GUIDE des CONTRATS de MAINTENANCE des BATIMENTS PUBLICS

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1 Ministère de l équipement, des transports et du logement GUIDE des CONTRATS de MAINTENANCE des BATIMENTS PUBLICS Centre d études sur les réseaux, les transports, l urbanisme et les constructions publiques Mars 1999 Direction Générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la Construction

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3 Sommaire INTRODUCTION PARTIE I. LA MAINTENANCE DES BATIMENTS... 7 I.1. POURQUOI OPTIMISER LES COUTS ET LES PRESTATIONS DE MAINTENANCE?...8 I.2. LES DEFINITIONS ET CONCEPTS DE LA MAINTENANCE DES BATIMENTS...10 I.3. IDENTIFIER ET RECENSER LES POINTS DE MAINTENANCE DANS UN BATIMENT...17 I.4. LES CRITERES DE CHOIX POUR EXTERNALISER LES PRESTATIONS DE MAINTENANCE...18 PARTIE II. LA CONTRACTUALISATION DE LA MAINTENANCE II.1. RAPPEL DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES...23 II.2. LA COMPOSITION DES MARCHES DE MAINTENANCE...25 II.3. CHOIX REGLEMENTAIRES ET TECHNIQUES POUR PREPARER UN CAHIER DES CHARGES DE MAINTENANCE...27 II.4. SELECTION DES ENTREPRISES ET DES OFFRES...33 II.5. SUIVI ET CONTROLE DES MARCHES DE MAINTENANCE...35 PARTIE III. - DES MARCHES SPECIFIQUES POUR CERTAINS OUVRAGES ET PRESTATIONS PARTICULIERES III.1. LE CHAUFFAGE...39 III.2. LES ASCENSEURS ET MONTE-CHARGE ELECTRIQUES...43 III.3. LES INSTALLATIONS DE DETECTION INCENDIE...44 III.4. LES TOITURES ET COUVERTURES...45 III.5. LE SECOND ŒUVRE...46 III.6. LE NETTOYAGE...47 III.7. LA SURVEILLANCE ET LA TELESURVEILLANCE...48 PARTIE IV. - LES PIECES TYPES DES MARCHES DE MAINTENANCE IV.1. REGLEMENT DE LA CONSULTATION...50 IV.2. ACTE D'ENGAGEMENT...51 IV.3. DECOMPOSITION DU PRIX GLOBAL ET FORFAITAIRE...52 IV.4. BORDEREAU DE PRIX UNITAIRES...53 IV.5. CAHIER DES CLAUSES ADMINISTRATIVES PARTICULIERES CCAP...54 IV.6. CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (CCTP)...54 PARTIE V. ANNEXES LES VERIFICATIONS REGLEMENTAIRES DANS LES ETABLISSEMENTS RECEVANT DU PUBLIC, E.R.P. 61 LES CLAUSES ABUSIVES DES CONTRATS DE MAINTENANCE 65 SELECTION DE TEXTES ET OUVRAGES 67 Page 3

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5 Introduction La conduite de la maintenance des bâtiments requiert des compétences de plus en plus pointues et diversifiées compte tenu de l'accroissement des équipements techniques, de leur complexité et de l'apparition de dispositifs bâtis nouveaux. Les services intérieurs des gestionnaires publics sont souvent insuffisamment structurés ou formés pour assurer l'ensemble des prestations nécessaires ; il est alors nécessaire de faire appel à des prestataires extérieurs privés qu'il faut choisir, contrôler et rétribuer. Ceci doit se faire dans le cadre de contrats ou marchés dont la mise en place et la gestion imposent des compétences techniques et administratives spécifiques. Les Directions Départementales de l Equipement, et plus spécifiquement leurs services Constructions Publiques, sont sollicités par les maîtres d ouvrages publics qu'ils assistent déjà lors des opérations d investissement immobilier au titre des conduites d opération. Ces services constatent d'ailleurs un accroissement de cette demande particulière d aide à la passation des marchés de maintenance. Elle s exprime bien sûr lors des conduites d opération : il s'agit d'aider à mettre en place les marchés de maintenance nécessaires lors de la mise en service du bâtiment. Plus ponctuellement, les services peuvent être sollicités dans le cadre des activités de gestion de patrimoine ou de conduites des travaux d entretien ou de maintenance, activités développées selon des contextes locaux. En s adressant à la DDE, le maître de l ouvrage est en droit d attendre une garantie au niveau du respect de la réglementation de la commande publique ainsi qu une compétence technique de généraliste du bâtiment apte à piloter, lorsque le besoin s en fait sentir, des prestations supplémentaires de spécialistes. Les services doivent donc connaître un ensemble d informations essentielles que ce guide propose de rassembler. La plupart de ces informations sont actuellement disponibles dans différents ouvrages techniques et dans les fascicules des groupes permanents d'étude des marchés GPEM de la commission centrale des marchés CCM 1. L'objectif du présent ouvrage est donc d'en extraire, et de commenter de façon pratique, l'information technique générale et les procédures nécessaires à l'exercice de cette mission nouvelle d'assistance et conseil à la maintenance. 1 Se reporter à la sélection d'ouvrages en fin du guide. Page 5

6 Quatre parties composent ce guide : La première présente les enjeux principaux de maintenance, les définitions et concepts principaux, le contenu technique des prestations et les choix d'organisation. La deuxième expose la contractualisation des prestations de maintenance par étapes, de la mise au point du dossier de consultation des entreprises jusqu'au suivi technique et administratif des marchés. La troisième partie est un recueil de fiches de synthèse de marchés de maintenance d'équipements spécifiques. La quatrième partie détaille le contenu des différentes pièces à établir : règlement de consultation, acte d'engagement, décomposition du prix global et forfaitaire, bordereau de prix et cahier des clauses techniques particulières. Le cahier des clauses administratives particulières fait l'objet d'un "tiré à part", proposant un modèle complet et joint au présent guide. Enfin en annexe le lecteur trouvera un récapitulatif des vérifications obligatoires dans les Etablissements Recevant du Public (E.R.P.), la recommandation de la commission des clauses abusives sur les contrats de maintenance de certains équipements et une sélection d'ouvrages sur le sujet. Page 6

7 Partie I. La maintenance des bâtiments Page 7

8 I.1. Pourquoi optimiser les coûts et les prestations de maintenance? La maintenance et l'exploitation technique des bâtiments publics nécessitent des budgets importants. Les quelques chiffres ci-dessous permettent de préciser ces enjeux économiques. La maintenance et l'exploitation participent également à la qualité des bâtiments et comportent certaines obligations. Les gestionnaires en ont la responsabilité et ils doivent donc bien connaître les enjeux fonctionnels et réglementaires. I.1.1. Les enjeux économiques L'analyse des dépenses effectuées pendant toute la durée de vie des bâtiments montre toujours la part très importante de l'exploitation maintenance. En moyenne, on estime qu'elle représente environ 75% du total. Ce constat amène à promouvoir l'approche des projets en coût global. Le coût global est l'ensemble du montant de l'investissement initial, des coûts différés de fonctionnement (entretien, maintenance, exploitation) et de gestion pendant la durée de vie du bâtiment. L'approche en coût global consiste à rechercher l'optimisation entre la meilleure adaptation aux exigences fonctionnelles et le coût total minimal pendant toute la durée de vie du bâtiment. Les budgets annuels de maintenance restent généralement importants. Les bâtiments offrent de nombreuses fonctionnalités en terme de services ou de confort. Les équipements en conséquence demandent un entretien adapté et souvent coûteux. Principaux ratios de coûts de maintenance et exploitation Coûts d'exploitation des immeubles de bureaux en 1997 Coûts totaux HT/m² utiles (valeurs médianes) Tous immeubles (propriétaire occupant ou locataire unique) A Dépenses annuelles B Travaux exceptionnels C Services communs 534 F ( 81,41 Euros) 65 F ( 9,91 Euros) 146 F ( 22,26 Euros) Total médiane A+B+C 745 F ( 113,57 Euros) (source lettre d'apogee n 352 du ) Page 8

9 Dans le cas des hôpitaux, où les équipements techniques sont particulièrement nombreux et sophistiqués, les coûts de maintenance et exploitation peuvent rattraper en moins de dix ans les coûts initiaux d investissement. Ainsi du fait de la répétitivité des dépenses de maintenance et d'exploitation, toute démarche d'optimisation représente un enjeu financier majeur. Enfin tout maître d'ouvrage ou gestionnaire est soucieux de la conservation de la valeur de son patrimoine. La qualité de sa maintenance y contribue pour une grande part. I.1.2. Les enjeux fonctionnels et réglementaires La maintenance est nécessaire au maintien de la qualité des lieux et des diverses fonctionnalités du bâtiment. Les bâtiments publics abritent la plupart du temps des activités de services ; la qualité du lieu y revêt une importance notable et ne peut perdurer sans une maintenance régulière. Tout manque ou toute défaillance dans l entretien peut avoir de graves conséquences au niveau de l utilisation du bâtiment, de sa capacité à continuer à assurer les fonctions qui lui sont assignées. Certaines prestations de maintenance ont un caractère obligatoire, principalement au titre de la sécurité des personnes et du Code du Travail. Un bâtiment public est un lieu de travail et généralement un lieu d accueil du public. Il doit en permanence offrir des conditions de travail correctes et garantir la sécurité des personnes qui le fréquentent, l ensemble étant précisément réglementé. Si ces réglementations portent sur les dispositifs bâtis et les équipements de sécurité, elles imposent également des obligations d entretien et de contrôles réguliers. Page 9

10 I.2. Les définitions et concepts de la maintenance des bâtiments Les définitions et concepts de la maintenance des bâtiments proviennent principalement de la Norme X décembre Maintenance - Concepts et définitions des activités de maintenance. Cette norme, établie pour la maintenance industrielle, est en effet aisément transposable aux activités de maintenance du bâtiment. I.2.1. Les définitions et concepts de la norme X utilisés par les professionnels de la maintenance bâtiment La norme comporte de très nombreux termes et définitions relatifs à la gestion et à la maintenance des biens durables ainsi que divers concepts relatifs aux contrats de maintenance. Nous n'en présenterons que quelques-uns uns, ceux que les professionnels de la maintenance bâtiment utilisent systématiquement : - la définition de la maintenance, - la typologie de la maintenance, - les niveaux de maintenance, - les 2 types de contrats, de moyens et de résultats. La maintenance des bâtiments Maintenance : ensemble des activités destinées à maintenir ou à rétablir un bien dans un état ou dans des conditions données de sûreté de fonctionnement, pour accomplir une fonction requise. Ces activités sont une combinaison d'activités techniques, administratives et de management. Ainsi la maintenance englobe les prestations attachées au bâtiment et qu'il faut mettre en œuvre régulièrement ou relativement fréquemment dès sa livraison et pendant toute sa durée de vie. Le terme de maintenance tend à remplacer celui, trop vague, d'entretien. Page 10

11 Typologie de la maintenance La norme définit 2 catégories de maintenance, la maintenance préventive et la maintenance corrective. Chaque catégorie est elle-même subdivisée en différents types de maintenance dont la définition est reproduite cidessous. A. Maintenance préventive Maintenance ayant pour objet de réduire la probabilité de défaillance ou de dégradation d un bien ou d un service rendu. Les activités correspondantes sont déclenchées selon : - un échéancier établi à partir d un nombre prédéterminé d unités d usage ; - et/ou des critères prédéterminés significatifs de l état de dégradation du bien ou du service. A.1. Maintenance systématique Maintenance préventive effectuée selon un échéancier établi à partir d un nombre prédéterminé d unités d usage. A.2. Maintenance conditionnelle Maintenance préventive subordonnée au franchissement d un seuil prédéterminé significatif de l état de dégradation du bien. Le franchissement du seuil peut être mis en évidence par l information donnée par un capteur ou par tout autre moyen. A.3.Maintenance prévisionnelle Maintenance préventive subordonnée à l'analyse de l'évolution surveillée de paramètres significatifs de la dégradation du bien, permettant de retarder et de planifier les interventions. Cette maintenance est, parfois, appelée improprement "maintenance prédictive". B. Maintenance corrective Ensemble des activités réalisées après la défaillance d'un bien ou la dégradation de sa fonction, pour lui permettre d'accomplir une fonction requise, au moins provisoirement. La maintenance corrective comprend en particulier : - la localisation de la défaillance et son diagnostic ; - la remise en état avec ou sans modification ; - le contrôle du bon fonctionnement. Page 11

12 B.1. Maintenance palliative Activités de maintenance corrective destinées à permettre à un bien d accomplir provisoirement tout ou partie d une fonction requise. Appelée couramment dépannage, la maintenance palliative est principalement constituée d actions à caractère provisoire qui devront être suivies d actions curatives. B.2. Maintenance curative Activités de maintenance corrective ayant pour objet de rétablir un bien dans un état spécifié ou de lui permettre d'accomplir une fonction requise. Le résultat des activités réalisées doit présenter un caractère permanent. Ces activités peuvent être : - des réparations, - des modifications ou améliorations ayant pour objet de supprimer la (ou les) défaillances. Les 5 niveaux de maintenance La norme propose un mode de classification des opérations de maintenance industrielle à 5 niveaux. Dans le domaine du bâtiment, la transposition est pertinente surtout pour les équipements techniques. Ci-dessous, nous avons reproduit le classement des opérations de maintenance par J. Perret dans son Guide de la maintenance des bâtiments. Ce classement est basé sur la norme AFNOR. 1 er niveau. Réglages simples prévus par le constructeur, au moyen d'organes accessibles, sans aucun démontage ou ouverture de l'équipement ou échange d'éléments accessibles en toute sécurité (voyants, fusibles). 2 ème niveau Dépannage par échange standard et opérations mineures de maintenance préventive (exemple : graissage, contrôle de bon fonctionnement). 3 ème niveau Réparations mineures, opérations courantes de maintenance préventive (réglage, réalignement, appareils de mesure). Identification et diagnostic des pannes. Réparation par échange, réparation mineure. Page 12

13 4 ème niveau Travaux importants de maintenance corrective et préventive, à l'exception de la rénovation et de la reconstruction. 5 ème niveau Réparation, reconstruction ou exécution de réparations importantes. Contrat de moyens - contrat de résultats Les objectifs fixés à l'entreprise extérieure chargée des prestations de maintenance peuvent être de deux types, obligation de moyens ou obligation de résultats. L'AFNOR les définit comme suit : Contrat de moyens Contrat par lequel une entreprise extérieure s engage à mettre à disposition d une entreprise utilisatrice les moyens jugés nécessaires pour réaliser une prestation, sans qu elle soit pour autant tenue de prouver la réalisation d un objectif quantifié. Commentaires : Le contrat à obligation de moyens ne garantissant pas la qualité des prestations, le contrat avec obligation de résultats est plutôt recommandé en maintenance bâtiment. Il convient de définir très précisément dans le CCAP et le CCTP, ce que le maître d'ouvrage entend par résultat et le niveau qualitatif du résultat attendu : - indisponibilité maximum des équipements, - niveau de confort, - rapidité des dépannages, - niveau des consommations. Les modalités du contrôle y sont également définies : - analyse des tableaux de bord, - réclamations des usagers, - enregistrement de paramètres. Les moyens concernés peuvent être - immatériels (logiciels, etc.) ; - matériels (pièces, outillage, fournitures, etc.) ; - humains (dans le cadre de la législation en vigueur). Les moyens jugés nécessaires sont définis dans le contrat, en accord avec les deux parties. Obligations de moyens : Le client est tenu d'apporter la preuve de la faute du prestataire dans l'exécution de ses prestations. Contrat de résultats Contrat par lequel une entreprise extérieure s engage à réaliser une prestation définie par un (ou des) objectif(s) quantifié(s) et à apporter la preuve de la réalisation de ces objectifs dans des conditions données. Les conditions données peuvent intégrer : - les contraintes liées à l exploitation des biens, telles que la disponibilité, fiabilité, sécurité, etc. - le délai d obtention de l objectif ; - les coûts associés ; - l environnement, etc. Page 13

14 La preuve peut être apportée à partir de mesures ou de calculs effectués d un commun accord entre les deux parties selon des procédures prévues dans le contrat. Obligations de résultats : Le prestataire est présumé responsable en cas de difficulté rencontrée dans l'exécution des prestations. Le prestataire ne peut s'exonérer de cette responsabilité présumée qu'en apportant la preuve de la survenance d'un cas de force majeure, de la faute du client ou de la faute d'un tiers (Articles 1137 à 1147 du Code Civil français et jurisprudence). I.2.2. L'exploitation maintenance en bâtiment Le terme exploitation en bâtiment recouvre les différentes dépenses et interventions destinées "à faire fonctionner" le bâtiment pour l'usage qui lui est affecté. La limite n'est souvent pas très claire entre ces dépenses et interventions et celles propres à l'activité de l'occupant, comme par exemple le gardiennage ou le nettoyage. Lors de l'emploi de ce terme, il est prudent de préciser ce qu'il recouvre exactement. L'expression "charges d'exploitation" désigne toutes les dépenses attachées directement au bâtiment : nettoyage, fluides (eau, électricité, gaz, etc.), contrats de maintenance, gardiennage. L'exploitation maintenance des équipements techniques désigne les interventions destinées à faire fonctionner des équipements techniques du bâtiment, principalement les installations thermiques ; il s'agit de différentes interventions de conduite, surveillance, contrôle et entretien. Des prestations comme le nettoyage de locaux et le gardiennage/sécurité sont liées au bâtiment mais ne relèvent pas de la maintenance. Elles n'en représentent pas moins un poste important de dépenses et sont gérées de manière semblable. Elles seront donc traitées dans le présent ouvrage. Page 14

15 I.2.3. La distinction entre interventions de "maintenance courante" et travaux de "grosse maintenance" Exemple de gammes de maintenance pour transformateurs de 315 à 1000 kva Gammes Tâches associées Contrôle - Contrôle de la mensuel température S C 3 N - Contrôle de la charge Analyse du liquide de refroidissement C O 3 A Visite annuelle S V 3 A - Pose prise diélectrique pour analyse - Analyse du diélectrique par laboratoire spécialisé - Nettoyage général - Resserrage visserie - Resserrage connexions - Contrôle du capot B.T. - Contrôle des équipements de sécurité - Contrôle des bornes [1] type de maintenance : S, C [2] type d'intervention : I, C, V, O, N [3] niveau de maintenance (1 à 3) [4] le fonctionnement pendant l'intervention : N, D, A La maintenance courante recouvre des interventions qui ont un caractère répétitif et relativement fréquent sur une année. Ces interventions sont effectuées par l'équipe d'entretien du site immobilier ou une société spécialisée extérieure. Les travaux dits de "grosse maintenance" sont plus exceptionnels et, sauf cas d'urgence, relèvent d'une programmation pluriannuelle. Ils sont réalisés par une entreprise extérieure ou plus rarement par l'équipe d'entretien, si elle en a les moyens et les compétences. La maintenance "courante" correspond, peu ou prou, aux 3 premiers niveaux de la norme AFNOR, la "grosse maintenance" aux 4 ème et 5 ème niveaux. Cette distinction entre "maintenance courante" et "grosse maintenance" s'opère aussi dans le cadre de la gestion financière de la maintenance (lignes d'imputations budgétaires) ou encore dans la répartition des charges entre propriétaire et locataire. Là encore, il faut se reporter à des nomenclatures détaillées qui définissent la nature exacte des interventions ou travaux qui relèvent de l'une ou de l'autre. I.2.4. Les gammes de maintenance A chaque type d'équipement correspond des interventions spécifiques de maintenance préventive. La nature de ces interventions se caractérise par plusieurs éléments énumérés ci-dessous et qui sont nommés gammes de maintenance : - le type de maintenance : systématique S ou conditionnelle C - le type d'intervention : inspection I, contrôle C, visite V, opération O, nettoyage N - le niveau de maintenance (1 à 3) qui fixe le niveau de compétences requis, - le fonctionnement pendant l'exécution de l'intervention : normal N, dégradé D, arrêt A et en cas de maintenance systématique - la fréquence de l'intervention. Les gammes de maintenance permettent de quantifier et d'organiser le travail de maintenance. Dans les contrats de maintenance, elles sont présentées sous forme codifiée comme dans l'exemple ci-contre. Page 15

16 I.2.5. Le schéma récapitulatif des différents types et niveaux de maintenance à définir dans un contrat de maintenance Maintenance Corrective Systématique Préventive Conditionnelle Concepts de maintenance Défaillance Panne Accident Suivant planning (à établir au préalable) Suivant état des biens et des équipements Evénements Obligatoire Sur demande Dépannages Mesures conservatoires Réparation Exécution Visites d'inspection Contrôle - Bilans Opérations de maintenance Page 16

17 I.3. Identifier et recenser les points de maintenance dans un bâtiment Les interventions de maintenance sont préconisées par les fournisseurs et constructeurs, dans la documentation technique. L'ensemble de ces préconisations figure dans le dossier d'utilisation, d'exploitation et de maintenance (DUEM), établi à partir du dossier des ouvrages exécutés (DOE). Le tableau ci-dessous présente de façon synthétique, par grands constituants, les principales prestations de maintenance à mettre en œuvre. Une partie de ces interventions ont un caractère obligatoire, essentiellement en application de la réglementation sur la sécurité des personnes et du code du travail. Constituants Prestations périodicité caractère obligatoire Clos - couvert - structures couvertures façades ouvertures structures Equipements techniques chauffage - ventilation nettoyage, démoussage examen visuel de la charpente traitement préventif des bois de charpente selon type ravalement nettoyage peinture des menuiseries bois lavage des menuiseries PVC, aluminium et acier sans objet selon type 10 ans 10 ans tous les ans 7 ans 3 ans x parfois (arrêté municipal) vérification, nettoyage, réglage, préconisations x étalonnage constructeur plomberie - sanitaire vérifications de fonctionnement vérifications d absence de fuites 6 mois électricité visite de conformité 1 an x téléphonie - courants faibles entretien préconisations constructeur équipements de sécurité préconisations constr. x contrôles, nettoyage reconditionnement des détecteurs 6 mois 4 ans appareils élévateurs entretien 1 mois au minimum x Aménagements intérieurs cloisonnements - faux plafonds néant revêtements de sol contrôles et réparations selon usages ouvertures contrôle et révision de la selon usages serrurerie, réparations Aménagements extérieurs Voiries vérification de la bonne tenue des selon usages revêtements réseaux divers contrôles, curages 1 an clôtures, portails contrôle et révision de la serrurerie, réparations selon usages Page 17

18 I.4. Les critères de choix pour externaliser les prestations de maintenance Les prestations de maintenance étant parfaitement identifiées, il faut définir celles qui peuvent être assurées par le personnel interne et celles qui doivent être confiées à des prestataires privés. En effet assez souvent, les maîtres d'ouvrage publics disposent pour la maintenance courante d'une équipe interne d'entretien. Selon les cas, cette équipe est plus ou moins importante et structurée. Il faut généralement faire appel à des prestataires extérieurs pour compléter les interventions de cette équipe, au moins pour une partie de la maintenance courante : celle relative aux équipements les plus sophistiqués. Lorsque l'équipe d'entretien est réduite voire inexistante, le maître d'ouvrage doit externaliser l'ensemble des prestations. Se pose alors la question de confier à différents intervenants spécialisés ou à un seul généraliste. Certains prestataires de maintenance développent depuis quelques années des offres dites multitechniques et multiservices : Le multitechnique (exploitation et maintenance technique) comprend des prestations telles que l'entretien réparation du gros œuvre et du second œuvre des bâtiments, la climatisation, le chauffage, l'air comprimé, les courants forts et courants faibles, la GTC (gestion technique centralisée). Le multiservice (facilities management) ajoute au multitechnique l'accueil, le standard, le courrier, les télécommunications, l'archivage, la manutention, la sécurité, le nettoyage, l'entretien des espaces verts et parfois la maintenance informatique. Chaque mode d organisation de la maintenance courante, en interne ou en externe, a ses avantages et contraintes qui sont récapitulées dans le tableau ci-contre. Page 18

19 Avantages Contraintes Maintenance effectuée par du personnel interne : maîtrise de tout ce qui concerne mise en place d une structure adaptée et de l exploitation personnels spécialisés compétents maintien de la connaissance des formation permanente du personnel constituants du bâtiment gestion du personnel (absences, congés, maintien d un savoir - faire interne départs) Maintenance effectuée par plusieurs prestataires privés Obligations de moyens et de résultats contractualisées allégement des tâches internes Maintenance effectuée par un seul prestataire privé Obligations de moyens et de résultats contractualisées allégement des tâches internes un seul interlocuteur, un seul contrat : simplification des rapports avec la société extérieure mise en place d une structure de contrôle performante gestion de plusieurs contrats perte de la maîtrise de gestion des installations mise en place d une structure de contrôle performante moindre connaissance de l'état global du patrimoine En pratique, la structure de l'organisation de la maintenance se définira à partir de l'analyse des moyens de la maîtrise d'ouvrage et de sa politique de maintenance. Les critères de choix seront les suivants : - technicité des équipements, - effectif et compétence du personnel, - importance des stocks de matériel nécessaire, - facilité à mesurer et à contrôler les résultats. Page 19

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21 Partie II. La contractualisation de la maintenance Page 21

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23 II.1. Rappel des procédures de passation des marchés de fournitures courantes et services Commentaires : Pour un marché rassemblant l'ensemble des prestations de maintenance d'un bâtiment, l'appel d'offres restreint reste la procédure la plus adaptée. En effet, il permet la présélection des entreprises autorisées à remettre une offre. Les candidats doivent proposer sur la base du cahier des charges une organisation, les moyens à mettre à disposition du maître d'ouvrage et leur prix. L'investissement en études n'est pas négligeable et il est cohérent de ne le demander qu'à un nombre limité d'entreprises compétentes et les mieux dimensionnées pour les prestations prévues. Les contrats ou marchés de maintenance relèvent de la catégorie des marchés de fournitures courantes et de services. Les procédures qui s'y attachent (publicité, délais de candidatures et de remise des offres) sont les mêmes que pour les marchés de travaux, lorsqu'ils relèvent d'une publicité nationale. Pour ceux relevant d'une publicité européenne, les seuils diffèrent. L'ensemble de ces dispositions est rappelé à la page suivante. Nous attirons l'attention sur le montant du marché à prendre en compte pour son appréciation par rapport aux différents seuils. Les marchés de maintenance prévoient généralement une exécution pluriannuelle. Que le marché soit conclu pour une période d'un an reconductible ou pour une période ferme couvrant plusieurs années, c'est le montant TTC estimé des prestations à réaliser correspondant à la durée totale d'exécution du marché qui doit être retenu pour déterminer s'il est obligatoire ou non de lancer une procédure d'appel d'offres. Lorsque ce montant est inférieur à F (seuil de passation des commandes hors marché, art. 123 et 321 du code des marchés publics), il peut être établi, après mise en concurrence, des bons de commande qui doivent bien préciser les conditions de réalisation des prestations : prix, délais d'intervention, etc. Commission spécialisée des marchés Pour les prestations de maintenance de bâtiment, le seuil d'examen par la commission spécialisée des marchés est fixé à 5 MF (sont concernés uniquement les marchés de l'etat). Page 23

24 Etat et collectivités locales Marchés négociés Publicité nationale Montant du marché Publicité préalable Avis d'attribution montant inférieur à F TTC Facultatif Facultatif montant compris entre F et F TTC Publicité dans un journal d'annonces légales Insertion dans la publication qui a reçu l'avis d'information Etat et collectivités locales Marchés passés sur adjudication ou appel d'offres Publicité nationale Montant du marché Publicité préalable Avis d'attribution montant inférieur à F TTC Au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales Insertion dans la publication qui a reçu l'avis d'information montant compris entre F et F TTC Au BOAMP ou dans un journal d'annonces légales Insertion dans la publication qui a reçu l'avis d'information montant supérieur à F TTC Au BOAMP Au BOAMP DELAIS MINIMAUX Procédure ouverte : 36 jours Procédure restreinte : - candidatures 21 jours - offres 21 jours Procédure ouverte avec urgence 15 jours Procédure restreinte avec urgence : - candidatures 15 jours - offres 15 jours Etat et collectivités locales Marchés de fournitures et services passés sur adjudication ou appel d'offres Publicité communautaire au JOCE Montant du marché Publicité préalable Avis d'attribution montant inférieur à Facultatif Facultatif F HTVA - Etat ou F HTVA - CL montant supérieur à Obligatoire Obligatoire F HTVA - Etat ou F HTVA - CL DELAIS MINIMAUX Procédure ouverte : 52 jours (délai pouvant être réduit à 36 jours si elle a fait l'objet d'un avis de préinformation) Procédure restreinte : - candidatures 37 jours - offres 40 jours (délai pouvant être réduit à 26 jours si elle a fait l'objet d'un avis de préinformation) Procédure ouverte avec urgence impossible Procédure restreinte avec urgence : - candidatures 15 jours - offres 15 jours Page 24

25 II.2. La composition des marchés de maintenance Comme tous les marchés publics, les marchés de maintenance sont constitués au moins d'un acte d'engagement et de cahiers des charges comprenant documents généraux et documents particuliers. Les documents généraux sont les suivants : le cahier des clauses administratives générales - Fournitures courantes et services (CCAG-FCS), le cahier des clauses techniques générales (CCTG) lorsqu'il existe. Les documents particuliers sont les suivants : le cahier de clauses administratives particulières (CCAP), le cahier de clauses techniques particulières (CCTP), ou un seul document particulier : le cahier de clauses particulières (CCP), lorsque les clauses techniques ne sont pas trop nombreuses ou détaillées et qu'elles ne justifient pas l'établissement d'un CCTP. Les marchés de maintenance sont constitués au moins de Un acte d'engagement (AE) Des cahiers des charges CCAG-FCS CCTG (s'il existe) CCAP CCTP ou bien CCAG-FCS CCTG (s'il existe) CCP et tous autres documents que les parties veulent rendre contractuels Page 25

26 Le CCAP/CCP type est reproduit in extenso dans le fascicule joint au présent guide. En 4 ème partie du guide, les différentes pièces particulières d'un dossier de consultation pour l'exploitation - maintenance des bâtiments sont présentées : - règlement de consultation, - acte d'engagement, - bordereau de prix unitaires, - décomposition du prix global et forfaitaire, - CCAP/CCP type, - CCTP. Excepté le CCAP, la spécificité maintenance n'impose pas pour la rédaction des pièces dites "administratives" (règlement de consultation, acte d'engagement) de clauses spécifiques. Il convient de respecter les mentions minimales que tous ces documents doivent comporter, telles qu'elles sont prévues dans le code des marchés publics. Pour la rédaction des CCAP, il convient d'utiliser le fascicule de documentation produit conjointement par la Commission centrale des marchés et l'afnor - norme X et intitulé "Cahier des clauses administratives particulières types applicables aux contrats de maintenance de certains matériels ou équipements". Ce document est composé de 2 parties : la première comporte des considérations générales et la seconde les clauses types applicables aux contrats de maintenance pour établir le cahier des clauses administratives particulières (CCAP). Ces clauses sont largement commentées. Des indications sont également données pour la rédaction des clauses techniques. Le CCAP type maintenance proposé dans la quatrième partie provient, comme l'indique la norme, de la reconstitution du "CCAP type marchés de prestations de services" et des clauses type maintenance citées ci-dessus, y compris les commentaires. Ce document type doit bien évidemment être adapté à chaque cas. Page 26

27 II.3. Choix réglementaires et techniques pour préparer un cahier des charges de maintenance Le cahier des charges transcrit la position prise par le maître de l'ouvrage parmi les options offertes par le code des marchés publics et les normes de contractualisation de la maintenance. A noter : l'application du code des marchés publics n'empêche pas la mise en œuvre des principes de contractualisation définis par la norme. Nous l'expliquons dans cette partie par la présentation des différents points essentiels à définir ou à préciser dans les contrats de maintenance : - la nature de l'engagement de l'entreprise - la forme et le contenu des prix, - la partition des prestations en différents lots ou marchés, - la durée du marché, - la cohérence entre les interventions de maintenance et la garantie constructeur des équipements neufs. II.3.1. La nature de l'engagement de l'entreprise Nous l'avons vu dans l'exposé des concepts de contractualisation de la maintenance, l'entreprise extérieure peut être soumise à une obligation de résultats ou à une obligation de moyens. L'obligation de résultats est généralement préférable à l'obligation de moyens qui ne garantit pas la qualité des prestations. Toutefois, il convient de bien préciser les résultats attendus, sous forme mesurable : - indisponibilité maximum des équipements, - niveau de confort, - rapidité des dépannages, - niveau des consommations. Il faut aussi prévoir les contrôles des résultats. Le maître de l'ouvrage doit être en mesure de les faire et l'entreprise doit en être informée : - analyse des tableaux de bord, - réclamations des usagers, - enregistrement de paramètres - etc. Tous ces éléments sont précisés dans le cahier des clauses techniques générales. Page 27

28 II.3.2. Forme et contenu des prix Deux modes de rémunération sont à prévoir : le forfait pour toutes les prestations dont le volume annuel est quantifiable, les bons de commandes pour les autres. Commentaires: L'intérêt du forfait est la simplicité et la facilité des prévisions budgétaires. De plus, lorsqu'il rémunère aussi la maintenance corrective courante, il incite l'entreprise à assurer une maintenance préventive de qualité. Commentaires : Cette double décomposition est utile lors de l'analyse des offres : elle permet de vérifier la validité des prix annoncés et d'évaluer la stratégie de l'entreprise par le rapport maintenance corrective/maintenance préventive notamment. Elle pourra être utile lors du suivi, par exemple pour l'analyse des éventuelles insuffisances dans la prestation ou lors de modifications du bâtiment ou des équipements. Commentaires : Les travaux sur bons de commandes seront limités par un montant global annuel figurant au marché. Par ailleurs, ils ne sont pas systématiquement confiés au titulaire. Le marché spécifie que le maître de l'ouvrage se réserve le droit de les mettre en concurrence. Le forfait Il s'applique pour toutes les prestations de maintenance préventive systématique. Il s'applique aussi pour des prestations de maintenance préventive conditionnelle et de maintenance corrective : - lorsque le volume de matériels concernés est suffisamment important - ou qu'une étude statistique de ceux-ci permet à l'entreprise de déterminer un prix moyen. Le forfait fait l'objet d'une double décomposition : par équipements ou grands composants, par nature des prestations : - conduite et surveillance, - maintenance préventive, - maintenance corrective et remplacement matériel courant, - mise à disposition du service d'astreinte, - fourniture de consommables et outillage, pièces de rechange dont la valeur est inférieure à un seuil fixé. Les bons de commandes Le volume de certaines interventions correctives ne peut être quantifié, même sur la durée relativement longue d'une année. Le maître d'ouvrage doit pouvoir pourtant les faire réaliser au meilleur prix même si elles présentent un caractère d'urgence. Le mode de rémunération sur bon de commande (en régie d'heures et dépenses contrôlées) répond à ce type d'intervention. Pour disposer d'une base contractuelle de rémunération, l'entreprise indiquera dans son offre : les prix horaires d'intervention selon les catégories de personnel, son coefficient d'entreprise sur les fournitures. Page 28

29 II.3.3. La partition des prestations de maintenance en différents lots ou marchés Externalisation faible (présence d une équipe d entretien) : marchés séparés par types d équipements. Externalisation forte : regroupement des prestations dans divers marchés ou bien prestataire unique. La stratégie du maître d'ouvrage en la matière dépend du type de moyens à sa disposition. Certains maîtres d'ouvrage disposent d'une équipe interne d'entretien. Si cette équipe est suffisamment étoffée, il ne reste à maintenir en externe qu'un nombre réduit d'équipements techniques spécifiques. Dans ce cas, il est préférable de soustraiter la maintenance à des entreprises spécialisées, par marchés séparés. La cohérence d'ensemble peut s'assurer aisément. Lorsque l'équipe d'entretien est réduite, voire inexistante, le choix doit être fait entre les diverses possibilités : plusieurs marchés séparés, un marché à lots (appelé multitechnique) confié à entreprise unique, ou un marché à lots confié à un groupement conjoint de prestataires. Différents aspects, techniques et relationnels, doivent alors être pris en compte. Le regroupement des prestations sur un même prestataire permet au niveau technique de rationaliser la programmation des interventions ; il est en effet parfois possible d'obtenir un foisonnement des tâches. Au niveau relationnel, le fait de n'avoir qu'un seul interlocuteur peut simplifier le travail du gestionnaire. La séparation des prestations en marchés distincts nécessite de la part du gestionnaire une organisation performante pour coordonner les différentes interventions. En contre partie, le gestionnaire garde la maîtrise directe du suivi de chaque marché, donc de la qualité de toutes les prestations et possède ainsi une connaissance approfondie de l'état de son bâtiment. Parmi les pratiques des grands maîtres d'ouvrages, qu'ils soient publics ou privés, on relève une constante qui est le rejet des offres globales. Les différentes enquêtes récentes rapportées dans les publications spécialisées (Le Moniteur des TP) font ressortir que les maîtres d'ouvrage refusent de confier à un seul prestataire l'ensemble. Ils s'attachent d'autant plus à traiter directement avec les spécialistes compétents que l'exigence de bon fonctionnement des équipements est stratégique pour leur activité. Page 29

30 Selon les cas, l'organisation de la maîtrise d'ouvrage, son activité ou la sophistication technique du bâtiment, la structure de la commande de maintenance doit s'adapter. Nous présentons ci-contre un exemple d'organisation des marchés d'un bâtiment public où il n'existe pas d'équipe d'entretien : les prestations d'exploitation technique et maintenance générale ont été regroupées en un seul marché décomposé en sections par corps d'état ou fonctions ; les équipements à technicité particulière, comme les ascenseurs ou les installations de détection incendie, font l'objet de marchés séparés ; les prestations de nettoyage et de gardiennage sont prises en compte au titre de la maintenance du bâtiment. On peut noter que le nettoyage intérieur est regroupé avec l'entretien des espaces verts, de nombreuses entreprises ayant cette double compétence. Page 30

31 Exemple de structure de la commande relative à la maintenance Cas d'un bâtiment public important (S.H.O.B : m²) Marchés Décomposition en sections corps d'état ou fonctions N 1 - Exploitation technique et maintenance générale N 2 - Nettoyage des locaux et entretien des espaces verts N 3 - Gardiennage et sécurité N 4 - Entretien des appareils élévateurs N 5 - Entretien de l'autocommutateur, système de recherche des personnes et distribution de l'heure N 6 - Vérifications périodiques réglementaires des installations N 7 - Maintenance de la détection incendie et la protection incendie N 8 - Entretien des occultations solaires N 9 - Entretien des installations de contrôle d'accès, de protection intrusion et vidéosurveillance. N 10 - Entretien des toitures-terrasses N 11 - Entretien des extincteurs N 12 - Entretien des appareils de nettoyage des façades N 13 - Entretien des portes et barrières automatiques Chauffage, ventilation, climatisation Electricité, courants forts Groupes électrogènes Gestion Technique du Bâtiment (GTB) Plomberie et Protection incendie Equipements de sécurité du personnel Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) Nettoyage des locaux Vitrerie Entretien des espaces verts Désinsectisation/dératisation N 14 - Prestations d'entretien de second œuvre Serrurerie et ferronnerie, Menuiserie, Petite vitrerie, Peintures, tapisseries, moquettes, plâtres et Autres revêtements, Petite maçonnerie. Page 31

32 II.3.4. La durée du marché Durée maximum des marchés de maintenance : 5 ans ramenée à 3 ans si la part traitée par bons de commandes est significative par rapport à l'ensemble du marché. Commentaires : Il est préférable d utiliser la formule "durée annuelle avec tacite reconduction dans la limite de x ans (3 à 5)" à "durée de x ans avec clause de libre dénonciation anticipée". Pour fixer la durée du marché, le maître d'ouvrage doit faire un compromis entre la nécessité de faire jouer la concurrence suffisamment fréquemment et celle de permettre au prestataire de rentabiliser l'investissement initial de prise de connaissance du bâtiment et de développement de méthodes appropriées, en lui accordant une période suffisamment longue. Le marché est habituellement conclu pour une période d'un an, renouvelable par tacite reconduction. La durée totale, qui est fixée, est de 3, 4 ou 5 ans afin de pouvoir faire jouer la concurrence dans un délai raisonnable (cf. commentaire article 1.1 du CCAP type). Rappelons que les marchés peuvent prévoir des prestations rémunérées hors forfait, sur bons de commande. Le Code des marchés publics, articles 76 et 273, limite à 3 ans la durée des marchés à bons de commandes et à 5 ans lorsque que l'exécution ne peut être confiée à un entrepreneur déterminé. On retiendra donc pour les marchés de maintenance la limite de 5 ans, pouvant être ramenée à 3 ans lorsque la partie à bons de commandes risque de représenter une part significative du marché. II.3.5. Maintenance et garantie des équipements Pour les installations ou équipements neufs sous garantie, seules les prestations à caractère préventif sont à prévoir. Elles sont le plus souvent obligatoires pour bénéficier de la garantie. En cas de pannes ou de dysfonctionnements, le maître de l'ouvrage doit immédiatement informer l'installateur ou le constructeur qui mettra en œuvre les actions correctives nécessaires. Les marchés de maintenance devront donc bien rappeler au titulaire que ses interventions ne doivent pas être de nature à empêcher l'application des clauses de garantie. Il faut limiter la maintenance au préventif préconisé par le constructeur et, en cas de besoin, mettre en œuvre les actions pour bénéficier de cette garantie. Page 32

33 II.4. Sélection des entreprises et des offres Selon le patrimoine considéré, il peut être avantageux de procéder par appel d'offres restreint, soit en deux phases : sélection des candidatures consultation des entreprises retenues Les critères de sélection des offres doivent être précisés dans le dossier de consultation des entreprises. En première phase, les entreprises présentant des moyens, des qualifications (Qualibat ou autres) et des références en cohérence avec les prestations demandées sont seules amenées à étudier une offre. L'avis d'information devra comporter outre les informations obligatoires, le niveau de qualification attendu. En seconde phase, la sélection d'une offre se fait sur la base de divers critères énoncés ci-dessous. la qualité de l'organisation et des moyens proposés : - équipe, nombre, responsable et intervenants, - fonctions du personnel, - qualification du personnel, - organigramme proposé, - qualité du projet assurance qualité, les propositions financières, la compréhension du dossier : - appréciation de la capacité du candidat à estimer les prestations demandées dont évaluation de la charge de travail, évaluation des fournitures (outillage, consommables et pièces de rechange, etc.). la qualité de l'offre : - présentation, - clarté, - précisions apportées. Le règlement d'appel d'offres précise ces critères ainsi que leur classement par ordre de priorité. Page 33

34 Une estimation des prestations doit être établie avant l'appel d'offres. Le cahier des charges définit précisément le niveau de qualité de travail sur lequel l'entreprise s'engage. Le prix proposé sera comparé au prix estimé avant l appel d offre. Il devra aussi être étudié au regard de la double décomposition demandée, par équipement et par nature de prestations : préventives, correctives, budget des petites fournitures, etc. De même, il sera contrôlé par sa mise en rapport avec les moyens que l'entreprise, dans son mémoire justificatif, propose de mobiliser. Les entreprises auront du compléter le CCTP, au niveau des gammes de maintenance, par les temps prévus d'intervention et les niveaux de compétence des personnels affectés aux différentes interventions. Page 34

35 II.5. Suivi et contrôle des marchés de maintenance La qualité des prestations d'une entreprise de maintenance nécessite de la part du maître d'ouvrage un cahier des charges clair et un suivi rigoureux. Comme indiqué en première partie, l'externalisation de la maintenance exige de la part du maître d'ouvrage la mise en place d'une structure de contrôle adaptée. Chaque exigence du maître d'ouvrage exprimée pour l'entreprise sous la forme d'obligations de résultats ou obligations de moyens doit pouvoir être contrôlée et doit l être effectivement. Le gestionnaire devra disposer des moyens nécessaires : appareils de mesures, mise en service de registres des demandes d intervention, etc. Il disposera également d outils de suivi des marchés, de tableaux de bord qui faciliteront son travail. Selon l'importance et le type de patrimoine traité, on utilisera des fiches synthétiques et des tableaux ou bien un logiciel de GMAO pour un patrimoine important ou multi-sites comportant de nombreux équipements techniques. La fréquence des contrôles révèle l'importance que le maître d'ouvrage attache à la réalisation des objectifs contractuels. Des négligences répétées dans le suivi ouvrent à l'entreprise défaillante un champ trop libre. Le maître d'ouvrage perd la maîtrise de la situation, ne connaît plus l'état de ses installations et se retrouve soumis au point de vue de l'entreprise. L'application des sanctions prévues en cas de résultats insuffisants ou manquements doit être pour l'entreprise une réalité qui l'oblige à respecter ses engagements. Les relations entre gestionnaire et représentants des entreprises de maintenance doivent donc être parfaitement organisées : - comptes-rendus de visites, - comptes rendus d'intervention, - rapports de vérification, - fréquence des réunions de suivi, - etc. Cette organisation doit être précisée dans les clauses techniques ou administratives du marché. Les contrats et marchés doivent être régulièrement renégociés ou remis en concurrence, à chaque échéance, tous les 3 à 5 ans. Ils le sont aussi ponctuellement en cas des prestations insuffisantes prouvées ou lors de modifications importantes du bâtiment. Page 35

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37 Partie III. - Des marchés spécifiques pour certains ouvrages et prestations particulières Page 37

38 Pour certains ouvrages, dont la maintenance présente un fort enjeu économique ou de sécurité, la commission centrale des marchés a mis au point des recommandations et marchés types. Ces recommandations, établies par des groupes permanents d'étude des marchés (GPEM), sont éditées sous forme de fascicules dans la Collection Marchés Publics au Journal Officiel 2. - Marchés d'exploitation de chauffage avec ou sans gros entretien des installations, - Ascenseurs et monte-charge électriques, - Maintenance des installations de détection d'incendie, - Installation de télésurveillance en vue de la protection des biens et des personnes. Marchés de surveillance et d'exploitation. Citons également les fascicules : - Maintenance des extincteurs, - Marchés de nettoyage. Nous présentons ici une synthèse de ces recommandations. Par ailleurs nous abordons également dans cette partie - la maintenance des toitures, - l'entretien du "second œuvre". 2 Les références de ces documents sont indiquées dans la sélection d'ouvrages en annexe. Page 38

39 III.1. Le chauffage Les différents termes de rémunération : Rémunération P1 : fourniture d'énergie Rémunération P2 : prestations de conduite et de petit entretien Rémunération P3 : garantie totale Le document de référence est le cahier des clauses techniques générales (C.C.T.G.) approuvé par le décret N du 26 novembre Brochure N 2008 de la collection marchés publics. La mise au point de ce document a été motivée par le besoin des gestionnaires de bâtiment de disposer d'un outil, cadre de contractualisation, pour ce poste important dans les budgets de fonctionnement. Ce C.C.T.G. est applicable à tous les marchés publics. Il est obligatoire pour l'etat et ses établissements publics. Les marchés d'exploitation de chauffage sont des marchés à obligation de résultats : température des locaux pendant période ou durée de chauffage donnée. Les prestations comportent la conduite et les réglages, la surveillance, le petit entretien ; la rémunération correspondante est désignée sous le terme P2. La fourniture d'énergie peut être incluse au marché ; la rémunération correspondante est désignée sous le terme P1. Il existe cinq types de marchés : Type du marché Montant P1 Montant P2 Durée maximum du marché MF Marché Forfait forfait indépendant des conditions climatiques forfait 8 ans MT Marché Température extérieure MC Marché Comptage CP Combustibles Prestations PF Prestations Forfait fonction des conditions climatiques forfait 5 ans fonction des quantités de chaleur fournie forfait 5 ans fonction de la quantité forfait 5 ans de combustible 0 forfait 5 ans Ces marchés peuvent tous être assortis d'une clause supplémentaire d'intéressement du titulaire à diminuer les dépenses d'énergie : MFI, MTI, MCI, CPI, PFI. Page 39

40 1. Les Marchés à Forfait (MF) sont les plus simples : la dépense est la même (hors évolution des prix du combustible) que l'hiver soit rude ou doux. Cela facilite la gestion budgétaire. Ces marchés s'appliquent à des locaux à chauffage permanent ou à chauffage programmé pendant la durée de chauffe. La durée, 8 ans au lieu de 5 ans, est longue pour étaler les variations climatiques de façon suffisante. L'estimation de la consommation annuelle moyenne doit être faite par un expert. 2. Les Marchés à Température (MT) sont une variante des précédents, où le montant du forfait est corrigé chaque année par la rigueur relative du climat (exprimée en degrés-jours) par rapport à une saison de référence définie dans le marché. 3. Les Marchés à Comptage (MC) sont basés sur la fourniture d'énergie par le prestataire qui fait son affaire du combustible, et est rémunéré au prorata des quantités de chaleur fournies à l'installation en sortie de chaufferie. Cela incite à une bonne gestion de la chaufferie pour obtenir un bon rendement, mais n'incite pas à optimiser la consommation totale de chaleur. 4. Les marchés Combustibles et Prestations (CP) sont rémunérés en fonction des livraisons de combustible assurées par le prestataire. Cela n'incite pas à une bonne gestion de la chaufferie. 5. Les marchés Prestations et Forfait (PF) ne comprennent pas la livraison de combustible. Cela n'incite pas également à une bonne gestion de la chaufferie. Les clauses d intéressement aux économies d énergie Compte tenu des remarques faites sur l'incitation plus ou moins grande des contrats à économiser l'énergie par une bonne gestion de la chaufferie (l'intérêt de l'exploitant et celui du maître de l'ouvrage sont souvent contradictoires), des clauses d'intéressement ont été introduites, créant 5 nouveaux types de contrats en "I", MFI, MTI, MCI, CPI et PFI. Ces clauses reviennent à concilier les intérêts des deux parties en partageant les économies ou les dépassements par rapport à un objectif fixé en fonction d'une consommation théoriquement normale de l'installation. Tout l'intérêt des marchés avec intéressement viendra de l'application de ces clauses et des valeurs de base négociées pour chaque installation, ou modifiées en cas de travaux d'économie d'énergie, le but étant de ne léser aucune des deux parties, maître d'ouvrage et exploitant. Page 40

41 Les degrés jours unifiés (DJU) servent à calculer les consommations théoriques selon les saisons de chauffe. Conditions climatiques - marché MT et marchés en "I" Le marché prévoit une consommation théorique, pour la saison de chauffe considérée et pour la température contractuelle des locaux. Cette consommation théorique est définie par un nombre de degrés jours. Ce nombre est la somme sur la saison de chauffe du nombre de degrés d'écart entre la température extérieure et la température intérieure contractuelle pour les jours de chauffage. La base de calcul est les degrés jours unifiés DJU (température intérieure 18 ) diffusés par le COSTIC pour un certain nombre de stations météo de référence. Marché d'exploitation avec garantie totale (P3) Les collectivités locales (uniquement elles et pas l Etat) qui désirent, moyennant une redevance annuelle forfaitaire P3, voir le titulaire d'un marché d'exploitation maintenir le matériel en parfait état de fonctionnement et si nécessaire assurer son renouvellement peuvent souscrire des marchés d'exploitation avec garantie totale - Brochure N 5602 collection marchés publics - dont la durée peut alors atteindre 16 ans. Il existe 2 types de garantie totale : garantie totale à répartition (GTR) Les travaux de maintenance sont à la charge du titulaire. Il est tenu un compte d'exécution enregistrant, annuellement, les redevances P3 versées et les dépenses effectuées ; le solde éventuel (positif ou négatif) est partagé entre les parties en fin de contrat. garantie totale (GT) Il n'y a pas de répartition en fin de contrat. Page 41

42 La rémunération P3 n'est pas autorisée pour les bâtiments de l'etat mais il est possible d'intégrer au marché d'exploitation maintenance des travaux de gros entretien. Exemples de coûts de P2 (HT / an) : - Chaudière fioul 220 kw : F (2 591,63 Euros) - Chaudière gaz 1000 kw : F (2 744,08 Euros) Marché d'exploitation avec gros entretien La garantie totale n'est pas admise pour les marchés de l'etat. Pour y suppléer au moins partiellement, le C.C.T.G. prévoit la possibilité d'ajouter à la prestation P2 certains travaux dits de gros entretien. Ce ne sont pas des travaux de refonte importants, comme la réfection totale d'une chaufferie qui doit faire l'objet d'une consultation particulière et d'un marché séparé (voir guide des opérations de maintenance CERTU ). Ces travaux intitulés dans le CCTG "gros entretien" sont classés en 3 groupes : les travaux programmés annuellement pour un montant global forfaitaire F ; des travaux prévus sur la durée du marché pour un montant estimatif C ; des travaux soit imprévus, soit urgents pour un montant estimatif I. Les travaux estimés en valeur C ou I sont réglés : pour la main d'œuvre par application aux temps constatés des prix horaires indiqués dans la soumission ; pour les matériels mis en œuvre, suivant les factures des fournisseurs affectées du coefficient d'entreprise indiqué dans la soumission. Page 42

43 III.2. Les ascenseurs et monte-charge électriques Commentaires: La pratique veut pour les ascenseurs, de les faire entretenir par les constructeurs. Nous recommandons donc, pour la construction, de consulter sur l'ensemble installation et maintenance. De plus, confier au constructeur la maintenance des premières années de fonctionnement permet de faciliter la cohérence entre garantie de l'installation et entretien. Pour le renouvellement des marchés, la mise en concurrence est possible : les entreprises qui construisent, installent et maintiennent peuvent faire une offre de maintenance d'appareils concurrents. Exemples de coûts de maintenance d'entretien complet (HT / an) : - Ascenseur (300 kg 1m/s 5 niveaux course 12 m) : F (914,69 Euros) - Ascenseur (1 000 kg 1,6 m/s 12 niveaux - course 34 m) : F (2805,06 Euros) Le document de référence est la recommandation F2-84 du 16 mai Brochure N 5653-II de la Collection Marchés publics du Journal officiel qui propose un cadre de marché comprenant acte d'engagement et cahier de clauses particulières (C.C.P.). L'arrêté interministériel du 11 mars 1987 a obligé les entreprises d'entretien des ascenseurs à proposer au choix des clients les deux types d'abonnement ou forfait ci-dessous : l'entretien normal destiné à maintenir les ascenseurs et montecharge dans de bonnes conditions de sécurité et de fonctionnement, visites périodiques d'entretien, dépannages, contrôles obligatoires, tenue du carnet d'entretien. Il comprend la réparation de certaines pièces usées par le fonctionnement, celles concernant cabine et paliers ; l'entretien complet comprend les prestations de l'entretien normal plus la réparation ou le remplacement des pièces usées par le fonctionnement normal de l'appareil, celles concernant gaine et machinerie. La rémunération est forfaitaire. Les travaux non compris dans l'entretien normal et dans l'entretien complet doivent être soumis à l'accord du maître d'ouvrage avant leur exécution et font l'objet d'une facturation séparée. Les marchés d'entretien d'ascenseurs sont des marchés à obligation de résultats : dans ce cas, il s'agit de la disponibilité de l'équipement. Des pénalités pour indisponibilité des appareils sont prévues ; Pour cela, on additionne les heures d'indisponibilité : les heures correspondant à un dépannage, éventuellement les heures de retard dans le dépannage affectées du coefficient 2, les heures correspondant à l'entretien préventif affectées d'un coefficient 0,5. Si au cours de l'exercice, le rapport du nombre d'heures d'indisponibilité au nombre d'heures de fonctionnement maximal dépasse le taux convenu, des réfactions proportionnelles au dépassement seront appliquées sur la rémunération de l'entreprise. Page 43

44 III.3. Les installations de détection incendie Commentaires : Compte tenu de la spécificité des matériels concernés, il est recommandé de faire effectuer la maintenance soit par le constructeur ou l'installateur, soit par un prestataire de services ayant un contrat d'assistance avec le constructeur. Lors de la réalisation d'une installation neuve, la mise en concurrence doit porter à la fois sur l'installation et sur la maintenance pour prendre en compte le critère de coût global. Exemple de coûts de maintenance de services complets (HT / an) : - Installation (1 centrale 43 détecteurs 1 report : F (1 829,39 Euros) Le document de référence est la recommandation N E1-87 du 4 mars Brochure N 5629 de la collection Marchés publics du Journal officiel. L'objectif est de maintenir à tout moment l'aptitude au bon fonctionnement de l'ensemble de l'installation. Il convient de se reporter aux préconisations des constructeurs. Le maître de l'ouvrage doit choisir entre deux options possibles : un marché de services complets option 1 (toujours préférable), rémunérée par forfait et qui comporte : les vérifications d'aspect, la vérification de l'installation et l'échange des détecteurs, la vérification des automatismes ; les essais à l'aide des foyers de contrôle d'efficacité (FCE) ne sont pas compris dans le marché et sont à la charge du maître d'ouvrage ou du titulaire selon le résultat positif ou négatif de l'essai. Il s'agit d'un marché à obligation de résultats et de moyens. un marché de services partiels - option 2 qui comporte soit maintenance préventive systématique rémunérée sur la base d'un forfait, soit maintenance préventive conditionnelle rémunérée sur la base de prix unitaires, soit maintenance corrective rémunérée sur la base de prix unitaires. Il s'agit d'un marché à obligation de moyens. Page 44

45 III.4. Les toitures et couvertures Se reporter au Guide sur les contrats d'entretien des toitures/couvertures - Direction de la Construction - C.E.T.E. Méditerranée - avril 1991 qui comporte notamment les recommandations d'entretien des DTU et propose des modèles de contrats. Commentaires : Quelle que soit la forme prévue pour le faire réaliser, l'entretien est nécessaire. La garantie décennale ne dispense pas de l'entretien préconisé pour chaque type d'ouvrage. Un entretien adapté prolongera sa durée de vie. Les D.T.U. relatifs aux différents types d'étanchéité et éléments de couvertures détaillent les opérations de maintenance et leurs fréquences. Ainsi dans le chapitre 1 du D.T.U Travaux d'étanchéité des toitures terrasses et des toitures inclinées - on relève les principaux points d'entretien à assurer, reproduits cidessous dans leur intégralité : l'enlèvement périodique des mousses, des herbes et de la végétation, le maintien en bon état de fonctionnement des évacuations d'eau pluviales, le maintien à leur emplacement primitif des protections meubles, le maintien en bon état des ouvrages accessoires (solins, etc.), le maintien en bon état des ouvrages de gros œuvre concourant à l'étanchéité, rebouchages de fissures, réfection de joints, etc. (larmier, acrotères, corniches, souches, bandeaux...). L'emploi de produits dits "désherbants" est possible sous réserve qu'il n'y ait pas d'incompatibilité entre eux et les éléments constituant l'étanchéité, sa protection et les dispositifs d'évacuation d'eaux pluviales. Les marchés passés pour l'entretien de l'étanchéité de toitures sont des marchés à obligation de moyens. Le titulaire fait intervenir le personnel compétent pour effectuer les points d'entretien listés plus haut. La rémunération se fait sur la base d'un forfait pour les points d'entretien systématique et sur bordereau de prix pour les points d'entretien conditionnel. La fréquence des interventions programmables sur toitures étant faible - visite une fois par an pour examen, contrôle, entretien et rapport - elles peuvent ne pas donner lieu à établissement de marchés mais être réglées sur factures. Ce sera le cas pour les bâtiments petits ou moyens. Il est alors demandé aux entreprises consultées d'établir un devis détaillant les prestations. Toutefois, lorsque des réparations ponctuelles sont à prévoir du fait de l'état ou de l'ancienneté de la toiture, la formule de contrat ou marché est mieux adaptée car elle peut fixer un coût annuel prévisionnel de ces interventions et surtout leur mode de calcul (temps d'intervention, coût des fournitures). Page 45

46 III.5. Le second œuvre L'entretien sur le second œuvre concerne divers corps d'état. Il comporte aussi bien des prestations systématiques que des interventions ponctuelles. Il s'agit de rénover à intervalles assez réguliers les peintures ou tapisseries, les revêtements de sol, de vérifier suffisamment fréquemment l'état des ouvrages, mais aussi d'être en mesure de procéder aux diverses réparations nécessaires en serrurerie, menuiserie, vitrerie, petite maçonnerie, etc. Ces prestations sont souvent assurées en interne, mais leur contractualisation avec un prestataire externe est possible. Il s'agit d'un marché à obligation de moyens : le titulaire fait intervenir le personnel compétent selon la nature des tâches à réaliser et se charge des petites fournitures, définies par leur montant inférieur à un seuil fixé. La rémunération se fait sur la base d'un forfait annuel. Il se compose du montant global de la main d'œuvre pour un nombre d'heures d'intervention fixé pour l'année et du budget des petites fournitures - consommables et pièces de rechange. Le marché peut prévoir aussi la possibilité de prestations exceptionnelles, hors forfait, pour des travaux plus importants. La rémunération est calculée sur la base des coûts de main d'œuvre remis dans la soumission et des coûts de fournitures sur bordereau de prix unitaires ou sur devis. Les prix des devis sont ceux du fournisseur affectés du coefficient d'entreprise proposé dans la soumission. Pour ces travaux, le maître de l'ouvrage se réserve la possibilité de procéder à une mise en concurrence ; elle est d'ailleurs très souhaitable. Page 46

47 III.6. Le nettoyage Les documents de référence sont : le guide pour le nettoyage des locaux, recommandation N G1-87, Brochure CCM Mod la norme NF X Novembre 1997 Activités de service de nettoyage industriel - Système de contrôle de résultat sur site - Partie 1 : Concepts d'élaboration et de mise en œuvre. la norme FD X Novembre 1997 Activités de service de nettoyage industriel - Système de contrôle de résultat sur site - Partie 2 : Exemples d'application. le projet de norme AFNOR X Avril 1999 Activités de service de nettoyage industriel - Méthode de mesurage de l'empoussièrement des surfaces dures. Prix moyens de nettoyage : Entre 80 et 105 F HT/m² balayable Entre 12,20 et 16,01 Euros HT/m² balayable Le guide CCM comporte tous les documents types nécessaires : - Règlement Particulier d Appel d offres (RPAO), - Acte d engagement (AE), - Cahier des clauses administratives particulières (CCAP), - Cahier des clauses techniques particulières (CCTP). Les marchés de nettoyage sont des marchés à obligation de résultats : tels locaux à nettoyer, moyennant tels critères de qualité de la prestation. Les critères de qualité ont pour but de faciliter la définition et le contrôle de la qualité des prestations. La rémunération est forfaitaire et des travaux hors forfait peuvent faire l'objet de bons de commandes facturés sur bordereau de prix. Page 47

48 III.7. La Surveillance et la télésurveillance Le document de référence est la recommandation J1-90 relative aux marchés de surveillance et télésurveillance, Brochure CCM N Ce document comporte les actes d engagement types et les cahiers des clauses particulières types relatifs à la surveillance et la télésurveillance. Ces marchés sont des marchés à obligation de moyens (effectifs) et de résultats (continuité du service). La rémunération est forfaitaire. Les éventuelles prestations supplémentaires sont rémunérées sur bordereau de prix. Page 48

49 Partie IV. - Les pièces types des marchés de maintenance Page 49

50 IV.1. Règlement de la consultation Cette pièce doit comporter, au minimum, les informations suivantes : la date et l heure limites de remise des offres (en page de garde), l'objet de l'appel d'offres, les identifiants de l'administration ou collectivité qui passe le marché, la procédure de consultation (ouvert ou restreint), les divisions en lots et tranches, les conditions de remise des offres, la date de validité des offres, le mode de transmission de l'offre, les pièces constituant l'offre, les critères de jugement des offres, les conditions de modifications de détails du dossier de consultation par le maître de l'ouvrage, l'autorisation ou non de variantes, la visite des installations (qui peut être rendue obligatoire). Page 50

51 IV.2. Acte d'engagement Cette pièce doit comporter, au minimum, les informations suivantes : - l'indication des parties contractantes, - l'engagement du candidat, - le délai d'acceptation de l'offre, - l objet de l'appel d'offres, - le prix de l'offre, - le montant sous-traité, le cas échéant, - la formule pour le nantissement, - la durée du marché, - la formule relative à l'avance forfaitaire, - les modalités de paiement, - les formules d'approbation du marché (signatures). L'acte d'engagement comporte également en annexe : - le formulaire d'acceptation des sous-traitants ou acte spécial, - le formulaire pour paiement par lettre de change relevé (LCR). Page 51

52 IV.3. Décomposition du prix global et forfaitaire Une double décomposition du prix global et forfaitaire sera demandée aux candidats : - par équipement ou type d'équipement, - fonctionnelle (par nature des prestations). Exemple: Décomposition technique du forfait annuel : Désignation des ouvrages 1 Chauffage, climatisation, ventilation 2 Electricité, courants forts 3 Groupes électrogènes 4 GTB 5 Plomberie et protection incendie 6 Equipements de sécurité du personnel 7 GMAO Prix global et forfaitaire - montant HT Montant HT Décomposition fonctionnelle : Prestations 1 Conduite et surveillance 2 Maintenance préventive 3 Maintenance corrective et remplacement du matériel courant 4 Mise à disposition du service d'astreinte 5 Fournitures de consommables, pièces de rechange et outillage Prix global et forfaitaire - montant HT Montant HT Page 52

53 IV.4. Bordereau de prix unitaires Le bordereau de prix unitaires est à établir pour les travaux hors forfait. Rappelons que ces travaux non prévisibles doivent représenter une partie marginale par rapport au forfait. Le bordereau de prix unitaires peut être constitué comme suit : Frais de personnel - taux horaires - Ingénieur FHT/heure - Technicien FHT/heure - Agent technique FHT/heure - Ouvrier professionnel FHT/heure Taux de majoration pour - de 20 H à 22H % - heures de nuit (22H à 6H) % - samedi % - dimanche et jours fériés % Achat de matériel - Coefficient d'entreprise sur les factures d'achat de matériel (pour fournitures hors forfait) : K= Page 53

54 IV.5. Cahier des clauses administratives particulières CCAP Voir "tiré à part" ci-joint proposant un modèle type complet. IV.6. Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) Pour illustrer le contenu d'un cahier des clauses techniques particulières, nous proposons ci-après un exemple de sommaire de CCTP, celui du Nouveau Palais de Justice de Lyon dont la surface hors œuvre nette est d'environ m². Cet exemple illustre ce qu'est le contenu d'un CCTP et comment il peut être structuré. Page 54

55 MARCHE PUBLIC DE MAINTENANCE ET DE SERVICES MINISTERE DE LA JUSTICE Préfecture du Rhône Direction Départementale de l'equipement NOUVEAU PALAIS DE JUSTICE DE LYON APPEL D'OFFRES RESTREINT RELATIF A L'EXPLOITATION TECHNIQUE ET LA MAINTENANCE GENERALE (LOT 1) DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES (D.C.E.) CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES (C.C.T.P.) GESTEC SA 104 bis rue Pelleport PARIS Tél. : Fax : Janvier 1995 V 02 Réf. : T-CCTP.DOC

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57 SOMMAIRE ARTICLE 1 SITUATION ET NATURE DES INTALLATIONS LIEU D'EXECUTION DESCRIPTION DU SITE SITUATION DES LOCAUX TECHNIQUES PAR NIVEAU SITUATION DES GROS EQUIPEMENTS (SANS LOCAUX TECHNIQUES DECOMPOSITION EN SECTIONS ET CONSISTANCE DES SECTIONS Décomposition en sections Consistance des sections 5 CVC : production thermofrigorifique 5 CVC : traitement d'air et traitements terminaux 6 Les courants forts 7 Les groupes électrogènes 7 Gestion Technique du Bâtiment 7 Plomberie, protection incendie 8 Sécurité du personnel 8 GESTION DE LA MAINTENANCE ASSISTEE PAR ORDINATEUR DESCRIPTION DES INSTALLATIONS 9 ARTICLE 2 CONTENU DES PRESTATIONS CONDUITE ET SURVEILLANCE GENERALE OPERATIONS DE MAINTENANCE PREVENTIVE La maintenance préventive systématique La maintenance préventive conditionnelle LA MAINTENANCE CORRECTIVE PRESTATIONS MINIMALES POUR L'ONDULEUR ET SES BATTERIES PRESTATIONS MINIMALES POUR LES BATTERIES ECLAIRAGE DE SECURITE PRESTATIONS MINIMALES POUR LA GESTION TECHNIQUE DU BATIMENT CONTROLE ET REGLAGES DES DEBITS D'AIR, DES TEMPERATURES ANALYSE DES EAUX RELEVES DE CONSOMMATIONS DOCUMENTS D'EXPLOITATION Documents consultables sur le site 15 Cahier d'appel 15 Cahier d'événement 15 Palais de Justice de Lyon CCTP Exploitation Technique et Maintenance Générale

58 Fiches d'identité et de santé des matériels 16 Plans et notices descriptives des installations 16 Gestion de stock Documents à fournir au RSEM UTILISATION D'UN LOGICIEL DE GMAO Configuration matériel et logiciels Initialisation Exploitation 17 ARTICLE 3 DEFINITION DES OBJECTIFS OBJECTIFS DE RESULTAT 19 Plan de gestion de la qualité OBJECTIFS DE CONSOMMATIONS 21 - les consommations calorifiques et frigorifiques 21 - dépassement de puissances souscrites, consommation d'énergie réactive et basculement sur EDF en période EJP 21 ARTICLE 4 CALCULS ET APPLICAITONS DES PENALITES INTERRUPTION DE FONCTIONNEMENT ET DE SERVICE DELAI DE REMISE EN ETAT DEFINITIVE DEPASSEMENT DU DELAI D'INTERVENTION RETARD DANS L'EXECUTION DE LA MAINTENANCE PREVENTIVE NON-RESPECT DES OBJECTIFS DE CONSOMMATION Les consommations en chaud et froid Basculement sur réseau EDF en période EJP Dépassement de la puissance souscrite et consommation d'énergie réactive NON-RESPECT DES DATES DES INTERVENTIONS PROGRAMMEES ABSENCE AUX REUNIONS PROGRAMMEES NON-RESPECT DU PERSONNEL MINIMUM NON-REMISE DE DOCUMENT D'EXPLOITATION A FOURNIR NON-PRESENTATION DE DOCUMENT A PRESENTER NON-RESTITUTION DES DOCUMENTS TECHNIQUES EN FIN DE CONTRAT 26 ANNEXES ANNEXE 1 : ANNEXE 2 : ANNEXE 3 : DONNEES TECHNIQUES (REPERAGE DES BATIMENTS- CHAINES FONCTIONNELLES ET NOMENCLATURES DE EQUIPEMENTS) GAMMES DE MAINTENANCE CAHIER DES CHARGES DE GMAO Palais de Justice de Lyon CCTP Exploitation Technique et Maintenance Générale

59 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" Partie V. ANNEXES Les vérifications réglementaires dans les Etablissements recevant du public, E.R.P. Les clauses abusives des contrats de maintenance Sélection de textes et ouvrages Page 59

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61 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" Vérifications périodiques Ensemble des installations 1 an Vérifications ponctuelles Ensemble des installations - Avant mise en service, après modification - Sur mise en demeure Conductibilité des sols des salles d opération et d anesthésie Vérifications périodiques Pour tous les équipements Robinets d incendie armés 1 an ERP VERIFICATIONS REGLEMENTAIRES (Liste établie par SOCOTEC Novembre 1998) 1an Extincteurs automatiques 1 an - à eau (de type sprinkler) 6 mois - au CO² 1 an 6 mois - au halon an 6 mois ELECTRICITE C.T. 3 R Décret du art. 53 Art. R du C.C.H. Règlement de sécurité art. EL 14 Normes NFC et GH 59 si le bâtiment est classé IGH C.T. R Décret du art. 53 Décret du art. 54 Norme NFC INCENDIE C.T. R C.T. R ERP art. MS 73 et PE 4 GH 59 si le bâtiment est classé IGH Règle R5 de l APSAD art NFS art.8-6 ERP art. MS 73 et PE 4 GH 59 si le bâtiment est classé IGH NFS art. 6 / Règle R1 de l APSAD art ERP art. MS 73 et PE 4 GH 59 si le bâtiment est classé IGH Note d information technique 239 du art. 4 Règle R3 de l APSAD art ERP art. MS 73 et PE 4 GH 59 si le bâtiment est classé IGH S art. D1/ Règle R2 de l APSAD art , note d information technique 233 du art.3 Extincteurs portatifs ou sur roues 1 an ERP art. MS 73 et PE 4 GH 59 si le bâtiment est classé IGH Règle R4 de l APSAD art Installations de désenfumage 1 an ERP art. DF 8 et PE 4 / NFS Annexe A Règle R17 de l APSAD art Installations de détection 1 an ERP art. MS 73 et PE 4 / NFS Annexe A automatique 6 mois Règle R7 de l APSAD art. 6-4 Systèmes de sécurité incendie 1 an ERP art. MS 73 et PE 4 / NFS Annexe A Equipement d alarme et d alerte 1 an ERP art. MS 73 et PE 4 / NFS Annexe A GH 59 si le bâtiment est classé IGH Portes, rideaux, trappes, volets et autres éléments de fermeture Vérifications ponctuelles Avant mise en service 1 an ERP art. MS 73 / NFS Annexe A GH 59 si le bâtiment est classé IGH Règle R16 de l APSAD art. 3-5 C.T. R ET R ERP art. MS 73 et PE 4 / Règles APSAD 3 C.T. : Code du travail C.C.H. : Code de la Construction et de l Habitation Page 61

62 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" APPAREILS A PRESSION DE GAZ Vérifications périodiques Appareils fixes ou mi-fixes 3 ans Décret du modifié, arrêté du art Appareils - fixes (avant réépreuve) - mi-fixes ou mobiles (avant réépreuve) - visites en fonctionnement Vérifications ponctuelles Tous appareils 10-5 ans 5-1 ans 1 an Décret du modifié Arrêté du art.13 Décret du modifié, arrêté du art.13 Canalisations d usine Arrêté du art APPAREILS A PRESSION DE VAPEUR Vérifications périodiques Tous appareils 18 mois Décret du modifié art. 39 Appareils fixes (visite avant réépreuve) 10 ans Décret du modifié art. 5 et 6 Appareils à couvercle amovible 18 mois Arrêtés du et art.7 Visites en fonctionnement 1 an Circulaire du Générateurs exploités sans présence humaine 1 an Arrêté du Vérifications ponctuelles Tous appareils Décret du modifié art. 5 et 6 Appareils à couvercle amovible Arrêté du art.6 Canalisations d usine Arrêté du art.8-12 Générateurs exploités sans présence humaine Arrêté du visite initiale AERATION ASSAINISSEMENT Vérifications périodiques C.T. R Locaux à pollution non spécifique 1 an Arrêté du art. 3 Locaux à pollution spécifique 1 an Arrêté du art.4 (laboratoires, stockage de produits dangereux, locaux sanitaires, ateliers ) Systèmes de recyclage 6 mois Arrêté du art. 4 Vérifications ponctuelles C.T. R Sur mise en demeure Arrêté du art. 1 INSTALLATIONS THERMIQUES Vérifications périodiques C.T. R (sécurité) Installations thermiques 3 ans Décret du (énergie) Alimentation en combustible et en 1 an Règlement de sécurité art. CH58 fluide frigorigène Brûleurs et foyers 1 an Règlement de sécurité art. CH58 Dispositifs de protection 1 an Règlement de sécurité art. CH58 Page 62

63 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" PORTES ET PORTAILS AUTOMATIQUES Vérifications périodiques 6 mois Arrêté du ASCENSEURS ET MONTE-CHARGE Vérifications périodiques C.T. R Installations complètes 1 an Règlement de sécurité art. AS 9 6 mois GH 59 si le bâtiment est classé IGH Câbles et chaînes de suspension 6 mois Règlement de sécurité art. AS 9 ESCALATORS ET TROTTOIRS ROULANTS Vérifications périodiques C.T. R Installations complètes 1 an Règlement de sécurité art. AS 10 Chaînes et crémaillères 6 mois Règlement de sécurité art. AS 10 EQUIPEMENT DE TRAVAIL - LEVAGE Vérifications périodiques Elévateurs de personnel mus à la main 3 mois Arrêté du art. 23c Autres élévateurs de personnel 6 mois Arrêté du art. 23b Appareils de levage mobiles 6 mois Arrêté du art. 23a Chariots automoteurs de manutention 6 mois Arrêté du modifié art. 16 Autres appareils de levage de charge 1 an Arrêté du art. 23 Organes de suspension des ponts élévateurs de véhicules 3 mois Arrêté du modifié Accessoires de levage : élingues, palonniers, crochets, etc. 1 an Arrêté du art. 24 Echelles en bois 6 mois Arrêté du art. 7 Vérifications ponctuelles Lors de la mise ou remise en Arrêté du sections 3 et 4 service d un appareil ou d un accessoire de levage Etat de conformité à la demande de l Inspection du Travail C.T. L , R et R EQUIPEMENT DE TRAVAIL - MACHINES Vérifications périodiques Compacteurs à déchets 3 mois Arrêté du Massicots 3 mois Arrêté du Presses 3 mois Arrêté du Centrifugeuses 12 mois Arrêté du Vérifications ponctuelles Etat de conformité à la demande de l Inspection du Travail C.T. L , R et R Page 63

64 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" BRUIT Vérifications périodiques Mesurage de l exposition au bruit 3 ans C.T. R Vérifications ponctuelles Mesurage de l exposition au bruit après modification des installations C.T. R et R RAYONNEMENTS IONISANTS Vérifications périodiques Sources scellées 1 an Arrêté du art. 1 Appareils générateurs électriques - de plus de 10 ans - de moins de 10 ans 2 ans 3 ans Arrêté du art. 1 Arrêté du art. 1 Zone surveillée 6 mois Décret du art. 31 Vérifications ponctuelles Sources scellées, générateurs électriques, dispositifs de protection - avant mise en service, après Décret du art modification - après dépassement des équivalents de Décret du art. 29 et 35 dose - sur mise en demeure de l Inspection du Décret du art Travail Sources non scellées Décret du art. 30 APPAREILS DE CUISSON Vérifications périodiques Tous appareils 1 an Règlement de sécurité art. GC 19 ECLAIRAGE Vérifications ponctuelles Sur mise en demeure C.T. R GAZ MEDICAUX Vérifications périodiques Tous appareils 1 an Règlement de sécurité art. U41 Norme NFS INSTALLATIONS DE GAZ Vérifications périodiques Toutes installations 1 an C.T. R Règlement de sécurité art. GZ 30 Cet aide mémoire fait abstraction des vérifications imposées par la législation sur les installations classées pour la protection de l'environnement (loi du ). Page 64

65 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" RECOMMANDATION N EMISE PAR LA COMMISSION DES CLAUSES ABUSIVES Contrats de maintenance de certains équipements d'immeubles (installations de chauffage, ascenseurs et monte-charges, portes automatiques de garages) (BOCCRF DU 12 DECEMBRE 1997) NOR : ECOC X La Commission des clauses abusives, Vu les articles L à L du Code de la consommation ; Vu le Code civil, notamment son article 2061 Vu le Code de la construction et de l'habitation, notamment son article R ; Vu l'arrêté du 11 Mars 1977 relatif aux conditions d'entretien normalisées des ascenseurs et monte-charges ; Vu l'arrêté du 12 Novembre 1990 relatif à l'entretien des portes automatiques de garage des bâtiments d'habitation ; Entendu les professionnels de la maintenance des installations de chauffage, des dispositifs de transport vertical et des portes automatiques de garage ; Concernant les contrats de maintenance des installations de chauffage des dispositifs de transport vertical et des portes automatiques de garage Considérant que les contrats de maintenance de certains équipements d'immeubles d'habitation peuvent être conclus soit directement, soit par l'intermédiaire de syndics ; Considérant que de nombreux contrats contiennent des clauses attributives de compétence ou des clauses compromissoires ; que de telles clauses sont abusives ; Considérant que des contrats de maintenance contiennent des clauses d'exonération totale de responsabilité du professionnel ; que de telles clauses sont abusives ; Considérant que des contrats de maintenance contiennent des clauses qui permettent au professionnel de résilier l'abonnement aux torts du consommateur en cas d'intervention d'un tiers ; que de telles clauses, en ce qu'elles sont générales et ne réservent pas le cas où l'intervention du tiers est motivée par une carence du professionnel, sont abusives ; Considérant que les contrats de maintenance prévoient en cas d'impayé le paiement par le consommateur d'indemnités dont le montant est déterminé selon des critères qui ne sont pas portés à la connaissance du consommateur ; que certains contrats ne définissent ni le point de départ des intérêts moratoires, ni la procédure de mise en demeure ; que de telles clauses sont abusives ; Considérant que les contrats de maintenance ne prévoient aucune indemnité à la charge du professionnel alors même que la résiliation lui serait imputable ; que de telles clauses sont abusives ; Considérant que les contrats de maintenance prévoient le montant des indemnités mises à la charge du client en cas de résiliation anticipée du contrat ; que ces indemnités sont dues par le consommateur alors même que la résiliation ne lui serait pas imputable ; que de telles clauses sont abusives; Considérant que certains contrats de maintenance contiennent des clauses de révision de prix dont la complexité ne permet pas au consommateur de mesurer la portée de son engagement ; que de telles clauses dont les éléments ne sont pas suffisamment explicites et qui ne sont pas illustrées par une application chiffrée sont abusives ; Considérant que certains contrats de maintenance ne contiennent pas de clauses de révision de prix mais stipulent que le prix est réactualisable par le professionnel tous les ans "en fonction de la conjoncture économique" ; que de telles clauses, insérées dans des contrats pluriannuels, sont abusives ; Concernant les contrats de maintenance des installations de chauffage Considérant que certains contrats de maintenance prévoient que le délai de dépannage stipulé n'est pas opposable au professionnel en cas de panne totale de chauffage survenant au début de la période de chauffe ; qu'en ne fixant pas de façon précise les délais auxquels sont soumises ses prestations, le professionnel ne permet Page 65 pas au consommateur d'apprécier l'étendue des engagements de ce professionnel ; que de telles clauses sont abusives ; Considérant que certains contrats de maintenance des installations de chauffage stipulent qu'en cas de vente de l'immeuble le cessionnaire poursuivra le contrat ; que les clauses qui laissent croire au consommateur et au cessionnaire que celui-ci sera tenu de poursuivre le contrat d'entretien sont abusives ; Considérant que certains contrats de maintenance des installations de chauffage stipulent que les promesses faites par les représentants du professionnel ne sont valables qu'après confirmation écrite de ce dernier, que le consommateur peut se considérer engagé dès l'accord du représentant alors que le professionnel ne le sera qu'éventuellement ; que de telles clauses sont abusives ; Considérant que certains contrats de maintenance et de gestion des installations de chauffage stipulent que le professionnel est propriétaire des stocks de combustible et qu'à la fin du contrat, ces stocks seront rachetés par le client au prix pratiqué par le professionnel à ce moment-là ; que de telles clauses, qui laissent au seul professionnel, en application de critères qu'il est seul à connaître et à apprécier, la maîtrise de la fixation du prix, sont abusives ; Concernant les contrats de maintenance des Portes automatiques de garage Considérant que des contrats de maintenance des portes automatiques de garage contiennent des clauses qui dégagent la responsabilité du professionnel en cas de vols et d'actes de vandalisme commis alors que le fonctionnement de la porte est défectueux du fait de la carence du professionnel ; que de telles clauses sont abusives si elles englobent les cas où les dégradations ont été facilitées par la carence du professionnel ; Considérant que des contrats de maintenance des portes automatiques de garage contiennent des clauses dégageant la responsabilité du professionnel qui n'est plus en mesure de fournir les pièces détachées ; que le client est en droit d'attendre, sauf clause spéciale expressément approuvée, que l'approvisionnement en pièces détachées lui soit garanti pour la durée du contrat de maintenance ; qu'une telle clause d'exonération est abusive ; Concernant les contrats de maintenance des dispositifs de transport vertical Considérant que certains contrats de maintenance des dispositifs de transport vertical stipulent que les transformations dans l usage de l immeuble entraînent de plein droit le changement des conditions contractuelles sans que la durée initiale du contrat soit modifiée ; que la clause qui prévoit le maintien de la durée du contrat sans que soient prévues les modalités de renégociation de celui-ci ou sa résiliation est abusive ; Concernant les contrats de maintenance des installations de chauffage et des portes automatiques de garage Considérant que certains contrats de maintenance prévoient la prise en charge des installations par le professionnel ; que ces mêmes contrats stipulent que l absence de réserves à la prise en charge ne saurait engager ultérieurement la responsabilité du professionnel en cas d inaptitude des installations à leur usage ; que la clause prévoyant la décharge totale de responsabilité après acceptation de l équipement par le professionnel, soit sans réserve au besoin après un délai dit "d épreuve technique", soit après exécution des travaux qu il a préconisés, est abusive ; Concernant les contrats de maintenance des installations de chauffage et des dispositifs de transport vertical Considérant que certains contrats de maintenance limitent, à partir de la prise en charge, les accès aux locaux techniques et les interventions sur les équipements au prestataire, à ses préposés et

66 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" sous-traitants ; que ces restrictions générales sont excessives notamment en ce qu elles empêchent le propriétaire d opérer des interventions conservatoires ou sans caractère technique dans ses propres locaux ; Considérant que des contrats de maintenance contiennent des clauses qui limitent la responsabilité du professionnel au montant des plafonds de la police d assurance responsabilité civile, sans donner au consommateur les informations lui permettant d apprécier l exacte étendue de cette limitation, Recommande : 1 Que soient éliminées des contrats de maintenance des installations de chauffage, des dispositifs de transport vertical et des portes automatiques de garage les clauses qui ont pour objet ou pour effet : a) De déroger aux règles légales de compétence territoriale ou d attribution des juridictions ; b) D exonérer totalement le professionnel de sa responsabilité ; c) D autoriser le professionnel à résilier l abonnement aux torts du consommateur lorsque l intervention d un tiers est justifiée par la carence du professionnel ; d) De stipuler des indemnités en cas de retard de paiement sans indiquer la valeur du taux d intérêt applicable ou sans prévoir de mise en demeure ; e) De stipuler une indemnité à la charge du consommateur défaillant, sans prévoir une indemnité équivalente à la charge du professionnel responsable de l inexécution du contrat ; f) De stipuler en cas de résiliation anticipée du contrat une indemnité à la charge du consommateur, alors même que la résiliation ne lui serait pas imputable ; g) De prévoir une clause de révision de prix dont les éléments ne sont pas suffisamment explicites et qui n est pas illustrée par une application chiffrée ; h) De stipuler, lorsque le contrat est pluriannuel, que le prix variera tous les ans "en fonction de la conjoncture économique" sans donner au consommateur la possibilité de résilier le contrat ; 2 Que soient éliminées des contrats de maintenance des installations de chauffage, les clauses qui ont pour objet ou pour effet : a) De ne pas informer précisément le consommateur sur l étendue des engagements du professionnel relatifs au délai de dépannage ; b) De laisser croire qu en cas de vente de l immeuble le cessionnaire sera tenu de poursuivre le contrat d entretien ; c) De prévoir, en cas de promesses faites par les représentants du professionnel à l occasion d une opération de dépannage ou d entretien, un engagement immédiat et définitif du consommateur ou de lui faire croire qu il est définitivement lié par les promesses du représentant alors que l engagement du professionnel n est qu éventuel ; d) D obliger le client à acheter au professionnel, à la fin du contrat, les stocks de combustibles à un prix dont le mode de détermination n est pas précisé dans le contrat ; 3 Que soient éliminées des contrats de maintenance des portes automatiques de garage les clauses qui ont pour objet ou pour effet : a) D exonérer de sa responsabilité le professionnel de la maintenance des portes automatiques de garage, en cas de vols et actes de vandalisme commis alors que le fonctionnement de la porte est défectueux du fait de la carence du professionnel ; b) D exonérer de sa responsabilité le professionnel de la maintenance des portes automatiques de garage qui, pendant la durée du contrat de maintenance, n est pas en mesure de fournir les pièces détachées sauf celles ayant fait l objet d une réserve expressément approuvée ; 4 Que soient éliminées des contrats de maintenance des dispositifs de transport vertical les clauses qui ont pour objet ou pour effet de prévoir, lorsque l usage de l immeuble fait l objet de transformations, la modification de plein droit par le professionnel des conditions contractuelles sans permettre à cette occasion au consommateur de renégocier le contrat ou de le résilier ; 5 Que soient éliminées des contrats de maintenance des installations de chauffage et des portes automatiques de garage les clauses qui ont pour objet ou pour effet de dégager le professionnel de sa responsabilité en cas d inaptitude des installations à leur usage alors même qu il les a prises en charge sans réserve ou que les réserves émises ont été suivies des travaux préconisés ; 6 Que soient éliminées des contrats de maintenance des installations de chauffage et des dispositifs de transport vertical les clauses qui ont pour objet ou pour effet : a) De limiter de façon générale les accès aux locaux techniques et les interventions sur les équipements au prestataire, à ses préposés et sous-traitants, sans mettre en place des procédures permettant au propriétaire d accéder à ces locaux ; b) De limiter la responsabilité du professionnel au montant du plafond de la police d assurance responsabilité civile qu il a souscrite sans donner au consommateur, avant de contracter, les informations lui permettant d apprécier l exacte étendue de cette limitation. (texte adopté le 18 septembre 1997 sur le rapport de M. Jean- Marc Granier) Page 66

67 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" SELECTION DE TEXTES ET OUVRAGES Ouvrages techniques généraux LA PRATIQUE DES CONTRATS DE MAINTENANCE DANS LES IMMEUBLES de Bernard Quignard - Editions du Moniteur patrimoine ciblé: - les immeubles d'habitation. contenu: - présentation des contrats de maintenance sous tous les aspects, technique, réglementaire, juridique, économique, etc. - nombreux modèles de contrats classés par secteur d'activité. GUIDE DE LA MAINTENANCE DES BATIMENTS de Jean Perret - Editions du Moniteur patrimoine ciblé: - tout type ; guide conçu initialement pour les besoins du patrimoine bâti de la SNCF. contenu: - présentation des fondements de la maintenance, enjeux, méthodes, coût global, organisation de la maintenance, - une méthode d'évaluation globale de l'état d'un bâtiment, fiches techniques de suivi des ouvrages. GUIDE VERITAS DU BATIMENT - Tome 4 Gestion technique du patrimoine - Réhabilitation et maintenance patrimoine ciblé: - tout type. contenu: - une méthode de diagnostic technique - fiches diagnostics par corps d'état - le carnet d'entretien, - fiches d'entretien par ouvrages, - fiches réfection par type de désordres Réglementation de la commande publique Code des marchés publics. Cahier des clauses administratives générales (CCAG) applicables aux marchés publics de fournitures courantes et de services. Cahier des clauses administratives particulières types applicables aux contrats de maintenance de certains matériels ou équipements - CCAP ou CCP type maintenance - Marchés publics, la revue de l'achat public N 179 de Juillet-Août La documentation française. Page 67

68 GUIDE "Les marchés de maintenance des bâtiments publics" Brochures CCM - Journaux officiels Direction des journaux officiels 26 rue Desaix paris cedex 15 Tel Information-Diffusion : Cahier des clauses techniques générales (CCTG) applicable aux marchés d'exploitation de chauffage avec ou sans gros entretien des installations N Cahier des clauses techniques générales (CCTG) applicable aux marchés d'exploitation de chauffage avec garantie totale N 5602 (Consultation possible à la CCM). Ascenseurs et monte-charge électriques (entretien - documents types) N 5653-II. Installation de télésurveillance en vue de la protection des biens et des personnes. Marchés de surveillance et d'exploitation (recommandation n J 1-90) N Marchés de maintenance des extincteurs, CCP type et acte d'engagement (recommandation n C 1-87) N Maintenance des installations de détection d'incendie, cahier des clauses particulières type (recommandation n E-87) N 5659 (consultation possible à la CCM ou disponible dans les classeurs de la collection Moniteur référence : CCAG des marchés publics et autres documents contractuels types de Mireille Berbari ). Marchés de maintenance des extincteurs, CCP type et acte d'engagement (recommandation n C-1-87) Guide pour le nettoyage des locaux, recommandation du GPEM des produits divers de l'industrie chimique et parachimique, Mod Publications Ministère de l'equipement Les contrats d'entretien des toitures/couvertures - DC/CETE Méditerranée - Avril La gestion des patrimoines immobiliers publics - DHC/CERTU - Mars La gestion des patrimoines immobiliers publics - prédiagnostic et approche opérationnelle - DHC/CERTU - Mars 1996 Prendre en compte l'exploitation maintenance dans la conduite d'opérations d'investissement de bâtiments - DGUHC/CERTU - à paraître Le Guide des opérations de maintenance - DGUHC/CERTU - à paraître Page 68

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72 Réalisé par : Le CERTU Département Constructions Publiques Groupe Techniques et Conception 9 Rue Juliette Récamier Lyon cedex 06 Tél pour le compte de : La Direction Générale de l'urbanisme, de l'habitat et de la Construction Bureau de l'ingénierie Publique (DGUHC/MA1) Grande Arche de la Défense Paroi Sud Tél