Maîtriser Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, Publisher et Outlook) Option assistant(e) commercial(e)

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1 OBJECTIFS Être autonome dans l utilisation des logiciels du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher et Outlook) Être capable de travailler à l aide du logiciel Excel, de façon autonome sur des séries statistiques de toute nature, de choisir et d effectuer les traitements statistiques appropriés au regard des objectifs d études poursuivis afin de présenter de façon intelligente et claire des états et/ou des tableaux de bord commerciaux. COMPÉTENCES ACQUISES Concevoir les tableaux aux besoins de l analyse. Visualiser les données par des graphiques adaptés. Utiliser les formats personnalisés et les formats conditionnels. Concevoir des modèles. Insérer des liens hypertexte. Appréhender la gestion des données (tri, filtre, consolidation, analyse et contrôle). Utiliser les fonctions arithmétiques, conditionnelles, statistiques, logiques, de recherche, date et heure, texte, information, etc. Utiliser le logiciel Excel dans ses applications statistiques (statistique descriptive, probabilités, traitement des échantillons, ajustement et corrélation). Maîtriser les tableaux croisés dynamiques Concevoir des tableaux de bords adaptés aux besoins de l entreprise Paramétrer des indicateurs de performance personnalisés Créer des macros simples. Automatiser la présentation des documents, composer des documents complexes, préparer un mailing, insérer une liste déroulante, une zone de texte, des cases à cocher, etc. avec Word Composer une mise en page Gérer les cadres de texte, les pages Insérer des formes et des objets de différentes natures Comprendre la composition d un document et appliquer le jeu des couleurs Connaître les fonctions avancées de mise en page Diffuser ses documents Connaître les règles de base pour rendre attractive une présentation appuyée par un diaporama Créer un diaporama : gérer les diapositives et les concevoir en utilisant toutes les fonctionnalités du logiciel et le présenter à l assistance Utiliser la messagerie, le calendrier, la gestion de contacts et les outils d Outlook. Personnaliser Outlook et ses options, gérer les archives, créer des formulaires. DURÉE

2 PRÉ-REQUIS Stagiaires connaissant l environnement Windows PARTICIPANTS Assistantes commerciales. Assistants commerciaux. MÉTHODE PÉDAGOGIQUE Utilisation de l ExAO - Cours individuel sur PC Relation directe individuelle avec le formateur en face à face pédagogique Méthode inductive : le stagiaire avec l aide du formateur Observe Contextualise Conceptualise Recontextualise - Observation par le formateur des pratiques des stagiaires Pédagogie interactive. Jeu des «questions réponses» avec le formateur qui permet au stagiaire de construire son propre savoir. MOYENS PÉDAGOGIQUES Outils de présentation des logiciels sous PowerPoint via un vidéo projecteur Usage d Internet pour les recherches Document final résumant les règles les plus utiles OUTILS PÉDAGOGIQUES Ordinateurs équipés d un accès à internet Vidéo projecteur Tableau blanc ÉVALUATION Une attestation de fin de stage est remise à chaque participant.

3 Que peut-on faire avec Excel? Prendre la mesure du logiciel Gérer les classeurs Connaître les fonctions de base arithmétiques conditionnelles, de recherche Créer et gérer des tableaux efficaces Les mettre en forme Mettre en page le document final Créer des graphiques pertinents Interfacer avec Word ou PowerPoint Utiliser la bibliothèque de fonctions Utiliser Excel orienté métier Créer des formats personnalisés. Définir des formats conditionnels. Concevoir des modèles de classeurs, de feuilles ou de tableaux Créer des tableaux croisés dynamiques (Définir le format des nombres, connecter plusieurs TCD ) Visualiser des commandes tri et filtre des données Analyser et contrôler des données Gérer un grand tableau et approfondir les formules Calculer sur critère : SOMME.SI(), NB.SI(). Tester le contenu des cellules : ESTVIDE() ; ESTTEXTE() Calculer sur des dates, des heures : DATE(), JOUR(), MOIS(), ANNEE() Manipuler du texte : GAUCHE() ; DROITE() ; STXT() Utiliser la bibliothèque de fonctions : fonctions logiques, fonctions de recherche, fonctions statistiques, fonctions de date et d heure Insérer des liens hypertexte. Totaux et sous-totaux Utiliser Excel pour des applications statistiques commerciales et/ou de gestion Introduction générale : définition et intérêt La collecte des données, étape préalable Les variables statistiques et leurs représentations graphiques Les caractéristiques numériques Régression et corrélation Éléments de probabilités Des probabilités aux statistiques Les tests statistiques Le modèle linéaire de régression L analyse des séries chronologiques

4 Créer des macros simples Rechercher une fiche avec une liste déroulante Associer des macros à des boutons. Que peut-on faire avec Word? Automatiser la présentation des documents avec Word Repérer les mises en forme répétitives. Créer, appliquer, modifier et enchaîner les styles. Utiliser les jeux de styles rapides. Créer des modèles de documents. Utiliser les thèmes pour modifier l'aspect global du document. Utiliser Word pour concevoiroir des documents complexes et structurés Travailler un document en mode plan. Plan et styles : gérer la mise en forme des titres. Appliquer une numérotation automatique. Générer la table des matières à partir du plan. Ajouter une page de garde. Définir les en-têtes et les pieds de page. Illustrer ses documents Insérer et modifier une image. Illustrer un processus, une organisation avec un graphique SmartArt. Insérer du texte élaboré avec WordArt. Insérer des symboles et des équations. Maîtriser le positionnement des différents objets. Définir l'habillage du texte autour des objets. Enrichir et organiser sa collection d'images. Communiquer avec d'autres logiciels Insérer un tableau ou un graphique Excel. Convertir un document au format PDF

5 Que peut-on faire avec Publisher? Appréhender la mise en page Composer une mise en page Choisir un type de composition Utiliser les cadres de texte Incorporer des images & objets Dessiner des formes et les combiner Incorporer des WordArt Gérer les pages Gérer les arrières plans et les couleurs Les règles à respecter Les pièges à éviter Utiliser les fonctions avancées de Publisher Utiliser la maquette Gérer les styles Activer les chainages Gérer le publipostage Imprimer efficacement Créer une page Web Que peut-on faire avec PowerPoint? Élaborer le plan de son diaporama Quelle problématique doit-il exposer? A qui s adresse-t-il? Quelle organisation, quelle entreprise, quel service concerne-t-il? Définir la ligne graphique et le style des diapositives Créer le diaporama Choisir un thème et le décliner de façon cohérente dans les couleurs, les polices de caractère, les effets Utiliser les masques Maîtriser l alignement, les puces, les espacements Gérer les arrières plans, les couleurs, les pieds de page et les en-têtes

6 Réaliser son PowerPoint Point orienté métier Mise en garde : ce que l interlocuteur est capable de retenir Ou comment éviter l ennui? Quelles sont les règles de base? Créer, insérer, déplacer, supprimer une diapositive Organiser ses diapositives Concevoir des diapositives Gérer r les textes et la mise en page - Trouver la disposition adaptée au contenu de la diapositive Incorporer des animations multimédias Incorporer des éléments issus d autres logiciels (Tableaux, graphiques, images, photos, des WordArt etc.) Insérer en-tête et pied de page Saisir des commentaires Convertir le diaporama au format PDF Sauvegarder son diaporama Bien intégrer son diaporama à sa présentation Lancer le diaporama L utiliser correctement Gérer les commentaires Gérer sa gestuelle Interagir avec le public Savoir débriefer l animation : lister les points à améliorer Ateliers animés par le formateur pour s approprier le contenu de la formation, enrichir ses connaissances et augmenter ses compétences Conception, réalisation et présentation d un diaporama sur un thème librement choisi par le stagiaire. Que peut-on faire avec Outlook? La messagerie Explorer Outlook Utiliser le carnet d'adresses personnel Créer et envoyer du courrier électronique Répondre aux messages Configurer Internet Mail Gérer les messages Rechercher et indiquer des messages Le calendrier d Outlook L'utilisation des différentes vues du calendrier Organiser un nouveau rendez-vous Organiser une réunion

7 Organiser des événements Modifier les paramètres et les options du calendrier Les contacts et les tâches L'ajout de contacts L'utilisation de la liste des contacts La gestion des contacts L'impression des données sur les contacts La création d un formulaire personnalisé L utilisation du gestionnaire des tâches Les outils d Outlook Composer et envoyer un courrier HTML Utiliser les applications Office Utiliser le journal et les notes d Outlook Créer des dossiers et des archives Créer et ajouter des catégories Créer des dossiers partagés Configurer la messagerie à distance Gérer Outlook Utiliser l assistant Office Accéder aux archives Importer les adresses Personnaliser Outlook Démarrer Outlook automatiquement Spécifier un dossier de démarrage Personnaliser des vues Personnaliser les menus et les barres d outils Les options d Outlook Utiliser Outlook Express Paramétrer les options de correction d orthographe Explorer les options de sécurité Internet Explorer les certificats d authentification Paramétrer d autres options Les formulaires Choisir un type de formulaire Créer un formulaire Utiliser les différents types de champs Insérer une formule Insérer des contrôles Gérer les formulaires personnalisés