Profil de poste. RESPONSABLE DE GESTION ADMINISTRATIVE chargé de missions transversales à dominante managériale

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1 Direction du Pôle Personnes âgées Profil de poste RESPONSABLE DE GESTION ADMINISTRATIVE chargé de missions transversales à dominante managériale FAMILLE DU POSTE Famille : Management, gestion et aide à la décision Sous-famille : gestion et administration INFORMATIONS GENERALES Rappel du contexte et de l environnement d exercice : Le Pôle Personnes âgées est l un 9 Pôles que compte le Centre hospitalier régional (CHR) d Orléans. La Direction du Pôle est déléguée par le Directeur général à un adjoint. Le Pôle est chargé de la gestion de : lits d EHPAD (établissement d hébergement pour personnes âgées dépendantes), lits d USLD (unité de soins de longue durée). Ces 522 lits sont répartis sur 4 sites : - le Centre de cure médicale situé à Saran, - la P. Gauguin située à La Chapelle Saint Mesmin, - la P. Pagot située à Orléans, - la Les Ecureuils située à Saint Jean de Braye. La Direction du Pôle Personnes âgées est située à Saran, à proximité immédiate du Centre de cure médicale. Le Pôle est également chargé, par délégation et en lien avec les directions fonctionnelles du CHR d Orléans, de l encadrement et de la gestion de l ensemble équipes (administrative, technique, médicale, soignante, logistique, ) exerçant dans les établissements du Pôle. Les grands projets actuels du Pôle sont les suivants : - la restructuration architecturale et fonctionnelle du Centre de cure médicale en vue d accueillir 60 résidents supplémentaires,

2 - la conduite d un projet d investissement immobilier pour l exploitation d un nouvel établissement devant accueillir une centaine de résidents, - l organisation, la mise en œuvre et la réalisation d une démarche d évaluation externe 4 établissements ; - le développement de coopérations juridiques et fonctionnelles avec les établissements voisins ; - la création d un pôle d activités et de soins adaptés (PASA) au sein de la Les Ecureuils ; - la création d un jardin thérapeutique au sein de la P. Pagot ; Lien hiérarchique : Le responsable de gestion administrative est l adjoint direct du du Pôle Personnes âgées ; dès lors, il l assiste dans la réalisation de ses activités professionnelles. A ce titre, il est placé sous l autorité directe du. Définition : Définir, planifier et piloter les activités et les moyens d un ou plusieurs services administratifs et fonctionnels. PRINCIPALES ACTIVITES DU POSTE Encadrement d équipe(s), gestion et développement personnels : L encadrement d un certain nombre d équipes et donc de plusieurs professionnels est confié au responsable de gestion administrative. Il lui est notamment confié l encadrement direct ou indirect équipes suivantes : - équipe * du Centre de cure médicale : 15 agents dont 1 responsable ; - équipe * de la P. Gauguin : 14 agents dont 1 responsable ; - équipe * de la P. Pagot : 6 agents dont 1 responsable partagé ; - équipe * de la Les Ecureuils : 6 agents dont 1 responsable partagé ; - équipe lingères : 2 agents ; - équipe coiffeuses : 2 agents ; - équipe chauffeurs : 2 agents titulaires et 2 agents remplaçants ; - équipe animateurs : 6 agents ; - équipe hôtesses d accueil : 4 agents ; * : maintenance et hygiène locaux. Auprès de ces équipes et auprès de tout ou partie professionnels concernés, il est attendu du responsable de gestion administrative l accomplissement de plusieurs missions, dont les principales sont les suivantes : - accompagnement agents par le biais de rencontres individuelles ou collectives périodiques et régulières ; - réalisation de l entretien annuel d évaluation agents ; - contrôle et suivi de la qualité prestations réalisées à distance et sur place ; - établissement, mise en œuvre et actualisation de procédures, protocoles, consignes spécifiques après validation du ;

3 - gestion moyens et ressources : humaines, techniques, financières et informationnelles en lien avec le ; - planification activités et moyens après validation du et réalisation de contrôles ; - organisation et suivi opérationnel activités et projets confiés par le en coordination avec les interlocuteurs internes et externes concernés ; - gestion plannings équipes (congés, absentéisme, horaires de travail, ). Le détail de ces missions est répertorié, suivant les équipes, dans le tableau ci-sous : s concernées Principales activités confiées Gestion plannings (congés, absences, ) Accompagnement professionnels Evaluation annuelle Contrôle et suivi de la qualité prestations réalisées Etablissement, mise en œuvre et actualisation de procédures, protocoles, consignes spécifiques après validation du Gestion moyens et ressources : humaines, techniques, financières et informationnelles Planification activités et moyens après validation du et réalisation de contrôles Organisation et suivi opérationnel activités et projets confiés par le en coordination avec les interlocuteurs internes et externes concernés Centre de cure médicale P. Gauguin P. Pagot Les Ecureuils Gestion du planning responsables Contrôle sur les plannings équipes lingères coiffeuses chauffeurs animateurs hôtesses d'accueil Contrôle Contrôle * * * * * * * * * * * * Des responsables uniquement * * * Assuré par le en 2012 Assuré par le en 2012 * * * * * * * * * et le * * * En lien direct avec le En lien direct avec le * * * * * * * * * *

4 Contrôle et analyse données/informations spécifiques au domaine d activité et Conception et réalisation d outils et/ou de métho spécifiques au domaine d activité : Cette rubrique concerne notamment le contrôle données et informations transmises par les différents services du CHR d Orléans, en particulier la Direction finances et la Direction du personnel et relations sociales. L analyse de ces données est transmise au par le biais de tableaux de suivis mensuels et d une explication détaillée de ces derniers (verbale et/ou écrite). Il est attendu la réalisation d outils de suivi, en particulier effectifs médicaux et non médicaux du Pôle et de suivi dépenses de personnel, en lien avec la Direction affaires médicales, la Direction du personnel et relations sociales et la Direction affaires financières. A la demande du, outils, tableaux, indicateurs, pourront être réalisés par le responsable de gestion administrative. Conseil aux décideurs (direction, ligne hiérarchique) concernant les choix, les projets et les activités du domaine d activité : Sur sollicitation du et/ou spontanément, il est attendu du responsable de gestion administrative un travail de conseil et d orientation dans les choix stratégiques. Ce travail suppose la réalisation, en amont, d une analyse technique et d une expertise précise dossiers. Dans cette optique, rencontres périodiques seront organisées entre le et le responsable de gestion administrative. Gestion et suivi dossiers confiés par le : Il est confié au responsable de gestion administrative : - le secrétariat du groupe de travail «Pôle Personnes âgées» du CHSCT (préparation réunions, convocations, compte-rendu, ) et la gestion dossiers ayant trait aux conditions de travail : suivi et analyse dossiers, propositions de mesures correctives, suites apportées aux questions antérieures, - la gestion et le suivi dossiers de contentieux avec l Assurance maladie (CPAM du Loiret) et les caisses de mutuelles résidents ; - le suivi de la démarche qualité du Pôle en lien avec la Direction de la qualité ; - l élaboration et la rédaction du rapport de gestion annuelle à partir données du Pôle à recenser auprès de divers interlocuteurs (DP, DAF, médecins, bureau admissions, ) ; Veille spécifique à son domaine d activité : Il est attendu du responsable de gestion administrative une attention toute particulière sur les grands sujets d actualité ayant trait à : - la prise en charge personnes âgées, - la réglementation en vigueur dans les établissements médico-sociaux, - la réglementation en vigueur en matière de gestion ressources humaines en lien direct avec la Direction du personnel et relations sociales. SAVOIRS-FAIRE ATTENDUS Il est attendu du responsable de gestion administrative les savoirs-faires suivants :

5 Capacité à rendre compte à son supérieur hiérarchique et connaître son champ de délégation. Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation. Piloter, animer, communiquer, motiver une ou plusieurs équipes. Evaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs. Fixer objectifs, mesurer résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles. Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d activité professionnel. Auditer l état général d une situation, d un système, d une organisation dans son domaine de compétences. Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné. Définir, allouer et optimiser les ressources au regard priorités, contraintes et variations internes et externes. Traduire la stratégie en orientations, en plans d actions et en moyens de réalisation. Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétence. CONNAISSANCES ET SAVOIRS REQUIS Description Communication / relations interpersonnelles Contrôle de gestion Droit de la fonction publique Encadrement de personnel Gestion administrative, économique et financière Management Stratégie et organisation / conduite du changement Technologies de l'information et de la communication (NTIC) Niveau requis connaissances générales connaissances approfondies FORMATION SOUHAITEE Diplôme recommandé : MASTER 2 dans le domaine du management, de la gestion, de l aide à la décision et de l administration. Fiche de poste actualisée le 30 décembre 2011 Elaborée par Melle MEZIERES, directrice adjointe déléguée au Pôle Personnes âgées CHR d Orléans