régler le logiciel Ce chapitre vous éclaire sur les réglages à opérer afin de bien démarrer la saisie des données. Chapitre 18 Ce qu il faut savoir encore Ce chapitre vous donne des renseignements complémentaires. x

13 Conventions typographiques Ce document emploie les conventions typographiques suivantes pour vous aider à localiser et à identifier les informations : Texte en italique <icône> Texte en gras Texte en gras Police courier Utilisé pour mettre en relief des passages de texte. Identifie les noms d icônes. Identifie des noms de touches du clavier et d autres éléments que vous pouvez sélectionner. Identifie des noms de fichiers et de dossiers. INFO Les rubriques INFO contiennent des informations supplémentaires, des astuces et des suggestions à propos du thème abordé. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Les rubriques CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD vous conseillent sur l ordre des choses. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Les rubriques CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE listent tout ce que vous pouvez faire! L étoile en rouge placée devant un sujet indique que la procédure est évidente. Ces sujets ne sont que survolés! ATTENTION Les rubriques ATTENTION contiennent des informations importantes, notamment sur des actions qui peuvent altérer vos données ou provoquer leur perte, ou provoquer un fonctionnement inattendu du logiciel. NOTE Les rubriques NOTE contiennent des informations de l éditeur. xi

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15 Chapitre 1 - Présentation Introduction Ce chapitre contient une présentation du logiciel Director assistant. Director assistant est un logiciel spécialisé qui vous permet, à vous et les autres utilisateurs, les collaborateurs et les collaboratrices, de consigner tous vos contacts (clients, fournisseurs, collaborateurs, membres et autres). Avec Director assistant, ajouter et gérer les adresses, suivre vos dossiers, retrouver et créer des factures, les imprimer, les encaisser, envoyer des rappels, communiquer devient plus facile. Grâce à un affichage immédiat et clair de l enregistrement des données, Director assistant a marqué et marque toujours l arrivée d une nouvelle manière de présenter les choses, contrairement à la complexité et de la grisaille de certains logiciels. Il faut comprendre Director assistant comme un outil de gestion utile, facile, souple et intelligent qui vous permet de visualiser, de rechercher et de gérer, en quelques clics de souris, tous les documents, factures, dossiers, lettres, paiements, etc. Bref, toutes les données que vous avez enregistrées. Vous serez vraiment étonnés de la capacité et de la variété des options du puissant système de recherche incorporé. Vous pouvez rechercher, exclure, consulter, trier, modifier! L intégration du logiciel Director assistant ne nécessite pas de modification de votre environnement informatique. Director assistant vous offre les fonctionnalités et l assistance de premier ordre dont vous avez besoin pour toutes vos démarches administratives liées à la facturation et aux paiements ainsi qu à la gestion complète de votre entreprise, si vous le désirez! Qu est-ce qu une base de données? Une base de données est un ensemble d informations ou de données, dans lequel vous effectuez des opérations d organisation, de mise à jour, de tri, de recherche et d impression selon vos besoins. Votre répertoire d adresses ou n importe quel module de Director assistant sont des bases de données. Vous y consignez des informations similaires qui sont organisées de sorte à être consultées facilement. Avec un classeur, vous devez choisir une manière de trier vos données, par ordre alphabétique, par nom ou par région, par exemple. L enregistrement de noms et d adresses dans Director assistant permet d organiser vos informations de plusieurs manières. Vous pouvez trier les informations par pays, par ville, par nom ou encore par ces trois rubriques. Il vous est possible d afficher un sous-ensemble des données, par exemple, uniquement les personnes d une localité particulière. Une base de données ne sert pas seulement à stocker des informations : elle permet de les organiser et de les analyser de sorte que vous compreniez leur signification. Une base de données est un fichier, qui contient, par exemple, les noms, adresses, et numéros de téléphone et de télécopie de tous vos clients. Une base de données peut également être composée de nombreux fichiers qui rassemblent toutes les données relatives à un sujet particulier, ou à des sujets apparentés (cet ensemble est parfois appelé système de base de données). Grâce aux fonctionnalités relationnelles de Director assistant, les informations des différents fichiers sont liées et créent ainsi une base de données relationnelle. Par exemple, le fichier Adresses peut rassembler les clients ayant demandé une offre ou un devis et un fichier lié peut renseigner sur la facturation y relative. 1

16 Familiarisez-vous! Avant de commencer à travailler avec Director assistant, il convient de vous familiariser avec certains concepts simples de base de données. Rubriques et enregistrements Les rubriques sont les éléments constituants d un fichier de base de données. Elles permettent d enregistrer, de calculer et d afficher les données que vous entrez dans un enregistrement. Chaque élément d information contenu dans un enregistrement (un nom, un numéro de référence et un numéro de téléphone, par exemple) est enregistré dans une rubrique. Dans l exemple Adresses ci-dessus, les rubriques consignent les informations de nom et d adresse. Vous entrez, par exemple, le prénom d un client dans la rubrique Prénom, son nom dans la rubrique Nom, et ainsi de suite. Une rubrique pour chaque élément d information unique que vous enregistrez est programmée. Un fichier de base de données contient un ou plusieurs enregistrements. Chaque enregistrement se compose de rubriques comportant des informations similaires sur un sujet ou une activité. Par exemple, les rubriques d un enregistrement du fichier Adresses contiennent les informations d adresse d un client, d un fournisseur, d un collaborateur, etc. Pour saisir des données dans un fichier de base de données, vous créez un enregistrement et entrez les données dans les rubriques appartenant à cet enregistrement. Une fois les enregistrements fiches créés, vous pouvez les utiliser de différentes manières : vous pouvez les modifier, les trier, rechercher un groupe d enregistrements contenant des données particulières ou partager les données sur un réseau. L élément d information saisi dans une rubrique correspond à sa valeur. Les valeurs peuvent être saisies directement dans une rubrique, importées à partir d une autre application ou entrées selon différentes manières. Elles ont l un des formats suivants : Texte; Nombre; Date; Heure; Graphisme, son, vidéo ou, pour Windows uniquement, objet OLE; 2

17 Modèles Les modèles Director assistant déterminent comment les informations sont organisées pour l affichage, l impression, le suivi, la recherche et la saisie de données. Les modèles n enregistrent pas les données, ils ne font que les afficher. Les fichiers de base de données peuvent avoir de nombreux modèles différents qui présentent les données sous plusieurs formes. Modes Dans Director assistant, vous travaillez avec des données à l aide de quatre modes. Changez de mode par l intermédiaire du sélecteur de mode situé dans le coin inférieur gauche de la fenêtre ou en choisissant un mode dans le menu Affichage. Mode Utilisation Manipulation des données dans un module. Vous pouvez ajouter, afficher, modifier, trier, exclure (masquer) et supprimer des enregistrements. C est en mode Utilisation que vous effectuez la plus grande partie de votre travail, telle que la saisie de données. Mode Recherche Recherche d enregistrements particuliers qui correspondent à un ensemble de critères. Vous pouvez alors travailler avec ce sous-ensemble d'enregistrements, appelé fiches trouvées. Après avoir trouvé un groupe d'enregistrements, Director assistant repasse en mode Utilisation pour que vous puissiez commencer à travailler. Sélecteur de mode Modèle Détermination du mode de présentation des informations à l écran ou sur des rapports imprimés, des étiquettes et des formulaires. Vous pouvez modifier certains modèles pour autant que vous possédiez une licence FileMaker Pro. Prévisualisation Affiche des données figurant dans des formulaires ou des rapports telles qu elles apparaîtront à l impression. 3

18 Configuration système requise Lorsque le logiciel est installé et utilisé sur un seul poste, Director assistant ne nécessite pas l installation de FileMaker Pro. FileMaker Pro étant le logiciel de développement utilisé dans le cadre de la programmation du logiciel Director assistant. En revanche si vous souhaitez utiliser Director assistant en réseau, en plus d une licence FileMaker Pro ou FileMaker Serveur installée sur le serveur, une licence FileMaker Pro, par poste, est nécessaire. Le document PDF «Travailler en réseau avec Director assistant» vous renseigne. Vous pouvez l obtenir sur le site Internet dans l onglet Assistance» Choix du logiciel» Télécharger Documentation. Le moniteur de votre ordinateur doit être réglé au minimum sur une résolution d affichage de 1024 x 768. Pour Windows Processeur Intel Pentium 90 ou supérieur. 32 Mo de RAM. Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure. Windows 98,ME,NT 4.0 (Service Pack 6), Windows 2000,Windows XP. Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d activation. Pour Mac OS X Ordinateur Apple G3 ou supérieur (à l exception des cartes d accélération G3). 128 Mo de RAM. Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure. Mac OS X 10.1 ou ultérieur. Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d activation. Pour Mac OS Classic Ordinateur Power Macintosh ou supérieur. 32 Mo de RAM. Carte vidéo et écran SVGA (1024 x 768) ou résolution supérieure. Mac OS version 8.6 à Une connexion à Internet est requise pour obtenir la clé d activation. Pour le partage en réseau Pour Windows : réseau Microsoft TCP/IP ou IPX/SPX. Pour Mac OS X : TCP/IP. Pour Mac OS : réseau TCP/IP ou AppleTalk. L'hôte doit disposer d une licence FileMaker Serveur 5.5 ou FileMaker Pro 6.0. Chaque poste invité doit disposer d une licence FileMaker Pro 5.5 ou

19 Lancement du logiciel Pour lancer le logiciel Director assistant, double-cliquez sur le raccourci nommé Ouvrir Director assistant placé sur votre bureau. Vous pouvez aussi : Windows Naviguez jusqu au dossier c:\program Files\Director assistant et doublecliquez sur DA.exe ou selon la configuration de votre système, sur DA (sans l extension). Macintosh Naviguez jusqu au dossier Macintosh HD:Applications:Director assistant et double-cliquez sur Director assistant. Vous devez taper un mot de passe à chaque lancement du logiciel Director assistant. 5

20 La page d Accueil 1. Numéro de version du logiciel. 2. Palette de navigation. 3. Le bouton ouvrir permet d ouvrir tous les modules de Director assistant. 4. Le bouton mono-poste, par défaut, permet de travailler sur un ordinateur. 5. Le bouton réseau permet de configurer Director assistant en mode réseau. 6. Le bouton organiser permet de réorganiser les fenêtres en les replaçant en haut à gauche de votre écran. 7. Le bouton Qualité Mise à jour vous permet de nous communiquer des idées, des remarques et de procéder au mise à jour du logiciel. 6

21 Avant de commencer Quand vous êtes prêt à utiliser Director assistant, vous devez vous enregistrer afin d obtenir un numéro de code d activation. Ce code d activation permet l utilisation complète et légale du logiciel. Il existe un certain nombre d interactions au sein du logiciel. Veillez à entrer les données dans le bon ordre. Par conséquent, procédez de préférence dans l ordre suivant pour commencer à entrer les données : 1. Réglez le logiciel «Chapitre 17». 2. Demandez la clé d activation «Chapitre 17». ATTENTION À partir du moment où vous commencez à saisir des données, il est recommandé d effectuer des sauvegardes régulièrement «Chapitre 16». Quitter le logiciel Director assistant Pour quitter le logiciel Director assistant, effectuez l une des actions suivantes : Quitter A la page d Accueil, fermez le logiciel en cliquant sur le bouton Quitter. Ou fermez le logiciel Director assistant en appuyant sur la touche au clavier Ctrl + q ou Ctrl + F4 sous Windows ou sur Cmd + q sur un Macintosh. 7

22 Fonctionnalités globales Certaines fonctionnalités du logiciel Director assistant sont analogues au sein de l ensemble du logiciel. Ce chapitre contient les informations sur ces fonctionnalités et les instructions y relatives. Navigation dans le logiciel Joker Le bouton Joker permet de revenir directement sur la Palette de navigation. Aide Aide Le bouton Aide permet d obtenir les instructions sur le logiciel Director assistant, de manière générale, au format PDF. Vous pouvez obtenir des informations relatives aux résolutions de problème sur le site Internet dans l onglet Assistance» Choix du logiciel» Résolution de problèmes 8

23 Navigation dans les enregistrements Cette section explique comment naviguer dans différents contextes au sein du logiciel Director assistant. En mode d affichage sous forme de liste d une sélection donnée, l indicateur de sélection (le trait vertical noir situé à l extrémité gauche de la fenêtre) apparaît à côté de l enregistrement de la liste sélectionné. Pour sélectionner un enregistrement différent de la liste, vous pouvez soit : Cliquer sur un enregistrement quelconque de la liste. Déplacer la barre verticale vers le haut ou vers le bas au moyen du signet directionnel qui fonctionne comme suit : Pop up. Permet de choisir un modèle. Icône de répertoire. Signet. Permet de passer d une fiche à l autre en faisant glisser le signet vers le haut ou vers le bas. Enregistrement affiché. Indique le nombre d enregistrements. Le raccourci tout rechercher au clavier Cliquez sur la page inférieure de l icône de répertoire pour avancer d une fiche à la fois et cliquez sur la page supérieure pour reculer d une fiche à la fois. Pour libérer toutes les fiches, appuyer sur les touches au clavier Ctrl + F (Windows), Pomme + J (Mac). INFO Si la zone d état n est pas visible dans la fenêtre du document, cliquez sur le contrôleur de zone d état qui se trouve dans la partie inférieure gauche de la fenêtre de document. 9

24 Menus locaux Sous Windows, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris à un endroit quelconque du logiciel Director assistant pour faire apparaître un menu local. Sur un Macintosh, appuyez sur la touche au clavier Ctrl et, tout en la maintenant enfoncée, cliquez pour faire apparaître le menu local, à moins que vous ne possédiez une souris avec deux boutons. Le menu local contient des options contextuelles. C est seulement un autre moyen d accomplir les tâches décrites dans les autres chapitres de ce guide. Copier fiche Lorsque vous sélectionnez Copier fiche, l ordinateur copie l ensemble des données de texte dans le Presse-papiers. Si vous le désirez, vous pouvez ensuite coller le texte dans une autre application. Nouvelle fiche Lorsque vous sélectionnez Nouvelle fiche, le résultat est le même que lorsque vous cliquez sur le bouton Nouveau. ATTENTION Sur Director assistant, il est préférable de cliquer sur le bouton «Nouveau» si ce dernier est présent dans le modèle. Dupliquer la fiche Lorsque vous sélectionnez Dupliquer la fiche, Director assistant effectue une copie fidèle de l enregistrement et en affiche le contenu pour vous permettre de le modifier. Utilisez cette commande pour gagner du temps lorsque vous ajoutez un enregistrement quasiment similaire à un autre déjà saisi. Supprimer la fiche Lorsque vous sélectionnez Supprimer la fiche, le résultat est le même que lorsque vous cliquez sur le bouton Supprimer. 10

25 Trier Lorsque vous sélectionnez Trier, la boîte de dialogue Tri de FileMaker Pro apparaît. Pour plus d informations, référez-vous au Guide de l utilisateur FileMaker Pro. INFO A l aide de la souris, cliquez sur une rubrique quelconque de votre choix. Un clic sur le bouton droit de la souris vous permet de choisir un tri croissant, décroissant ou par liste de valeurs! 11

26 Enregistrement d ajouts et de modifications Les ajouts et les modifications que vous effectuez dans le logiciel Director assistant sont enregistrés immédiatement. Il n existe pas la fonction Enregistrer et Enregistrer sous Utilisation de la fonction Rechercher Rechercher Pour rechercher un enregistrement ou un groupe d enregistrements effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur le bouton Recherche si ce bouton est présent dans le modèle. Sinon, dans le menu déroulant Affichage, cliquez sur Mode recherche. Ou comme illustré ci-dessus, dans l angle inférieur gauche du modèle, cliquez sur Utilisation puis à l aide de la souris, cliquez sur Recherche. Le modèle Recherche apparaît avec les champs dans lesquels vous pouvez saisir des critères de recherche. Vous pouvez saisir la totalité ou les premiers caractères des critères afin de trouver un ou plusieurs éléments. La fonction Rechercher ne tient pas compte de la casse (majuscule/minuscule). Cliquez ensuite sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle) comme ci-dessus illustré. 12

27 Recherche avancée : Exclure La case à cocher dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle) Exclure permet d ignorer des enregistrements lors d une recherche. Vous souhaitez rechercher, par exemple, tous les clients de votre carnet d adresses à l exception de ceux qui n habitent pas à Lausanne. 1. En mode Recherche, entrez les critères d exclusion (à ignorer), par exemple Lausanne. 2. Marquez la case à cocher Exclure dans la zone d état. 3. Cliquez sur le bouton Recherche. 13

28 Les rubriques La zone d un enregistrement destinée à recevoir l information que vous désirez taper ou modifier est appelée rubrique. Synonyme : champ. Dans l exemple ci-dessous, la flèche indique la rubrique Nom de famille. Il existe plusieurs types de rubrique : La rubrique Texte La rubrique Nombre La rubrique Date La rubrique Heure La rubrique Multimédia. La rubrique Texte est prévue pour contenir du texte et/ou des chiffres. La rubrique Nombre est prévue pour contenir exclusivement des chiffres ou des nombres. La rubrique Date est prévue pour contenir exclusivement une date. La rubrique Heure est prévue pour contenir exclusivement une heure. La rubrique Multimédia est prévue pour contenir une image, un son, un enregistrement vidéo ou un fichier. INFO Certaines rubriques sont programmées pour être complétées automatiquement à l aide des valeurs précédemment saisies. 14

29 Les différentes listes de valeurs des rubriques La liste déroulante basée sur son contenu Chaque fois que vous ajoutez une valeur dans ce type de rubrique, elle est automatiquement ajoutée à la liste, ce qui permet de l'entrer plus facilement ensuite. La liste déroulante personnalisable Dans l exemple ci-dessous, une liste déroulante présente des éléments d une liste de valeurs dans une liste. Cette liste est déployée lorsque vous passez sur la rubrique au moyen du tabulateur ou lorsque vous cliquez à l aide de la souris. Pour modifier cette liste de valeurs, choisissez Modifier Une boîte de dialogue apparaît. Modifiez ou saisissez un nouvel élément dans la liste et confirmez en cliquant sur le bouton OK. INFO Le tiret qui se trouve en dessous de etc sert à créer un trait continu de séparation! Menu local Le menu local affiche les éléments de la liste de valeurs dans un menu local. Vous devez sélectionner un élément à l aide de la souris. Jeu de cases à cocher Ce type de rubrique affiche les éléments d une liste de valeurs sous forme de cases à cocher. Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs pour une même rubrique. Jeu de cercles d option Ce type de rubrique affiche les éléments de la liste des valeurs en regard d un jeu de cercles d option. 15

30 Chapitre 2 Le plan comptable Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d accéder au plan comptable. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Si nécessaire, définissez le plan comptable avec votre fiduciaire. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Ajouter un compte. Modifier le numéro et le titre du compte. Rechercher un compte. Rechercher tous les comptes. Annoter le plan comptable. Imprimer le plan comptable. Marquer un compte et saisir un commentaire. Créer le budget. Ajouter un compte au plan comptable 1. Cliquez sur le bouton Ajouter compte. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer un nouveau compte. Cliquez sur le bouton Oui. 2. Attribuez un nouveau numéro au compte nouvellement ouvert. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix afin de compléter les rubriques Bouclement, Type et Pop-up destination. Pop-up destination : permet de définir dans quel module (Débiteurs, Paiements) les comptes doivent apparaître. 16

31 INFO Il est préférable de rechercher un compte analogue à celui que vous voulez reproduire à l identique et cliquez sur le bouton Dupliquer. Dupliquer un compte 1. Cliquez sur le bouton Dupliquer. 2. Modifiez le titre du compte. 3. Attribuez un nouveau numéro au compte nouvellement ouvert. 17

32 Chapitre 3 Les adresses Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d accéder aux Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Si nécessaire, dans les réglages du logiciel, «Chapitre 17» décidez de la numérotation des enregistrements des fiches d adresses. Si nécessaire, préparez le fichier Excel avant d importer une sélection d adresses. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Enregistrer un nombre illimité de contacts (prospects, clients, fournisseurs, collaborateurs, membres ou autres, leur adresse postale, les numéros de téléphones, fax, s, etc. Enregistrer un nombre illimité d adresses de livraison. Modifier un contact. Procéder aux réglages précis de vos contacts. Rechercher un ou plusieurs contacts. Supprimer un contact. Sélectionner un ou plusieurs contacts et créer un export XLS. Importer des contacts. Imprimer les adresses des contacts sur des étiquettes. Imprimer les adresses des contacts sur des enveloppes. Imprimer des listes. Marquer des adresses. Utiliser deux rubriques dates que vous pouvez renommer. Créer un courrier lettre, fax ou . Revoir un ou tous les courriers rédigés. Créer une sélection d adresses pour l envoi d un publipostage (mailing). Créer une offre, une facture, une commande. Enregistrer un paiement. Préparer un salaire. Voir les articles de votre catalogue. 18

33 Accéder aux numéros postaux d acheminement de toutes les localités suisses. Introduction Survoler le module «Adresses» en 6 points 1. Vous qualifiez l adresse selon le type désiré, Prospect, Client, Fournisseur, Collaborateur, Membre ou Autre. Le numéro de code est attribué automatiquement par le logiciel. 2. Vous enregistrez toutes les données de l adresse, numérow de téléphonew, etc. 3. Vous réglez les détails pour chacune de vos adresses en fonction du type d adresse. 4. Vous pouvez ajouter quatre contacts par adresse. 5. Vous pouvez Créer (le bouton carré) des documents à partir de cette Palette, Ouvrir (bouton central) un module ou Voir (bouton V) tout ce qui est en relation avec des documents enregistrés dans la base de données, liés à l adresse. 6. Vous pouvez imprimer des adresses sur des enveloppes, sur des étiquettes, établir des listes ou utiliser des rubriques dates. 19

34 Enregistrer une nouvelle adresse. Exemple un nouveau client 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Le modèle Utilisation présente une nouvelle fiche vierge, la rubrique Genre propose une liste dans un menu déroulant. Cliquez sur le genre désiré. 3. Saisissez les informations dans chacune des rubriques. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 4. Marquez Client dans le jeu de cases à cocher Type Client. INFO Il n est pas possible de modifier le code des adresses dans le masque de saisie. Une pastille apparaît dans la zone «Accès aux réglages». Cliquez sur la pastille Client afin de procéder aux réglages. Le réglage d une adresse. Par exemple celle d un client 1. Cliquez sur la pastille Client. 2. Le modèle de réglage du client apparaît. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 20

35 Éléments liés à la facturation Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez sur la rubrique désirée à l aide de la souris. La rubrique Concerne Tapez le concerne qui peut ou doit figurer, par défaut, sur la facture. La rubrique TVA Cliquez dans cette rubrique et choisissez le type de TVA, par défaut, approprié. La rubrique Catégorie de client Cliquez dans cette rubrique et attribué une valeur de 1 à 5 à votre client. Ce réglage est en lien avec la méthode de calculation du prix de vente d un article, «Chapitre 17- Régler le logiciel», sujet : choisir la méthode de calculation du prix de vente aux clients. La rubrique Type BVR par défaut La rubrique Type BVR par défaut propose BVR. Par défaut, le montant de la facture ou de la note d honoraires sera imprimé sur le BVR. À l inverse, si vous choisissez BVR +, le montant ne sera pas imprimé sur le BVR. La rubrique Bloquer la facturation La case à cocher Bloquer la facturation permet d activer une alerte lors de l établissement d une nouvelle offre ou lors de l émission d une nouvelle facture. 21

36 Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison Vous avez la possibilité d enregistrer plusieurs adresses de livraison. Lors de l enregistrement d un client, l adresse par défaut est automatiquement utilisée comme adresse de livraison. 1. Cliquez sur le bouton Ajouter. 2. Le curseur se positionne dans la rubrique Adresse(s) de livraison. Tapez l adresse de livraison. 3. Remplacez Adresse de livraison par une nouvelle désignation de votre choix, exemple : Livraison 1 4. A l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Votre adresse de livraison par défaut et choisissez la désignation de l adresse de livraison par défaut souhaitée. INFO Pour supprimer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton Supprimer. Retour à la fiche adresse Cliquez sur l onglet Fiche. 22

37 Importer des adresses Il y a deux manières d importer des adresses dans le module Adresses : Importer des adresses contenues dans une feuille de calcul Excel. Importer des adresses au format vcard. Importer des adresses contenues dans une feuille Excel Cette procédure comporte deux étapes. La première étape consiste à ouvrir une feuille de calcul Excel, la seconde étape consiste à importer les données dans Director assistant. 1. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Ouvrir le fichier «Import adresses.xls». 2. Lors de la première ouverture, un message vous indique que le fichier «Import adresses.xls» n a pas été trouvé. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message vous indique que le fichier «Import adresses.xls» sera créé dans le dossier contenant Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer. 3. Une feuille de calcul Excel s ouvre ainsi qu un message vous informant de ne pas oublier d enregistrer le fichier «Import adresses.xls» avant de passer à l étape N 2, à savoir l importation des données dans Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer. 4. Chaque colonne de la feuille de calcul comporte un titre. Saisissez les données dans les cellules de la feuille de calcul, puis enregistrez le fichier. 5. Passez à l étape N 2. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Import par le fichier «Import adresses.xls». Un message vous demande si vous désirez importer les adresses. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message confirme que l importation est terminée. Cliquez sur le bouton Continuer. 6. Complétez, si besoin, chacune des adresses. Importer des adresses au format vcard INFO vcard est un standard d'échange de données personnelles (Visit Card en anglais soit carte de visite). Cette procédure comporte deux étapes. La première étape consiste à extraire une adresse vcard sur Internet (par exemple) et la seconde étape consiste à l importer dans le répertoire d adresses de Director assistant. 1. Ouvrez par exemple l url suivante : et recherchez l adresse de Blu Real SA, à Allaman. 2. Cliquez sur le mot souligné vcard puis sauvegardez la vcard sur le bureau de votre ordinateur, dans un dossier. 3. Passez à l étape N 2. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande «Import vcard». Un message vous demande si vous désirez importer une ou plusieurs vcard. 23

38 Rechercher Rechercher une adresse Dans le module Adresses, comme dans chacun des modules du logiciel, vous avez la possibilité de rechercher tout ce dont vous avez saisi, dans chacune des rubriques! 1. Cliquez sur le bouton Rechercher. Le mode Recherche affiche le module Adresses vierge. La zone d état affiche le bouton Recherche. 2. Par exemple, entrez dans la rubrique Nom le nom de famille de votre contact. 3. Cliquez sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). Tout rechercher Le bouton Tout recherch. permet d afficher l ensemble des adresses contenues dans le module Adresses. Cliquez sur le bouton Tout recherch. 24

39 Dupliquer une adresse 1. Pour sélectionner l adresse que vous désirez reproduire à l identique, exécutez une recherche. 2. Puis, cliquez sur le bouton Dupliquer. 3. La fiche d adresse est reproduite à l identique. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix pour procéder à d éventuelles modifications. Supprimer une adresse 1. Pour supprimer une fiche d adresse, cliquez sur le bouton Supprimer. 2. Un message apparaît. Confirmez l action! ATTENTION Vous ne pourrez pas annuler la suppression d une adresse. Avant de supprimer quoi que ce soit, prévoyez de faire une copie de sauvegarde de votre base de données. 25

40 Navigation Naviguer dans les autres modules A l exception du bouton Factures multi., les boutons contenus dans cette Palette propre au module Adresses permettent d accéder aux autres modules, sans passer par la Palette de navigation. Exemple : Cliquez sur le bouton Lettres pour ouvrir le module Lettres. 26

41 Enveloppes, étiquettes, listes, dates Les boutons ou les rubriques contenus dans la palette qui se trouve sur la droite du module Adresses permettent d exécuter les actions suivantes : 1. Cliquez sur le format C6/5 pour imprimer une adresse ou une sélection d adresses sur des enveloppes au format C6/5 puis cliquez sur le bouton Continuer. 2. Cliquez sur le bouton 3*5 pour imprimer une sélection d adresses sur du papier A4 étiquettes, Zweckform 3669, cliquez sur le bouton 3*5 (1à1) pour imprimer une adresse, cliquez sur 3*5 (1*x) pour imprimer une adresse, le nombre de fois désiré. 3. Cliquez sur les boutons Sté, Nom, Ville, pour imprimer des listes triées par le nom de société, par le nom de famille ou par localité. 4. Tapez la langue dans la rubrique Langue. 5. Renommez les rubriques Coché 1, Coché 2, Coché 3. Par exemple, si l on désire envoyer des cartes de vœux de fin d année à certains contacts, le libellé coché 1 pourrait être remplacé par vœux, puis cliquez dans le petit carré en regard de vœux pour cocher l option vœux de ce contact, il sera dès lors facile de retrouver les contacts pour lesquels il y a lieu d envoyer une carte de vœux. 6. Les deux options Date 1 et Date 2 peuvent être renommées, le mois est automatiquement calculé en fonction de la date à saisir en dessous. Par exemple, pour se rappeler de dates d anniversaire, le libellé Date 2 pourrait être remplacé par «Anniv.», puis précisez la date. 7. Les boutons Date1 et Date2 éditent des listes classées par mois des événements spécifiés au point N 6! 27

42 Chapitre 4 Les articles Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d accéder aux Articles (vos produits ou vos services). CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Décidez de la manière dont vous voulez organiser les groupes de produits ou de services, de quelle manière vous désirez les référencer (le numéro interne du produit ou du service, par exemple). Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Enregistrer un nombre illimité de produits ou de services. Importer des articles contenus dans une feuille de calcul Excel. Créer des groupes, des sous-groupes, des types. Définir vous-même le numéro de référence de chaque article. Enregistrer le numéro de référence du ou des fournisseur(s). Désigner six fournisseurs différents pour le même article. Enregistrer le libellé de l article. Enregistrer le libellé indiqué par le fournisseur. Saisir le prix d achat, la devise, le taux de TVA à l achat et à la vente. Saisir les éventuels frais d achat. Si nécessaire, gérer le stock de l article ou de la prestation. Connaître le solde en stock, les réservations, les quantités en commande. Définir la quantité minimum en stock, définir la quantité minimum à commander. Utiliser la fonction Repourvoir. Ajouter, retirer manuellement des articles en stock. Connaître l historique du stock. Décider si un article doit être afficher dans la liste de l aide à la saisie. 28

43 Décider si un article doit faire partie des récapitulatifs des ventes. Sélectionner les clients qui ont acheté tel ou tel article. Etablir la liste des ventes par adresse pour un article donné ou pour un groupe d articles sélectionnés. Créer des articles composés d articles déjà enregistrés. Dans les offres, les factures, les commandes, vous pouvez afficher le prix détaillé par article ou le prix total de l article composé. Connaître la marge brute calculée sur le prix de vente HT. Si vous avez une équipe de vendeurs, vous pouvez définir une commission sur le montant HT ou TTC. Si vous tenez la comptabilité, attribuer un compte de produit provenant du plan comptable. Si nécessaire, vous pouvez attribuer des numéros de série. Modifier un article. Rechercher un ou plusieurs articles. Créer des catalogues. 29

44 Introduction Survoler le module «Articles» en 13 points 1. Vous pouvez choisir un fournisseur principal par article et ou six autres fournisseurs secondaires. 2. Vous enregistrez toutes les données de l article et le prix d achat. 3. Vous enregistrez le prix de vente ainsi que la TVA. 4. Vous choisissez le compte de produit y relatif provenant du plan comptable 5. Vous décidez du taux de commission accordé à un éventuel vendeur. 6. Une calculette vous permet de prendre connaissance de la commission et de la marge brute. 7. Vous pouvez insérer une image. 8. Si vous gérez le stock, cet espace vous permet de voir rapidement l état du stock. 30

45 9. Cet espace vous permet d établir des récapitulatifs des ventes. 10. Vous pouvez consigner des remarques au sujet de l article. 11. Cet onglet vous permet d ouvrir l onglet des articles composés. 12. Cet onglet vous permet d ouvrir l onglet des articles référencés par leur numéro de série. 13. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle. Enregistrer un nouvel article ou un nouveau service 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Le modèle Utilisation présente une nouvelle fiche vierge. La rubrique Fournisseur présente, dans un menu déroulant, la liste des fournisseurs référencés dans le module Adresses. A l aide de la souris, cliquez sur le fournisseur désiré. Laissez vide si vous ne désirez pas enregistrer le nom d un fournisseur! 3. Saisissez les informations dans chacune des rubriques. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 4. Dans la rubrique Groupe, tapez le nom du groupe que vous désirez créer. 5. Dans la rubrique Référence, tapez une référence qui peut être alphanumérique. Un message d erreur vous informe si vous saisissez la même référence deux fois. 6. Etc. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. Consulter les articles ou les services Pour consulter un article ou une prestation, vous pouvez effectuer l une des opérations suivantes : Cliquez sur la page inférieure ou supérieure de l icône de répertoire. Utiliser le signet, de haut en bas, à l aide de la souris. INFO Pour rechercher toutes les fiches, appuyez sur la touche au clavier Ctrl + F (Windows), Pomme + J (Mac). 31

46 Importer des articles ou des services contenus dans une feuille Excel Cette procédure comporte deux étapes. La première étape consiste à ouvrir une feuille de calcul Excel, la seconde étape consiste à importer les données dans Director assistant. 1. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Ouvrir le fichier «Import articles.xls». 2. Lors de la première ouverture, un message vous indique que le fichier «Import articles.xls» n a pas été trouvé. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message vous indique que le fichier «Import articles.xls» sera créé dans le dossier contenant Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer. 3. Une feuille de calcul Excel s ouvre ainsi qu un message vous informant de ne pas oublier d enregistrer le fichier «Import articles.xls» avant de passer à l étape N 2, à savoir l importation des données dans Director assistant. Cliquez sur le bouton Continuer. 4. Chaque colonne de la feuille de calcul comporte un titre. Saisissez les données dans les cellules de la feuille de calcul, puis enregistrez le fichier. 5. Passez à l étape N 2. Dans le menu déroulant Script, choisissez la commande Import par le fichier «Import articles.xls». Un message vous demande si vous désirez importer des articles. Cliquez sur le bouton Oui. Un second message confirme que l importation est terminée. Cliquez sur le bouton Continuer. 6. Complétez, si besoin, chacune des fiches. Définir son propre catalogue des articles les plus utilisés Marquez la case à cocher de la rubrique Afficher dans l aide à la saisie. 32

47 INFO L avantage de cocher les articles ou les services fréquemment utilisés permet de restreindre, lors de l établissement d une offre ou lors de l émission d une facture, le contenu de la liste des articles ou des services. Modifier un article ou un service Le logiciel Director assistant autorise la modification d un article ou d une prestation en tout temps. Cette fonctionnalité offre beaucoup de souplesse. À l inverse, elle requiert de la prudence afin de ne pas modifier une donnée par mégarde! 1. Cliquez à l aide de la souris dans la rubrique que vous souhaitez modifier. 2. Modifier le contenu. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 33

48 Enregistrer un article composé Le logiciel Director assistant permet de créer un article ou un service composé de tel ou tel article ou de tel ou tel service. 1. Cliquez sur l onglet Article composé. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau. 3. Saisissez les informations dans chacune des rubriques. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 4. Dans la rubrique Groupe, sélectionnez, à l aide de la souris, un groupe existant dans la liste déroulante basée sur son contenu ou tapez le nom du groupe que vous désirez créer. 5. Dans la rubrique Référence, tapez un numéro de référence qui peut être alphanumérique. Un message d erreur vous informe si vous saisissez la même référence deux fois. ATTENTION Par la suite, le numéro de référence d un article composé ne peut plus être modifié. Pour modifier le numéro de référence d un article composé, vous devez au préalable effacer les articles composant l article composé en cliquant sur les poubelles qui se trouvent en regard de chaque ligne! 34

49 6. Dans la rubrique Désignation, tapez le texte qui définit l article composé. 7. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 8. Dans la rubrique Réf. Interne, sélectionnez un numéro d article dans la liste ou tapez le numéro de référence interne que vous connaissez. Utilisez la touche au clavier TAB. La désignation apparaît automatiquement ainsi que le prix de vente normal. 9. Vous pouvez dès lors modifier le prix de vente bundle (bundle est un terme anglais qui signifie paquet) ainsi que la quantité. 10. Choisissez d afficher, dans les offres, factures, commandes, etc., le prix détaillé par article ou le prix total de l article composé. 11. Validez en cliquant sur le bouton Calculer le prix d achat et de vente. INFO Pour revenir aux articles, cliquez sur l onglet Fiche. 35

50 Modifier un article composé Le logiciel autorise la modification d un article composé. Cette fonctionnalité offre beaucoup de souplesse. À l inverse, elle requiert de la prudence afin de ne pas modifier une donnée par mégarde! 1. Dans le modèle Articles composés, cliquez à l aide de la souris dans la rubrique que vous souhaitez modifier. 2. Modifier le contenu. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 4. Utilisez le bouton pour effacer la ligne entière d une position. Un message vous demande si vous souhaitez supprimer définitivement la fiche liée. 5. Cliquez sur Supprimer pour effacer la ligne ou sur Annuler pour abandonner l action. 36

51 Rechercher Recherche un article ou une prestation Dans le module Articles, comme dans chacun des modules du logiciel, vous avez la possibilité de rechercher tout ce dont vous avez saisi, dans chacune des rubriques! 1. Cliquez sur le bouton Rechercher. Le mode Recherche affiche le module Articles vierge. La zone d état affiche le bouton Recherche. 2. Entrez dans la rubrique Désignation par exemple le nom de l article ou de la prestation (les trois premières lettres suffisent). 3. Cliquez sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 37

52 Afficher toutes les fiches Pour afficher toutes les fiches (c est-à-dire tous les articles ou tous les services enregistrés dans le module Articles, appuyez sur la touche au clavier Ctrl + F (Windows), Pomme + J (Mac). Dupliquer un article ou une prestation 1. Pour sélectionner la fiche d article ou la prestation que vous désirez reproduire à l identique, exécutez une recherche. 2. Puis, cliquez sur le bouton Dupliquer. 3. La fiche d article ou prestation est reproduite à l identique. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix pour procéder à d éventuelles modifications. Supprimer un article ou une prestation 1. Choisissez la commande Supprimer la fiche du menu déroulant Fiches. 2. Un message apparaît. Confirmez l action! ATTENTION Vous ne pourrez pas annuler la suppression d une adresse. Avant de supprimer quoi que ce soit, prévoyez de faire une copie de sauvegarde de votre base de données. 38

53 Les catalogues Imprimer un catalogue 1. Cliquez sur le bouton Catalogues. 2. Un nouveau modèle apparaît. Trois types de catalogues sont proposés. Le catalogue client, le catalogue étendu ainsi que le catalogue pour les vendeurs. Dès lors, pour chacun des produits ou des services qui doivent figurer dans l un ou l autre de ces trois catalogues différents, marquez la ou les cases à cocher de la rubrique Catalogue. 3. Cliquez sur le bouton en regard du type de catalogue désiré. 4. Cliquez sur le bouton Catalogue (avec l icône de l imprimante). 5. Dans la zone d état, cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre l action. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. 39

54 L inventaire initial Établir l inventaire initial Vous pouvez démarrer l inventaire initial à partir du module Articles ou à partir du module Stock. 1. Cliquez sur le bouton Catalogues. 2. Un nouveau modèle apparaît. Cliquez sur le bouton Inventaire saisie. 3. Le module Articles présente un modèle affichant uniquement la liste des articles dont vous avez précisez que vous désiriez gérer dans le stock. 4. D après votre inventaire, reportez dans la rubrique Stock physique les quantités exactes. 5. Cliquez sur le bouton Transfert de l inventaire. 40

55 6. Un message apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre la mise à jour du stock initial ou cliquez sur le bouton Annuler pour abandonner l action. 7. le message suivant vous demande de saisir la date initiale de votre inventaire. Saisissez la date initiale de votre inventaire puis cliquez sur le bouton Continuer. 8. Le journal du module Stock affiche clairement les quantités entrées manuellement! 41

56 Chapitre 5 Les offres devis Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Offres permet d accéder au module Offres. Le module Adresses est le point de départ pour l établissement d une offre. INFO Il est possible d établir des offres, des devis, des confirmations de commande, des bulletins de livraison ou des réservations, en passant directement par le module Offres. Néanmoins, nous vous conseillons de créer ces documents en passant par le module Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17». Enregistrez les adresses de vos prospects et de vos clients dans le module Adresses. Procédez aux réglages de vos prospects ou de vos clients dans les réglages du module Adresses. Si vous vendez des articles ou si vous facturez des services répétitifs, créez votre catalogue d articles dans le module Articles. Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Créer des offres ou des devis, des soumissions, des confirmations de commande, des bulletins de livraison, des réservations, des fiches d atelier, des rapports de travail, des rapport d intervention, des demandes de retour, des rappel d offre ainsi que des factures pro forma, en francs suisses ou en monnaies étrangères. Décider de la numérotation des offres (dans les Préférences du logiciel). Intervenir sur l adressage des documents. 42

57 Émettre une offre en respectant l espace réservé au BVR en prévision du basculement de l offre en facture BVR. Choisir et ou modifier l adresse de livraison. Si nécessaire, modifier le concerne des documents. Rechercher une offre. Rechercher en ensemble d offres dans une période déterminée. Afficher ou non l en-tête de l offre, du devis, etc. Créer un en-tête occasionnel. Créer des rappels d offres. Si nécessaire, éditer chaque ligne de l offre, le libellé, la quantité ainsi que l unité, le prix de l article ou de la prestation et le taux de TVA. Saisir des articles ou des services non existants et/ou les enregistrer dans la base de données des articles. Insérer des lignes, les effacer ou les supprimer. Supprimer l ensemble des lignes, insérer des articles composés d autres articles ou services. Voir l article. Connaître la quantité en stock. Marquer les références de la personne qui établit le document. Afficher ou non le total de l offre, du devis, etc. Connaître votre marge brute. Donner un statut à l offre, au devis, etc (En cours, Accepté ou Refusé). Marquer la probabilité. Saisir une remarque. Consigner un commentaire. Si vous tenez la comptabilité, attribuer ou éditer manuellement un compte de produit provenant du plan comptable. Si vous vendez des articles avec un numéro de série, rechercher l article en question. Accorder un rabais sur l ensemble de l offre, du devis, etc. Ou accorder un rabais sur chacune des lignes composant l offre, le devis, etc. Arrondir l offre, le devis, etc. en devise ou en pourcent. Créer, rechercher et utiliser des modèles d offre, devis, etc. Créer des bulletins de livraison. Valider la pièce en facture. Valider en facture un ensemble de bulletins de livraison non facturés. Si vous utilisez le stock, valider les mouvements dans le stock. 43

58 Introduction Les différentes vues de l offre Voir le modèle de saisie permettant l émission et l édition de l offre Vous accédez à ce modèle lors de la création d une nouvelle offre depuis le module Adresses. Voir une série d offres sous forme de liste Vous accédez au modèle ci-dessous lorsque vous cliquez sur le bouton Gestion. Vous pouvez retourner au modèle de saisie de l offre en cliquant sur le bouton Saisie. 44

59 Survoler l émission d une offre en 18 points 1. L adresse de votre prospect ou de votre client apparaît automatiquement lors de la création d une nouvelle offre. L adresse est modifiable! En revanche, elle n est pas modifiée dans le module Adresses. Une offre nouvellement créée peut devenir une confirmation de commande puis un bulletin de livraison. Dans ce cas, la fiche change de nom, grâce au menu déroulant. En revanche, le même numéro reste attribué à cette fiche! 2. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel : L intitulé apparaît automatiquement. Vous pouvez modifier l intitulé de l offre en cliquant dans la rubrique. Le numéro de l offre apparaît automatiquement. Le numéro n est pas modifiable! 3. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, la localité apparaît. Vous pouvez modifier la localité! La date du système apparaît (en principe la date du jour). Vous pouvez modifier la date! 4. Vous pouvez saisir les articles ou les services que vous désirez faire figurer sur l offre. 5. Vous pouvez utiliser cette rubrique pour y insérer du texte : un concerne, par exemple. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, un texte par défaut peut être saisi. 6. Vous pouvez accordé un rabais en % ou en devise sur l ensemble de l offre. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, le délai de paiement apparaît automatiquement. Vous pouvez modifier le délai en cliquant dans la rubrique Délai / jours. 7. L emplacement réservé au bas de l offre vous renseigne sur le total facturé HT et TTC. Rien n est modifiable! 45

60 8. La case à cocher permet d afficher ou non le total de l offre. 9. Cliquez dans cette zone afin de faire apparaître la rubrique permettant de saisir du texte. 10. Dans la partie droite du modèle de saisie d une offre apparaissent les champs concernant le compte de produit lié à la comptabilité, l état du stock, la marge brute, etc. 11. Marquez la case à cocher En-tête pour afficher ou non l en-tête. 12. La pastille jaune Valider Stock permet de valider les mouvements dans le stock. Ce même bouton permet de dévalider les mouvements dans le stock. 13. La rubrique Taux de TVA permet de choisir le nouveau taux de TVA ou l ancien. Cette procédure est utilisée lors du relèvement des taux de l impôt. 14. Utilisez le jeu de cercle à option de la rubrique Statut afin de définir le statut de l offre. Cliquez dans la rubrique Probabilité et choissez le taux estimé de réussite de chaque offre, ainsi qu une remarque dans la rubrique suivante puis la date. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la rubrique Commentaire. 15. Si vous souhaitez imprimer les références de la personne qui a établi l offre, saisissez les références dans la rubrique Notre réf. : 16. La zone vendeur est réservée aux commissions dues au vendeur! 17. Le bouton Adresses permet d ouvrir le module Adresses. Le bouton Gestion permet d afficher les offres en mode Liste. Le bouton Nouveau permet d émettre une nouvelle offre sans passer par le module Adresses. Le bouton Dupliquer permet de reproduire l offre à l identique. La rubrique Délai de réponse vous permet de taper le nombre de jours que vous accordez à votre prospect ou votre client. 18. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle d offre ou un autre modèle de travail, comme un bulletin de livraison ou une réservation. INFO Le modèle 1 page réf. sans prix sera utile pour imprimer un bulletin de livraison! 46

61 Créer une nouvelle offre 1. Dans le module Adresses, recherchez le prospect ou le client au moyen du bouton Rechercher. 2. Cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer une nouvelle offre pour ce contact. 3. Cliquez sur OK pour continuer ou sur Annuler pour abandonner l action. INFO Pour ne plus afficher le message, marquez la case à cocher Ne plus afficher ce message. 4. Pour proposer un article ou une prestation, vous pouvez effectuer l une des opérations suivantes : Cliquez une fois dans la rubrique Réf. Un menu local affiche la liste des numéros de références des articles ou des services ainsi que le libellé. A l aide de la souris, sélectionnez l article ou la prestation désirée. La ligne se complète automatiquement sur l offre. Ou double-cliquez dans la rubrique Réf. afin de permettre la saisie manuelle du numéro de référence de l article que vous souhaitez proposer. INFO Un article composé n apparaît que sur une ligne. Il faut ensuite le déployer! 47

62 1. Pour déployer un article composé, cliquez sur le bouton qui se situe à l extrémité de chaque ligne. La ligne est surlignée en rose. 2. Une boîte contextuelle apparaît sur la droite de la facture. Cliquez sur le bouton Insérer un article composé. Créer une réservation Pour créer une réservation, il vous suffit de changer l intitulé de l offre en choisissant le titre Réservation. INFO La boîte de dialogue Réserver apparaît. Pour consigner la réservation dans le stock, cliquez ensuite sur le bouton jaune Réserver! Convertir une offre en bulletin de livraison Pour convertir une offre en bulletin de livraison, il vous suffit de changer l intitulé de l offre en choisissant le titre Bulletin de livraison. INFO La boîte de dialogue Valider Stock apparaît. Pour consigner la livraison dans le stock, cliquez ensuite sur le bouton jaune Valider Stock! 48

63 Éditer une offre Ce bouton placé à l extrémité de chaque la ligne permet de sélectionner une ou plusieurs ligne(s) et d ouvrir la boîte contextuelle illustrée ci-dessous : Une ligne sélectionnée est surlignée en rose. En cours d édition d une offre, vous pouvez supprimer une ligne, toutes les lignes, effacer ou intercaler une ligne. Vous pouvez également insérer un article composé, choisir un article dont le numéro de série est référencé dans le module Articles, créer un article ou voir l article correspondant de la ligne. INFO Vous pouvez sélectionnez une ou plusieurs lignes et effectuer une action sur une ligne ou sur toutes les lignes sélectionnées. Insérer une ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Insérer une ligne. Une ligne vierge est insérée au dessus de la ligne sélectionnée. Effacer la ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Effacer la ligne. Une ligne est effacée. INFO Contrairement à la fonctionnalité Supprimer la ligne, toutes les lignes qui se trouvent en dessous de la ligne effacée ne remontent pas d une ligne. 49

64 Supprimer la ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer la ligne. La ligne est supprimée immédiatement. INFO Toutes les lignes qui se trouvent en dessous de la ligne supprimée remontent d une ligne. Supprimer toutes les lignes 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer toutes les lignes. 3. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Continuer pour supprimer toutes les lignes de l offre en cours d édition ou sur Annuler pour abandonner l action. Créer un article 1. Double-cliquez dans la rubrique Réf. afin de permettre la saisie manuelle du numéro de référence de l article que vous souhaitez (i) proposer dans l offre puis (ii) enregistrer de suite dans le module Articles. 2. Complétez la ligne de l offre, de la rubrique U (Unité) à la rubrique N compte produit (même si vous ne comptabilisez pas par la suite les débiteurs). 3. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 4. Cliquez sur le bouton Créer un article. L article est automatiquement enregistré dans le module Articles. Complétez, si nécessaire, la fiche de l article nouvellement créé. INFO Le bouton Voir cet article permet de voir l article dans le module Articles. 50

65 Modifier une offre Le logiciel autorise la modification d une offre. Cette fonctionnalité offre beaucoup de souplesse. À l inverse, elle requiert de la prudence afin de ne pas modifier une donnée par mégarde! 1. Cliquez à l aide de la souris dans la rubrique à modifier. 2. Modifiez le contenu. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. INFO Il n est pas possible de corriger un bulletin de livraison dont le stock a été validé. Dès lors, si vous désirez changer le contenu d un bulletin de livraison, vous devez au préalable changer manuellement son statut lié à la validation du stock. 51

66 Imprimer une ou plusieurs offres Il y a deux manières de préparer l impression d une offre ou d une série d offres : Imprimer l offre affichée à l écran. Imprimer les offres après avoir effectué une recherche. INFO Le nombre d offres trouvées est indiqué dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle), au-dessous de l icône de répertoire. 52

67 Imprimer une offre 1. Cliquez sur le bouton symbolisant une imprimante. 2. La prévisualisation de l offre apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état, ou sur le bouton Annuler si vous désirez interrompre l action. 3. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. 53

68 Imprimer un ensemble d offres après avoir effectué une recherche 1. Effectuez la recherche dans les rubriques désirées. 2. Avant de lancer l impression des offres, vérifiez que l ensemble des offres est bien celui que vous désirez imprimer. 3. Choisissez Imprimer dans le menu déroulant Fichier. 4. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer les documents. Les offres en cours d utilisation seront imprimées pour autant que vous choisissiez Fiches en cours d utilisation. 54

69 Les offres en mode Gestion Survoler le modèle «Gestion des offres» en 11 points 1. Le bouton Offres permet de rechercher les offres uniquement. Les offres facturées n apparaîtront pas dans la liste. 2. Le bouton Livr.-Comm. permet de rechercher les bulletins de livraison et les confirmations de commande. 3. Le bouton Facturé permet de rechercher les offres facturées uniquement. 4. Le bouton Rappels lance la procédure des rappels d offres. 5. Le bouton Réserv. Éch. permet de rechercher les réservations échues. 6. Le bouton Fact. des BL permet de facturer l ensemble des bulletins de livraison qui n ont pas fait l objet de facturation. 7. Le bouton Saisie permet de retourner au modèle d émission des offres. 8. Le bouton A Facturer permet de rechercher toutes les pièces qui sont à facturer. 9. Le bouton Recherche affiche le modèle en mode Recherche. 10. Le bouton Résultats affiche le modèle présentant les totaux. 11. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle d offre ou un autre modèle de travail. 55

70 Les rappels Les rappels des offres en cours sont déterminés (i) par le délai accordé au prospect ou au client, (ii) par la coche qui se trouve sur la droite de chaque ligne dans la rubrique Éditer rappel. 1. Dans le module Offres, si vous êtes sur le mode Utilisation, cliquez d abord sur le bouton Gestion. Ensuite, cliquez sur le bouton Rappels pour poursuivre la procédure. INFO Un message apparaît si aucune offre n est concernée par les rappels. Cliquez sur le bouton Annuler. 2. Sinon, une nouvelle fenêtre de dialogue apparaît. Cliquez sur le bouton Poursuivre les rappels pour poursuivre les rappels ou sur le bouton Stopper les rappels pour annuler la procédure. 3. Poursuivez la procédure des rappels en cliquant sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). Les rappels apparaissent en mode Prévisualisation. Si besoin, cliquez sur la page inférieure de l icône de répertoire afin de prévisualiser chacun des rappels. 4. Un nouveau message apparaît. Cliquez sur le bouton OK pour poursuivre l impression des rappels ou sur le bouton Annuler pour abandonner l action. 5. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour lancer l impression des rappels. 56

71 Facturer un ensemble de bulletins de livraison 1. À partir du mode Gestion, cliquez sur le bouton Fact. des BL. 2. Un message vous informe que tous les bulletins de livraison doivent avoir été validés dans le stock. 3. Une nouvelle fenêtre apparaît. Les coches sont présentes dans chacune des rubriques A facturer. 4. Décochez si besoin, les bulletins de livraison qui ne doivent pas être facturés, puis cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre la facturation ou sur le bouton Annuler pour abandonner l action. 5. Au message suivant cliquez sur le bouton Continuer. 6. À la fin de la procédure, un message vous indique que la facturation est terminée. Cliquez sur le bouton Continuer. 7. Les factures sont crées automatiquement dans le module Débiteurs. 57

72 Chapitre 6 - La facturation Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Factures permet d accéder au module Débiteurs. Le module Adresses est le point de départ pour l émission d une facture, d une note d honoraires, d une note de crédit ainsi que d une prestation à soi-même. INFO Il est possible d établir des factures en passant directement par le module Débiteurs. Néanmoins, nous vous conseillons de facturer en passant par le module Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17». Enregistrez les adresses de vos clients dans le module Adresses. Procédez aux réglages de vos clients dans les réglages du module Adresses. Si vous vendez des articles ou si vous facturez des services répétitifs, créez votre catalogue d articles ou votre catalogue de services dans le module Articles. Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Créer des factures ou des notes d honoraires, des demandes d acomptes, des notes de crédit, des prestations à soi-même, en francs suisses ou en monnaies étrangères. Décider de la numérotation des factures (dans les Préférences du logiciel). Facturer avec ou sans BVR. Décider, parmi quatre comptes à disposition, la destination de l encaissement (banque ou La Poste). 58

73 Rechercher une facture. Rechercher un ensemble de factures dans une période déterminée. Afficher ou non l en-tête de la facture, de la note d honoraires, etc. Créer un en-tête occasionnel. Créer des rappels, des relevés de compte ainsi que des rappels de solde. Si nécessaire, choisir ou éditer l adresse de livraison. Saisir ou éditer le concerne. Si nécessaire, éditer chaque ligne de la facture, le libellé, la quantité ainsi que l unité, le prix de l article ou de la prestation et le taux de TVA. Saisir des articles ou des services non existants et/ou les enregistrer dans la base de données des articles. Insérer des lignes, les effacer ou les supprimer. Supprimer l ensemble des lignes, insérer des articles composés d autres articles ou services. Voir l article. Connaître la quantité en stock. Marquer les références de la personne qui établit le document. Connaître votre marge brute. Si vous tenez la comptabilité, attribuer manuellement un compte de produit provenant du plan comptable. Si vous vendez des articles avec un numéro de série, rechercher l article en question. Accorder un rabais sur l ensemble de la facture. Ou accorder un rabais sur chacune des lignes composant la facture. Arrondir la facture, la note d honoraires, etc. en devise ou en pourcent. Créer, rechercher et utiliser des types de factures, de notes d honoraires, etc. Comptabiliser et verrouiller la facture. Voir l écriture dans le Journal de la comptabilité générale. Décomptabiliser et déverrouiller la facture, l éditer. Si vous utilisez le stock, valider les mouvements dans le stock. Marquer une facture et saisir un commentaire. 59

74 Introduction Les principales vues du module «Débiteurs» Voir le modèle de saisie permettant l émission et l édition d une facture Vous accédez à ce modèle lors de la création d une nouvelle facture depuis le module Adresses. Voir une série de factures sous forme de liste Vous accédez à ce modèle lorsque vous cliquez sur le bouton Gestion. Vous pouvez retourner au modèle de saisie en cliquant sur l un des deux boutons Factures BVR ou Réf 60

75 Survoler l émission d une facture en 18 points 1. L adresse de votre client apparaît automatiquement lors de la création d une nouvelle facture. L adresse n est pas modifiable! 2. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel : L intitulé apparaît automatiquement. Vous pouvez modifier l intitulé de la facture en cliquant dans la rubrique. Le numéro de la facture apparaît automatiquement. Le numéro n est pas modifiable! 3. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, la localité apparaît. Vous pouvez modifier la localité! La date du système apparaît (en principe la date du jour). Vous pouvez modifier la date! 4. Vous pouvez saisir les articles ou les services que vous désirez facturer. 5. Selon vos réglages, vous pouvez utiliser l aide à la saisie des articles ou des services à facturer. 6. Vous pouvez utiliser cette rubrique pour y insérer du texte : un concerne, par exemple. 7. Vous pouvez accordé un rabais en % ou en devise sur l ensemble de la facture. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, le délai de paiement apparaît automatiquement. Vous pouvez modifier le délai en cliquant dans la rubrique. 8. L emplacement réservé au bas de la facture vous renseigne sur le total facturé HT et TTC. Rien n est modifiable! 9. Si vous avez procédé à des changements dans les réglages du BVR, vous pouvez actualiser les données du BVR en cliquant sur le bouton Actualiser les données du BVR. 61

76 10. Dans la partie droite du modèle de saisie d une facture apparaissent les champs concernant le compte de produit lié à la comptabilité, l état du stock, la marge brute, etc. 11. Marquez la case à cocher En-tête pour afficher ou non l en-tête. 12. La pastille jaune Valider Stock permet de valider les mouvements dans le stock. Ce même bouton permet de dévalider les mouvements dans le stock. 13. La rubrique Taux de TVA permet de choisir le nouveau taux de TVA ou l ancien. Cette procédure est utilisée lors du relèvement des taux de l impôt. 14. Cliquez dans la rubrique Coché si vous avez des doutes quant à l exactitude d un compte de produit. Marquez la facture en cochant la case à cocher! Par simple clic, lors d une entrevue avec votre comptable, ressortez toutes les questions liées à la facturation. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la rubrique Commentaire. INFO La section Rechercher les écritures qui doivent être revues par le comptable, du «Chapitre 14» vous renseigne sur la manière de rechercher les pièces comptables marquées faisant l objet de questions! 15. Si vous souhaitez imprimer les références de la personne qui a établit la facture, saisissez les références dans la rubrique Notre réf. : 16. La zone vendeur est réservée aux commissions dues au vendeur! 17. Le bouton Adresses permet d ouvrir le module Adresses. Le bouton Gestion permet d afficher les factures en mode Liste. Le bouton Acomptes permet d afficher le modèle réservé à l encaissement des acomptes. Le bouton Fact. Réf. affichera la facture sans le BVR. Le bouton Nouveau permet d émettre une nouvelle facture sans passer par le module Adresses. Le bouton Dupliquer permet de reproduire la facture à l identique. L option BVR affiche le montant de la facture sur le BVR. À l inverse, l option BVR+ permet d envoyer une facture sans que le montant ne soit imprimé sur le BVR. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, vous pouvez décider sur quel compte (banque ou La Poste) vous désirez encaisser les factures. 18. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle de facture ou un autre modèle de travail. 62

77 Émettre une nouvelle facture 1. Dans le module Adresses, recherchez le client au moyen du bouton Rechercher. 2. Cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer une nouvelle facture pour ce contact. 3. Cliquez sur OK pour continuer ou sur Annuler pour abandonner l action. INFO Pour ne plus afficher le message, marquez la case à cocher Ne plus afficher ce message. 4. Pour facturer un article ou une prestation, vous pouvez effectuer l une des opérations suivantes : Cliquez une fois dans la rubrique Réf. Un menu local affiche la liste des numéros de références des articles ou des services ainsi que le libellé. A l aide de la souris, sélectionnez l article ou la prestation désirée. La ligne se complète automatiquement sur la facture. Ou double-cliquez dans la rubrique Réf. afin de permettre la saisie manuelle du numéro de référence de l article que vous souhaitez facturer. INFO Un article composé n apparaît que sur une ligne. Il faut ensuite le déployer! 63

78 5. Pour déployer un article composé, cliquez sur le bouton qui se situe à l extrémité de chaque ligne. La ligne est surlignée en orange. 6. Une boîte contextuelle apparaît sur la droite de la facture. Cliquez sur le bouton Insérer un article composé. 64

79 Configurer l aide à la saisie Une facture peut être établie grâce à l option Aide à la saisie des articles. Le bouton Utiliser permet d ouvrir le modèle d aide à la saisie des articles afin de pouvoir produire rapidement une facture. Vous pouvez créer autant de sets que vous désirez. 1. Cliquez sur le bouton Configurer. 2. Le modèle d aide à la saisie apparaît. Cliquez sur le bouton vert Nouveau set pour créer un nouveau set. 3. Le curseur clignote dans la rubrique Nom du set. Tapez le titre du set. 4. Cliquez, au choix, dans l une des dix-huit rubriques blanches ou sur plusieurs d entre elles. 5. Choisissez, dans la liste des articles ou des services, les articles qui composent le set. 6. Cliquez sur le bouton Terminer. 65

80 Utiliser l aide à la saisie 1. Cliquez sur le bouton Utiliser. 2. Le modèle d aide à la saisie apparaît en mode Utilisation. Cliquez sur les services que vous désirez utiliser pour la facture active. INFO La rubrique date permet de définir la date à laquelle doivent être saisis les services. ATTENTION Lorsque vous cliquez sur un bouton du set sélectionné dans l aide à la saisie des services, la facture active est automatiquement modifiée. Veillez à sélectionner la bonne facture avant d utiliser cette aide à la saisie! 66

81 Éditer une facture Ce bouton placé à l extrémité de chaque la ligne permet de sélectionner une ou plusieurs ligne(s) et d ouvrir la boîte contextuelle illustrée ci-dessous : Une ligne sélectionnée est surlignée en orange. En cours d édition d une facture, vous pouvez supprimer une ligne, toutes les lignes, effacer ou intercaler une ligne. Vous pouvez également insérer un article composé, choisir un article dont le numéro de série est référencé dans le module Articles, créer un article ou voir l article correspondant à la ligne. INFO Vous pouvez sélectionnez une ou plusieurs lignes et effectuer une action sur une ligne ou sur toutes les lignes sélectionnées. Insérer une ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Insérer une ligne. Une ligne vierge est insérée au dessus de la ligne sélectionnée. Effacer la ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Effacer la ligne. Une ligne est supprimée. INFO Contrairement à la fonctionnalité Supprimer la ligne, toutes les lignes qui se trouvent en dessous de la ligne effacée ne remontent pas d une ligne. 67

82 Supprimer la ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer la ligne. La ligne est supprimée immédiatement. INFO Toutes les lignes qui se trouvent en dessous de la ligne supprimée remontent d une ligne. Supprimer toutes les lignes 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer toutes les lignes. Une boîte de dialogue apparaît. 3. Cliquez sur Continuer pour supprimer toutes les lignes de la facture en cours d édition ou sur Annuler pour abandonner l action. Créer un article 1. Double-cliquez dans la rubrique Réf. afin de permettre la saisie manuelle du numéro de référence de l article que vous souhaitez (i) facturer puis (ii) enregistrer de suite dans le module Articles. 2. Complétez la ligne de la facture, de la rubrique U (Unité) à la rubrique N compte produit (même si vous ne comptabilisez pas les débiteurs). 3. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 4. Cliquez sur le bouton Créer un article. L article est automatiquement enregistré dans le module Articles. Complétez, si nécessaire, la fiche de l article nouvellement créé. INFO Le bouton Voir cet article permet de voir l article dans le module Articles. 68

83 État de la pièce (comptabilité) Lorsqu une facture est nouvellement créée, l état de la pièce comptable est «Facture, Non verrouillé, Non comptabilisé». Comptabiliser et verrouiller une facture Le bouton Comptabiliser & verrouiller permet de comptabiliser et de verrouiller la facture. Cela signifie que les écritures sont enregistrées dans le Journal et qu elle ne peut pas être corrigée sans la déverrouiller au préalable. Cliquez sur le bouton Comptabiliser & verrouiller. L état de la facture passe de Non comptabilisé à Comptabilisé. Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle Le bouton Déverrouiller permet de décomptabiliser et de déverrouiller la facture. Cela signifie que les écritures sont supprimées du Journal et qu elle peut, dès lors, être modifiée. Cliquez sur le bouton Déverrouiller. L état de la facture passe de Comptabilisé à Non comptabilisé. Voir les écritures dans le Journal Le bouton Voir la comptabilisation permet de voir l écriture dans le Journal. Cliquez sur le bouton Voir la comptabilisation. Le module Journal apparaît. 69

84 Comptabiliser et verrouiller un ensemble de factures Cliquez sur le bouton Gestion pour passer au mode Liste. Le bouton Tout comptabiliser permet de comptabiliser, d un bloc, l ensemble des factures non comptabilisées affichées dans le modèle Liste. Cliquez sur le bouton Tout comptabiliser. L état des factures sélectionnées passe de Non comptabilisé à Comptabilisé. Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble de factures Le bouton Déverrouiller permet de décomptabiliser et de déverrouiller, d un bloc, l ensemble des écritures comptabilisées. Cliquez sur le bouton Déverrouiller. L état des pièces sélectionnées passe de Comptabilisée à Non comptabilisée. 70

85 Modifier une facture Le logiciel autorise la modification d une facture. Cette fonctionnalité offre beaucoup de souplesse. À l inverse, elle requiert de la prudence afin de ne pas modifier une donnée par mégarde! 1. Cliquez à l aide de la souris dans la rubrique à modifier. 2. Modifier le contenu. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. INFO Il n est pas possible de corriger une facture comptabilisée ou dont le stock a été validé. Dès lors, si vous désirez changer le contenu d une facture, vous devez au préalable changer manuellement son statut lié à la comptabilité ou celui lié à la validation du stock. 71

86 Imprimer une ou plusieurs factures Il y a deux manières de préparer l impression d une facture ou d une série de factures : Imprimer la facture affichée à l écran. Imprimer les factures après avoir effectué une recherche. INFO Le nombre de factures trouvées est indiqué dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle), au-dessous de l icône de répertoire. 72

87 Imprimer une facture 1. Cliquez sur le bouton symbolisant une imprimante. 2. La prévisualisation de la facture apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état, ou sur le bouton Annuler si vous désirez interrompre l action. 3. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. 73

88 Imprimer un ensemble de factures après avoir effectué une recherche 1. Effectuez la recherche dans les rubriques désirées. 2. Avant de lancer l impression des factures, vérifiez que l ensemble des factures est bien celui que vous désirez imprimer. 3. Cliquez sur le bouton symbolisant une imprimante, à droite de l adresse. 4. Un message apparaît. Cliquez sur le bouton OK pour poursuivre l impression ou sur le bouton Annuler si vous désirez interrompre l action. 5. La prévisualisation de la première facture apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 6. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer. Les factures en cours d utilisation seront imprimées. 74

89 Les factures en mode Gestion Survoler le modèle «Gestion des factures» en 13 points 1. Le bouton Recherche affiche le modèle en mode Recherche. 2. Le bouton Livraisons permet de rechercher les bulletins de livraison (ancienne version antérieure à la 8). 3. Le bouton Solde à livrer permet de rechercher les factures dont la quantité du solde à livrer à été indiquée dans la rubrique Solde à livrer. 4. Le bouton A Encaisser permet de rechercher les factures à encaisser à l exception des factures marquées en suspens. 5. Le bouton A Enc. Toutes (à encaisser toutes) permet de rechercher toutes les factures à encaisser y compris les factures marquées en suspens. 75

90 6. Le bouton Acomptes ouvre le modèle relatif à la gestion des acomptes. 7. Vous retournez sur le modèle de saisie d une facture en cliquant sur l un des boutons Facture BVR ou Réf. 8. Le bouton Encaissé vous permet de rechercher les factures encaissées. 9. Le bouton BVR Retour ouvre le module d encaissement par BVR. 10. Le bouton Rappels ouvre le modèle de gestion des rappels. 11. Le bouton Gestion TVA affiche le modèle Gestion TVA. 12. Le bouton Déverrouiller ouvre le modèle permettant de déverrouiller : Une facture. Ou l ensemble des factures présentent dans la liste. 13. Le bouton Tout comptabiliser vous permet de comptabiliser l ensemble des factures non comptabilisées. 14. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle de facture ou un autre modèle de travail. 76

91 Encaisser les versements manuellement Lorsqu un client règle la facture, dans le module Débiteurs, procédez de la manière suivante : 1. Cliquez sur le bouton Gestion. Le modèle Gestion apparaît. 2. Recherchez la ou les factures en utilisant le bouton Recherche. 3. Effectuez l une des opérations suivantes : Si le client a réglé l intégralité de la facture, cliquez sur le bouton jaune présent sur chacune des lignes. La date du jour s inscrit automatiquement dans la rubrique Date pmt (date paiement). La rubrique Compte d encaissement propose la liste des comptes de liquidité. Sélectionnez le compte d encaissement approprié. Si besoin, corrigez la date de paiement Si le client n a réglé que partiellement la facture, cliquez sur le bouton Acomptes. Le modèle acomptes s affiche. Tapez la date dans la rubrique Date, le montant dans la rubrique Acomptes ainsi que le compte d encaissement dans la rubrique Compte d encaissement. 77

92 Encaisser les versements par le système BVR À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d accéder au BV retour. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Faites une demande d ouverture d un compte BVR à la banque ou à La Poste. Commandez des bulletins de versement avec numéro de référence BVR en CHF ou Euro. Réglez le logiciel «Chapitre 17», section Paramètres BVR. Importer les versements BVR 1. Cliquez sur le bouton BV retour. 2. Le module BV retour s ouvre. Cliquez sur l un des boutons jaunes Compte 1 ou 2 : afficher page Web pour téléchargement fichier. 3. Sur Internet : importez le ou les fichiers BVR retour. 4. Enregistrez le fichier ou les fichiers BVR retour, sur le disque dur de votre ordinateur, à l emplacement de votre choix. 5. Cliquez sur le bouton 1. Importer les encaissements. 6. Recherchez et sélectionnez à l aide de la souris un fichier BVR retour que vous venez d enregistrer. Les encaissements apparaissent dans le module BVRetour, en mode Liste. INFO Vous pouvez imprimer le récapitulatif BVR en cliquant sur le bouton Récap. BVR puis sur l icône symbolisant une imprimante. Pour revenir à la liste, cliquez sur le bouton Détail BVR. 7. Cliquez sur le bouton 2. Export dans les débiteurs. Une fenêtre locale apparaît. 8. Si besoin, modifiez le numéro du compte d encaissement en cliquant dans la rubrique Compte d encaissement. 78

93 Les rappels 9. Cliquez sur Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle) pour poursuivre l importation des encaissements ou sur le bouton Annuler pour interrompre l action. Survoler le modèle «Gestion Rappels» en 8 points 1. Vous effectuez les rappels en cliquant sur les boutons 3 Rappel, 2 Rappel, 1 Rappel, les rappels des factures payables par acomptes sur le bouton Rappel fact. par acomptes. 2. En cas de bourrage papier, vous pouvez utiliser les boutons Réimprimer. 3. Vous imprimez les relevés de compte en cliquant sur le bouton Relevé cpte. 4. Vous retournez sur le modèle de saisie d une facture en cliquant sur l un des boutons Facture BVR ou Réf. 5. Vous utilisez le bouton Export pour société de recouvrement à discrétion. Vous pouvez nommer et enregistrer le fichier.tab nouvellement créé dans le disque dur de votre ordinateur et l envoyer ensuite à la société de recouvrement de votre choix. 6. Le cartouche affiche les totaux et TTC et HT des montants facturés, encaissés et à encaisser! 7. Décochez la rubrique Editer le rappel si vous ne désirez pas envoyer de rappel. 8. Cochez la rubrique En suspens si vous désirez mettre temporairement une facture en suspens. 79

94 Lancer les rappels Avant de lancer les rappels, veillez à enregistrer les derniers encaissements. Lorsque vous décidez de faire les rappels, procédez de la manière suivante : 1. Dans le module Débiteurs, si vous êtes sur une facture, cliquez d abord sur le bouton Gestion. Ensuite, cliquez sur le bouton Rappels. Le modèle Gestion rappels apparaît. INFO Un message apparaît si aucune facture n est concernée par le 3e rappel. Cliquez sur le bouton OK. 2. Les factures concernées par les 3 e rappels sont sélectionnées. 3. Si besoin, décochez la case à cocher de la rubrique Editer le rappel. INFO Les clients dont les factures ont été décochées ne recevront pas de rappel. 4. Poursuivez la procédure des rappels en cliquant sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). INFO Une fenêtre locale vous propose de poursuivre les rappels sans le BVR, avec le BVR ou de stopper la procédure. Cliquez sur l un des boutons. 80

95 5. Les rappels apparaissent en mode Prévisualisation. Si besoin, cliquez sur la page inférieure de l icône de répertoire afin de prévisualiser chacun des rappels. 6. Dans la zone d état (bande grise à gauche du modèle), cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre l action. Un message vous demande si vous désirez imprimer les rappels. Cliquez sur le bouton OK pour poursuivre l impression ou sur le bouton Annuler pour interrompre l action. 7. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour lancer l impression des rappels. INFO Le modèle Gestion rappels affiche le numéro de facture, la date ainsi que les dates des rappels successifs! 81

96 Chapitre 7 Les modèles de courrier Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Modèles permet d accéder au modèles de courrier. Vous pouvez créer un nombre infini de modèles de lettre et définir, pour chacun de ces modèles, un groupe et une désignation. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Créer des modèles de lettres. Paramétrer des modèles de salutations et la formule de politesse. Rechercher des modèles de lettres. Éditer chacun des documents (Police, Corps, Style, Alignement, Interligne, Couleur). Utiliser une signature numérisée. Introduction Survoler le module «Modèles» en 6 points 82

97 1. Espace réservé pour une image, une photo. Cliquez dans la rubrique avec le bouton droit de la souris, puis choisissez Insérer une image 2. La date du jour de création du modèle apparaît. 3. Utilisez la rubrique Groupe pour classer vos modèles. Utilisez la rubrique Désignation pour donner un titre au modèle. 4. Utilisez le premier rectangle blanc pour taper un concerne 5. Le rectangle suivant pour taper le corps de la lettre. 6. Utilisez cette fonctionnalité pour insérer des champs de fusion dans le corps de la lettre. 7. Les boutons placés dans la bande bleue permettent, dans l ordre : Accéder à la Palette de navigation. Ouvrir l Aide. Imprimer. Ouvrir le correcteur d orthographe. Activer le modèle de lettre Modèle brut (corps de la lettre plus grand, sans le concerne, sans les salutations). Le bouton Nouveau crée une nouvelle fiche. Le bouton Liste affiche les modèles de lettre en mode Liste. Le bouton Lettres ouvre le module Lettres. Ajouter un nouveau modèle de lettre-type A la première ouverture du module Modèles, le modèle Liste apparaît vierge. 1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Le masque de saisie de la lettre s ouvre. Le curseur clignote dans la rubrique Groupe. Tapez par exemple «Marketing». 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. Complétez les rubriques Désignation, la rubrique concerne, le corps de la lettre ainsi que les salutations dans la zone grise. 83

98 Éditer le modèle de lettre Lorsque vous cliquez dans une rubrique de type «texte», la réglette de texte apparaît en haut du modèle. Vous pouvez poser des taquets de tabulation en cliquant, à l aide de la souris, sur la réglette de texte. Pour éditer le taquet de tabulation, double-cliquez sur le taquet de tabulation. Une boîte de dialogue vous permet de procéder aux réglages. Pour éditer le texte, utilisez les commandes dans le menu déroulant Format. 84

99 Afficher la réglette de texte Choisissez dans le menu déroulant Affichage la commande Réglette de texte. Insérer un champ de fusion dans le corps du modèle de la lettre Vous pouvez insérer des champs de fusion dans le corps de la lettre (en principe sur le modèle brut) à l aide de la boîte de fusion ci-dessus. 1. Cliquez dans la rubrique et choisissez le champ de fusion. Exemple «Titre courrier». 2. A l aide de la souris, placez le curseur dans le corps de la lettre à l endroit désiré. Exemple en haut à gauche du corps de la lettre. 3. Cliquez sur le bouton Insérer le champ de fusion sélectionné. INFO Lorsque vous utiliserez le modèle de lettre, le champ de fusion «Titre courrier» sera remplacé par «Monsieur ou Madame ou Mademoiselle, etc». 85

100 Chapitre 8 Le courrier Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Lettres permet d accéder au module Lettres. Vous pouvez créer un nombre infini de courriers et choisir des modèles de lettre. INFO Pour créer un courrier, passez par le module Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17», section En-têtes et pied de page. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Créer des lettres avec ou sans concerne, des télécopies (fax) et des courriels ( s). Reprendre des modèles de lettre. Paramétrer des modèles de salutations et la formule de politesse. Rechercher un courrier. Rechercher un ensemble de lettres, de télécopies (fax) ou de courriels ( s). Afficher ou non l entête de la lettre ou de la télécopie. Éditer chacun des documents (Police, Corps, Style, Alignement, Interligne, Couleur). Imprimer plusieurs lettres pour un publipostage mémorisé dans la base de données. Imprimer un publipostage non mémorisé dans la base de données du courrier, tout en laissant une trace dans les contacts! Utiliser une signature numérisée. Suivre vos courriers grâce au statut Terminé ou En Cours. 86

101 Introduction Survoler le module «Lettres» en 15 points 1. L adresse du destinataire. 2. La rubrique grise permet de définir, si besoin, le mode d envoi du courrier. Exemple : RECOMMANDÉ. 3. Marquez la case à cocher En-tête pour afficher ou non l en-tête. 4. Si enregistrés dans le module Adresses, V/réf. et N/réf apparaissent automatiquement. 5. Concerne du courrier. 6. Si enregistré dans le module Adresses, le titre du courrier apparaît automatiquement. 7. Corps de la lettre. 8. Rubriques automatiques de salutations. 9. Si enregistrés dans les préférences du logiciel, le signataire ainsi qu une éventuelle signature numérisée apparaissent automatiquement. 10. Rubrique prévue pour les annexes. 87

102 11. Les boutons placés dans la bande jaune permettent, dans l ordre : Accédez à la Palette de navigation. Ouvrir l Aide. Imprimer. Ouvrir le correcteur d orthographe. Activer le modèle de lettre Fax. Activer le modèle de lettre Modèle brut (corps de la lettre plus grand, sans le concerne, sans les salutations). Activer le modèle de lettre . Le bouton Adresse ouvre le module Adresses. Le bouton Suivi affiche le courrier en mode Liste. Le bouton Modèle ouvre le module Modèles. 12. La rubrique Terminé / En cours permet de définir le statut du courrier. 13. Espace réservé pour une image, une photo. Cliquez dans la rubrique avec la touche droite de la souris, puis choisissez Insérer une image 14. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle de courrier ou un autre modèle de travail. 15. Liste des modèles de lettre. Créer un nouveau courrier 1. Dans le module Adresses, rechercher le contact au moyen du bouton Rechercher. 2. Cliquez sur le bouton Créer. Aucune boîte de dialogue ne vous demande si vous désirez créer un nouveau courrier pour le contact désigné. 3. Tapez la lettre ou choisissez un modèle de lettre. 88

103 Choisir une lettre type Tous les modèles de lettre apparaissent dans la zone bleue, en regard la lettre. 1. Pour restreindre le nombre de modèles de lettre, choisissez un groupe de lettres type dans la liste contenue dans la rubrique Groupe. 2. Cliquez sur le triangle rouge en regard du modèle désiré. Le contenu du modèle se colle automatiquement dans la lettre. 89

104 Éditer le contenu de la lettre Lorsque vous cliquez dans une rubrique de type «texte», la réglette de texte apparaît en haut du modèle. Vous pouvez poser des taquets de tabulation en cliquant, à l aide de la souris, sur la réglette de texte. Pour éditer le taquet de tabulation, double-cliquez sur le taquet de tabulation. Une boîte de dialogue vous permet de procéder aux réglages. Pour éditer le texte, utilisez les commandes dans le menu déroulant Format. INFO Pour pouvoir utiliser les taquets de tabulation, utilisez la touche TAB au clavier ainsi que la touche Alt. 90

105 Créer un mailing 1. Exécutez une recherche dans le module Adresses. 2. Utilisez la commande Créer un mailing dans le menu déroulant Script. 3. Un message apparaît. Cliquez sur le bouton Reprendre si vous désirez reprendre le dernier texte, sur bouton Effacer si vous désirez composer un nouveau texte ou cliquez sur le bouton Annuler pour abandonner l action. 4. Le message suivant vous rend attentif que vous êtes toujours dans le module Adresses. ATTENTION LORS DU LANCEMENT DE LA PROCÉDURE DU MAILING, VOUS ÊTES TOUJOURS DANS LE MODULE «ADRESSES». NE SUPPRIMEZ RIEN! SI VOUS DÉSIREZ IGNORER UN CONTACT AVANT L IMPRESSION DES LETTRES, UTILISEZ LA COMMANDE «IGNORER FICHE» DU MENU DÉROULANT «FICHES». 5. Suivez ensuite la procédure décrite en regard du modèle permettant de (i) taper la lettre ou (ii) choisir un modèle de lettre! 91

106 Chapitre 9 Les commandes Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Commandes permet d accéder au module Commandes. Le module Adresses est le point de départ pour passer des commandes. INFO Il est possible d établir des commandes en passant directement par le module Commandes. Néanmoins, nous vous conseillons de créer les commandes en passant par le module Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17». Enregistrez les adresses de vos fournisseurs dans le module Adresses. Procédez aux réglages de vos fournisseurs dans les réglages du module Adresses. Si vous achetez souvent les mêmes articles, créez votre catalogue d articles dans le module Articles. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Créer des commandes et des demandes d offre, en francs suisses ou en monnaies étrangères. Modifier la numérotation de la commande. Utiliser de formulaire de commande avec ou sans l impression des prix. Choisir ou modifier l adresse de livraison. Si nécessaire, modifier le concerne des documents. Si nécessaire, éditer chaque ligne de la commande, le libellé, la quantité ainsi que l unité, le prix de l article ou de la prestation et le taux de TVA. Saisir des articles ou des services non existants et les enregistrer dans la base de données des articles. Insérer des lignes, les effacer ou les supprimer. Supprimer l ensemble des lignes, insérer des articles composés d autres articles. 92

107 Voir l article. Connaître la quantité en stock. Marquer votre référence. Afficher ou non le total de la commande. Si vous vendez des articles avec un numéro de série, rechercher l article en question. Mentionner le rabais convenu sur l ensemble de la commande. Ou mentionner un rabais sur chacune des lignes composant la commande. Créer, rechercher et utiliser des modèles de commandes. Convertir la commande en facture. Si vous utilisez le stock, valider en stock. 93

108 Introduction Les différentes vues de la commande Voir le modèle de saisie permettant de passer des commandes Vous accédez à ce modèle lors de la création d une nouvelle commande depuis le module Adresses. Voir une série de commandes sous forme de liste Vous accédez au modèle ci-dessous lorsque vous cliquez sur le bouton Gestion. Vous pouvez retourner au modèle de saisie de la commande en cliquant sur le bouton Saisie. 94

109 Survoler la création d une commande en 18 points 1. L adresse de votre fournisseur apparaît automatiquement lors de la création d une nouvelle commande. L adresse n est pas modifiable! Une commande nouvellement créée peut devenir une demande d offre. Elle peut également être convertie en facture. 2. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel : L intitulé du formulaire de commande apparaît automatiquement. Vous pouvez modifier l intitulé de la commande en cliquant dans la rubrique. Le numéro de la commande apparaît automatiquement. Le numéro n est pas modifiable! 3. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, la localité apparaît. Vous pouvez modifier la localité! La date du système apparaît (en principe la date du jour). Vous pouvez modifier la date! 4. Vous pouvez saisir les articles que vous désirez faire figurer sur la commande. 5. Vous pouvez utiliser cette rubrique pour y insérer du texte : un concerne, par exemple. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, un texte par défaut peut être saisi. 95

110 6. Vous pouvez saisir manuellement une adresse de livraison ou choisir une adresse de livraison dans la liste des adresses de livraison pour autant que vous ayez procédé à l enregistrement d adresses de livraison dans les préférences du logiciel. 7. Vous pouvez saisir un rabais accordé par votre fournisseur en % sur l ensemble de la commande. Vous pouvez saisir le délai de livraison en cliquant dans la rubrique Délai / jours. 8. L emplacement réservé au bas de la commande vous renseigne sur le total de la commande HT et TTC. Rien n est modifiable! 9. Le délai de livraison saisi plus haut s imprime dans la rubrique Livraison. 10. Cliquez dans cette zone afin de faire apparaître la rubrique permettant de saisir du texte manuellement ou choisir un texte dans le menu déroulant. 11. Marquez la case à cocher En-tête pour afficher ou non l en-tête. 12. La pastille jaune Enregistrer les articles en commande permet de valider la commande dans le stock. Le pastille jaune Reçu l intégralité de la commande permet de valider l intégralité de la commande dans le stock. 13. Saisissez la date de livraison dans la rubrique Livraison. 14. Saisissez le nom de la personne qui a passé la commande dans la rubrique Acheteur. 15. La rubrique Taux de TVA permet de choisir le nouveau taux de TVA ou l ancien. Cette procédure est utilisée lors du relèvement des taux de l impôt. 16. Le bouton Adresses permet d ouvrir le module Adresses. Le bouton Gestion permet d afficher les commandes en mode Liste. Le bouton Nouveau permet de créer une nouvelle sans passer par le module Adresses. Le bouton Dupliquer permet de reproduire la commande à l identique. La rubrique Coût permet d utiliser un modèle de calcul des coûts. 17. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle de commande ou un autre modèle de travail. INFO Le modèle 1 page réf. sans prix sera utile pour imprimer un formulaire de commande sans mentionner les prix! 96

111 Passer une nouvelle commande 1. Dans le module Adresses, recherchez le fournisseur au moyen du bouton Rechercher. 2. Cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer une nouvelle commande pour ce contact. 3. Cliquez sur OK pour continuer ou sur Annuler pour abandonner l action. INFO Pour ne plus afficher le message, marquez la case à cocher Ne plus afficher ce message. 4. Pour commander un article, vous pouvez effectuer l une des opérations suivantes : Cliquez une fois dans la rubrique Réf. Un menu local affiche la liste des numéros de références des articles ainsi que le libellé. A l aide de la souris, sélectionnez, dans la liste, l article désiré. La ligne se complète automatiquement sur le formulaire de commande. Ou double-cliquez dans la rubrique Réf. afin de permettre la saisie manuelle du numéro de référence de l article que vous souhaitez commander. 97

112 Éditer une commande Ce bouton placé à l extrémité de chaque la ligne permet de sélectionner une ou plusieurs ligne(s) et d ouvrir la boîte contextuelle illustrée ci-dessous : Une ligne sélectionnée est surlignée en turquoise. En cours d édition d une commande, vous pouvez supprimer une ligne, toutes les lignes, effacer ou intercaler une ligne. Vous pouvez également insérer un article composé, créer un article ou voir l article correspondant à la ligne. INFO Vous pouvez sélectionnez une ou plusieurs lignes et effectuer une action sur une ligne ou sur toutes les lignes sélectionnées. Insérer une ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Insérer une ligne. Une ligne vierge est insérée au dessus de la ligne sélectionnée. Effacer la ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Effacer la ligne. Une ligne est effacée. INFO Contrairement à la fonctionnalité Supprimer la ligne, toutes les lignes qui se trouvent en dessous de la ligne effacée ne remontent pas d une ligne. 98

113 Supprimer la ligne 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer la ligne. La ligne est supprimée immédiatement. INFO Toutes les lignes qui se trouvent en dessous de la ligne supprimée remontent d une ligne. Supprimer toutes les lignes 1. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 2. Cliquez sur le bouton Supprimer toutes les lignes. 3. Une boîte de dialogue apparaît. Cliquez sur Continuer pour supprimer toutes les lignes de la commande en cours d édition ou sur Annuler pour abandonner l action. Créer un article 1. Double-cliquez dans la rubrique Réf. afin de permettre la saisie manuelle du numéro de référence de l article que vous souhaitez (i) commander puis (ii) enregistrer de suite dans le module Articles. 2. Complétez la ligne de la commande, de la rubrique U (Unité) à la rubrique N compte produit (même si vous ne comptabilisez pas par la suite les débiteurs). 3. Sélectionnez la ligne en cliquant sur le bouton. La boîte contextuelle apparaît. 4. Cliquez sur le bouton Créer un article. L article est automatiquement enregistré dans le module Articles. Complétez, si nécessaire, la fiche de l article nouvellement créé. INFO Le bouton Voir cet article permet de voir l article dans le module Articles. 99

114 Modifier une commande Le logiciel autorise la modification d une commande. Cette fonctionnalité offre beaucoup de souplesse. À l inverse, elle requiert de la prudence afin de ne pas modifier une donnée par mégarde! 1. Cliquez à l aide de la souris dans la rubrique à modifier. 2. Modifier le contenu. 3. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. ATTENTION Il est possible de corriger une commande dont le stock a été validé. Dès lors, si vous désirez changer le contenu d une commande, vous devez procéder une nouvelle fois à la validation du stock. 100

115 Imprimer une ou plusieurs commandes Il y a deux manières de préparer l impression d une commande ou d une série de commandes : Imprimer la commande affichée à l écran. Imprimer les commandes après avoir effectué une recherche. INFO Le nombre de commandes trouvées est indiqué dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle), au-dessous de l icône de répertoire. 101

116 Imprimer une commande 1. Cliquez sur le bouton symbolisant une imprimante. 2. La prévisualisation de la commande apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état, ou sur le bouton Annuler si vous désirez interrompre l action. 3. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. 102

117 Imprimer un ensemble de commandes après avoir effectué une recherche 1. Effectuez la recherche dans les rubriques désirées. 2. Avant de lancer l impression des commandes, vérifiez que l ensemble des commandes est bien celui que vous désirez imprimer. 3. Choisissez Imprimer dans le menu déroulant Fichier. 4. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer les documents. Les commandes en cours d utilisation seront imprimées pour autant que vous choisissiez Fiches en cours d utilisation. 103

118 Les commandes en mode Gestion Survoler le modèle «Gestion des commandes» en 9 points 1. Le bouton Reçu permet de rechercher les commandes livrées. 2. Le bouton A Recevoir permet de rechercher les commandes en souffrance. 3. Le bouton Solde à recev. permet de rechercher les commandes ouvertes présentant un solde à recevoir. 4. Le bouton Dmde d offre permet de rechercher les commandes dont l intitulé est Demande d offre. 5. Le bouton Recherche affiche le modèle en mode Recherche. 6. Le bouton Saisie permet de retourner au modèle de création des commandes. 7. Le bouton Toutes permet de rechercher toutes les pièces. 8. Le bouton Coûts affiche le modèle relatif à la gestion des coûts. 9. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle de commande ou un autre modèle de travail. 104

119 La validation des commandes dans le stock Il y a trois manières de valider le stock relatif à une commande : Vous décidez d enregistrer les articles en commande lors de la création de la commande. (Articles en commande mais pas encore reçus)! Vous enregistrez, à réception des articles, l intégralité des articles reçus! Ou vous enregistrez, à réception des articles, des livraisons partielles de votre fournisseur! Enregistrer les articles en commande Cliquez sur le bouton jaune Enregistrer les articles en commande. Enregistrer l intégralité de la commande 1. Tapez la date de réception de la marchandise dans la rubrique Livraison. 2. Cliquez sur le bouton jaune Reçu l intégralité de la commande. Enregistrer des livraisons partielles 1. Cliquez sur le bouton. La boîte de dialogue apparaît sur le modèle. 2. Tapez la quantité dans la rubrique Qté reçue, la date dans la rubrique Date, puis cliquez sur le bouton Saisir dans le stock. 105

120 Chapitre 10 Les salaires Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Salaires permet d accéder au module Salaires. Le module Adresses est le point de départ pour l établissement des salaires. INFO Il est possible d établir des salaires en passant directement par le module Salaires. Néanmoins, nous vous conseillons de créer les salaires en passant par le module Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17», section Salaires. Enregistrez les adresses de vos collaborateurs dans le module Adresses. Procédez aux réglages de vos collaborateurs dans les réglages du module Adresses. Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Créer des décomptes mensuels de salaires ainsi que des remboursements d indemnités. Modifier la numérotation des fiches de salaires. Utiliser la variété des options du puissant système de recherche incorporé. Dupliquer un ou plusieurs salaires. Établir des récapitulatifs des salaires versés. 106

121 Survoler les salaires en 8 points 1. L adresse de votre collaborateur apparaît automatiquement lors de la création d une nouvelle fiche de salaire. Vous pouvez éditer l adresse. 2. Selon les réglages du collaborateur dans le module Adresses : La fonction, le numéro AVS ainsi que la date de naissance apparaissent automatiquement. Selon les réglages dans les préférences du logiciel, le numéro de salaire apparaît automatiquement. 3. Le première rubrique Date est nécessaire pour saisir le mois. Pour saisir le mois de mars 2007, tapez ! La deuxième rubrique date Du permet de saisir le 1 er jour d activité du collaborateur relatif au mois concerné. La troisième rubrique date Au permet de saisir le dernier jour d activité relatif au mois concerné. La quatrième date est la date comptable du salaire ainsi que des charges sociales y relatives! 4. Les comptes 4000 ainsi que les autres numéros de comptes sont les comptes liés aux salaires, aux cotisations et déductions. Ces comptes proviennent du plan comptable. 107

122 5. Les boutons placés en dessous de l en-tête permettent, dans l ordre : Accéder à la Palette de navigation. Le bouton Rechercher permet d effectuer des recherches. Le bouton Nouveau permet de créer une nouvelle fiche de salaire. Le bouton Dupliquer permet de créer une ou plusieurs fiches de salaire à l identique pour une même période de traitement des salaires. Imprimer. Le bouton Général permet d établir le récapitulatif général des salaires versés pour la période désirée, par mois et pour l ensemble des collaborateurs (si aucun collaborateur n a été spécifié dans les critères de recherche). Le bouton Récapitul. permet d établir le récapitulatif des salaires versés pour la période désirée, pour l ensemble des collaborateurs (si aucun collaborateur n a été spécifié dans les critères de recherche). Le bouton Adresses ouvre le module Adresses. Ouvrir l Aide. 6. Cliquez dans la rubrique Coché si vous avez des doutes quant à l exactitude d une fiche de salaire. Marquez la fiche de salaire en cochant la case à cocher! Par simple clic, lors d une entrevue avec votre comptable, ressortez toutes les questions liées aux salaires. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la rubrique Commentaire. 7. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle. 108

123 Créer un nouveau salaire 1. Dans le module Adresses, recherchez le collaborateur au moyen du bouton Rechercher. 2. Cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer une nouvelle fiche de salaire pour ce collaborateur ou dupliquer la dernière fiche de salaire. 3. Cliquez sur le bouton Créer. 4. Le masque de saisie vierge apparaît. En revanche, les données du collaborateur ainsi que son adresse sont remplies. 5. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. Complétez les rubriques dates et montants. INFO Vous pouvez modifier l intitulé de la fiche de salaire en cliquant dans la rubrique. 109

124 Dupliquer un salaire 1. Dans le module Adresses, recherchez le collaborateur au moyen du bouton Rechercher. 2. Cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer une nouvelle fiche de salaire pour ce collaborateur ou dupliquer la dernière fiche de salaire. 3. Cliquez sur le bouton Dupliquer. 4. Le masque de saisie vierge apparaît. En revanche, les données du collaborateur ainsi que son adresse sont déjà remplies. 5. Le curseur clignote dans la première rubrique Date. Tapez la date du mois concerné. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. Complétez les rubriques dates suivantes et, si nécessaire, les montants. Dupliquer une série de salaires 1. Dans le module Salaires, au moyen du bouton Rechercher, recherchez les fiches de salaire que vous désirez dupliquer. 2. Cliquez sur le bouton Dupliquer. Un nouveau modèle apparaît. 3. Cliquez sur le bouton Oui pour dupliquer les salaires ou sur le bouton Non pour abandonner l action. INFO Pour ne pas dupliquer une fiche de salaire présente dans la liste, décochez-la dans la rubrique Dupliquer. 110

125 4. Une nouvelle fenêtre apparaît. Tapez la date relative au mois du salaire, la date du début de la période, la date de fin de la période ainsi que la date comptable puis cliquez sur le bouton Continuer. 111

126 Chapitre 11 Les paiements Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, le bouton Paiements permet d accéder au module Paiements. Le module Adresses est le point de départ pour l enregistrement des paiements. INFO Il est possible d enregistrer des paiements en passant directement par le module Paiements. A moins que vous n utilisiez un lecteur optique, nous vous conseillons d enregistrer les paiements en passant par le module Adresses. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17». Enregistrez les adresses de vos fournisseurs et de vos collaborateurs dans le module Adresses. Procédez aux réglages de vos fournisseurs et de vos collaborateurs dans les réglages du module Adresses. Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Enregistrer manuellement un nombre illimité de paiements. Enregistrer rapidement les paiements au moyen d un lecteur optique. Définir vous-même le prochain numéro de paiement. Dupliquer un paiement. Générer des mensualités. Importer automatiquement les salaires à payer. Générer des listes. Générer des écritures automatiques relatives aux transferts d argent. Utiliser la variété des options du puissant système de recherche incorporé. 112

127 Modifier, compléter ou remplacer le libellé pour la comptabilité. Comptabiliser et verrouiller un paiement ou un ensemble de paiements. Voir la comptabilisation du paiement. Rechercher la liste des paiements comportant d éventuelles erreurs. Rechercher les factures payées. Rechercher les factures à payer. Rechercher les factures échues. Marquer un paiement Urgent. Mettre à jour les paiements marqués Urgent. Marquer un paiement En suspens. Marquer un paiement et saisir un commentaire. Valider en paiement un ensemble de factures à payer. Payer en utilisant le système DTA. 113

128 Introduction Les principales vues du module «Paiements» Voir le modèle de saisie permettant l enregistrement d une facture reçue Vous accédez au modèle ci-dessous lorsque vous enregistrez une facture créancière depuis le module Adresses. Voir une série de paiements sous forme de liste Vous accédez au modèle ci-dessous lorsque vous cliquez sur le bouton Gestion. Vous pouvez retourner au modèle de saisie en cliquant sur le bouton Saisie. 114

129 Survoler l enregistrement d une facture créancière en 11 points 1. L adresse de votre créancier ou de votre fournisseur apparaît automatiquement lors de l enregistrement d une nouvelle facture créancière. Les éléments de l adresse peuvent être modifiés! INFO Le nom du créancier ou du fournisseur est automatiquement reporté dans la rubrique Libellé pour comptabilité (Point N 3). 2. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, la numéro de la pièce comptable apparaît automatiquement. Vous ne pouvez pas modifier ce numéro. 3. Cette partie du modèle de saisie vous permet de compléter les données du paiement. Vous pouvez saisir le libellé dans la rubrique Libellé. Ce libellé peut remplacer le libellé pour la comptabilité en cliquant sur le bouton Remplacer par libellé ou compléter le libellé pour la comptabilité en cliquant sur le bouton Ajouter le libellé. Utilisez la rubrique Concerne pour saisir la période, par exemple! Complétez les rubriques suivantes. 115

130 4. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel, le compte créancier apparaît automatiquement. Toujours selon vos réglages dans les préférences du logiciel ou dans la fiche d adresse : Le compte ou les comptes de charges apparaissent automatiquement. Vous pouvez modifier manuellement le ou les comptes de charges en cliquant dans la rubrique. Le compte de liquidité apparaît automatiquement. Vous pouvez modifier manuellement ce compte. 5. Complétez la saisie relative au(x) montant(s) à payer, en fonction de la ventilation désirée. 6. Selon vos réglages dans la fiche d adresse, la partie liée à la TVA apparaît automatiquement. 7. Voyez si le logiciel vous indique des erreurs de saisie relatives à la comptabilité. 8. Voyez si le logiciel vous indique des erreurs de saisie relatives au paiement par le système DTA. 9. Le bouton Nouveau permet d enregistrer un nouveau paiement. Le bouton Saisie par BVR permet d enregistrer un paiement en utilisant un lecteur optique. Le bouton Rechercher permet de passer en mode Recherche. Le bouton Dupliquer permet de reproduire le paiement à l identique. Le bouton Mensualité ouvre une nouvelle fenêtre. Vous pouvez définir ensuite le nombre de mensualités à reproduire automatiquement. Le bouton Import salaire vous permet d importer les salaires à payer. Le bouton Liste affiche les paiements en mode Liste. Le bouton Liste OPAE affiche les paiements relatifs au paiement par le système OPAE, en mode Liste. 10. L onglet Fiche est le modèle de saisie principal. L onglet Fiche OPAE permet d ouvrir le modèle de saisie des paiements dans le système OPAE. L onglet OP diverse (pour les opérations diverses) permet de passer les écritures de compte à compte notamment lors d un transfert par exemple du compte Poste au compte Caisse. L onglet Analyse permet d ouvrir un modèle complémentaire de saisie. Cliquez dans la rubrique Coché si vous avez des doutes quant à l exactitude d un compte de charges. Marquez la paiement en cochant la case à cocher! Par simple clic, lors d une entrevue avec votre comptable, ressortez toutes les questions liées aux paiements. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la rubrique Commentaire. 11. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle. INFO La section Rechercher les écritures qui doivent être revues par le comptable, du «Chapitre 14» vous renseigne sur la manière de rechercher les pièces comptables marquées faisant l objet de questions! 116

131 Enregistrer un nouveau paiement manuellement 1. Dans le module Adresses, rechercher le créancier ou le fournisseur au moyen du bouton Rechercher. 2. Puis, cliquez sur le bouton Créer. Une boîte de dialogue vous demande si vous désirez créer une nouveau paiement pour ce contact. 3. Cliquez sur OK pour continuer ou sur Annuler pour abandonner l action. INFO Pour ne plus afficher le message, marquez la case à cocher Ne plus afficher ce message. 4. Selon vos réglages dans les préférences du logiciel ou selon vos réglages dans la fiche d adresse, quelques rubriques sont déjà complétées automatiquement. Saisissez les données du paiement dans chacune des rubriques. 117

132 Enregistrer un nouveau paiement au moyen du lecteur optique CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Procédez aux réglages de vos créanciers et de vos fournisseurs dans les réglages du module Adresses. Branchez le lecteur optique que vous aurez réglé selon les instructions du fabricant. Ouvrez l application du lecteur optique. 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Paiements. 2. Cliquez sur le bouton Saisie par BVR. INFO Pour autant que vous ayez bien réglé chaque fournisseur dans le module Adresses, ce système vous permet de gagner beaucoup de temps! 118

133 3. Le modèle de saisie de la ligne de codage apparaît. Numérisez la ligne de codage du paiement au moyen du lecteur optique. La séquence numérisée apparaît dans la rubrique. 4. Cliquez sur le bouton Continuer. Un message vous indique en cas d erreur de saisie de la ligne de codage 5. Une nouvelle fenêtre apparaît et vous indique (texte en rouge) les éléments de saisies à compléter dans le modèle de saisie du paiement. Vous pouvez passer outre et corriger les paiements ultérieurement. Dès lors, marquez la case à cocher de la rubrique Corriger ultérieurement. 6. Complétez les rubriques Libellé, Libellé pour comptabilité, Concerne, etc. INFO Pour afficher le paiement en mode Saisie, cliquez sur le bouton Afficher le paiement. Pour enregistrer un nouveau paiement au moyen du lecteur optique cliquez sur le bouton Prochaine saisie. Pour terminer, cliquez sur le bouton Fin. 119

134 7. Vous pouvez afficher le paiement en cliquant sur le bouton Afficher le paiement. 8. Une nouvelle fenêtre apparaît. Vous pouvez également compléter les données manquantes du paiement tels que la date de la facture créancière et/ou le numéro du compte de liquidité (si omis dans les réglages de l adresse du fournisseur), etc. 9. Cliquez sur le bouton Prochaine saisie pour poursuivre l enregistrement des paiements au moyen du lecteur optique! 120

135 Les factures créancières en mode Gestion Survoler le modèle «Gestion des paiements» en 13 points 1. Le bouton Payé affiche la liste des factures créancières payées. 2. Le bouton A payer affiche la liste des factures créancières à payer. 3. Le bouton Échu affiche la liste des factures créancières échues. 4. Le bouton Saisie permet d afficher le modèle de Saisie. 5. Le bouton Liste permet d ouvrir une nouvelle fenêtre. Des listes peuvent ensuite être imprimées par la date débit, le concerne, les rubriques comptables, par bénéficiaire, payé par et par monnaie. 6. Le bouton Recherche affiche le modèle en mode Recherche. 7. Le bouton Valider pmts permet de valider un ensemble de factures créancières en paiements. 8. Le bouton Màj. Urgents permet de voir tous les paiements pour lesquels un caractère urgent a été donné. Ce bouton annulera le marquage des factures urgentes déjà payées, et n affichera dès lors que celles qui vous restent à régler rapidement. 9. Le bouton Rechercher les paiements par DTA en suspens permet de rechercher les paiements par DTA en suspens. 10. Le bouton Créer l ordre DTA (selon les fiches sélectionnées) permet de créer l ordre DTA à envoyer par Internet à la banque. 11. Le bouton Déverrouiller ouvre le modèle permettant de déverrouiller : Une facture créancière. Ou l ensemble des factures créancières présentent dans la liste. 12. Le bouton Comptabilisation des modifications effectuées vous permet de comptabiliser l ensemble des factures créancières non comptabilisées. 13. Ce bouton que l on nomme Pop up, permet de choisir un autre modèle de travail. 121

136 Les différentes manières de rechercher les factures créancières à payer Il y a plusieurs manières de rechercher les factures créancières à payer : Vous pouvez cliquer sur le bouton Échu afin d établir la liste des paiements qui sont échus. Vous pouvez cliquer sur le bouton A payer afin d établir la liste des factures créancières qui sont à payer. Vous pouvez ensuite marquer les paiements qui ont un caractère urgent en cliquant dans la case à cocher État. Vous pouvez cliquer sur le bouton Màj. Urgents afin d établir la liste des factures créancières auxquelles vous avez donné un caractère urgent. Vous pouvez cliquez sur le bouton Recherche afin de procéder à une recherche selon vos propres critères de recherche. 122

137 Valider les factures créancières en paiements 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Paiements. 2. Si le modèle de Saisie apparaît, cliquez ensuite sur le bouton Gestion. 3. Recherchez les paiements à valider en comptabilité selon la manière décrite dans la section précédente «Les différentes manières de rechercher les factures créancières à payer». 4. Cliquez sur le bouton Valider pmts. 5. Une nouvelle fenêtre vous indique le nombre de paiements ainsi que le total à payer. Cliquez sur le bouton Accepter pour poursuivre la procédure des paiements ou sur le bouton Refuser pour abandonner l action. 6. Une nouvelle fenêtre vous invite à saisir la date à laquelle vous désirez que vos paiements soient payés. Tapez la date. Cliquez sur le bouton Accepter pour poursuivre la procédure des paiements ou sur le bouton Refuser pour abandonner l action. 7. Une nouvelle fenêtre vous demande de définir le compte de liquidité. Tapez le numéro du compte ou choisissez dans la liste le compte désiré. Puis cliquez sur le bouton Accepter. 8. Le modèle Liste affiche la liste des paiements en y indiquant la date de paiement ainsi que le nom du compte de liquidité utilisé. 123

138 Créer un ordre de paiement DTA 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Paiements. 2. Si vous êtes dans le modèle Saisie, cliquez sur le bouton Gestion. 3. Puis, cliquez sur le bouton Rechercher les paiements par DTA en suspens. INFO Le bouton Rechercher les paiements par DTA en suspens recherche tous les paiements de la liste qui sont marqués dans la case à cocher Payer par DTA qui n ont pas encore été envoyés par un ordre DTA! 4. Si nécessaire, cliquez sur les croix rouges pour corriger les erreurs. Corrigez les erreurs puis revenez à nouveau en mode Gestion en cliquant sur le bouton Gestion. 5. Cliquez sur le bouton Créer l ordre DTA (selon les fiches sélectionnées). Une boîte de dialogue permettant de nommer le fichier DTA et désigner son emplacement apparaît. INFO Le fichier DTA doit être enregistré où vous voulez puis il faudra le transmettre par le site Internet de la banque de La Poste! 124

139 Chapitre 12 Le stock Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d accéder au Stock. Le module Stock contient tous les mouvements provenant des bulletins de livraison, des réservations, des factures émises, des commandes passées, des commandes reçues intégralement ou partiellement ainsi que des ajouts et des retraits manuels dans le module Articles. Les diminutions de stock Les augmentations de stock Par les bulletins de livraison IImage I duu moduul lle Arti iicl lless Les achats en commande Par les réservations Lors de la facturation Les articles reçus en intégralité ou partiellement CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Enregistrez dans le module Articles tous les articles faisant partie de votre inventaire (ne confondez pas l inventaire des articles que vous vendez avec l inventaire comptable qui lui regroupe les éléments des actifs. Faites l inventaire physique. INFO Le logiciel Inventory, bientôt disponible sur le site Internet permet de tenir l inventaire de vos actifs! 125

140 CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Consulter les entrées en stock. Consulter les sorties du stock. Consulter les entrées et les sorties du stock. Connaître la marge HT. Connaître les moyennes sur les entrée en stock HT. Connaître l inventaire intermédiaire (valeur PA moyen). Connaître l inventaire intermédiaire (valeur PA actuel). Demander les statistiques de ventes détaillées. Saisir l inventaire initial. 126

141 Établir l inventaire initial Vous pouvez démarrer l inventaire initial à partir du module Stock ou à partir du module Articles. 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Stock. 2. Le module Stock apparaît. Cliquez sur le bouton Gestion. 3. Un modèle de recherche apparaît. Cliquez sur le bouton Saisie inventaire. 4. Le module Articles présente un modèle affichant uniquement la liste des articles dont vous avez précisez que vous désiriez gérer le stock. 5. D après votre inventaire, reportez dans la rubrique Stock physique les quantités exactes. 127

142 6. Cliquez sur le bouton Transfert de l inventaire. 7. Un message apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre la mise à jour du stock initial ou cliquez sur le bouton Annuler pour abandonner l action. 8. le message suivant vous demande de saisir la date initiale de votre inventaire. Saisissez la date initiale de votre inventaire puis cliquez sur le bouton Continuer. 9. Le journal du module Stock affiche clairement les quantités entrées manuellement! 128

143 Chapitre 13 Les écritures manuelles Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Saisie manuelle. Vous enregistrez les écritures manuelles dans la comptabilité générale à partir de ce module! CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17», sections : Plan comptable. Comptabilité. TVA. Salaires. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Ajouter des écritures manuelles. Dupliquer des écritures manuelles. Utiliser la variété des options du puissant système de recherche incorporé. Rechercher toutes les écritures manuelles à revoir avec votre fiduciaire. Travailler en mode Fiche ou en mode Liste. Assistance technique Assistance comptabilité Demander un cours CHF 2.13 la minute - - CHF 2.13 la minute - - Tarif normal - 129

144 Ajouter une écriture 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Saisie man. 2. Le module Saisies manuelles apparaît en mode liste. Pour passer au mode Fiche, cliquez sur l onglet Fiche. Pour ajouter une écriture, cliquez sur le bouton Ajouter écriture. 3. Le numéro de l écriture apparaît automatiquement. Utilisez la touche au clavier TAB pour positionner le curseur dans la rubrique Date et tapez la date de l écriture manuelle. 4. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix pour saisir le Libellé, le numéro du compte DÉBIT, le numéro du compte CRÉDIT, ainsi que le Montant. Dupliquer une écriture 1. Pour sélectionner l écriture manuelle que vous désirez reproduire à l identique, cliquez sur l enregistrement désiré à l aide de la souris. 2. Cliquez sur le bouton Dupliquer. 3. L écriture manuelle est reproduite à l identique. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer d une rubrique à l autre ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix pour modifier, si besoin, le Libellé, le numéro du compte DÉBIT, le numéro du compte CRÉDIT, ou le Montant. 130

145 Rechercher Rechercher une écriture manuelle Dans le module Saisies manuelles, vous avez la possibilité de rechercher les écritures manuelles par Date, Numéro de l écriture, Débit, Crédit et Montant. 1. Cliquez sur le bouton Recherche. Le mode Recherche affiche le module Saisies manuelles vierge. La zone d état affiche le bouton Recherche. 2. Par exemple, entrez dans la rubrique N le numéro de l écriture manuelle. 3. Cliquez sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). Tout rechercher Le bouton Tout recherch. permet d afficher l ensemble des écritures comptables contenues dans le module Saisies manuelles. Cliquez sur le bouton Tout recherch. Naviguer dans les autres modules Le bouton Journal permet d accéder au Journal contenant l ensemble des écritures comptables. Cliquez sur le bouton Journal. Le bouton Plan permet d accéder au Plan comptable contenant l ensemble des comptes. Cliquez sur le bouton Plan. 131

146 Comptabiliser décomptabiliser Comptabiliser et verrouiller une écriture manuelle Le bouton C. & V. permet de comptabiliser et de verrouiller l écriture manuelle. 1. Cliquez sur le bouton C. & V. 2. L état de la pièce passe de Non comptabilisée à Comptabilisée. Décomptabiliser et déverrouiller une écriture manuelle Le bouton Déverrou permet de décomptabiliser et de déverrouiller l écriture manuelle. 1. Cliquez sur le bouton Déverrou. 2. L état de la pièce passe de Comptabilisée à Non comptabilisée. Voir une écriture manuelle dans le Journal Le bouton Voir permet de voir l écriture dans le Journal. 1. Cliquez sur le bouton Voir. 2. Le module Journal apparaît. Comptabiliser et verrouiller un ensemble d écritures manuelles Le bouton Comptabilisation des fiches non compta. permet de comptabiliser, d un bloc, l ensemble des écritures comptables saisies mais non comptabilisées. 1. Cliquez sur le bouton Comptabilisation des fiches non compta. 2. L état des pièces sélectionnées passe de Non comptabilisée à Comptabilisée. Décomptabiliser et déverrouiller un ensemble d écritures manuelles Le bouton Déverrouillage des fiches sélectionnées permet de décomptabiliser et de déverrouiller, d un bloc, l ensemble des écritures comptabilisées. 1. Cliquez sur le bouton Déverrouillage des fiches sélectionnées. 2. L état des pièces sélectionnées passe de Comptabilisée à Non comptabilisée. 132

147 Marquer une écriture manuelle Si vous avez des doutes quant à l exactitude d une écriture manuelle, marquez la pièce en cochant la case à cocher! Par simple clic, lors d une entrevue avec votre comptable, ressortez toutes les questions Cliquez dans la rubrique Coché. 2. Si nécessaire, saisissez un commentaire dans la rubrique Commentaire. INFO La section Rechercher les écritures qui doivent être revues par le comptable, du «Chapitre 14» vous renseigne sur la manière de rechercher les pièces comptables marquées faisant l objet de questions! Imprimer Imprimer l ensemble des écritures manuelles 1. Cliquez sur le bouton Tout recherch. afin d afficher l ensemble des écritures manuelles. 2. Cliquez sur le bouton symbolisant l imprimante. 3. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boite de dialogue pour imprimer le document. 133

148 Imprimer une fiche 1. Cliquez sur l onglet Fiche afin d afficher les écritures manuelles en mode Fiche. 2. Si besoin, rechercher l écriture manuelle au moyen du bouton Rechercher. 3. Cliquez sur le bouton symbolisant l imprimante. 4. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boite de dialogue pour imprimer le document. 134

149 Chapitre 14 La comptabilité générale Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, ce bouton permet d accéder au Journal. Le journal contient toutes les écritures comptables provenant des factures émises et payées, des factures reçues et payées, les écritures automatiques liées à la TVA, des salaires et des charges sociales ainsi que des écritures manuelles. ATTENTION Ne créez pas d écritures dans le Journal! Activez, dans les Préférences, le blocage de la comptabilité. Les écritures ne pourront dès lors plus être modifiées dans la période de blocage; ce qui vous permettra d éviter d altérer l intégrité de votre comptabilité. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17», sections : Plan comptable. Comptabilité. TVA. Salaires. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE La balance des comptes. Le grand livre, le compte d exploitation, le bilan. Utiliser la variété des options du puissant système de recherche incorporé. Rechercher tous les cas à revoir avec votre fiduciaire. Voir le mouvement des liquidités. Le budget prévisionnel. Établir la liste des débiteurs ouverts. Établir la liste des créanciers à payer. 135

150 Établir et imprimer la balance des comptes 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Balances. 3. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 4. Effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 5. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 6. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le second bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 7. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer la Balance de vérification. 136

151 Voir un compte du grand livre et l imprimer 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Grand livre. 3. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 4. Tapez le numéro du compte désiré dans la rubrique N compte Déb. et effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 5. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 6. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 7. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. INFO Le bouton Grand livre solde permet d imprimer le grand livre en faisant figurer le solde du compte sur chaque ligne d écriture comptable. 137

152 Voir tous les comptes du grand livre et les imprimer 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Grand livre. 3. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 4. Effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 5. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 6. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 7. Un message apparaît, cliquez sur Non pour ne pas imprimer tous les comptes du grand livre, sur En continu, pour imprimer tous les comptes du grand livre en continu, ou sur Par page, pour imprimer un compte par page. 8. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. INFO Le bouton Grand livre solde permet d imprimer le grand livre en faisant figurer le solde des comptes sur chaque ligne d écriture comptable. 138

153 Voir une sélection de comptes du grand livre et l imprimer 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Grand livre. 3. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 4. Tapez l intervalle des numéros de comptes désirés dans la rubrique N compte Déb. Exemple : puis effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 5. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 6. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 7. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. INFO Le bouton Grand livre solde permet d imprimer le grand livre en faisant figurer le solde des comptes sélectionnés sur chaque ligne d écriture comptable. 139

154 Voir et imprimer le compte d exploitation Vous avez la possibilité de tirer un compte d exploitation hebdomadaire, un compte d exploitation mensuel, trimestriel, semestriel, annuel ou sur un tout autre intervalle de dates que vous définissez vous-même! 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Exploit.-P&P. 3. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 4. Effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 5. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 6. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 7. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. 140

155 Le Bilan Voir et imprimer le Bilan Vous avez la possibilité d établir un bilan journalier, un bilan hebdomadaire, un bilan mensuel, trimestriel, semestriel, annuel ou d établir un bilan sur un tout autre intervalle de dates que vous définissez vous-même! 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Bilan. 3. Le module Bilan apparaît. Cliquez sur le bouton Création Bilan. 4. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 5. Effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 6. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle) pour poursuive l impression ou sur le bouton Annuler pour interrompre l action. 141

156 7. Une boîte de dialogue apparaît. Tapez la date du Bilan dans la rubrique A quelle date voulez-vous imprimer le bilan? et choisissez le titre du Bilan, Provisoire ou Final? 8. Cliquez sur le bouton VALIDER. 9. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état, ou sur Annuler si vous désirez interrompre l action. 10. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. INFO Si vous annulez l action d imprimer, à l écran suivant, cliquez sur le bouton Bilan Saisie pour afficher les écritures du Bilan! 142

157 Importer les charges sociales Un bouton permet d importer les charges sociales salariales dans la comptabilité générale! 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur le bouton Mise à jour des charges sociales. 3. Un message apparaît, cliquez sur Non pour ne pas importer les charges sociales, sur OK pour les importer. 4. Un nouveau message vous indique que toutes les charges sociales ont été importées dans le Journal. 143

158 Rechercher Rechercher une pièce comptable par le numéro Dans le Journal, vous avez la possibilité de rechercher les écritures par Date, Numéro de l écriture, Libellé, Débit, Crédit, Montant. 1. Cliquez sur le bouton Recherche. Le mode Recherche affiche le journal vierge. La zone d état affiche le bouton Recherche. 2. Entrez dans la rubrique Réf. le numéro de la pièce comptabilisée. Exemple : Le numéro d une facture 3. Cliquez sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 4. Le journal affichera un ensemble appelé fiches trouvées (écritures + contre écritures + écritures liées à la TVA). 144

159 Tout rechercher Le bouton Tout recherch. permet d afficher l ensemble des écritures comptables contenues dans le journal. Cliquez sur le bouton Tout recherch. Rechercher une écriture ainsi que la contre écriture Le bouton Écriture + CE (écriture et contre écriture) permet d afficher l écriture et la contre écriture de la pièce sélectionnée. 1. Pour sélectionner une écriture, cliquez sur l enregistrement désiré à l aide de la souris. 2. Cliquez sur le bouton Écriture + CE. Rechercher les écritures erronées Le bouton Écritures erronées permet d identifier les écritures erronées. Cliquez sur le bouton Écriture erronées. Vérifier les contre-écritures Le bouton Vérification ctre-écriture permet de vérifier que toutes les écritures aient les contre écritures. Cliquez sur le bouton Vérification ctre-écriture. 145

160 Rechercher les écritures qui doivent être revues avec le comptable Des boutons programmés permettent de rechercher les écritures comptables qui doivent être discutées avec le comptable. 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Cliquez sur les boutons Débiteurs ou Paiements ou Salaires ou Plan compt. Ou Saisies man. INFO En prenant l exemple des factures, si vous cliquez sur le bouton Débiteurs, le module Débiteurs affichera, en mode Liste, toutes les factures faisant l objet d une discussion avec le bureau fiduciaire. 146

161 L état des débiteurs et des créanciers Établir la liste des débiteurs ouverts au À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Journal. 2. Le module Compta apparaît. Cliquez sur le bouton Résultat. 3. Un modèle de recherche apparaît. Cliquez sur le bouton État débiteurs. 147

162 4. Un modèle de recherche apparaît. Tapez la date dans la rubrique Date de l état des débiteurs. 5. Cliquez sur le bouton Établir l état des débiteurs. 6. Un modèle de recherche apparaît. Cliquez sur le bouton Liste réduit pour obtenir une liste simple ou sur le bouton Liste détail pour obtenir une liste présentant plus d informations sur les débiteurs. 7. La prévisualisation du document apparaît. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état. 8. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le document. 148

163 Rechercher Rechercher une pièce dans l état des débiteurs Dans l état des débiteurs, vous avez la possibilité de rechercher par Date, Numéro de l écriture, Débiteur, N cpte, Libellé, Montant. 1. Cliquez sur le bouton Recherche. Le mode Recherche affiche l état des débiteurs vierge. La zone d état affiche le bouton Recherche. Entrez, par exemple le nom du débiteur que vous désirez rechercher dans la rubrique Débiteur. 2. Cliquez sur le bouton Recherche qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 3. L état des débiteurs affichera un ensemble appelé fiches trouvées ne contenant que la liste des factures ouvertes relatives au débiteur recherché. Tout rechercher Le bouton Tout recherch. permet d afficher l ensemble des pièces contenues dans l état de débiteurs. Cliquez sur le bouton Tout recherch. 149

164 Chapitre 15 Le décompte TVA Comment y accéder À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Déc. TVA. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Réglez le logiciel «Chapitre 17», section TVA. Si vous vendez des articles ou si vous facturez des services, réglez la TVA sur chacun des articles ou des services. Si vous émettez des factures sans utiliser le module Articles, veillez à bien saisir le bon taux de TVA en regard de chaque montant sur chacune des lignes de la facture. Lorsque vous enregistrez une facture créancière, veillez à saisir correctement les éléments liés à la TVA. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Établir le décompte TVA selon la contre-prestation convenue! Assistance technique Assistance comptabilité Demander un cours CHF 2.13 la minute - - CHF 2.13 la minute - - Tarif normal - 150

165 Établir le décompte TVA 1. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur le bouton Déc. TVA. 2. Le module TVA apparaît. Cliquez sur le bouton Établir le décompte TVA. 3. Un modèle de recherche apparaît. Si nécessaire, modifiez l année en cours dans la rubrique Année en cours. 4. Effectuez l une des opérations suivantes : Cliquez sur l un des boutons programmés (mois, trimestre, semestre ou année en cours) Ou tapez l intervalle désiré dans la rubrique Intervalle pour la recherche. 5. Cliquez sur le bouton Continuer qui se trouve dans la zone d état (la zone d état est la bande grise à gauche du modèle). 6. La prévisualisation du décompte TVA apparaît. Cliquez sur le bouton symbolisant l imprimante. 7. La boîte de dialogue Imprimer apparaît. Utilisez les options de la boîte de dialogue pour imprimer le décompte TVA. 151

166 Chapitre 16 Sauvegarder les données En informatique, la sauvegarde (backup en anglais) est l'opération qui consiste à dupliquer et à mettre en sécurité les données contenues dans un système informatique. Le grand public confond enregistrement des données avec sauvegarde des données. Enregistrer des données consiste à écrire ces données depuis la mémoire vive d un ordinateur sur un item d'enregistrement (disque dur, clef USB, CD-ROM, DVD, disques ZIP, etc..). Attention : ne pas confondre cette opération de sauvegarde avec une opération d'archivage. L'archivage correspond à un enregistrement des données sur un support qui n'est pas réinscriptible à des fins légales ou historiques. Comment accéder au dossier Windows Naviguez jusqu au dossier c:\program Files\Director assistant et déplacez le dossier contenant tous les fichiers dans l unité de sauvegarde désirée. Macintosh Naviguez jusqu au dossier Macintosh HD:Applications:Director assistant et déplacez le dossier contenant tous les fichiers dans l unité de sauvegarde désirée. ATTENTION Director assistant est composé de nombreux fichiers qui rassemblent toutes vos données. Les informations des différents fichiers sont liées et créent ainsi une base de données relationnelle qui doit être sauvegardée dans son intégralité! Sauvegardez le dossier complet! 152

167 Chapitre 17 - Régler le logiciel Comment y accéder Il existe un certain nombre d interactions au sein du logiciel. Pour pouvoir travailler correctement, veillez à entrer les données dans le bon ordre. À partir de la Palette de navigation, cliquez sur l onglet Préférences afin d accéder aux réglages et préférences du logiciel. CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Ayez à portée de main : Le numéro de licence; Le logo; La signature numérisée; Les documents qui vous ont été remis par votre banque ou par La Poste au sujet des BVR; Les documents relatifs au DTA; Les éléments relatifs aux cotisations et charges sociales liées aux salaires; Le plan comptable. CE QUE VOUS POUVEZ FAIRE Bien régler le logiciel vous permet de gagner du temps! Assistance technique Assistance comptabilité Demander un cours CHF 2.13 la minute - - CHF 2.13 la minute - - Tarif normal - 153

168 Coordonnées et palette de navigation Vos coordonnées 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Coord. et palette. 2. Complétez chacune des rubriques. Les données que vous saisissez seront utilisées dans les différents modules. Par exemple, le contenu de la rubrique Localité, le apparaîtra dans les lettres, les offres, les factures, les salaires, et les commandes. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. ATTENTION Le contenu de la rubrique Raison sociale et adresse complète apparaîtra sur les BVR. Dès lors, si vous utilisez les BVR, veillez à reporter les informations conformément à l intitulé de votre compte banque ou Poste. 154

169 Survoler l onglet «Coord. et palette» en 3 points 1. Indiquez le numéro de client attribué par Blu Real SA. 2. Utilisez la palette de couleurs pour identifier une version (si vous avez installé plusieurs Director assistant). 3. Marquez la case à cocher Ouvrir tous les fichiers au démarrage si vous désirez que tous les modules soient ouverts à l ouverture du logiciel. La Palette de navigation À partir des Préférences, cliquez sur l onglet Palette. 1. Cochez ou décochez pour ajouter ou enlever un bouton de la Palette de navigation. 2. Utilisez les flèches pour déplacer les boutons. 155

170 N de licence Obtenir le code d activation À partir des Préférences, cliquez sur le bouton N de licence. Le logiciel est livré avec un numéro de licence. Pour obtenir le code d activation permettant l utilisation complète et légale, vous devez au préalable : 1. Compléter chacune des rubriques dont l étiquette est en rouge. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. INFO Si vous avez respecté le bon ordre, les rubriques Ville, le ainsi que *Adresse adhérent (BVR, DTA) devraient déjà être complétées. 2. Tapez le numéro de licence qui vous a été attribué. 3. Transmettez votre demande, de préférence par courrier électronique, en cliquant sur le bouton Transmettre par . ATTENTION Ne rien modifier avant d avoir reçu et validé le numéro de code dans la rubrique Code d activation, en cliquant sur le bouton Saisir le code. INFO Vous pouvez modifier et transmettre votre de code autant de fois que nécessaire. Toute la procédure de distribution du code d activation est automatisée. Normalement, vous devriez recevoir le code d activation par , 30 secondes après votre demande par

171 En-tête / pied de page L en-tête pour les documents internes En option, le logiciel permet de créer plusieurs en-têtes ainsi que plusieurs pieds de pages de lettres. Vous pouvez également taper le ou les pied(s) de page(s) qui doit/doivent être imprimé(s) sur les factures avec BVR. 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton En-tête / pied de page. 2. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique Logo texte. 3. Éditer le texte en y apportant les formats désirés tels que la couleur, la taille de la police, etc. en utilisant les options du menu déroulant Format. 4. Si besoin, posez des tabulateurs dans la zone de tabulation. 5. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur la rubrique de Pied de page et saisissez le pied de page. INFO La première section relative à l en-tête et pied de page est commune à tout le logiciel. Elle concerne l impression des listes et les documents internes (bilans, grands livres, etc.) 157

172 L en-tête des autres documents 1. Cliquez sur le bouton Ajouter un en-tête. Le curseur clignote dans la rubrique Nom de l en-tête sélectionné. 2. Tapez le nom de l en-tête dans la rubrique Nom de l en-tête sélectionné. 3. Complétez dans les rubriques suivantes l en-tête ainsi que les pieds de pages (lettre et BVR). 4. Complétez les rubriques Signature liée à cet en-tête, Localité, le (sans y ajouter de date) et Signature numérisée. Signature numérisée 1. Cliquez sur le mot bleu importer. 2. Cliquez sur le fichier préalablement sauvegardé contenant votre signature numérisée. 158

173 Créer un en-tête de lettre en important une image ou un logo CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Préparez votre logo dans un logiciel de dessin en respectant le format 19,7 cm de longueur et 2,5 cm de hauteur au maximum. Le logo se place automatiquement au centre de l espace réservé à l image (c est-àdire votre logo). Pour aligner votre logo à gauche ou à droite, utilisez un trait blanc ou invisible de 19,7 cm de longueur que vous associez à votre image lors de la création de votre logo dans votre logiciel de dessin. 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton En-tête / pied de page. 2. Une fois votre logo réalisé importez-le dans Director assistant en cliquant sur le mot bleu importez. 3. La boîte de dialogue Insérer image apparaît. 4. Recherchez puis cliquez sur le fichier contenant l image numérisée de votre logo. INFO Si vous éprouvez des difficultés à réaliser ou à importer votre logo, contactez notre service technique au numéro de téléphone qui se trouve sur la page d Accueil ainsi que sur notre site Web 159

174 Adresse Régler les adresses 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Adresse. 2. La numérotation des fiches d adresses démarre à 1. La fiche numéro 1 est attribuée à Blu Real SA. Si vous désirez modifier cette numérotation, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N de fiche et tapez le numéro souhaité puis utilisé la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard. Cliquez sur le bouton Valider. INFO En cas d erreur de numérotation, un message apparaît. 4. Si vous avez installé FileMaker Pro 6 sous Mac OS X uniquement, tapez le nom de l agenda dans la rubrique Nom de l agenda. Grâce à TopAgenda, il est possible de créer un rendez-vous dans le logiciel TopAgenda (uniquement sur mac) et de revenir sur la fiche d adresse de Director assistant à partir de la fiche de rendez-vous de TopAgenda. Afficher le nom dans les factures Si vous désirez faire afficher le nom du client dans les factures cliquez sur Oui dans la rubrique Oui Non. 160

175 Articles et stock Régler les articles ou les services et le stock CE QUE VOUS POUVEZ RÉGLER La mesure et l unité par défaut. Utiliser le stock. Par défaut, dire qu à la création d un nouvel article ou d une nouvelle prestation, ledit nouvel article ou ladite nouvelle prestation doit être gérée dans le stock. Par sécurisé le stock, interdire la suppression des fiches pour lesquelles le stock a été validé par un bulletin de livraison ou par la validation du stock à partir d une facture. Interdire la suppression des fiches dans le fichier stock. Définir la méthode de calculation des commissions dues aux vendeurs. Définir la méthode de calculation du prix de vente aux clients. 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Articles et stock. 2. Choisissez la mesure et l unité dans les menus déroulants y relatifs. 3. Activer ou non les cases à cocher en ce qui concerne le stock et la sécurité y relative. 161

176 Choisir la méthode de calculation des commissions dues aux vendeurs Si vous choisissez la méthode Catégorie de vendeur, réglez ensuite, dans les adresses, chaque vendeur en fonction de la catégorie que vous désirez attribuer à chacun. Choisir la méthode de calculation du prix de vente aux clients Si vous choisissez la méthode Normal, le prix numéro 1 sera utilisé lors de la vente d un article ou d une prestation. Si vous choisissez la méthode Catégorie de client, réglez ensuite, dans les adresses, chaque client en fonction de la catégorie que vous désirez attribuer à chacun. Si vous choisissez la méthode Dernier prix pratiqué pour ce client, le dernier prix pratiqué sera dès lors choisi lors de la vente d un article ou d une prestation. Exemple : Un article normalement vendu CHF est vendu au client Untel CHF Lorsque vous établirez une offre, un devis ou une confirmation de commande ou une facture, ledit article sera proposé à CHF 90.- au client Untel et CHF à un autre client. 162

177 Offres Régler les offres ou les devis 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Offres. 2. La numérotation des offres démarre à 10'000. Si vous désirez modifier cette numérotation, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N de fiche et tapez le numéro souhaité puis utilisez la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard de la rubrique. Cliquez sur le bouton Valider. INFO En cas d erreur de numérotation, un message apparaît. 4. Le modèle par défaut à l établissement d une offre est nommé Référence. Ce modèle est au format A4. Si vous désirez utiliser un autre modèle par défaut, cliquez dans le menu local Modèle d offre par défaut et choisissez, dans la liste le modèle désiré. 5. L intitulé par défaut du document est nommé OFFRE. Si vous désirez modifier cet intitulé, cliquez dans le menu local Intitulé par défaut et choisissez, dans la liste le titre désiré. 6. Définissez le délai de réponse que vous attribuez par défaut, décidez si vous désirez imprimer le numéro de télécopie (fax) du destinataire sur les offres. 7. Modifiez ou créez les textes par défaut qui figurent sur vos documents. 163

178 Factures Régler la facturation et les textes de rappels 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Factures. 2. La numérotation des factures démarre à 1'000. Si vous désirez modifier cette numération, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N de fiche et tapez le numéro souhaité puis utilisez la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard de la rubrique. Cliquez sur le bouton Valider. INFO En cas d erreur de numérotation, un message apparaît. 4. Le modèle par défaut à l établissement d une facture est nommé Référence BVR. Ce modèle est au format A4 avec le BVR incorporé dans le troisième tiers de la facture. Si vous désirez utiliser un autre modèle par défaut, cliquez dans le menu local Modèle de facture par défaut et choisissez, dans la liste, le modèle désiré. 5. L intitulé par défaut de la facture est nommé FACTURE. Si vous désirez modifier cet intitulé, cliquez dans le menu local Intitulé par défaut et choisissez, dans la liste, le titre désiré. 6. Si vous utilisez le modèle Référence, inscrivez votre numéro de compte bancaire ou postal dans la rubrique N de compte (Banque ou La Poste). Ce numéro de compte figurera en pied de page des factures sans BVR. 164

179 7. Définissez le délai par défaut dans la rubrique Conditions de paiement par défaut. 8. Définissez les délais relatifs aux rappels dans les rubriques Délais pour les rappels 9. Modifiez ou créez le texte par défaut qui figurera au bas des factures. Modifier les textes de rappels Le logiciel est livré avec des textes de rappels. Ces derniers peuvent être modifiés. 1. Cliquez sur le bouton Modifier les textes des rappels. Une nouvelle fenêtre apparaît. 2. Modifier les textes de chacun des rappels 1, 2 et 3, en respectant l espace disponible défini par la taille de la rubrique. 165

180 Paramètres BVR Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4 CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Ayez à disposition les documents qui vous ont été remis par votre banque ou par La Poste. Avec Director assistant vous avez la possibilité de gérer quatre comptes BVR, Poste et ou banque. Vous avez reçu des BVR totalement vierges, voici comment paramétrer les BVR : 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Paramètres BVR. 2. Saisissez le nom de la banque dans la première rubrique Banque. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 3. Dans la seconde rubrique, saisissez le numéro postal d acheminement. 4. Saisissez la ville dans la rubrique suivante. 5. La rubrique Adresse adhérent du compte 1 contient déjà l intitulé de votre compte Poste ou banque. 166

181 6. Saisissez le numéro de compte BVR dans la rubrique N compte BVR. 7. Saisissez le numéro d identification remis par votre banque dans la rubrique N identification. INFO Le numéro de compte BVR est communiqué par La Poste ou la banque. Le numéro d identification n est quant à lui communiqué que par la banque. Dès lors, laissez la rubrique vide si vous possédez un compte BVR lié à un compte postal. 8. Saisissez l adresse Internet relative à l importation des fichiers BVR dans la rubrique Adresse(s) Internet pour le téléchargement des fichiers BVR. INFO Le bouton Afficher page Internet permet de vérifier l exactitude de la saisie. 167

182 Régler les comptes BVR 1, 2, 3 et 4 déjà imprimés 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Paramètres BVR. 2. Saisissez le nom de la banque dans la première rubrique Banque. Utilisez la touche au clavier TAB pour passer à la rubrique suivante ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix. 3. Décochez la case à cocher en regard de la rubrique. 4. Dans la seconde rubrique, saisissez le numéro postal d acheminement. 5. Saisissez la ville dans la rubrique suivante. 6. Décochez la case à cocher en regard de la double rubrique NPA Ville. 7. La rubrique Adresse adhérent du compte 1 contient déjà l intitulé de votre compte Poste ou banque. 8. Saisissez le numéro de compte BVR dans la rubrique N compte BVR. 9. Décochez la case à cocher en regard de la rubrique. Réglage de la ligne de codage BVR Vous avez la possibilité de modifier les réglages de la position du BVR vous-même. INFO Afin de pouvoir contrôler l emplacement de la ligne de codage, à l ouverture d un compte BVR, vous recevez une réglette ainsi que les instructions relatives à son utilisation. 1. Prenez une feuille de papier. inscrivez les valeurs des réglages BVR actuels, à savoir : gauche/droite valeur 4, en haut / en bas valeur Dans les débiteurs, imprimez une facture BVR. 3. Contrôlez la position de la ligne de codage. A vue de nez, estimez la ou les valeurs à modifier. 4. Imprimez à nouveau une facture BVR. 5. Contrôler la position de la ligne de codage. A vue de nez, estimez à nouveau les valeurs. Etc. 168

183 Commandes Régler les commandes 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Commandes. 2. La numérotation des commandes démarre à Si vous désirez modifier cette numérotation, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N de fiche et tapez le numéro souhaité puis utilisez la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard de la rubrique. Cliquez sur le bouton Valider. INFO En cas d erreur de numérotation, un message apparaît. 4. Le modèle par défaut à l établissement d une commande est nommé Référence. Ce modèle est au format A4. Si vous désirez utiliser un autre modèle par défaut, cliquez dans le menu local Modèle de commande par défaut et choisissez, dans la liste, le modèle désiré. 5. L intitulé par défaut du document est nommé COMMANDE. Si vous désirez modifier cet intitulé, cliquez dans le menu local Intitulé par défaut et choisissez, dans la liste, le titre désiré. 6. Modifiez ou créez les textes par défaut qui figureront sur vos documents en cliquant dans la rubrique Texte par défaut. 169

184 Enregistrer une ou plusieurs adresse(s) de livraison Avec Director assistant vous avez la possibilité d enregistrer plusieurs adresses de livraison. Lors de l enregistrement d un fournisseur, l adresse par défaut est automatiquement utilisée comme votre adresse de livraison. 7. Cliquez sur le bouton Ajouter. 8. Le curseur se positionne dans la rubrique Adresse(s) de livraison. Tapez l adresse de livraison. 9. Utilisez la touche au clavier TAB et saisissez la désignation que vous désirez attribuer à cette première adresse de livraison. 10. Pour enregistrer une deuxième adresse de livraison, cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter. 11. Le curseur se positionne dans la rubrique Désignation. Saisissez la désignation que vous désirez attribuer à cette deuxième adresse de livraison. 12. A l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Adresse(s) de livraison et tapez la deuxième adresse de livraison. 13. A l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Votre adresse de livraison par défaut et choisissez la désignation de l adresse de livraison par défaut souhaitée. INFO Pour supprimer une adresse de livraison, cliquez sur le bouton Supprimer. 170

185 Paiements Régler les paiements 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Paiements. 2. La numérotation des paiements démarre à 1. Si vous désirez modifier cette numérotation, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N de fiche et tapez le numéro souhaité puis utilisez la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard de la rubrique. Cliquez sur le bouton Valider. INFO En cas d erreur de numérotation, un message apparaît. 4. Le modèle par défaut à l enregistrement d un paiement est nommé Saisie. Si vous désirez utiliser un autre modèle par défaut, cliquez dans le menu local Modèle de paiement par défaut et choisissez, dans la liste le modèle désiré. 5. Si vous souhaitez utiliser le système DTA pour effectuer vos paiements, marquez la case à cocher de la rubrique Par défaut, payer par DTA. 6. Par défaut, les montants des paiements sont arrondis aux 5 centimes. Si vous désirez arrondir au centime, cliquez dans la rubrique Arrondir les paiement à et choisissez la valeur

186 DTA/OPAE Régler le DTA CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Ayez à disposition les documents qui vous ont été remis par votre banque en ce qui concerne les données DTA. Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton DTA/OPAE. 2. Cliquez sur un compte bancaire présent dans la liste des comptes de liquidité (provenant du plan comptable). Le compte sélectionné apparaît ensuite dans la rubrique Compte sélectionné. 3. Complétez les rubriques Données DTA selon les informations communiquées par votre banque. 172

187 Salaires Régler les salaires CE QU IL FAUT FAIRE D ABORD Prenez contact avec votre fiduciaire afin d être bien renseigné sur les nouvelles directives concernant les salaires. Si vous tenez la comptabilité Le plan comptable doit être établi! 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Salaires. 2. La numérotation des salaires démarre à 500'000. Si vous désirez modifier cette numérotation, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N de salaire et tapez le numéro souhaité puis utilisez la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard de la rubrique. Cliquez sur le bouton Valider. 4. Contrôlez, modifiez, adaptez les pourcentages des cotisations en fonction des informations que vous détenez ou sur la base des directives de votre fiduciaire. 5. Le logiciel est livré avec le plan comptable contenant tous les comptes liés aux salaires. Si vous avez procédé à des modifications dans le plan comptable, cliquez dans la rubrique Cpte concernée, et pointez à l aide de la souris, le nouveau compte. 173

188 Plan comptable Les comptes indispensables du plan comptable À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Plan comptable. ATTENTION Le nom du bouton «Plan comptable» ne doit pas vous induire en erreur. Les 18 comptes en bleu que vous voyez dans ces réglages ne représentent pas le plan comptable. Ce sont les comptes indispensables au bon fonctionnement de la comptabilité. Ne videz ni la rubrique «N», ni la rubrique «Titre du compte», ni la rubrique «Pop-up dest.». N effacez pas le zéro des comptes et Veillez à laisser la coche dans la case à cocher «Interdire la suppression ou la renumérotation d un compte du plan comptable utilisé en comptabilité». INFO Les comptes indispensables sont en bleu afin qu ils puissent être facilement repérables dans le plan comptable. C est l unique raison! 174

189 Renommer un compte indispensable Exemple : Vous désirez renommer le compte indispensable 1050 Débiteurs. Procédez de la manière suivante : 1. Cliquez dans la rubrique même où se trouve le mot Débiteurs. 2. Surlignez le mot Débiteurs à l aide de la souris et tapez Clients. 3. Validez votre décision en cliquant sur le bouton Valider dans le plan comptable. 4. Vous pouvez ouvrir le plan comptable en passant par la Palette de navigation. La validation affichera les 18 comptes indispensables en bleu. 175

190 Comptabilité Régler les paramètres de la comptabilité 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Comptabilité. 2. La numérotation des écritures manuelles démarre à 90'000. Si vous désirez modifier cette numérotation, à l aide de la souris, cliquez dans la rubrique Prochain N d enregistrement et tapez le numéro souhaité puis utilisé la touche au clavier TAB. 3. Le bouton Valider apparaît dès lors en regard. Cliquez sur le bouton Valider. 4. En ce qui concerne la journalisation des écritures comptables relatives à l émission des factures, choisissez Par facture si vous ne désirez comptabiliser que le total de la facture ou choisissez Par ligne de facture si vous désirez comptabiliser chacune des lignes composant la facture. INFO Même si vous choisissez la journalisation des écritures comptables relatives à l émission des factures Par facture, si deux taux de TVA différents sont présents dans la facture, deux écritures comptables seront générées dans le Journal. Dans ce contexte, les comptes 6900 à 6903 seront dès lors utilisés pour la comptabilisation. 176

191 5. Si vous désirez que le logiciel comptabilise toutes les opérations à la fermeture du logiciel, cliquez sur le bouton A la fermeture. Si vous choisissez l option Manuel, seules les écritures comptabilisées manuellement dans chacun des modules (débiteurs, créanciers et saisies manuelles) seront présentes dans le Journal. 6. Dans le menu local Compte de liquidité par défaut (à la création d une adresse), choisissez le numéro de compte de liquidité par défaut à la saisie d une adresse. INFO Le menu local présente les comptes de liquidité présents dans le Plan comptable. Avant de choisir un compte, définissez d abord les comptes de votre plan comptable. 7. Dans le menu local Compte de produit par défaut (à la création d un article, (ou d une prestation) choisissez le numéro de compte de produit par défaut à la saisie d un article. INFO Le menu local présente tous les comptes du Plan comptable. Avant de choisir un compte, définissez d abord les comptes de votre plan comptable. 8. Si tenez votre comptabilité du 1 er janvier 2008 au 31 décembre 2008, tapez dans rubrique Période de comptabilisation et tapez dans la rubrique au. 9. Pour accroître la sécurité de votre comptabilité et pour éviter de toucher au écritures de la période comptable concernée, activez la comptabilisation par période en marquant la case à cocher Activer la comptabilisation par période et le blocage de la comptabilisation. 10. Un exemple : si votre comptabilité est exacte au , tapez dans la rubrique Bloquer la comptabilisation des écritures comptables jusqu au. 177

192 11. Vérifiez que le poste (si vous ne travaillez pas que sur un poste) se nomme bien compta. Cliquez sur le bouton carré en bas à droite du modèle. 12. Modifiez, si nécessaire, le nom de l utilisateur puis cliquez sur OK pour confirmer l enregistrement. INFO Le bouton Reconstruire le journal permet de supprimer, du journal comptable, toutes les écritures liées aux Débiteurs, aux créanciers ainsi qu aux écritures manuelles. Lorsque vous quittez Director assistant, la comptabilité est reconstruite automatiquement! 178

193 TVA Régler la TVA Cette section vous indique comment régler les éléments liés à la TVA. 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton TVA. 2. Saisissez votre numéro de TVA dans la rubrique Numéro TVA. 3. Choisissez, dans TVA incluse ou Hors Taxes. 4. Choisissez le taux par défaut à la création d un article ou d une prestation en cliquant dans la rubrique Taux de TVA par défaut (à la création d un article). 5. Choisissez le taux par défaut à l achat d un article ou d une prestation en cliquant dans la rubrique Taux de TVA à l achat par défaut (à la création d un article). INFO Les réglages 4 et 5 vous permettent de gagner du temps lors de la création d un article ou d une prestation dans le module Articles. 179

194 Titres des listes Régler les titres des listes 1. À partir des Préférences, cliquez sur le bouton Titres des listes. 2. Utilisez la touche au clavier TAB ou cliquez à l aide de la souris sur une rubrique quelconque de votre choix pour modifier le titre de la liste. Toutes les listes sont des listes déroulantes personnalisables. INFO La section Les différentes listes de valeurs des rubriques, du «Chapitre 1» vous renseigne sur la manière d utiliser ou modifier les listes de valeurs des rubriques. Imprimer le numéro du client ou du fournisseur Si vous désirez faire apparaître le numéro du client ou du fournisseur sur les factures, sur les offres ou sur les commandes, cliquez sur Oui dans la rubrique Oui Non. 180

195 Chapitre 18 Ce qu il faut savoir encore Au sujet du site Internet L onglet Assistance L onglet Assistance vous permet de télécharger les mises à jour ou des documents, de consulter les résolutions de problèmes, et de requérir à une téléassistance via Internet. Nous proposons un service d'assistance à distance sur demande. Vous recevez ainsi une assistance technique rapide et hautement sécurisée sans devoir passer plusieurs appels afin de diagnostiquer le problème d ordre technique ou d utilisation. Les déplacements onéreux sur site et les délais d attente sont éliminés. Avec l assistance à distance, vous pouvez vous connecter, recevoir l aide dont vous avez besoin et reprendre votre travail rapidement. 181