Ville d Asnières VERSION FINALE

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1 Ville d Asnières Rapport Audit Achats VERSION FINALE

2 Sommaire 1. Rappel du contexte 2. La Fonction achats publics 3. Analyse Achats 4. Préconisations Juridiques 5. Préconisations Achats 6. Echéanciers des marchés 7. Compte rendu des entretiens 8. Analyse Organisation 9. Préconisations Organisation 10. Les axes stratégiques et plans d actions 11. Couts associés 12. Les Potentiels d économies 13. Planning 14. Actions à 6 mois 15. Bilan général 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 2

3 1 RAPPEL DU CONTEXTE CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

4 CONTEXTE ET ATTENTES Contexte Dans le cadre d un changement de l équipe de direction de la Mairie il a semblé opportun de lancer une démarche sur l efficience de la fonction Achats au sens large: Organisation Procédure Economie Juridique Attentes Analyse de la performance antérieure et de la situation actuelle Mise en évidence des insuffisances et des risques majeurs Sur la base du diagnostic, recommandations en termes de : Besoins humains, logistiques, outils, formation, organisation Optimisation des procédures Définition d indicateurs de performance Evaluation des impacts(bénéfices apportés) Evaluation des coûts associés aux mesures Planning de déploiement 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 4

5 2 FONCTION ACHATS PUBLICS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

6 TYPOLOGIE DES DEPENSES EVOLUTION DES DEPENSES ENTRE 2012 et : 65,8 M 2012 : 57M 29,3 Investissement 23,3 Fonctionnement 33,7 36,5 La hausse des dépenses d achats analysées entre 2012 et 2013 est de 15,1 %, due notamment à une croissance importante des investissements. La hausse des dépenses de fonctionnement est significative, à 8,5% (+2,8M ) 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 6

7 PART DES DEPENSES < 15 K REPARTITION ,8 M Investissement 28,5 0,7 Fonctionnement 33,5 Dépenses inférieures à 15K HT: total de 3,8 millions 3,1 Les fournisseurs mouvementés en 2013 à moins de 15K HT représentent 3,8 M (8,5% des achats de fonctionnement et 2,2% des achats d investissement) L analyse démontre une faiblesse du nombre de fournisseurs inférieurs à 15K HT 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 7

8 COUVERTURE MARCHES DONNEES 2013 Dépenses > 15K HT hors marché 65,8 M 4,2 2,4 EDF et GDF Dépenses > 15K HT sous marché 57,8 0,8 UGAP 0,2 Fournisseurs également sous marché Dépenses < 15K HT 3,8 La «réelle» dépense hors marché se situe entre 0,8M et 1M soit environ 1,5% de la dépense totale supérieure à 15K, qui est de 62 M. Ce ratio de couverture marchés montre que la culture marchés publics est implantée dans la collectivité. 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 8 0,8 «Réelle» dépense hors marché

9 SEGMENTATION DES ACHATS INVESTISSEMENTS 2% 6% 2% Travaux et prestations associées Prestations liées aux espaces publics 7% Prestations liées aux bâtiments 11% Dépenses liées aux télécommunications et à l'informatique Fournitures -fournitures administratives et scolaires Mobilier urbain Mobilier scolaire 70% Informatique Autres investissements Les dépenses d investissement sont majoritairement liées à des travaux et prestations associées. 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 9

10 SEGMENTATION DES ACHATS FONCTIONNEMENT Prestations liées aux espaces publics 1% 1% 1% 1% 1% 2% 2% 2% 3% 3% 12% 29% Prestations liées aux bâtiments Services - restauration & alimentation Fournitures - énergie Dépenses liées aux télécommunications et à l'informatique Fournitures - fournitures ateliers et assimilées Services - prestations d'accueil enfance Fournitures - fournitures administratives et scolaires Services - séjours enfance Services - transports collectifs Services - gestion parking incl. DSP Services - insertion et qualification professionnelles 4% Services - assurances Services - honoraires 4% 7% 16% Services - impression et communication Prestations liées aux festivités Services - gardiennage et sécurité 10% Services - courrier et logistique Autres fonctionnements 70% des achats de fonctionnement se concentrent sur 6 segments: ce sont les priorités d actions 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 10

11 3 PRECONISATIONS JURIDIQUES CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

12 CONFORMITE DES PROCEDURES Analyse «rétroviseur» MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE LA CRC Utilisation des chèques Cadhoc: ,59 en 2012;4935,10 en L utilisation des chèques Cadhoc a effectivement été supprimée par la Collectivité Visa d un élu préalablement à l engagement juridique Il nous a été indiqué que le visa d un élu préalablement à l engagement juridique (non obligatoire) avait été supprimé. Néanmoins, la fiche projet mentionne toujours le visa d un élu. CONFORMITE DE LA LISTE DES MARCHES PUBLICS PUBLIES (Art. 133) AVEC LA REALITE L analyse des délibérations depuis 2008 montre que les articles 133 sont conformes. Néanmoins, les marchés Sipperec (Télécoms, Réseaux) ne sont pas mentionnés dans les articles 133. LesmarchéspassésparleCCASnesontmentionnésqu àcompterde /11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 12

13 POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 1/2 FIXATION MINI/MAXI (Marchés à bons de commande) 9 marchés (ou lots de marchés) présentent sur 2013 un risque de non atteinte du montant mini ou un dépassement du montant maxi: Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des écoles de la Ville Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal : maçonnerie, carrelage et canalisations Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des ouvrages d'assainissement Contrôle de pré-réception concernant les réseaux d'assainissement Travaux d'entretien de second œuvre dans les bâtiments communaux Fourniture et pose de pneumatiques, contrôles de géométrie et de tachymétrie Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie armés (RIA), colonnes sèches et grand secours 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 13

14 POINTS DE VIGILANCE JURIDIQUE 2/2 DUREE DE MARCHE Un marché public ne peut avoir une durée supérieure à 4 ans sauf dans des cas exceptionnels dûment justifiés ou par le fait que leur exécution nécessite des investissements amortissables sur une durée supérieure à quatre ans: cette disposition est particulièrement applicable aux DSP, aux marchés d exploitation chauffage, voire de collecte des déchets mais pourrait être contestéepourlelot«nettoiementvoirie»,7ans,oulesréservationsde berceaux (10 ans et 7 ans). MODALITE DE REVISION DE LA FORMULE DE REVISION DES PRIX Le CCAP du marché «collecte et nettoiement» prévoit que la formule de révision de prix pourra être revue, entre autres, si son application engendre une variation de plus de 20%: en plus de prévoir une variation inacceptable, la formule de révision est juridiquement intangible pendant la durée du marché. Recommandation: prévoir clauses butoir et de sauvegarde identiques pour tous les marchés concernés. MODALITE D ANALYSE DES PRIX Marché nettoyage: Bannir les formules telles que «en cas de discordance entre le montant total indiqué au DQE et l addition des lignes du DQE, le montant le plus élevé sera pris en compte pour l analyse». En plus de risquer de vous priver d une offre économiquement intéressante, elle présente le risque de ne pas prendre en compte l erreur manifeste 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 14

15 4 PRECONISATIONS ACHATS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

16 RECOMMANDATIONS ACHATS PREPARATION DES MARCHES 80% de la performance d un achat se situe dans la préparation Anticipation de la date d échéance Recueil des besoins Recueillir en amont toutes les possibilités d optimisation envisagées et impliquer le Titulaire actuel dans la démarche Challenger les besoins UTILISATION D UN OUTIL SOUPLE ET FLEXIBLE: L ACCORD CADRE L Accord-Cadre est un référencement de fournisseurs Le recours à l Accord Cadre permet une plus grande souplesse L accord-cadre est particulièrement adapté aux marchés d informatiques et de séjours PENSER SON MARCHE DANS LE SENS DE LA PERFORMANCE ACHATS Augmenter la durée ferme des marchés, source d attractivité Sélectionner les indices de révision des prix les plus appropriées ainsi que les modalités de révision de prix Privilégier les MAPA pour augmenter la souplesse et surtout permettre la négociation 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 16

17 RECOMMANDATIONS ACHATS SIMPLIFIER/CLARIFIER LES PERIMETRES DES MARCHES Diminuer le nombre de lots: Espaces verts, Séjours enfance, Nettoyage locaux, Transports publics Regrouper les marchés de nature identique ou similaire Harmoniser les usages VEILLER AUX LIMITES DE PRESTATIONS Marché de collecte OM et nettoiement voirie Fourniture de mobilier urbain Equipements de maintenance de la signalisation tricolore Marchés récurrents de travaux PROFESSIONNALISER L ANALYSE FINANCIERE DES OFFRES Professionnaliser la négociation Calculer/expliquer les impacts tarifaires à chaque renouvellement de marché Meneruneanalysedelavaleur 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 17

18 5 ECHEANCIER DES MARCHES CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

19 DONNEES CHIFFREES ECHEANCIER DES MARCHES : Cet exercice à été particulièrement complexe à réaliser etchronophageenl absenced outilad hocauseindela Mairie Période Nb de marchés à échéance définitive Dont sup à 90 K en nb Dont sup à 90 K en valeur T3 T T T T T S/T T T T T S/T et suivant TOTAL GENERAL /11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 19

20 Chrono marché 1 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T3-T Intitulé du marché Fourniture, pose de pabx et maintenance de l'ensemble du parc de matériel téléphonie Montants si sup à 90 K définitive août-14 2 Location de matériel pour l'organisation du 33ème Forum des Associations août-14 3 Réalisation et réparation de prothèses dentaires pour le CMSM des 4 routes 2 lots sept-14 4 Fourniture de mobilier urbain 186 nov Mission de réalisation d'une maquette et d'une cartographie 3D simulateur virtuel interactif du projet de rénovation urbaine des Hauts d'asnières Prestations de services en assurances 4 lots déc déc-14 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 20

21 Chrono marché 7 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Entretien des espaces verts 2 lots Montants si sup à 90 K définitive 698 janv-15 8 Fourniture de signalisation verticale et de panneaux de rue janv Acquisition de titres de transports aériens aux personnels communaux et leurs familles, au titre des congés bonifiés Fourniture de modules sanitaires mobiles pour divers chantiers et manifestations de la ville févr-15 févr Fourniture de produits de voirie févr Fourniture de sapins de Noël mars-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 21

22 Chrono marché 13 ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Acquisition d articles de puériculture, de matériel et de mobilier pour les établissements d accueil de jeunes enfants 3 lots 14 Acqusisition de serveurs 15 Acqusisition de micro-ordinateurs 16 Acqusisition de solutions logicielles standard Montants si sup à 90 K définitive avr-15 avr-15 avr-15 avr Entretien et grosses réparations sur les portes et barrières de parking mai Fourniture de carburant 130 mai Prestations de restauration pour les cocktails organisés par la Ville 6 lots mai Réception, stockage et chargement de verre issu de la collecte mai Impression et édition de supports de communication (hors magazine mensuel Asnières Infos) Organisation d'une classe théâtre et d'une classe orchestre au sein du Pôle Excellence 2 lots juin-15 juin-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 22

23 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive Contrôles réglementaires dans les bâtiments communaux, les aires de jeux et terrains de sports juil-15 Opérations de dépigeonnisation et actions contre les corvidés, de dératisation, la capture et le ramassage des animaux errants sur la voie publique avec l'exploitation de la fourrière animale municipale juil-15 3 lots Prestations de services pour la gestion technique et des abonnements des parcs de stationnements souterrains de la Ville 225 juil-15 Acquisition de fournitures scolaires et d'activités manuelles, pour l'approvisionnement de divers services municipaux 217 août-15 2 lots Acquisition de matériel électroménager, de groupes frigorifiques professionnels et de petit matériel hifi standard pour les besoins des services de la Ville août-15 2 lots 28 Fourniture de décorations lumineuses août Fourniture de mobiliers scolaires pour les écoles et les centres d'accueil de loisirs sans hébergement 157 août Installation, entretien et réparation des équipement de désenfumage août Achat de produits de désinfection et de stérilisation et de fournitures médicales diverses pour les besoins des services municipaux sept-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 23

24 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Achat de bons d'achat à destination des jeunes Asniérois 2 lots Acquisition de jouets pour les besoins des services municipaux 6 lots Prestations d'assistance juridique comprenant des missions de conseil et de représentation lors des contentieux 3 lots Montants si sup à 90 K définitive oct-15 oct-15 oct Installation, entretien et exploitation des équipements de climatisation nov Travaux de signalisation horizontale et d'aménagements annexes 400 nov Assurance de la flotte automobile municipale 140 déc Fourniture de végétaux d'intérieur et d'extérieur 4 lots déc Fourniture et pose de clôtures déc-15 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 24

25 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive 40 Entretien du patrimoine arboré 212 janv Travaux neufs et de maintenance des équipements statiques de signalisation lumineuse tricolore 2 lots Dispositif d'information et d'accompagnement de porteurs de projet et créateurs d'entreprises Asniérois 142 janv-16 janv Maintenance des équipements de cuisine du Self Municipal janv Prestations de gardiennage, de sécurité des biens et des personnes pour les différents services de la Ville et surveillance du système SSI Complexe Sportif des Courtilles 3 lots Acquisition de papier nécessaire au fonctionnement des différents services 6 lots Entretien et exploitation des installations dynamiques de la signalisation lumineuse tricolore, comptages de trafic et études de circulation Fourniture de denrées alimentaires nécessaires aux prestations de restauration du self municipal 6 lots janv févr févr févr Reliure et plastification de livres des médiathèques municipales févr Entretien des réseaux aérauliques mars Fourniture de produits et matériels d'entretien 402 mars Fourniture d'équipements vestimentaires nécessaires au fonctionnement des différents services municipaux 8 lots 144 mars Fourniture et plantation d'arbres mars-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 25

26 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive 53 Intégration de solutions pour la gestion et la diffusion de vidéo sur Internet mai Travaux d'entretien et de grosses réparations dans les bâtiments 10 lots 2053 mai Location et maintenance d'une machine à affranchir juin-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 26

27 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Montants si sup à 90 K définitive 56 Impression et édition du magazine mensuel Asnières Infos 179 juil Travaux de rénovation et de réhabilitation du réseau communal d'assainissement Acquisition d'une solution logicielle de dématérialisation des marchés publics et autres contrats, interface Internet et prestations associées Création, maintenance et entretien des aires de jeux et terrains multisports 2 lots Acquisition de fournitures et de prestations d'alimentation générale nécessaires aux structures d'accueil de jeunes enfants de 10 semaines à 4 ans 3 lots Transports collectifs pour les besoins des différents services municipaux 3 lots Entretien général, surveillance et conservation des cimetières et reprise des sépultures 3 lots 879 juil-16 juil juil août août sept Acquisition de matériels, fournitures et câblage courant faible sept Distribution de supports de communication dans les boîtes aux lettres des administrés Asniérois sept Maintenance d'un parc de photocopieurs sept-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 27

28 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES T Intitulé du marché Entretien du parc automobile municipal 4 lots Exécution par un laboratoire des prestations d analyses médicales et examens biologiques prescrits par les médecins et pour lesquels les prélèvements sur les patients sont effectués par le personnel du Centre Médico-social Municipal (CMSM) Montants si sup à 90 K définitive oct-16 oct Fourniture de panneaux et plaques signalétiques oct Fourniture de boissons alcoolisées et non alcoolisées pour les services 2 lots Blanchissage et repassage du linge utilisé dans les bâtiments communaux, scolaires, sociaux et sportifs Fourniture d'abonnements à divers périodiques pour les médiathèques municipales nov nov-16 nov Prestations de services d'assurances - lot risques statutaires déc Installation, entretien et exploitation des installations individuelles de chauffage, d'eau chaude sanitaire et des daaf Tri, affranchissement, acheminement et distribution à destination de la France et de l'international des envois postaux déc-16 déc-16 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 28

29 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES 2017 Intitulé du marché Fourniture de coupes et médailles 5 lots Organisation de séjours pour les jeunes de 11 ans à 17 ans 4 lots Montants si sup à 90 K définitive janv févr Contrôle technique des véhicules mars Acquisition de documents sur tous supports pour les médiathèques municipales 8 lots Réseau d'assainissement : Pré-études et conception Assistance à maîtrise d'ouvrage Maîtrise d'œuvre pour les travaux de construction et de réhabilitation des ouvrages d'assainissement Acquisition d'imprimantes pour les besoins des services et des écoles de la Ville Fourniture de vaisselle et d'instruments de cuisine pour les crèches, écoles primaires et élémentaires et self municipal Location et maintenance de conteneurs de collecte des ordures ménagères et maintenance et réparation de bornes d'apport volontaire enterrées 2 lots mars-17 juin-17 juin-17 juin-17 juil juil Contrôle de pré-réception concernant les réseaux d'assainissement juil Travaux d'entretien de second œuvre dans les bâtiments communaux 5 lots Organisation de classes d'environnement, de centres de vacances et de mini-séjours 10 lots Services d'insertion et qualifications professionnelles 2 lots juil août sept Fourniture de vêtements liés à la fonction professionnelle oct Fourniture et pose de pneumatiques, contrôles de géométrie et de tachymétrie Achat de produits et fournitures dentaires pour le Centre Médico-Social Municipal (CMSM) oct-17 déc-17 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 29

30 Chrono marché ECHEANCIERS DES MARCHES MARCHES 2018 ET SUIVANTES Intitulé du marché Travaux pour l'entretien et les grosses réparations du patrimoine communal : maçonnerie, carrelage et canalisations Fourniture de linge pour les crèches et les écoles 2 lots Fourniture d'enveloppes et de papier à en-tête pour les services municipaux 2 lots Révisions et réparations du matériel à moteur des espaces verts, de la voirie et du service des Sports Fourniture de matériels et produits pour les ateliers régies, bâtiments et voirie 8 lots Entretien et exploitation des extincteurs, postes robinets d'incendie armés (RIA), colonnes sèches et grand secours Acquisition de livres scolaires, de livres de prix, de Noël, de bibliothèque et de dictionnaires pour les écoles et les ALSH 2 lots Montants si sup à 90 K définitive 144 janv-18 janv-18 févr-18 févr févr-18 mars mars Collecte OM et nettoiement voirie 7428 avr Suivi - animation d'un programme d'intérêt général "Habitat Indigne" juil Entretien et grosses réparations sur les appareils élévateurs 180 oct Nettoyage des bâtiments communaux 4 lots Travaux d'entretien et d'aménagement des voiries communales 2 lots Fourniture de distributeurs et bobines d'essuie-mains pour les établissements scolaires Rénovation et maintenance à garantie des résultats des installations d'éclairage public 2251 oct oct nov nov Réservation berceaux lots 2 et mars Stationnement payant de surface 567 mai Exploitation des installations de chauffage des bâtiments communaux 2153 déc DSP restauration 3313 avr Exploitation des installations de chauffage Courtilles 778 juin Fourniture, installation, maintenance, nettoyage et exploitation de mobiliers urbains d occasion reconditionnés à neufs ou neufs à des fins publicitaires ou non publicitaires janv-27 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 30

31 6 COMPTE RENDU DES ENTRETIENS CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

32 SYNTHESE GENERALES DES ENTRETIENS 23 entretiens effectués dans le cadre de la mission 4 personnes des fonctions supports(rôle Acheteur) Direction financière Commande publique Direction administrative des Services Techniques 19 personnes des fonction achats(rôle prescripteur) Pas de personnes avec un rôle utilisateur Durée en moyenne de 1h30 Echanges en groupe ou en tête à têtemais un impératif : Participatifs Objectif : avoir un retour terrain de l acte d achats dans tous les axes d amélioration Conseil Délai Réactivité Facilité 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 32

33 SYNTHESE DES ENTRETIENS RESUME DES FAITS MARQUANTS REMONTES EN ENTRETIENS O RGANISATIO N ACHATS PROCEDURES OUTILS CMP SUIVI ACHATS qui défini, qui rédige, qui décide? processus pour acheter utilisation? SYNTHESE DES REPONSES Sauf cas très particuliers (Jeunesse), les prescripteurs rédigent le DCE complet et le transmettent à la Commande Publique pour relecture et validation. Suite à multiples échanges par mail le marché est publié. La commande publique intervient sur l'ensemble du DCE y compris les documents techniques Les procédures sont considérées comme lourdes et longues. En effet de nombreux paramètres légaux du code ou des pratiques achats classiques (règle des 3 devis par exemple) sont alourdie de décisions plus contraignantes. Le temps de réactivité de la CP est long. Pas ou très peu d'outils disponibles. Les informations sont à allé chercher à la CP. ASTRE est semble t il lourd a utiliser et peu adapté à au suivi des dossiers. Service considéré comme en sous-effectif qui expliquerait une partie des remontées négatives de son Application, respect, vivre avec fonctionnement avec les autres services. RELATIONS AVEC LA CP Vie du contrat VA, conseil, réactivité POINTS A AMELIORER POINTS A GARDER Les contrats de service ne sont pas tous bien suivi, la notion de qualité fournisseurs et de qualité des prestation est semble t il peut détaillée dans les CCTP, les pénalités ne sont jamais appliquées. Vision très partagée allant de aucun contact à travail très collaboratif et remarques constructives. Le faible niveau de conseil ne donne pas une vision positive du service. La CP semble enfermé dans un moule juridique difficilement évolutif. Consolidation et stabilité de l'équipe. Avoir plus de soutien et de conseils Formation achats pour les prescripteurs Manque de communication Pilote achats RAS 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 33

34 SYNTHESE DES ENTRETIENS Une commande publique très/trop juridique Des procédures trop lourdes qui deviennent contre productives Un manque de culture achats Des outils pas adaptés ou inexistants Des relations intra services avec la commande publique disparates Un sous effectif de la CP qui rallonge les délais et n apporte pas le service souhaité 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 34

35 7 - ANALYSE DE L ORGANISATION CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

36 PROCESSUS ACHATS/MARCHES Une organisation décentralisée sur les Services Opérationnels (SO) (la DST possède son propre rédacteur technique) Mais, dans tous les cas une intervention de la Commande Publique (CP) pour validation finale Une organisation du travail en «Série» et non en «Parallèle» Allongement de la durée des procédures perte de temps aucun contact donc aucun conseil Une ingénierie des marchés «figée» aux procédures standards Utilisation fréquente de l UGAP mais pas très organisée Répartition des taches Achats SO : Service Opérationnel CP : Commande publique 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 36

37 LES MAGASINS 3+1 magasins pour 4 activités différentes Voirie Espaces verts Bâtiments Garage Surface occupée considérable Redondance des postes de magasiniers Utilisation ou non d ASTEC pour l émission des bons de commandes Organisation centralisée qui semble bien fonctionnée Magasins bien rangés, propres et ordonnés Accès semble bien règlementé 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 37

38 SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS FORTS Organisation Une forte décentralisation des tâches qui permet de passer la charge de travail avecuneéquiperestreinteencentralàlacp Une optimisation possible sur les magasins nombreux et indépendants les uns des autres Une Direction Administrative décentralisée au niveau de la DST qui fonctionne correctement et emporte l adhésion des agents opérationnels Processus et procédures Des DCE complets et bien structurés Des trames de document existantes Une validation systématique de la CP de tous les marchés, ce qui cautionne une bonne protection juridique, mais pas d outil d alerte pour quelques achats hors marchés 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 38

39 SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS FORTS Ressources humaines Outils Une expertise juridique certaine au niveau de la CP Des Services Opérationnels: Demandeur de conseils Demandeur de soutien De bonne volonté Conscience des services opérationnels de pouvoir faire mieux: Potentiel d efficience de la fonction achats reconnu Arguments: Manque de ressources donc manque de temps Frein de la commande publique(réactivité, conseils, ) Utilisation du logiciel ASTEC permettant une traçabilité des commandes et une fluidité des documents 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 39

40 SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS D AMELIORATION Organisation 4 postes sont ouverts à la commande publique mais suite à des mutations professionnelles récentes seulement 1 est pourvu. Il y a un risque d arrêt de «production»silesrecrutementsnesontpasfaitsrapidement! Pas de stabilité des personnes en place (pas de capitalisation, perte de connaissance et de crédibilité) LaFFVM(FédérationFrançaiseVillesMoyennes,de20000à200000habitants)indique7à8personnes pouroccuperlafonction(dansunpérimètredifférent,ilestvraicommeonleverraplusloin) Renforcement des groupements de commande Achat mode projet Par manque d analyse des dépenses des besoins ne sont pas traités en mode projetavecunleaderetunevolontéde regroupementdeceux-ci: Séjours Analyse micro biologiques Barriérage, traiteurs, Processus et procédures La rigueurducodeàété pousséetroploin Simplification Le code est suffisamment lourd à utiliser pour ne pas le charger de contraintes supplémentaires Aspect juridique exacerbé au détriment de l impact économique et opérationnel 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 40

41 SYNTHESE DE L ORGANISATION POINTS D AMELIORATION Ressources humaines Il n y a pas de culture achats au sens économique du terme aussi bien à la Commande Publique que dans les Services Opérationnels Formation Les basiques ne sont pas connus et encore moins respectés (voir graphique en étoile de l analyse des entretiens) La perception de ce point est cependant différente d un service à l autre (non compétence, manque de ressources, ) Outils Peu ou pas d outils formalisés Création d outils Absence de politique achats formalisée Absence de guide achats formalisé(procédures) Trames disponibles mais à la demande. On ne pousse pas l information, il faut venir la chercher! Liste des marchés inconnue ou non disponible avec un outil informatique simple? Une communication Achats interne/externe à renforcer Communiquer 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 41

42 8 PRECONISATIONS ORGANISATION CTR, PARTENAIRE DE VOTRE PERFORMANCE

43 RECOMMANDATIONS PROCESSUS ET PROCEDURES Allègement des procédures: Utilisation des souplesses proposées par le code pour les marchés de faibles montants ALLEGER LES TACHES PUREMENT ADMINISTRATIVES DE LA CP Suppression des CAO d ouverture des plis Suppression des reconductions expresses: la tacite reconduction allège la charge Allègement des tâches chronophages de relecture des DCE: le service commande publique doit imposer des documents-types pour tous les services afin d homogénéiser les modèles et ainsi fluidifier le processus de contrôle pré-publication. PROCESSUS ET PROCEDURES Harmoniser les références des marchés et le tableau de suivi La recherche de conformité juridique et administrative ne doit pas prendre le pas sur la recherche de performance économique 05/11/2014 Rapport Audit Achats Mairie Asnières Version finale 43