Votre expert en flux documentaires et logistiques. Catalogue des formations

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1 Votre expert en flx docmentaires et logistiqes Cataloge des formations

2 Qelles qe soient les entreprises, les salariés pevent sivre, a cors de ler vie professionnelle, des actions de formation professionnelle contine. Tote entreprise concort a développement de la formation professionnelle contine en participant chaqe année a financement d actions de formation o de bilan de compétences. Tos les employers occpant 20 salariés et pls sont dans l obligation de contriber à la formation contine à hater de 1,6 % de la masse salariale brte de l ensemble des salariés. Son versement s effecte après d n organisme collecter agréé par l Etat (Opca). Son montant se décompose de la façon sivante : 0,20 % affecté a congé individel de formation ; 0,50 % affecté à la professionnalisation et a DIF ; 0,9 % affecté a solde de la participation. Les agents de la fonction pbliqe pevent également bénéficier d actions de formation dans le cadre d plan de formation à l initiative de l administration, o dans le cadre d congé de formation. Dex types de prestataires interviennent dans la formation professionnelle contine : les organismes de formation et les organismes de bilan de compétences. Pls de organismes de formation sont ajord hi agréés en France. Fort de son expertise en flx docmentaires et logistiqes, Otils Océans vos présente dans ce docments des modles de formations conçes por les services flx docmentaires, logistiqes, environnement de travail et les prestataires de facility management. Ces formations s adressent de façon ciblée à des opératers, des managers de services, des directers de l environnement de travail. A-delà de ce cataloge, notre éqipe est à votre écote por concevoir tote session o tot programme personnalisé. Bonne lectre. L éqipe Otils Océans

3 I Formations opératers et managers Modle 1: Agents d exploitation d service Corrier Modle 2 : Pilotage des opérations corrier Responsable d Activité Corrier Modle 3 : La sécrité de l information II. Formations Affranchissement Modle 4 : Maîtrise des opérations d affranchissement Modle 5 : Maîtrise des opérations «Corrier indstriel postal» III. Formations Dématérialisation Modle 6 : N1-Les opérations de nmérisation «Flx entrants» sr OPEX Modle 7 : N2-Les opérations de Vidéocodage sr KOFAX Modle 8 : N3-Gestionnaires sr poste de travail dématérialisé Modle 9 : N4- Sperviser OPEX, KOFAX et poste de travail Modle 10 : N5- Accompagnaters-sachant OPEX, KOFAX et poste de travail IV. Formations spécifiqes prestataires FM Modle 11 : Traitement et gestion de la cellle «Enqête Docmentaire» Modle 12 : Organisation et pilotage d ne prestation corrier Modle 13 : Réponse appel d offre Affranchissement SOMMAIRE

4 MODULE 1 2 jors Agents d exploitation d service Corrier H.T Mesres conservatoires de la prestation corrier : l Sécrité de l activité l Traçabilité des flx traités l Distribtion/Collecte des flx l D local corrier & de ses éqipements l Timing des opérations qotidiennes Organisation d poste : l Faire partie d ne éqipe l Connaître le périmètre de l activité l Connaître les différentes zones de traitement d service corrier l Connaître le périmètre de responsabilité envers le client l Connaître les impératifs qotidiens l Connaître le timing des flx entrants & sortants d service corrier l Connaître les réseax d acheminements et lers délais (par typologie) l Connaître le contrôle des opérations, ler conditionnement, ler Méthodes : Gestion : traçabilité, ler sivi l Process schématiqes de traitement des flx par typologie l Les procédres et lers applications de traitement l Les spports techniqes de l activité l Les réseax d informations l Remplir n tablea de bord a fil des opérations A l isse de cette formation, les Agents d Exploitation, seront en mesre : w D être polyvalents sr l ensemble des postes de traitements représentant l activité corrier. w De comprendre, de respecter et d appliqer, l ensemble des procédres corrier, en place o à venir. w D être force de proposition après d Responsable d Activité Corrier. w De gérer le tablea de bord a fil des opérations qotidiennes (1er nivea)

5 MODULE 2 2 jors Pilotage des opérations corrier Responsable d Activité Corrier H.T Mesres conservatoires de la prestation corrier : l Sécrité de l activité l Traçabilité des flx traités l Distribtion/Collecte des flx l D local corrier & de ses éqipements l Timing des opérations qotidiennes Organisation d poste : l Connaître le périmètre de l activité l Connaître le périmètre de responsabilité l Savoir encadrer ne éqipe opérationnelle l Maîtriser les impératifs de prodctivité l Maîtriser le timing des flx entrants & sortants d service corrier l Maîtriser les réseax d acheminements et lers délais (par typologie) Méthodes : l Maîtriser le contrôle des opérations, ler conditionnement, ler traçabilité, ler sivi. l Process schématiqes de traitement des flx par typologie l Restrctration & Gestion des codes services l Sivi des movements d client (base de données recherches) l Spport d information d organisation de l activité en l absence des titlaires l Bases de rédaction d ne procédre corrier l Distribtion/Collecte des flx l D local corrier & de ses éqipements l Timing des opérations qotidiennes A l isse de cette formation, les Responsables d Activité Corrier, devront être : w Les garants d cahier des charges d client et des procédres spécifiqes d corrier. w En mesre de devenir force de proposition après d client o d Service des Opérations. w Capable de maîtriser l activité, à travers des process d exploitation, ler permettant de devenir des gestionnaires responsables. Gestion : l Création d n tablea de bord en fonction des typologies à traiter

6 MODULE 3 1 jor La Sécrité de l information H.T l Les otils de traçabilité l Les procédres des flx sensibles l Le traitement des flx sensibles l La gestion des flx sensibles l La sensibilisation ax règles de sécrité d client l L identification de lettres o colis piégés l Les Plans de sécrité de l activité corrier l La sensibilisation ax règles d commerce extérier l Les pays sos embargo l Les pays sensibles l Les pays restreints l Les procédres liées à n site classé secret défense A l isse de cette formation, les opératers, seront en mesre : w D appliqer l ensemble des mesres de sécrité corrier en viger sr le (s) site(s) w De reconnaître des plis o colis «Sensibles» national et international w De prendre des mesres immédiates et d en informer la hiérarchie w De rendre compte a client des actions menées, des résltats obtens et de li en fornir la preve.

7 MODULE 4 1 jor Maîtrise des opérations d affranchissement H.T Organiser son espace de travail : l Sens de circlation des flx dans l espace l Chronologie des opérations en fonction des typologies postales Organiser les ressorces : l Les otils nécessaires ax opérations d affranchissement l Les spports de traitement Identifier les interlocters Internes et Externes : l Connaître le résea de commnication Interne et Externe S approprier les procédres internes (Si existants) Connaître les réseax d acheminements de la Poste : l Le résea national l Le résea International l Les règles de présentation des flx à la Poste Connaître les prodits postax et savoir les tiliser: l Le corrier postal standard l Le corrier recommandé l Le corrier à tarif lent (Ecopli) l Le corrier d envoi de masse (Post impact) l Les colis standard (Colissimo) l Les colis à tarif lent (Colieco) l Les express (Chronopost) A l isse de cette formation, les Agents d Exploitation et les Responsables D activité Corrier, seront en mesres: w De maîtriser le fonctionnement de la machine à affranchir (Comptes analytiqes, coûts, dépannages N1,...) w De prendre en considération les demandes tilisaters w De connaître les principax prodits postax et ler tilisation w De maîtriser les différents formlaires d expéditions postales w De connaître le fonctionnement général de la Poste w De maîtriser le premier nivea de gestion des opérations d affranchissement

8 MODULE 5 1 jor Maîtrise des opérations «Corrier indstriel postal» H.T l Présentation de l historiqe de la Poste l Présentation par l éqipe corrier de l organisation actelle (visite d Sce corrier) l Présentation de l organisation logistiqe et techniqe des PIC de la Poste l Les impacts organisationnels por les clients de la Poste l Les enjex por le client l Les pré-reqis por traiter le corrier indstriel l Les normes postales l Le plan de commnication ax tilisaters l La présentation des flx l Exercice pratiqe de préparation des flx Postax (Sce corrier) l Containerisation des flx por la Poste l Remise des flx à la Poste l Qizz des techniqes de préparation en corrier indstriel A l isse de cette formation, les Agents Corrier, seront en mesre: w D être polyvalents sr l ensemble des postes de traitements d affranchissement spécifiqes w De comprendre, de respecter et d appliqer, l ensemble des procédres de traitement «corrier indstriel» w D être force de proposition après d Responsable d Activité Corrier.

9 MODULE 6 1 jor N1-Les opérations de nmérisation «Flx entrants» sr OPEX Formation théoriqe (en salle) : l Votre rôle dans la chaine docmentaire l Les étapes de prodction l Décovrir les fonctionnalités théoriqes de la machine : l Généralités l Fonctionnalités l Les zones de traitements l La sécrité l Ergonomie d poste de travail l La tene reqise l Gestelle sr poste de travail l Gestes et postres é Zone 1 : Overtre é Zone 2 : Extraction é Zone 3 : Nmérisation é Zone 4 : Sortie de tri l La mise en service de la machine l La procédre de création et de fermetre des lots l La mise en boite d archives l Le contrôle des images et scénarii de traitement l Qe faire lorsq ne image est illisible? l Qe faire lorsqe des bandes noires apparaissent? l Les borrages é En overtre é En extraction é En nmérisation é En sortie de tri l La traçabilité des boites d archives l Entretien Nivea 1 (qotidien) l Dépossiérage l Consommables l Les incidents de nivea H.T A l isse de cette formation, les opératers corrier «OPEX», seront en mesre de : w Comprendre et d appliqer: l Le fonctionnement et les caractéristiqes de la machine l Les procédres d exploitation l Les règles de gestion l Les règles de sécrité w Faire fonctionner la machine en sitation standard w Contrôler les images a fil des opérations w Entretenir la machine a qotidien w Générer les statistiqes liées ax opérations effectées w Effecter les incidents de nivea 1

10 N1-Les opérations de nmérisation «Flx entrants» sr OPEX (site) Formation pratiqe sr machine OPEX RED51+AS3690i : l Mise en service de la machine l Positionnement sr le poste de travail l Repérage physiqe des zones de la machine l Alimentation d bac en enveloppes é Enveloppes C5 é Enveloppes C6 l Sélection d domaine et d «job» (3 domaines) l Maniplation d système d overtre/extraction é Atomatiqe é Manel é Tri/ventilation des flx hors G.E.D. (ex : chèqes) l Mise en pratiqe de mise à plat de docments et enveloppe l Contrôle visel des images générées l Maniplation des étapes qalitatives des images générées é Sppression é Amélioration d contraste é Renmérisation d ne page é Les pages types é Convention AREAS (Belorgey) é Les plis colers, é Les Rotations, l Gestion des différents types de borrage é Z1 Overtre é Z2 Extraction é Z3 Scanners/triers l Fermetre d n job et mise en boite d archive l Arrêt de la machine l Contrôle et édition statistiqes des opérations effectées l Entretien qotidien et incidents nivea 1 MODULE 6

11 MODULE 7 1 jor N2-Les opérations de Vidéocodage sr KOFAX Formation théoriqe (en salle) : l Votre rôle dans la chaine docmentaire l Les étapes de prodction l Décovrir les fonctionnalités de l application : é Généralités é Fonctionnalités é Les masqes de saisies l Ergonomie d poste de Vidéocodage é Les otils périphériqes (Extra, Ulis, Filip, ) l Gestes et postres sr poste de Vidéocodage l La mise en service d poste de Vidéocodage l les login et mot de passe l Les procédres de Vidéocodage é Modle de Validation (indexation) é Modle de Vérification (rejet fonctionnel) é Modle contrôle Qalité (rejet techniqe) é Rejets techniqes et fonctionnels (typage) Qe faire lorsq ne image est illisible? Qe faire lorsqe des bandes noires apparaissent? Qe faire lorsqe les images sont spoliées et/o inexploitables? l Clôtre individelle des opérations d indexation l Fermetre d poste de Vidéocodage l Gestion statistiqes des opérations l Reportings qotidien H.T A l isse de cette formation, les opératers corrier réalisant les opérations de vidéocodage, seront en mesre de : w Comprendre le fonctionnement et les caractéristiqes de l application w Comprendre et d appliqer : l Les procédres d exploitation l Les règles de gestion l Les règles d indexation w Faire fonctionner le logiciel en sitation standard w Traiter les rejets techniqes et fonctionnels w Alerter sr les incidents de fonctionnement de l application

12 MODULE 8 1/2 jornée N3-Gestionnaires sr poste de travail dématérialisé l Présentation de l application l Connexion l Cas standards de traitement d n bon de travail l Bon de travail et corbeille é Prise bon mode direct / Prise bon mode libre é Traitement d n bon de travail (mode direct) é Recherche et consltation é Références et fiches références l Recherche d n contrat o d n client l Espace GED l Cas avancés de traitement d n bon de travail l Rotage é Mise en attente / Réactivation é Création d n bon de travail é Ré-indexation d n bon de travail é Ré-indexation d n pli l Modles de gestion des mails l Modle de gestion des corriers l Insertion de mails et de docments breatiqes l Interactions avec les opératers l Traitement de demande d extraction é Temporaire é Définitive é Re-nmérisation l Retor ax archives l Synthèse 750 H.T A l isse de cette formation, les gestionnaires réalisant les opérations, seront en mesre de comprendre et tiliser : w Les fonctionnalités de base d poste de travail (P.D.T.G.) w Les fonctionnalités de rotages internes et/o externes w Les expertises (Les recherches avancées) w La gestion des archives (demandes d extraction, )

13 MODULE 9 1/2 jornée N-4 Sperviser OPEX, KOFAX et poste de travail 750 H.T Spervision Opérationnelle : l Sppression d n pli sos G.E.D. l Sppression d n bon l Gestion de la corbeille Administration Spervision Statistiqe : l Accès ax statistiqes l Page des critères l Description des critères des statistiqes l Statistiqes é Tos les opératers é Totes les taches l Statistiqes individelles l Créations et analyses graphiqes A l isse de cette formation, les spervisers, seront en mesre de : w Comprendre le fonctionnement et les caractéristiqes de l application statistiqes w Comprendre et d appliqer : l Les règles d analyses et de relevés chiffrés l Les règles de présentation des graphiqes w Faire fonctionner le logiciel en sitation standard w Contrôler et/o analyser les chiffres d activités OPEX w Contrôler et/o analyser les règles de traçabilité w Faire respecter le plan Qalité w Décrypter et interpréter les piqes (positifs et/o négatifs) d activités w Proposer des actions correctives d exploitation

14 MODULE 10 1 jor N5- Accompagnaters-sachant OPEX, KOFAX et poste de travail Les fondamentax techniqes et organisationnels l Fonctionnalités l La sécrité l Ergonomie d poste de travail l Gestelle sr poste de travail l La procédre de création et de fermetre des lots l Les borrages l Le contrôle des images et scénarii de traitement l La traçabilité des boites d archives l Mise en service de la machine l Alimentation d bac en enveloppes l Création de lots et boites d archives l Gestion des différents types de borrage l Fermetre d n lot et mise en boite d archive l Arrêt de la machine l Entretien Nivea 1 Ergonomie d poste de travail l La mise en service d poste de travail l les login et mot de passe l Les procédres de Vidéocodage l Fermetre d poste d indexation l Reportings qotidien l Gestion statistiqes des opérations Cas standards de traitement d n bon de travail l Traitement d n bon de travail (mode direct) l Recherche et consltation l Recherche d n contrat o d n client l Ré-indexation d n bon de travail l Ré-indexation d n pli l Interactions avec les opératers l Synthèse l Demande de nmérisation l Demande de sortie d original l Demande de Re-nmérisation Accès ax statistiqes Statistiqes H.T A l isse de cette formation, les Accompagnaters-sachant, seront en mesre de : w Comprendre et d appliqer les fondamentax de l ensemble des applications liées ax opérations OPEX w Comprendre, analyser et expliqer : l Les règles de traitement opérationnelles l Les règles de gestion w Contrôler et/o analyser les opérations de traitement OPEX w Décrypter et interpréter les demandes des opératers (positifs et/o négatifs) w Proposer des actions correctives d exploitation et/o de formation, por chaqe opérater.

15 MODULE 11 1 jor Traitement et gestion de la cellle «Enqête Docmentaire» H.T l Les différents acters corrier dans l entreprise l Les implications qalité d ne cellle de Sivi d Activité Corrier l Les réseax d acheminement et lers délais l Les différentes typologies corrier traitées par le service corrier l Les points de contrôles qalité d service corrier par zone l La prise en compte d ne recherche corrier et ses repères d identification l Le traitement d ne enqête de Sivi d Activité Corrier et les moyens d investigations l Les spports de sivis de prodction l Les schématiqes d enqêtes par typologie l Les réseax de commnication et d information l Gestion et reporting A l isse de cette formation, les collaboraters, seront en mesre : w De traiter ne demande client. w D interpréter, de comprendre et d effecter ne enqête corrier. w De savoir tiliser l ensemble des réseax et les intervenants, por répondre à ne demande client. w De rendre compte a client des résltats obtens et de li en fornir la preve.

16 MODULE 12 2 jors Organisation et pilotage d ne prestation corrier AXE 1 Le corrier d entreprise, n impact strategiqe por l entreprise l Ses origines l La poste en France é L organisation é Qelqes chiffres l Le marché Eropéen l L impact por les entreprises l Les typologies corrier en entreprise l La sécrité de l information l La gestion l La traçabilité l La qalité de service AXE 2 - Analyser et préparer le deploiement d ne prestation corrier l Comprendre l organisation «Métier» d client l Comprendre et formaliser les attentes d client en terme de prestation l Comprendre les impératifs d client et les risqes docmentaires liés à son activité l Analyser le périmètre d intervention et de responsabilités des prestataires et fornissers externes AXE 3 - Constrire les bases d ne prestation adaptée l Définir le périmètre contractel et opérationnel de la prestation Corrier-Logistiqe l Comprendre et analyser les chiffres d activités et bdget relatifs à la prestation l Dimensionner les volmes à traiter qotidiennement par typologie l Dimensionner les temps de traitement par typologie corrier l Dimensionner le périmètre de l éqipe opérationnel l Définition des fiches de postes et missions de chacn l Dimensionner l implantation de l activité corrier, les zones de traitement et les otils l Recenser les moyens matériels et techniqes mis à disposition par le client l Définir le plan de déploiement de la prestation l Piloter le déploiement l Contrôler l application des engagements org=anisationnels, techniqes, qalitatifs, contractels, H.T A l isse de cette formation, les collaboraters porront préparer, organiser et piloter la mise en exploitation de prestations corrier d entreprise por des sites tertiaires povant acceillir entre 250 et 1000 «tilisaters». Ils seront en mesre : w De comprendre et d analyser les objectifs d client w De préparer l organisation en étroite collaboration avec le client w D organiser la mise en exploitation w De piloter le déploiement w De contrôler la conformité des objectifs définis par le client

17 MODULE 13 2 jors Réponse appel d offre Affranchissement AXE 1 Lectre & interpretation d CDCT H.T l Connaitre les besoins «métier» d client l Analyser les besoins techniqes recherchés l Analyser les points bloqants et/o non évoqés dans le CDCT l Analyser l organisation opérationnelle AXE 2 - Dimensionner l organisation l Réponse organisationnelle l Réponse techniqe Affranchissement é M.A.A. & M.A.I. é M.S.P.A é Système de gestion des Affranchissements é Système de traçabilité l Réponse techniqe atres matériels é Ovre-Lettres é Salle corrier é Matériels divers AXE 3 - Accompagner le demarrage l Les offres d adit en affranchissement é Conseil affranchissement N1 é Conseil affranchissement N2 é Conseil affranchissement N3 é Corrier Expert (organisation) l Le pilotage a déploiement de l offre é Rétroplanning de déploiement é Coordination avec les services techniqes é Sivi semestriel d contrat A l isse de cette formation, la force de vente, sera en mesre : w D analyser et de comprendre n cahier des charges techniqe affranchissement w De préparer la réponse techniqe w De dimensionner l offre, par rapport ax besoins exprimés w De maîtriser le déploiement de l offre

18 A propos d Otils Océans Otils Océans, expert en flx docmentaires et logistiqes Depis pls de 20 ans, nos apportons ax entreprises et collectivités des soltions innovantes por l organisation et l éqipement de lers services corrier-logistiqe telles qe : w Adit et conseil en organisation w Aménagement mobilier avec des postes de travail ergonomiqes, des chariots w Contenants por le transport d corrier et d objets sensibles : pochettes, sacs navettes w Systèmes de sécrité et de traçabilité : scellés de sécrité, matériel et logiciels de traçabilité, w Soltions d overtre et de tri d corrier : machines, logiciels d assistance ax opératers de tri par reconnaissance vocale w Soltions de dématérialisation et gestion électroniqe de corriers/ docments Aditer - organiser - conseiller Otils Océans développe son offre de conslting, afin d accompagner les grandes Entreprises et les Administrations por l organisation et l optimisation des flx Docmentaires (Corrier, Reprographie, Editiqe, Nmérisation, indstrie Postale, ). Notre offre de conslting covre 3 grands secters Adit-Conseil des Organisations Accompagnement a changement (A.M.E.-A.M.O) Formations Logistiqes Docmentaires Por tote demande de formations «à la carte», contactez notre éqipe OUTILS OCÉANS 10 re Nicolas Appert, ZAC de Troyalac h Saint-Évarzec Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) contact@otils-oceans.com