EndNote. Professeurs / Doctorants. Configuration utilisée : EndNote X2 Mac OS X Leopard ( ) Word 2008

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1 EndNote Configuration utilisée : EndNote X2 Mac OS X Leopard ( ) Word 2008 Professeurs / Doctorants Réalisé : octobre 2010 Valérie Anne Mange Bibliothèque HEC Paris Contact : mange@hec.fr Cette création est mise à disposition sous licence Creative Commons Bibliothèque selon le Contrat HEC Attribution Paris NonCommercial NoDerivs 3.0. Contact : biblio@hec.fr

2 Sommaire 2 1. Introduction Objectifs et définitions Accéder à EndNote Créer une «bibliothèque» Interface EndNote 2. Alimenter sa «bibliothèque» Saisir manuellement des références Importer des références Depuis une base accessible via EndNote Depuis Business Source Complete Depuis Emerald Depuis Google Scholar Modifier des références 3. Rechercher des références Réaliser des équations de recherche Sauvegarder des équations de recherche 4. Gérer ses références Visualiser une sélection de références Gérer les doublons Insérer des pièces jointes dans les références Rechercher automatiquement le texte intégral Classer les références par thème Les «Custom groups» Les «Smart groups» 5. Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word Depuis EndNote Dans les deux cas Supprimer des citations Importer des références de Word vers EndNote Insérer des figures dans Word Utiliser des modèles pour écrire une publication Finaliser sa bibliographie

3 Introduction Objectifs et définitions 3 EndNote est un logiciel de gestion de bibliographies dont les finalités sont de : Constituer manuellement ou automatiquement une base de références bibliographiques Organiser des références par thème Construire une bibliographie à partir d une base de références Qu est ce qu une «bibliothèque» Un document EndNote est appelé une «bibliothèque / library» ou une «bibliothèque de références / reference library». Cette «bibliothèque» constitue votre base de références bibliographiques Créer une ou plusieurs bases bibliographiques? Nous conseillons de ne créer qu une seule base bibliographique pour gérer toutes vos références afin de faciliter leur utilisation et leur exploitation Des copies fréquentes de cette base devront être réalisées (voir page 7 pour plus d explications)

4 Introduction Accéder à EndNote 4 Ouvrez EndNote Une fois installé, le logiciel est normalement accessible depuis la barre de menu Cliquez sur l icône suivant : Si EndNote n est pas accessible depuis la barre de menu, allez dans «Macintosh HD > Applications > EndNote X2» puis cliquez sur le fichier exécutable «EndNote X2»

5 Introduction Créer une «bibliothèque» 5 La première fois que vous accédez à EndNote Une boite de dialogue s ouvre vous proposant une aide («Learn more about EndNote»), de créer une nouvelle «bibliothèque» («Create a new library») ou d ouvrir une «bibliothèque» existante («Open an existing library») Cliquez sur «Create a new library» Note importante : pour facilement retrouver votre nouvelle «bibliothèque», vous devez la créer dans le dossier «Applications > EndNote X2» Nommez votre «bibliothèque» Cliquez sur «Save» Une nouvelle boite de dialogue s ouvre vous proposant d associer un compte EndNote Web au logiciel EndNote Cliquez sur «Create a new free EndNote Web account» si vous ne possédez pas encore de compte EndNote Web ou «Integrate with my EndNote Web account» si vous en possédez déjà un Si vous ne souhaitez pas associer de compte EndNote pour le moment, cliquez sur «Do not integrate with EndNote Web at this time». Vous pourrez réaliser cette action plus tard en allant dans le menu «EndNote X2 > Preferences > EndNote Web»

6 Introduction Créer une «bibliothèque» 6 Lors de vos prochaines connexions Pour créer une nouvelle bibliothèque Allez dans «File > New» Note importante : pour facilement retrouver votre nouvelle «bibliothèque», vous devez la créer dans le dossier «Applications > EndNote X2» Nommez votre «bibliothèque» Cliquez sur «Save» Définir une «bibliothèque» par défaut Cliquez sur «EndNote X2 > Preferences» Sélectionnez le menu «Libraries» Depuis le menu déroulant «When EndNote starts», sélectionnez «Open the specified libraries» Cliquez sur «Add open libraries» Cliquez sur «Save»

7 Introduction Créer une «bibliothèque» 7 Sauvegarder sa «bibliothèque» Pour sauvegarder l ensemble de votre «bibliothèque», il est nécessaire de la compresser afin de créer une copie de toutes ses composantes (références, documents, figures attachés, etc.) Allez dans «File > Compresses Library (.enlx) > Create» Choisissez l emplacement de votre sauvegarde (de préférence sur un autre support que celui sur lequel se trouve la version originale de votre base) Nommez le fichier puis cliquez sur «Save» Note : l option «Save a copy» permet uniquement de sauvegarder sa base de références sans les documents et les figures attachées Pour décompresser la copie de la base, cliquez sur le fichier «nom de votre base.enlx» EndNote s ouvre Dans le dossier où a été sauvegardée la base, vous voyez alors l ensemble de ses composantes : «bibliothèques» (nom de votre base.enl) et les fichiers associés situés dans le dossier «nom de votre base.data»)

8 Introduction Interface EndNote 8 La «bibliothèque» se divise en trois parties (voir page 9 pour la copie d écran) 1. Groups (1) Créer des groupes pour classer ses références («Custom et Smart groups») Accéder rapidement aux connections vers des bases de données distantes («Online search») Accéder à la version web de EndNote 2 Liste des références (2) Par défaut, affiche les champs «Author», «Year», «Title», «Journal», «RefType», «URL» et «Last updated» Cette affichage peut être modifié à partir du menu «EndNote X2 > Preferences > Display fields» 3 Preview / Search (3) Onglet «Preview» pour afficher la ou les références sélectionnées Onglet «Search» pour rechercher les références correspondant à des mots clés à l intérieur de la «bibliothèque» Les fenêtres se superposent les unes aux autres Pour naviguer entre elles, cliquez sur «Window» puis sélectionnez la fenêtre que vous souhaitez afficher

9 Introduction Interface EndNote 9 Nom de la «bibliothèque» 1 Groupes permettant de classer les références Connexions préexistantes à des bases de données distantes Les références de la «bibliothèque» 2 Connexion directe avec la plateforme web de EndNote Prévisualisation des références Recherche dans les références de la «bibliothèque» 3

10 Alimenter sa «bibliothèque» Saisir manuellement des références 10 Saisir manuellement les éléments de la référence Pour ajouter une référence manuellement allez dans le menu «References > New reference» Le type de référence «Reference type» définit les champs à saisir : modifiez le suivant votre besoin Saisissez la référence. Une seule norme concernant la saisie de l identité de l auteur est à retenir : Le nom doit être saisi en premier, suivi d une virgule puis du prénom : Nom, Prénom Pour les noms collectifs : le nom de la personne morale est suivi d une virgule : L association de la philosophie, Les autres éléments de ponctuation sont définis par les styles de référence Pour sauvegarder la référence, pressez les touches «+ S» ou allez dans le menu «File > Save»

11 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis une base accessible via EndNote 11 EndNote permet d importer des références directement depuis son interface Les bases auxquelles vous pouvez vous connecter directement depuis EndNote sont disponibles dans «Online search» (menu de gauche) Certaines bases ont un accès gratuit (PubMed, Library of Congress, etc.) Les références importées depuis ces bases seront directement classées dans le dossier portant leur nom Cliquez sur «more» pour afficher les autres bases directement disponibles depuis l interface EndNote Double cliquez sur une base, par exemple PubMed pour vous connecter Les options de recherche s affichent alors Réalisez une recherche dans cette base puis cliquez sur «Search»

12 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis une base accessible via EndNote 12 Il n est pas possible de visualiser les références avant de les importer. Il est donc préférable de ne pas importer la totalité des références. Pour cela, modifier le nombre dans le champ «Retrieve records from through» Cliquez sur «Ok» pour commencer l import des notices Les références sont importées automatiquement dans les dossiers «All references» et dans le dossier approprié de «Online search», ici PubMed

13 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Business Source Complete 13 Export de Business Source Complete vers EndNote Ouvrez EndNote Connectez vous à Business Source Complete Effectuez une recherche (1) La liste des résultats s affiche (2) Cliquez sur «Add to folder» pour exporter les références souhaitées dans EndNote Note : vous pouvez conserver ces références dans Business Source Complete en créant un compte personnel (en cliquant sur «Sign in»). Si vous ne créez pas de compte personnel, les références seront conservées dans le «Folder» uniquement pendant la durée de la session 1 2

14 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Business Source Complete 14 Allez dans le «Folder»(en haut à droite) (1) Cochez la ou les références que vous souhaitez exporter dans EndNote (2) Cliquez sur l icône «Export»(dans le menu de droite) (3) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez l option par défaut «Direct export to EndNote» (4) Puis cliquez sur «Save»(5)

15 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Business Source Complete 15 Une boite de dialogue s ouvre Dans le menu déroulant «Open with», cliquez sur «Choose» (1) Allez dans «Applications > EndNote X2» puis sélectionnez le programme «EndNote X2» (2) Cliquez sur «Open» (3) Pour ne pas avoir à refaire cette manipulation à chaque export, cochez la case «Do this automatically for files like this from now on» puis cliquez sur «Ok» (4) Les références sont importées automatiquement dans les dossiers «All references» et «Imported references» Note : les références ne sont pas conservées dans le dossier «Imported references». Dès que de nouvelles références sont importées, les anciennes sont supprimées de ce dossier 3

16 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Emerald 16 Export de Emerald vers EndNote Ouvrez EndNote Connectez vous à Emerald Effectuez une recherche (cliquez sur «Advanced search» pour réaliser une recherche plus complexe (1) La liste des résultats apparaît (2) Cliquez sur l onglet «Journals»(3) Cochez les références que vous souhaitez exporter (4) Cliquez sur «Go» à côté de l intitulé «Add to the marked list» (5) Les références sont stockées dans le menu «Marked list» (dans le menu de gauche) (6)

17 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Emerald 17 Sélectionnez les références que vous souhaitez exporter dans EndNote (1) Cliquez sur «Export options» (2) Sélectionnez «Export to EndNote» pour réaliser un export direct (3) 2 3 1

18 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Emerald 18 Une boite de dialogue s ouvre Cliquez sur «Save file» (1) Une fois le fichier enregistré à l endroit souhaité, cliquez sur son icône (2) Une nouvelle boite de dialogue s ouvre demandant de choisir une application pour ouvrir le fichier Cliquez sur «Choose» (3) Sélectionnez «EndNote X2» (voir procédure page 15) (4) 2 Cliquez sur «Ok»(5) Les références sont importées automatiquement dans les dossiers «All references» et «Imported references» Note : les références ne sont pas conservées dans le dossier «Imported references». Dès que de nouvelles références sont importées, les anciennes sont supprimées de ce dossier

19 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Google Scholar 19 Export de Google Scholar vers EndNote Ouvrez EndNote Connectez vous à Google Scholar Cliquez sur «Scholar preferences» pour permettre l importation de références dans EndNote A côté de l intitulé «Bibliography Manager» (en bas de la page), cliquez le bouton «Show links to import citations into» Sélectionnez «EndNote» dans le menu déroulant Sauvegardez les modifications en cliquant sur «Save preferences»

20 Alimenter sa «bibliothèque» Importer des références Depuis Google Scholar 20 Réalisez votre recherche dans Google Scholar Pour la référence que vous souhaitez importer dans EndNote, cliquez sur «Import into EndNote» Dans le menu déroulant «Open with», choisissez «EndNote X2» (voir procédure page 15) Cliquez sur «Ok» Les références sont importées automatiquement dans les dossiers «All references» et «Imported references» Note : les références ne sont pas conservées dans le dossier «Imported references». Dès que de nouvelles références sont importées, les anciennes sont supprimées de ce dossier

21 Alimenter sa «bibliothèque» Modifier des références 21 Modifier une référence Double cliquez sur une référence Cliquez sur un champ pour la modifier Si besoin, utilisez le menu déroulant «Reference type» pour modifier le type de la référence Les champs «Author» et «Publisher» sont liés à une liste contrôlée : ils se complètent automatiquement lors de la saisie et s écrivent en rouge lorsque les termes n appartiennent pas à la liste contrôlée Enregistrez vos modifications (touches «+ S» ou allez dans le menu «File > Save») Cliquez sur la croix de la fenêtre en cours pour fermer la référence

22 Rechercher des références Réaliser des équations de recherche 22 Pour rechercher des références correspondant à un ou plusieurs mot clés Cliquez sur l onglet «Search» pour réaliser une recherche détaillée Saisissez les éléments de la recherche Cliquez sur «Search» Le champ «Quick search» dans la barre de menu permet de réaliser des recherches simples Saisissez vos mots clés Pressez «Entrée» pour lancer la recherche Les résultats s affichent dans la fenêtre du centre Le nombre de résultats est indiqué entre parenthèses dans le menu «Search results»

23 Rechercher des références Sauvegarder des équations de recherche 23 Pour enregistrer des équations de recherche en vue de les réutiliser Construisez une équation de recherche en utilisant l onglet «Search» Cliquez sur «Options > Save search» pour sauvegarder votre équation de recherche «Options» Une fenêtre s ouvre vous permettant de nommer puis d enregistrer la recherche Toutes les recherches sauvegardées sont stockées dans le dossiers «Searches» de EndNote

24 Rechercher des références Sauvegarder des équations de recherche 24 Pour réutiliser des équations enregistrées Dans l onglet «Search», cliquez sur «Options > Load search» pour lancer la recherche sauvegardée «Options» Sélectionnez la recherche à exécuter Cliquez sur «Open» Dans EndNote, cliquez sur le bouton «Search» pour lancer la recherche et afficher les résultats correspondants

25 Gérer ses références Visualiser une sélection de références 25 Pour visualiser une sélection Sélectionnez une référence Maintenez la touche pour sélectionner plusieurs références Allez dans «References > Show selected references» Pour réafficher toutes les références Allez dans «References > Show all references»

26 Gérer ses références Gérer les doublons 26 Paramétrer les préférences concernant la recherche des doublons Allez dans le menu «EndNote X2 > Preferences...» Une fenêtre s ouvre Sélectionnez l option «Duplicates» dans le menu de droite Par défaut, les doublons sont définis par le nom de l auteur, l année et le titre de la référence Réalisez les changements qui semblent appropriés pour votre «bibliothèque» Cliquez sur «Save» lorsque le paramétrage de la recherche des doublons est terminé

27 Gérer ses références Gérer les doublons 27 Rechercher des doublons Allez dans «References > Find duplicates» La recherche se fait uniquement sur les références affichées à l écran. Il faut donc vérifier que le groupe «All references» est bien sélectionné Un fois identifiés, les doublons sont stockés dans un fichier temporaire «Duplicate references» Supprimer les doublons Sélectionnez les références à supprimer Allez dans «References > Move references to trash» Les références sont déplacées dans la corbeille

28 Gérer ses références Insérer des pièces jointes dans les références 28 Pour attacher un fichier à une référence Sélectionnez la référence Allez dans «References > File attachments > Attach file...» Sélectionnez un document à attacher L option «Copy this file to the default file attachment folder and create a relative link» est cochée par défaut. Ainsi, une copie des fichiers est automatiquement enregistrées dans le sous dossier «.DATA» du dossier EndNote Cliquez sur Open Un trombone symbolisant le fichier attaché apparait dans la référence du document Il est possible d ajouter plusieurs pièces jointes pour une même référence

29 Gérer ses références Rechercher automatiquement le texte intégral 29 EndNote permet de rechercher automatiquement le texte intégral d une référence sur Internet (s il existe) Sélectionnez les références dont vous souhaitez ajouter le texte intégral Si vous souhaitez sélectionner toutes les références, appuyez sur les touches «+ A» Allez dans «References > Find full text...» Un avertissement de copyright apparaît, cliquez sur «Continue» Les textes intégraux trouvés seront stockés dans le groupe temporaire «Full text found»

30 Gérer ses références Classer les références par thème Les «Custom groups» 30 Classer des références manuellement Si vous choisissez d avoir une «bibliothèque» commune pour toutes vos références, la création de groupes vous permettra de retrouver facilement les références correspondant à un thème Sélectionnez la commande «Groups > Create group» Nommez le nouveau groupe qui apparaît dans la partie de gauche, sous l intitulé «Custom groups»

31 Gérer ses références Classer les références par thème Les «Custom groups» 31 Classer des références dans un «Custom group» Utilisez l onglet «Search» pour rechercher des références à classer dans un «Custom group» Note : sélectionnez le groupe «All references» pour que la recherche porte sur toutes les références Les références correspondant à la recherche sont classées dans un dossier temporaire «Search results» Sélectionnez ces références (maintenez la touche pour en sélectionner plusieurs) et glissez les dans le groupe Note : Les références apparaissent toujours dans «All references» même lorsqu elles appartiennent à «Custom group» Cliquez sur le groupe pour afficher les références

32 Gérer ses références Classer les références par thème Les «Smart groups» 32 Classer des références automatiquement dès qu elles sont importées Les «Smart groups» permettent de classer automatiquement les références dès qu elles sont importée ainsi que les références déjà présentes dans la base Sélectionnez la commande «Groups > Create smart group» Définissez la stratégie de recherche correspondant au «Smart group» à créer puis cliquez sur «Create» Renommez le «Smart group» en appuyant sur la touche «Ctrl» + clic de la souris

33 Construire une bibliographie Insérer des citations 33 Deux méthodes sont possibles Depuis Word (conseillée) Depuis EndNote

34 34 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word Ouvrir Word 2008 Affichez la barre d outils EndNote (si elle n apparaît pas déjà par défaut) en procédant ainsi : Allez dans le menu «Tools > Templates And add ins» («Menu > Outils et compléments») Une fenêtre s ouvre Cochez les cases «EndNote Cwyw Commandes.dot» et «EndNote Cwyw Word 2008.bundle» Cliquez sur «Ok» Allez ensuite dans le menu «View > Toolbars > EndNote X2» La barre d outils EndNote s affiche alors

35 35 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word Fonctionnalités de la barre d outils EndNote dans Word 2008 Formater la bibliographie Modifier une citation Exporter sa «bibliothèque» de références Rechercher une citation dans la «bibliothèque» Naviguer entre EndNote et Word Supprimer les champs de code

36 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis Word 36 A partir de Word Placez le curseur de la souris à l endroit de votre document où vous souhaitez insérer la citation Cliquez sur «Find citation(s)» pour effectuer une recherche dans votre «bibliothèque» Dans la fenêtre qui s ouvre, saisissez un terme puis cliquez sur «Search» Sélectionnez la référence à insérer Cliquez sur «Insert»

37 Construire une bibliographie Insérer des citations Depuis EndNote 37 A partir de EndNote Les fonctionnalités pour construire une bibliographie depuis EndNote sont les suivantes : Formater la bibliographie Insérer une citation Naviguer entre EndNote et Word Effectuez une recherche dans la «bibliothèque» à partir de l onglet «Search» Sélectionnez la référence à insérer dans la liste de résultats Basculez sous Word en cliquant sur «Go to Word processor» Dans le corps du texte, cliquez à l endroit où vous souhaitez insérer la citation Cliquez sur «Insert selected citation(s)»

38 Construire une bibliographie Insérer des citations Dans les deux cas 38 La citation s insère dans le corps du texte La référence bibliographique s insère à la fin du document pour constituer la bibliographie Paramétrez la présentation de la bibliographie en cliquant sur «Format bibliography» L onglet «Format bibliography» permet de choisir le style de la bibliographie en utilisant le menu déroulant «With output style» ou en cliquant sur «Browse» pour obtenir plus de choix Cliquez sur «Ok» Votre bibliographie se met alors à jour automatiquement pour correspondre aux changements

39 Construire une bibliographie Supprimer des citations 39 A partir de Word Sélectionnez la citation à supprimer dans votre document Word OU Cliquez sur la touche «Suppr» de votre clavier Cliquez sur «Edit citation(s)» Une fenêtre s ouvre Dans la liste de citations, sélectionnez celle(s) à supprimer Cliquez sur «Remove» puis sur «OK» Si la citation apparaît plusieurs fois dans le document, seule la citation sélectionnée est supprimée Si la citation n apparaît qu une seule fois, citation et référence sont supprimées

40 Construire une bibliographie Importer des références de Word vers EndNote 40 A partir de Word Cette fonction est utile pour insérer des références provenant d un autre document Note : les références doivent avoir été réalisées avec EndNote pour être importées dans le logiciel Cliquez sur «Export traveling library» Une fenêtre s ouvre Sélectionnez la base dans laquelle vous souhaitez importer les références en cliquant sur «Browse» Cliquez sur «Ok» pour valider votre choix Les références s ajoutent automatiquement dans le menu «All references» Cliquez ensuite sur «Ok»

41 Construire une bibliographie Insérer des figures dans Word 41 Attacher une figure dans une référence à partir de EndNote Une seule figure peut être insérée dans une référence Une figure, à la différence d une pièce jointe, peut ensuite être insérée dans un document Word Dans EndNote, double cliquez sur la référence pour laquelle vous souhaitez associer une figure Cliquez sur «Attach figure» Une boite de dialogue s ouvre Sélectionnez la figure en cliquant sur «Choose file» Une fois sélectionnée, cliquez sur «Attach» La figure apparaît alors dans le champ «Figure» de la référence N oubliez pas d enregistrer les modifications apportées à la référence pour qu elles soient prises en compte (touches «+ S» ou «File > Save»)

42 Construire une bibliographie Insérer des figures dans Word 42 Insérer une figure dans un document Word Dans le document Word, placez le curseur de la souris à l endroit où vous souhaitez insérer une figure Cliquez sur «Find figures» Une fenêtre s ouvre Recherchez une figure puis cliquez sur «Search» Sélectionnez la référence contenant la figure de votre choix puis cliquez sur «Insert» Suivant le style sélectionné, la figure est insérée dans le corps du texte (style «Numbered») ou dans la liste des figures à la fin du document (style «Author date») Si une figure est déplacée, il sera nécessaire de générer de nouveau la liste des figures manuellement en cliquant sur «Generate figure list»

43 Construire une bibliographie Utiliser des modèles pour écrire une publication 43 A partir de EndNote Allez dans «Applications > EndNote X2 > Templates» Dans la liste, sélectionnez le modèle selon lequel vous souhaitez écrire votre publication Un nouveau document Word s ouvre contenant des indications pour remplir les informations propres au modèle Remplissez les informations demandées

44 Construire une bibliographie Finaliser sa bibliographie 44 Pour finaliser sa bibliographie et la partager, il est nécessaire d ôter les codes de champs Ôter les codes de champ signifie «traiter les références comme du texte simple». Une fois les codes de champs enlevés, il ne sera plus possible de modifier ses références bibliographiques. Il est donc indispensable d enregistrer une copie avec les codes de champs Pourquoi enlever les codes de champs : Cela est souvent demandé par les éditeurs Pour partager son document Pour ôter la mise en forme à partir de Word Cliquez sur «Remove field codes» Un message d alerte apparaît signalant qu une copie du document en cours va être créée. Cette copie ne contiendra aucun code de champs Cliquez sur «Ok» Un nouveau document est créé, sans code de champs

45 Qui contacter à la bibliothèque? 45 Pour toute question Contactez Valérie Anne Mange, responsable du site web et des ressources électroniques à la bibliothèque Tél. : Courriel : mange@hec.fr Retrouvez toutes les informations concernant EndNote sur le site de la bibliothèque : Rubrique «Outils documentaires > EndNote» : documentaires/endnote