DOCUMENTATION POINT FACT 1.0

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1 DOCUMENTATION POINT FACT 1.0 Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 1 sur 28

2 Sommaire 1 Introduction Page 3 2 Description des fonctionnalités Page 3 3 Configuration minimum requise Page 3 4 Installation de l application Point Fact 1.0 sous Windows 9x/NT/2K/XP (et version ultérieure) Page 4 5 Configuration / Personnalisation de l application au premier démarrage (monoposte et multiposte) Page 6 6 Configuration / Personnalisation de l application au premier démarrage (multiposte) Page 11 7 Ajouter/Modifier mes clients Page 12 8 Ajouter/Modifier des références «internes» Page 15 9 Créer et modifier un devis Page Transformer un devis en bon de commande ou en facture Page Créer et modifier un bon de commande Page Transformer un bon de commande en facture Page Créer et modifier une facture Page Les différents statuts d une pièce commerciale Page Imprimer une pièce commerciale Page Comment obtenir une licence et enregistrer le logiciel Page 28 Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 2 sur 28

3 1) Introduction Logiciel de facturation dédié aux petites entreprises et particulièrement simple à utiliser. Point Fact dispose de toutes les fonctions nécessaires à la gestion de vos devis, bons de commande et factures. Appuyé par une base de donnée MySql (libre de droit), vous êtes assuré de la fiabilité et sécurité des informations que vous stockez que ce soit en utilisation monoposte ou multiposte (réseau) 2) Description des fonctionnalités Point Fact vous permet de créer les 3 principales pièces commerciales émises par une PME/PMI : - Devis - Bon de commande - Facture Toutes les fonctions de Point Fact s articulent autour de la saisie de ces pièces et les traitements qui s en suivent : - Ajout rapide de références produit dans une pièce commerciale - Ajout rapide d une fiche client - Interfaçage avec votre propre base de donnée contenant vos références - Calcul automatique de la base HT, du montant de la TVA, du montant de la remise, du total TTC, et affichage d une seconde monnaie (par exemple euros et francs). - Possibilité de réaliser des pièces commerciales comportant plusieurs taux de TVA - Transformation rapide d un devis en bon de commande ou en facture - Transformation rapide d un bon de commande en facture L application est en grande partie personnalisable et adaptable à votre situation : - Configuration des différentes en-tête et pied de page des factures (Logo, coordonnées, n TVA intracommunautaire ) - Configuration de vos devises - Configuration de vos taux de TVA - Configuration de vos modes de paiement Analyser votre évolution : - Grâce aux statistiques intégrées, vous suivez au jour le jour l évolution de votre chiffre d affaire, vos clients Exporter les versements perçus : - Pour permettre une meilleure gestion de votre comptabilité par la suite, Point Fact dispose d un module d extraction des versements perçus sur une période (Format Excel). 3) Configuration minimum requise : Le logiciel a été testé sous les configurations suivantes : - Ordinateur de type PC/AT et compatible - Processeur Pentium - 16mo de mémoire vive (RAM) - 20 mo d espace disque disponible - Système d exploitation Windows (toutes versions) Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 3 sur 28

4 4) Installation de l application Point Fact 1.0 sous Windows 9x/NT/2K/XP (et version ultérieure) Double-cliquez sur le fichier d installation «Installation-PointFact.exe». Vous arrivez très rapidement sur le début de l installation assistée : Cliquez sur le bouton «Suivant» Lisez attentivement la licence d utilisation, et cliquez sur le bouton «J accepte» pour continuer l installation. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 4 sur 28

5 L installation vous permet de choisir les modules Point Fact qui doivent être installés : - PointFact Client : A installer sur tous les postes où vous comptez utiliser le logiciel - PointFact Server : A installer uniquement sur un seul poste qui sera le «serveur» qui stockera vos pièces commerciales. (Les deux modules doivent être cochés dans le cas d une utilisation monoposte) Pour continuer, cliquez sur le bouton «suivant» Choisissez le dossier où vous souhaitez installer PointFact. Cliquez sur le bouton «suivant» pour continuer. L installation va créer automatiquement un dossier dans votre menu démarrer. Choisissez un nom de dossier (ou laissez celui par défaut), et cliquez sur le bouton «Installer» Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 5 sur 28

6 L installation s effectue Il se peut que certaines fenêtres apparaissent au cours de cette installation. Ne les fermez surtout pas! Au bout de quelques secondes, l installation se termine. Cliquez sur le bouton «Fermer». Le logiciel Point Fact se lance en mode «Version d évaluation». 5) Configuration / Personnalisation de l application au premier démarrage (monoposte et multiposte) La première chose à réaliser une fois l installation terminée est de configurer l application. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 6 sur 28

7 a) Configuration des en-têtes et bas de page Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Entête et bas de page» La fenêtre de configuration s affiche. Remplissez les différents champs à votre convenance et cliquez sur le bouton «Sauvegarder les modifications» puis «Fermer». b) Configuration des devises et taux de conversion Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Devises et taux de conversion» Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 7 sur 28

8 Saisissez dans la fenêtre qui s affiche votre devise principale (par défaut euros), et votre devise secondaire (par défaut FF) ainsi que son taux de conversion. Par exemple : 1 = 6, FF Cliquez sur le bouton «Sauvegarder les modifications» puis «Fermer». Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 8 sur 28

9 c) Configuration de vos Taux de TVA Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Taux TVA» Saisissez vos différents taux de TVA. A savoir que le Taux de TVA n 1 est le taux de TVA pris par défaut dans toutes les pièces commerciales. d) Configuration des modes de paiement Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Mode de paiement» Saisissez un mode de paiement dans le champ texte «ajouter un nouveau mode de paiement» et cliquez sur le bouton «Ajouter». Répétez l opération autant de fois que nécessaire. Vous pouvez modifier un mode de paiement en cliquant une fois dessus et en modifiant sa valeur dans le champ texte «modifier le mode de paiement sélectionné». Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 9 sur 28

10 e) Configuration des catégories de Facture : Les catégories de facture vous permettent de trier vos factures selon le type de vente effectuée. Par exemple, factures accessoires, factures cyclos, factures moto Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Catégories Factures» Procéder de la même façon que pour les modes de paiement. f) Configuration de la formule de politesse : La formule de politesse apparaît à l impression en bas de chaque pièce commerciale. Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Formule de politesse» Saisissez votre formule de politesse dans le champ texte «Ma formule de politesse» puis cliquez sur le bouton «Sauvegarder les modifications» puis «Fermer». Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 10 sur 28

11 g) Configuration de la calculatrice : La calculatrice utilisée dans Point Fact est la calculatrice intégrée à Windows. Il suffit dans cette partie de configurer le chemin d accès à la calculatrice (Windows ou autres). Cliquez sur le menu «configuration» puis sur «Calculatrice» Cliquez sur le bouton «Parcourir», cherchez la calculatrice, puis cliquez sur le bouton «Sauvegarder les modifications». 6) Configuration / Personnalisation de l application au premier démarrage (multiposte) : L unique différence entre une configuration monoposte et multiposte se situe au niveau de l accès à la base de donnée (PointFact Server), qui dans le cas d une installation multiposte n est installée que sur un seul poste. La configuration du serveur où est hébergé la base est très simple : il n y a rien de plus à faire! La configuration des clients s effectue dans le menu «configuration» puis «Connexion à la base de donnée» Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 11 sur 28

12 Saisissez ensuite les différents paramètres de connexion réseau à la base de donnée, à savoir : L adresse IP (réseau) ou le nom d hôte qui héberge la base de donnée (sur lequel vous avez installé l option PointFact Server) Le port d écoute, le nom de la base, l utilisateur et le mot de passe ne doivent être modifié seulement si vous avez effectué un changement au niveau de la base MySql. Cliquez sur le bouton «Sauvegarder», puis «Fermer» et redémarrer l application. 7) Ajouter/Modifier mes clients : Une fois la configuration terminée, la seconde étape à suivre et d ajouter vos clients. Pour cela vous disposez de deux raccourcis : Le premier dans la barre d outils : Le deuxième en haut de toutes les pièces commerciales : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 12 sur 28

13 Un simple clic sur l un de ces boutons vous amène à la fenêtre d administration de vos clients : Pour ajouter un nouveau client, remplissez les différents champs du formulaire en commençant toujours par le haut (type de client, nom/prénom ). Puis cliquez sur le bouton «Ajouter Client». Le client apparaît alors dans la liste de gauche : L ajout de vos clients permet entre autre de les sélectionner rapidement dans vos pièces commerciales. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 13 sur 28

14 Pour modifier un client, cliquez une fois dessus dans la liste de gauche pour le sélectionner. Sa fiche complète apparaît dans le formulaire de droite. Effectuer vos modifications, puis cliquez sur le bouton «Appliquer les modifications». Vous pouvez supprimer un client en le sélectionnant puis en cliquant sur le bouton «Supprimer». Cette partie de l administration est équipée d un filtre vous permettant de n afficher que les types de client vous intéressant : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 14 sur 28

15 8) Ajouter/Modifier des références «internes» : Les références internes sont les objets/services que vous êtes amené à vendre régulièrement. Par exemple, dans le cas d un concessionnaire cycles/cyclos/scooter, on va retrouver tout ce qui concerne la mécanique, les consommables, les différents accessoires (huile, atelier, gants, casques ) Pour accéder à la partie administration des références internes, vous disposez de deux raccourcis (tout comme l administration des clients) : Le premier dans la barre d outils : Le deuxième en bas à droite de chaque pièce commerciale : Vous arrivez sur la fenêtre d administration des références : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 15 sur 28

16 Les références sont organisées en rubrique/référence. Chaque référence étant dans une rubrique. Par défaut, aucune rubrique n est disponible. A vous de créer vos propres rubriques contenant vos références. Pour effectuer cette opération, saisissez le nom d une rubrique dans le champ texte «Ajouter une nouvelle rubrique» (ex : Accessoires) Puis cliquez sur le bouton «Ajouter». Une fenêtre de confirmation apparaît : cliquez sur «oui». La rubrique est désormais disponible dans la liste de gauche : Cliquez une fois sur la rubrique «Accessoires». Vous remarquez que la zone basse du formulaire («Mes références») se dégrise : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 16 sur 28

17 Saisissez votre référence, puis son prix unitaire. Deux boutons de type «radios» sont disponible pour que vous indiquez à PointFact si votre saisie de prix unitaire est effectuée en HT ou TTC. Si votre saisie s effectue en TTC, PointFact se charge de convertir le prix TTC en HT automatiquement (en se référant au Taux de TVA par défaut de la référence). Saisissez ensuite la désignation de la référence, puis son taux de TVA, et cliquez sur le bouton «Ajouter». Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 17 sur 28

18 Exemple : Ajout de la référence «Casque», d un prix unitaire de 80 TTC : Après un clique sur le bouton «Ajouter» et un clique sur la rubrique dans la liste de gauche, on remarque que la référence a bien été ajouté : Répétez l opération pour toutes vos rubriques et références. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 18 sur 28

19 9) Créer et modifier un devis : Pour créer un nouveau devis, cliquez dans la barre d outils sur le bouton «Créer un devis» : La fenêtre de création de devis apparaît : Elle se décompose en deux parties : à gauche, le devis, à droite le sélectionneur de références internes. Commencez par sélectionnez un client dans la liste déroulante suivante (en haut du devis) : Ou cliquez sur le bouton «nouveau client» pour ajouter un client. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 19 sur 28

20 Sélectionnez ensuite les références internes à ajouter à votre devis. Pour cela, dans la fenêtre «mes références» (partie de droite), cliquez sur la rubrique (ex : Accessoires), puis sur la référence (ex : Casque pour scooter). En bas de cette même fenêtre, vous retrouvez la référence de la pièce, le taux de tva par défaut, et la désignation saisies lors de l ajout de la référence. Cliquez une fois sur le bouton «Ajouter cette pièce». Retournez alors sur la fenêtre «Nouveau devis». La référence a été copiée. Saisissez la quantité (Qté ), et modifier si nécessaire la remise en % (R(%)), puis cliquez sur le bouton «ajouter» : La référence apparaît maintenant dans la liste en dessous : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 20 sur 28

21 Tous les champs du devis sont mis à jour automatiquement suite à cet ajout : Répétez cette opération autant de fois que nécessaire. Remarque : rien ne vous empêche de saisir vous-même les différents champs pour ajouter une référence. Une fois terminée, cliquez sur le bouton «Enregistrer» se trouvant en bas du devis. Votre devis apparaît maintenant sur la fenêtre principale : Pour modifier votre devis, double-cliquez dessus, ou cliquez sur le bouton «Modifier» se trouvant en bas de la fenêtre. Vous retrouvez votre devis précédemment crée. L unique différence est l apparition de deux nouveaux boutons (en dessous de la liste des clients). 10) Transformer un devis en bon de commande ou en facture : Ces boutons vous permettent de transformer rapidement ce devis, en bon de commande, ou en facture. Cliquez sur l un des deux boutons. Le logiciel se charge de transformer automatiquement le devis, et ouvre la nouvelle pièce commerciale. Le devis apparaîtra désormais grisé et ne sera plus modifiable dans la fenêtre principale. On ajoute un commentaire dans la nouvelle pièce commerciale du type «Facture suivant Devis n Dxxxx» Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 21 sur 28

22 Dans l exemple ci-dessous, nous avons directement transformé le devis en bon de commande : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 22 sur 28

23 11) Créer et modifier un bon de commande : Cliquez une fois sur l icône «Bon de commande» se trouvant dans la barre d outils. Deux nouvelles fenêtres apparaissent. Ce sont approximativement les mêmes que pour un devis, à la différence qu un bon de commande peut avoir des acomptes. Pour ajouter/supprimer des acomptes sur un bon de commande, cliquez sur le bouton «+/-», se trouvant à côté des acomptes : Une nouvelle fenêtre apparaît : Sélectionnez la date à laquelle vous avez reçu votre paiement, le mode de paiement, puis le montant TTC de l acompte. Cliquez ensuite sur le bouton «Ajouter». Votre acompte est automatiquement ajouté dans la liste, et le total TTC est calculé. Cliquez sur le bouton «Fermer», le champ «acompte» est automatiquement mis à jour sur le bon de commande. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 23 sur 28

24 Exemple : Ajout d un acompte de 30 en Carte bancaire : Le champ «acompte» a bien été mis à jour dans le bon de commande : Le reste des fonctionnalités d un bon de commande sont identiques à un devis. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 24 sur 28

25 12) Transformer un bon de commande en facture : Tout comme un devis peut être transformé en bon de commande ou en facture, le bon de commande peut être transformé en facture. Pour cela, cliquez deux fois sur le bon de commande que vous voulez transformer sur la fenêtre principale. Le bon de commande s ouvre, et le bouton «Créer une facture à partir de ce bon de commande» apparaît. Cliquez sur le bouton «Créer une facture à partir de ce bon de commande», le bon de commande est grisé sur la fenêtre principale, et une nouvelle pièce commerciale de type Facture est crée et ouverte en se référant aux données du bon de commande. 13) Créer et modifier une facture : Cliquez sur le bouton «Créer une facture» dans la barre d outils de la fenêtre principale. Deux nouvelles fenêtres apparaissent, ce sont les mêmes que pour un devis ou un bon de commande. Deux nouveaux champs apparaissent : La catégorie de la facture et les versements : Les versements fonctionnent de la même façon que les acomptes dans le bon de commande. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 25 sur 28

26 14) Les différents statuts d une pièce commerciale : Une pièce commerciale peut avoir différents statuts : En cours : La pièce commerciale est en cours d édition/traitement Transformée : La pièce commerciale a été transformée en une autre pièce commerciale Payée : La facture a été réglée dans sa totalité Non payée : La facture n a pas été réglée dans sa totalité Lorsqu une pièce commerciale est en statut transformée, on ne peut ni l éditer ni la supprimer. Au sujet de la fonction de suppression, seule la dernière pièce commerciale peut être supprimer. Par exemple, dans le cas de 3 factures F000001, F000002, F000003, seul la F peut être supprimée. 15) Imprimer une pièce commerciale : Sélectionnez (en cliquant une fois), sur la pièce commerciale que vous souhaitez imprimer. Puis cliquez sur le bouton Imprimer se trouvant en bas à droite de la fenêtre principale (ou rendez-vous dans le menu Fichier/Imprimer). Attention! La version d évaluation ne permet pas d imprimer des pièces commerciales. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 26 sur 28

27 La fenêtre d aperçu avant impression apparaît : Cliquez une fois sur le bouton «imprimante» pour imprimer la facture : Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 27 sur 28

28 16) Comment obtenir une licence et enregistrer le logiciel : La licence d utilisation Point Fact est monoposte. Cela implique que vous ayez une licence sur chaque ordinateur où vous comptez installer Point Fact. Pour obtenir une licence d utilisation de PointFact et profiter pleinement de toutes les possibilités du logiciel, rendez-vous à l adresse de l éditeur ILOA Dev : et rendez-vous dans la rubrique «Obtenir une licence», sélectionnez Point Fact dans la liste déroulante, et suivez les étapes qui apparaissent à l écran. Une fois votre licence acquise, cliquez sur le menu «Version d évaluation» en haut de la fenêtre principale. Saisissez votre numéro de licence dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur le bouton «appliquer», puis «Fermer» et redémarrer l application : Si votre numéro de série a été correctement saisi, le menu «Version d évaluation» n apparaît plus. Documentation Point Fact v1.0 20/05/2004 Page 28 sur 28