Wi n CFA Administratif

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1 Wi n CFA Administratif La Gestion Administrative de votre CFA sous Windows, NT et réseaux. [Documentation avancée] YMAG SAS au capital de TVA intra : FR RCS DIJON NAF 722 C Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte DIJON - Tél Fax : Site web : [email protected]

2 INTRODUCTION Notre volonté est de vous proposer un logiciel complet et évolutif, qui tient compte des demandes des utilisateurs. Nous espérons que votre choix se portera sur nos logiciels qui en plus de leurs qualités intrinsèques présentent toutes les garanties de fiabilité et de pérennité, disposant d un environnement, d une équipe et d une expérience aujourd hui uniques sur marché PRESENTATION D YMAG YMAG S.A.S. est une société de services et conseil en Informatique, créée en 1979 à Dijon. Son Siège social est basé à Dijon. YMAG compte actuellement 37 collaborateurs, dont trois chefs de projet, un ingénieur réseaux et 16 analystes programmeurs. Le capital social est de YMAG compte de fonds propres. Le chiffre d'affaires du dernier exercice était de 3,5 M. YMAG est spécialisée depuis 1985 dans le développement d'applications et de progiciels destinés à la gestion des Centres de Formation par Alternance. Après CFASTAR (Prologue), GAMYX CFA (Unix / Informix), nous distribuons aujourd hui la gamme Win CFA, développée avec Delphi sous Windows 9x / 2000 / XP avec intégration totale des logiciels du pack office de Microsoft (WORD, EXCEL). Nous distribuons actuellement des logiciels de gestion de la formation dans quatre grands domaines d activité : Gestion administrative des Centres de Formation d apprentis Les logiciels GAMYX CFA et Win CFA réalisent la gestion administrative des Centres de Formation d Apprentis. Ils sont installés dans 450 établissements. Gestion de planning et activité des formateurs. Win CFA Planning permet de réaliser le gestion du planning et de suivre à l année l activité des formateurs. Ce logiciel est installé dans 250 établissements. Service apprentissage des Conseils Régionaux. YMAG développe des applications pour les Services Apprentissage des Conseils Régionaux permettant le suivi administratif et la consolidation financière et effectifs des CFA. Ces logiciels sont installés dans les régions Centre, Poitou-Charentes, Auvergne, Franche-Comté, Pays de la Loire, Bretagne et Ile-de-France. Gestion Administrative et financière des Centres de Formation Continue Win FC est un progiciel de gestion installé dans 80 établissements, essentiellement ASFO et CCI. Le service Assistance Logiciel permet de joindre directement les techniciens du service maintenance, sans passer par le standard commercial. La télémaintenance nous permet d intervenir directement sur les sites clients. Les titulaires du contrat bénéficient automatiquement des mises à jour et du bulletin semestriel d'informations. 2

3 PRESENTATION DE WIN CFA ADMINISTRATIF Win CFA Administratif est la troisième génération des logiciels de gestion administrative de CFA développée par YMAG S.A.S. Il est commercialisé depuis Avril Actuellement, il dispose des fonctionnalités suivantes : Paramétrage des Formations, Communes, origines scolaires - page 5 Gestion des renseignements paramétrés (Zones de saisies supplémentaires créées par le CFA dans les fiches Jeunes et Entreprises) - page 6 Gestion des groupes et enregistrement graphique des alternances - page 6 Gestion du fichier Entreprises, des tuteurs, des souhaits d accueil - page 10 Gestion du fichier Jeunes, Contrats - page 7 Affectation aux classes avec suivi des remplissages sections groupes : page 6 Réinscription par année, par section, individuelle - page 9 Enregistrement graphique des absences. - page 8 Lettres d absences, tableaux de relevés d absences, états de présences - page 7 Listes d appels et d émargement - page 9 Enquête 51 - page 14 Calcul du remboursement indemnité de transport - page 12 Aide à l apprentissage et Aide à l embauche Gestion de l historique sans aucune compression de données - page 9 Gestion des candidatures avec création d une nouvelle session - page 5 Générateur de requêtes Jeunes et Entreprises - page 13 Générateurs d états et d attestations individuelles créés avec WORD (aucun document avec présentation figée) Exportation données (Fichiers formats WORD, EXCEL, ACCESS ) - page 13 Exportation effectifs format Conseil Régional - page 14 Import de données externes Apprentis / Entreprises (reprise de données ancien logiciel, applications CCI ou CM ) 3

4 L ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL DE WIN CFA ADMINISTRATIF Un environnement graphique convivial Développée pour Windows, l interface de Win CFA Administratif est extrêmement conviviale. Elle utilise efficacement la souris pour un accès intuitif à toutes les fonctions. L accès aux différents modules du logiciel se fait par les menus ou par des boutons symbolisant les fonctions recherchées. Exemple : La saisie des calendriers d alternance se fait avec la souris, en coloriant les créneaux de présence ou d absence des groupes dans le CFA sur les semaines de l année scolaire : Vert : Les Jeunes sont en cours Rouge ou gris : Les Jeunes sont à la disposition de l employeur. Vous sélectionnez dans un premier temps, la couleur de votre choix. Le logiciel calcule automatiquement le nombre de semaines de présence (vertes) et le nombre d heures de cours (créneaux). Puis, vous cliquez sur la colonne afin qu elle se retrouve de la couleur choisie. Une aide en ligne efficace L utilisateur de Win CFA Administratif dispose, à tout moment, d une aide en ligne le renseignant sur les actions possibles et les résultats attendus. Des éditions souples et complètes Le logiciel utilise toute la puissance de Word pour vous fournir des éditions à la fois personnalisables et très simples à mettre en œuvre. Ainsi, de nombreux courriers standards (lettres d absences, attestations, relances ) sont fournis avec le logiciel. Vous pouvez les modifier, tant dans leur présentation que dans leur contenu. Vous pouvez aussi créer de nouveaux documents et y ajouter de nombreuses informations en provenance de la base de Win CFA Administratif. Ces éditions, dans Word ou Excel, seront réalisées instantanément selon vos paramètres sur simple clic de la souris. 4

5 LE PARAMETRAGE Les sites de formation Win CFA Administratif est multi-sites. Il est en effet possible d avoir plusieurs sites de formation. Dans ce cas, toutes les données de tous les sites sont accessibles en temps réel. Les sessions La session est la définition de l année scolaire. Dans ce module seront saisis les jours fériés, le nombre de créneaux horaires par jour, les périodes de pause (déjeuner). Ces paramétrages se font par simple coloriage de tableaux avec la souris : plus de saisie rébarbative de dates et d heures à faire! L ensemble des sessions est consultable : il est possible de se placer sur une session passée l année scolaire précédente par exemple - pour consulter les historiques (l intégralité des données est conservée). De la même manière, il est possible de travailler sur la session future la prochaine année scolaire pour gérer les candidats. Les formations Win CFA Administratif gère tous les paramètres de formation : Les statuts Ils sont libres et paramétrables à souhait. Apprentis Contrats de Qualification Etc Les candidats sont aussi gérés et l on peut travailler sur les sessions futures (années scolaires futures). Les diplômes préparés par le CFA Années de formation nécessaires à l obtention du diplôme Le regroupement des diplômes en filières librement paramétrables (industrie, agriculture etc) permet d introduire une notion de famille de diplômes qui peut se révéler très utile pour les statistiques sur les jeunes. Les examens et diplômes, le nombre d heures théoriques nécessaire à la formation et leur rattachement à l enquête 51 Les Origines scolaires Les origines représentent les diplômes obtenus par les jeunes avant leur entrée au CFA. La liste de ces diplômes est fournie en standard avec le logiciel (liste correspondant à l enquête 51). Les paramètres des jeunes Communes de résidence Possibilités d importations ; mémorisation des distances pour le calcul des indemnités de transport. Nationalités La liste de ces paramètres est fournie en standard avec le logiciel. Les Formateurs au CFA Un formateur pourra être associé à un jeune (tuteur du jeune). 5

6 Les calendriers d alternance Ils vont permettre de définir les périodes de présence des jeunes au CFA. Chaque calendrier sera associé à un ou plusieurs groupes. Comme pour les sessions, la saisie des calendriers d alternance se fait en coloriant un tableau. Le vert représente la présence des jeunes au CFA ; en rouge ou en gris, les jeunes sont à la disposition de l employeur. Les données de la session se retrouveront ici. Prenons par exemple le jour de Noël : dans le calendrier de la session, le 25 décembre aura été colorié en rouge car le CFA est fermé ce jour-là. Lorsque l on va créer un calendrier d alternance, le 25 décembre apparaîtra en grisé : un groupe ne pourra être présent au CFA. On complétera alors le tableau par les périodes d alternance du groupe. Les groupes Chaque jeune suivant des cours au CFA sera affecté à un groupe. Ce groupe sera lui-même affecté à un calendrier d alternance. Un calendrier d alternance peut comporter plusieurs groupes (cours suivis en tronc commun par exemple). En fonction de ce calendrier, le nombre d heures suivi par le groupe sera automatiquement calculé. Dans la fiche groupe, une zone pour la saisie de l effectif du groupe est prévue. Les Renseignements paramétrés Les renseignements paramétrés permettent d intégrer des données spécifiques à votre établissement, jeune par jeune, entreprise par entreprise. Notez que les renseignements paramétrés ne sont pas limités en nombre et sont classables en 3 catégories. Dans l exemple ci-contre, extrait de la fiche d une jeune, le CFA a choisi de définir 5 zones de renseignements pour mieux suivre ses jeunes : - le suivi des avertissements de discipline - les visites dans l entreprise du jeune - le suivi des frais d inscription - le moyen par lequel le jeune a connu le CFA. Chaque renseignement paramétré peut comporter une zone saisie de date, de montant et de mémo. Ces renseignements sont interrogeables dans les requêtes et sont exploitables par EXCEL et par WORD. Il est également possible de mettre à jour les renseignements «par lots». Les renseignements paramétrés constituent un outil de personnalisation d une puissance inégalée. 6

7 LE SUIVI DES JEUNES L identité des Jeunes Les fiches Jeunes centralisent les informations nécessaires à la gestion de leur état civil, affectation au groupe, contrat entreprise, formation préparée, etc... Vous pouvez attacher une photo à une fiche jeune et constituer ainsi des "trombinoscopes" de vos groupes! Vous pouvez intégrer des données spécifiques à votre établissement en créant des Renseignements Paramétrés. Ajoute le nom d un Jeune dans la liste. Possibilité de filtrer la liste des Jeunes en fonction du groupe ou de la formation préparée. Date de la dernière intervention sur la fiche de ce Jeune. Accès direct aux fusions Word afin de réaliser des lettres-type, attestations,... pour le Jeune sélectionné. Accès direct à un nom dans la liste. Accès à la photo du Jeune Affectation du groupe. Informations relatives au contrat en cours. Entreprise avec laquelle le Jeune a un contrat en cours. Résiliation du contrat. Accès direct aux fiches Entreprises. Fusions Word vers l entreprise du Jeune sélectionné. Vous gérez rapidement sur la fiche de chaque Jeune, son rattachement à une entreprise : contrat en cours, prorogation, résiliation, nouveau contrat, historique. Exemple : une fois une fiche jeune créée, un simple clic sur le bouton entreprise permet de sélectionner ladite entreprise et de l associer au jeune. 7

8 Le module optionnel «photo» permet, à partir d une Webcam ou de tout appareil photo numérique compatible TWAIN, de photographier en temps réel les jeunes et rattacher automatiquement les photos aux jeunes. Des trombinoscopes peuvent être imprimés et distribués. Le suivi des Absences Vous renseignez les absences des Jeunes en attribuant des couleurs aux créneaux concernés. Là encore, la saisie des absences se fait de manière très intuitive : le logiciel vous affiche, pour la semaine, la liste des jeunes devant être présents au CFA. Sélectionnez le jeune absent, coloriez les créneaux horaires d absences avec la couleur correspondant au motif d absence, et validez! Bien sûr, le logiciel prend en compte les types d absences pour les déduire, le cas échéant, du montant des remboursements de frais de transport et de l aide à l apprentissage. Absences par couleur telles que vous les avez paramétrées. Récapitulatif du nombre d heures d absence du Jeune depuis le début de l année. Vous cliquez sur les créneaux correspondant à l absence du Jeune. 8

9 Les listes d Appel Vous pouvez éditer les listes d appel des Jeunes selon des modèles de documents WORD standards ou personnalisés. Choisir la semaine de cours pour laquelle vous souhaitez les listes des Jeunes. Seuls les groupes présents sur la semaine vous sont proposés. Vous pouvez éditer les listes pour la semaine entière ou pour chaque jour. Les réinscriptions des Jeunes Vous sélectionnez le type de bordereau souhaité en fonction du nombre d appels dans la journée ( 1, 2, 4, 8,...) Les listes s afficheront automatiquement par l intermédiaire d une fusion Word. En début d année scolaire, vous pouvez procéder à des réinscriptions collectives des Jeunes, par situation de formation ( ex : tous les BAC Commerce 1ère année réinscrits par défaut en BAC Commerce 2ème année). Vous retrouverez sur la nouvelle session, les informations de l année passée, relatives aux Jeunes et à leurs contrats. Il vous restera uniquement à leur affecter un groupe. Toutes les situations sont historisées. Archivage de l ensemble des données Les sessions passées peuvent être affichées à tout moment et exploitées sous toutes formes : statistiques, courriers, états, et ce, à la date de votre choix. Vous pouvez ainsi disposer d informations très complètes sur les années scolaires précédentes, tant au niveau des jeunes et de leur scolarité qu au niveau des entreprises. 9

10 LES ENTREPRISES Vous gérez votre fichier Entreprises aussi simplement que les fiches Jeunes. Vous pouvez créer les entreprises au choix, à partir du menu correspondant ou lors de la saisie des Jeunes. Accès direct aux fusions Word afin de réaliser des lettrestype, courriers,... pour l entreprise sélectionnée. Liste des Jeunes du CFA ayant un contrat avec cette entreprise. Historique des contrats conclus les années antérieures. Liste de toutes les entreprises classées par ordre alphabétique de la raison sociale ou du nom du responsable. Une liste vous propose de sélectionner la commune parmi une liste de noms que vous aurez préalablement importée. direct En plus des informations classiques (nom, adresse etc.), la fiche entreprise permet l ajout de zones de saisie personnalisées (les Renseignements Paramétrés) qui sont exploitables pour les statistiques. A noter : - La prise en compte des souhaits d accueil de l entreprise (nombre d élèves souhaités, diplôme ) - La possibilité de saisir les tuteurs des jeunes avec leurs coordonnées complètes - La possibilité d être informé directement sur la fiche entreprise de tous les jeunes actuellement en formation dans l entreprise, ou ayant été en formation dans l entreprise. 10

11 LA MISE EN PAGE AVEC WORD Les éditions représentent une part considérable de la gestion du quotidien d un CFA. Aussi, dans un souci de simplification et de gain de temps, YMAG a développé une approche originale et performante pour l édition de tous les documents : Win CFA Administratif est totalement interfacé avec le traitement de texte Microsoft WORD. WORD est accessible de tous les modules de Win CFA Administratif : vous avez la possibilité de réaliser des documents à partir des informations de Win CFA Administratif très aisément. Après avoir cliqué sur le bouton WORD, le logiciel vous soumet une liste de document préétablis en rapport avec le contexte : un clic et WORD s ouvre avec le courrier prêt à être imprimé! Quelques secondes suffisent pour imprimer courriers, étiquettes, attestations, listes de présences, d appels, tableaux récapitulatifs des jeunes, des entreprises, etc. 1 2 Word version 6 ou supérieure 1- Sélectionnez vos jeunes ou vos entreprises, cliquez sur le bouton WORD, 2- Le logiciel vous propose alors les modèles de courrier WORD pré-établis ou personnalisés, 3- Choisissez un modèle et validez, 3 4- Win CFA lance automatiquement WORD et affiche votre courrier prêt a être imprimé. Vous pouvez aussi le personnaliser avec tous les champs de Win CFA à votre disposition! 4 Toutes les données de Win CFA sont accessibles ici et peuvent être insérées dans le document type afin de personnaliser ses attestations, listes, états ou de se créer ses propres courriers. Document-type en cours de modification Vous pouvez modifier et personnaliser tous ces documents, intégrer votre logo, mettre en forme vos courriers conformément à la charte graphique de l établissement, formater les étiquettes... Dans le cas où vous possédez déjà des documents, vous pouvez les récupérer et les transformer en document type pour Win CFA Administratif en y insérant les données du logiciel. Tous ces documents type peuvent être enregistrés dans le répertoire de votre choix. Dans le cas d installation en réseau, vous pouvez choisir un répertoire commun à tous les postes concernés. Lors de la création/modification d un document Word, toutes les données de Win CFA Administratif sont disponibles : Pour des exemples de documents générés par WORD, merci de vous référer en annexe à la fin de ce livret. 11

12 TRANSPORT, HEBERGEMENT, RESTAURATION Win CFA Administratif vous propose différents modes de calcul de remboursement des indemnités de transport en fonction des usages dans l établissement. Chaque méthode prend en compte l assiduité des jeunes, à savoir les absences renseignées sur la période définie, leur appartenance à un groupe, la date de rentrée,... Vous pouvez lancer le calcul en partant : D un forfait par tranche kilométrique sur une période donnée ex : si la distance entre le lieu d habilitation du Jeune et le CFA est comprise entre 6 et 25 km, le forfait pour la période du 01/09/1997 au 31/12/1997 sera de 200 Francs par Jeune. Ce calcul déduira chaque heure d absence. D un forfait pour chaque Aller-Retour entre le lieu d habitation du Jeune et le CFA Ce forfait est basé comme le précédent sur des tranches kilométriques, mais ne tiendra pas compte des retards éventuels des Jeunes. D un forfait par kilomètre Vous définissez la valeur de remboursement d un kilomètre. Ainsi, le logiciel multiplie cette valeur à la distance exacte qu il aura trouvée entre la commune d habitation du Jeune et le CFA. ex : 0,32 F x 13 km Répartition d Enveloppe Vous indiquez la somme de l enveloppe budgétaire consacrée aux remboursements des indemnités de Transport, Hébergement et Restauration. Le logiciel calculera le montant de l indemnité compensatrice versée à chaque Jeune en fonction de son assiduité. Vous indiquez dans la fiche choisie, les valeurs des forfaits Hébergement et Restauration par Jeune et par unité (nuitée - repas). Pour les cas particuliers, la méthode de calcul du remboursement peut être adaptée au cas par cas, jeune par jeune. Les résultats sont exportables vers Excel ou vers une disquette de virement bancaire ou TG. Exemple : Forfait par période Lance le calcul. Permet de visualiser les résultats obtenus et de procéder à des modifications ou opérations supplémentaires. Export des résultats vers Word, Excel, ou au format ASCII. Forfaits Restauration et Hébergement. Bornes du calcul. Liste des formations préparées au CFA servant de base au calcul des indemnités. 12

13 LES REQUETES Grâce à Win CFA Administratif, vous répondez rapidement à toutes les questions que vous vous posez sur les Jeunes, les Entreprises, les contrats, les absences, les renseignements paramétrés que vous avez définis, les enquêtes régionales etc. Ces critères de sélection peuvent être croisés à volonté. Ci-dessous, la fenêtre de requêtes des jeunes : 3) Vous lancez l exécution de la requête. Vous pouvez réaliser des fusions Word avec les résultats de la requête. 1) Vous sélectionnez les critères de la sélection. 2) Vous définissez le critère de classement. En plus de permettre l accès rapide à des fiches jeunes et des entreprises, les résultats de ces requêtes sont librement exploitables dans WORD, EXCEL ou exportables vers un fichier ASCII. Réalisez en un instant graphiques, listes, étiquettes, courriers, statistiques, tableaux Prenons un exemple sur les requêtes des entreprises. Votre CFA forme des apprentis dans le secteur bancaire. Vous décidez de prospecter les banques du département 44 pour la collecte de la taxe d apprentissage. Avant d envoyer votre commercial en démarchage, vous souhaitez faire un mailing aux banques du 44. Ouvrez le menu des requêtes entreprises, rentrez les critères (Toutes les entreprises / Secteur d activité = Banque / Département = 44). Définissez votre ordre de tri (communes) et cliquez : S affiche alors la liste des entreprises répondant à vos critères. A partir de cette liste, vous pouvez alors accéder aux fiches des sociétés ou transférer les données vers WORD pour les associer à votre courrier de mailing : votre relance est prête! Les différentes combinaisons de critères peuvent être sauvegardées afin de vous constituer des tableaux de bord statistiques consultables à tout moment. 13

14 L ENQUETE 51 Win CFA Administratif vous permet d éditer les différents états de l enquête 51. Pour chaque fiche, les effectifs des Jeunes sont calculés par le logiciel, en fonction des informations de Win CFA Administratif. Les effectifs prennent en compte les mouvements des Jeunes au cours du trimestre et n intégreront pas dans les totaux, les Jeunes sans groupe et/ou sans employeur. La génération de l enquête 51 «papier» se fait directement dans WORD. Win CFA Administratif intègre aussi la génération de la nouvelle enquête 51 au format électronique et son envoi direct par LES TRANSFERTS REGIONS L export des effectifs pour les services régionaux est réalisée de façon automatique par le logiciel et comporte un assistant et un contrôle de cohérence pour s assurer de la validité des informations. DOCUMENTATION EN LIGNE En plus du support papier qui vous est livré à l installation du logiciel, la totalité du guide de l utilisateur de Win CFA Administratif est accessible par le menu «Aide» pour que vous ayez toujours la réponse à vos questions. Des recherches par mots-clefs sont disponibles et vous pouvez imprimer les parties vous intéressant : 14

15 : INTRANET / EXTRANET POUR LES CFA L idée est de permettre aux différents acteurs intervenant dans le suivi administratif et pédagogique de consulter et de mettre à jour le système d information du CFA avec un explorateur via l Intranet (par le réseau du CFA) ou par Extranet (via Internet). 3w-Cf@, un ensemble de services Intranet / Extranet pour Win CFA Administratif et Planning, est en cours de développement. Cet outil vient s imbriquer en complément des logiciels Win CFA. Il constitue une avancée majeure dans la gamme des progiciels YMAG de gestion des CFA. La partie Intranet de 3w-Cf@ La partie Intranet de 3w-Cf@ constitue en quelque sorte un «Win CFA allégé» proposant des fonctions simplifiées destinées à un plus large public, en particulier les jeunes et les formateurs. L accès étant réalisé par un explorateur Internet, il n est plus nécessaire de prévoir ni logiciel, ni licence sur les postes concernés. La partie Extranet de 3w-Cf@ La partie Extranet de 3w-Cf@, permet d accéder à l information sans être connecté au réseau du CFA. Les formateurs et les jeunes retrouvent les fonctions de l Intranet, tout en profitant de la souplesse apportée par la possibilité de travailler en dehors du CFA. Enfin, l Extranet va donner une nouvelle dimension au système d informations du CFA en impliquant de nouveaux acteurs, en particulier les entreprises. Plutôt que de déranger le secrétariat pour obtenir des informations concernant les apprentis, les entreprises pourront y accéder directement. On pourra aussi traiter de nouvelles fonctions tels que le travail collaboratif, les carnets de liaisons, les cahiers de textes Les accès à ces différents modules («portails») seront sécurisés, en fonction du type d utilisateur pour que les différents intervenants aient accès uniquement à l information que le CFA souhaite leur communiquer. 3w-Cf@ : pour quand? Contactez-nous pour suivre l évolution de ces développement au cours des prochains mois. Notez cependant que les possesseurs de Win CFA Planning peuvent déjà acquérir Net-Planning, permettant la consultation des plannings par l Intranet du CFA. 15

16 ASSISTANCE TELEPHONIQUE ET MAINTENANCE EVOLUTIVE Vous pouvez souscrire au contrat d assistance téléphonique et maintenance évolutive de Win CFA Administratif : Les Centres de Formation disposant du contrat d'assistance bénéficient de l assistance téléphonique, des mises à jour du logiciel qui sont envoyées systématiquement, des mises à jour de la documentation et des bulletins d'informations utilisateurs. Le contrat d'assistance clientèle téléphonique met à la disposition des utilisateurs un numéro de téléphone spécial, permettant aux communications d'aboutir directement au service de maintenance tournante YMAG. Une messagerie Internet est disponible 24h/24. Tous les services de petits dépannages, compléments de formation, informations complémentaires... sont ainsi traités directement entre l'utilisateur et les techniciens. Un document standardisé, vous permet de nous communiquer les demandes de modifications ou d'ajouts de fonctionnalités aux programmes existants. Dans tous les cas, nous accusons réception de vos remarques qui sont ensuite ainsi recensées puis débattues avec le chef de projet. Le bulletin utilisateur semestriel vous informe de la mise en œuvre et de la disponibilité des nouvelles versions. En outre, ce contrat garantit la mise en conformité des logiciels avec la législation régissant l'apprentissage sur le plan national (Remplacement du FNIC par l aide à l apprentissage, modification de l'enquête 51...) CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Environnement Systèmes d exploitation : Windows 9x, NT4, 2000 ou XP Protocole réseau : TCP/IP obligatoire Environnement de développement : Delphi de Borland Traitement de Texte Microsoft Word version 7 Système de Gestion de Base de Données Relationnelle ou supérieure obligatoire (SGBDR) : Interbase de Borland Ressources matérielles nécessaires Mono-Poste Micro-ordinateur type Pentium II 233 Mhz Disque 2 Go, RAM 64 Mo, Résolution graphique 800 x 600 Windows 9x, NT4, 2000 ou XP installé Onduleur, Antivirus Vivement conseillé : Sauvegarde sur bande ou Zip Serveur de réseau Micro ordinateur Pentium II 300 Mhz mini. Disque 2 Go, RAM 128 Mo, Résolution graphique 800 x 600 Sauvegarde sur bande, Onduleur, Antivirus Windows NT 4.0 Server ou 2000 Server et licences d accès correspondant aux postes de travail connectés Postes de travail Micro ordinateurs Pentium 133 Mhz mini, 166Mhz conseillé Disque 1 Go mini RAM 32 Mo mini, 64 Mo conseillés Windows 9x, NT4, 2000 ou XP Résolution graphique 800 x 600 mini WORD version 7 ou supérieure obligatoire EXCEL version 7 ou supérieure conseillée Antivirus * * * 16

17 INDEX A B C D E F Absences 8 Aide en ligne 4 Archivage 9 Assistance 16 Base de Données 16 Calendriers d alternance 6 Caractéristiques Techniques 16 Diplômes 5 Documents 11 Editions 4, 11 Enquête Enquêtes Régionales 13 Entreprises 10 Environnement de travail 4 Etiquettes Voir Requêtes Excel Voir Requêtes extranet 15 Fichier ASCII Voir Requêtes G Graphiques Voir Requêtes Groupes 6 H Hébergement 12 I Impressions 11 Indemnités de transport 12 Internet 15 intranet 15 J Jeunes 7 L Listes d Appel 9 M Mailing Voir Requêtes O Origines 5 P Paramétrages 5 portails 15 R Réinscriptions 9 Renseignements Paramétrés 6 Requêtes 13 Réseaux 16 Restauration 12 Rubriques Paramétrées 6 S Sélections Voir Requêtes Session 5 Sites de formation 5 Statistiques Voir Requêtes Statuts 5 Systèmes d exploitation 16 T Transferts Regions 14 Transport 12 W Win CFA Administratif Présentation 2 Windows 4 Word 11 LES AUTRES PROGICIELS DE LA GAMME WIN Modules Complémentaires de Win CFA Administratif Win CFA Contrats : édition directe des contrats sur document Cerfa 1102*02 à partir de Win CFA Administratif Win CFA Inscription aux examens : l inscription automatisée des BEP-CAP aux examens Win CFA Notes : la gestion des notes de vos apprentis Win CFA Taxe : réservé aux CFA non-collecteurs : saisie de la taxe d'apprentissage, l'édition des reçus libératoire pour les entreprises, les accusés de réception pour les organismes collecteurs et la création et la gestion des courriers de remerciements pour les entreprises. Win CFA Pensions : permet la saisie des règlements, les relances, et la facturation des frais de pension (restauration, hébergement). Win CFA Facturation Formation : facturation des contrats de qualification. Win CFA Frais Pédagogiques : gestion des frais pédagogiques. Win CFA Photo : photographier les jeunes et attacher à la fiche jeune les photos obtenues en temps réel à partir de Win CFA Administratif. Nécessite une Webcam ou un appareil photo numérique compatible TWAIN. Autres progiciels dédiés aux Centres de Formation Win CFA Planning : la gestion des plannings des ressources des CFA et des Centres de Formation Continue. Net-Planning : consultation des plannings par l Intranet du CFA (pour les utilistateurs de Win CFA Planning). Win-FC : la gestion de votre centre de formation continue 17

18 ANNEXES Exemples d éditions de Win CFA Administratif via Word Attestation d inscription Relevé d absences Bulletin d absence Cartes d'étudiant avec photos incluses 18

19 YMAG S.A.S. - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : ATTESTATION D INSCRIPTION Je soussigné, Jean-Paul DUPONT, Directeur du CFA, atteste que Monsieur Benoît AILLE est bien inscrit(e) au CFA et prépare une formation en apprentissage de BEPA AMENAGEMENT DE L'ESPACE - TRAVAUX PAYSAGERS. Le contrat de formation, établi pour une durée de 24 mois, du 04/11/96 au 31/08/98 a été signé avec l entreprise NATURE ET ENVIRONNEMENT Messieurs AURAY La Jalousie Route de Paris CARQUEFOU Pour faire valoir ce que de droit. Fait à Dijon, le 22/06/2005 Cachet du CFA et Signature du Directeur 19

20 YMAG S.A.S. - Parc Technologique Dijon, Le 22/06/ Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Mr DENIAUD Bernard La Loirière MONTBERT Monsieur, Pour la période du 01/01/98 au 31/01/98, nous avons constaté les absences suivantes pour Etienne DENID : RELEVE DES ASBENCES DU 01/01/98 au 31/01/98 Motif de l absence Période Nombre d Heure s Justifiée Non Justifiée le lundi 12 janvier de 08:30 à 17:30 9,00 Non Arrêt Travail le mardi 13 janvier de 08:30 à 17:30 9,00 Oui Total des heures d absences justifiées pour la période 9 Total des heures d absences injustifiées pour la période 9 Total Suivies heures suivies sur la période 72 20

21 YMAG S.A.S. - Parc Technologique Dijon, Le 22/06/2005 4, Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Monsieur ABILY 16 impasse de la Doussinière SUCE S/ERDRE BULLETIN D'ABSENCE Monsieur, Jérôme AMICHOT, était absent du Centre le lundi 23 février de 09:30 à 17:30. Cette absence n'a pas été justifiée. Conformément à la Législation du Travail en vigueur, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir vérifier le motif invoqué par le jeune et nous retourner ensuite la «JUSTIFICATION DE L'ABSENCE» ci-dessous. D'avance, merci. Bien entendu, nous nous tenons à votre disposition pour examiner ensemble toute situation particulière. Le Directeur du CFA, JUSTIFICATION DE L'ABSENCE à retourner d'urgence au CFA Apprenti AMICHOT Jérôme MOTIF DE L ABSENCE Classe BP 2EME ANNEE Absence le lundi 23 février de 09:30 à 17:30 Date & Signature 21

22 0U7KRPDV%$5%$8; CFA YMAG-BFC YMAG BFC SA - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Carte d Etudiant 0U(PPDQXHO&+27($8 CFA YMAG-BFC YMAG BFC SA - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Carte d Etudiant Numéro: 1607 Date de naissance: 21/12/76 Scolarité: Numéro: 1541 Date de naissance: 15/05/75 Scolarité: qphãdqqphãã%76ã)25&(ã'(ã9(17( qphãdqqphãã%76ã)25&(ã'(ã9(17( 0U/DXUHQW%/$1&.$(57 CFA YMAG-BFC YMAG BFC SA - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Carte d Etudiant 0U)UDQFRLV'(9/22 CFA YMAG-BFC YMAG BFC SA - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Carte d Etudiant Numéro: 1540 Date de naissance: 08/11/75 Scolarité: Numéro: 1542 Date de naissance: 19/07/77 Scolarité: qphãdqqphãã%76ã)25&(ã'(ã9(17( qphãdqqphãã%76ã)25&(ã'(ã9(17( 0OOH-XOLH%289,(5 CFA YMAG-BFC YMAG BFC SA - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Carte d Etudiant 0U/RLF'+(7= CFA YMAG-BFC YMAG BFC SA - Parc Technologique 4 Avenue de La Découverte DIJON Tél : Fax : Carte d Etudiant Numéro: 1565 Date de naissance: 01/12/77 Scolarité: Numéro: 1605 Date de naissance: 31/10/75 Scolarité: qphãdqqphãã%76ã)25&(ã'(ã9(17( qphãdqqphãã%76ã)25&(ã'(ã9(17(

23 Win CFA Notes La gestion des notes de vos apprentis sous Windows, NT et réseaux. YMAG SAS au capital de TVA intra : FR RCS DIJON NAF 722 C Parc Technologique - 4, avenue de la Découverte DIJON - Tél Fax : Site web : [email protected]

24 1. PRESENTATION DE WIN CFA NOTES Win CFA Notes est un module complémentaire de Win CFA Administratif. Il se fond totalement dans l'interface de Win CFA Administratif. Il est accessible soit du menu principal, soit par un bouton raccourci «spécifique» ne permettant que la gestion des notes (très utilisé dans le cas où les formateurs saisissent eux mêmes les notes des jeunes. A noter: on peut consulter directement les notes d un jeune à partir de sa fiche. Outre les notes en cours d année, Win CFA Notes permet la gestion des notes à l examen blanc. La gestion quotidienne devient vraiment plus simple : plus de calcul fastidieux des moyennes et des rangs : Win CFA Notes s'en charge! Et l'édition des bulletins est une formalité grâce à la puissance des liaisons Win CFA / WORD. 2. LE PRINCIPE DU PARAMETRAGE A chaque diplôme préparé, on associe les matières (pour le bulletin) ou les épreuves (pour l examen blanc) qui vont constituer le bulletin, avec l appartenance à un domaine (Professionnel, Général ou facultatif) et l application d un coefficient. On se réfère à ce paramétrage pour la saisie, les éditions et les calculs. 3. LES NOTES Groupe La saisie des notes La saisie des notes peut être faite par les formateurs eux-mêmes. On peut imaginer un poste de travail relié au réseau du CFA en salle des professeurs pour la saisie des notes. Chaque professeur ayant un mot de passe, les accès au poste de travail sont sécurisés. Matière des notes en cours de saisie Formateur associé au groupe et à la matière Type de note (Devoir surveillé, devoir à la maison etc...) Coefficient attribué à la note. Calculé automatiquement en fonction du type de note (ici, un devoir surveillé de Français), il reste modifiable. Elèves du groupe Période des notes saisies. Ici, les notes saisies sont valables pour le 2 ème trimestre de la filière commerce. Notes en cours de saisie Moyenne de l'élève sur la période concernée (2 ème trimestre) YMAG - Win CFA Notes 2

25 La consultation des notes Consultations individuelles La consultation des notes par élève offre le détail des notes et des moyennes de chaque élève par période, année, matière. Moyenne de l'élève par période Moyenne générale de l'élève sur l'année Elève consulté Moyenne de l'élève par matière sur l'année Détail des notes de l'élève sur la matière concernée Moyenne de la matière par période YMAG - Win CFA Notes 3

26 Consultation par groupe La consultation par groupe permet une analyse détaillée des moyennes des élèves et de leur classement au sein du groupe : Groupe consulté Période consultée Matière et formateur Elèves du groupe Moyenne de l'élève / Rang de l'élève Le calcul du rang Les groupes d'élèves peuvent être associés pour un calcul du rang des élèves. Exemple : si une classe est divisée en deux groupes pour l'enseignement de l'anglais, il est possible d'associer ces deux groupes pour que le calcul du rang des élèves et de la moyenne générale de la classe se fasse sur les effectifs de ces deux groupes d'anglais. Le calcul des moyennes Le calcul des moyennes est entièrement à la charge de Win CFA Notes. En plus des moyennes par épreuve, matière et élève, Win CFA Notes tient à votre disposition des informations complémentaires : moyenne du groupe, des groupes rapprochés (classes), sur la période, l'année etc YMAG - Win CFA Notes 4

27 4. LES BULLETINS La périodicité des bulletins Un bulletin regroupe les notes d'un élève sur une période librement définie par l'établissement. Il est par exemple possible de définir des bulletins trimestriels pour la filière commerce d'un CFA alors que la filière technique bénéficiera de bulletins semestriels. Cette notion de période peut être affinée et autoriser des périodes différentes pour chaque groupe d'élèves! L'édition des bulletins Win CFA Notes profite de la puissance de WORD pour la présentation et l'édition des bulletins de notes. Des modèles de bulletins WORD préconstruits vous sont livrés à l'installation de Win CFA Notes. Libre à vous de les modifier et d'en créer en fonction de vos habitudes de travail : tous sont modulables. Vous avez à votre disposition de nombreuses informations de la base de Win CFA Notes. En plus des épreuves et des moyennes, les moyennes du groupe, de la classe, les moyennes maximales, minimales, le rang, le nom des formateurs, le coefficient... etc. peuvent être inclus sur le bulletin. Une fois vos bulletins créés et/ou personnalisés, l'édition pour un élève, un groupe ou une classe se fait en quelques clics de souris! Voyez page suivante le résultat. Word version 6 ou supérieure Document Type en cours de modification Toutes les données de Win CFA Notes sont accessibles ici et peuvent être insérées dans le document type afin de personnaliser vos bulletins de notes et d'examens blancs. * * * Les autres logiciels de la gamme Win : Win CFA Contrats : édition directe des contrats sur document Cerfa 1102*02 à partir de Win CFA Administratif Win Planning : la gestion des plannings des ressources de votre établissement Win-FC : la gestion de votre centre de formation continue YMAG - Win CFA Notes 5

28 JEUNE GROUPE BPAJEV2 CFA YMAG «Parc Technologique» 4, Av de la Découverte DIJON Mr AMICHOT Jérôme 1. ENTREPRISE TUTEUR Mr PAULIN André MAITRE D APPRENTISSAGE BULLETIN DE NOTES 2ème TRIMESTRE AQUATOUR SA Mr LEPERS Jean - Claude 34 route du Muscadet NICE Mr VIDAL Daniel Matière Formateur Coefficient Moyenne Moyennes Moyenne de la COMMUNICATION TECHNIQUE ALINOVI 3,00 11,75 3 Min. Max. Classe 6,25 13,67 9,77 Appréciations des Formateurs VIE SOCIALE ET PROFESIONNELLE BABIN 1,00 12,33 7 3,00 17,00 10,61 ANALYSE DOSSIER BALANDE 9,00 11, ,00 19,00 12,39 FRANCAIS BOUGEAULT 4,00 11, ,00 14,00 11,19 MATHEMATIQUES BALANDE 2,00 11, ,00 18,00 12,05 SCIENCES CHETELLER 2,00 12,40 1 4,00 12,40 8,07 HISTOIRE GEOGRAPHIE LECONTE 1,00 ANGLAIS PAULIN 1,00 11,50 8 2,00 19,00 10,91 EDUCATION PHYSIQUE ET SPORTIVE JEANRIOUX 1,00 DESSIN D'ART LECONTE 0,00 11,00 2 3,00 15,00 10,00 MOYENNE GENERALE 11,36 9 6,61 15,30 11,54 Heures d absence Nombre de Retards 15,00 0 Moyenne Générale sur l année scolaire 11,36 APPRECIATIONS GENERALES