collection pratique professionnelle pratique d expert La lettre de mission, en pratique

Transcription

1 collection pratique professionnelle pratique d expert La lettre de mission, en pratique

2 EDITORIAL La lettre de mission, document obligatoire, formalise la relation contractuelle entre le professionnel de l expertise comptable et son client. Au-delà de son aspect purement juridique, elle répond à trois objectifs essentiels : technique, organisationnel et commercial. En atteignant son objectif technique, la lettre de mission devient un moyen de protection contre les mises en cause grâce à une définition claire de la mission. En précisant les travaux et leur répartition avec le client, leur fréquence, leurs modalités d exécution et le budget, l objectif organisationnel transforme la lettre de mission en outil de gestion de la mission. Enfin, en réalisant son objectif commercial, la lettre de mission dépasse son statut purement contractuel : en plus d être le contrat qui organise les obligations, elle devient support de communication qui suscite la relation. Ainsi, une lettre de mission construite dans les règles de l art constitue un allié de poids pour le professionnel : elle est structurante et sécurisante. Si la «poignée de main» reste symbolique de la qualité d une relation, elle est malheureusement devenue insuffisante : nous sommes passés de l ère du consensualisme à l ère du formalisme. Sachons en tirer parti! C est pourquoi, l Ordre des experts-comptables propose cet ouvrage présentant les enjeux et les modalités pratiques de mise en œuvre de cette obligation, pour transformer ce formalisme en opportunité. Bonne lecture. Michaël Fontaine Président de la Commission des Normes Professionnelles Joseph Zorgniotti Président du Conseil Supérieur de l Ordre des Experts-Comptables

3 2 AVERTISSEMENT Cet ouvrage a été élaboré par le Conseil supérieur de l Ordre des expertscomptables en vue d aider les professionnels de l expertise comptable à réaliser leurs missions dans le respect du référentiel normatif et des autres textes en vigueur. Il ne constitue ni une norme supplémentaire, ni un commentaire de normes, ni même une recommandation. Seuls les textes législatifs et réglementaires cités revêtent un caractère obligatoire. La diffusion de cet ouvrage répond à une volonté d information et de pédagogie et en aucun cas de normalisation. Il appartient à chaque professionnel d adapter le contenu de cet ouvrage en fonction notamment de sa structure d exercice professionnel, de ses méthodes d organisation, de son système informatique et des spécificités de sa clientèle. Les exemples intégrés dans cet ouvrage ne sont en aucun cas des modèles, mais des sources d inspiration pour les professionnels. Ils doivent être adaptés à chaque situation. La lettre de mission, en pratique a été élaborée par la Commission des Normes Professionnelles du CSOEC, présidée par Michaël FONTAINE. Les travaux ont été coordonnés par Hélène PARENT, Directeur des Normes professionnelles du Conseil supérieur de l Ordre des experts-comptables.

4 PRATIQUE D EXPERT 3 SOMMAIRE EDITORIAL... 1 AVERTISSEMENT... 2 TITRE I TEXTES APPLICABLES Liminaire terminologique Le code civil Le code de déontologie Les normes professionnelles Les précisions jurisprudentielles... 8 TITRE II FAITES VOS LETTRES DE MISSION : LES PRINCIPES Universalité Contenu Format Signature Honoraires Durée de la mission Reconduction de la mission Actualisation de la lettre de mission Conservation de la lettre de mission TITRE III FAITES VOS LETTRES DE MISSION : LES BONS USAGES EN PRATIQUE Préalables à la lettre de mission Tableau de répartition des tâches Modalités de réalisation de la mission Présentation des intervenants Honoraires Missions complémentaires Rupture du contrat Limitation de la responsabilité... 44

5 4 Sommaire TITRE IV QUESTIONS/REPONSES Existence/absence de lettre de mission Durée de la mission Honoraires Gestion de la responsabilité Conditions de rupture de la mission Reconduction de la mission Conditions générales Forme de la lettre de mission TITRE V OUTILS ET EXEMPLES Outils Exemples de lettres de mission proposées par l OEC GLOSSAIRE... 65

6 PRATIQUE D EXPERT 5 TITRE I TEXTES APPLICABLES «Lettre de mission» est l appellation professionnelle consacrée pour désigner le contrat entre le professionnel et son client. A ce titre, elle obéit à la fois aux contraintes générales du droit des contrats (code civil) mais aussi aux contraintes spécifiques de la profession d expertise comptable (déontologie et normes professionnelles), sans oublier les nombreux apports jurisprudentiels. Nous reprenons ci-après ces différentes sources 1. Liminaire terminologique Avant d entrer dans le vif du sujet, il nous semble intéressant de faire un préliminaire terminologique. Alors que les textes historiques (normes professionnelles) et plus récents (code de déontologie) ont longtemps retenu le vocable «contrat», la profession a toujours utilisé le terme «lettre de mission». Quelles différences entre ces appellations? Les documents qui en découlent sont-ils identiques? La réponse à la première question est «aucune» et à la seconde, «oui»! En effet, chacun utilise le terme qui lui convient pour désigner la même chose : un contrat, au sens juridique du terme, le plus couramment rebaptisé «lettre de mission», au sens professionnel du terme. Quoi qu il en soit, retenons le principe de libre appellation permettant à chacun d adapter le nom du document en fonction de sa culture mais aussi de son interlocuteur ; certains clients étant plus sensibles au mot «contrat», d autres au terme «lettre de mission».

7 6 Titre I Textes applicables 2. Le code civil Le code civil reste le premier texte fondamental de la lettre de mission, notamment à travers son titre III relatif aux contrats ou aux obligations conventionnelles (articles 1101 à ). Ces dispositions confirment que la lettre de mission habituellement établie dans la profession est un contrat, au sens juridique du terme. Ce dernier bénéficie d une appellation particulière et de règles spécifiques, en complément des règles générales issues du code civil. Le code de déontologie de la profession et les normes professionnelles font partie de ces règles particulières qui s appliquent à la lettre de mission. 3. Le code de déontologie Historiquement, l établissement de la lettre de mission est une obligation résultant de la norme générale 122 qui stipulait : «L'expert-comptable établit, en accord avec son client, un contrat définissant sa mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties. Il fait référence, le cas échéant, aux normes professionnelles.». Cette obligation normative historique a été réaffirmée par le code de déontologie à travers son article 151 : «Les personnes mentionnées à l article 141 passent avec leur client ou adhérent un contrat écrit définissant leur mission et précisant les droits et obligations de chacune des parties. Ce contrat fait référence aux règles professionnelles définies par le conseil supérieur de l ordre dans les conditions prévues au 3 de l article 29». Sur le fond, aucune modification fondamentale : les dispositions de la norme générale 122 rédigée en 1990 sont les mêmes que celles prévues à l article 151 du code de déontologie. Le code de déontologie n a donc pas modifié l obligation faite aux professionnels depuis 1990 : le principe d établissement de la lettre de mission est confirmé. Signalons toutefois une précision importante apportée par ce texte : le fait que la lettre de mission est obligatoirement écrite (il s agissait auparavant d une modalité d application prévue dans le commentaire de la norme générale).

8 PRATIQUE D EXPERT 7 4. Les normes professionnelles Si le code de déontologie, dans son article 151, pose comme principe général, applicable à toutes missions, que la lettre de mission est obligatoire, les normes professionnelles apportent quelques précisions. Actuellement, sept missions font l objet de normes spécifiques : la mission de présentation, la mission d examen limité, la mission d audit contractuel, la mission d attestations particulières, la mission d examen d informations prévisionnelles, la mission d examen d informations sur la base de procédures convenues, la mission de compilation. Ces normes précisent les points suivants : le professionnel de l expertise comptable établit une lettre de mission dans laquelle il définit les termes, les conditions de la mission et les obligations réciproques des parties ; la lettre de mission constitue un contrat qui a pour objectif principal de s assurer qu il n existe aucun malentendu entre les cocontractants quant aux termes de la mission ; la lettre de mission facilite la planification des travaux et permet de confirmer l acceptation (ou le maintien) de la mission confiée au professionnel de l expertise comptable. En outre, suivant la mission, les normes professionnelles dressent les éléments constitutifs de la lettre de mission (voir Titre II 2.2).

9 8 Titre I Textes applicables 5. Les précisions jurisprudentielles Les juges ont souvent dû préciser les notions qui entourent la lettre de mission des professionnels de l expertise comptable. Force est de constater d ailleurs que l évolution de la jurisprudence de ces dernières années marque une extension croissante des obligations de la profession. Cette tendance s explique par la conjugaison de deux phénomènes : l application des dispositions de l article 1162 du code civil qui interprète la portée des conventions «contre celui qui a stipulé [le professionnel de l expertise comptable] et en faveur de celui qui a contracté l obligation [le client]», une judiciarisation croissante des affaires due à une clientèle de plus en plus procédurière qui confond souvent la notion de responsabilité avec celle de solvabilité et d assurance. Ainsi et sans remettre en cause les principes issus des textes fondamentaux qui régissent la lettre de mission, la jurisprudence, à travers ses nombreux arrêts, apporte des éclairages complémentaires aux dispositions générales. Ces éléments assurent une meilleure définition de l obligation et participent à l aménagement de ses contours.

10 PRATIQUE D EXPERT 9 TITRE II FAITES VOS LETTRES DE MISSION : LES PRINCIPES 1. Universalité Le code de déontologie ne prévoit aucune exception à l existence de la lettre de mission. Autrement dit, l établissement de la lettre de mission est obligatoire : quelle que soit la nature de la mission, quelle que soit la périodicité ou la régularité de la mission, quel que soit le montant des honoraires, quelle que soit la nature du client ou de son activité, quelle que soit la modalité d exercice retenue par le professionnel. 2. Contenu La lettre de mission fixe les obligations réciproques de chacune des parties afin d organiser le plus efficacement possible la relation contractuelle et la mission qui en découle. Elle servira, en outre, de preuve en cas de litige pour rechercher les responsabilités respectives. Ainsi, en précisant très clairement les contours de la mission et les obligations respectives du professionnel et du client, la lettre de mission contribue également à limiter les situations litigieuses Dispositions applicables à toutes les missions De ce fait, toute lettre de mission comprend les éléments suivants : la présentation des parties, l objet du contrat (qualification et description de la mission), la référence aux normes professionnelles et au code de déontologie, le cas échéant,

11 10 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes les obligations et responsabilités de chaque partie, les délais d'exécution, les modalités d exécution, les conditions financières, la durée de la mission, le nom et le rôle du professionnel de l expertise comptable responsable de la mission. A noter - La lettre de mission peut intégrer le mandat fiscal, permettant d effectuer l ensemble des déclarations fiscales au nom du client 1. - La lettre de mission destinée aux particuliers peut comprendre le mandat de tiers de confiance 2. Elle comprend également : les conditions générales et/ou particulières de la mission (mode de reconduction, mode de rupture, mode de traitement des litiges, limitation de la responsabilité, etc.). le cas échéant, un tableau de répartition des tâches entre le client et le professionnel de l expertise comptable (voir Titre III 2). De par son caractère général, ce contenu est donc celui de toute lettre de mission. A noter Seules les missions faisant l objet de norme spécifique (voir Titre II 2.2) bénéficient de dispositions complémentaires quant au contenu de la lettre de mission. De ce fait, pour les missions ne faisant pas l objet de norme spécifique 3 et face au laconisme des textes sur le détail du contenu des lettres de mission correspondantes, la jurisprudence a complété et précisé la nécessité de la définition des obligations réciproques, en tant que moyen de délimitation de la responsabilité du professionnel. 1 Article 151 du code de déontologie des professionnels de l expertise comptable. 2 Article 170 ter du code général des impôts et articles 95 ZA à 95 ZN de l annexe II du même code. Pour en savoir plus, voir également le guide «Tiers de confiance» (disponible en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur 3 Notamment les missions entrant dans la catégorie des autres prestations : établissement de bulletins de paie, assistance aux déclarations fiscales personnelles (IR/ISF), accompagnement à la création d entreprise, accompagnement à la transmission, etc.

12 PRATIQUE D EXPERT 11 A la lecture de ces précisions jurisprudentielles, il apparait indispensable que le contrat, faisant force de loi entre les parties, soit précis et détaillé, notamment dans la répartition des tâches (voir Titre III 2). Il vaut mieux, en effet, définir soi-même ses obligations plutôt que d en laisser le soin aux juges. La jurisprudence a, ainsi, confirmé, au fil des ans, la présence de certains éléments dans la lettre de mission, notamment : la qualification de la mission pour apprécier l éventuelle faute du professionnel en fonction et dans la limite de la mission qui lui a été confiée, A noter Ayant uniquement l obligation de vérifier la cohérence et la vraisemblance des comptes, le professionnel n avait pas l obligation de vérifier intégralement le travail accompli par le comptable de la société cliente 4. la date d établissement de la lettre de mission 5, l engagement réciproque de chacune des parties 6, les diligences à accomplir 7, les honoraires 8 (voir Titre II 5), éventuellement, des clauses d aménagement de la responsabilité 9 (voir Titre III 8), la signature des parties (voir Titre II 4). A noter Les exemples de lettre de mission proposés par l OEC ( proposent un contenu détaillé de la mission réalisée. 4 Cour d appel de Chambéry du 3 octobre Cour de cassation (chambre commerciale) du 24 octobre Cour de cassation (chambre commerciale) du 25 janvier 1977 ; cour de cassation (chambre commerciale) du 1 er février 2000 ; cour d appel de Besançon du 14 juin 2000 ; cour de cassation (chambre commerciale) du 20 mars 2001 ; cour d appel d Aix en Provence du 1 er mars Cour d appel de Douai du 25 mai 2000 ; cour d appel de Chambéry du 3 octobre Cour d appel de Dijon du 10 septembre Cour d appel de Douai du 18 décembre 2003.

13 12 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes 2.2. Dispositions particulières à certaines missions La mission proposée doit être adaptée aux particularités du client ainsi qu'à ses besoins. Cela implique que le professionnel a pris connaissance de l'entreprise, et notamment de son organisation 10, afin de définir le type de mission approprié. Pour ce faire, les normes professionnelles spécifiques précisent le contenu du contrat pour les missions qu elles réglementent. Les tableaux ci-après dressent l état de ces précisions complémentaires, en distinguant les trois catégories de missions prévues au cadre de référence : les missions d assurance portant sur des comptes complets historiques : - la mission de présentation, - la mission d examen limité, - la mission d audit contractuel, les autres missions d assurance : - la mission d attestations particulières, - la mission d examen d informations prévisionnelles, les missions sans assurance : - la mission d examen d informations sur la base de procédures convenues, - la mission de compilation. A noter Les exemples de lettre de mission de l OEC ( proposent un contenu détaillé pour chaque mission en accord avec les normes professionnelles. 10 Pour en savoir plus, voir «Acceptation et maintien des missions, en pratique» (disponible en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur

14 PRATIQUE D EXPERT 13 a. Contenu de la lettre de mission pour les missions d assurance portant sur des comptes complets historiques Eléments de contenu de la lettre de mission Présentation 11 Examen limité 12 Nature de la mission (exclusive d une mission d examen limité ou d audit) Objectifs de la mission (notamment le non décèlement d erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités) Contenu des procédures mises en œuvre (aide à la clôture des comptes et dans leur présentation formelle, à l exclusion de contrôle de la matérialité des opérations, des inventaires physiques des actifs de l entité à la clôture de l exercice comptable et de l appréciation des procédures de contrôle interne) Nature des informations à communiquer par le client Responsabilité du client sur la fiabilité, l exhaustivité et l exactitude des informations fournies Référentiel comptable sur la base duquel les comptes sont présentés Forme du rapport établi à l issue de la mission Nature de la mission (exclusive d une mission de présentation et d audit) Objectifs de la mission (notamment le non décèlement d erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités) Contenu des procédures mises en œuvre (à l exclusion de l appréciation des procédures de contrôle interne) Nature des informations à communiquer par le client Responsabilité du client sur la fiabilité, l exhaustivité et l exactitude des informations fournies Référentiel comptable sur la base duquel les comptes sont présentés Forme du rapport établi à l issue de la mission 11 NP 2300, 11 et A5. 12 NP 2400, 11 et A5.

15 14 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes Eléments de contenu de la lettre de mission Audit 13 Référentiel comptable applicable pour l établissement des états financiers Etendue de l audit Planning Composition de l équipe d audit Fourniture de déclarations écrites Alerte sur l existence d un risque de non détection d anomalies significatives Forme de communication des résultats de la mission Accord de mise à disposition d un projet d états financiers et d informations de faits pouvant les affecter Eventuelle participation d autres auditeurs et experts à certains aspects de l audit Eventuelle implication d auditeurs internes et d autres personnels Dispositions à prendre avec l auditeur précédent, dans le cas d un audit initial ; Obligation de donner accès aux dossiers de travail à d autres tiers. b. Contenu de la lettre de mission pour les autres missions d assurance Eléments de contenu de la lettre de mission Attestations particulières 14 Nature de la mission Objectifs de la mission (notamment concepts sur lesquels portera l attestation) Nature des travaux 13 ISA 210, 10, 11, A22, A26 et A NP 3100, 16.

16 PRATIQUE D EXPERT 15 Eléments de contenu de la lettre de mission Examen d informations prévisionnelles 15 Utilisation prévue des informations Destinataires des informations (diffusion générale ou restreinte) Nature des hypothèses (estimations les plus plausibles ou hypothèses théoriques) Commentaires à donner dans les notes annexes aux informations prévisionnelles Période couverte par les informations c. Contenu de la lettre de mission pour les missions sans assurance Eléments de contenu de la lettre de mission Examen d informations sur la base de procédures convenues 16 Nature de la mission (exclusive d une mission de présentation, d examen limité ou d audit) Objectif de la mission (notamment non délivrance d une assurance) Contexte de la mission Identification des informations sur lesquelles vont porter les procédures à mettre en œuvre Nature des procédures à mettre en œuvre Calendrier des procédures à mettre en œuvre Etendue des procédures à mettre en œuvre Forme et contenu du rapport relatant les constats Définition des limites à la diffusion du rapport 15 NP 3400, 11 et A5. 16 NP 4400, 11 et A4.

17 16 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes Eléments de contenu de la lettre de mission Compilation 17 Nature de la mission (exclusive d une mission de présentation, d examen limité ou d audit) Objectif de la mission (notamment le non décèlement d erreurs, actes illégaux ou autres irrégularités, la nondélivrance d une assurance et l absence de contrôle portant sur la substance des comptes) Nature des informations à communiquer par le client Responsabilité du client sur la fiabilité, l exhaustivité et l exactitude des informations fournies Référentiel comptable sur la base duquel les comptes seront préparés Définition de la forme sous laquelle les comptes seront présentés Forme et contenu du rapport établi à l issue de sa mission. Quoi qu il en soit, il appartient au professionnel de rédiger une lettre de mission compréhensible pour son client en reprenant, au minimum, les éléments obligatoires prévus par les textes réglementant la profession Autres informations légales Au-delà des informations prévues dans les textes réglementant la profession présentées ci-avant, des mentions doivent être communiquées au client, dans le respect de l article L du code de commerce (qui renvoie sur l article L du code de la consommation) : le numéro individuel d identification à la TVA ; les conditions générales comprenant notamment les conditions de règlement ; Exemple de conditions de règlement Les honoraires sont payés à la date d échéance mentionnée sur la note d honoraires. En cas de paiement anticipé, aucun escompte n est accordé. 17 NP 4410, 11 et A5.

18 PRATIQUE D EXPERT 17 En cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la note d honoraires ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d intérêt légal, le taux d intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu un rappel soit nécessaire. Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs. l assurance responsabilité professionnelle souscrite, les coordonnées de l assureur ainsi que la couverture géographique du contrat ou de l engagement. Exemple de clause concernant les informations relatives à l assurance La responsabilité civile professionnelle du professionnel de l expertise comptable est couverte par un contrat d assurance souscrit auprès de la compagnie 18 située. La couverture géographique de cette assurance porte sur le monde entier 19. La loi ne précise pas comment ces informations doivent être mises à disposition du client. Elles peuvent donc être communiquées par le biais : de la lettre de mission, des conditions générales, d une note d honoraires, du site Internet du professionnel. A noter La «directive Services», source de l obligation, indique que l obligation est remplie lorsque «les informations sont facilement accessibles au destinataire par voie électronique, au moyen d une adresse communiquée par le prestataire». Autrement dit, elles peuvent figurer sur le site Internet de la structure d exercice professionnel dont l adresse aura été communiquée. 18 Ne pas mentionner le nom du courtier ou de l agent d assurance mais de la compagnie d assurance. Pour les souscripteurs du contrat «Groupe», il s agit de COVEA RISK allées de l'europe Clichy cedex. 19 A adapter en fonction du contrat d assurance.

19 18 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes 3. Format Dans un système judiciaire latin, l écrit (quelle que soit sa forme) confère à la lettre de mission la preuve de l existence du contrat. L article 1316 du code civil dispose : «La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de transmission.» 3.1. Le format «papier» Un contrat est traditionnellement rédigé sur papier. La lettre de mission établie par les professionnels de l expertise comptable est fidèle à cette tradition même si d autres formats, plus modernes, commencent à se généraliser Le courrier électronique Deux hypothèses sont à distinguer : soit la lettre de mission est conclue exclusivement par courriers électroniques ; soit la lettre de mission signée par les parties est transmise en pièce jointe d un courrier électronique. a. Lettre de mission conclue par courriers électroniques Conformément à l article du code civil, lorsqu un écrit est exigé pour la validité d un acte juridique (ce qui est le cas de la lettre de mission), il peut être établi (et conservé) sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles et du code civil. La personne dont émane l écrit doit pouvoir être dûment identifiée et il doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. A noter En matière de preuve, l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier. La proposition contenue dans un mail doit être suffisamment précise et inconditionnelle pour constituer une offre de contracter.

20 PRATIQUE D EXPERT 19 Il est fait exception aux obligations visées aux 1 à 5 de l'article du code civil (contenu obligatoire d une offre) et aux deux premiers alinéas de l'article (possibilité pour le destinataire de vérifier le détail de sa commande avant de confirmer celle-ci pour exprimer son acceptation, et accusé réception sans délai de l auteur de l offre) pour les contrats de prestation de services qui sont conclus exclusivement par échange de courriers électroniques. Il peut en outre être dérogé à l ensemble des dispositions de l'article et des 1 à 5 de l'article précité dans les conventions conclues entre professionnels. Les contrats conclus par courrier électronique sont analysés comme des contrats par correspondance ou des contrats entre absents. Il importe donc que les parties déterminent le moment et le lieu de formation du contrat. En principe, le contrat est formé à la réception de la déclaration d'acceptation par le professionnel de l expertise comptable. Les parties peuvent cependant en décider autrement. b. Lettre de mission transmise par courrier électronique L article du code civil prévoit que le contrat peut être transmis par courrier électronique si le destinataire a accepté l usage de ce moyen. Cette acceptation est présumée dès lors que le client (considéré ici comme un professionnel) a communiqué son adresse électronique. A noter Sur la durée de conservation du courrier électronique, voir Titre II Signature La lettre de mission revêt la signature de ceux qui s engagent, c est-à-dire celle du professionnel et celle de son client (ou représentant) Signature manuscrite En effet, comme le prévoit le code civil (article alinéa 1), la signature est nécessaire à la perfection de l acte en identifiant ceux qui l apposent. Elle manifeste le consentement des parties envers leurs obligations réciproques.

21 20 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes A noter La question de l obligation de la signature du client n est pas abordée dans la décision de la cour d appel de Paris du 17 octobre Toutefois, il est recommandé de recueillir l accord exprès du client et surtout de s assurer que le défaut de réponse de celui-ci ne traduit pas un désaccord sur le contenu de la mission. Dans ce contexte, la commission juridique du CSOEC a précisé 20 que les lettres de mission sont revêtues : pour les missions de tenue, de révision et d attestation de comptes 21 : - de la signature personnelle du professionnel de l expertise comptable - et du visa 22 ou de la signature sociale 23 si le professionnel n en est pas délégataire. A noter Le seul emploi d un papier en-tête de la société ne vaut pas visa ou signature sociale. pour les autres missions 24 : - de la signature du responsable de la mission, qui n est pas nécessairement inscrit à l OEC, - et du visa 22 ou de la signature sociale 23 si le responsable de la mission n en est pas délégataire. A noter Le seul emploi d un papier en-tête de la société ne vaut pas visa ou signature sociale Signature électronique Lorsqu'elle est électronique, la signature consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie (article du code civil). 20 Commission juridique du CSOEC du 19 novembre Travaux et activités entrant dans le périmètre d exercice défini aux alinéas 1 et 2 de l article 2 de l ordonnance du 19 septembre Formule accompagnée d une signature apposée sur un acte pour constater sa remise ou sa communication. 23 La signature sociale correspond à une signature, souvent accompagnée du cachet de la société, qui, apposée sur un acte par le représentant d une personne morale, engage celle-ci. 24 Travaux relevant de l article 22 (alinéas 5, 6, et 7) de l ordonnance du 19 septembre 1945.

22 PRATIQUE D EXPERT 21 La signature électronique proposée par l OEC, Sign expert, permet d assurer l intégrité de la lettre de mission et l identité de son signataire. A noter Pour en savoir plus sur Sign expert : 5. Honoraires Afin d'éviter tout malentendu entre le professionnel de l'expertise comptable et son client, le montant des honoraires ou le principe de leur calcul (forfaitaire ou proportionnel au temps passé et aux taux horaires) est indiqué dans la lettre de mission La liberté pour principe La liberté est la règle dans la fixation des honoraires en expertise comptable, comme l indique l article 24 de l ordonnance du 19 septembre Cette liberté est confirmée par l article 158 du code de déontologie. Ainsi, la fixation du montant des honoraires est basée sur plusieurs critères, objectifs et subjectifs, qui permettent un calcul cohérent. En effet, la difficulté de l'affaire, l'usage en la matière, la situation financière du client, la notoriété du professionnel ainsi que ses diligences sont autant de critères d'évaluation possibles. En plus de la liberté de fixation multicritères, ces articles posent les principes suivants : exclusion de toute autre forme de rémunération, interdiction de calcul en fonction des résultats financiers obtenus par le client (success fees, voir Titre II 5.2). Il est, par ailleurs, permis de prendre en compte pour la fixation des honoraires des frais engagés pour la réalisation de la mission, autrement appelés frais administratifs, frais de fonctionnement ou frais de chancellerie, à l exclusion des frais de cotisations d assurance professionnelle (responsabilité civile professionnelle). Attention Lorsque le prix de la prestation ne peut être déterminé a priori ou indiqué avec exactitude, le professionnel est tenu de communiquer au client qui en fait la demande la méthode de calcul du prix permettant de vérifier ce dernier, conformément aux dispositions de l article L du code de commerce. En outre, bien que longtemps prohibées, des remises sur honoraires peuvent être accordées.

23 22 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes 5.2. Les «success fees» pour particularité La liberté de fixation des honoraires énoncée à l article 24 de l ordonnance précitée rencontre une limite : les honoraires ne peuvent pas être déterminés en proportion des résultats financiers obtenus par le client, a fortiori, quand ce résultat dépend des options techniques mises en œuvre par le professionnel de l expertise comptable. Cette interdiction, bien qu évidente pour respecter l indépendance du professionnel, n en reste pas moins limitative : seuls sont visés les résultats financiers obtenus comme paramètre de calcul de ces honoraires. A noter Le chiffre d'affaires ne peut en aucun cas être assimilé à un résultat financier obtenu par le client. Le résultat correspond à la différence entre les produits et les charges, le chiffre d'affaires ne comprend par définition que des produits. En d autres termes, la pratique des honoraires de succès (également connus sous le nom de «success fees») est autorisée sous certaines conditions : ne pas concerner les missions relevant de l article 2, alinéas 1 et 2, de l ordonnance du 19 septembre 1945 ; ne pas participer à la détermination de l assiette fiscale ou sociale du client. A noter Une modification de l article 24 de l ordonnance de 1945 est attendue au cours du 1er semestre Elle précisera le champ des missions pouvant être rémunérées par des honoraires de succès. 6. Durée de la mission Les exemples de lettres de mission diffusés par l OEC mentionnent une durée d une année correspondant à l exercice comptable avec un renouvellement par tacite reconduction. Cette annualité de la mission résulte de l annualité des obligations comptables définies au code de commerce. Une durée excédant celle de l exercice comptable peut toutefois être justifiée par des circonstances particulières comme un investissement conséquent en logiciel, matériel et formation ou la mobilisation d une équipe spécialement dédiée. La durée de la mission peut donc être modifiée pour les missions impliquant une intervention sur une période plus longue (voire plus

24 PRATIQUE D EXPERT 23 courte), d autant plus que la conclusion de contrats d abonnement sur les missions comptables (définies sous l article 2 de l ordonnance du 19 septembre 1945) n est plus proscrite. En outre, la durée de la mission peut être plus courte pour des missions ponctuelles (création d entreprise, conseil en organisation, établissement d une situation intermédiaire, ). 7. Reconduction de la mission La lettre de mission se reconduit à la fin de la mission, à la seule condition que la tacite reconduction ait été prévue initialement. Exemple clause de reconduction (mission de présentation) La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date de clôture de l exercice comptable. A défaut d une telle mention (prévue dans les exemples proposés par l OEC), une nouvelle lettre de mission devra être établie dans les mêmes conditions que la première. Attention, à ne pas utiliser cette clause dans tous les cas, notamment pour les missions occasionnelles dont la durée est fixée légalement et/ou ponctuelles (création d entreprise, conseil en organisation, établissement d une situation intermédiaire, ), pour lesquelles ce genre de clause est inopérant car inutile. En outre, dans le cas de lettre de mission établie avec un particulier, le professionnel de l expertise comptable doit, dans le respect du code de la consommation (article L 136-1), prévenir son client par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat. A défaut, le client peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la date de reconduction. A noter Les exemples de lettre de mission signés avec des particuliers proposés par l OEC ( ne prévoient pas la tacite reconduction.

25 24 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes 8. Actualisation de la lettre de mission L actualisation de la lettre de mission est à distinguer de la tacite reconduction ; cette dernière se met en œuvre si la mission est reconduite selon les mêmes termes, conditions et modalités. Ainsi, si la mission change dans sa nature, son périmètre, ses modalités, ses conditions, ses honoraires,, une actualisation de la lettre de mission est nécessaire afin de prendre en compte ces modifications, dans le respect du principe de maintien de la mission 25. A noter Cependant, si la lettre de mission initiale prévoit une clause de révision des honoraires basée sur l activité du client 26, avec un ajustement en fonction du volume d écritures annuellement traitées, la jurisprudence 27 estime qu il n est pas nécessaire d actualiser la lettre de mission et que le client ne peut pas refuser l augmentation des honoraires subséquente. Cette actualisation peut prendre la forme : d une nouvelle lettre de mission reprenant les anciennes dispositions inchangées du contrat initial et comportant les nouvelles, qui peuvent, en outre, en remplacer d anciennes. Cette nouvelle lettre de mission annule et remplace la précédente. d un avenant qui ne traite que des seuls éléments de changement par rapport au contrat initial. Il est donc succinct dans son contenu et rapide à rédiger. L avenant peut renvoyer sur les conditions générales d origine 28 ou prévoir de nouvelles conditions, si nécessaire. Exemple de clause relative aux conditions générales Nos relations seront réglées sur le plan juridique tant par les termes de cette lettre que par les conditions générales qui vous ont été communiquées en annexe de la lettre de mission en date du.. A compléter, le cas échéant, des spécificités de la nouvelle mission. A noter L OEC propose un exemple d avenant à la lettre de mission d origine sur rubrique «exercice professionnel». 25 Pour en savoir plus, voir «Acceptation et maintien des missions, en pratique» (disponible en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur 26 Sur les clauses d indexation des honoraires, voir Titre III 5.2. b. 27 Cour d appel de Paris du 12 février Dès lors qu elles restent juridiquement pertinentes et qu elles sont à jour.

26 PRATIQUE D EXPERT Conservation de la lettre de mission La lettre de mission étant le document cadre de la mission, elle est conservée aussi longtemps que la responsabilité du professionnel de l expertise comptable peut être mise en cause, soit jusqu à l extinction de la prescription de l action en responsabilité que peut encourir le professionnel. En vertu des articles 2224 du code civil et L du code de commerce (modifiés par la loi n du 17 juin 2008), la durée de prescription de l action en responsabilité envers le professionnel de l expertise comptable est, dans tous les cas, quinquennale, que la relation contractuelle soit purement civile (30 ans auparavant), exclusivement commerciale (10 ans auparavant) ou encore mixte (10 ans auparavant). Important! Ce délai de 5 ans court à compter du moment où le client a connaissance de son préjudice. A noter Des aménagements de durée peuvent être prévus contractuellement (voir Titre III 8.3). Compte tenu de cette législation, la durée de conservation de la lettre de mission correspond au délai de prescription extinctive de l action en responsabilité, au-delà duquel la personne titulaire de l action ne peut plus agir en justice : soit, dans le cas général, 5 ans à compter du moment où le client a connaissance de son préjudice ; soit, plus longtemps si des prescriptions spéciales s appliquent (prescriptions sociale et fiscale, par exemple) ; elles se cumuleront alors à la prescription générale. Attention! Dans le cadre d'un contrat avec un particulier, conclu par voie électronique, pour une somme égale ou supérieure à 120 euros, le délai de conservation est de 10 ans à compter de la conclusion du contrat lorsque l'exécution de la prestation est immédiate. Dans le cas contraire, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu'à la date de l'exécution de la prestation et pendant une durée de 10 ans à compter de celle-ci (article du code de consommation). Nonobstant ces délais, un délai butoir de 20 ans à compter du jour de la naissance du droit est légalement prévu (article 2232 du code civil).toute action au-delà de ce délai devient ainsi impossible. En conclusion, la lettre de mission devrait donc être conservée pendant 5 ans minimum à compter de la fin de la mission, augmentés des délais de prescriptions particuliers, le moment où le client pourrait avoir

27 26 Titre II Faites vos lettres de mission : les principes connaissance d un préjudice imputable à une faute du professionnel étant méconnu. Enfin, dans le cas très fréquent où le professionnel exerce au sein d une société commerciale, il doit, aux termes de l article L du code de commerce, conserver ses pièces justificatives (notes d honoraires et lettres de missions qui les justifient) pendant 10 ans. A noter Concernant la lettre de mission «électronique», la conservation de cet écrit électronique doit préserver les fonctions essentielles de l'acte : identification de l auteur et intégrité de l acte, c'est-à-dire porter à la fois sur le document signé lui-même ainsi que sur les éléments permettant sa vérification (certificat électronique et liste de révocation des certificats).

28 PRATIQUE D EXPERT 27 TITRE III FAITES VOS LETTRES DE MISSION : LES BONS USAGES EN PRATIQUE Rappel La norme professionnelle de maîtrise de la qualité prévoit la mise en place de procédures pour l acception et le maintien de relations avec les clients, qui aboutissent à l établissement de la lettre de mission. 1. Préalables à la lettre de mission Le professionnel, en cas de reprise de dossier et dans le respect du code de déontologie (article 163), adresse un courrier au prédécesseur 1. S il le souhaite, il peut établir une proposition commerciale (autrement appelé «devis») permettant de : formaliser l entretien préalable ou répondre à un appel d offres, présenter brièvement la mission envisagée, proposer un montant d honoraires. A noter Cette proposition commerciale peut ainsi permettre de préparer efficacement la lettre de mission puisque celle-ci reprend les principaux éléments en les détaillant : définition de la mission, montant des honoraires, répartition des travaux, et y ajoute les conditions générales et autres informations obligatoires (voir Titre II 2.3). 1 Pour en savoir plus, voir «Acceptation et maintien des missions, en pratique» (disponible en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur

29 28 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique 2. Tableau de répartition des tâches Le tableau de répartition des tâches, souvent annexé à la lettre de mission présente les obligations réciproques de chacune des parties Des bons usages Le tableau de répartition des tâches formalise «qui fait quoi quand?» : quoi? grâce à la colonne «nature des obligations respectives», qui? grâce à la colonne «répartition des travaux», décomposée en quatre colonnes : «membres de l Ordre», «client», «autres intervenants» et «non applicable ou non retenu», quand? grâce à la colonne «périodicité». Partie intégrante de la lettre de mission, ce tableau permet d organiser efficacement la mission et les relations des cocontractants, en décrivant les obligations de chacune des parties et les limites dans les travaux. Ainsi, en plus de définir ce que le professionnel fait, il peut préciser ce qu il ne fait pas car non applicable ou relève de la responsabilité du client ou non retenu par ce dernier. A noter Il pourrait paraître inapproprié d inclure cette information. En réalité, cette méthode participe à l efficacité de la mission, à la présentation des travaux réalisables et à la limitation de la responsabilité du professionnel En pratique En pratique, pour définir au mieux les obligations de chacune des parties, il est conseillé de proposer une liste la plus complète possible des tâches réparties selon la nature de la mission envisagée : les interventions de nature comptable, les interventions de nature fiscale, les interventions de nature sociale, les interventions de nature juridique, les interventions de nature organisationnelle ou de gestion,

30 PRATIQUE D EXPERT 29 A noter En effet, une lettre de mission traditionnelle contient en général : - une mission de présentation pour laquelle les diligences sont définies par la norme correspondante, - d autres prestations (comptables, fiscales, sociales, juridiques, ) non normalisées spécifiquement pour lesquelles seul le contrat définit le champ de l intervention du professionnel. Pour ces prestations, il est donc essentiel d être très précis sur ce que l on fait et sur ce que l on ne fait pas. A partir de cette liste, le professionnel n a plus qu à indiquer les travaux : qui lui incombent, qui incombent au client, qui sont non applicables ou encore non retenus par le client, et de renseigner la périodicité correspondante, en utilisant, par exemple le système suivant : «M» pour une régularité mensuelle «T» pour une tâche trimestrielle «A» pour une obligation annuelle «P» pour une tâche ponctuelle «ND» pour une régularité non définie A noter Les exemples de lettre de mission proposés par l OEC ( prévoient un tableau de répartition des tâches, selon la nature de la mission. Ces exemples doivent être adaptés par le professionnel selon le dossier traité. En outre, Conseil sup services ( propose un outil pratique de répartition des tâches et de calcul des honoraires correspondant. Cette grille de travaux, annexée à la lettre de mission, reprend toutes les tâches, retenues ou non, applicables ou non, précisant ce qui est du ressort du professionnel et formalisant ce qui n est pas à sa charge. A noter Intégré dans un logiciel de gestion interne, le tableau de répartition des tâches permet d établir la planification des travaux notamment récurrents (tableau de planification des déclarations sociales et fiscales par exemple), la budgétisation générale et le contrôle budgétaire des dossiers, la répartition des travaux entre les équipes et l éventuel rééquilibrage

31 30 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique Ainsi, cette solution : organise efficacement la mission, limite la responsabilité du professionnel de l expertise comptable aux interventions qu il a contractuellement prévu de faire. A noter Dans le dossier concerné, ce tableau de répartition des tâches est à la base du programme de travail du dossier. 3. Modalités de réalisation de la mission Répondre aux questions «qui fait quoi quand?» est important. Répondre également à la question «comment?» est essentiel. En plus de la répartition des tâches et de leur fréquence, des informations sur les modalités de réalisation donnent à la lettre de mission une dimension organisationnelle Des bons usages Il est de plus en plus courant de trouver dans les lettres de mission les modalités d organisation et de réalisation des missions. La généralisation de cette méthode consistant à décrire les aspects organisationnels de la mission permet d instaurer une relation d affaires efficace et permet en outre : d expliquer un éventuel dépassement d honoraires dû au nonrespect par le client de ses obligations qui désorganise le professionnel (les pièces comptables devraient être classées dans des chemises mais elles arrivent éparses dans un carton!) de justifier du non-respect de son obligation de moyens par le fait que le client n a pas respecté la sienne (les éléments de variable de paie devaient arriver quatre jours avant la fin du mois sous tableur ; elles ont été transmises le dernier jour du mois par fax!) En pratique Ces modalités peuvent être incluses dans la lettre de mission ou l accompagner dans un document séparé, tel qu un guide ou livret d accueil.

32 PRATIQUE D EXPERT 31 Elles complètent efficacement les dispositions visant à limiter la responsabilité civile du professionnel proposées par l OEC dans les exemples de lettre de mission. Exemple de clause La responsabilité du professionnel de l expertise comptable ne peut notamment être engagée dans l hypothèse où le préjudice subi par le client est une conséquence : - d une information erronée ou d une faute ou négligence commise par le client ou par ses salariés, - du retard ou de la carence du client à fournir une information nécessaire au professionnel de l expertise comptable, - des fautes commises par des tiers intervenant chez le client. Quelle que soit la forme retenue, les modalités doivent être précises, claires et présentées de manière pédagogique. Exemple 2 de règles d organisation comptable et administrative Une bonne organisation administrative et comptable vous permet de : - ne perdre aucun document, - gagner du temps, - suivre sereinement la gestion de votre entreprise mais également sa trésorerie, - éviter certains redressements en matière fiscale et sociale, - réduire le montant de nos honoraires dans la mesure où nous ne perdrons pas de temps, à trier, rechercher ou demander des documents éparpillés, mal rangés ou égarés. Cette organisation passe nécessairement par le classement de tous les documents liés à votre entreprise. Ce classement doit s effectuer par nature et par ordre chronologique. Il convient d ouvrir un classeur, par type de documents, par année [ ]. Prévoir deux classeurs (ou deux intercalaires) pour le classement des factures de ventes : - 1 er classeur : factures émises, en attente de règlement Les factures de ventes émises et non encore réglées y seront classées par mois d encaissement prévu (une intercalaire par mois). - 2 nd classeur : factures émises, réglées 2 Extrait du guide d accueil client proposé sur

33 32 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique Une fois encaissées, les factures peuvent être classées définitivement dans ce classeur après y avoir indiqué le mode de règlement et la date de règlement Les factures pourront être rangées par mois de date de facture ou par client. Exemple 3 de modalités d organisation d une mission d assistance en matière sociale L établissement de la paie et des déclarations sociales liées conduit à la mise en place du fonctionnement suivant : - Les éléments nécessaires à l établissement mensuel de la paie doivent être transmis spontanément au cabinet (ou à l AGC) par courriel, par fax, ou en saisie directe via le portail du cabinet (ou de l AGC) (à adapter pour chaque dossier), jours avant la date d échéance de la paie, sauf cas de force majeure. La transmission des éléments sera faite en utilisant les modèles de documents préparatoires convenus. - En cas de non transmission des informations par l entité dans les délais prévus, le bulletin de salaire pourra, sauf avis contraire de l entité, être établi à l identique de celui du mois précédent ; une régularisation étant faite, le cas échéant, le mois suivant en fonction des informations transmises par l entité. - Les imprimés de déclarations de charges sociales doivent être transmis au cabinet (ou à l AGC), dans leur format original, dès réception au sein de l entité (sauf en cas de déclarations établies par le client). - Pour toute déclaration qui ne sera pas adressée au cabinet (ou à l AGC) dans les délais fixés, celui-ci décline toute responsabilité sur les conséquences de la production hors délai. - Toute modification sur le contrat de travail d un salarié doit être communiquée au cabinet (ou à l AGC) dès sa survenance, en même temps et selon les mêmes modalités que les données mensuelles de paie [ ]. 4. Présentation des intervenants Les professionnels qui veulent distinguer leurs offres présentent nommément dans la lettre de mission les personnes de l équipe qui interviendront sur le dossier, dès lors que ces dernières ont été désignées. 3 Extrait de l exemple de lettre de mission proposé sur

34 PRATIQUE D EXPERT Des bons usages Les clients sont très sensibles à la présentation de l équipe d intervention. Cela participe en effet à leur montrer qu ils ne sont pas un client ordinaire et qu ils sont traités avec égard : ils ont déjà une personne ou une équipe dédiée. Cette présentation indique le plus couramment : l identité du ou des intervenants, le type de profil, leur fonction et leurs compétences, leurs coordonnées directes (téléphoniques et électroniques), éventuellement leur photo pour donner un aspect humain à la présentation En pratique Cette pratique contribue à formaliser indirectement le respect de principes généraux, connexe à celui de l établissement de la lettre de mission, tels que la compétence, la qualité du travail, la programmation des travaux, la supervision et la délégation. En effet, le fait de présenter les intervenants pressentis pour la mission dès le contrat montre au client que : les intervenants qui seront chargés de son dossier sont compétents, la mission a été planifiée pour s assurer qu ils étaient disponibles, leurs travaux font l objet d une supervision, la qualité du travail sera donc assurée. Cette présentation de l équipe, qui participe grandement à l aspect commercial de la lettre de mission, contribue à rendre cette dernière moins traditionnelle et plus agréable. Cela peut faire la différence lors d une éventuelle mise en concurrence et présente l avantage de respecter indirectement d autres obligations déontologiques et normatives.

35 34 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique A noter Conseil sup services ( propose un livret d accueil clients dans lequel la présentation des intervenants est présentée sous forme de tableau. Bien entendu, les professionnels qui choisissent une telle présentation doivent préciser les modalités de remplacement en cas d une éventuelle défection de l une des personnes présentées. Exemple de rédaction Si, pour des raisons que nous ignorons à ce jour, certains membres de cette équipe ne pouvaient intervenir sur cette mission, nous mettrions alors à votre disposition des intervenants de compétences comparables pour vous assurer une prestation de niveau égal. 5. Honoraires 5.1. Des bons usages Les honoraires sont librement fixés par le professionnel et son client (sous les réserves déjà évoquées) tant dans leur montant que dans leur modalité. Ainsi, ils peuvent être évalués : de manière forfaitaire, lorsque le professionnel propose à son client, dans le cadre d'une mission déterminée, un montant d honoraires global qui ne fait pas expressément référence au temps passé. Dans ce cas, leur montant est négocié à l'avance entre le client et le professionnel de l'expertise-comptable ; ils ne peuvent être modifiés qu'en accord avec le client. selon le temps passé, quand ils sont facturés en fonction du temps effectivement passé par le professionnel et son équipe dans le cadre d'une prestation déterminée. Dans ces conditions, les parties conviennent du montant de la facturation horaire du professionnel de l expertise comptable et/ou de ses collaborateurs, qui sera appliqué au nombre d heures passées pour réaliser les prestations effectuées par le membre de l Ordre. à la tâche, lorsque le professionnel, indépendamment du temps, facture la prestation unitairement (méthode de plus en plus pratiquée pour les missions sociales/paie).

36 PRATIQUE D EXPERT 35 A ces honoraires dits «de diligences», peuvent être ajoutés différents frais liés à la mission en les refacturant : sur justificatif, sur la base d un forfait, en fonction d un pourcentage des honoraires En pratique Le calcul permettant d aboutir au montant des honoraires est clairement indiqué dans la lettre de mission. Le contrat présente ainsi une valorisation précise et transparente des honoraires de la mission, gage d une saine relation d affaires. Elle permet, par ailleurs, d expliquer, de justifier et donc de facturer plus aisément un éventuel dépassement d honoraires lié à des conditions particulières de déroulement de la mission. Si des frais administratifs sont refacturés, la lettre de mission prévoit un paragraphe qui explique à quoi ils correspondent. Exemple de paragraphe sur les frais administratifs Les frais de mission et frais techniques sont refacturés sur la base des travaux effectués : supports informatiques, photocopies ou rapports en nombre, routages, affranchissements, courses, déplacements, hébergement, restauration, documentation spécifique, traduction, location de salle, de matériel, de personnel et tout autre frais. Ces frais sont refacturés sur la base du barème forfaitaire suivant : - les frais de déplacement, soit transport, hôtellerie, restauration, conformément aux tarifs définis en accord avec vous ou, à défaut : - tarif kilométrique voiture fiscal de référence, - hôtel 3 étoiles, - trajet SNCF 1ère classe (ou avion classe courante en France, «affaire» à l'international), - déjeuner : xx euros dîner : xx euros Dans le cas de prestations durant plusieurs jours, au-delà d'une heure de trajet depuis le cabinet (ou l AGC) ou de 40 km de distance depuis le cabinet (ou l AGC), l équipe de notre cabinet (ou de notre AGC) restera sur place pendant les nuits avant et inter-prestations, et sera donc hébergé dans un hôtel.

37 36 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique a. Honoraires de succès L ensemble des missions du professionnel de l expertise comptable ne peut être rémunérée par des honoraires de succès. Ainsi, les missions relevant de l article 2, alinéas 1 et 2, de l Ordonnance du 19 septembre 1945 ne peuvent être rémunérées par de tels honoraires. Il s agit notamment de missions de nature comptable : révision, attestation, tenue, centralisation, arrêté, surveillance, consolidation. En effet, il s agit de missions dans lesquelles l influence des options techniques adoptées par le professionnel a un impact déterminant (bénéfice comptable ou fiscal), et dans lesquelles le praticien est appelé à exprimer un avis ou une opinion sur la qualité des comptes et documents élaborés ou examinés avec son concours. Exemples de missions ne pouvant pas être rémunérées par des honoraires de succès - Missions d assurance (présentation de comptes annuels, ), - Mission d assistance comptable (tenue, compilation, ), - Missions participant à la détermination de l assiette fiscale ou sociale, A l inverse, les missions pouvant être rémunérées par des honoraires de succès sont toutes les missions n entrant pas dans les prérogatives d exercice du professionnel de l expertise comptable ou ne participant pas à la détermination de l assiette fiscale ou sociale du client. Exemples de missions pouvant être rémunérées par des honoraires de succès - Mission d accompagnement à l acquisition ou la cession d entreprise, - Mission d accompagnement en recherche de financements, médiation, A noter Une modification de l article 24 de l ordonnance de 1945 est attendue au cours du 1er semestre Elle précisera le champ des missions pouvant être rémunérées par des honoraires de succès. L attribution d honoraires de succès dépend d un événement aléatoire et indépendant de la seule volonté du professionnel ; dans le cas contraire, il s agirait d honoraires de diligence.

38 PRATIQUE D EXPERT 37 Pour mettre en œuvre les «success fees», certaines conditions doivent être respectées : les honoraires de succès doivent être prévus dans la lettre de mission ou un avenant, le principe de leur facturation et la définition a minima de leur mode de calcul (pas forcément du montant) doivent être actés, les honoraires de succès doivent être complémentaires à des honoraires de diligences, ils ne peuvent constituer le seul mode de rémunération du professionnel, les honoraires de succès peuvent être supérieurs aux honoraires de diligence, mais ne doivent pas être excessifs par rapport au service rendu. A noter Comme dans toute mission, le professionnel veille, à travers la facturation d honoraires de succès, à ne pas compromettre son indépendance, et à ne pas se placer en situation de conflit d intérêts. b. Indexation des honoraires L indexation des honoraires est envisageable dès lors que l indice utilisé est pertinent et qu en tout état de cause il ne constitue pas un indicateur de portée générale. A noter Aucun texte de la profession ne fait référence à la possible revalorisation des honoraires. En revanche, les articles L112-1 et L112-2 du code monétaire et financier évoquent l indexation des prix des produits et des services 4. Ainsi, la lettre de mission qui lie contractuellement le client et le professionnel peut prévoir l indexation des honoraires sous réserve d utiliser un indice en relation : avec l objet du contrat, ou en relation avec l activité d une des deux parties. 4 Si l on a pu douter de l application de ces dispositions à la profession d expertise comptable, les incertitudes ont été définitivement levées par un arrêt de la cour d appel de Paris du 29 mars 1977 qui a rappelé que lorsque le législateur régit le prix des prestations de services, tous les services sont concernés sans qu il y ait lieu de distinguer selon la nature du service.

39 38 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique Est, en revanche, expressément interdite l utilisation des indices suivants (article L du code monétaire et financier) : l évolution du SMIC, l évolution du niveau général des prix, l évolution du niveau général des salaires, l évolution des prix des biens, produits ou services n ayant pas de relation directe avec la convention, l évolution des prix des biens, produits ou services n ayant pas de relation directe avec l activité de l une des deux parties. En pratique, peuvent être retenues comme référence dans le calcul de l évolution des honoraires : l évolution indicielle des biens, produits ou services ayant une relation directe avec l objet de la convention, l évolution indicielle des biens, produits ou services ayant une relation directe avec l activité de l une des deux parties A noter Certains professionnels qui pratiquent l indexation des honoraires utilisent l indice Syntec 5. Pour autant, cet indice ne devrait être retenu par la profession que dans des cas précis : - si la mission est une mission de conseil (informatique, ingénierie, management, etc.) : dans ce cas l indice est en relation avec l objet du contrat, - si le client dépend lui-même de la fédération Syntec, dans ce cas l indice est en relation avec l activé de l une des deux parties(le client). La solution la plus simple est d utiliser un indice qui convienne quel que soit l objet de la convention ou l activité du client, c'est-à-dire un indice qui soit donc en relation avec l activité du professionnel de l expertise comptable : il s agit de l indice de prix hors taxes relatifs aux services comptables, actualisé trimestriellement par l Insee 6. Cette solution présente l avantage d être applicable à toutes les missions et tous les clients. 5 La fédération SYNTEC regroupe les syndicats suivants : Syntec informatique, Syntec ingénierie, Syntec conseil en management, Syntec études marketing et opinion, Syntec conseil en relations publiques, Syntec conseil en évolution professionnelle et Syntec conseil en recrutement. 6 Cet indice porte le numéro Il est disponible à l adresse suivante : rubrique «accès direct à une série».

40 PRATIQUE D EXPERT 39 Une autre solution consiste à faire référence à un indice qui soit en corrélation avec l activité du client. Cette solution, bien que tout aussi opérante que la précédente, est cependant moins pratique puisqu il faut rechercher pour chaque client, l indice qui correspond à son activité. Cette solution peut cependant, selon l évolution de l indice retenu, aboutir à une revalorisation plus avantageuse que celle qui aura été calculée avec l indice de la profession. Quel que soit l indice retenu, l indexation est prévue au contrat. Exemple de clause d indexation Les honoraires prévus au présent contrat, seront, toutes choses égales par ailleurs, revalorisés à leur date anniversaire selon l évolution de l indice., disponible au jour de l établissement du contrat, et selon la formule suivante : Honoraires contractuels d origine x (dernier indice publié à la date de révision / indice de référence retenu dans la lettre de mission). L indexation étant annuelle, la jurisprudence refuse une hausse pluriannuelle des honoraires permettant le rattrapage de plusieurs années d augmentations non effectuées 7. c. Revalorisation des honoraires Indépendamment de l indexation, les honoraires peuvent être revalorisés en fonction de modifications inhérentes à la mission : volume de documents à traiter, périmètre de la mission, Dans ce cas, un avenant (ou une nouvelle lettre de mission) devra être établi pour prendre en compte ces modifications, impactant le montant des honoraires. A noter Pour en savoir plus, voir Titre II Missions complémentaires Combien de clients s adressent à un autre prestataire pour une mission qui relève, la plupart du temps, des compétences de leur expert-comptable? Par manque d information, le client peut, en effet, être amené à consulter d autres prestataires. 7 Cour de cassation du 18 septembre 2012.

41 40 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique La mise à disposition d un «catalogue» de prestations peut pallier cette problématique et permettre au professionnel de l expertise comptable de proposer des missions complémentaires plus facilement. A noter Les règles déontologiques (article 152 du code de déontologie) en matière de communication (informations objectives, justifiées et vérifiables) sont alors à respecter Des bons usages Il est d usage que le professionnel de l expertise comptable propose une offre de services («catalogue») recensant les prestations réalisables et les tarifs correspondant. Cette offre de services peut être communiquée sur le site Internet du professionnel, sur support papier (plaquette commerciale) ou plus simplement avec la lettre de mission En pratique En présentant l étendue des travaux envisageables, la lettre de mission devient une véritable plaquette commerciale. A noter Le tableau de répartition des tâches (voir Titre III 2) peut participer à la présentation des missions réalisables. Le client sait ainsi que toutes les tâches non retenues ou non applicables sont dans les compétences du professionnel. Une autre façon d envisager la présentation de ces prestations potentielles est de leur consacrer quelques lignes dans le corps de la lettre de mission. L exemple de lettre de mission d assistance à l établissement de paie proposé par l OEC prévoit cette opportunité, en présentant les autres missions réalisables : assistance dans la relation avec les salariés, assistance lors de contrôles, assistance dans le choix et la mise en place de systèmes de rémunération et de couverture, assistance dans la gestion des compétences, assistance dans la gestion de la représentation du personnel,

42 PRATIQUE D EXPERT 41 A noter Cet exemple est disponible sur rubrique «exercice professionnel». Pour autant, le fait de lister les autres potentielles missions possibles ne vaut pas lettre de mission. La lettre de mission se doit donc d être claire sur ce point en précisant qu un avenant sera nécessaire pour mettre en œuvre une de ces missions complémentaires. Exemple de paragraphe sur la contractualisation des autres missions Toute intervention non comprise dans la lettre de mission, avant d être engagée, devra faire l objet d une lettre de mission complémentaire ou d un avenant soumis préalablement à votre approbation. Elle fera l objet d une facturation d honoraires et/ou de frais supplémentaires. A noter Les informations relatives aux clients (activité du client, structure juridique, taille, effectifs, régimes fiscal et social, ) contenues dans les lettres de mission peuvent être centralisées dans un fichier. Une fois triées, le professionnel peut identifier facilement les services et missions complémentaires à proposer. 7. Rupture du contrat 7.1. Rupture du contrat par le professionnel de l expertise comptable 8 Le professionnel exerce sa mission jusqu à son terme normal, c est-à-dire celui qui est indiqué dans la lettre de mission. Cependant, le professionnel : peut interrompre la mission, sans porter préjudice au client, pour des motifs justes et raisonnables tels que la perte de confiance manifestée par le client ou la méconnaissance par celui-ci d une clause substantielle du contrat (article 156 du code de déontologie) ; doit dénoncer le contrat dès la survenance d un événement susceptible de le placer dans une situation de conflit d intérêts ou de porter atteinte à son indépendance (article 157 du code de déontologie). 8 Pour en savoir plus, voir «Acceptation et maintien des missions, en pratique» (disponible en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur

43 42 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique 7.2. Rupture du contrat par le client Le client peut mettre fin à la mission du professionnel dans le respect des conditions prévues dans la lettre de mission. a. Rupture normale Les conditions normales de rupture s entendent par le respect du préavis prévu dans la lettre de mission, usuellement fixé (pour les missions récurrentes de nature comptable) à trois mois avant la date de clôture de l exercice comptable même s il peut être contractuellement d une durée supérieure ou inférieure. Exemple de clause La mission est renouvelable chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date de clôture de l exercice comptable. En l'absence de précision dans la lettre de mission, le client peut rompre la relation sans formalité, sous réserve que la rupture ne soit ni brutale ni abusive. A noter La brutalité ou le caractère abusif de la mission est appréciée au regard de la durée de la mission. Dès lors, pour une mission annuelle, le client devra respecter un préavis raisonnable, évalué dans la profession d expertise comptable, à un mois 9. b. Rupture anticipée Si le client ne respecte pas les conditions de rupture, notamment le préavis prévu dans la lettre de mission, celle-ci peut prévoir le versement d une indemnité de rupture, assimilée à une clause pénale. L article 1226 du code civil dispose en effet que «la clause pénale est celle par laquelle une personne, pour assurer l exécution d une convention, s engage à quelque chose en cas d inexécution». La Cour de cassation a précisé qu il était possible de sanctionner par une clause pénale non seulement l inexécution de l obligation principale du contrat mais aussi toute obligation accessoire (comme le non-respect du délai de préavis) dès lors que les parties ont pris la peine de le stipuler. 9 Cour d appel de Versailles du 24 mai 2007.

44 PRATIQUE D EXPERT 43 Concernant le montant de la clause pénale, il est dans son essence même d être relativement élevé (en général, il excède sensiblement le montant du préjudice subi en cas d inexécution), le but étant d inciter fortement le client à respecter son obligation. Pour exemple, la Cour d appel de Bourges 10 a admis la licéité d une indemnité de rupture de 25% des honoraires. Néanmoins, dans cet arrêt, le client était une société. Si le client avait été un particulier (un nonprofessionnel), la solution aurait pu être différente. En effet, l article L du code de la consommation dispose que «dans les contrats conclus entre professionnels et non-professionnels ou consommateurs, sont abusives les clauses qui ont pour objet ou pour effet de créer, au détriment du non-professionnel ou du consommateur, un déséquilibre significatif entre les droits et obligations des parties au contrat». L article R du même code énumère un certain nombre de clauses comme étant présumées abusives jusqu à preuve du contraire, la preuve devant être apportée par le professionnel. Parmi ces clauses figure celle qui impose au non-professionnel ou au consommateur qui n'exécute pas ses obligations une indemnité d'un montant manifestement disproportionné. Ainsi, dans l hypothèse où le client est un particulier, le professionnel de l expertise comptable qui imposerait une indemnité de rupture particulièrement élevée devrait la justifier objectivement pour qu elle échappe à la qualification de clause abusive. Dans tous les cas, pour se prévaloir de l indemnité de rupture, le professionnel de l expertise comptable n aura pas à prouver un quelconque préjudice : «la clause pénale, sanction contractuelle du manquement d une partie à ses obligations, s applique du seul fait de son inexécution» 11. A noter Si le juge décidait de minorer le montant contractuellement prévu, le professionnel serait appelé à apporter des éléments appuyant sa demande d indemnisation. L absence de préjudice n interdit pas son application 12, à la seule condition qu elle ait été prévue au contrat. 10 Cour d appel de Bourges du 1er avril Cour de cassation du 12 janvier Cour de cassation du 2 octobre 1974.

45 44 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique Exemple de clause pénale En cas de résiliation au cours d un exercice comptable, et sauf faute grave imputable au professionnel de l expertise comptable, le client devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d une indemnité conventionnelle égale à % des honoraires annuels convenus pour l exercice en cours ou de la dernière année d honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par le professionnel de l expertise comptable à raison de l inclusion du dossier du client dans sa charge de travail de l année en cours. Si aucune clause pénale n'a été prévue, le client ne peut être contraint de régler les honoraires dus pour une année entière. Il doit en revanche s'acquitter des honoraires dus pour les travaux déjà effectués à la date de la rupture. 8. Limitation de la responsabilité Si le professionnel ne peut pas s exonérer de sa responsabilité, il peut cependant, dans la lettre de mission, limiter les risques de mise en cause de cette responsabilité, notamment en termes de délai (diminution de la prescription de l action en responsabilité) ou de montant 13 (plafonnement de l éventuel dédommagement) et délivrer des informations entrant dans le cadre de son obligation de conseil La circonscription des obligations principales La jurisprudence rappelle régulièrement que les clauses limitatives de responsabilité ne sauraient porter sur l obligation principale du débiteur de l obligation au risque de la vider de son essence. La mission confiée au professionnel de l expertise comptable, en vertu de sa lettre de mission, relève d une obligation essentielle du professionnel dont il ne peut s affranchir, d autant plus que cette notion d obligation essentielle est interprétée de manière extensive par les juridictions. En pratique, il parait donc impossible de prévoir dans la lettre de mission une clause limitant la substance de l obligation essentielle du professionnel. 13 Les professionnels sont tenus de s assurer pour un montant minimum, par assuré, de euros par sinistre et d un million d euros par année d assurance (article 17 de l ordonnance de 1945 dont les modalités d application sont données à l article 138 du décret n du 30 mars 2012).

46 PRATIQUE D EXPERT 45 A noter Rappelons cependant que la précision des obligations réciproques (voir Titre III 2) limite le risque de mise en cause : les attributions étant mieux délimitées, il devient plus difficile de reprocher au professionnel de ne pas avoir accompli les tâches non prévues ou non applicables Le plafonnement du dédommagement Les clauses prévoyant le plafonnement de l éventuel dédommagement en cas de mise en cause de la responsabilité du professionnel ont fait l objet de nombreuses discussions sur leur validité, notamment au regard du droit de la consommation qui les répute non écrites dans un contrat liant un professionnel à un non professionnel 14. Cependant, cela n est pas applicable aux lettres de mission établies par un professionnel de l'expertise comptable puisque le client n est ni un non professionnel ni un consommateur comme l ont précisé, d une part, la directive européenne du 5 avril 1993 et, d autre part, une décision de la cour de cassation du 5 mars A noter Le particulier qui contractualise avec un professionnel de l expertise comptable une mission est, en revanche, un non professionnel. Le professionnel ne pourra donc pas prévoir dans la lettre de mission de limiter le montant de l indemnité en cas de mise en cause. Un arrêt de cour d appel 15 indique qu une clause plafonnant le montant de l indemnité due par le professionnel à son client en cas de faute est légale. La jurisprudence confirme donc que ce type de clause est envisageable dans la lettre de mission. Le montant est à apprécier en vue de la nature de la mission confiée au professionnel. Pour autant, la clause ne doit pas contredire l obligation essentielle du contrat, c est-à-dire rendre le montant de l indemnité prévue dans la clause limitative dérisoire par rapport au préjudice éventuel. 14 Article L du code de la consommation. 15 Cour d appel de Douai, 18 décembre 2003, non publié.

47 46 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique Exemples de clause plafonnant le montant du dédommagement 16 - La responsabilité contractuelle du professionnel de l expertise comptable à l égard du client, pour toutes les conséquences dommageables d une même mission, est limitée au montant fixé à l article 138 du décret n du 30 mars La responsabilité civile du professionnel de l expertise comptable est limitée à un montant maximum de... A noter Si le montant stipulé apparaît dérisoire, le juge conserve la faculté de le réviser à la hausse et en cas de faute lourde du professionnel, cette limitation de réparation serait réputée non écrite La limitation de la durée de la responsabilité Les actions en responsabilité contre le professionnel de l expertise comptable se prescrivent selon le droit commun. Depuis la loi n du 17 juin 2008, l article 2224 du Code civil prévoit que les actions contractuelles et délictuelles se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire du droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d agir. Ce délai peut être abrégé (ou allongé) par une disposition inscrite dans la lettre de mission en vertu de l article 2254 du Code civil. La durée de la prescription peut ainsi être réduite (sans être inférieure à un an) ou étendue (sans être supérieure à dix ans). A noter Cette disposition connait une exception prévue au code de la consommation dans son article L 137-1, si le client est un non professionnel. Le particulier qui contractualise avec un professionnel de l expertise comptable une mission étant un non professionnel, la lettre de mission ne pourra pas modifier la durée de la responsabilité qui restera fixée à 5 ans. En dehors des prestations pour un particulier, cette possibilité juridique permet aux professionnels de proposer dans leurs contrats, un délai de prescription d action entre un et dix ans. 16 Choisir la clause la plus appropriée. 17 Les professionnels sont tenus de s assurer pour un montant minimum, par assuré, de euros par sinistre et d un million d euros par année d assurance.

48 PRATIQUE D EXPERT 47 Exemple de clause limitant la durée de la responsabilité En application de l article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à 18 à compter de la connaissance des événements ayant causé un préjudice à l entreprise. Attention! Si la durée peut être contractuellement aménagée, le point de départ ne peut l être : il correspond au moment où le préjudice est connu (ou aurait dû être connu) par le titulaire du droit. La limitation de la durée de la responsabilité et celle du montant de l éventuel dommage peuvent être réunies dans une même clause. Exemples de clauses limitant la durée de la responsabilité et le montant de l éventuel dédommagement - En application de l article 2254 du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à trois ans à compter de la connaissance des évènements ayant causé un préjudice à l entreprise et pour un montant fixé à l article 138 du décret du 30 mars En application de l article 2254 du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à trois ans à compter des évènements ayant causé un préjudice à l entreprise et pour un montant maximum de Le respect du devoir de conseil Le devoir de conseil (ou obligation de conseil), obligation historiquement mise à la charge des professionnels par la jurisprudence, relève d une disposition déontologique (article 155 du code de déontologie). Ce devoir, né du déséquilibre présumé de connaissances entre le professionnel et son client, consiste à évaluer les différentes possibilités, préconiser des solutions, éclairer sur les obligations. Il s applique à toutes les missions. A noter A la lumière des nombreuses décisions jurisprudentielles, le devoir de conseil comporte quatre niveaux d obligation : l information, la mise en garde, l exigence et le refus de toute complaisance. 18 L OEC recommande de limiter cette durée à trois ans.

49 48 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique Limité à la mission du professionnel, la lettre de mission circonscrit le devoir de conseil du professionnel au périmètre de la mission qu elle définit. En outre, par le rappel des obligations qui s imposent au client et des options qui s offrent à lui, la lettre de mission (ou le livret d accueil du client, voir Titre III 3) formalise le respect de ce devoir. Si ces insertions ne permettent pas de respecter totalement l obligation de conseil qui incombe au professionnel, les deux premiers niveaux (information et mise en garde) peuvent être atteints. A noter Les informations relatives aux clients (activité du client, structure juridique, taille, effectifs, régimes fiscal et social, ) contenues dans les lettres de mission peuvent être centralisées dans un fichier. Une fois triées, le professionnel peut facilement identifier les informations (sectorielles, fiscales, sociales, ) relevant des obligations qui s imposent à ses clients ou les options qui s offrent à eux, afin de leur communiquer, lui permettant ainsi de respecter son obligation de conseil Levée du devoir de discrétion Le devoir de discrétion s impose au professionnel de l expertise comptable en vertu du Code de déontologie. Le client qui contracte avec un professionnel de l expertise comptable doit avoir l assurance que les informations fournies à celui-ci ne seront pas divulguées sans son accord et ne seront pas utilisées à des fins étrangères à la mission, notamment dans l intérêt du professionnel de l expertise comptable ou d un tiers. La discrétion vise toutes les informations générales, recueillies au cours de la mission, hors celles couvertes par le secret professionnel 19, que le professionnel de l expertise comptable ne doit pas divulguer sans avoir recueilli l accord exprès préalable de son client. 19 Sur la distinction juridique et pratique entre secret professionnel et devoir de discrétion, voir les ouvrages «Exercice professionnel et déontologie» et «Expertise comptable et secret professionnel», disponibles en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur

50 PRATIQUE D EXPERT 49 A noter En cas de manquement à son devoir de discrétion ou à son obligation de confidentialité, la responsabilité civile professionnelle et disciplinaire du professionnel de l expertise comptable pourrait être mise en cause sur ce fondement. Pour éviter de tels désagréments, la lettre de mission peut utilement prévoir la levée du devoir de discrétion 20 entre le client et le professionnel pour l envoi des documents et/ou la délivrance d informations à des tiers nommément désignés, tels que le commissaire aux comptes, l avocat, le notaire, le banquier, Bref, toutes personnes extérieures au contrat qui pourraient être en contact direct avec le professionnel de l expertise comptable. Cette liste de personnes clairement identifiées complétera ce que les exemples de lettres de mission de l OEC proposent d ores et déjà. Exemple de clause Le professionnel de l expertise comptable est tenu à la fois : - au secret professionnel dans les conditions prévues à l article du Code pénal ; - à une obligation de discrétion, distincte de l obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu il a établis. Ces derniers sont adressés au client, à l exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par le professionnel de l expertise comptable seront en conséquence adressés au client, à l exclusion de tout envoi direct à un tiers (sauf instruction spécifique de la part du client et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA 21 ). 20 Contrairement au secret professionnel qui est une obligation absolue. 21 Pour lesquelles un mandat est établi.

51 50 Titre III Faites vos lettres de mission : les bons usages en pratique

52 PRATIQUE D EXPERT 51 TITRE IV QUESTIONS/REPONSES 1. Existence/absence de lettre de mission 1.1. Existe-t-il des missions pour lesquelles la lettre de mission n est pas obligatoire? Non. Pour en savoir plus, voir Titre II En combien d exemplaires est faite la lettre de mission? En autant d exemplaires qu il y a de cocontractants, comme le prévoit les exemples de lettres de mission proposés par l OEC ( Quelles sont les conséquences de l absence de lettre de mission? Les conséquences éventuelles sont multiples : risque de non-paiement des honoraires, recommandations ou observations dans le cadre d un contrôle de qualité, départ brutal du client sans compensation envisageable, sanctions disciplinaires, requalification de la mission par un juge en cas de mises en cause de la responsabilité du professionnel, extension de la responsabilité du professionnel à des domaines ne faisant pas partie de sa mission, etc. Ces conséquences (traitées par la jurisprudence) montrent que le formalisme demandé dans les contrats des professionnels de l expertise comptable est plus relatif (à titre de preuve) qu absolu (à titre de nullité). Pour en savoir plus, voir Titre I 5.

53 52 Titre IV Questions/réponses 1.4. Est-il possible de faire une seule lettre de mission pour l ensemble des prestations? Oui. D ailleurs, l exemple de lettre de mission de présentation des comptes proposée par l OEC illustre parfaitement cette réponse. Elle décrit, en effet, la mission traditionnelle de la profession, décomposée, dans les faits, de plusieurs prestations : la mission de présentation en tant que telle permettant d exprimer une opinion, en amont, la mission de tenue comptable relevant des autres prestations fournies à l entité, en aval et de manière connexe, les missions d assistance en matière fiscale, sociale ou juridique, relevant également des autres prestations fournies à l entité. Dans cet exemple, il y a donc une lettre de mission comprenant cinq prestations différentes. Quoi qu il en soit, chaque professionnel peut, en fonction de son organisation interne, décider de faire une ou plusieurs lettres de mission pour un même client. Cela n a aucun impact juridique sur la validité de ces différents contrats. En pratique, il est fréquent que les prestations en matière sociale, qui requièrent des conditions et développements particuliers, fassent l objet d une lettre de mission séparée, dans le but d alléger la lettre de mission fiscalo-comptable Chaque mission fait-elle l objet d une lettre de mission séparée? Non, pas obligatoirement. Si dans la plupart des situations, une lettre de mission peut contenir plusieurs missions, certains cas nécessitent des lettres de mission distinctes. Ainsi, deux lettres de mission sont à prévoir dans le cas d une prestation d assistance comptable pour une société anonyme et d une assistance à la déclaration IR et/ou ISF du dirigeant. Ces deux missions ne peuvent en effet pas se retrouver dans le même contrat : cela ferait supporter à la personne morale une prestation qui bénéficie à l un de ses dirigeants, ce qui caractérise l abus de bien social.

54 PRATIQUE D EXPERT Une mission non prévue fait-elle l objet d une nouvelle lettre de mission ou d un avenant? Oui. Si la mission change dans sa nature, son périmètre, ses modalités, ses conditions,, une actualisation de la lettre de mission initiale dot être établie afin de prendre en compte ces modifications, soit par le biais d un avenant, soit par le biais d une nouvelle lettre de mission. Pour en savoir plus, voir Titre II Durée de la mission 2.1. Une lettre de mission peut-elle être établie pour plus d un an? Oui. Pour en savoir plus, voir Titre II Honoraires 3.1. Est-il possible de prévoir une clause d indexation des honoraires? Oui. Les clauses d indexation sont autorisées dès lors que l indice utilisé respecte les dispositions du code monétaire et financier, à savoir qu il soit en relation : soit avec l objet du contrat, soit avec l activité de l un des cocontractants. Pour en savoir plus, voir Titre III 5.2. b.

55 54 Titre IV Questions/réponses 4. Gestion de la responsabilité 4.1. La lettre de mission peut-elle prévoir d exonérer le professionnel de sa responsabilité? Non. Il est impossible de prévoir dans la lettre de mission une clause exonérant le professionnel de l expertise comptable de sa responsabilité. En revanche, la responsabilité peut être limitée (voir questions suivantes). Pour en savoir plus, voir Titre III La responsabilité du professionnel peut-elle être limitée dans la lettre de mission? Oui. La responsabilité peut être limitée dans sa durée (voir questions suivantes) et dans le montant de l éventuel dédommagement lié (voir questions suivantes). Pour en savoir plus, voir Titre III La durée de la responsabilité du professionnel peut-elle être limitée dans la lettre de mission? Oui. L article 2224 du Code civil prévoit la possibilité d aménager contractuellement la durée pendant laquelle le professionnel peut être mis en cause par son client : de un an à dix ans. A noter Cet aménagement est impossible quand le client est un particulier. A défaut de dispositions contractuelles spécifiques, la règle de droit commun s applique, à savoir 5 ans. Pour en savoir plus, voir Titre III 8.3.

56 PRATIQUE D EXPERT Le montant du dédommagement du préjudice subi par le client peut-il être limité dans la lettre de mission? Oui. Pour en savoir plus, voir Titre III Conditions de rupture de la mission 5.1. Quelles sont les modalités de rupture que peut contenir une lettre de mission? La lettre de mission peut contenir les cas de rupture suivants : la rupture normale instaurant un délai de préavis à la rupture la rupture anticipée dans laquelle le délai de préavis n est pas respecté. Pour en savoir plus, voir Titre III Quelles sont les conditions à respecter par le client pour résilier la mission en dehors du terme normal? Les conditions de résiliation dépendent des dispositions prévues dans les conditions générales de la lettre de mission. Pour en savoir plus, voir Titre III 7.2. A défaut d existence de telles clauses : le client peut rompre la relation sans formalité sous réserve que la rupture ne soit ni brutale ni abusive. Dès lors, il devra respecter un préavis raisonnable, évalué dans la profession d expertise comptable, à un mois ; le client ne peut être contraint de régler les honoraires dus pour une année entière. Il doit en revanche s'acquitter des honoraires dus pour les travaux déjà effectués.

57 56 Titre IV Questions/réponses 5.3. Une lettre de mission peut-elle prévoir une indemnité de rupture en cas de résiliation hors du délai de préavis contractuel? Oui. Il s agit de ce qu on appelle habituellement une clause pénale. Pour en savoir plus, voir Titre III 7.2. b Le client n'ayant pas respecté le délai de dénonciation d'une lettre de mission peut-il être contraint de régler les honoraires dus? Oui. Il doit s'acquitter des honoraires dus pour les travaux déjà effectués. En outre, si la lettre de mission le prévoit («clause pénale»), des pénalités complémentaires peuvent s ajouter à ces honoraires. Pour en savoir plus, voir Titre III 7.2. b. 6. Reconduction de la mission 6.1. Le professionnel doit-il informer son client chaque année de la possibilité de ne pas reconduire le contrat? La loi n du 3 janvier 2008 (dite Loi Châtel) a instauré à l article L du code de la consommation l obligation d information sur la possibilité pour le client de ne pas reconduire un contrat à tacite reconduction. Cet article s applique exclusivement au consommateur et au non-professionnel. En conséquence, il ne concerne pas les contrats conclus entre professionnels. A noter L'obligation d'information sur la faculté de non-reconduction bénéficie d'une part au consommateur, personne physique, agissant pour ses besoins personnels, et d'autre part à la personne morale, dépourvue d'activité professionnelle. Les experts comptables n ont donc pas à appliquer les règles de l article L du code de la consommation pour leurs clients dès lors que ceux-ci ne sont pas des particuliers. Pour en savoir plus, voir Titre II 7.

58 PRATIQUE D EXPERT Conditions générales 7.1. Les conditions générales peuvent-elles être mises à disposition sur un site Internet? Oui. Cette possibilité est offerte par l article du code civil. Pour en savoir plus, voir Titre II Est-il obligatoire de prévoir des conditions générales? Oui. L article L du code de commerce (qui renvoie sur l article L du code de la consommation) prévoit que tout prestataire de services doit fournir spontanément ses conditions générales comprenant notamment les conditions de règlement. Pour en savoir plus, voir Titre II Les conditions générales s imposent-elles au client? Oui, dès lors qu elles sont acceptées, de manière formelle, par le client. Pour en savoir plus, voir Titre II Les conditions générales peuvent-elles prévoir des dispositions de non sollicitation des collaborateurs par le client? Oui. A noter L exemple de conditions générales proposé par l OEC ( le prévoit. Exemple de clause Le client ou l adhérent s interdit tout acte de nature à porter atteinte à l indépendance du professionnel de l expertise comptable ou de ses collaborateurs. Ceci s applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client ou de l adhérent.

59 58 Titre IV Questions/réponses 7.5. Les conditions générales peuvent-elles prévoir des modalités de conciliation? Oui, d autant plus que le code de commerce (article L qui renvoie sur l article L du code de la consommation) prévoit que les informations sur d éventuels recours à des moyens extrajudiciaires de règlement des litiges, (lorsque ces moyens sont prévus par un code de conduite, un organisme professionnel ou toute autre instance) doivent être communiqués à la demande du client. A noter L exemple de conditions générales proposé par l OEC ( le prévoit. Exemple de clause Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le professionnel de l expertise comptable et son client ou son adhérent seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation. 8. Forme de la lettre de mission 8.1. Un devis (proposition commerciale) vaut-il lettre de mission? A priori, non, mais tout dépend du contenu du devis. S il s agit d un devis, dans le sens traditionnel du terme, présentant la mission et les honoraires, cela ne vaut pas lettre de mission, car le contenu obligatoire prévu par les textes n est pas respecté. En revanche, si le devis contient ces éléments, il peut valoir contrat. L appellation du document importe peu. Pour en savoir plus, voir Titre III 1.

60 PRATIQUE D EXPERT Une lettre de mission peut-elle être établie dans une langue étrangère? Oui. Rien n interdit de rédiger un contrat dans une autre langue que le français 1 ; le principal étant que la langue retenue permette au client de comprendre les dispositions contractuelles. Cependant, choisir une autre langue que le français comme langue de rédaction du contrat, régi par le droit français, n est pas sans inconvénients, notamment, en cas de litige porté devant une juridiction française, où une traduction complète du contrat certifiée par un traducteur assermenté devra être produite. A noter L OEC propose un exemple de lettre de mission de présentation en anglais ( Un mail vaut-il lettre de mission? Oui. Le format électronique des contrats est reconnu par le code civil. Pour en savoir plus, voir Titre II Quel est le sort des lettres de mission en cas de cession de clientèle? Quelles que soient les modalités de la cession, il n est pas possible de contraindre un client à maintenir ses relations avec le successeur du cabinet cédé. En effet, la qualification juridique de la lettre de mission permet au client de refuser le transfert de la lettre de mission d un professionnel à un autre. En pratique, après la signature définitive de la cession, il est donc indispensable de matérialiser l accord des clients pour ce nouveau suivi, à charge pour le confrère acquéreur de matérialiser une nouvelle lettre de mission avec chaque client. A noter Compte tenu du risque de contentieux qu implique la poursuite de missions contractualisées avec le prédécesseur, il est en effet plus prudent que le successeur signe une nouvelle lettre de mission, et ce, même si la mission est identique. 1 Seuls le contrat de travail (article L du code du travail) et les contrats auxquels une personne morale de droit public ou de droit privé exécutant une mission de service public sont parties (article 5 de la loi n du 4 août 1994, dite loi«toubon») sont obligatoirement rédigés en français.

61 60 Titre IV Questions/réponses

62 PRATIQUE D EXPERT 61 TITRE V OUTILS ET EXEMPLES Le CSOEC propose un certain nombre d outils gratuits pour permettre aux professionnels de travailler efficacement. Voici une brève présentation des outils disponibles en lien avec la lettre de mission. 1. Outils 1.1. Conseil Sup Services Sur la plateforme Conseil Sup Services ( l Ordre des experts-comptables propose des outils dédiés à la performance, réunis dans trois pôles : Manuel du cabinet, outil pratique qui permet de rédiger rapidement et facilement un manuel de procédures adapté à la structure concernée et à ses pratiques Diagnostic performance, qui propose différents diagnostics autour des axes majeurs de la gestion du cabinet, génère des plans d'action et permet de se comparer à l'aune des résultats obtenus par les confrères Outils performance, qui réunit un florilège de fichiers pratiques (en format Word et Excel) pour des structures d exercice professionnel plus performantes. Ce dernier pôle propose notamment des outils en lien direct avec la lettre de mission, notamment : un exemple de tableau de répartition des travaux entre le client et le professionnel, complété d un outil de chiffrage des honoraires, un tableau de suivi des lettres de mission, un autodiagnostic de conformité aux normes, une proposition de guide d'accueil du client.

63 62 Titre V Outils et exemples 1.2. Guides pratiques L OEC propose de nombreux guides 1, pour aider les professionnels au respect des obligations déontologiques et normatives : le guide pratique de la mission de présentation, le guide pratique de la mission d examen limité, le guide pratique des missions dans le cadre des comptes de campagne, le guide pratique des missions auprès des comités d entreprise, le guide pratique d assistance à l'établissement des déclarations fiscales des personnes physiques, le guide pratique du mandat fiscal, le guide pratique des services à la personne, le guide pratique des missions d évaluation, le guide pratique du tiers de confiance. Ces guides abordent tous l obligation d établissement de la lettre de mission, d une manière générale et de manière particulière en prenant en compte les spécificités des missions présentées. 2. Exemples de lettres de mission proposées par l OEC La commission des normes professionnelles du CSOEC, en collaboration avec certaines commissions et autres comités spécialisés, le cas échant, propose de nombreux exemples de lettres de mission (liste d exemples ciaprès). Ces lettres de mission proposées par l institution sont définies comme des exemples 2 : elles ne revêtent donc aucun caractère obligatoire et peuvent être aménagées à la discrétion du professionnel, selon le contexte de la mission, les particularités du client ou toute autre considération. 1 Disponibles en téléchargement gratuit sur ou en version papier sur 2 Disponibles en téléchargement gratuit sur rubrique «exercice professionnel».

64 PRATIQUE D EXPERT Exemples de lettre de mission pour les missions avec assurance La mission de présentation de comptes annuels ou intermédiaires A noter Une version en anglais est également disponible. La mission d'examen limité des comptes Les attestations particulières (client habituel et client occasionnel) La mission d audit contractuel de comptes La mission d examen d informations financières prévisionnelles 2.2. Exemples de lettre de mission pour les missions sans assurance La mission de compilation des comptes La mission d'examen d'informations financières sur la base de procédures convenues 2.3. Exemples de lettre de mission pour les missions prévues par la loi ou le règlement La mission de vérification des informations sociales, environnementales et sociétales figurant dans le rapport de gestion La mission de présentation des comptes de campagne des candidats aux élections La mission "Tiers de confiance" La mission d'assistance au comité d'entreprise en vue de l'examen annuel des comptes de l'entreprise La mission d évaluation d un actif dans le cadre d une activité exercée au sein d une EIRL 2.4. Exemples de lettre de mission pour les autres prestations L assistance en matière sociale L assistance à l établissement des comptes consolidés

65 64 Titre V Outils et exemples L'assistance aux obligations déclaratives des BNC L assistance à l établissement des déclarations fiscales des particuliers Mandat fiscal en matière de déclarations fiscales Services à la personne en matière d assistance administrative et informatique L accompagnement à la transmission d entreprise L accompagnement à la création d entreprise L évaluation L accompagnement de l entreprise dans la réponse à la commande publique 2.5. Annexe Avenant à la lettre de mission principale

66 PRATIQUE D EXPERT 65 GLOSSAIRE A Acceptation... 7, 19 Actualisation... 24, 53 Assurance... 8, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 36, 44, 46, 48 Attestations particulières... 7, 12, 63 Audit contractuel... 7, 12, 63 Autres missions d assurance... 12, 14 Avenant... 24, 37, 39, 41, 53 Avocat B Banquier C Catalogue Cession de clientèle Clause pénale... 42, 43, 44, 55, 56 Clauses limitatives Code de déontologie... 5, 6, 7, 9, 10, 21, 27, 40, 41, 47 Commissaire aux comptes Compétence Compilation... 7, 12, 36, 63 Conditions de règlement... 16, 57 Conditions générales... 10, 16, 17, 24, 27, 55, 57, 58 Conflit d intérêts... 37, 41 Conseil sup services... 29, 34, 61 Contrats d abonnement Contrôle de qualité Courrier électronique... 18, 19 D Délégation Devis... 27, 58 Devoir de conseil Devoir de discrétion Durée... 10, 19, 22, 23, 25, 42, 46, 47, 54 E Equipe... 14, 22, 32, 33, 34, 35 Examen d informations prévisionnelles... 7, 12 Examen d informations sur la base de procédures convenues... 7, 12

67 66 Glossaire Examen limité... 7, 12, 13, 15, 16, 62, 63 Exemples de lettres de mission... 22, 49, 51, 62 F Frais administratifs... 21, 35 Frais de chancellerie Frais de fonctionnement H Honoraires... 9, 11, 16, 17, 21, 22, 24, 26, 27, 29, 30, 31, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 41, 43, 44, 51, 53, 55, 56, 58, 61 I Indemnité de rupture Indépendance... 22, 37, 41, 57 Indexation... 24, 37, 38, 39, 53 Informations à communiquer par le client... 13, 16 Intervenants... 28, 32, 33, 34 L Langue Livret d accueil... 30, 34, 48 Logiciel de gestion interne M Mail... 18, 59 Maintien... 7, 12, 24, 27, 41 Mandat fiscal... 10, 62 Missions complémentaires... 40, 41 Missions d assurance portant sur des comptes complets historiques... 12, 13 Missions sans assurance... 12, 15 N Nature de la mission... 13, 14, 15, 16 Norme spécifique Normes professionnelles... 5, 6, 7, 9, 12, 62 Notaire Numéro individuel d identification à la TVA O Objectifs de la mission... 13, 14 Obligation de conseil... 44, 47, 48 Obligations réciproques... 7, 9, 10, 19, 28, 45 P Papier... 10, 12, 18, 20, 24, 27, 40, 41, 48, 62 Particulier... 23, 25, 43, 45, 46, 54

68 PRATIQUE D EXPERT 67 Pénalités de retard Périodicité... 9, 28, 29 Plaquette commerciale Préavis... 42, 55 Préjudice... 25, 26, 31, 41, 43, 44, 45, 47, 54 Prescription de l action en responsabilité... 25, 44 Présentation... 7, 9, 12, 13, 15, 16, 23, 28, 29, 33, 34, 36, 40, 52, 59, 61, 62, 63 Procédures mises en œuvre Programmation des travaux... 30, 33 Q Qualification de la mission Qualité du travail R Rapport... 13, 15, 16, 24, 37, 45, 63 Référentiel comptable... 13, 14, 16 Remise... 20, 21 Répartition des tâches... 10, 11, 28, 29, 30, 40 Reprise de dossier Responsabilité... 8, 9, 10, 11, 17, 21, 25, 28, 30, 31, 32, 44, 45, 46, 47, 48, 51, 54 Rupture... 10, 41, 42, 43, 44, 55 S Secret professionnel... 48, 49 Sign expert Signature... 11, 19, 20, 21, 59 Site Internet... 17, 40, 57 Success fees... 21, 22, 37 Supervision Support électronique T Tacite reconduction... 22, 23, 24, 42, 56 Tiers de confiance... 10, 62