FICHE TECHNIQUE : LES PROVISIONS I - DEFINITION...3. On distingue trois catégories de provisions :...3 II - TECHNIQUE COMPTABLE...

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1 FICHE TECHNIQUE : LES PROVISIONS Sommaire I - DEFINITION...3 On distingue trois catégories de provisions :...3 II - TECHNIQUE COMPTABLE...3 Principes généraux : Constitution d une provision : Reprise totale ou partielle d une provision : Tableau de concordance des comptes :...4 Schémas d écriture selon la nature de la charge Ecritures de provisions pour risques et charges et de reprise sur ces provisions Ecritures de dépréciations des immobilisations et de reprise de ces dépréciations Écritures de dépréciations des stocks et des comptes de tiers et reprise partielle Écritures de dépréciations des valeurs mobilières de placement enregistrées au compte 500 et reprise partielle...5 III - CONSEQUENCE DES PROVISIONS SUR L EXECUTION DU BUDGET...5 Illustration Constitution de la provision Reprise sur provision (607,05 ) et mandatement de l admission en non valeur (518,81 ) Provision et variation du fonds de roulement...9 IV - FICHE PRATIQUE GFC Saisie d une DBM de niveau 3 type 391 Provision pour risques, charges et dépréciations Après le conseil d administration, le résultat est saisi et la DBM est transmise aux autorités de contrôle Après retour des autorités de contrôle, le résultat du contrôle est saisi et la décision modificative s incrémente en écriture dans le budget. Transférer à l Agent Comptable Saisie du mandat de provision : la liquidation dès que le budget initial ou la DBM 391 a été validée et rendue exécutoire (accord des autorités de contrôle) Saisie de la provision : la phase de la liquidation Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 1 sur 30

2 Saisie de la provision : la phase mandatement Transfert du mandatement à l Agent Comptable Saisie de la reprise sur provisions Saisie de la reprise sur provisions : la phase de la liquidation Saisie de la reprise sur provisions : Édition de l ordre de recette Fin de la reprise sur provisions : Transfert de l ordre de recette à l agent comptable Mandatement de l admission en non valeur de la créance concernée Saisie de l admission en non valeur: la phase de la liquidation Saisie de l admission en non valeur: la phase du mandatement Préparation, édition et transfert du mandatement Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 2 sur 30

3 I - DEFINITION Les provisions sont destinées à couvrir des risques et des charges nettement précisées quant à leur objet, dont la réalisation est incertaine, mais que des évènements survenus ou en cours rendent probables. Elles ont un caractère provisoire. En relation avec l instruction M9.6 ( 15 et 2289) et l instruction n M9 du 23 janvier 2006 «Passifs, actifs, amortissements et dépréciations des actifs», les provisions doivent remplir simultanément les trois conditions de fond suivantes : la prévision ou la charge doit être nettement précisée quant à sa nature ou à son objet et elle doit être évaluée avec une approximation suffisante ; la dépréciation ou la charge doit apparaître comme probable, et non pas comme seulement éventuelle ; la probabilité de la dépréciation ou de la charge doit résulter d'un événement survenu au cours de l'exercice. On distingue trois catégories de provisions : Celles qui relèvent des charges d exploitation. dépréciations de compte de tiers (par exemple le recouvrement incertain de créances). provisions pour risques et charges (par exemple litiges liés à la gestion des contrats aidés, dépenses réparties sur plusieurs exercices ) Celles qui constituent des charges financières (intérêts dus, pertes de change ) Celles qui appartiennent aux charges exceptionnelles (dépréciations des immobilisations ) Elles sont constituées avec l accord du conseil d administration et font l objet d une décision budgétaire modificative pour vote. En revanche, la reprise sur provisions ne nécessite aucune décision budgétaire modificative. Elle fait l objet d une information au Conseil d'administration lors du compte financier. Les provisions permettent d individualiser une partie du fonds de roulement mais ne constituent pas un prélèvement. II - TECHNIQUE COMPTABLE Principes généraux : 1 - Constitution d une provision : Débit d un compte 68x (dotations aux amortissements et aux provisions) [partie ordonnateur] Mandat dans le service concerné dans le domaine «OP-SPE» activité «0PROVxxxx» Crédit d un compte de provisions pour dépréciation (constitution de la provision) [partie agent comptable] Ecriture comptable Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 3 sur 30

4 2 - Reprise totale ou partielle d une provision : Débit d un compte de provisions pour dépréciation [partie agent comptable] Ecriture comptable Crédit d un compte 78x : reprise sur provisions [partie ordonnateur] Ordre de recette 3 - Tableau de concordance des comptes : Provisions Comptes de charges Comptes de dotation aux Amortissements/ provisions Comptes provisions Comptes reprise sur provisions 151 Pour risques et charges d'exploitation 60 à Financières Exceptionnelles Schémas d écriture selon la nature de la charge (Les opérations faites par l ordonnateur dans la comptabilité budgétaire sont en gras et en souligné dans les écritures ci-dessous) 1 Ecritures de provisions pour risques et charges et de reprise sur ces provisions mandat 100 Constitution 100 «paiement» 100 de la provision Reprise sur provision 50 Ordre de recette 50 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 4 sur 30

5 2 Ecritures de dépréciations des immobilisations et de reprise de ces dépréciations mandat 100 Constitution 100 «paiement» 100 de la provision Reprise sur provision 50 Ordre de recette 50 3 Écritures de dépréciations des stocks et des comptes de tiers et reprise partielle mandat 100 Constitution 100 «paiement» 100 de la provision Reprise sur provision 75 Ordre de recette 75 4 Écritures de dépréciations des valeurs mobilières de placement enregistrées au compte 500 et reprise partielle mandat «paiement» 100 Reprise sur provision 25 Ordre de recette 25 III - CONSEQUENCE DES PROVISIONS SUR L EXECUTION DU BUDGET (Les opérations faites par l ordonnateur dans la comptabilité budgétaire sont en gras et en souligné dans les écritures ci-dessous) ,05 Mandat 607,05 607,05 Paiement 607,05 Arrêt des comptes : ,05 Mandat ,05 607,05 607,05 Affectation résultat 607,05 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 5 sur 30

6 BILAN SIMPLIFIE - BALANCE BILAN COMPTES ACTIF-DEBIT PASSIF- CREDIT COMPTES Emplois stables Classe 1 Compte Réserves - Actifs immobilisés Compte 129 (résultat déficitaire) 607,05 Classe 2 Classe 2 Compte 120 (résultat excédentaire) Ressources stables Classe 3 - Stocks Compte 39 Provisions stocks Emplois d'exploitation - Actif circulant Classe 4 (créances) Classe 4 (dettes) Ressources d'exploitation Compte 50 VMP 607,05 Compte 49 Provisions comptes tiers Liquidités Compte 5151 Trésor Compte Caisse Compte 5159 Règlements en cours Compte 59 Provisions comptes fin- Concours bancaires La dotation aux provisions génère un résultat déficitaire qui va faire baisser les comptes de réserves (compte 1068) lors de l affectation du résultat de l exercice. En revanche, la dotation aux provisions fait varier dans les mêmes proportions les comptes de provisions (compte 15, 29, 39, 49 et 59) inclus dans le fonds de roulement. Rappel : définition M9.6 du fonds de roulement (en jaune) FdR = soldes créditeurs (classes ) soldes débiteurs (classes 1 + 2) Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 6 sur 30

7 Illustration Exemple d une provision de 607,05 pour une créance réelle (ANV) de 518, Constitution de la provision Section de fonctionnement Dépenses Recettes Services généraux AP : Activités pédagogiques VE : Vie de l élève ALO : Administration et logistique Services spéciaux SB : bourses nationales Services généraux AP : Activités pédagogiques VE : Vie de l élève ALO : Administration et logistique Services spéciaux SB : bourses nationales SRH : Restauration et hébergement Dont C Valeur comptable des éléments d'actifs cédés Dont C Dotations aux amortissements et aux provisions 607,05 SRH : Restauration et hébergement Dont C Produits des cessions d éléments d'actifs Dont C Produits issus de la neutralisation des amortissements Dont C Quote-part des subventions d'investissement virée au compte de résultat de l'exercice Dont C Reprises sur amortissements et provisions Total des charges 607,05 Total des produits Résultat prévisionnel (bénéfice) 607,05 Résultat prévisionnel (perte) Résultat prévisionnel (bénéfice) 607,05 Résultat prévisionnel (perte) + charges non décaissables 607,05 - produits non décaissables CAF 0,00 IAF Section des opérations en capital Dépenses Recettes Acquisitions d immobilisations incorporelles ou corporelles Immobilisations financières Dotations Subventions d investissements Insuffisance d autofinancement (IAF) 0,00 Capacité d autofinancement (CAF) Total des emplois Total des ressources Augmentation du fonds de roulement 0,00 Diminution du fonds de roulement La dotation aux provisions (mandat au compte 68) a eu un impact sur le résultat (déficit) mais n a pas eu d impact sur la CAF donc sur le fonds de roulement. Avec cette dotation, l établissement ne s est pas enrichi au cours de l exercice (puisqu il n y a pas une rentrée d argent). Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 7 sur 30

8 2 - Reprise sur provision (607,05 ) et mandatement de l admission en non valeur (518,81 ) Section de fonctionnement Dépenses Recettes Services généraux AP : Activités pédagogiques Services généraux AP : Activités pédagogiques VE : Vie de l élève VE : Vie de l élève ALO : Administration et logistique Services spéciaux SB : bourses nationales ALO : Administration et logistique SB : bourses nationales SRH : Restauration et hébergement Dont C Valeur comptable des éléments d'actifs cédés Dont C Dotations aux amortissements et aux provisions Admission en non valeurs 518,81 607,05 SRH : Restauration et hébergement Dont C Produits des cessions d éléments d'actifs Dont C Produits issus de la neutralisation des amortissements Dont C Quote-part des subventions d'investissement virée au compte de résultat de l'exercice Dont C Reprises sur amortissements et provisions Total des charges 518,81 607,05 Total des produits Résultat prévisionnel (bénéfice) 88,24 Résultat prévisionnel (perte) Résultat prévisionnel Résultat prévisionnel (perte) 88,24 (bénéfice) + charges non décaissables 607,05 - produits non décaissables CAF 518,81. IAF Section des opérations en capital Dépenses Recettes Acquisitions d immobilisations incorporelles ou corporelles Immobilisations financières Dotations Subventions d investissements Insuffisance d autofinancement (IAF) 518,81 Capacité d autofinancement (CAF) Total des emplois Total des ressources Augmentation du fonds de roulement 518,81 Diminution du fonds de roulement La reprise sur provisions (ordre de recettes au compte 78) a eu un impact sur le résultat (réduit le déficit) mais n a pas eu d impact sur la CAF donc sur le fonds de roulement. La reprise sur provisions rend le résultat de l exercice plus juste puisque ce dernier ne retrace que l exécution budgétaire de l année en cours sans tenir compte d une créance (d un exercice antérieur) qui est devenue totalement irrécouvrable cette année-ci. En revanche, comme précédemment, l admission en non valeur d une créance génère un résultat déficitaire, une IAF et fait baisser le fonds de roulement. Avec cette admission en non valeur, l établissement s est appauvri au cours de l exercice (puisqu il n y aura jamais une rentrée d argent). Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 8 sur 30

9 3 - Provision et variation du fonds de roulement FONDS DE ROULEMENT Initial Provision (DBM - Mandat) Reprise totale (Ordre de recettes) Prélèvement ANV (DBM - Mandat) Réserves 17'000,00-607, ,95 607,05 17'000,00-518, ,19 Provisions 0,00 607,05 607,05-607,05 0,00 / 0,00 TOTAL 17' ' ' '481,19 Observation : le fonds de roulement n est impacté qu au moment du prélèvement pour admission en non valeur. La provision a pour effet de flécher une partie du fonds de roulement en prévision d un risque ou d une charge particulière, mais ne constitue pas une autorisation de prélèvement. Ainsi le fonds de roulement n est pas impacté par la dotation aux provisions et la reprise sur provisions. Ces deux opérations ne vont pas générer ni un appauvrissement ni un enrichissement de l établissement. Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 9 sur 30

10 IV - FICHE PRATIQUE GFC 1 - Saisie d une DBM de niveau 3 type 391 Provision pour risques, charges et dépréciations Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 10 sur 30

11 Clic droit de la souris ou inser du clavier Le domaine «OP-SPE» et l activité «0PROV» sont obligatoires en dépense et facultatifs en recettes. Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 11 sur 30

12 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 12 sur 30

13 Après le conseil d administration, le résultat est saisi et la DBM est transmise aux autorités de contrôle Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 13 sur 30

14 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 14 sur 30

15 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 15 sur 30

16 Après retour des autorités de contrôle, le résultat du contrôle est saisi et la décision modificative s incrémente en écriture dans le budget. Transférer à l Agent Comptable. Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 16 sur 30

17 2 - Saisie du mandat de provision : la liquidation dès que le budget initial ou la DBM 391 a été validée et rendue exécutoire (accord des autorités de contrôle). Saisie de la provision : la phase de la liquidation Clic droit de la souris ou inser du clavier Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 17 sur 30

18 Clic droit de la souris ou inser du clavier Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 18 sur 30

19 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 19 sur 30

20 Saisie de la provision : la phase mandatement Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 20 sur 30

21 Transfert du mandatement à l Agent Comptable Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 21 sur 30

22 3 Saisie de la reprise sur provisions Saisie de la reprise sur provisions : la phase de la liquidation Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 22 sur 30

23 Clic droit de la souris ou inser du clavier Rappel : la saisie des domaines et activités est facultative en recettes Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 23 sur 30

24 Contrairement aux dépenses, le dépassement des prévisions de recettes n est pas bloquant et doit être validé. Il ne nécessite pas de décision budgétaire modificative. Saisie de la reprise sur provisions : Édition de l ordre de recette Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 24 sur 30

25 Fin de la reprise sur provisions : Transfert de l ordre de recette à l agent comptable ² Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 25 sur 30

26 Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 26 sur 30

27 4 Mandatement de l admission en non valeur de la créance concernée Saisie de l admission en non valeur: la phase de la liquidation Observation : à l issue de la procédure de recouvrement, la créance à admettre en non valeur est de 518,81 pour un mandat de provision initial de 607,05. La reprise de la provision (l ordre de recette) porte sur la valeur totale de l estimation initiale, alors que le mandat d admission en non valeur retrace la charge réelle. Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 27 sur 30

28 (Domaine et activité données par exemple, le compte est toujours le 671 Charges exceptionnelles sur opérations de gestion) Saisie de l admission en non valeur: la phase du mandatement Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 28 sur 30

29 Préparation, édition et transfert du mandatement Formation nouveau cadre budgétaire des EPLE 29 sur 30

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