RAPPORT DE VÉRIFICATION FINALE D ATTESTATION DE QUALITÉ

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1 AFFAIRES ÉTRANGÈRES ET COMMERCE INTERNATIONAL BUREAU DE L INSPECTEUR GÉNÉRAL VÉRIFICATION DES SERVICES FINANCIERS DÉPENSES PAYÉES D AVANCE RAPPORT DE VÉRIFICATION FINALE D ATTESTATION DE QUALITÉ Octobre 2003 Direction de la vérification (SIV) Ce document peut ne pas être entièrement accessible. Pour une version accessible, prière de consulter

2 TABLE DES MATIÈRES SOMMAIRE... 1 PORTÉE, OBJECTIF, APPROCHE ET CALENDRIER DE VÉRIFICATION Portée de la vérification Objectifs de la vérification Approche et calendrier de vérification... 2 GÉNÉRALITÉS Directives Rôles et responsabilités Dépenses payées d avance Données financières générales... 6 SOMMAIRE DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS Directives et procédures... 7

3 SOMMAIRE Le présent rapport fait état des résultats d une vérification des pratiques du Ministère liées à l inscription des dépenses payées d avance. La vérification avait pour objet de déterminer dans quelle mesure le Ministère comptabilise convenablement et uniformément les dépenses payées d avance selon les normes comptables prescrites et les politiques pertinentes. Le plan comptable du Ministère contient neuf comptes du grand livre général (GLG) concernant les actifs payés d avance. Nous avons des réserves quant à l exactitude du solde de chacun de ces comptes. La politique du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) concernant la comptabilisation des dépenses payées d avance ne donne pas de directive claire, ni n attribue clairement la responsabilité de la surveillance de ces dépenses aux diverses parties concernées. Nos contrôles par sondage montrent que le traitement comptable des dépenses payées d avance d une mission à l autre ou à l intérieur d une même mission, manque largement d uniformité. Nous attribuons cette absence d uniformité en grande partie aux lacunes de la politique mentionnées précédemment. Il nous est donc impossible de conclure que les soldes des loyers payés d avance inscrits dans le SGI, et les comptes de dépenses connexes, sont exacts et complets. Par conséquent, l exactitude des données financières concernant les actifs payés d avance figurant dans les états financiers du Ministère est sujette à caution. Situation concernant les recommandations Le rapport de vérification contient trois recommandations en tout. Deux recommandations s adressent à SMS et une à SMF. La direction a répondu à toutes les recommandations en indiquant les mesures ou les décisions déjà prises, ainsi que les mesures qui seront prises. Elle a déclaré qu une recommandation sur les trois a déjà été appliquée. Quant aux deux autres, elle a indiqué les initiatives en cours ou la mesure qu elle compte adopter. 1

4 PORTÉE, OBJECTIF, APPROCHE ET CALENDRIER DE VÉRIFICATION 1.1 Portée de la vérification La vérification a porté sur les pratiques comptables du Ministère liées aux dépenses payées d avance. De façon plus précise, les vérificateurs ont évalué les pratiques d inscription dans le SGI que les missions appliquent au paiement des baux assumés par l État, pour s assurer que les paiements d avance et les dépenses connexes sont correctement écrits dans les livres du Ministère. 1.2 Objectifs de la vérification La vérification avait pour objectif global de déterminer la mesure dans laquelle le Ministère comptabilise correctement, uniformément et efficacement les dépenses payées d avance selon les normes comptables prescrites et les politiques pertinentes. En particulier, elle avait pour objet de déterminer : si la politique du Ministère concernant la comptabilisation des dépenses payées d avance présente avec clarté les aspects portée, objectif, définition, procédures et présentation concernant les paiements d avance, si les rôles, les responsabilités et les pouvoirs relatifs à la comptabilisation des paiements d avance sont clairement définis, communiqués et compris, et si les parties ayant ces rôles, responsabilités et pouvoirs les assument comme il se doit, et si les paiements d avance des baux assumés par l État et les dépenses connexes sont correctement consignés dans les livres du Ministère. 1.3 Approche et calendrier de vérification La vérification interne a été effectuée conformément à la politique du Conseil du Trésor en la matière, et selon les normes de l Institut des vérificateurs internes pour ce qui est des méthodes professionnelles de la vérification interne Les vérificateurs ont examiné les principales méthodes et pratiques des missions qui se rapportent à l inscription des paiements des baux assumés par l État consignés dans le SGI. La phase examen de la vérification a eu lieu en février Nous avons fait un examen complet des transactions inscrites dans 15 comptes du grand livre général (GLG) pendant l exercice , transactions concernant autant des dépenses payées d avance (9 comptes) que des dépenses (6 comptes), afin d en connaître l objet et l utilisation. 2

5 1.3.4 Vingt-deux autres comptes du GLG contiennent des dépenses dont certaines sont peut-être des paiements d avance. Les vérificateurs ont analysé ces comptes pour déterminer l effet que pourraient avoir d éventuels paiements d avance sur les rapports financiers à produire, compte tenu de l importance des dépenses en cause À partir des données recueillies, l équipe de vérification a découvert des problèmes possibles et a décidé des comptes du GLG à examiner de près, comme le montre le tableau suivant : N o de compte du GLG Description Remarques Compte du GLG des actifs payés d avance à Cinq comptes de paiement d avance particuliers F et E payés d avance Versements sur capital payés d avance Loyer payé d avance Avances sur contributions 3 Comptes de dépenses du GLG liés aux baux assumés par l État Location de bâtiments résidentiels Location d immeubles de bureau Location d autres immeubles de bureau Location de bâtiments commerciaux Location de propriétés de loisirs Location d autres bâtiments (sauf bureaux) 2 Autres comptes de dépenses du GLG Stockage et entreposage Location - Autres Charges de co-propriété à Dix-neuf autres comptes de dépenses qui pourraient comprendre des dépenses payées d avance 5 3

6 Remarques : 1. Comptes non soumis à une vérification : le solde du GLG était de zéro ou insignifiant, et il y a eu très peu de transactions, voire aucune, pendant l exercice Vérification complète : l examen visait principalement à déterminer si les paiements des baux assumés par l État étaient correctement comptabilisés et présentés comme des dépenses ou des dépenses payées d avance. 3. Compte exclu de la vérification, car SIV a en place un programme pour examiner séparément les dépenses pour contributions. 4. Vérification restreinte : l examen visait principalement à déterminer si des inscriptions dans les comptes comprenaient des montants qui auraient dû être codés à un des comptes de dépenses du GLC liés aux baux assumés par l État. 5. Vérification restreinte : l examen visait principalement à déterminer si les inscriptions dans les comptes comprenaient des montants qui auraient dû être codés à un des comptes du GLG des actifs payés d avance Pour chacun des comptes du GLG englobé dans la vérification, il y a eu création de programmes de vérification de la conformité avec les politiques et les procédures régissant les paiements d avance. 4

7 GÉNÉRALITÉS 2.1 Directives Selon la Norme comptable 3.3 du Conseil du Trésor, aux fins de la comptabilité d exercice, les frais payés d avance sont des paiements effectués pour des biens ou de services qui seront reçus ou rendus dans des exercices futurs. Plus loin dans la norme, il est dit que l amortissement des frais payés d avance est constaté à titre de charge de manière systématique ou rationnelle Selon le chapitre 10 du Manuel de comptabilité du MAECI, les dépenses payées d avance sont «les éléments d actif à court terme qui existent lorsqu un service est payé immédiatement alors que le service ne sera pas rendu dans la même période comptable». La police énonce également que tout paiement d avance donnant lieu à des frais mensuels supérieurs à $ doit être inscrit comme une dépense payée d avance et passée en charges tous les mois. Elle donne ensuite plusieurs options montrant la façon de traiter les paiements d avance dont les frais mensuels sont inférieurs à $. Enfin, la politique explique qu il faut passer une écriture de fin d exercice le 31 mars pour passer en charges le montant voulu, si la période du paiement d avance s étale sur plusieurs exercices Le plan comptable contient plusieurs comptes du GLG pour les dépenses payées d avance. Le seul compte présentant une activité notable porte le numéro Loyer payé d avance. Les autres comptes concernent l affranchissement, le transport et les communications, les services professionnels, les services publics, les réparations et l entretien, le fonctionnement et l entretien et le capital payés d avance. 2.2 Rôles et responsabilités Les rôles, les responsabilités et les rapports à remettre aux organismes centraux sont décrits dans le paragraphe 6 du chapitre 10 du Manuel de comptabilité du Ministère. Les responsabilités sont réparties de la façon suivante : SMS : élaborer et publier les politiques et procédures du Ministère relatives aux dépenses payées d avance; SMS : veiller à ce que les systèmes soient fonctionnels et à ce que leur configuration permette la comptabilisation et la présentation adéquate des dépenses payées d avance. SMF : appliquer et administrer les politiques et procédures du Ministère relatives à la comptabilisation des dépenses payées d avance, et veiller à 5

8 ce qu il y ait une structure de codification financière adéquate pour la comptabilisation et la présentation des dépenses payées d avance. Gestionnaires de l AC et des missions : enregistrer toutes les dépenses payées d avance dans le SGI, et imputer les comptes de dépenses correspondant du GLG au fur et à mesure que les produits ou les services sont consommés. 2.3 Dépenses payées d avance Données financières générales Le tableau suivant donne le solde, au 31 mars 2002 et au 31 mars 2003, des comptes du GLG tirés du SGI qui ont été choisis pour l examen. Comptes choisis du GLG de baux assumés par l État Données financières de base N o de compte du GLG Nom du compte du GLG Solde au 31/03/02 Solde au 31/03/03 Compte du GLG des actifs payés d avance Loyer payé d avance $ $ Comptes de dépenses du GLG liés aux baux assumés par l État Location de bâtiments résidentiels Location d immeubles de bureaux Location d autres immeubles de bureaux Location de bâtiments commerciaux $ $ $ $ $ $ $ $ Location de propriétés de loisirs $ $ Location d autres bâtiments $ $ Total $ $ Autres comptes de dépenses du GLG Location - Autres $ $ Charges de copropriété $ $ Stockage et entreposage $ $ Total $ $ 6

9 SOMMAIRE DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 3.1 Directives et procédures La Norme comptable 3.3 du Conseil du Trésor établit quatre catégories de paiements anticipés : les frais payés d avance, les charges reportées, les paiements de transfert versés au préalable et les paiements faits avant que le travail soit terminé, que les biens soient livrés ou que le service soit exécuté. La politique du MAECI relative à la comptabilisation des dépenses payées d avance ne concerne que la catégorie frais payés d avance. Elle n expose pas les raisons pour lesquelles les trois autres catégories sont exclues La politique et les procédures relatives aux paiements d avance ne donnent pas de directives claires. À titre d exemple : (a) L incidence sur plusieurs exercices y est présentée comme le dernier facteur à prendre en considération lorsqu il faut décider si une dépense doit être consignée comme un paiement d avance. Or, la Norme comptable 3.3. du Conseil du Trésor fait de l étalement sur plusieurs exercices un critère essentiel pour justifier une écriture de paiement d avance. (b) Ils donnent trop d options pour la consignation des actifs payés d avance puis leur passation en charges dans les périodes comptables subséquentes. (c) Ils n indiquent pas clairement les Fonds à utiliser pour inscrire les actifs payés d avances puis les passer en charges dans les périodes comptables subséquentes. (d) Ils ne décrivent pas clairement les situations dans lesquelles les parties concernées doivent utiliser l un ou l autre des neuf comptes d actifs payés d avance du GLG qui se trouvent dans le plan comptable du Ministère, pour contribuer à la réalisation de l objectif de la politique. (e) En ce qui concerne les paiements des baux assumés par l État, ils ne précisent pas : la forme et le contenu obligatoires de l information à verser dans les champs Texte et Affectation des documents de saisie du SGI; comment se servir des numéros d Ordre lorsqu on inscrit les loyers dans les comptes du GLG des dépenses et des dépenses payées d avance; 7

10 l obligation d indiquer la période visée par le paiement de loyer; (f) Ils n attribuent pas clairement à quelqu un la responsabilité de surveillance des dépenses payées d avance SMF et SMS ont confirmé que le solde du compte des actifs payés d avance devrait, pour les rapports internes et externes à présenter, être constitué seulement de dépenses qui se rapportent à des activités s étalant sur plusieurs exercices. La politique du MAECI relative aux dépenses payées d avance reconnaît cette règle pour la présentation des rapports, mais elle exige aussi l inscription des paiements d avance qui sont, par la suite, passés en charge pendant l exercice. Donc, pour ce qui est de servir de base à la comptabilisation et à la présentation des paiements d avance, les exigences de la politique relative aux dépenses payées d avance ne concordent pas avec les attentes de SMF Les résultats de nos contrôles par sondage montrent que le traitement comptable des dépenses payées d avance manque d uniformité d une mission à l autre ou à l intérieur d une même mission. Nous attribuons cette absence d uniformité en grande partie aux lacunes de la politique décrites précédemment. Voici des exemples de manque d uniformité : les loyers payés d avance pour des périodes d un même exercice sont imputés soit directement à un compte de dépenses du GLG soit au compte du GLG des actifs payés d avance, puis passés en charges le même jour ou avant la fin de l exercice; les dépenses payées d avance sont correctement inscrites dans le compte du GLG des actifs payés d avance, mais ne sont pas toujours imputées à un compte des dépenses du GLG d un exercice subséquent; les dépenses payées d avance sont imputées à un compte de dépenses du GLG, mais ne sont pas toujours ajustées de manière à rendre compte du montant payé d avance (actif) à affecter à des exercices futurs avant la fin de l exercice; la totalité du solde du compte du GLG des actifs payés d avance est parfois viré dans un compte de dépenses du GLG avant l expiration de la période de loyer. Ce manque d uniformité nuit à l exactitude des états financiers du Ministère et à toute utilisation ministérielle qui est faite des données connexes du SGI. 8

11 Recommandations à l intention de SMS Que SMS, en consultation avec SMF et les autres intéressés, simplifie et renforce la politique et les procédures du MAECI relatives aux dépenses payées d avance : en précisant si elles couvrent les quatre catégories de paiements anticipés définies dans la Norme comptable 3.3 du Conseil du Trésor ou seulement les paiements d avance, et en donnant les raisons; en supprimant l obligation d inscrire les paiements d avance qui sont ensuite passées en charge au cours de l exercice; en précisant le Fonds à utiliser pour inscrire les actifs payés d avance puis les passer en charges pendant des périodes comptables subséquentes; en décrivant le type de transactions à inscrire pour chaque actif payé d avance et les comptes de dépenses du GLG correspondants; en définissant le contenu et en normalisant la présentation des champs Texte et Affectation où l on fait, dans le SGI, les écritures de loyer dans les comptes dépenses payées d avance et dépenses du GLG; en formulant clairement et en attribuant la responsabilité de la surveillance des actifs payés d avance et des soldes des comptes de dépenses du GLG Que SMS remette aux responsables de CFSI la politique relative aux paiements d avance révisée d après les indications données en 3.1.5, afin que ce dernier puisse actualiser le matériel de cours et le manuel du SGI en conséquence. Réponse de SMS SMS souscrit à toutes les recommandations et les a transmises à SMSP pour qu il consulte tous les intéressés en vue de réviser la politique ministérielle. La politique concernant l AC a été achevée et affichée sur le site Web du Ministère. La politique concernant les missions sera achevée d ici janvier

12 3.1.6 SMSP s est également vu confier la tâche d assurer la liaison avec CFSI. La politique a été envoyée à ce dernier en juillet CFSI organisera une rencontre entre ses formateurs et des employés de SMSP pour examiner la nouvelle politique en vue de l intégrer au matériel de cours du SGI d ici février Recommandation à l intention de SMF Que SMF actualise, au besoin, le plan comptable du Ministère afin qu il y ait concordance avec les comptes d actifs payés d avance et les comptes de dépenses du GLG dont il est question dans la politique révisée relative aux dépenses payées d avance. Réponse de SMF Les ajustements proposés ont fait l objet de discussions avec SMSP et, à la suite de ces discussions, les changements aux comptes du GLG de l AC ont été apportés avant juillet Les comptes du GLG des missions seront changés en janvier 2004, quand SMS aura finalisé la politique. 10