CREPS DU CENTRE 48, avenue du Maréchal Juin BOURGES

Transcription

1 CREPS DU CENTRE 48, avenue du Maréchal Juin BOURGES ******************** Cahier des clauses techniques particulières - C.C.T.P. - Objet du marché : ACQUISITION D UNE APPLICATION DE GESTION DE L ACTIVITE D ACCUEIL ET DE RESERVATION La procédure de consultation utilisée est celle du marché à procédure adaptée Etabli en application des articles 26 et 28 du Code des marchés publics. Le présent C.C.T.P. comporte 7 pages numérotées de 1 à Paraphe :

2 Le CREPS du Centre Val de Loire s engage dans une démarche de fiabilisation globale de son département accueil/réservation. Il y a donc lieu de rechercher une nouvelle solution logicielle répondant à nos besoins de fiabilisation et de pilotage de l activité d accueil de l établissement. ARTICLE 1 : Objet du marché La consultation auprès des éditeurs a pour objet : - L accès à une solution logicielle hébergée de gestion de l activité d accueil/réservation - La mise en service de cette solution logicielle - Le paramétrage - La récupération des données existantes - La formation des utilisateurs - La maintenance de la solution logicielle ARTICLE 2 : Les utilisateurs du logiciel de gestion d activité d accueil/réservation L activité d accueil/réservation (AAR) s articule principalement autour de 2 services : - Le département accueil/réservation sous l autorité directe du Directeur de l établissement, dont la mission couvre tous les aspects relatifs à l accueil et la réservation des ressources de l établissement par des publics de natures différentes. - Le service budgétaire et comptable en charge de la facturation ARTICLE 3 : Fonctionnalités attendues 1) L enregistrement initial d une réservation A la suite d une demande de réservation émanent du formulaire de pré-réservation en ligne sur le site internet du CREPS du CENTRE VAL DE LOIRE, l utilisateur doit saisir tous les éléments de cette demande au sein de la solution de gestion. A ce niveau la solution devra permettre : - La vérification des disponibilités en termes d hébergements, de restauration et de ressources disponibles via une représentation graphique de synthèse de l activité accueillie de manière journalière, hebdomadaire ou mensuelle. - La consultation des plannings spécifiques aux hébergements, restauration et ressources, - La saisie d un organisme demandeur avec contrôle des doublons - La création d un évènement de type stage sur lequel seront rattachés tous les éléments d hébergement, restauration et ressources réservés et les prestations annexes associées. - La saisie de différents critères à vocation statistique - La saisie d un évènement récurrent sur une durée déterminée. La notion de pension complète Le CREPS du Centre Val de Loire possède une prestation intitulée pension complète. Cette prestation est le regroupement de 4 prestations consécutives (petit déjeuner, déjeuner, diner et nuit). La particularité de la pension complète est qu elle peut démarrer sur n importe laquelle des composantes. La solution devra pouvoir proposer cette prestation de pension complète en saisie lors de l enregistrement d une réservation Paraphe :

3 2) La modification d un évènement/stage La solution devra permettre la modification de tous les éléments de saisie, à la fois sur les informations de l organisme, de l évènement lui-même (date de début, date de fin, libellé) ainsi que toutes les prestations rattachées à cet évènement. Il sera, si possible, conservé un historique des modifications, à minima un horodatage des modifications. 3) Le paramétrage des ressources La solution devra permettre à l utilisateur, ayant droit, d ajouter aisément une ressource, la modifier ou la supprimer. 4) Les catalogues de prestations associées La solution proposée devra permettre la création, la modification et la suppression de catalogues de prestations ainsi que les tarifs associés. Un module d importation de ces catalogues dans la solution sera proposé sous condition du respect d un standard de fichier fourni et documenté par le titulaire. Un catalogue de prestations sera forcément rattaché à un module spécifique de la solution logicielle (ex : catalogue de prestations de restauration, services ou matériel rattachés à une ressource, etc ). 5) Le module hébergement Le module hébergement permettra une gestion des chambres du CREPS du Centre Val de Loire, et leurs occupations dans le cadre d un accueil de stage. Les fonctionnalités attendues sont : - Vue des chambres occupées ou non regroupées par bâtiment - Rotation du nettoyage des chambres - Possibilité de bloquer la chambre pour travaux - Paramétrage du type de chambre - Saisie de/des occupant(s) de la chambre à une date déterminée 6) Le module restauration Le module de restauration permettra la gestion des commandes de prestations auprès du prestataire de restauration. La solution devra permettre une édition hebdomadaire/mensuelle des prestations réservées afin de pouvoir la transmettre au prestataire de restauration. 7) Le module ressources Le module ressources permettra la gestion de toutes les ressources de l établissement : - Equipements sportifs intérieurs et extérieurs - Salles de formation - Salles de conférence - Salles spécifiques La notion de chevauchement de créneaux sur un même équipement doit être possible mais une alerte doit être mise en place pour informer l agent en charge de la saisie de ce chevauchement. 8) Le module devis/facturation Devis Le module devis/facturation permettra la génération automatique du devis sur la base des catalogues de prestations préalablement renseignés Paraphe :

4 Sa mise en page et les informations présentes seront conformes au modèle type que le CREPS du Centre Val de Loire fournira au titulaire. Le module devra mentionner automatiquement l acompte à verser (30%) à l euro près, afin de valider la réservation. L utilisateur aura néanmoins la possibilité de modifier manuellement le montant de l acompte versé. Toutes les lignes du devis devront être modifiables avec possibilité d y inscrire un commentaire. Le module permettra l ajout de prestation annexe manuellement. La solution devra permettre d inscrire une prestation avec une quantité nulle tout en la conservant sur le devis. La solution devra permettre l enregistrement d un acompte versé pour un évènement donné et ainsi le faire apparaître graphiquement sur l évènement lui-même. Facture La facture générée devra faire apparaître un identifiant unique défini par le CREPS du Centre Val de Loire permettant par la suite le rapprochement de pièces en cas de relance. La facture devra faire apparaître sur une ligne à part l acompte versé par l organisme. Toutes les lignes de la facture devront être modifiables avec possibilité d y inscrire un commentaire. Le module permettra l ajout de prestation annexe manuellement. La solution devra permettre d inscrire une prestation avec une quantité nulle tout en la conservant sur la facture. 9) Le module statistique La solution proposera deux outils à vocation statistique : - Un module donnant accès à des états statistiques préétablis et pré formatés permettant le pilotage en temps réel de l activité d accueil/réservation. Le CREPS du Centre Val de Loire fournira au titulaire les éléments précis devant être accessibles dans cette partie du module. - Un requêteur permettant d interroger et exporter des données directement depuis la base de données. Celui-ci prendra la forme d une recherche multicritère donnant accès à tous les champs de la base de données. Les résultats seront exportables aux formats CSV (séparateur point-virgule) et Microsoft Excel. 10) Fonctionnalités transversales La solution proposée devra intégrer les fonctionnalités suivantes dans tous ses modules de saisie : - Possibilité d ajouter un commentaire (modifiable) - Joindre des documents externes (upload de fichiers PDF ou DOC) - Alertes programmées pour la préparation, la mise en place de prestations. ARTICLE 4 : Mise à disposition du logiciel 1) Confidentialité Un système de confidentialité devra être mis en place donnant le droit à chaque utilisateur d accéder à un ou plusieurs niveaux. Cette gestion rigoureuse des droits des utilisateurs permettra un accès sélectif à la base de données et permettra de conserver une trace des auteurs de toutes les opérations. Un mot de passe doit être demandé à l'entrée de l'application avec la possibilité d'affecter un menu personnalisé Paraphe :

5 2) Précisions Seront précisés : - le coût de la licence correspondant au besoin exprimé dans ce document - les modalités des contrats de maintenance proposés, avec le coût de la maintenance corrective et le coût de la maintenance liée à la nécessité d un paramétrage avancé ou développement supplémentaire (tarif horaire). ARTICLE 5 : Mise en œuvre Les prestations visées ici sont les suivantes : - Un environnement de test devra être mis en œuvre afin de permettre sa présentation aux personnes décisionnaires et la possibilité d effectuer des tests. - La mise en œuvre de la solution logicielle sur les postes clients, et préconisation d environnement de travail (Système d exploitation, navigateur) afin que l outil final satisfasse l ensemble des attentes exprimées. - Tests et recettes : l accompagnement dans la saisie complète d un évènement allant de la première saisie de réservation jusqu à la facturation. Pour ces diverses prestations, un rétro planning des opérations, avec pour chaque tâche une évaluation en nombre de jours, devra être fourni. ARTICLE 6 : Prestations et mise en service Pour l'ensemble du projet, il sera précisé : - L organisation globale du projet, son découpage en phases et en tâches - Un planning général de l'ensemble des phases et des tâches - Le processus de recettes prévu et les éventuels besoins en jeux d'essai. Toutes les phases de tests seront exécutées dans les locaux du CREPS du Centre Val de Loire sur les postes «Clients». Le titulaire du marché accompagnera les utilisateurs du CREPS dans les phases de tests jusqu à l approbation complète de l outil. ARTICLE 7 : Formation Le nombre de personnes à former est de : - 1 personne au niveau administrateur - 7 personnes au niveau consultation, saisies. La formation est à faire sur place par un formateur de l Editeur. Seront précisés : - L organisation de la formation en terme de sessions, - La durée, le programme et les objectifs pédagogiques des sessions, - Le nombre de personnes prévues par session et par module, - Le coût global de la formation, - La documentation de formation fournie. ARTICLE 8 : Reprise des données Paraphe :

6 Le prestataire devra proposer des récupérations de données, et indiquer le descriptif de ce qui est repris. 1) Les données à récupérer L ensemble des données relatives aux organismes accueillis devra être récupéré. 2) Le paramétrage Les données liées au paramétrage général de l application de gestion actuelle et plus particulièrement au paramétrage des ressources devront être intégralement reprises. ARTICLE 9 : Architecture technique L architecture de la solution proposée devra se rapprocher au mieux du contexte défini dans les paragraphes suivants : 1) Architecture souhaitée La solution proposée devra être une solution «web» hébergée sur le territoire Français, accessible depuis une connexion internet à travers un navigateur. La solution doit être accessible quel que soit le poste utilisé (respectant les préconisations techniques). La solution proposée devra tenir compte d une évolution potentielle d ouverture vers une application tierce de facturation commune aux autres services du CREPS du Centre Val de Loire. 2) Ergonomie La solution proposée doit répondre aux critères suivants permettant une utilisation souple, rapide et conviviale de l outil. Interface Homme Machine (IHM) L IHM doit répondre aux standards en matière d ergonomie : - écrans ou tableaux de synthèse (mensuel, hebdomadaire, journalier) pour chaque élément constituant d une réservation, - intégration d une fonctionnalité systématique d impression PDF, - messages en clair, libellés explicatifs des codes. Aide et contrôle des saisies La personne en charge de la création d un évènement bénéficie de contrôles des doublons bloquants ou non concernant la saisie des données et les impacts de la saisie. L historisation généralisée des informations (date de saisie, utilisateur qui a saisi). Documentation : La documentation devra être fournie en français. Elle recouvrira les aspects techniques, fonctionnels et organisationnels pour l ensemble de la solution (y compris pour les interfaces) Elle devra être fournie, mise à jour pour chaque évolution du progiciel par le prestataire. Une aide en ligne peut être également proposée en standard en français : - contextuelle : aide pour un champ, une fenêtre et une fonction - être homogène dans l'ensemble des modules de la solution Accès à l aide en ligne : Doit permettre de consulter directement l aide en ligne de chaque écran, les documentations techniques et fonctionnelles. 3) Configuration des postes clients Paraphe :

7 Pour l ensemble des postes clients les caractéristiques détaillées suivantes devront être fournies : - Dimensionnement du poste en terme de CPU, DD, RAM, nature du processeur (fréquence, type), - Les différents O.S supportés, - Les configurations système en fonction de l O.S. ARTICLE 10 : L exploitation 1) Les éditions La solution devra permettre d éditer : - Des plannings hebdomadaires et mensuels (entre deux dates définies par l utilisateur) des réservations enregistrées pour l hébergement, la restauration et les équipements, imprimables sur des supports papier type A3, - Une fiche récapitulative de chaque stage accueilli au format A4, - Un état prévisionnel mensuel d occupation des chambres, - Les éléments statistiques prédéfinis. 2) Les extractions La solution devra permettre l extraction de données saisies à travers un module de requête paramétré (fichier de sortie type CSV séparateur point-virgule ou CSV) 3) La téléassistance et maintenance Le prestataire pourra proposer une solution de téléassistance afin de mettre en œuvre un accompagnement à l utilisateur en cas de difficulté d utilisation de la solution. La maintenance comprend celle du logiciel de gestion d activité d accueil et de réservation ainsi que la mise à jour du serveur support hébergeant cette dernière. ARTICLE 11 : Références Le titulaire devra fournir une liste de client référents ayant une activité similaire à celle du CREPS du Centre Val de Loire. ARTICLE 12 : Renseignements techniques Tous renseignements concernant le C.C.T.P. ci-après ou le quantitatif doivent être demandés par écrit et envoyés par télécopie à CREPS du Centre au et ce, cinq jours maximum avant la remise des offres. Les réponses seront transmises par écrit. Aucune information ne sera transmise par téléphone. Le Directeur du CREPS du Centre, Djamel CHEIKH Paraphe :