Rapport sur l administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels

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1 Rapport ur l adminitration de la Loi ur la protection de reneignement peronnel TITRE DU RAPPORT 1

2 PUBLIÉ PAR Agence de développement économique du Canada pour le région du Québec Montréal (Québec) H3B 2T9 CATALOGUE lu9-1/12-214f-pdf 2 ISSN

3 TABLE DES MATIÈRES Introduction Mandat de l Agence de développement économique du Canada pour le région du Québec Bureau de l accè à l information et de la protection de reneignement peronnel (BAIPRP) Délégation de pouvoir Interprétation du rapport tatitique ur le d accè aux reneignement peronnel Formation Politique et pratique adminitrative Procédure Information diponible à l intention de demandeur Plainte et enquête Évaluation de facteur relatif à la vie privée (EFVP) Divulgation de reneignement peronnel Action projetée pour Annexe Grille de délégation Rapport tatitique Exigence additionnelle en matière d établiement de rapport

4 Introduction La Loi ur la protection de reneignement peronnel (la Loi), promulguée le 1 er juillet 1983, a pour objet de compléter la légilation canadienne en matière de protection de reneignement peronnel relevant de intitution fédérale. Par on application, la Loi vie à protéger le reneignement peronnel en permettant aux particulier de conulter leur propre reneignement. Elle aure également un contrôle important ur la façon dont ont recueilli, utilié et communiqué de tel reneignement. En vertu de l article 72 de la Loi, chaque intitution fédérale doit préenter un rapport d application annuel au Parlement. Le préent document fait donc état de activité menée par l Agence de développement économique du Canada pour le région du Québec (l Agence) en dan le cadre de l application de la Loi. La Loi ur la protection de reneignement peronnel permet aux individu d exercer un droit général d accè aux reneignement peronnel qu une intitution fédérale poède à leur ujet, ou réerve d exception précie et limitée. 4

5 Mandat de l Agence de développement économique du Canada pour le région du Québec Selon a loi contituante entrée en vigueur le 5 octobre 25, l'agence a pour miion de promouvoir le développement économique à long terme de région du Québec en accordant une attention particulière aux région à faible croiance économique ou à celle qui n'ont pa uffiamment de poibilité d'emploi productif. Dan le cadre de a miion, l'agence 'engage à favorier la coopération et la complémentarité avec le gouvernement Québec et le collectivité L Agence, en raion de on rôle ur le plan de l économie, e trouve au coeur de priorité du gouvernement inhérente à l économie et à l emploi. Elle et préente dan l enemble de région du Québec et travaille en collaboration avec le organime du milieu. Elle outient le collectivité et le petite et moyenne entreprie (PME) afin de leur permettre de participer à l économie de demain et d atteindre leur plein potentiel en miant ur leur force, notamment en appuyant l amélioration de la performance, de la productivité et de capacité d innovation de PME. En outre l Agence offre un outien ponctuel aux région confrontée à d importante crie en le aidant à diverifier le bae de leur activité économique afin d améliorer leur développement à long terme. Par l intermédiaire de e bureaux d affaire, l Agence a une préence bien ancrée dan l enemble de région au Québec. Elle agit auprè de entreprie, urtout de PME, et de organime à but non lucratif (OBNL). C et principalement en apportant on outien financier pour la réaliation de projet que l Agence le appuie dan leur démarche de développement. L approche de l Agence inpire de meilleure pratique recenée en matière de développement économique régional. Elle et : Cohérente avec le priorité gouvernementale et le tratégie nationale en lien avec a miion et e réultat ecompté; Adaptée aux enjeux et aux défi économique de entreprie et de différente région du Québec en miant ur leur atout et leur potentiel; Collaborative avec le acteur économique, tel que le partenaire du milieu, le autre minitère et organime fédéraux et le gouvernement du Québec. 5

6 Depui le 1er avril 212, l Agence compte un programme de S&C régulier, oit le Programme de développement économique du Québec. En plu de ce programme, l Agence contribue à la conception et à la mie en œuvre de programme nationaux et d initiative ponctuelle ciblée, tel que le Fond d amélioration de l infratructure communautaire (FAIC) qui et terminé le 31 mar 214. Cette initiative viait à appuyer la remie en état et l amélioration d infratructure communautaire exitante. Programme de S&C et initiative de l Agence, tel qu identifié dan le Rapport ur le plan et priorité : Programme régulier : o Programme de développement économique du Québec Programme national mi en oeuvre au Québec par l Agence : o Programme de développement de collectivité Programme d infratructure : o Fond Chantier Canada-Québec o Fond ur l infratructure municipale rurale o Fond canadien ur l infratructure tratégique Initiative ponctuelle : o Fond d amélioration de l infratructure communautaire Pour en apprendre davantage ur le mandat de l Agence, a programmation et e activité, conultez on ite Internet : 6

7 Bureau de l accè à l information et de la protection de reneignement peronnel Le Bureau de l accè à l information et de la protection de reneignement peronnel (BAIPRP) et une diviion du Secrétariat général de l Agence qui, lui, relève directement du chef de cabinet de la ouminitre / préidente. Le BAIPRP compte un getionnaire du Secrétariat général, un coordonnateur de l accè à l information et de la protection de reneignement peronnel, aini qu un agent à l accè à l information. Le coordonnateur, appuyé de l agent, veille au repect de loi, de règlement, de procédure et de orientation générale mie en œuvre par le gouvernement. En vertu d une délégation de pouvoir, le BAIPRP repréente l Agence à titre de reponable de la Loi auprè du public, du Secrétariat du Coneil du Tréor, de commiaire à l information et à la protection de la vie privée, aini qu auprè de autre minitère et intitution fédérale. Le BAIPRP et principalement reponable de fonction uivante : Aurer le traitement de d accè en coordonnant toute le activité adminitrative et légale afférente. Soutenir le auteur de. Élaborer de avi, de orientation générale et de procédure lié à l application de la Loi. Rendre compte de l application de la Loi à l Agence. Répondre aux beoin de formation de employé de l Agence. 7

8 Délégation de pouvoir La Loi contituant l Agence définit on premier dirigeant comme étant la ou-minitre / préidente. En plu d aurer la direction de l intitution et le contrôle de la getion de on peronnel, celle-ci détient la reponabilité de l application de la Loi ur la protection de reneignement peronnel. Pour ce faire, elle a délégué le pouvoir d application de la Loi au pote de getionnaire du Secrétariat général, tandi que la majorité de pouvoir adminitratif ont été délégué au pote de coordonnateur de l accè à l information et de la protection de reneignement peronnel. Cette délégation et iue du plan d action global en matière d accè à l information. Ce plan reflète tou le tendance gouvernementale et repecte le grand principe d accè à l information. La ection Politique et pratique adminitrative de ce rapport offre plu de détail à cet effet. 8

9 Interprétation du rapport tatitique ur le d accè aux reneignement peronnel L Agence n a reçu aucune demande d accè aux reneignement peronnel au cour de l exercice vié. En raion de e activité de développement économique, l Agence détient de nombreux document qui contiennent de reneignement de tier, mai trè peu de reneignement peronnel. C et pourquoi il et peu fréquent que de d accè aux reneignement peronnel oient enregitrée. Coût Le dépene afférente à l adminitration de la Loi e ont élevée à $ en Ce montant comprend entre autre $ en alaire pour l équivalent de,8 employé à temp plein. Bien que l Agence n ait traité aucune demande et une eule plainte en cour d année, elle avait prévu dan on rapport annuel réalier une évaluation de facteur relatif à la vie privée. Ce travaux ont également généré d autre initiative viant à réalier certaine politique et procédure en matière de vie privée. De ce fait, de dépene de 6 75$ en matière de ervice profeionnel lié à la conduite d une évaluation de facteur relatif à la vie privée ont été défrayée. Également, un montant de 654 $ a aui été dépené en frai de voyage, de location de logiciel, de fourniture et de traduction. 9

10 Formation L exercice financier avait permi de mettre en place et de livrer une érie de éance de formation obligatoire intitulée Accè à l information et protection de reneignement peronnel. Cet exercice d envergure avait été mené par l équipe du BAIPRP et avait permi de enibilier 316 employé de l Agence au repect de loi et de règlement en matière d accè à l information et de protection de reneignement peronnel. En , le BAIPR a pouruivi la formation en ciblant le nouveaux employé de l Agence ou ceux qui n avaient pa eu l opportunité d aiter aux formation de Pour e faire, ept formation ont été offerte à un total de 43 employé. À cette initiative et également ajoutée la préentation de deux éance de enibiliation pour troi nouveaux employé du cabinet du minitre. Deux autre employé de l Agence, dont le tâche néceitaient certaine connaiance de l accè à l information, ont également participé à de formation particulière. 1

11 Politique et pratique adminitrative Procédure Le BAIPRP maintient, depui quatre an, a Procédure ur l application de l accè à l information et de la protection de reneignement peronnel, qui a été préentée et approuvée par la haute getion de l Agence. Aucune modification adminitrative n y a été apportée en La procédure répond aux exigence de la Directive concernant l'adminitration de la Loi ur la protection de reneignement peronnel, mie à jour en janvier 212. Celle-ci a d ailleur été un guide eentiel à la mie en place de la procédure qui vie à faciliter la conformité aux exigence légilative et réglementaire de loi, à précier le rôle et le reponabilité de intervenant impliqué dan le traitement de d accè, pui à modélier de façon efficiente le pratique et le proceu de traitement de d accè. En plu de préenter le rôle et le reponabilité de différent intervenant, cette procédure identifie le proceu de traitement de et illutre le différente étape de traitement et d approbation en vigueur à l Agence. Le diagramme ci-deou explique ce proceu. RÉCEPTION Dan le cadre d un proceu bien défini, le BAIPRP et reponable de la réception et du traitement de préentée en vertu de la Loi et aure le leaderhip relatif à celle-ci. Le BAIPRP achemine enuite le au bureau de première reponabilité qui et par la uite reponable d acheminer le document demandé et aurer l expertie-coneil en appui au BAIPRP. TRAITEMENT Une foi l étape de l extraction de document franchie, le BAIPRP analye le document en fonction de la Loi, conulte le bureau de première reponabilité, le minitère concerné et le tier, il y a lieu. Il informe enuite le direction et le ecteur concerné de dipoition recommandée. Celle-ci ont enuite oumie pour approbation au getionnaire du Secrétariat général. COMMUNICATION Un avi de 48 heure faiant part de la déciion du BAIPRP et envoyé imultanément aux getionnaire impliqué. Le document ont enuite préparé en vue de leur communication et envoyé aux demandeur. 11

12 Information diponible ur le ite Internet de l Agence Une ection du ite de l Agence diffue de reneignement ur on rôle dan l application de la Loi. On y retrouve notamment de reneignement ur le d accè que le BAIPRP a traitée et pour lequelle de document ont été communiqué. En effet, conformément à la Directive concernant l'adminitration de la Loi ur l'accè à l'information, l Agence publie menuellement, depui mai 211, le ommaire de d accè à l information traitée. On y retrouve l identification de la demande, on réumé, le dipoition prie à l égard de, aini que le nombre de page. Ce page Web contiennent également de reneignement upplémentaire et pratique viant à aider le citoyen qui ouhaitent dépoer une demande d accè. Cette ection e veut aini une porte d entrée ver le ervice offert par le BAIPRP. 12

13 Plainte et enquête Rapport ur l adminitration de la Loi ur la protection de reneignement peronnel En cour d exercice, l Agence a reçu une plainte relative à une demande d accè aux reneignement peronnel traitée en Cette plainte fait tou l objet de dicuion entre l Agence et le Commiariat à la vie privée, notamment dan le but d évaluer l application de l article 25 (Sécurité de individu). Évaluation de facteur relatif à la vie privée (EFVP) Comme prévu dan on rapport annuel de , l Agence a pri le dipoition néceaire à la tenue d une évaluation de facteur relatif à la vie privée pour le Programme de développement économique du Québec. Au moment de la concluion du préent rapport, l EFVP avait été conclue et venait d être approuvée. En plu d être acheminée aux intance concernée, l EFVP era publiée ur le ite internet de l Agence au cour du prochain exercice. Divulgation de reneignement peronnel Au cour de , aucun reneignement n a été divulgué en vertu de l alinéa 8(2) m). 13

14 Action projetée pour Le BAIPRP prioriera on mandat initial, oit répondre à toute d accè aux reneignement peronnel en conformité avec l eprit et la lettre de la Loi. De urcroît, il pouruivra l amélioration de e pratique d affaire tout en e conformant aux directive, aux règlement et aux grande tendance en matière d accè aux reneignement peronnel. L amélioration de e pratique d affaire en paera notamment par l élaboration et la mie en œuvre d une nouvelle Politique en matière de vie privée, tel que propoé à la uite de la réaliation de l évaluation de facteur relatif à la vie privée. 14

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17 Rapport tatitique ur la Loi ur la protection de reneignement peronnel Nom de l intitution : Développement économique Canada Période viée par le rapport : au PARTIE 1 Demande en vertu de la LPRP Reçue pendant la période viée par le rapport En upen à la fin de la période de rapport précédente Total Fermée pendant la période viée par le rapport Reportée à la prochaine période de rapport PARTIE 2 Demande fermée pendant la période viée par le rapport 2.1 Dipoition et délai de traitement Dipoition Communication totale Communication partielle Tou exempté Tou exclu Aucun document n exite Demande abandonnée Total 1 à à 3 31 à 6 Délai de traitement 61 à à à 365 Plu de 365 Total 2.2 Exception Article 18(2) 19(1)a) 22(1)a)(ii) 19(1)b) 22(1)a)(iii) 19(1)c) 22(1)b) 19(1)d) 22(1)c) 19(1)e) 22(2) 19(1)f) Article Article 22(1)a)(i) 23a) 23b) 24a) 24b) TBS/SCT (Rév. 211/3) 1

18 2.3 Excluion Article Article Article 69(1)a) 7(1)a) 7(1)d) 69(1)b) 7(1)b) 7(1)e) (1)c) 7(1)f) Support de document divulgué Dipoition Papier Électronique Autre Communication totale Communication partielle Total 2.5 Complexité pertinente traitée et divulguée Dipoition de page divulguée Communication totale Communication partielle Tou exempté Tou exclu Demande abandonnée pertinente traitée et divulguée en fonction de l ampleur de Dipoition Communication totale Communication partielle Tou exempté Tou exclu Demande abandonnée Total Moin de 1 divulguée 11 à 5 divulguée 51 à 1 divulguée 1 1 à 5 divulguée Plu de 5 divulguée 2

19 2.5.3 Autre complexité Dipoition Communication totale Conultation requie Avi juridique Reneignement entremêlé Autre Total Communication partielle Tou exempté Tou exclu Demande abandonnée Total 2.6 Retard Raion de retard dan le traitement de Raion principale fermée en Charge de Conultation Conultation retard travail externe interne Autre de retard en retard 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Total 2.7 Demande de traduction en retard où le délai n a pa été prorogé en retard où le délai a été prorogé Demande de traduction Acceptée Refuée Total De l anglai au françai Du françai à l anglai Total PARTIE 3 Communication en vertu du paragraphe 8(2) Total Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) 3 Total

20 PARTIE 4 Demande de correction de reneignement peronnel et mention Demande de correction reçue Demande de correction acceptée Demande de correction refuée PARTIE 5 Prorogation 5.1 Motif de prorogation et dipoition de 15a)(i) 15a)(ii) Dipoition de Entrave au Conultation néceitant une prorogation fonctionnement Article 7 Autre Communication totale Tou exempté Tou exclu Aucun document n exite Demande abandonnée Total 5.2 Durée de prorogation Nombre Mention annexée 15a)(i) 15a)(ii) Entrave au Conultation Durée de prorogation fonctionnement Article 7 Autre 1 à 15 Total 15b) Traduction ou converion Communication partielle 15b) Traduction ou converion 16 à 3 4

21 PARTIE 6 Demande de conultation reçue d autre intitution et organime 6.1 Demande de conultation reçue d autre intitution fédérale et organime Conultation Reçue pendant la période viée par le rapport Autre intitution fédérale page à traiter Autre organime page à traiter En upen à la fin de la période de rapport précédente Total Fermée pendant la période viée par le rapport Reportée à la prochaine période de rapport 6.2 Recommandation et délai de traitement pour le de conultation reçue d autre intitution fédérale Recommandation Communiquer en entier Communiquer en partie Exempter en entier Exclure en entier Conulter une autre intitution Autre Total requi pour traiter le de conultation 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Total 6.3 Recommandation et délai de traitement pour le de conultation reçue d autre organime Recommandation Communiquer en entier Communiquer en partie Exempter en entier Exclure en entier Conulter une autre intitution Autre Total requi pour traiter le de conultation 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Total 5

22 PARTIE 7 Délai de traitement de conultation ur le confidence du Cabinet répone reçue répone reçue aprè l échéance 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Total PARTIE 8 Reource liée à la LPRP 8.1 Coût Dépene Montant Salaire $ Heure upplémentaire $ Bien et ervice $7 44 Marché pour le EFRVP $6 75 Marché de ervice profeionnel $ Autre $654 Total $ Reource humaine Reource Voué à la LPRP à temp plein Voué à la LPRP à temp partiel Total Employé à temp plein,,8,8 Employé à temp partiel et occaionnel,,, Employé régionaux,,, Expert-coneil et peronnel d agence,,, Étudiant,,, Total,,8,8 6

23 Tableaux pour le reneignement upplémentaire exigé Loi ur l accè à l information et Loi ur la protection de reneignement peronnel foi qu une troue d accè à l information a déjà été publiée de façon informelle Intitution Développement économique Canada 9 foi qu une troue d accè à l information a déjà été publiée de façon informelle Évaluation de facteur relatif à la vie privée (ÉFVP) complétée Intitution Nombre d ÉFVP complétée Développement économique Canada Délai de traitement de conultation ur le confidence du Cabinet elon l AI - Demande auprè de Service juridique communi quée Nombre de demand e communiq uée 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Moin de 1 page traitée De 11 à 5 De 51 à 1 De 1 1 à 5 Plu de 5 Total 1 2 Délai de traitement de conultation ur le confidence du Cabinet elon l AI - Demande auprè du Bureau du Coneil privé communi quée Nombre de demand e communiq uée 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Moin de 1 page traitée De 11 à 5 De 51 à 1 De 1 1 à 5 Plu de 5 Total 3 14 Délai de traitement de conultation ur le confidence du Cabinet elon l PRP - Demande auprè de Service juridique communi quée Nombre de demand e communiq uée 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Moin de 1 page traitée De 11 à 5 De 51 à 1 De 1 1 à 5 Plu de 5 Total Délai de traitement de conultation ur le confidence du Cabinet elon l PRP - Demande auprè du Bureau du Coneil privé communi quée Nombre de demand e communiq uée 1 à à 3 31 à 6 61 à à à 365 Plu de 365 Moin de 1 page traitée De 11 à 5 De 51 à 1 De 1 1 à 5 Plu de 5 Total