FAQs des Règles pour la reconnaissance IATF - 3 ème édition

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1 FAQs des Règles pour la reconnaissance IATF - 3 ème édition Les Règles pour la reconnaissance IATF - 3 ème édition, ont été publiées en En réponse à des questions de certificateurs tierce partie reconnus par l IATF, les FAQs suivantes ont été établies et approuvées par l IATF. Une FAQ est une explication d une règle ou d une exigence. Les nouveautés apparaissent en bleu. Les FAQ 1 à 4 ont été publiées en janvier 2009 et les FAQ 5-7 en mai 2009, la FAQ 8 en octobre 2009 et les FAQ 9-10 et 11 en avril 2010, FAQ n 7 révisée en Septembre 2010, FAQ 9 retirée et nouvelles FAQ 12 et 13 publiées en avril 2011, FAQ 14 publiée en juin 2011, FAQ 15 publiée en décembre 2011, révision FAQ 15 et nouvelle FAQ 16 publiée en octobre Numéro Référence aux règles Certificat et émission du certificat 5.13.m) Conduite des activités d audit sur site 5.8 Question Est-il possible de mener un audit à l ISO/TS 16949:2002 et à un autre système de management? Si le client et le Fournisseur sont la même entité juridique, comment le Fournisseur est-il traité dans l audit du client? Réponse Anciennement FAQ 26 des Règles 2 nd Edition Si un organisme de certification sous contrat IATF mène un audit à un système de management en plus de l ISO/TS 16949:2002, les Règles 3 ème édition pour les certificateurs tierce partie doivent être respectées. Anciennement FAQ 6 des Règles 2 nd Edition Si le Fournisseur est au même endroit que le client, il doit être audité comme étant une partie du client (cf. Règles 1.0). Si le Fournisseur est situé à un endroit autre que celui du client, il sera considéré du point de vue du SMQ comme un Fournisseur (cf. ISO/TS 16949:2002, 7.4). Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 1 sur 9

2 3. Plan d audit _ Tous audits 5.7 Que doit faire un Certificateur lorsqu un client ne fournit pas toutes les informations requises avant un audit (de surveillance ou de re-certification)? Edition Dans cette clause ( ), le terme «Fournisseur» de l ISO/TS 16949:2002 désigne des sites où a lieu la production de pièces d origine ou de rechange spécifiées par le client. Voir aussi définition de «fabrication», (cf. ISO/TS : ) Le texte de l exigence 5.7 a été révisé en février Les nouveautés apparaissent en bleu. La planification de l audit doit être entreprise avant l arrivée sur le site et doit inclure comme données d entrée la revue des informations suivantes fournies par le client : a) tous les éléments du système qualité du client mis en place pour répondre aux exigences des clients finaux du secteur automobile qui prennent en compte et reconnaissent la certification à l ISO/TS 16949:2002 de leurs fournisseurs, même si ces éléments vont au delà de l ISO/TS 16949:2002 (i.e. les exigences spécifiques client final), b) les processus du client en tenant compte de leur enchaînement et interactions, et incluant les fonctions support hors site, c) les données de performances internes et provenant des clients finaux, les résultats des audits internes du client, de la revue de direction et de toute information pertinente de tous les nouveaux clients finaux depuis l audit précédent, d) la satisfaction et les réclamations des clients, incluant la vérification des rapports des clients finaux, des tableaux de cotation et des statuts spéciaux, e) le suivi des questions soulevées lors des audits précédents. L organisme de certification doit entreprendre l analyse des informations fournies et se baser sur les risques réels ou potentiels pour le client final, les produits et les processus de manière à développer un plan d audit montrant la hiérarchisation des activités d audit. Lors de la création du plan d audit, l attention doit être portée à Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 2 sur 9

3 l enchaînement des activités pour obtenir un séquencement évitant les duplications inutiles de visites d un même processus. Note : L ISO 19011:2002 et le Guide de l auditeur IATF pour l ISO/TS16949 peuvent servir à la rédaction d un plan d audit. A la suite de l activité de planification, le plan d audit doit être communiqué au client et les dates d audit doivent être convenues à l avance avec lui. Dans les cas (pour les audits de surveillance et de re-certification) où toutes les informations requises ne sont pas fournies par le client avant l audit, l audit sur site doit commencer par la planification de l audit en revoyant toutes les informations requises manquantes avec l équipe de management. Dans ces situations, le temps d audit supplémentaire pour établir la planification de l audit sur site doit être ajouté au temps d audit sur site. 4. Maintien de la certification des auditeurs 4.5 Quelle méthodologie est utilisée par l Oversight Office IATF pour juger la validité des heures de développement continu personnel des auditeurs? Les processus internes de l organisme de certification doivent démontrer les étapes de collecte et de revue des informations en vue d établir le plan d audit avant l audit sur site. L Oversight Office IATF accepte que les heures de Développement Continu Personnel (DCP) soient obtenues de différentes manières, allant d études personnelles informelles, à des formations formelles en face à face en salle, à la fois sur des sujets indirectes (autres systèmes de management) et des sujets directes (secteur automobile) (Cf des Règles 3ème édition), en se basant sur le système de comptage suivant : Non Structuré : 3 heures effectives comptent pour 1 heure de DCP Comprend : formations libres et à distance, qui ne sont pas sujet à examen et à une qualification, i.e. lecture sur le lieu de travail de livres professionnels et techniques ou autres publications. Semi-Structuré : 2 heures effectives comptent pour 1 heure de DCP Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 3 sur 9

4 Comprend : formations libres et à distance, qui sont sujet à examen et à une qualification, i.e. les modules de formation de la plateforme IATF, la préparation et la délivrance de conférence ou de cours de formation. Structuré : 1 heure effective compte pour 1 heure de DCP Comprend : formations en face à face qui sont sujet à examen et à une qualification. Animation de réunion professionnelle et participation au développement de normes. L IATF restreint les heures de DCP Non Structurée à 30% du quota annuel. DCP des auditeurs dans la plateforme de formation de l IATF (appelée ADP) : Les modules de formation de l ADP doivent être comptabilisés comme du temps Semi-Structuré, et sont répartis de la manière suivante : ISO/TS : 4 heures effectives = 2 heures de DCP Management des non-conformités : 4 heures effectives = 2 heures de DCP Approche Porcessus : 6 heures effectives = 3 heures de DCP Outils automobiles : 6 heures effectives = 3 heures de DCP Oui, c est permis. 5. Eligibilité à la certification selon l ISO/TS : Est-il permis d après les Règles 3 ème édition de délivrer un certificat au site d un constructeur automobile qui produit des véhicules complets? Dans le cas d un constructeur automobile assemblant des véhicules complets, la «revue de contrat» et le «contrat» sont représentés par les exigences des documents internes du services marketing, précisant le type du véhicule, ses déclinaisons et les volumes. Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 4 sur 9

5 Un audit spécial est un audit sur site d un client certifié en réponse à une plainte, ou suite à des changements sur le site du client, ou pour vérifier les actions correctives dans le cas d une suspension du certificat ISO/TS du client. 6. Vue d ensemble du processus de retrait de la certification 8.8 Quelle est la définition d un audit spécial dans le processus de retrait de la certification? Pour clarification, une visite sur site (audit de vérification des actions correctives, tel qu indiqué dans le processus de management des nonconformités (exigence 5.11), souvent appelé «audit de suivi»), fait parti d un audit initial, de surveillance ou de re-certification, et n est pas considéré comme un audit spécial. Les pré-audits (exigence 6.3) et les Etape 1 revue de préparation (exigence 6.4) ne sont pas non plus considérés comme des audits spéciaux. Oui. Si le certificat ISO/TS d un client est suspendu suite à : 1. l une des conditions suivantes : a) réception d une plainte provenant soit d un constructeur automobile membre de l IATF, de l Oversight Office IATF, ou de tout client automobile final du client, 7. Vue d ensemble du processus de retrait de la certification 8.8 et Vérification 8.4 Est-ce qu un audit spécial doit être renseigné dans la base de données de l IATF? b) réception de la notification par le client de sa mise sous statut spécial d un constructeur automobile membre de l IATF. Le client doit en avertir l organisme de certification dans les dix (10) jours calendaires ou selon les spécifications du client final, 8.1 c) diffusion du rapport d audit de surveillance contenant des non-conformités 2. et un audit spécial a été mené sur site afin de vérifier l implémentation effective des actions correctives. L organisme de certification doit entrer cet audit comme audit spécial dans la base de données de l IATF dans les 20 (vingt) jours calendaires à compter de la date de la réunion de clôture de l audit spécial. Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 5 sur 9

6 Lorsque l organisme de certification mène les vérifications des actions correctives hors site, l audit spécial ne doit pas être entré dans la base de données de l IATF. Oui 8. Maintien de la certification des auditeurs Est-ce que les 20h minimum de DCP s appliquent à tous les auditeurs, ou seulement ceux qui on achevé le processus de re-qualifications (état «vert») dans l ADP? Le minimum de 20h de formation par année qui doit être une combinaison de sujets directement liés et de sujets indirects, s applique à tous les auditeurs. Par conséquent, à la fois la formation en face à face pour la qualification des nouveaux auditeurs et les modules de formations dans l ADP peuvent être comptabilisés dans le calcul des heures définis par la FAQ4 ci-dessus. 9. Décision de certification 5.12 Que se passe-t-il lorsque la décision de certification n est pas prise dans les 120 jours requis? Retirée car inutile après la mise en place en 2011 de l indicateur de la base de données de l IATF sur les 120 jours d émission des certificats. 10. Audit de transfert 7.0.a Quelle est la date de départ de la période «des trois dernières années»? Il doit y avoir un minimum de trois ans (-3 mois), soit un minimum de 2 ans et 9 mois, entre deux audits de transfert. 11. Rédaction du rapport d audit 5.10 Peut-on diffuser un seul rapport d audit couvrant les audits de plusieurs sites dans le cas d une «certification société»? Non. Chaque audit est considéré comme l audit d un seul site. Dans une «certification société», chaque site est considéré comme un site séparé, et de ce fait doit avoir son propre rapport d audit. Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 6 sur 9

7 12. Maintien de la qualification des auditeurs 4.5/SI N 5 Quels sont les types d audits comptabilisés pour le respect de cette exigence? Les audits suivants peuvent être pris en compte : Etape 2, surveillance, re-certification, transfert, audit spécial et audit d une fonction support distante. Note : L audit d une fonction support distante ne peut pas toujours être saisi dans la base de données IATF durant le trimestre où elle a été réalisée. Si cela arrive, le certificateur peut en informer (preuve à l appui) son Oversight Office IATF pour s assurer que l auditeur n est pas mis à l état «inactif» à la fin du trimestre. Le certificateur n a pas besoin de demander l autorisation à son Oversight Office IATF pour désigner un nouvel auditeur d un audit de surveillance, lorsque le changement est provoqué par l un des cas suivants : _ un auditeur de l équipe d audit ne travaille plus pour le certificateur (retraite, démission, arrêt du contrat avec le certificateur), 13. Etablissement de l équipe d audit 5.6 Est-il nécessaire de demander une dérogation à chaque fois qu un nouvel auditeur est prévu pour un audit de surveillance? _ un auditeur de l équipe d audit est mis «inactif» dans la base de données de l IATF, _ conflit d intérêt avec le client, _ problèmes personnels d un auditeur de l équipe d audit (arrêt maladie, décès d un proche, etc.). Le certificateur doit garder les justificatifs du changement d auditeur pour un audit de surveillance. Si le nouvel auditeur désigné a participé à un audit durant le cycle d audit précédent de 3 ans, alors une demande de dérogation doit être préalablement adressée à l Oversight Office IATF. Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 7 sur 9

8 Oui. Cette exigence est déjà précisée dans les Règles troisième édition 5.2 f) : (y compris les employés à temps plein, à temps partiel et intérimaires). 14. Détermination des jours d audit 5.2 f) Les employés «journaliers» qui travaillent typiquement pour une seule journée chez le client doivent-ils être pris en compte pour le calcul de la durée d audit? L organisme de certification doit s assurer que le client fournisse toutes les informations nécessaires pour déterminer le nombre exact de travailleurs «journaliers» et d intérimaires présents lors de l audit, ou établir une moyenne. L organisme de certification doit conserver un enregistrement de la manière dont ce calcul a été établi et pris en compte. Oui. Par conséquent uniquement les employés permanents de l organisme de certification peuvent être nominés et approuvés pour effectuer la fonction de décision de certification. L organisme de certification doit respecter cette exigence au plus tard le 31 décembre Exigences contractuelles de l IATF 2.2 Est-ce que la fonction de décision de certification (voir 5.12) est considérée comme une activité de certification? Les employés permanents sont ceux qui sont directement employés ou sous contrat avec UN SEUL organisme de certification. Note : l exigence de l ISO/IEC :2006 est conforme à cette interprétation, car elle indique : «la décision de délivrer, maintenir, renouveler, étendre, réduire, suspendre ou retirer un certificat ne doit jamais être sous-traitée». Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 8 sur 9

9 16 Détermination du nombre de jour d audit lors de l audit du changement d équipe. Comment l organisme de certification doit-il programmer des jours d audit plus longs pour auditer plusieurs équipes? Un jour d audit (durée de 8 heures) peut être étendue seulement pour couvrir un équipe (troisième équipe) qui opère en dehors des horaires standards des 8 heures journaliers. Les heures additionnelles passées à auditer cette équipe ne doivent pas dépasser un maximum de 0,5 jour d audit (i.e. 4 heures) par audit. Rules 5.2 a) Règles pour la reconnaissance IATF 3 ème Édition FAQ, Page 9 sur 9