Débuter avec Excel. Introduction

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1 Débter avec Excel Introdction Dans ce chapitre Microsoft Excel 00 est n logiciel tabler qe vos povez employer dans n cadre personnel o professionnel, por sivre et analyser des ventes, créer des bdgets o organiser des éléments financiers. Il pet également servir à gérer n inventaire, à prodire des rapports d investissement o à créer des tableax d amortissement d emprnts. Ce logiciel financier permet d effecter des calcls o d atres opérations atomatiqement et ainsi de réaliser des tâches professionnelles o personnelles en n temps record, bien inférier à celi qe nécessiterait l sage d n papier et d n crayon. Démarrer Excel Utiliser le rban et choisir des commandes Utiliser les barres d otils Choisir des options dans ne boîte de dialoge Utiliser la barre d état Créer n classer vierge Ce chapitre présente la terminologie et les fonctionnalités de Créer n classer à partir d n modèle base d Excel. Tot d abord, dans Excel, les fichiers sont des classers. Chaqe novea classer comprend par défat Ovrir o convertir n classer existant trois feilles de calcl, qe l on pet comparer ax pages d Utiliser les volets de tâches et de grand-livre d n comptable. Vos povez mettre en forme fenêtres manellement les feilles de calcl en fonction de votre projet o télécharger des modèles préétablis à partir d site web Naviger dans n classer Office.com de Microsoft. Organiser les fenêtres Grâce à l interface graphiqe qi vise l efficacité, l accès ax Obtenir de l aide différentes tâches se fait par n clic de soris o par des raccorcis clavier. Microsoft Excel s article ator d n rban à Enregistrer n classer onglets et de boîtes de dialoge qi proposent les otils dont Vérifier la compatibilité et vos avez besoin a moment où vos en avez besoin. La barre l accessibilité d otils Accès rapide personnalisable facilite l accès ax commandes les pls employées, comme Enregistrer o Imprimer. Indiqer les propriétés d n classer Lorsqe la feille de calcl est terminée, vos povez l enregistrer dans n format XML efficace o sos forme de doc- Changer d affichage Récpérer n classer ment PDF o XPS, l envoyer par corrier électroniqe o collaborer avec d atres personnes en la partageant à l aide Maintenir et réparer Office d ne bibliothèqe SharePoint. Si n malher devait arriver à Obtenir des mises à jor par le Web votre classer o vos feilles de calcl, Excel dispose d ne fonction de récpération conçe por faciliter cette opération.fermer n classer et qitter Excel 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson

2 Démarrer Excel Por démarrer Excel, les dex méthodes les pls rapides consistent à le sélectionner dans le men Démarrer o à doble-cliqer sr ne icône de raccorci sr le brea. En proposant plsiers soltions por démarrer n programme, Office vos permet d employer celle qi vos convient et de procéder en n sel clic. Lorsqe vos lancez Excel, la fenêtre de ce programme apparaît. Elle présente n classer vierge, dans leqel vos povez commencer à travailler immédiatement. Lancer Excel à partir d men Démarrer 3 4 Cliqez sr le boton Démarrer de la barre des tâches. Choisissez Tos les programmes. Cliqez sr Microsoft Office. Cliqez sr Microsoft Excel 00. Si Microsoft Office vos demande d activer le programme, sivez les instrctions afin de mener à bien la procédre. GAIN DE TEMPS Si vos devez changer la clé d prodit, activez l onglet Fichier, cliqez sr Aide, cliqez sr le lien Modifier la clé d prodit, saisissez la clé, pis cliqez sr Continer. 4 3 Windows 7 Astces Créer n raccorci de programme sr le brea à partir d men Démarrer. Cliqez sr le men Démarrer, choisissez Tos les programmes, cliqez sr Microsoft Office, cliqez d boton droit sr Microsoft Excel 00, sélectionnez Envoyer vers et cliqez sr Brea (créer n raccorci). Démarrer Excel et ovrir n classer à partir de l Explorater Windows. Lorsqe vos doble-cliqez sr l icône d n classer Excel dans l Explorater Windows, le fichier correspondant s ovre dans Excel. Utilisaters expérimentés Pissance de calcl Excel 00 spplémentaire Si vos êtes n tilisater expérimenté o n analyste qi a besoin de créer des classers Excel pls grands o pls complexes, vos povez choisir la version 64 bits de Microsoft Excel 00 (Novea!) conçe spécifiqement por les ordinaters 64 bits. Elle permet, par exemple, de dépasser la limite des Go de mémoire physiqe (RAM) imposée par la version 3 bits et de manipler des nombres avec facilité. Si vos employez la version 3 bits, Excel 00 affiche des performances pls élevées (Novea!) qe les versions précédentes lors des opérations d importation, de filtrage, de tri, de copie et de collage de grandes qantités de données, ainsi q à l overtre et à l enregistrement des fichiers volminex. Chapitre 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson

3 La fenêtre Excel Onglet Fichier Accès ax commandes de fichiers d Office Barre d otils Accès rapide Accès ax commandes ajotées à cette barre d otils personnalisable Onglets Accès ax différents otils et commandes Lancer de boîte de dialoge Overtre des boîtes de dialoge o des volets de tâches Fenêtre d programme Saisie d texte et des données Rban Commandes et otils regropés par catégories dans les différents onglets Listes et galeries Accès ax listes et ax galeries en cliqant sr la flèche vers le bas Barre d état Affichage d informations sr le docment actif Botons d affichage Passage d n mode d affichage à l atre Contrôles d zoom Modification d zoom à l aide d crser o des botons Chapitre Débter avec Excel 3 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson

4 Utiliser le rban Le rban d Excel 00 vise l efficacité dans la manière de travailler. Il remplace les mens, les barres d otils et la plpart des volets de tâches disponibles dans Excel 003. Le rban se trove en partie spériere de la fenêtre de docment et comprend des onglets organisés par tâches o par objets. Le conten de chaqe onglet est placé dans des gropes, o sos-tâches. Dans ces gropes, des contrôles, o botons de commandes, exéctent des commandes o affichent n men de commandes o ne galerie dérolante. Ils permettent d apporter rapidement des modifications a docment. Le boton Office présent dans Office 007 a été remplacé par l onglet Fichier (Novea!). Il active le mode Backstage, dans leqel vos povez accéder ax commandes qi concernent les fichiers. GAIN DE TEMPS Por rédire le rban, cliqez sr le boton Rédire le rban (Ctrl+F) (Novea!) o doble-cliqez sr l onglet actif. Cliqez sr n onglet por afficher son conten (le rban reste rédit). Cliqez sr le boton Développer le rban (Ctrl+F) o doble-cliqez sr n onglet por réafficher le rban. Si vos préférez accéder ax commandes d rban avec le clavier pltôt qe la soris, Microsoft Office facilite l emploi des raccorcis clavier. Appyez sr la toche Alt o F0 por afficher les toches d accès par-desss les fonctions d mode en cors, pis appyez sr la lettre indiqée jsq à celle qi correspond à la commande sohaitée. Por annler ne action et masqer les info-blles des toches d accès rapides, appyez de novea sr Alt o F0. Les raccorcis clavier des versions précédentes de Microsoft Office, comme Ctrl+P por Imprimer, ainsi qe les toches accélératrices, fonctionnent encore de la même manière dans Microsoft Excel 00. Si vos sohaitez employer les raccorcis clavier d Excel 003, Excel 00 propose n mode de compatibilité. Onglets Le rban d Excel comprend trois types d onglets. Les onglets standard, comme Acceil, Insertion, Mise en page, Formles, Données, Révision, Affichage et Compléments, forment le premier et s affichent a démarrage d Excel. Le dexième comprend les onglets contextels, comme Otils Image, Otils de dessin o Otils de tablea, qi apparaissent niqement en cas de besoin. Excel reconnaît la tâche en cors et propose les onglets et les otils adaptés à cette tâche. Le troisième type concerne les onglets de programmes qi remplacent le je d onglets standard dans certains affichages o modes. Aperç instantané Lorsqe vos srvolez ne option dans ne galerie d rban, comme Styles WordArt, Excel affiche n aperç instantané de l effet de l option afin qe vos examiniez le résltat avant de l appliqer. Le boton Options de collage affiche également n aperç instantané d conten à coller (Novea!). Toche d accès Onglets standard Onglet contextel Boton Rédire le rban 4 Chapitre 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson

5 Choisir des commandes Choisir ne commande de men dans l onglet Fichier Les commandes d Excel sont regropées dans le rban, la barre d otils Accès rapide et la minibarre d otils. Elles prennent la forme de botons o d options dans le rban, de mens via n boton o des flèches d option, o dans l onglet Fichier (Novea!). La barre d otils Accès rapide et la minibarre d otils affichent les botons les pls employés et dont vos êtes pet-être familier depis Excel 003. L onglet Fichier affiche les commandes relatives ax fichiers dans le mode Backstage. Vos povez également ovrir n men contextel de commandes connexes en cliqant d boton droit sr n élément. Cliqez sr l onglet Fichier dans le rban. Cliqez sr la commande. GAIN DE TEMPS L accès ax commandes pet se faire via des raccorcis clavier. Maintenez enfoncée la première toche, par exemple Ctrl, pis appyez sr la seconde, par exemple S (o Ctrl+S) por déclencher la commande Enregistrer. Choisir ne commande de men depis n men contextel Cliqez d boton droit sr n objet (ne cellle o n élément graphiqe). GAIN DE TEMPS Appyez sr Maj+F0 por afficher le men contextel d ne commande. Cliqez sr ne commande dans le men contextel. Si elle est sivie d ne flèche, srvolez-la por voir apparaître ne liste d options connexes, pis cliqez sr celle qi vos intéresse. 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson Chapitre Débter avec Excel 5

6 Utiliser le rban et les barres d otils Choisir ne commande dans ne barre d otils o le rban Excel propose les commandes les pls tilisées, comme Enregistrer et Annler, dans la barre d otils Accès rapide. Por exécter ne commande, cliqez sr n boton de la barre d otils. Si vos n êtes pas certain d rôle d n boton, srvolez-le de manière à afficher ne info-blle. A démarrage d Excel, la barre d otils Accès rapide s affiche par défat en hat de la fenêtre. Vos povez ajoter des botons de commande et des gropes à la barre d otils Accès rapide et a rban (Novea!). La barre d otils pet également être placée a-desss o en dessos d rban. Otre la barre d otils Accès rapide, Excel affiche ne minibarre d otils a-desss d texte sélectionné. Elle permet d accéder rapidement ax otils de mise en forme. Info-blle Obtenir de l aide sr ne commande. Si vos n êtes pas certain d rôle d n boton, srvolez-le por afficher ne info-blle. Dans certains cas, appyez sr F por obtenir de l aide. Choisir ne commande. Cliqez sr le boton, o la flèche d boton, pis sélectionnez la commande o l option. Ajoter o retirer des éléments à la barre d otils Accès rapide Ajoter o retirer n boton. Cliqez sr la flèche Personnaliser la barre d otils Accès rapide, pis cliqez sr le nom d n boton (cex cochés sont affichés). Flèche Personnaliser la barre Accès rapide Cliqer por ajoter o spprimer les botons les pls employés Ajoter n boton o n grope d rban. Cliqez d boton droit sr le boton o le nom d grope d rban, pis choisissez Ajoter à la barre d otils Accès rapide. Retirer n boton o n grope. Cliqez d boton droit sr le boton o le nom d grope dans la barre d otils Accès rapide, pis sr Spprimer de la barre d otils Accès rapide. Cliqer d boton droit por ajoter n boton o n grope 6 Chapitre 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson

7 Personnaliser le rban o la barre d otils Accès rapide Cliqez sr l onglet Fichier, pis sr Options. Cliqez sr Personnaliser le rban (Novea!) o sr Barre d otils Accès rapide. Cliqez sr la flèche de la liste Choisir les commandes, pis sr Totes les commandes o n rban précis. Cliqez sr la flèche de la liste à droite et choisissez les onglets o la barre d otils à modifier. Por le rban, créez n novel onglet en cliqant sr Novel onglet o n novea grope dans l onglet sélectionné en cliqant sr Novea grope. Por importer o exporter n rban o ne barre d otils personnalisés, cliqez sr Importer/Exporter, sélectionnez ne commande, pis indiqez le fichier d importation o d exportation. Cliqez sr la commande à ajoter (colonne de gache) o à spprimer (colonne de droite), pis cliqez sr Ajoter o Spprimer. Por insérer n séparater entre les botons de la barre d otils Accès rapide, cliqez sr <Séparater>, pis sr Ajoter. Cliqez sr les flèches Monter et Descendre por changer l ordre des botons. Por réinitialiser le rban o la barre d otils Accès rapide, cliqez sr la flèche Réinitialiser, pis choisissez ne option. Cliqez sr OK Déplacer les barres d otils et le rban Vos avez la possibilité de changer l emplacement de la barre d otils Accès rapide. Cliqez sr la flèche Personnaliser la barre d otils Accès rapide, pis sr Afficher en dessos d rban o Afficher adessos d rban. Por rédire le rban (Novea!), cliqez sr le boton Rédire le rban (Ctrl+F) placé sr le côté droit d rban (à gache d boton Aide). Cliqez sr le boton Développer le rban por le réafficher. Lorsqe le rban est rédit, cliqez sr n onglet por le faire apparaître. Lors d clic sr ne option o dans le docment, le rban est de novea rédit. Modifier les info-blles Informations Vos povez désactiver o modifier les info-blles. Ovrez l onglet Fichier, cliqez sr Options, pis Général. Ovrez la liste Style d infoblle, sélectionnez Ne pas afficher les descriptions de fonctionnalités dans des info-blles o Ne pas afficher les info-blles, pis cliqez sr OK. Chapitre Débter avec Excel 7 0 Pearson France Excel 00 Steve Johnson