SPORTS-QUÉBEC FORMULAIRE DE DEMANDE PROJET DE COLLECTE DE FONDS

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1 SPORTS-QUÉBEC FORMULAIRE DE DEMANDE PROJET DE COLLECTE DE FONDS Section A : Informations générales Organisme Personne-ressource Téléphone Résidence : Bureau : Cellulaire : Courriel Adresse No/rue/appartement Ville/province/code postal Section B : Description du projet de collecte de fonds Nom du projet Durée du projet Date de début Date de fin** Description du projet (type d activité, déroulement, etc.) Présentez-vous ce projet dans le cadre du programme Placements Sports? OUI NON Énumération des causes soutenues par les profits (dons) du projet de collecte de fonds : Section C : Informations budgétaires et financières 1. Projection du montant total qui sera recueilli (avant dépenses) $ 2. Les dons seront faits en a. Argent ou par chèque : b. Contribution matérielle (biens) : c. Autre(s) : spécifiez : 4. Ventilation budgétaire projetée 5. Précisez les méthodes de collecte de fonds utilisées pour financer le projet (demande en personne, par courriel, paiements en ligne, etc.) a) Dépenses pour tenir l activité % b) Profits % Section D : Documents obligatoires à annexer à la demande 1. Exemplaire des documents de sollicitation 2. Liste des membres de l organisme (ex. : athlètes, entraîneurs, clubs, ex.) bénéficiant des sommes recueillis par l activité de collecte de fonds

2 Je comprends les lignes directrices de l Agence du revenu du Canada touchant les dons de charité et les politiques et procédures du Fonds Sports-Québec et je m assurerai de les respecter. Signature de la personne-ressource Date Poste au sein de l organisme Approbation de la fédération sportive (requise si la collecte de fonds est initiée par un club) En tant que représentant de (nom de la fédération).., j ai examiné les détails de ce projet de collecte de fonds et au nom de mon organisme, je confirme l appartenance du club à notre fédération et j ai vérifié la nature du projet de collecte de fonds et l utilisation proposée de ces fonds. Retournez à : Fonds Sports-Québec, 4545, Pierre-De Coubertin Montréal (Québec) H1V 0B2 Section réservée à SPORTSQUÉBEC: Approuvé No d approbation Autorisation ** La demande peut être faite pour deux (2) ans, mais l organisme doit produire son rapport (l annexe E) annuellement

3 VENTILATION DU FINANCEMENT PROJET DE COLLECTE DE FONDS Section E : Informations budgétaires et financières NOM DU PROJET Rubriques Coûts Justifications Frais d inscription $ Frais de déplacement $ Frais de repas $ Frais d hébergement $ Achat ou location de matériel Frais d encadrement $ Frais de location $ $ Frais administratifs de SPORTSQUÉBEC Autres dépenses (ex. frais pour création d un formulaire en ligne personnalisé, etc.) $ $ - 3 -

4 EXEMPLE 1 Section E : Informations budgétaires et financières NOM DU PROJET Programme Sport Études Programme offrant aux jeunes athlètes la possibilité de parfaire leurs études tout en poursuivant leur cheminement sportif dans le meilleur environnement possible Formation académique assurée dans une dizaine d académies dans le cadre d un horaire adapté Sommes recueillies permettent de subventionner les programmes spécifiques aux athlètes Rubriques Coûts Justifications Frais d inscription $ Dans le cadre des activités régulières, participation des athlètes inscrits aux académies et aux clubs de développement à des compétitions provinciales sur le territoire québécois Frais de déplacement 2 500$ Frais de repas $ Hébergement de x entraîneurs et accompagnateurs des athlètes aux compétitions suivantes Frais d hébergement 2 000$ Achat d équipements légers pour les programmes des Achat ou location de académies $ matériel Description du matériel (balles, ballons, paniers, filets, cônes, etc.) Dépenses rattachées à 50 entraîneurs à temps plein et à temps partiel lors de l encadrement des athlètes pendant la réalisation des programmes Frais d encadrement $ Dépenses d encadrement complémentaire : Préparateurs physiques Psychologues sportifs Frais de location $ Location de salles, de terrains, etc. Frais administratifs de SPORTSQUÉBEC Autres dépenses $ 50$ Création d un formulaire simple de paiement en ligne - 4 -

5 EXEMPLE 2 Section E : Informations budgétaires et financières NOM DU PROJET Tournées et encadrements / Sport Études Frais de tournée engendrés par la participation des meilleurs athlètes inscrits au programme Sport Études à des compétitions nationales et internationales à l extérieur du Québec Rubriques Coûts Justifications Frais d inscription $ Frais de déplacement 4 000$ Frais de repas 2 000$ Frais d hébergement 4 000$ Achat ou location de matériel Frais d encadrement $ Frais de location $ $ Hébergement de x entraîneurs et accompagnateurs des athlètes juniors aux compétitions majeures suivantes Alimentation de x entraîneurs et accompagnateurs des athlètes aux compétitions suivantes Hébergement de x entraîneurs et accompagnateurs des athlètes aux compétitions suivantes Services professionnels d encadrement assurés aux athlètes de haut niveau compensation salariale pour les entraîneurs en déplacements Frais administratifs de SPORTSQUÉBEC Autres dépenses $ 100$ Création d un formulaire complexe de paiement en ligne - 5 -

6 FONDS SPORTS-QUÉBEC EXEMPLE DE LETTRE DE DÉCLARATION DE CONTRIBUTION DU DONATEUR Fonds Sports-Québec SPORTSQUÉBEC 4545, Avenue Pierre-De Coubertin Montréal (Québec) H1V 0B2 Gestionnaire du Fonds, Je fais don de la somme de $ au Fonds Sports-Québec administré par SPORTSQUÉBEC, afin d appuyer le développement du sport fédéré au Canada. Conformément aux interprétations de la Loi de l impôt sur le revenu sur les dons admissibles, cette contribution est faite sans condition et de plein gré; je confirme qu aucun avantage ne me reviendra (en conséquence de mon don ou à une personne qui m est liée) en tant que donateur. Je confirme de plus que cette contribution n engage aucune obligation; elle ne réduira aucune obligation, directement ou indirectement, que je (ou parties reliées) pourrais avoir pour des frais de formation non admissibles, frais de programme, dépenses de voyage, ou autres dépenses similaires à l organisation de sport récipiendaire, ou à toute organisation reliée ou affiliée. Je suis conscient que toute déclaration fausse ou trompeuse faites aux autorités fiscales engagera ma responsabilité légale et pénale. J accepte qu un reçu officiel de don pour fins fiscales me soit remis. Nom du donateur Adresse postale Compagnie Prénom No/rue/appartement Nom de famille Courriel Téléphone Ville/Province/Code postal Bureau Résidence Cellulaire Signature du donateur J ai été informé-e de l existence du Fonds Sports- Québec par : (fédération ou autre organisme) Date du don (j/m/a) - 6 -

7 PROGRAMME PLACEMENTS SPORTS EXEMPLE DE LETTRE DE DÉCLARATION DE CONTRIBUTION DU DONATEUR FORMULAIRE DE DON PROGRAMME PLACEMENTS SPORTS Nom du donateur Adresse Ville Province Code postal Téléphone Courriel Montant du don $ Mode de paiement : Espèces Chèque Visa (à l ordre de Sports-Québec) MasterCard Nom sur la carte Numéro de la carte Date d exp. Signature pour don par carte En signant ci-dessous je confirme avoir accepté que mon don serve pour le fonctionnement de la Fédération Y. Signature Date Un reçu sera émis pour tout don de 25$ et plus. Tout don de 25$ et plus permettra également à la Fédération Y de bénéficier de fonds d appariement tel que prévu par le programme Placements Sports - 7 -

8 SECTION F : PROTOCOLE D ENTENTE ENTRE : SPORTSQUÉBEC, personne morale légalement constituée ayant sa place d affaires au 4545, avenue Pierre-De Coubertin à Montréal (Québec) H1V 0B2, dûment représentée aux présentes par (nom), (fonction) ci-après appelée : «MANDANT» ET : FÉDÉRATION Y, personne morale légalement constituée ayant sa place d affaires au (no/rue/ville/province/code postal), dûment représentée aux présentes par (nom), (fonction) ci-après appelée : «MANDATAIRE» ATTENDU que le Mandant doit contrôler et diriger l utilisation des fonds amassés en son nom par le Mandataire, dans le cadre de projets spécifiques, pour lesquels des reçus d impôt seront émis; LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. Le Mandataire fournira au Mandant tous les rapports d activités dans le cadre du projet, notamment : a. un échéancier pour le projet; b. une description du projet; c. un pro forma du budget; d. un ou des rapports d avancement du projet en fonction de la tenue de l événement sous réserve du Mandant quant à la durée du projet; e. un rapport détaillé à la fin du projet. 2. Le Mandataire tiendra une comptabilité distincte pour le projet et la fournira sur demande au Mandant. 3. Le Mandataire fournira un relevé complet de l utilisation des fonds reçus, en y distinguant les dépenses encourues et les dons effectués, le tout avec pièces justificatives. 4. Le Mandant pourra financer lui-même les activités de financement, en collaboration avec le Mandataire; le Mandataire déposera les factures que le Mandant verra à payer. 5. Le Mandataire fournira, le cas échéant, une liste complète des participants à l activité financée par le Mandant. 6. Si le projet est présenté dans le cadre du programme Placements Sports, le Mandataire accepte de respecter les conditions stipulées dans le protocole d entente de Placements Sports préalablement signé entre la fédération et Sports-Québec

9 7. Le Mandant s engage à tenir une comptabilité distincte qui fera en sorte que les fonds du Mandant seront séparés des fonds du Mandataire. 8. Le Mandataire fournira au Mandant les informations suivantes : a. Nom, adresse des donateurs et montant du don (dans un fichier Excel qui sera fournie par le Mandant); b. nom du sollicitant; c. texte de la sollicitation; d. Un document signé par le donateur acquiesçant que son don servira pour le fonctionnement de la fédération (Projets Placements Sports uniquement); e. nom et adresse des athlètes et/ou autres participants; f. copie des directives, budgets et frais applicables au Mandant. En foi de quoi, les parties ont signé À (ville de signature Ce Date de la signature (j/m/a) Pour SPORTSQUÉBEC Signature Titre à SPORTSQUÉBEC Pour le mandataire Signature Titre - 9 -

10 SECTION G : RAPPORT FINAL ANNUEL INFORMATIONS REQUISES A. TOTAL DES REVENUS REÇUS PAR SPORTSQUÉBEC $ B. LISTE DES CLUBS AYANT REÇU UNE AIDE FINANCIÈRE Clubs Montant octroyé 1. $ 2. $ 3. $ 4. $ TOTAL $ C. PROJETS SOUTENUS PAR LES DONS PROJET 1 : COÛTS Frais d avion $ Autres frais de déplacement $ Frais d hébergement $ Frais d encadrement $ Frais de repas $ Divers $ FRAIS TOTAUX $ PROJET 2 : Frais d avion $ Autres frais de déplacement $ Frais d hébergement $ Frais d encadrement $ Frais de repas $ Divers $ FRAIS TOTAUX $ PROJET 3 : Frais d avion $ Autres frais de déplacement $ Frais d hébergement $ Frais d encadrement $ Frais de repas $ Divers $ FRAIS TOTAUX $

11 D. SOMMAIRE DES DÉPENSES Frais totaux d avion $ Frais totaux de déplacement $ Frais totaux d hébergement $ Frais totaux d encadrement $ Frais totaux de repas $ Frais totaux divers $ GRAND TOTAL DES DÉPENSES $ E. ANNEXE OBLIGATOIRES Par projet, listes des membres ayant participé Copies des factures et des chèques Fichier Excel avec les noms, adresses et montants versés des donateurs

12 EXEMPLE RAPPORT FINAL ANNUEL INFORMATIONS REQUISES A. TOTAL DES REVENUS REÇUS PAR SPORTSQUÉBEC $ B. LISTE DES CLUBS AYANT REÇU UNE AIDE FINANCIÈRE Clubs Montant octroyé 1. Mg et compagnie $ 2. Les balles AFL $ 3. LD petits sauts $ 4. CH en patins $ TOTAL $ C. PROJETS SOUTENUS PAR LES DONS PROJET 1 : COMPÉTITION À VICTORIA COÛTS Frais d avion $ Autres frais de déplacement $ Frais d hébergement $ Frais d encadrement $ Frais de repas $ Divers $ FRAIS TOTAUX $ PROJET 2 : COMPÉTITION À EDMONTON Frais d avion $ Autres frais de déplacement $ Frais d hébergement $ Frais d encadrement $ Frais de repas $ Divers $ FRAIS TOTAUX $ PROJET 3 : CAMP D ENTRAÎNEMENT À TORONTO Frais d avion 0,00 $ Autres frais de déplacement $ Frais d hébergement $ Frais d encadrement $ Frais de repas $ Divers 0,00 $ FRAIS TOTAUX $

13 D. SOMMAIRE DES DÉPENSES Frais totaux d avion $ Frais totaux de déplacement $ Frais totaux d hébergement $ Frais totaux d encadrement $ Frais totaux de repas $ Frais totaux divers $ GRAND TOTAL DES DÉPENSES $ E. ANNEXE OBLIGATOIRES Par projet, listes des membres ayant participé Copies des factures et des chèques Fichier Excel avec les noms, adresses et montants versés des donateurs