Utilisateurs YMAG. Bulletin Mars. édito. sommaire. Alternance

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1 Bulletin 2002 Mars édito YMAG YMAG Utilisateurs Alternance En ce début d année 2002, tous nos moyens ont été mobilisés pour mettre à jour vos logiciels dans les délais requis, que ce soit pour vous permettre d éditer l enquête 51 au nouveau format ou pour saisir votre budget en euro avec Win CFA Région. Ainsi, 756 cédéroms ont été expédiés pour les mises à jour de Win CFA Administratif et de Win CFA Région, les quatre lignes d assistance ont fonctionné à plein régime pendant quatre semaines. Au 5 février, tout était terminé. Au cours de l année 2001, nous avons analysé ensemble vos besoins de partage d informations avec tous les acteurs de l apprentissage et ensemble nous avons défini la stratégie de développement de portails Internet pour votre Centre de Formation : 3w-Cf@ est né! Ce nouveau module 3w-Cf@ est «une couche» se superposant à vos applications Win CFA actuelles. Elle permet l accès interactif par Intranet et Extranet aux informations administratives et pédagogiques. Le premier portail Formateurs est opérationnel, les portails Jeunes et Entreprises vont suivre. Sachez qu en parallèle, pour la mise en œuvre de ces portails, nous avons travaillé sur la plateforme technique garantissant la meilleure sécurité. Il ne fait aucun doute que nous nous engageons dans une migration progressive de nos applications développées en client-serveur vers un modèle Internet, modèle dans lequel le Navigateur devient le logiciel client. Au cours des prochaines années, les opérateurs mettront à disposition les infrastructures réseaux à des coûts raisonnables et l Intranet deviendra la base du système d information de votre Centre de Formation. Croissance et 35 heures obligent, pour toujours mieux vous servir, avec qualité, nous avons recruté de nouveaux collaborateurs, portant l effectif global YMAG-BFC et YTECH à 28 personnes. Bonne lecture de nos nouveautés et à bientôt pour vous présenter 3w- Cf@. Patrick AYROULET & Didier MACKE. P.S : Afin qu'il n' y ait aucune ambiguïté, nous tenons à préciser qu'ymag-bfc n'a passé aucun accord pour interfacer les bases de données des logiciels Win CFA avec des applications proposées par des sociétés tierces. Nous vous invitons à nous contacter si des promesses «d'interfaçage» vous sont faites. sommaire SA YMAG BFC au Capital de F SIREN APE 722 Z Siège Social : Parc Technologique 4, avenue de la Découverte DIJON Tél : Fax : Web : info@ymag.fr Nouveautés Win CFA Administratif... p2 Nouveaux Modules Win CFA Administratif p5 3w-Cf@ : intranet/extranet pour les CFA.. p6 Nouveautés Win CFA Planning... p8 Nouveautés Net-Pl@nning... p10 Informations YMAG... p12

2 Win CFA Administratif Gestion Administrative des CFA Nouveautés Version 2.5 La Nouvelle Enquête 51 «Electronique» du Ministère Nous collaborons avec les services statistiques du ministère de l'education Nationale pour mettre au point une nouvelle procédure de traitement de l'enquête 51. Le principe consiste à générer un fichier informatique, véhiculant toutes les informations statistiques de l'enquête : Année de formation, Diplôme préparé, Sexe, Origine scolaire... Win CFA permet de générer le fichier des effectifs au 31/12/2001 de façon automatique. Recommandations préalables : Seules quelques régions pilotes sont prêtes à recevoir et traiter le fichier de la nouvelle enquête 51. Aussi, avant de vous engager dans ce travail de génération de fichier, vérifiez la nécessité de le faire dès cette année auprès de vos instances de tutelle (SAIA, Rectorat, Région). Dans tous les cas, adressez les fichiers générés accompagnés des anciens tableaux de l'enquête 51, édités par Win CFA dans le Menu "Enquête 51 Papier". Pour réaliser la génération du fichier, reportez-vous à l aide en ligne. Le traitement ressemble beaucoup à celui effectué pour le transfert des effectifs à la Région. La procédure de paramétrage devra être respectée scrupuleusement pour transmettre un fichier sans erreur. Quelques données sont ajoutées au logiciel pour permettre de traiter la nouvelle enquête : Catégorie socioprofessionnelle Cette nouvelle table permet de lister les catégories socioprofessionnelles des parents qui doivent ensuite être renseignées pour tous les jeunes. Numéro d Identifiant National (INE) Ce numéro apparaît dans la fiche jeune. Il n est pas à saisir. Il sera ultérieurement renseigné par un retour de fichier de l inspection académique dont vous dépendez. Résultat examens Le nouveau traitement de l enquête 51 prévoit une saisie des résultats aux examens par diplômes pour les jeunes ayant fréquenté le CFA l année scolaire précédente. Si vous utilisiez déjà Win CFA l an dernier, vous êtes dispensés de cette saisie : la génération du fichier est automatique. Sinon, il faudra le faire. Formateurs Win CFA permet la saisie des informations et la génération du fichier formateur pour l enquête 51. Gestion des Sanctions Cette nouvelle fonctionnalité est opérante en cochant dans «Outils \ Options \ préférences du poste» le choix «Utilisation du module Sanctions». Le principe est celui du «Permis à points». Le CFA liste des «infractions» avec pour chacune d entre elles un nombre de points. On peut associer automatiquement une sanction à une absence sans motif. Vous pouvez paramétrer des seuils de déclenchement de sanctions (1 èr Avertissement, 2 ème Avertissement, renvoi temporaire ). Des courriers sont réalisés automatiquement lorsque les seuils sont atteints. 2 Un module statistique vous permet de dresser le hit-parade des jeunes sanctionnés.

3 Etablissement scolaire d origine Lorsque depuis la fiche jeune, on crée un établissement scolaire d origine, on peut l affecter directement au jeune. Utilisation de WORD Création de document type Auparavant, lors de la création d un document WORD avec Win CFA, on affichait tous les champs de fusion. Désormais, il est possible de sélectionner au départ les champs souhaités qui seront les seuls à apparaître lors de l élaboration du document type. Fusion depuis la fiche jeune On peut sélectionner plusieurs jeunes en mise à jour ([Ctrl]-CLIC) avant d actionner WORD pour réaliser une fusion. On obtient autant de courriers que de jeunes sélectionnés. Entreprises Rubriques paramétrées Comme pour les jeunes, il est possible de saisir les rubriques paramétrées Entreprise sous forme de liste plutôt que fiche par fiche. Habilitations La gestion des habilitations n était pas correctement traitée car on ne renseignait l information que de façon globale pour l entreprise. On définit maintenant pour chacun des tuteurs les diplômes pour lesquels il est habilité. Souhaits Entreprises Par cette information, on renseigne de façon globale le nombre de jeunes de première année que l entreprise souhaite accueillir, formation par formation. De cette manière, pour le placement des jeunes, on retrouve facilement les entreprises qui souhaitent accueillir des jeunes par métier, département, commune Le nombre de jeunes souhaité est remis à zéro chaque début d année. Absences Lettres d absences Il est désormais possible de libeller des courriers du type «Nous constatons l absence de votre jeune à partir du.» et non plus seulement «Nous avons constaté l absence de votre jeune du.. au..». Le champ «Libellé Absence» peut être découpé dans les fusions Mailing (date début, heure début, date Fin, heure Fin). Filtre Mineur/Majeur Plutôt que de réaliser un test sur la date de naissance dans les documents de fusion, il est possible filtrer les Jeunes mineurs/majeurs. Ainsi, on fusionne les mineurs avec un courrier adressé aux parents, les majeurs avec un courrier adressé au jeune. Récapitulatif des Absences Ce nouvel état présente la comptabilisation des heures de chaque jeune par motif, à fournir avec l aide à l apprentissage. 3

4 Générateur d états Nous avons intégré le générateur d états ACCESS dans Win CFA. Cette option est disponible dans «Outils \ Options \ préférences du poste» en cochant «Générateur d états MS ACCESS». Attention, nous précisons bien que Win CFA n est pas géré ni écrit avec ACCESS, mais il peut faire appel à son générateur d état. Nous avons créé quelques modèles, vous pouvez en définir d autres, en insérant tous les champs de la base où vous voulez, en faisant des ruptures, des tris, des sous totaux. Cette option est disponible dans le module requêtes. Attention, le pré-requis à l utilisation de cette fonction est d avoir été formé à ACCESS. Nous vous proposerons des stages de perfectionnement. Win CFA Notes Dans les bulletins, il est possible de faire apparaître la moyenne des notes de pratique, d enseignement général Win CFA Photos Win CFA Photos est un module optionnel de Win CFA Administratif. Si vous possédez une Webcam ou un appareil photo numérique, vous pouvez convoquer vos jeunes, les prendre en photos et les associer en temps réel à leur fiche. Le tarif de ce module est de 230 euros HT. Merci de nous consulter pour avoir la liste des Webcam et appareils photos compatibles. Exemple d utilisation : vous convoquez vos jeunes par groupe pour une séance photo. Les jeunes se placent un par un devant la Webcam. Après avoir sélectionné le jeune, vous cliquez sur le bouton «Prendre une Photo». C est terminé! Le logiciel a enregistré et associé la photo avec la fiche du jeune Au suivant!!! Win CFA Photos sait aussi constituer des trombinoscopes. Présentation L écran d accueil de Win CFA peut se réduire à la barre de boutons du menu dans «Outils \ Options \ préférences du poste» en cochant masquer l image de fond. On peut aussi faire apparaître le logo du CFA dans «Outils \ Options \ paramètres généraux», Logo du centre de formation. 4

5 Nouveaux Modules Gestion des Accès / Retards, Codes barres Nous avons installé 4 CFA pilotes avec ce module au cours du 4 ème trimestre Le principe en gestion d accès est de pointer tous les jeunes qui entrent au CFA afin de connaître très tôt après l heure de rentrée le nombre de jeunes présents (qui sont passés), absents Nous avons créé aussi un système de comptabilisation des passages au Self, un système de création de carte d étudiant avec photo du jeune et code barre imprimé Le système peut aussi être utilisé en mode «retards seulement». Dans ce cas, pas de borne à l entrée du CFA mais simplement un lecteur codes à barres dans le bureau du surveillant. Le jeune qui arrive en retard se présente, passe sa carte devant le lecteur. Il est directement identifié. Sa photo s affiche à l écran. On choisit le motif du retard et son bulletin s édite directement, le retard est inséré dans Win CFA. C est très performant et cela demande un minimum de manipulation. Le tarif de ce module est fixé à 1500 Euros. Pour plus d informations, contactez Frédéric CHOLLET (f.chollet@ymag.fr). D autres précisions seront bientôt disponibles sur notre site Internet. En Projet Tableaux de bord Nous souhaitons développer un concept de tableaux de bord du CFA, qui serait un outil «presse bouton» de reporting à disposition de la direction. Différents éléments seraient analysés, avec comparatif sur 3 ans : les effectifs, les ruptures, les résultats aux examens, les absences, les visites, les notes Nous proposons déjà un modèle et nous attendons vos suggestions. Analyse des coûts Nous souhaitons vous proposer un module permettant, après extraction des données de la comptabilité générale, d automatiser le calcul de répartition analytique à partir des éléments dont nous disposons dans Win CFA Administratif et Win CFA Planning. Mises à jour par Internet Disponible prochainement, la mise à jour du logiciel directement par Internet : un menu dans Win CFA Administratif vous permettra une connexion directe aux serveurs Internet YMAG pour récupérer la dernière version disponible. Cette manipulation sera totalement transparente pour l utilisateur. Ce dispositif sera réservé aux titulaires du Contrat d Assistance et de Maintenance Evolutive YMAG. 5

6 Intranet / Extranet pour les CFA Nous sommes heureux de vous annoncer que le portail Formateurs de 3w-Cf@ est disponible! Présentation L'idée générale de 3w-Cf@ est de permettre aux différents acteurs intervenant dans le suivi administratif et pédagogique de consulter et de mettre à jour le système d'information du CFA avec un explorateur via l'intranet (par le réseau du CFA) ou par Extranet (via Internet). 3w-Cf@ est donc un ensemble de services Intranet / Extranet pour Win CFA Administratif. Cet outil vient s'imbriquer en complément des logiciels Win CFA. Il constitue une avancée majeure dans la gamme des progiciels YMAG de gestion des CFA. Techniquement, le logiciel s appuie sur la base de données Interbase de Win CFA Administratif. Cette base de données est hébergée sur le serveur Windows NT/2000/XP du CFA. Deux configurations peuvent être mises en œuvre : Configuration Intranet uniquement Dans ce cas, le personnel, les formateurs et les élèves peuvent accéder aux informations qui les intéressent à partir de bornes ou de PC en libre-accès dotés d un simple navigateur Internet. Configuration Intranet et Extranet Un serveur pare-feu sous système Linux avec les logiciels ad-hoc est connecté au réseau du CFA et à une liaison internet (par exemple ADSL). Il assure la cohérence de l ensemble et garantit la sécurité du système. Les différents acteurs de l apprentissage peuvent alors accéder à leurs données depuis l extérieur, notamment les entreprises, depuis tout ordinateur doté d une liaison Internet et d un Navigateur. 6

7 Un menu de paramétrage permet de définir les droits d accès aux différents portails. Il permet aussi de personnaliser la page d accueil de manière très simple : Consultation d une fiche jeune par un formateur dans le navigateur Internet : Saisie des notes d un groupe dans le navigateur Internet : Les autres portails (Jeunes et Entreprises notamment) sont en cours de développement. Pour plus de précisions, rendez-vous sur le site internet d YMAG ( catégorie Produits. Vous pouvez aussi consulter une démonstration en ligne du portail formateur dans la catégorie Nouveautés du site. Quelques exemples Suivi des visites en entreprise dans le navigateur Internet : L écran d accueil (personnalisable) de 3w-Cf@ dans le navigateur Internet : 7

8 Win CFA Planning Plannings des Ressources des Centres de Formation dont les emplois du temps ont été modifiés. Nouveautés Version Historique des modifications Nous avons modifié de façon conséquente la fonction «Historique des modifications» de manière à la rendre plus complète et accessible plus rapidement. Elle est activable par le menu «Paramétrage/ options/win CFA Planning/menu/historique» On peut accéder à l'historique dans les menus : - Planning groupes ou planning formateurs ou planning salles, - Placement semaines, - Historique des modifications. Un nouvel écran «Historique des Ressources Modifiées», permet de consulter les modifications effectuées sur les emplois du temps d'un groupe, d'un formateur ou d'une salle et ceci en fonction de critères (date de modification, semaine modifiée, type de modification), puis d imprimer directement les plannings semaines des ressources dont les emplois du temps ont été modifiés. Ainsi, suite à un enchaînement de modifications, il n est pas nécessaire de ré-éditer tous les emplois du temps. Le logiciel sélectionne la liste des ressources Dans c:\program files\ymag\planning\docs\historique.doc se trouve un document décrivant succinctement l'écran de consultation. Les Editions et TRANSFERTS EXCEL Un certain nombre d éditions ont été ajoutées. Notez d ores et déjà que l ensemble des éditions va être revu dans une version ultérieure.(editions au Format A3, libellés abrégés pour faire tout tenir sur une page...) Edition par jour Création d un menu éditions par jour, activable par le menu «paramétrage/options/ Wincfa-planning / menus / planning.», permettant d éditer des plannings par jour des «Salles», «Groupes» et «Formateurs» en passant par Excel. Référentiels L'édition des référentiels a été modifiée, avec une colonne pour les heures régulières et une pour les irrégulières. Calendrier général des groupes L option «Calendrier général», activable dans «Paramétrage/Options/ Wincfa - Planning / Menus / Données», qui permet sur un seul écran la visualisation des groupes présents par semaine, peutêtre imprimée par transfert dans EXCEL. 8

9 Occupation des formateurs ou salles Cette option, activable dans «Paramétrage / Options / Wincfa - Planning / Menus / Placement/ Gestion formateur», permet de visualiser le plan de charge annuel et hebdomadaire des formateurs avec coloration des cases fonction du taux d occupation. Les couleurs, ainsi que les intervalles d analyse de taux d occupation sont paramétrables (Couleur A pour formateurs occupés de 0 = X %, couleur B pour occupation de X% à Y%...). On peut imprimer le tableau d occupation, heures réalisées, formateurs ou salles ou groupes, en passant par EXCEL. On peut aussi désormais cumuler : - Uniquement les heures de face à face (par défaut), - Uniquement les heures d'actions, - Toutes les heures. On peut présenter les résultats sous la forme HH :MM (heures/minutes) ou HH,HH (heures, centièmes d heures). On peut accéder directement au planning de la semaine du formateur (ou salle ou groupe) en double cliquant sur une case ayant un nombre d heures. Les cumuls d heures Dans le placement semaine, la pendulette permettait d afficher dans un premier temps les heures prévues, puis par nouvel appui sur la pendulette les heures réalisées, sans possibilité de visualiser les heures réalisées sur les semaines glissantes. Désormais, on peut afficher, au choix, heures réalisées ou heures prévues. (on ne passe plus obligatoirement par les heures prévues pour afficher les réalisées). De plus, dans «paramétrage/options/ Wincfa - Planning / Création cours / Données heures formateur» on peut demander l affichage du réalisé avec contrôle du cumul sur semaines glissantes. Un autre choix d option permet de cumuler ou non les actions avec le face à face. Placement des actions Dans le menu «placer des actions», il est désormais possible d enlever une séance de cours de face à face ou d enlever le formateur, sans être obligé d'aller dans «placement semaine» Il est aussi possible désormais de placer des actions en semaine type. Moteur de Planification Planification partielle La planification partielle sans les irréguliers «n envoyait» pas les irréguliers «semaine» de la semaine concernée. C est désormais possible. Commentaires de planification Ils sont désormais placés dans un bloc notes. Page d accueil S il existe un fichier «logocfa.bmp» dans le répertoire «c:\program files\ymag\planning», il s affichera en haut à gauche des éditions et sur la page d accueil de Win CFA. Un menu dans paramétrage, «Centre de Formation», a été ajouté. Il permet de vous identifier. Nous vous demanderons de compléter cet écran. A terme, c est ici que sera indiqué votre Numéro de client qui vous permettra de télécharger les nouvelles versions de Win CFA Planning. Tableau RTT L état «suivi individuel progressif de l activité par semaine» a été modifié. Il fait désormais apparaître une ligne «activité actualisée». Un nouvel état «suivi individuel de l activité hors face à face», vous permet de mesurer par formateur le comparatif du T3 réalisé (à la date du jour) détaillé, comparé au total annuel prévu. En Projet Nous allons réaliser dans les prochaines semaines un certain nombre de modifications dans le logiciel Win CFA Planning. Editions Les éditions vont être refondues. Il sera possible de choisir, pour chaque case, ce que l on souhaite voir apparaître (Matière-formateur-groupe-salle), la police, le positionnement, l édition en libellés longs ou courts, le format Portrait ou Paysage. Selon l emploi du temps des ressources sélectionnées, les créneaux début et fin seront calculés pour utiliser le maximum d amplitude... Moteur de planification Nous allons donner la possibilité de sélectionner les matières pour lesquelles les cours doivent être écartés ou non, les types de salles à planifier ou non (et non plus avec ou sans toutes les salles)... Conception des Calendriers Un module est actuellement en test dans trois CFA. L objectif de ce module est de concevoir les semaines d alternance des groupes en même temps que l on affecte les formateurs. 9

10 Consultation des Plannings pour l Intranet et l Extranet Mise à jour de la nouvelle version Pour mettre à jour NET-Planning, la procédure est la suivante : Mise à jour du serveur WEB Aller dans le panneau de configuration de Windows, services, cliquer sur «apache» puis faire «arrêter». Nouveautés NET-planning, qui permet la consultation des emplois du temps par tous les utilisateurs du réseau et la possibilité aux formateurs de saisir directement les actions (avec validation par le responsable planning), a été modifié de façon conséquente. L ergonomie générale a été entièrement refondue. Pour les CFA qui n utilisent pas ce module, une démonstration en ligne est disponible sur notre site rubrique «Nouveautés». Dans le panneau de configuration, «ajout/suppression de programmes», cliquer sur installer, Sur le CD ROM ci-joint, se positionner dans le répertoire Net-Planning\Serveurs Web\Apache, puis exécuter le programme apache_ win32-x86.exe Cliquer sur installation complète et installer en tant que service. Mise à jour du programme Net- Planning Dans le panneau de configuration, «ajout/suppression de programmes», cliquer sur installer, aller sur le cd-rom, dans le répertoire net-planning \ a, cliquer sur setup.exe. Avant d utiliser NET-Planning, il restera 3 choses à faire : 10

11 Paramétrer Net-Planning Lancer WinCFA Planning sur le serveur, aller dans Outils \ Net-Pl@nning \ Paramétrage qui permet l administration de NET PLANNING. Il y a 5 onglets, a) Ne pas modifier les données du premier Onglet «Serveur WEB» b) Passer sur l onglet «présentation» pour calculer les libellés des créneaux. Sur cet écran, vous pouvez aussi limiter la consultation des emplois du temps à la semaine en cours + X semaines (paramétrable). c) L onglet «sécurité», vous permet d affecter des mots de passe aux formateurs et de leur attribuer certains droits. Pour ce faire cliquer sur + du menu «Sécurité». Vous attribuez le mot de passe et donnez alors la possibilité au formateur de visualiser ou non l emploi du temps des ses collègues, de réserver des salles, de saisir des actions, de consulter ou non les plans de charges RTT. Supprimer les anciens programmes Pour être certain que personne n utilisera plus l ancienne version, aller dans l explorateur Windows, dans le répertoire c : \ program files \ apache group \ apache \ htdocs et supprimer les quatre fichiers suivants : NetPlanning.htm, PlanNet.htm, PlanNetAcces.htm et Login.htm. Aller ensuite dans le répertoire c : \ program files \ apache group \ apache \ cgi-bin et supprimer les programmes netplan.exe, parnetplan.exe, calendrier.exe, plancharge.exe, login.exe. Modifier le chemin d accès à net-planning dans l explorateur. Pour accéder à Net-Planning, lancer l explorateur (Nets cape 6 ou Internet Explorer 5 ou 6), puis taper au lieu de l ancienne adresse d) Complétez l écran site si nécessaire. Vous pouvez modifier la page d accueil du serveur WEB par un texte libre. e) Paramétrage des actions : désormais, vous pouvez définir, parmi toutes les actions paramétrées dans Win planning, celles qui pourront être renseignées par les formateurs. Ainsi, l action «Maladie» peut être interdite pour la saisie directe par les formateurs. De plus, il est possible d ordonner les actions à disposition des formateurs en fonction de leurs fréquences d utilisation et non plus par ordre alphabétique. L action «Visite», qui semble la plus couramment utilisée, peut apparaître désormais en début de liste. 11

12 YMAG-BFC Informations Assistance téléphonique et maintenance évolutive Nous contacter Par Les titulaires du contrat de maintenance et d assistance téléphonique bénéficient des mises à jour des logiciels et de la hot line YMAG. Pour joindre le service assistance Adresse Courrier YMAG-BFC 4 avenue de la Découverte DIJON Fax : Téléphone : Le site Web YMAG Nous vous invitons à consulter le site Web d YMAG à l adresse suivante : Vous y trouverez : Des informations sur tous les Produits YMAG. Statistiques Quelques statistiques du service assistance pour l année 2001 : Près de 6000 appels. Durée moyenne d un dépannage : 27 minutes. Des documentations et les mises à jour des logiciels à Télécharger. Une rubrique Support afin d être dépanné sur les logiciels. Bientôt disponibles : un module d inscription en ligne pour les Présentations et les Formations groupées aux logiciels YMAG. 86% des dépannages résolus dès votre appel. Journée la plus chargée : le mardi. Journée la moins chargée : le lundi. 12