Plus d efficacité individuelle et collective pour plus de sérénité dans votre vie professionnelle

Transcription

1 Décideurs, chefs d entreprises, cadres, assistant(e)s... Plus d efficacité individuelle et collective pour plus de sérénité dans votre vie professionnelle

2 VOUS RECONNAISSEZ-VOUS DANS CES DIFFICULTÉS? Mon plan de travail (bureau ou PC) est encombré Les dossiers s empilent. Je ne vois plus ce qui est important L abondance des s complique la situation Il est difficile de s y retrouver sur le serveur informatique J hésite pour classer un document et je perds du temps à le rechercher L informatique et les s ne sont pas classés comme le papier Mes collaborateurs et moi n avons pas la même logique de classement Je gaspille trop de papiers Le classement prend de plus en plus de place, j ai du mal à jeter et à archiver. C est une corvée Je prends des notes un peu partout Les imprévus m obligent à modifier et/ou surcharger mon agenda, c est compliqué à gérer Mon absence ou celle d un collaborateur peut désorganiser le service J ai parfois du mal à respecter ou à faire respecter les échéances fixées J ai l impression permanente d être débordé(e) Vous ne pouvez pas être efficace et travailler sereinement sans avoir réglé tous ces problèmes d organisation!

3 DES RÉSULTATS CONCReTS ET DURABLES QUI VOUS CHANGENT LA VIE Mise en place sur mesure dans votre bureau tout classer tout retrouver sécuriser partager organiser son travail & le collaboratif Vous gagnez 1 heure / jour / personne «TRAPEC est pour moi d utilité publique.» David BEGARD. Directeur Sécurité et Environnement, AVENANCE ENTREPRISES - Paris

4 TRAPEC : une méthode et des outils efficaces dès le 1 er jour TRAPEC est une méthode d organisation personnelle et de travail collaboratif fondée sur le classement. Elle s installe aussi bien dans le bureau d une seule personne qu auprès de toute une équipe. Véritable transposition de la démarche 5S, TRAPEC est né de ce constat : Il est impossible de travailler sereinement et au maximum de ses capacités sans avoir réglé de façon définitive ses problèmes d organisation de l information (classement des informations permanentes et classement des informations de passage). Toutes les fonctions (DG, DRH, DAF,... ) et tous les domaines d activités sont utilisateurs : Industrie, Services, Secteur Hospitalier, Secteur Public et Social,... En associant démarche logique et outils concrets, TRAPEC permet aux décideurs d améliorer de façon significative leur propre efficacité et celle de leur équipe. MISE EN PLACE SUR MESURE DANS VOTRE BUREAU La méthode TRAPEC est adaptée à chaque personne, à chaque équipe, à chaque entreprise ou institution. Après 2 jours de mise en place* dans votre bureau avec l expert TRAPEC, tous vos problèmes d organisation personnelle et de travail collaboratif sont définitivement résolus. * temps moyen observé. à PARTIR D UNE évaluation DE VOTRE BESOIN Sur votre site, dans vos bureaux, un expert TRAPEC vous présente en détail la méthode et les outils d organisation TRAPEC. Il recueille auprès de vous et de vos collaborateurs toutes les informations utiles à la mise en place de la méthode TRAPEC, en tenant compte de vos particularités : Spécificité de l entreprise, du service : activité, structure, taille... Organisation du classement des dossiers : arborescence, volumétrie, format des documents (papier et informatique),... Identification des flux d informations : processus, origines, interactions... Difficultés d organisation personnelle et de travail collaboratif spécifiques... Grâce à sa grande expérience terrain, l expert TRAPEC spécialiste en organisation est en mesure d étudier avec précision votre besoin. L analyse des informations recueillies conduit à l élaboration du diagnostic personnalisé, support nécessaire et indispensable aux préconisations d actions à mener, que ce soit en termes de classement de documents (papier et informatique), d organisation personnelle ou de travail collaboratif. Cette phase d évaluation (y compris le déplacement sur votre site) est totalement gratuite et sans engagement de votre part.

5 DES RéSULTATS CONCRETS, IMMéDIATS ET GARANTIS Au départ de l expert formateur TRAPEC, toutes les fonctionnalités de la méthode sont installées, les résultats sont visibles : Vous classez et retrouvez instantanément tous vos dossiers et documents, même en l absence de vos collaborateurs ou de vos collègues. Vous harmonisez l accès à l information, quelle que soit sa forme (papier ou informatique). Vous parlez spontanément le même langage dans votre équipe, il y a une logique commune. Vous supprimez toutes les piles de votre plan de travail (bureau ou PC), tous les petits papiers, les notes, les mémos Tous les rappels sur votre agenda. Vous classez tous vos s. Vous réduisez le volume du classement, papier et informatique. Votre plan de travail (bureau ou PC) est totalement dégagé. Vous créez un système d archivage progressif, automatique et continu. Vous voyez toute tâche, tout document resurgir automatiquement et sans effort à la date voulue. Vous structurez facilement l activité de votre équipe. Vous avez une vision claire de vos affaires. Vous contrôlez facilement la suite donnée à vos directives. Vous facilitez la polyvalence. Vous réduisez les frais généraux. Vous déléguez davantage. Vous consacrez plus de temps à l essentiel. Vous avez l esprit libre, vous êtes serein. Vous gagnez réellement 1 heure par jour par personne Nous nous engageons sur les résultats. La formation est prolongée sans frais s ils n étaient pas atteints dès le 1 er jour.

6 QUELQUES RéFéRENCES Parmi plus de 2000 clients installés ENTREPRISES : LABORATOIRES BIOMéRIEUX BARON PHILIPPE DE ROTHSCHILD INEO AHLSTROM LABELPACK OUEST FRANCE MERCEDES BENZ ACOME CNES EDF SNECMA CRéDIT AGRICOLE OPEL CITROËN KRYS MACSF ASSURANCES TOTAL LA POSTE EUROVIA MERIAL SOUFFLET INTERMARCHÉ ACMN VIE COMTESSE DU BARRY SODEBO LIMAGRAIN MC CORMICK CENTRES LECLERC MNT AVERY DENNISON SUPER U FLEURY MICHON BNP PARIBAS SUISSE RANOU ARKEMA ROWENTA CARRIER CNR GROUPE GDF SUEZ BONDUELLE Et plusieurs centaines de PME/PMI. MéDICO-SOCIAL : plusieurs Centres Hospitaliers et Hôpitaux dont Lyon Strasbourg Rennes Bordeaux Metz Sète Epernay Annecy Versailles Nice Avignon Lille Marseille St Lô Paris (APHP) Fort de France Basse Terre Pau Mende Le Mans Bruxelles Cliniques : Groupe VITALIA Ambroise Paré à Neuilly s/seine Hôpitaux locaux et Maisons de retraite EHPAD IME IMP ADAPEI APF ADPEP MGEN EPSM APAJH ESAT UNA Foyers de vie Établissement Français du Sang Fondation des orphelins apprentis d Auteuil Croix Rouge IRTS UFSE ANFH UGECAM CAF CDEF CPAM ARS ADMINISTRATIONS & AUTRES INSTITUTIONS : Mairies Communautés de communes Intercommunalités Conseils Généraux et Régionaux SDIS Tribunaux de Commerce AFPA Offices du Tourisme DDEC Grandes Écoles OPEP CCI DRTEFP Bibliothèque Universitaire de Lausanne 50 % des clients TRAPEC ont un effectif inférieur à 50. Une équipe à votre écoute et à votre service sur le terrain Téléphone : +33 (0) Fax : +33 (0) Mail : info@trapec.com ww w. t r a p e c.c o m ORGANISATION DE L INFORMATION, ORGANISATION PERSONNELLE, LOGICIEL COLLABORATIF SOCOFOR Conseil et Formation - Parc d Activités Stelytec - F42400 St. CHAMOND

7 Quelques astuces d organisation personnelle & collective en attendant...

8 Astuce N o 1 organiser l information permanente pour la partager PRINCIPES DE CLASSEMENT * Choisir un périmètre de travail * Classer tous les formats d information selon la même logique (papier et numérique) * Se limiter aux thématiques utiles * Réduire au maximum le nombre de niveaux d arborescence * Classer si possible au cas particulier * Réduire les volumes * Dégager l espace de travail

9 Astuce N o 2 donner une affectation à toute information nouvellle PRINCIPES DE traitement de l information entrante * Poubelle * Transmission * Classement dans les dossiers existants * Classement dans des dossiers à créer * Tâche à faire ce jour * Tâche à faire plus tard * document à lire!0 pour lui donner une affectation Ne jamais analyser 2 fois la même information

10 Astuce N o 3 organiser son travail personnel PRINCIPES DE gestion de tâches * Utiliser un seul échéancier (papier ou numérique) * Regrouper toutes les tâches * Déléguer tout ce qui peut l être (et contrôler) * Hiérarchiser ses tâches * Dater toutes ses tâches et les classer chronologiquement * Estimer un temps pour chaque tâche et le respecter * Désencombrer sa mémoire

11 Astuce N o 4 mieux gérer son temps PRINCIPES DE gestion de l agenda * Ne jamais programmer 100% de son temps * Déterminer son niveau d imprévus * Identif ier les faits dérangeants * Regrouper les appels téléphoniques * Tenir compte de son rythme biologique * Limiter et densif ier les réunions * Consulter ses s à heure f ixe * Commencer la journée par un plan de travail

12 Astuce N o 5 exploiter au mieux ses notes et ses idées PRINCIPES DE prise de notes * un seul support * un sujet par page * Affecter sans attendre * Ventiler les idées par date prévisible de traitement ORGANISATION DE L INFORMATION, ORGANISATION PERSONNELLE, LOGICIEL COLLABORATIF SOCOFOR Conseil et Formation - Stelytec St. Chamond Tél. +33 (0) Fax : +33 (0) info@trapec.com - internet : S.A.S. au capital de R.C. B B SIRET