Comment répondre à un appel d offre? Mme DUCRET Sylvie Marguerite Société Aprores 30/01/2014

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1 Comment répondre à un appel d offre? Mme DUCRET Sylvie Marguerite Société Aprores 30/01/2014 Présentation de Mme Ducret, ancienne cadre technique de l ONF, qui a créé son entreprise en Ses locaux (bâtiment BBC) sont situés à Châtillon en Michaille dans la Zone d Activité des Etournelles. Sylvie Marguerite Ducret propose une assistance à la fois technique, administrative et juridique aux Collectivités, Entreprises, Gestionnaires et Propriétaires fonciers du secteur rural et forestier. Concrètement, Mme Ducret offre conseils et accompagnement pour les entités qui souhaitent répondre ou passer des marchés publics. Elle propose également des formations pour les services publics et les entreprises. L objet de la présentation de ce soir est de découvrir le fonctionnement des marchés publics. INTRODUCTION Il existe en France 4 types de marchés publics selon l objet fournit : 1. Vente de fournitures 2. Vente de services (services matériels) 3. Prestations intellectuelles (services immatériels) 4. Réalisation de travaux (ouvrage arts, génie civil, BTP) Les marchés publics sont très formalisés, il faut donc être précis sur le jargon employé et en connaitre le fonctionnement pour optimiser les chances de succès. LES GRANDES DIFFERENCES AVEC LE SECTEUR PRIVE 1/ Les clauses générales de vente Un Marché public est une relation contractuelle entre une administration (A) et une entreprise (B), un business A to B. Contrairement à une relation en BtoB, ce n est pas l entreprise privée qui fixe ses clauses générales de ventes. Les collectivités doivent respecter les règles de la commande publique. C est donc l acheteur qui dicte les règles de la transaction! 2/ Les règles de la commande publique Il faut respecter les règles de la commande publique. Tout le droit des marchés publics français provient de la transposition du droit européen. Ce texte règlementaire encadre toutes les conditions à respecter pour les administrations qui passent les commandes et les entreprises qui y répondent. La commande publique respecte 3 grands principes: - liberté d accès à la commande publique : Toute entreprise en mesure de répondre à la commande peut proposer son offre. C est une mise en concurrence. Il y a des exceptions, certains marchés sont exclus de cette clause de libre concurrence. C est dans ce créneau que les petites entreprises ont le plus de chance de succès. - égalité de traitement des candidats - transparence des procédures 3/ Les conditions d achat Ce qui définit le marché public, c est que la collectivité doit savoir précisément ce qu elle veut avant de recevoir les propositions des prestataires. L acheteur public doit connaitre toutes Page 1 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014

2 les caractéristiques de son achat avant de récolter ces précieux renseignements des opérateurs économiques. A contrario, un particulier qui souhaite acheter un bien va être conseillé par un vendeur sur les caractéristiques du produit en question, ce dernier reçoit un devis avant de passer commande. 4/ Un vocabulaire propre : - pouvoir adjudicateur = acheteur publics (collectivité) - Entité adjudicatice : On les rencontre moins que les pouvoirs adjudicateurs. L entité adjudicatrice est un pouvoir adjudicateur exerçant des activités d opérateurs de réseau (production, transport ou distribution d électricité, gaz, chaleur, eau, fourniture d un service public dans le domaine des transports, etc ). - opérateurs économiques : les entreprises qui répondent aux appels d offre quelque soit la forme de l entreprise (EI, société ). Toutes les entreprises ont accès aux commandes publiques. Même les associations loi 1901 peuvent être des opérateurs économiques. LE MARCHE PUBLIC QU EST CE QUE C EST? Qu est ce qu un marché public? 1. un contrat 2. conclut à titre onéreux 3. entre un acheteur pouvoir adjudicateur 4. et une personne publique ou privée (= opérateur économique qui devient titulaire du contrat) 5. qui réalise des opérations pour le compte de l acheteur afin de répondre à ses besoins. Ce qui fait juridiquement la définition d un marché public c est le titre onéreux. La Délégation de Service Public intervient lorsqu une collectivité doit réaliser une mission mais n en a pas les moyens, dans cette situation elle délègue cette mission à un opérateur. Le délégataire du service public réalise le service à la place de la personne publique mais ne sera pas payé par la personne publique en direct, il reçoit les redevances des usagers. Ce n est donc pas un marché public. Il existe 3 grandes catégories de marché public. Toutes les plateformes d achat public catégorisent les appels d offre selon ces 3 natures de marché. Pour ne pas perdre de temps et d énergie, il faut savoir ce que l on a à vendre pour ensuite chercher l information au bon endroit et le faire très vite. La veille active et stratégique est indispensable car il existe plus de entités publiques en capacité de passer des commandes sur le marché public. Ces 3 types de marchés sont les suivants : 1. fournitures : achat ou location de produits 2. services : préparation de l exécution de prestations matérielles ou immatérielles 3. travaux : Les marchés publics de travaux sont les marchés conclus avec des entrepreneurs, qui ont pour objet soit l exécution, soit la conception soit les 2 conjointement, d un ouvrage ou de travaux de bâtiment ou de génie civil répondant à des besoins précisés par le pouvoir adjudicateur qui en exerce la maîtrise d ouvrage. Attention à la définition de la maitrise d œuvre. La loi relative à la Maitrise d Ouvrage Publique encadre tout cela. Grosso modo on parle de maitre d ouvrage quand on remet un ouvrage physique, on parlera de donneur d ordre pour l acheteur de service, ou celui qui achète des fournitures. Page 2 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014

3 LES REGLES DU MARCHE PUBLIC 1/ Règle de principe 1 : Allotissement. La collectivité qui souhaite passer un appel d offre doit le faire en plusieurs lots. Cette règle est applicable depuis Avant 2006, l administration passait un marché global, et l allotissement était l exception. Depuis 2006, pour favoriser l accessibilité des appels d offres aux TPE/PME la règle de l allotissement a été promulguée. Si l acheteur public souhaite passer un marché global, il entre dans le cadre des exceptions et doit donc se justifier d une telle procédure. Un membre du club soulève qu il a déjà répondu à un marché global. En questionnant l administration, il s est avéré qu elle ne pouvait pas allotir. Comment cela se fait-il? Mme Ducret répond que cela doit être un cas exceptionnel mais que si le doute subsiste on peut demander un référé. 2/ Règle de principe 2 : le droit de préférence Le droit de préférence à offre équivalente stipule que le marché public doit être prioritairement attribué aux artisans, société d artisans ou à des coopératives d artisans ou d ouvrier en cas d offre équivalente avec un concurrent. Un membre du club s interroge sur la définition exacte du qualificatif «artisan». Car il peut y avoir des entreprises de grandes tailles avec 300 salariés inscrit au Répertoire des Métiers! Mme Duret explique qu effectivement le droit de préférence s applique à toutes les entreprises inscrites au Répertoire des Métiers quelque soit leurs caractéristiques. 3/ Règle de principe 3 : les procédures de marché public Les procédures seront différentes selon la taille des marchés publics passés : a/ La procédure de Gré à Gré (marchés publics < HT) Jusqu à HT, le pouvoir public peut passer commande à l opérateur qu il souhaite sans mise en concurrence. Seule bémol, la collectivité doit s assurer une rotation régulière des opérations il faut que les entreprises tournent régulièrement pour ne pas privilégier telle ou telle entreprise. Ces marchés sont dispensés des obligations de publicité et de mise en concurrence depuis Cette mesure, attendue par les acheteurs publics et les entreprises, supprime le formalisme, parfois coûteux en temps et en moyens, pesant sur les marchés de très faible montant et faible enjeu. Pour ces achats, les pouvoirs adjudicateurs ne sont soumis qu à l obligation, de bon sens, de veiller à assurer une utilisation optimale des deniers publics, c'est-à-dire d acheter de manière pertinente en sollicitant, s il y a lieu, différents prestataires. b/ Les procédure adaptée («petits marchés») Les procédures adaptées (MAPA = Marchés passés selon une Procédure Adaptée) sont des «Procédures dont les modalités sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre et de la localisation des Page 3 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014

4 opérateurs économiques susceptibles d y répondre ainsi que les circonstances de l achat.» Ce sont des marchés qui laissent une entière liberté aux adjudicateurs afin d'en fixer les modalités La procédure adaptée peut être choisie dans les cas suivants (seuil 2014) : - marché public < HT pour les marchés publics de travaux - marché public < HT pour les marchés publics de fourniture et de service passé un organisme étatique - marché public < HT pour les marchés publics de fourniture lancé par une collectivité territorial. c/ La procédure normalisée est imposée à partir d un certain montant d achat. La procédure normalisée peut être choisie dans les cas suivants (seuil 2014) : - Marché public > HT pour les marchés de travaux - marché public > HT pour les marchés publics de fourniture et de service passé un organisme étatique - marché public > HT pour les marchés publics de fourniture lancé par une collectivité territorial. Les acheteurs seront obligés de respecter plus de formalisme pour les gros achats. Les principales procédures normalisées : - Appel d offres est la procédure par laquelle le pouvoir adjudicateur choisit l attributaire, sans négociation, sur la base de critères objectifs préalablement portés à a connaissance des candidats.. o L appel d offres est dit ouvert lorsque tout opérateur économique peut remettre une offre. o L appel d offres est dit restreint lorsque seuls peuvent remettre des offres les opérateurs économiques qui y ont été autorisés après sélection. - Procédures négociées est une procédure dans laquelle le pouvoir adjudicateur négocie les conditions du marché avec un ou plusieurs opérateurs économiques. - Dialogue compétitif est une procédure dans laquelle le pouvoir adjudicateur conduit un dialogue avec les candidats en vue de définir une ou plusieurs sur la base de laquelle les participants au dialogue seront invités à remettre une offre. Le recours à la procédure de dialogue compétitif est possible lorsqu un marché public est considéré comme complexe : o Le pouvoir adjudicateur n est objectivement pas en mesure de définir seul et à l avance les moyens techniques pouvant répondre à ses besoins ; o Le pouvoir adjudicateur n est objectivement pas en mesure d établir le montage juridique ou financier d un projet. - Concours est la procédure par laquelle le pouvoir adjudicateur choisit avec un jury un plan ou un projet, notamment dans le domaine de l aménagement du territoire, de l urbanisme, de l architecture et de l ingénierie ou des traitements de données, avant d attribuer à l un des lauréats du concours un marché. - Système d acquisition dynamique est un processus d acquisition entièrement électronique destiné à l achat de fournitures courantes. Il est limité dans le temps et ouvert pendant toute sa durée aux opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté des offres indicatives conformes aux documents de la consultation. Page 4 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014

5 d/ Les seuils des marchés : Nouveau seuils des marchés ont changé en Ces seuils sont les montants d achat à partir duquel le recours à une procédure normalisée est obligatoire. Les règles de l Etat et des autres collectivités sont différentes. L Etat est plus strict et plus contraint que les autres collectivités. A cela, il faut également ajouter le seuil de HT. Ce seuil répond à une mesure d assouplissement des obligations publicitaires des marchés publics. En deçà de ce seuil, la publicité est de forme libre, adaptée à la localisation géographique et au nombre d opérateurs disponibles. Attention : Il faut connaitre les seuils, afin de proposer des prestations qui rentrent dans les seuils d achats publics. SI le marché est plafonné à HT inutile de présenter une offre à HT. FOCUS : Construire sa réponse à un appel d offre Pour connaitre les marchés publics et proposer une réponse adaptée, on peut consulter les délibérations de conseils municipaux et regarder les budgets pour avoir des indications sur les achats. Les mairies, conseil généraux, syndicats ont l obligation de publier la liste des marchés passés l année précédente. C est une obligation pour les marchés de plus de HT. On peut ainsi savoir à qui a été attribué le marché, et quelle a été sa proposition. Si on regarde les montants d achats et les types d achats, on peut être aiguillé sur la façon de répondre aux appels d offres. Taux de réussite à la réponse est faible pour les TPE/PME env. 10%-12%. L intérêt étant de monter à 50%. Il faut investir du temps pour savoir répondre au commandes publiques afin d être plus efficace et de moins perdre de temps sur le long terme. FOCUS : la veille des marchés publics Sur les plateformes de recensement des marchés publics on peut créer des comptes utilisateurs dans le but de mette en place une veille active sur les marchés publics. La loi dit que tous les documents liés à des marchés publics sont librement consultables sans besoin de s identifier. Il faut éviter à tout prix les sites qui demandent à l utilisateur de s identifier ou de payer une somme pour accéder aux informations. Toutes les plateformes d offre d achat font tout pour vous obliger à vous identifier. Mais ce n est pas obligatoire. Vous pouvez télécharger tout cela gratuitement et librement!! Si vous vous connectez vous aurez accès au suivi des échanges entre les concurrents qui postent sur la Foire Aux Questions (FAQ). Aujourd hui il faut arrêter de passer sur le papier. Tout est dématérialisé, il faut veiller sur le net pour pouvoir être réactifs. Une liste de sites ressources sera transmise ultérieurement par Mme Ducret. Page 5 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014

6 FOCUS : Les documents des appels d offres Les documents à télécharger : 1. Avis Appel Public à la Concurrence (AAPC) est l avis de publicité. C est ce que l on appelle communément l appel d offre, le marché public 2. Le règlement de la consultation (RC). Ce doucement précise les conditions d obtention du marché, il faut à tout prix savoir le lire et comprendre tous les termes pour pouvoir répondre dans les meilleures conditions. 3. Les dossiers de consultation des entreprises (DCE) a. Formulaire Candidat (DC) que le candidat doit remplir pour candidater à l appel d offre b. Acte d engagement (AC), l entrepreneur s engage à réaliser la prestation au prix indiqué. Si l entrepreneur obtient l offre, le marché est notifié, l acte d engagement signé et l entrepreneur doit répondre au marché dans les délais et dans les couts convenus dans l acte d engagements. Il faut que l entrepreneur fasse attention à pouvoir répondre dans les délais et couts s il est retenu, quelque soit ses engagements pris avec d autres. Attention dans les marché de service pas de sous-traitance possible!! c. Cahier des clauses administratives particulières (CCAP) à chaque marché et chaque achat fixe les conditions économiques, juridiques et administratives générales du marché. Il peut y avoir des cahiers plus spécifiques CCAG (Cahier des clauses administratives générales) publié par arrêtés ministériel pour chaque métier d. Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et pièces annexes (plans..) pour présenter l offre de l entrepreneur. Tout ceci est synthétisé dans l Acte d engagement. e. Bordereau de prix et détail estimatif à renseigner. Pratique de réponse efficace 1. lire attentivement les documents pour sélectionner les appels d offres auxquels on peut répondre. Pour cela on regarde l avis de publicité et le règlement de la consultation. Il faut faire cette démarche AVANT de répondre ou même d envisager de répondre. 2. Le pouvoir public va d abord regarder les caractéristiques de l entreprise avant de regarder sa réponse afin de vérifier la solidité de l entreprise candidate et sa capacité à répondre aux marché de manière professionnelle. a. Une fois que l on a téléchargé le dossier de consultation des entreprises, on doit remplir des formulaires pour constituer un dossier de réponse récapitulant les caractéristiques de l entreprise. i. DC1 déclaration de l entreprise ou du groupement. ii. DC2 déclaration propre à chaque candidat ou membre du groupement. iii. Pièces à joindre pour chaque opérateur prouvant les capacités demandées. b. Si on passe la première sélection, on doit passer le second filtre. Comment notre offre va être jugée par rapport au candidat. On regarde notre offre. Les documents suivants sont contractuels. Les documents contractuels répondent à un certain formalisme. Un devis ne fait pas un DPGF. i. Acte d Engagement (AE) ii. Bordereau de prix unitaire (BPU) iii. Décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) Page 6 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014

7 CONCLUSION 2 remarques pour conclure : 1/ Le pouvoir public peut écarter les offres anormalement basses s il a la preuve qu il s agit effectivement d une offre non économiquement viable pour éviter la concurrence déloyale. L entrepreneur soumis à une procédure «offre anormalement basse» doit justifier de ses prix bas pour prouver de sa bonne foi. 2/ Les pouvoirs publics sont soumis au secret professionnel. Ils ne doivent pas communiquer les éléments de réponse à appel d offre à une autre entreprise même dans le cadre de négociation. Ex : La collectivité n a pas le droit de dire «Votre concurrent fait le marché à 100 vous le faites à 150 baissez votre prix!». Page 7 sur 7 Sylvie Marguerite DUCRET Comment répondre à un appel d offre 30/01/2014