Fonds Européen pour les Réfugiés ( FER )

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1 Fonds Européen pour les Réfugiés ( FER ) Réunion d information Paris, le 16 avril 2013

2 Le guide des bonnes pratiques et l éligibilité des dépenses

3 Présentation générale du guide Objectif général du guide des bonnes pratiques : Informations nécessaires relatives au cycle de vie d un projet FER; Les règles d éligibilité des dépenses et des ressources; La préparation des contrôles comptables. Différentes sources : Les références réglementaires; Les échanges avec la Commission européenne; Les échanges avec les bénéficiaires; Les questionnaires adressés en

4 Du programme annuel au conventionnement 4

5 Le cycle de vie d un projet FER Un projet cofinancé par le FER passe par plusieurs étapes depuis le dépôt de la demande de subvention jusqu au paiement de la totalité du financement dû (solde) : 5

6 Les acteurs de la gestion du FER et leur rôle L'autorité responsable : La section FER du service de l'asile; La cellule de gestion mutualisée des fonds européens; Le prestataire chargé du contrôle comptable; Le prestataire chargé de l'évaluation; L'autorité d'audit; L'autorité de certification. 6

7 Construire un projet, établir une demande de subvention Les dimensions stratégique, temporelle et physique Définition de l action, du calendrier (durée du projet), du lieu, du public cible, etc. La dimension financière La trésorerie L élaboration du budget prévisionnel : - les dépenses prévisionnelles (directes, indirectes); - les taux d affectation des dépenses directes; - les ressources du projet (50% ou 25% du projet au minimum). Une comptabilité séparée 7

8 Construire un projet, établir une demande de subvention Les dépenses prévisionnelles sont soit directes ou indirectes. Les dépenses directes sont les dépenses dédiées à l action et qui sont essentielles à sa mise en œuvre. Les dépenses indirectes sont les dépenses à la charge de la structure mais ne pouvant être rattachées au seul projet cofinancé. Les dépenses indirectes sont plafonnées à un forfait de 7% des dépenses directes. Les taux d affectation Ils sont utiles lorsque des dépenses directes ne sont pas entièrement dédiées à l action. Ils peuvent être de plusieurs natures : - nombre de bénéficiaires prévus dans l action FER / autres publics accueillis par l organisme pendant la même période; - heures de formation dans l action FER / heures totales de formation dispensées par l organisme pendant la même période; - temps consacré par le personnel à l opération FER / temps total travaillé dans l organisme pendant la même période; - surface dédiée au projet / surface totale du site de l organisme; - nombre d ETP dédiés au projet FER / nombre d ETP total. Attention, les clefs financières ne peuvent être retenues. 8

9 Construire un projet, établir une demande de subvention Les ressources du projet FER = cofinancement 50% (ou 75% dans le cadre des projets relevant des catégories spécifiques). Le budget doit être équilibré et provenir de : - contreparties nationales, régionales, locales ou privées; - contributions propres du bénéficiaire final; - recettes générées par le projet. Bonne pratique : dans le cas où la subvention d un cofinanceur n est pas exclusivement dédiée au projet FER, le bénéficiaire doit demander au financeur en question de préciser la part de la subvention affectée au projet FER. Le cas des contrats aidés Le cas des ressources adoptant un calendrier différent de celui du FER 9

10 S engager par convention - Réalisée par la cellule de gestion mutualisée des fonds européens; - Acte contractuel entre le porteur de projet et le service de l asile; - Une durée de 1 an pour le projet; - Possibilité d avenant; - La convention expose le contenu du projet et les modalités de mise en œuvre de ce dernier; - Les annexes sont aussi importantes que la convention elle-même, il s agit de : La description de l action (annexe I) La description des différents coûts (annexe I) Les indicateurs prévisionnels de réalisation (annexe I) Les actions de communication envisagées (annexe I) Le plan de financement détaillé par poste de dépense (annexe II) Le modèle de rapport final 10

11 L éligibilité des dépenses Les frais de personnel : - Salaires bruts + charges sociales + autres prélèvements obligatoires; - Les personnels embauchés doivent être présentés de la manière suivante lors du conventionnement : ATTENTION : la politique de rémunération habituelle doit être respectée. Certains frais de personnel sont inéligibles : primes sur le résultat, indemnités de départ non prévues, indemnité de départ à la retraite, avantages en natures. 11

12 L éligibilité des dépenses Comment justifier les frais de personnel? - Le contrat de travail, les lettres de mission; - La copie des bulletins de salaire, journal de paie et DADS; Outil : la feuille de retraitement des frais de personnel. Comment prouver l acquittement des dépenses de personnel? - Une attestation du commissaire aux comptes ou de l expert-comptable; - Les relevés bancaires : solution la moins avantageuse. 12

13 L éligibilité des dépenses Comment prouver l affectation du personnel au projet? Pour une personne affectée au projet pour la totalité de son temps de travail : lettre de mission, fiche de poste. Pour une personne affectée partiellement à l action : feuille de temps. Une feuille de temps type est proposée par l autorité responsable, dans le cas où l organisme dispose déjà d un moyen de suivi du temps de travail, celui-ci devra être présenté en amont des contrôles à l autorité responsable pour validation. Le cas de l indemnisation des stagiaires 13

14 L éligibilité des dépenses Les frais de voyage et de séjour Ils concernent le personnel en lien avec le projet mais également les bénéficiaires au projet. Le remboursement des frais de déplacement est basé sur : Le moyen de transport en commun le moins cher; Les billets d avion sont autorisés uniquement pour les voyages de plus de 800km (aller et retour) ou lorsque la destination géographique justifie réellement le transport aérien; Lorsqu il s agit de l utilisation d une voiture privée, le remboursement est effectué sur la base du coût des transports en commun, soit d une indemnité kilométrique en fonction de la puissance du véhicule (à ce titre, une copie de la carte grise du véhicule utilisé doit être fournie). Quelles sont les pièces justificatives de ce poste de dépenses? Les ordres de mission; Les tickets, les reçus; les billets et cartes d embarquement pour les voyages en avion, les frais de transport journalier; Pour justifier du nombre de kilomètres lorsque le porteur de projet souhaite utiliser une voiture privée, il est possible d utiliser la version imprimée d un site internet permettant le calcul d itinéraire. L acquittement : attestation du commissaire aux comptes ou de l expert comptable ou relevé bancaire. 14

15 L éligibilité des dépenses Les frais d équipement Le porteur de projet peut acheter du matériel pendant la durée de vie du projet, le budget devra alors préciser s il comprend une partie de l amortissement de l équipement correspondant à la période d utilisation réelle de l équipement pour les besoins du projet. Les équipements achetés avant le démarrage du projet mais utilisés pour le projet sont uniquement éligibles sur la base d un amortissement. Quelles sont les pièces justificatives pour les frais d équipement? - factures, bons de commande et bons de livraison, convention de location, etc. 15

16 L éligibilité des dépenses Les biens immobiliers Il s agit essentiellement des locations de logement, le coût du loyer est éligible seulement si le bien est utilisé uniquement pour le projet. (exemple : appartement destiné à l hébergement de réfugiés). Les consommables, fournitures et services généraux Les consommables et fournitures achetés seront-ils uniquement utilisés pour le projet cofinancé par le FER? Les consommables, exemples : des produits, notamment alimentaires, des vêtements, du carburant Les fournitures, exemples : logiciels, petit matériel informatique Les services généraux sont des services applicables à l ensemble de l organisation (par ex : la sécurité, les services de nettoyage, l entretien, etc.). ATTENTION : l autorité responsable du FER considère que, dans la majorité des cas, ces services relèvent des coûts indirects et non des coûts directs (forfait de 7%). 16

17 La sous-traitance L éligibilité des dépenses Un sous-traitant est un tiers qui n est ni le bénéficiaire final de la subvention, ni un partenaire. Il apporte son aide à un projet en réalisant des travaux ou services particuliers qui ne peuvent pas être menés seul par le bénéficiaire final (ex: services de traduction et d interprétation, formation ). La sous-traitance a les caractéristiques suivantes : Un accord contractualisé; Le sous-traitant facture un prix qui comprend généralement une marge de bénéfice; Le sous-traitant travaille sans contrôle direct du bénéficiaire final et ne lui est pas subordonné; La responsabilité vis-à-vis de l UE pour la mission sous-traitée incombe entièrement au porteur de projet. La mise en concurrence : l optimisation des moyens (demande de 3 devis). Expertise juridique en cours pour préciser si les porteurs de projets sont soumis à l'ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. Attention, certaines sous-traitances sont inéligibles : sous-traitance liée à la gestion globale du projet, la soustraitance avec des intermédiaires ou des consultants dont les frais sont définis en pourcentage du coût du projet. BONNE PRATIQUE : stipuler dans le contrat avec le sous-traitant que celui-ci doit être en mesure de fournir aux organismes d audit et de contrôle du FER toutes les informations nécessaires : liste des bénéficiaires, factures, émargements, planning de travail. 17

18 L éligibilité des dépenses Les coûts résultant directement des obligations liées aux cofinancements communautaire Il s agit par exemple : Des actions en faveur de la visibilité du cofinancement FER pour le projet ; Des garanties bancaires ; Les frais d experts Les frais d experts peuvent prendre différents formes : Des missions de l expert comptable ou du commissaire aux comptes pour l attestation d acquittement des dépenses demandée lors du contrôle de service fait, honoraires en conseil juridique, les frais de notaire et les coûts des experts techniques et financiers directement rattachables au projet. Attention aux cas où un taux d affectation doit être affecté pour ce poste de dépense 18

19 L éligibilité des dépenses Les dépenses spécifiques en lien avec les groupes cibles Le porteur de projet peut faire des achats pour le public cible concerné par le projet cofinancé et peut rembourser des frais encourus par ce même public cible. (ex : pécules, jetons de laverie, photos, etc.) Attention : la justification de ce type de dépenses est relativement lourde : liste des personnes bénéficiaires, date de paiement. Les coûts indirects Les coûts indirects au projet concernent des catégories de dépenses qui ne peuvent être qualifiées de coûts spécifiques directement liés au projet (ex : frais de siège, électricité, téléphone, Internet). Ils sont éligibles à un montant forfaitaire de 7% du montant total des coûts directs éligibles. Application d un taux forfaitaire de 7%. 19

20 Suivre l opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation Assurer une exécution conforme de l opération conventionnée - Utilisation d outils pertinents renseignés au fil de l eau (sur les bénéficiaires, les dépenses) ; - Faire des points réguliers sur l état d avancement et la mesure des écarts avec le prévisionnel inscrit dans la convention ; - Anticiper les contrôles mais également des sur-réalisations éventuelles qui pourraient faire l objet d avenants aux conventions. Différents outils permettent de suivre au mieux le projet FER : - Tableau de suivi du temps de travail; - Tableau de suivi des bénéficiaires avec émargements; - Bases de données concernant les bénéficiaires ; - Documents types : compte-rendu de réunion, attestation, invitation à des réunions... Un des documents obligatoires dans le suivi du projet est la matrice Excel des dépenses. 20

21 Suivre l opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation La constitution d un dossier unique Le dossier unique retrace toute la vie du projet sur le caractère administratif, financier mais aussi qualitatif. Il est notamment constitué des pièces suivantes : La demande de subvention; La notification de sélection; Les attestations de cofinancement; La convention; Les pièces justificatives; Une pochette/dossier par poste de dépenses avec les pièces comptables correspondantes; Les livrables non-comptables. Attention : le bénéficiaire est tenu de converser l ensemble des informations et des pièces relatives à la mise en œuvre de la subvention annuelle jusqu au 31 mars

22 Suivre l opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation La passation d avenant à la convention Le «reflexe avenant» : Notification par écrit Autorisation écrite de la part de l autorité responsable Plusieurs modifications sont susceptibles de générer la passation d un avenant : Les dates de réalisation et notamment le report des dates prévues de début et de fin de projet; Des changements de fond du projet : une modification importante du nombre ou des principales caractéristiques des bénéficiaires pouvant conduire à transformer la nature du projet; La structure du plan de financement : l introduction de dépenses non identifiées dans l annexe financière jointe à la convention initiale; L introduction de ressources non identifiées dans l annexe financière de la convention ou le désistement et/ou introduction de nouveaux cofinanceurs. 22

23 Suivre l opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation L identification du public cible La liste des bénéficiaires Demande des listes de bénéficiaires afin de vérifier l éligibilité du public cible pour certaines dépenses (le nom, le prénom et le statut du bénéficiaire). La proratisation des publics cibles : le cas des mineurs isolés Les projets financés par le FER relatifs aux mineurs isolés concernent parfois des mineurs isolés qui ne sont pas demandeurs d asile ni bénéficiaires d une protection internationale. Le FER ne couvre pas les autres publics, il convient d appliquer un taux d affectation aux dépenses. 23

24 Suivre l opération, anticiper les obligations, maximiser la réalisation Assurer la visibilité du FER Lorsqu un projet bénéficie d un cofinancement FER, le bénéficiaire est tenu de s assurer que les bénéficiaires du projet ont été informés de ce financement. Les porteurs de projet doivent donc afficher le logo du FER sur tous les documents utilisés dans le cadre du projet de même que dans les locaux. Fonds européen 24

25 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Le rapport final Le porteur de projet rend compte du projet à travers le rapport final. Il doit être transmis 5 mois (pour les projets 2012) et 6 mois (pour les projets 2013) après la fin du projet. Le modèle de rapport final est envoyé avec la convention. Il est aussi disponible : Par simple demande à l autorité responsable; Sur le site internet du SGII. La complétude du rapport final : les résultats escomptés; la cohérence avec la politique d immigration de l Etat membre; la description des aspects innovants du projet. la mise en œuvre de la visibilité du cofinancement FER la mise en œuvre de l action avec le calendrier de réalisation de l action, les aspects financiers à travers le modèle de budget réalisé qui doit être identique au modèle utilisé lors du 25 conventionnement.

26 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Le budget réalisé 26

27 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles La matrice Excel des dépenses 27

28 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Les indicateurs 28

29 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Le contrôle de service fait Vérifier la conformité des dépenses déclarées par les porteurs de projets avec la réglementation communautaire et nationale ; Vérifier la cohérence avec le projet conventionné ; Des contrôles sur pièces et sur place (généralisation) Les points de contrôle: - la conformité formelle des documents de dépense présentés : factures, feuilles de salaires, relevés de temps passés, autres pièces de valeur probante; - l éligibilité des dépenses au regard de la période fixée par la convention et/ou les avenants; - l éligibilité des dépenses au regard de l objet de l opération et du budget prévisionnel fixés par la convention et/ou les avenants; - l acquittement des pièces de dépenses par le comptable ou l expert comptable de la structure ou via la présentation d extraits de compte bancaire probants; - Le respect du taux d affectation des dépenses directes le cas échéant; - La vérification du plan de financement réalisé (partie du rapport final); - La vérification des recettes générées par le projet; - La vérification du respect de l absence de double financement communautaire sur le projet (attestation); - La vérification des obligations de publicité; - La vérification de l éligibilité du public cible. 29

30 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Les étapes du contrôle de service fait 30

31 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Les justificatifs à fournir pour les dépenses Coût du personnel affecté au projet Contrat de travail, lettre de mission, copies des bulletins de salaires, journal de paye ou DADS (+ versement de ces derniers : bulletins de salaire ou attestation signée du CAC). Charges patronales : attestation prouvant que le porteur est bien à jour dans ses cotisations. Les attestations fournies doivent faire état du paiement des charges correspondant à la période de réalisation couverte par le rapport final. Définition d un taux d affectation au projet et feuilles de temps datées et signées (établies au plus tard en fin de mise en œuvre du projet et indiquant par jour le nombre d heures dédiées au projet). Frais de voyage et de subsistance Justificatifs de déplacements et de frais de mission (frais/titre de transport, facture de restauration ). Les factures devront être reliées à un évènement bien précis en lien avec le projet cofinancé par le FER. Ainsi, des documents de type à justifier l'activité conduisant à un déplacement pourront être demandés par le contrôleur (compte-rendu de séminaire, feuille d'émargement de présence, etc.) Consommables, fournitures et services généraux Factures + acquittement (relevés bancaires ou attestation signée du Commissaire aux comptes). 31

32 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles Les justificatifs à fournir pour les ressources Ressources (contribution de tiers) : - les attestations d'engagement produites par les cofinanceurs du projet (preuve du versement de celle-ci : relevé bancaire ou attestation signée du commissaire aux comptes). - Lorsqu'il s'agit de recettes, le montant des recettes est justifié par le bénéficiaire en produisant des relevés de compte bancaire. - Acquittement : relevés bancaires + attestations du commissaire aux comptes 32

33 Rendre compte du projet réalisé et répondre aux contrôles La détermination de la subvention communautaire Le montant correspond au moins élevé des trois montants suivants : Le montant FER prévu dans la convention : si toutes les dépenses sont éligibles et sont égales ou dépassent le coût total du projet conventionné, le porteur de projet pourra bénéficier de la totalité de la subvention; Le montant maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles par le taux maximum de cofinancement autorisé (50% ou 75% en fonction des priorités); Le montant résultant de l application du principe de non-profit : le coût total éligible des dépenses du projet moins les ressources générées par le projet. 33

34 Les outils du FER 34

35 Les outils du FER 35

36 Les outils du FER 36

37 Les contacts utiles 37