Pégase 3 Indemnités kilométriques mensuelles pour véhicule personnel

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1 Documentation obsolète - Ne plus utiliser Pégase 3 Indemnités kilométriques mensuelles pour véhicule personnel Dernière révision le 15/03/ pegase3@micromegas.fr

2 Sommaire Principe...3 Conditions requises...3 Barème fiscal...3 Exemples de calcul...4 Mise en place dans Pégase Constante 1 : barème pour moins de 5000 km... 6 Constante 2 : barème de 5001 à km... 7 Constante 3 : majoration barème de 5001 à km... 9 Constante 4 : barème au-delà de km Rubrique 1 : Saisie du nombre de kilomètres Rubrique 2 : Saisie de la puissance du véhicule Rubrique 3 : Cumul du kilométrage parcouru Rubrique 4 : Indemnité kilométrique 1 ère tranche Rubrique 5 : Indemnité kilométrique 2 ème tranche Rubrique 6 : Indemnité kilométrique 3 ème tranche Rubrique 7 : Majoration barème tranche 2 si départ Rubrique 8 : Majoration barème tranche 2 sur décembre Fonctionnement...21 Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 2/21

3 Principe Les allocations versées sous la forme d indemnités kilométriques à un salarié contraint d utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, peuvent être exonérées de charges sociales dans la limite du barème kilométrique publié annuellement par l administration fiscale. Toutefois, dans la pratique, cette indemnité étant versée mensuellement, il y a lieu de mettre en place un système particulier se basant sur un cumul du kilométrage effectué régulièrement au mois le mois. Le barème fiscal des indemnités kilométriques pour 2007, a été publié au bulletin officiel des Impôts (Instruction fiscale No 5 F-5-07 No 15 du 30 janvier Conditions requises L exonération est possible sous réserve de pouvoir justifier : - du moyen de transport utilisé par le salarié ; - de la distance séparant le domicile du lieu de travail ; - de la puissance du véhicule ; - du nombre de trajets effectués chaque mois ; - que le salarié atteste ne transporter aucune autre personne de la même entreprise bénéficiant des mêmes indemnités. Par ailleurs, les indemnités kilométriques sont réputées utilisées conformément à leur objet, dans la limite des nouveaux barèmes figurant ciaprès. La fraction des indemnités kilométriques excédant les limites d exonération, constitue un complément de rémunération soumis à cotisations. Le barème fiscal ne peut pas, en revanche, être utilisé pour évaluer l avantage en nature à inclure dans l assiette des cotisations en cas de mise à disposition gratuite d une voiture par l employeur au titre de l utilisation privée de ce véhicule. Des règles spécifiques de calcul de cet avantage sont prévues en matière sociale. Barème fiscal Le barème ci-après prend en compte, notamment, les éléments suivants : - dépréciation du véhicule ; - frais de réparation et d entretien ; - dépenses de pneumatiques ; - frais de carburant et d assurance. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 3/21

4 Les frais de garage ou de box peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème suivant. Barème 2006 applicable en 2007 (DGI 30 janvier F-5-07) : Kilométrage parcouru à titre professionnel Puissance fiscale Jusqu à 5000 km De 5001 à km Au-delà de km 3 cv et moins d x 0,371 (d x 0,223) d x 0,260 4 cv d x 0,447 (d x 0,251) d x 0,300 5 cv d x 0,492 (d x 0,275) d x 0,329 6 cv d x 0,514 (d x 0,290) d x 0,346 7 cv d x 0,538 (d x 0,305) d x 0,363 8 cv d x 0,568 (d x 0,324) d x 0,385 9 cv d x 0,582 (d x 0,338) d x 0, cv d x 0,613 (d x 0,360) d x 0,423 11cv d x 0,625 (d x 0,376) d x 0,438 12cv d x 0,657 (d x 0,392) d x 0, cv et plus d x 0,668 (d x 0,407) d x 0,472 d = distance parcourue à titre professionnel Exemples de calcul Pour 4000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 6 cv, le montant des frais correspondant est égal à : 4000 x 0,514 = 2056 euros Pour 6000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 cv, le montant des frais correspondant est égal à : (6000 x 0,275) = 2733 euros Pour km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 7 cv, le montant des frais correspondant est égal à : x 0,363 = euros Mise en place dans Pégase 3 Mettre en place le calcul mensuel des indemnités kilométriques sur le barème fiscal dans Pégase 3, nécessite la création de plusieurs constantes utilisateur et les rubriques suivantes : - une rubrique pour saisir le nombre de kilomètres effectués dans le mois ; - une rubrique pour saisir la puissance du véhicule en nombre de chevaux fiscaux ; - une rubrique pour calculer le cumul du kilométrage parcouru depuis le début de l année ; - une rubrique pour chacune des trois tranches du barème afin de décomposer le calcul ; Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 4/21

5 - et deux rubriques pour calculer la majoration de la deuxième tranche, en fin d année (cette majoration ne doit être décomptée qu une seule fois par an) ou en cas de départ du salarié, lorsque le seuil des 5000 km a été franchi. Remarque : les numéros de ces rubriques sont donnés ci-après à titre d exemple. Utilisez des numéros en fonction de vos propres disponibilités. Attention : pour le cas où vous utiliserez d autres numéros de rubriques, n oubliez pas de rectifier également ces numéros dans les formules des constantes décrites ci-dessous. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 5/21

6 Constante 1 : barème pour moins de 5000 km Cette constante de type intervalle, sert à mémoriser le barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule, lorsque le kilométrage parcouru à titre professionnel est inférieur ou égal à 5000 km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur une constante existante, puis cliquer sur le bouton «Créer». Code : INDKIL5000 Libellé : Indem. Kilom. : barème 5000 km annuel Profil de la constante : type «intervalle» Date de validité : 01/01/2007 Type de retour : Montant Puis, sur la page suivante, saisir le barème comme suit : Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. 4 Les valeurs renvoyées, mémorisées par Pégase 3, sont habituellement limitées à 2 décimales. Comme le barème comporte 3 décimales, une astuce subtile consiste à saisir ce barème en multipliant les valeurs par 1000 comme dans l écran ci-dessous : Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 6/21

7 La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Terminer» pour enregistrer la constante. Constante 2 : barème de 5001 à km Cette constante de type intervalle, sert à mémoriser le barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule, lorsque le kilométrage parcouru à titre professionnel est compris entre 5001 et km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur la constante INDKIL5000 créée précédemment, puis clic droit et demander «Dupliquer la constante». Code : Libellé : INDKIL5001 Indem. Kilom. : Barème 5001 à km annuel Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 7/21

8 Cliquer sur le bouton «Terminer». Puis, sur la page «Descriptif», saisir le barème comme suit : Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. 4 Les valeurs renvoyées, mémorisées par Pégase 3, sont habituellement limitées à 2 décimales. Comme le barème comporte 3 décimales, une astuce subtile consiste à saisir ce barème en multipliant les valeurs par 1000 comme dans l écran ci-dessous : Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 8/21

9 La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la constante. Constante 3 : majoration barème de 5001 à km Cette constante de type intervalle, complète le calcul de la l indemnité kilométrique lorsque la distance parcourue est comprise entre 5001 et km. Elle permet de mémoriser le complément de calcul, appelé aussi majoration. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur la constante INDKIL5001 créée précédemment, puis clic droit et demander «Dupliquer la constante». Code : Libellé : INDKILMJ5001 Indem. Kilom. : Majoration barème 5001 à km annuel Cliquer sur le bouton «Terminer». Puis, sur la page «Descriptif», saisir le barème comme suit : Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 9/21

10 Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la constante. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 10/21

11 Constante 4 : barème au-delà de km Cette constante de type intervalle, sert à mémoriser le barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule, lorsque le kilométrage parcouru à titre professionnel est supérieur à km. Accès au menu : Gestion Constantes utilisateurs. Se positionner sur la constante INDKIL5000 créée précédemment, puis clic droit et demander «Dupliquer la constante». Code : Libellé : INDKIL20000 Indem. Kilom. : Barème plus de km annuel Cliquer sur le bouton «Terminer». Puis, sur la page «Descriptif», saisir le barème comme suit : Plusieurs remarques : 1 La copie d écran n affiche que 12 lignes. Ne pas oublier également la valeur pour 13 chevaux et plus. 2 La première valeur (première ligne de la grille) correspond à la puissance du véhicule de 0 à 3 chevaux fiscaux. La valeur minimum est donc 0 (zéro) pour cette première ligne. 3 Le paramétrage ci-après fait référence à la base de la rubrique Cette rubrique 8901, décrite plus loin sur la présente notice, sert à la saisie de la puissance du véhicule personnel du salarié. 4 Les valeurs renvoyées, mémorisées par Pégase 3, sont habituellement limitées à 2 décimales. Comme le barème comporte 3 décimales, une astuce subtile consiste à saisir ce barème en multipliant les valeurs par 1000 comme dans l écran ci-dessous : Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 11/21

12 La fenêtre doit être renseignée comme suit : Paramètre à tester : =BASE(8901) Valeur minimum de tranche Valeur renvoyée Puis cliquer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la constante. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 12/21

13 Rubrique 1 : Saisie du nombre de kilomètres Cette rubrique permet de saisir le nombre de kilomètres parcourus au cours du mois, à titre professionnel, par le salarié, avec son véhicule personnel. Code rubrique : 8900 Formule : INFOS Libellé : Indemn. Kilom. Nombre de km mensuels Début validité : 01/01/2007 Dans la page Options de cette rubrique 8900, pour ne pas faire apparaître cette rubrique sur le bulletin papier, dans la zone «Mode d impression», renseigner : Ne jamais imprimer Dans cette même page : Zone de saisie principale : Base Mode d insertion par défaut : Remise à zéro Rubrique 2 : Saisie de la puissance du véhicule Cette rubrique permet de saisir le nombre de chevaux fiscaux du véhicule personnel du salarié. Code rubrique : 8901 Formule : INFOS Libellé : Indemn. Kilom. Nombre de cv du véhicule Début validité : 01/01/2007 Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 13/21

14 Dans la page Options de cette rubrique 8901, pour ne pas faire apparaître cette rubrique sur le bulletin papier, dans la zone «Mode d impression», renseigner : Ne jamais imprimer Dans cette même page : Zone de saisie principale : Base Mode d insertion par défaut : Fixe Rubrique 3 : Cumul du kilométrage parcouru Rien ne devra être saisi dans cette rubrique. Cette dernière calcule automatiquement le kilométrage parcouru depuis le début de l année, en additionnant le nombre de kilomètres saisi chaque mois dans la rubrique Code rubrique : 8902 Formule : INFOS Libellé : Indemn. Kilom. Cumul des km parcourus Début validité : 01/01/2007 Base : =BASE(8900!:12) Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 14/21

15 Dans la page Options de cette rubrique 8902, pour ne pas faire apparaître cette rubrique sur le bulletin papier, dans la zone «Mode d impression», renseigner : Ne jamais imprimer Dans cette même page : Zone de saisie principale : Base Mode d insertion par défaut : Remise à zéro Rubrique 4 : Indemnité kilométrique 1 ère tranche Cette rubrique calcule et affiche automatiquement le montant de l indemnité kilométrique à régler au salarié lorsque le nombre de kilomètres parcourus par ce dernier depuis le début de l année est inférieur ou égal à Remarque : dès lors que le salarié aura franchi le seuil des 5000 km, cette rubrique ne doit plus se calculer sur son bulletin, hormis le mois du franchissement. Code rubrique : 8903 Formule : INDTD Libellé : Indemnité kilométrique Tranche 1 Début validité : 01/01/2007 Montant salarial : =SI(BASE(8902)<= ;BASE(8900)*INDKIL5000/ ; SI(BASE(8902!BP001)< ; ( BASE(8902!BP001))*INDKIL5000/ ;0.00)) Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 15/21

16 Rubrique 5 : Indemnité kilométrique 2 ème tranche Cette rubrique calcule et affiche automatiquement le montant de l indemnité kilométrique à régler au salarié lorsque le nombre de kilomètres parcourus par ce dernier depuis le début de l année est supérieur à mais inférieur ou égal à Remarques : - Tant que le salarié n a pas franchi le seuil des km sur l année, cette rubrique ne se déclenchera pas ; - Dès lors que le salarié aura franchi le seuil des km, cette rubrique ne doit plus se calculer sur son bulletin, hormis le mois du franchissement. - Pour cette deuxième tranche, le barème officiel est majoré d un montant forfaitaire variable en fonction de la puissance du véhicule (voir tableau du barème au début de la présente notice). Mais cette majoration ne doit être indemnisée qu une seule fois dans l année, quelque soit le nombre de bulletins de paie émis pendant le laps de temps où le salarié se trouvera dans la tranche de à km. Aussi, pour régler ce problème, nous suggérons de régler cette majoration sur une rubrique à part (voir ci-après), une seule fois par an, soit au mois de décembre, soit lors du mois de départ lorsque le salarié quitte l entreprise en cours d année. Code rubrique : 8904 Formule : INDTD Libellé : Indemnité kilométrique Tranche 2 Début validité : 01/01/2007 Montant salarial : =SI(BASE(8902)<= ;0.00;SI(BASE(8902!BP001)> ;0.00; (MIN( BASE(8902!BP001)+1.00;BASE(8900)+1.00; BASE(8902) )-1.00)*INDKIL5001/ )) Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 16/21

17 Rubrique 6 : Indemnité kilométrique 3 ème tranche Cette rubrique calcule et affiche automatiquement le montant de l indemnité kilométrique à régler au salarié lorsque le nombre de kilomètres parcourus par ce dernier depuis le début de l année est supérieur à Remarque : Tant que le salarié n a pas franchi le seuil des km sur l année, cette rubrique ne se déclenchera pas. Code rubrique : 8905 Formule : INDTD Libellé : Indemnité kilométrique Tranche 3 Début validité : 01/01/2007 Montant salarial : =SI(BASE(8902)<= ;0.00;SI(BASE(8902!BP001)> ;BASE(8900); BASE(8902) )*INDKIL20000/ ) Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 17/21

18 Rubrique 7 : Majoration barème tranche 2 si départ Cette rubrique calcule le montant de la majoration complémentaire pour la tranche 2 du barème fiscal. Cette rubrique se calcule lorsque deux conditions sont réunies : - le salarié a franchi le seuil de km depuis le début de l année ; - le salarié quitte l entreprise. Cette rubrique ne doit se calculer qu une seule fois dans l année. Ainsi, si le salarié quitte et revient travailler dans l entreprise plusieurs fois dans la même année, cette majoration ne doit être perçue qu une seule fois. Pour appliquer cette majoration aux salariés présents tout au long de l année dans l entreprise et ayant franchi le seuil des km, voir rubrique No 8 suivante. Code rubrique : 8906 Formule : INDTD Libellé : Indemnité kilométrique Majoration départ Début validité : 01/01/2007 Décocher les cases «%» des taux salariaux et patronaux Montant salarial : =SI(MTSAL(8906!:BUP)>0.00;0.00;SI(BASE(8902)> ;INDKILMJ5001;0.00)) Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 18/21

19 Attention : pour que cette rubrique ne se calcule que sur le dernier bulletin du salarié, c'est-à-dire lorsqu il quitte l entreprise, il convient de rajouter, dans la page Calcul de cette rubrique 8906, une restriction de calcul : «le bulletin est le dernier du salarié». Rubrique 8 : Majoration barème tranche 2 sur décembre Cette rubrique calcule le montant de la majoration complémentaire pour la tranche 2 du barème fiscal. Cette rubrique se calcule lorsque deux conditions sont réunies : - le salarié a franchi le seuil de km dans l année ; - le bulletin préparé est celui de décembre. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 19/21

20 Cette rubrique ne doit se calculer qu une seule fois dans l année. Ainsi, si le salarié a quitté l entreprise, s il a déjà perçu cette majoration et s il est revenu travailler au cours de la même année, cette majoration ne doit pas être perçue une seconde fois. Code rubrique : 8907 Formule : INDTD Libellé : Indemnité kilométrique Majoration décembre Début validité : 01/01/2007 Décocher les cases «%» des taux salariaux et patronaux Montant salarial : =SI(MTSAL(8906!:BUP)>0.00;0.00;SI(BASE(8902)> ;INDKILMJ5001;0.00)) Attention : pour que cette rubrique ne se calcule que sur le bulletin de décembre, il convient de préciser, dans la page Périodicité de cette rubrique 8907, que la rubrique ne doit se calculer qu en décembre : éteindre les ampoules des 11 autres mois de l année pour ne conserver éclairée, que l ampoule de décembre comme sur la copie d écran suivante. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 20/21

21 Fonctionnement Lors du règlement des indemnités kilométriques, chaque mois, vérifier la présence de toutes les rubriques commentées ci-dessus dans le bulletin, y compris les rubriques de majoration de la tranche 2. Préciser en base de la première (rubrique 8900), le nombre de kilomètres parcourus lors du mois en cours, à titre professionnel. Puis, dans la deuxième, renseigner toujours en base, la puissance du véhicule du salarié, en nombre de chevaux fiscaux. Ne rien renseigner dans les rubriques suivantes. Ces rubriques se calculeront automatiquement en fonction des différentes tranches prévues dans le barème fiscal. Attention au deux dernières rubriques : - l avant dernière ne se calculera qu à la condition où le salarié quitte l entreprise ; - la dernière ne se calculera qu une seule fois par an, lors du mois de décembre. Pégase 3 Indemnité kilométrique mensuelle 21/21