Procédure pour la prescription d une analyse de laboratoire pour les pharmaciens sur le territoire du CIUSSS de l Estrie CHUS

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1 Référence : Procédure pour la prescription d une analyse de laboratoire pour les pharmaciens sur le territoire du CIUSSS de l Estrie CHUS 1. OBJECTIF Uniformiser le processus de prescription d une analyse de laboratoire en pharmacie communautaire au CIUSSS de l Estrie CHUS afin d assurer la qualité et la sécurité. 2. CONTEXTE/DOMAINE D APPLICATION Ce document est destiné à tous les pharmaciens habilités à prescrire une analyse de laboratoire en pharmacie communautaire sur le territoire du CIUSSS de l Estrie CHUS. 3. RESPONSABILITÉS 3.1. LE PHARMACIEN COMMUNAUTAIRE Compléter une demande d inscription ou de modification au registre des prescripteurs et création d une requête pour examens de laboratoire. Utiliser la requête pour examens de laboratoire des pharmaciens région 05 personnalisée. S assurer d inscrire les critères d identification obligatoires sur la requête. S assurer qu un résultat récent de l analyse demandée pour l usager n est pas autrement disponible afin d éviter le dédoublement des tests. Faire le suivi approprié et en temps opportun des résultats. Le pharmacien est responsable des résultats de l analyse de laboratoire. S assurer qu un confrère ou un autre professionnel assure le suivi à sa place s il ne peut l assurer luimême. (ex. : en cas d absence, jour férié, etc.) 3.2. LE CIUSSS DE L ESTRIE CHUS Favoriser une présentation visuelle claire du rapport afin d attirer rapidement l attention du prescripteur sur des résultats anormaux. Transmettre les résultats au prescripteur. Prendre les mesures appropriées afin d éviter les erreurs de transmission des résultats et apporter les correctifs nécessaires au besoin. S assurer d avoir la liste des répondants pour tous les professionnels habilités à prescrire et d appliquer les mesures prévues pour la mise à jour.

2 3.3. LA DIRECTION DES SERVICES PROFESSIONNELS ET LA DIRECTION DES SERVICES MULTIDISCIPLINAIRES La Direction des services professionnels et la Direction des services multidisciplinaires ont la responsabilité d approuver et de mettre à jour cette procédure. 4. FORMULAIRE DE DEMANDE D'INSCRIPTION OU DE MODIFICATION AU REGISTRE DES PRESCRIPTEURS ET CRÉATION D UNE REQUÊTE D EXAMENS DE LABORATOIRE Les pharmaciens habilités à prescrire une analyse de laboratoire en pharmacie communautaire doivent s inscrire à titre de prescripteurs dans les laboratoires du CIUSSS de l Estrie CHUS. Cette inscription permet aux laboratoires de connaître le lieu privilégié d acheminement des résultats et la création d une requête d examens de laboratoire pour les pharmaciens GUIDE POUR REMPLIR LE FORMULAIRE Identification de l organisation Dans cette section, inscrire la catégorie d organisation à laquelle les prescripteurs sont rattachés : un GMF, une clinique médicale, une pharmacie. S il s agit d une autre catégorie, veuillez la préciser. Les coordonnées de l organisation indiquent : le nom complet, l adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur. Identification du responsable administratif de l organisation Le responsable administratif représente la personne qui assure la liaison entre le CIUSSS de l Estrie CHUS et les prescripteurs de son organisation. Cette personne assure le suivi des demandes d inscription ainsi que les mises à jour relatives aux prescripteurs. Liste des prescripteurs médicaux ou professionnels Dans cette section, inscrire les professionnels autorisés à prescrire des analyses selon son champ d exercice. L ordre professionnel et le numéro de pratique permettent de valider les informations auprès de l ordre professionnel ou du collège des médecins. Le répondant désigne un professionnel à joindre si le prescripteur n est pas en mesure d assurer le suivi approprié et en temps opportun des résultats. Page 2 sur 7

3 Transmission des résultats critiques Tous les laboratoires ont une procédure qui permet de définir les mesures à prendre pour traiter et acheminer un résultat d alerte ou critique. Afin d appliquer cette procédure, l utilisateur de ses services doit fournir les coordonnées des professionnels autorisés à recevoir un résultat critique, ainsi que la personne à aviser qui est disponible après les heures régulières d ouverture. Pendant les heures d ouverture, les résultats critiques seront communiqués, dans un premier temps, par voie téléphonique au pharmacien prescripteur ou au pharmacien présent à la pharmacie, selon la liste des prescripteurs fournie. En dehors des heures d ouverture, les résultats critiques seront transmis aux professionnels autorisés à recevoir un résultat critique après les heures régulières d ouverture. Type de transmission des résultats Les résultats sont transmis de façon électronique dans le dossier médical électronique (DME) ou par télécopieur. DME : Un dossier médical électronique (DME) est un dossier médical informatisé se rattachant à un clinicien, un cabinet ou une organisation. C'est le dossier dans lequel les cliniciens consignent les données sur leurs propres usagers tels que les renseignements sociodémographiques, les antécédents médicaux, le profil pharmaceutique et les diagnostics (résultats de laboratoire et d'imagerie diagnostique). Télécopieur : Les prescripteurs qui demandent l envoi de rapports par télécopieur s engagent à adopter les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la confidentialité des informations lors de réception de la télécopie. Les précautions suivantes doivent être prises : 1. Le télécopieur doit être installé dans un endroit surveillé et inaccessible au public ou à toute autre personne non autorisée. 2. Le télécopieur doit être utilisé uniquement par le personnel autorisé. 3. Il doit s assurer que le télécopieur est toujours en fonction et qu une personne autorisée est présente et s assure du bon fonctionnement de l appareil. Si ces conditions ne peuvent être satisfaites, la personne responsable doit aviser l agente administrative du laboratoire. Les résultats sont également accessibles sur le Dossier de Santé du Québec (DSQ). Coordonnées du responsable au CIUSSS de l Estrie CHUS Les demandes complétées sont envoyées par courrier électronique ou par télécopieur à l agente administrative responsable du registre des prescripteurs au CIUSSS de l Estrie CHUS. Veuillez retourner le formulaire dûment complété à : Monsieur Marc Bronsard CIUSSS de l Estrie CHUS Tél. : , poste Télécopieur : Courriel : mbronsard.chus@ssss.gouv.qc.ca Page 3 sur 7

4 Section à compléter par le responsable du registre des prescripteurs Cette section est complétée par les responsables du laboratoire du CIUSSS de l Estrie CHUS. Les responsables vérifient les informations contenues sur la demande, dont le numéro de pratique auprès du collège des médecins ou de l Ordre professionnel. 5. REQUÊTE POUR EXAMENS DE LABORATOIRE POUR LES PHARMACIENS Au moment de l inscription au Registre des prescripteurs avec le formulaire Demande d inscription ou de modification au registre des prescripteurs et création d une requête pour examens de laboratoire, le CIUSSS de l Estrie CHUS procède à la création d une requête pour examens de laboratoire pour le prescripteur (pharmacien). La requête est personnalisée à chaque prescripteur afin d améliorer le traitement de l information. La requête contient les informations relatives au prescripteur, à l usager, aux préleveurs et aux analyses autorisées pour les pharmaciens. L identification du prescripteur et de la pharmacie peuvent être saisies de façon électronique. Il est important de noter que si le prescripteur change d adresse, il doit remplir un formulaire Demande d inscription ou de modification au registre des prescripteurs et création d un formulaire de demande d examens de laboratoire afin de modifier les informations de sa requête personnalisée. La requête pour examens de laboratoire doit être rédigée par un pharmacien ou par une personne légalement habilitée à prescrire des examens ou des analyses de laboratoire. Les ordonnances reçues au laboratoire doivent satisfaire tous les critères d acceptabilité CREATION DE LA REQUETE PERSONNALISEE Le délai de production de la requête est estimé à environ 10 jours ouvrables. Les informations pour la transmission des requêtes personnalisées aux pharmaciens sont communiquées par courriel à la personne responsable de la pharmacie. Une fois créée, la requête peut être reproduite, mais non photocopiée. Voici quelques consignes à respecter pour l impression de requêtes en format PDF : Vous devez toujours faire vos impressions à partir du fichier PDF. L impression des requêtes d examens de laboratoire doit être de qualité. Les paramètres de l imprimante doivent être réglés sur l'option optimale (ou équivalente). Il est important de ne pas faire de photocopie, de ne pas utiliser la requête d un autre pharmacien et de se servir de la version la plus récente CRITÈRES D IDENTIFICATION DE L ORDONNANCE Usager Nom et prénom de l usager. Numéro de RAMQ (* En de rares cas, sans le numéro de RAMQ, la date de naissance et le sexe seront acceptés : pour les nouveau-nés, les non-résidents du Canada, certaines personnes des milieux carcéral et militaire. Dans ce cas, prière d'inscrire «non disponible». Date de naissance. Page 4 sur 7

5 Prescripteur Nom et prénom du prescripteur (imprimé ou en lettres moulées). Adresse de pratique du prescripteur. Numéro de téléphone du prescripteur. Numéro de pratique et signature du prescripteur. La date de l ordonnance. Analyses Les analyses ou examens demandés. Renseignements cliniques, si nécessaires, pour les besoins de l interprétation des résultats. Préleveur Nom et prénom de la personne ayant effectué le prélèvement. La date et l heure réelle du prélèvement. La requête pour examens de laboratoire est un élément central pour assurer la sécurité dans la transmission des résultats : Requête uniforme. Facilite la communication (n o de téléphone et de télécopieur). Aide à mieux lire le nom du prescripteur. Uniformise l appellation des analyses. Évite les erreurs de transcription. Donne un cadre pour les analyses autorisées au prescripteur. 6. COMMUNICATION DES RESULTATS D ANALYSE AU MEDECIN Le processus de communication des résultats d analyse de laboratoire au médecin est défini dans Le guide d exercice - Loi 41 - Les activités réservées aux pharmaciens. Le pharmacien communique au médecin les résultats des analyses de laboratoire qu il a prescrites, en lien avec la surveillance d un ou plusieurs médicaments. Sinon, il peut communiquer les résultats de ces analyses de laboratoire à l infirmière praticienne spécialisée (IPS) si cette dernière avait prescrit les médicaments visés par l activité de surveillance. Si le résultat de l analyse de laboratoire demandée s avérait normal ou non inquiétant, il serait tout simplement transmis au médecin traitant ou à l IPS à titre informatif au moyen du formulaire de communication prévu à cet effet. Par contre, si le pharmacien jugeait qu un résultat reçu demandait une attention particulière, voire urgente car anormal, il devrait diriger le patient vers la ressource appropriée, avec le résultat de l analyse, à l aide du formulaire de communication prévu à cet effet [ ]. Selon le jugement du pharmacien, le patient pourrait être dirigé vers son médecin de famille, une clinique sans rendez-vous ou même l urgence d un établissement de santé selon la nature de la situation. Le pharmacien devrait alors s assurer de documenter adéquatement ces démarches au dossier. Page 5 sur 7

6 En tout temps, le pharmacien demeure responsable des conséquences reliées aux résultats de l analyse de laboratoire tant et aussi longtemps qu il n y a pas prise en charge du résultat et de son suivi par le médecin traitant ou par toute autre ressource médicale ou d autre nature. Ici, l actualisation des pratiques collaboratives devient importante pour assurer la sécurité des soins. 7. FORMULAIRES ENREGISTREMENT DECOULANT DE CETTE PROCEDURE Demande d inscription ou de modification au registre des prescripteurs et création d une requête pour examens de laboratoire. Requête pour examens de laboratoire pour les pharmaciens région 05. La procédure et la demande d inscription ou de modification au registre des prescripteurs et création d une requête pour examens de laboratoire se retrouvent à l adresse suivante : aceutiques.php Page 6 sur 7

7 Références COLLÈGE DES MÉDECINS, ORDRE DES PHARMACIENS DU QUÉBEC. Loi 41, guide d exercice : Les activités réservées aux pharmaciens, version du 6 juillet L'ASSOCIATION QUÉBÉCOISE D ÉTABLISSEMENTS DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX (AQESSS), L'ASSOCIATION DES CONSEILS DES MÉDECINS, DENTISTES ET PHARMACIENS DU QUÉBEC (ACMDPQ) ET LE COLLÈGE DES MÉDECINS DU QUÉBEC. Le Cadre de gestion pour le suivi sécuritaire des résultats d investigation ou de dépistage, Montréal, AQESSS, PROGRAMME-CLIENTÈLE EN BIOLOGIE MÉDICALE. Laboratoire CHUS. Manuel de prélèvement, version LG-PR-8100-manue-02 ( ), Approuvé par Pierre Chevrier, MD. Page 7 sur 7