Logiciel de gestion commerciale

Transcription

1 Créer un contrat CONTRAT Rappel : Pour Hygisoft le client final est la copropriété et en aucun cas le Syndic qui lui est associé. Aller dans Contrat et cliquer sur Gestion : La fenêtre de gestion de vos contrats s ouvre et se présente comme ci-dessous : Créer un nouveau contrat Créer un nouveau chantier Transforme un devis en contrat Ouvre le contrat Ouvre la fenêtre de suivi du contrat Supprime le contrat sélectionné Imprime une fiche Renouvelle le contrat sélectionné Liste tous les contrats bloqués Liste toutes les interventions bloquées Accéder à l historique du contrat Duplique un contrat Fig. 1

2 Cliquer sur le bouton Nouveau : Général La fenêtre contrat se compose de l aperçu général et de plusieurs onglets. Partie haute Fig2 1. Choisir le Type et le Service du contrat en cliquant respectivement sur le bouton de chacun des 2 et choisir dans la liste proposée. Notez que Service est repris dans le champ Libellé et que celui-ci est repris dans la première ligne de la facture. Celui-ci est modifiable en saisissant directement dans le champ. 2. Choisir si le contrat est : Tacite Temporaire ou Ponctuel. Tacite : contrat reconductible tacitement d année en année Temporaire : contrat non reconductible tacitement avec plusieurs interventions de prévues sur 1 an. Ponctuel : contrat non reconductible avec une seule intervention de prévue. 3. Dates date de création du contrat date de début de validité du contrat la date de fin se positionnera automatiquement à Année+1 Jour-1 ; dans le cas d un contrat Ponctuel ou Temporaire vous pouvez modifier la date. 4. Montant Saisir le montant HT du contrat annuel.

3 5. Location ou divers Ex : si vous avez loué une nacelle et que vous voulez que le prix de la location ne soit pas prit en compte pour la Production du contrat, notez son montant. 6. Acompte Saisissez le montant de votre acompte. 7. Garantie Choisissez dans la liste de choix la garantie à appliquer sur le contrat. 8. Retenue de garantie A titre informatif saisissez le pourcentage de la retenue. 9. Résiliation Si vous résiliez votre contrat cochez la case correspondante puis saisissez la date de la résiliation et finissez en identifiant la raison en cliquant sur le bouton et choisissez dans la liste. 10. Attente Acceptation Nvx Prix Si cette case est cochée, lors du renouvellement automatique des contrats ce contrat ne pourra pas être renouvelé car il sera signalé comme ayant un problème. 11. Bloquer les Fiche d Intervention Si cette case est cochée le logiciel n imprimera pas les fiches d intervention du contrat même si vous avez positionné un mois d intervention. Utile pour les contrats avec plusieurs dates d interventions et que le client est en débiteur sur les passages déjà effectués. 12. Pas d augmentation pendant le renouvellement Si cette case est cochée lors du renouvellement automatique des contrats ce contrat sera renouvelé sans augmentation 13 Estimation des produits Mettez la part de produits en HT pour le calcul du prix de revient. Si ce montant n est pas renseigné, le coût des produits sera estimé en fonction du % saisi dans le prix des heures.

4 Onglets 1. Onglet Client Cliquer sur le bouton afin d ouvrir la fenêtre des clients et choisissez le ou créez le. Une fois le client sélectionné l onglet et la partie ci-dessous se rempliront par défaut avec les données saisies dans la fiche client. Vous pouvez modifier les informations de cette partie. Tout ce qui y sera noté se retrouvera dans la fiche technique d intervention que vous donnerez à vos techniciens. Si l adresse d intervention pour ce contrat est différente de celle du client, notez la nouvelle adresse. 2. Onglet Représentant Cet onglet se remplira par défaut avec les données saisies dans la fiche client. Pour changer de représentant cliquez sur le bouton et sélectionnez le représentant pour ce contrat. 3. Onglet Applicateur Lors de la création du contrat il est rare de connaître quel est le technicien qui va aller faire les interventions. Dans ce cas laissez le code 00 et vous mettrez le bon technicien lors de la planification de l intervention. Accès libre et Besoin d un camion : si vous cochez ses cases, l information apparaîtra dans la fiche technique d intervention. Il en va de même pour Jour de ramassage (donnée intéressante à connaître lorsqu il s agit d un contrat VO). Notez le temps à passer pour chaque intervention Dans Nombre d heures prévues par visite

5 4. Onglet Interventions Pour chaque visite prévue par le contrat sélectionnez oui dans le mois concerné. (Rappel : le positionnement des interventions ne se fait que sur une année) 5. Onglet Factures Comme pour les visites, vous sélectionnez les mois sur lesquels vous souhaitez éditer la facture. Le logiciel va automatiquement diviser en pourcentage la part de chaque facture. Ce pourcentage est modifiable Il est possible de modifier les pourcentages de chaque factures : Ex : Dans le cas ou au premier passage vous devez mettre en place beaucoup de matériel et donc répercuter le coût de suite. Vous positionnez dans un premier temps tous les mois de facturation, ensuite vous calculez en pourcentage le montant que vous souhaitez facturer au premier passage. Dans la case % de la première facture saisissez le pourcentage précédemment calculé et dans les autres cases les pourcentages restants (soit 50% sur février, 25% sur juillet et 25% sur décembre). 6. Onglet T.V.A. Dans cet onglet vous positionnerez le taux de TVA à appliquer. Si vous avez du 5.5% et du 19.6% saisissez en pourcentage la part de TVA de la première ligne, le logiciel affichera automatiquement une deuxième ligne dans laquelle vous choisirez les deuxième taux de TVA à appliquer sur le restant.

6 Libellé Facture : Ce que vous saisirez ici ira dans le bas du corps de votre facture (texte libre) Prix lors du renouvellement Pour renouveler vos contrats à leur date anniversaire vous passer par Contrat Renouvellement Dans le tableau décrit ici vous allez pouvoir dire au logiciel que pour se contrat son prochain prix sera de xxx. Pour se faire dans la colonne Date, mettez la date du prochain renouvellement et dans la colonne Prix, le montant du contrat. Lors du renouvellement automatique quel que soit le pourcentage d augmentation que vous mettre; le logiciel prendra au final pour se contrat les informations que vous aurez saisies dans ce tableau. 7. Onglet Travaux Les information saisies dans cet onglet seront reprisent dans la fiche technique d intervention que vous donnez à vos techniciens. 8. Onglet Produits Les information saisies dans cet onglet seront reprisent dans la fiche technique d intervention que vous donnez à vos techniciens.

7 9. Onglet Secteur Ici est repris le secteur géographique de votre client, en cas de changement de l adresse d intervention pensez afin de ne pas fausser vos statistiques à changer le secteur ci nécessaire. 10. Onglet Sous Traitant Dans le cas ou vous sous traitez le contrat, mettre ici votre sous traitant en cliquant sur le bouton sélectionnez le sous traitant pour ce contrat. Dans Mt sous traité : le montant HT sous traité. Pas de fiche (sous traité) si c est coché la fiche d intervention ne sera pas éditée. et Dupliquer un contrat Vous avez la possibilité de copier un contrat existant e cliquant sur le bouton Choisissez le contrat à dupliquer puis à la prochaine boite de dialogue cliquez sur OUI. Ouvrez le contrat nouvellement créée et modifiez le.