Norme en matière de règlement en ligne. promoteurs de régime

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1 Q : Que signifie «sans papier» dans le contexte d un régime de garanties collectives? R : Le terme «sans papier» désigne un processus de présentation des demandes, de règlement et d avis entièrement sans papier. Q : Que signifie la «Norme en matière de règlement en ligne»? R : Cela signifie des données de sortie entièrement électroniques pour vos participants, sans égard au type de données d entrée (papier, EDI, site Web des Services aux participants et service de traitement en ligne destiné aux fournisseurs de services), et comprend : le règlement par transfert électronique de fonds (TEF), aussi appelé «virement direct», mais aucun relevé papier; celui-ci est remplacé par un avis par courriel (quand l adresse courriel figure dans nos dossiers) et un relevé électronique des prestations (que l on peut obtenir en ouvrant une session dans le site masunlife.ca). Q : Que signifie l adoption de cette norme pour moi? R : En septembre 2012, le règlement en ligne sera l option privilégiée pour tous les nouveaux promoteurs de régime. Dans le cas des actuels, des discussions sur l adoption de la Norme en matière de règlement en ligne feront partie du processus de renouvellement. Les promoteurs qui adopteront la Norme en matière de règlement en ligne devront fournir à la Sun Life les données bancaires et les adresses courriel des participants de leur régime. Nous travaillerons directement avec ces promoteurs pour apporter tout ajustement nécessaire à leurs fichiers de données sur l admissibilité des participants de manière à ce qu ils puissent inclure les adresses courriel (pour faciliter l inscription des participants au site Web) et les données bancaires (pour le virement direct des prestations) dans le cadre de leurs transferts de données périodiques. Des zones ont également été ajoutées à nos outils d admissibilité en ligne pour permettre l inscription des adresses courriel et des données bancaires à l écran. Comme autre option aux canaux réservés aux tâches sur l admissibilité, il est aussi possible de transmettre un chargement en bloc des adresses courriel et des données bancaires. Cette option convient particulièrement aux promoteurs qui ont un volume peu élevé de données de ce type dans nos systèmes. Dans le cas des contrats SunAvantage existants, il n y aura presque aucune incidence sur vous, car les adjoints à la gestion des contrats (AGC) SunAvantage s occupent de la gestion courante touchant les participants. De plus, ils fourniront des renseignements visant à encadrer efficacement les promoteurs de régime afin d accroître leur utilisation des services de présentation et de règlement en ligne.

2 Chaque promoteur de régime se voit attribuer un AGC dont il a les coordonnées, y compris une adresse courriel et un numéro de téléphone sans frais assorti d un numéro de poste. Il bénéficie ainsi d un service personnalisé. Les communications avec les sont gérées par l AGC, qui sera chargé de recueillir les données bancaires des participants. Les participants des contrats SunAvantage seront aussi informés des avantages du règlement en ligne au moyen des communications générales de la FSL (messages intégrés aux envois postaux, sunlife.ca, etc.), afin qu ils puissent également décider d adopter l option sans papier (p. ex., le participant s inscrit lui-même sur le site Q : Que signifie l adoption de cette norme pour les participants de mon régime? R : Pour les participants, la nouvelle Norme en matière de règlement en ligne signifie qu ils recevront leur remboursement directement dans leur compte bancaire canadien. Dès que leur demande aura été traitée, nous leur enverrons un courriel (si le participant s est inscrit sur le site masunlife.ca et dispose d une adresse courriel valide) comportant un lien vers leur relevé de prestations (le détail des prestations) sur le site masunlife.ca. Bien que les participants puissent s exclure des règlements en ligne, nous croyons qu ils seront contents de voir leurs prestations déposées dans leur compte bancaire beaucoup plus rapidement normalement dans les 48 heures! ADOPTION DE LA NOUVELLE NORME EN MATIÈRE DE RÈGLEMENT EN LIGNE Q : Quelles méthodes puis-je utiliser pour transmettre des données bancaires et des adresses courriel à la Sun Life? R : Nous avons activé des zones dans les systèmes Gestion des garanties collectives (GGC) et Admissibilité aux garanties collectives (AGC) afin de vous permettre de transmettre des données bancaires et des adresses courriel. Dès que vous aurez transmis les données, tous les règlements ultérieurs seront effectués par TEF. Si vous avez l intention d utiliser les nouvelles zones des systèmes GGC ou AGC pour y entrer des données bancaires et des adresses courriel, vous devrez d abord informer les participants de votre régime qu ils ne recevront plus leurs remboursements par chèque. Il convient aussi d encourager les nouveaux participants à s inscrire sur le site masunlife.ca. En validant leur adresse courriel, ils auront accès à des avis et des relevés des prestations électroniques une fois leurs demandes de règlement traitées et les fonds déposés dans leur compte.

3 La méthode privilégiée d adoption de la Norme en matière de règlement en ligne consiste, pour nous, à recevoir de votre part un chargement unique (en bloc) de données bancaires et d adresses courriel et, pour le participant, à maintenir à jour (en libre-service) les données le concernant sur le site masunlife.ca par la suite. Le chargement unique est le moyen le plus efficace pour les d accroître rapidement les taux d inscription des participants, car il s agit d un processus distinct qui ne nécessite aucune mise à jour des données sur l admissibilité transmises sur bandes magnétiques ou par le SIRH. Il est également plus facile pour les participants de gérer leurs propres données bancaires et adresses courriel sur le site masunlife.ca une fois que le chargement unique (en bloc) a été effectué. Vous devrez demander à votre représentant en garanties collectives de la Sun Life de planifier la mise à jour des données bancaires et des adresses courriel transmises sur bandes magnétiques ou par le SIRH. Ce faisant, vous vous assurerez aussi que les données bancaires et les adresses courriel des participants, ainsi que les autres renseignements sur l admissibilité, seront régulièrement mis à jour. AVANTAGES POUR LES PROMOTEURS DE RÉGIME Q : Comment profiterai-je de l adoption du règlement en ligne? R : Meilleure utilisation du temps Vous aurez moins de communications à envoyer aux participants et moins de questions ou problèmes à régler concernant l état de la demande de règlement (p. ex., chèques perdus, délais postaux ou délais de traitement retardant le règlement, etc.), car les participants de votre régime trouveront des réponses à leurs questions sur le site masunlife.ca. Augmentation de l appréciation des participants Les participants qui présentent leurs demandes de règlement en ligne sont généralement plus au fait de leur régime et ils ont tendance à utiliser leurs garanties de façon plus judicieuse. Ils bénéficient d une gratification instantanée grâce à un mode (de présentation et) de règlement plus rapide. Durabilité de l environnement Contribue à l atteinte de vos objectifs de durabilité et réduit la quantité de courrier sur support papier.

4 AVANTAGES POUR LES PARTICIPANTS Q : Comment les participants de mon régime profiteront-ils du règlement en ligne? A : Plus rapide Il n est pas nécessaire d attendre de recevoir un chèque ou un relevé des prestations papier par la poste. Si un participant présente une demande de règlement par voie électronique, le remboursement est généralement versé dans son compte dans les 48 heures. Si les participants de votre régime se sont inscrits sur le site masunlife.ca et que nous disposons d une adresse courriel valide dans nos dossiers, nous serons en mesure de leur envoyer un avis quand nous aurons besoin de renseignements additionnels pour traiter une demande de règlement, et d améliorer l expérience des nouveaux participants. Plus facile Il n est pas nécessaire de faire la file à la banque ou au guichet automatique pour déposer un chèque. Plus sécuritaire Le virement direct dans le compte bancaire du participant signifie un risque de vol ou de perte inférieur à celui associé au règlement par chèque. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT Q : De quelle façon la Sun Life obtient-elle les données bancaires dont elle a besoin pour verser les prestations directement dans le compte bancaire des participants de mon régime? R : La Sun Life obtient les données bancaires de la part des participants de votre régime quand ils s inscrivent sur le site des Services aux participants, à l adresse masunlife.ca. Par ailleurs, vous pouvez également choisir de nous transmettre leurs données bancaires. Q : Puis-je transmettre les données bancaires des participants de mon régime à la Sun Life sans leur consentement? R : Non, leur consentement est requis puisqu il s agit de la transmission de renseignements personnels qu utilisera la Sun Life pour le versement des prestations. Il s agit d une nouvelle collecte et utilisation de renseignements par la Sun Life, seulement pour le versement des prestations. Q : Comment puis-je obtenir le consentement des participants de mon régime pour transmettre leurs données bancaires? R : Leur consentement est peut-être déjà intégré aux modalités du contrat de travail de vos employés, comme l administration de la relation d emploi comprenant l utilisation des données bancaires en vue de faciliter le versement des prestations à l employé.

5 Vous pouvez aviser les participants de votre régime, au moyen d une communication destinée aux employés, que vous adopterez la Norme en matière de règlement en ligne pour le versement sans papier des prestations par la Sun Life. Ce message indiquerait que les participants déjà inscrits au virement direct (TEF) n ont aucune mesure à prendre mais que, pour les autres, les prestations seront désormais versées dans le compte bancaire utilisé pour la paie. Vous pouvez offrir à ces participants de désigner un compte bancaire autre que celui utilisé pour la paie aux fins du versement des prestations, s ils le désirent. Si vous transmettez des données bancaires à la Sun Life aujourd hui, vous n aurez plus besoin de confirmer que vous avez obtenu le consentement des participants par la suite. Si vous n avez pas obtenu le consentement des participants de votre régime, vous pourriez modifier leur contrat de travail afin d exiger que les prestations versées au titre du régime de garanties collectives le soient par TEF et non par chèque. Les données bancaires figurant dans les dossiers de votre entreprise et actuellement utilisées pour la paie pourront alors être communiquées à la Sun Life pour les besoins du versement des prestations. De cette façon, le consentement à l utilisation des données bancaires au titre du régime de garanties collectives sera intégré aux modalités du contrat de travail. Il est toujours possible, pour le participant, de se retirer de l entente de virement direct s il a de bonnes raisons de le faire. Dans tous les cas, le participant peut vous informer s il désire que les prestations soient versées dans un compte bancaire distinct de celui utilisé pour la paie. Vous trouverez ci-joint un modèle visant à vous aider à préparer une communication destinée aux participants. Les garanties collectives sont offertes par la Sun Life du Canada, compagnie d assurance-vie, membre du groupe Financière Sun Life. PDF5807-F cm-mp

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