LA GESTION DES RÈGLEMENTS

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1 FICHE PRATIQUE L onglet "Règlements" offre la possibilité d effectuer un suivi des règlements. Dans cet onglet, vous pourrez gérer les règlements multiples, vos relances auprès de vos clients, vos remises de chèques et vos prélèvements. RÈGLEMENT MULTIPLE Choisissez une échéance et cliquez sur le bouton"règlement multiple", la fenêtre suivante s ouvre: Le client est renseigné automatiquement, le mode et la date de règlement également. Pour renseigner votre réglement multiple, indiquez le montant reçu et cochez les échéances concernées par ce règlement. Si le montant des échéances sélectionnées correspond au montant reçu, vous pouvez valider le règlement. Si celui-ci est différent, vous pouvez ajuster l écart, avec le bouton "Ecart de règlement". Exemple : dans notre exemple, on considère qu'un montant de a été versé pour les échéances de juillet (8950,63 ) et août (9850,60 ). Il reste donc à régler : 8950, , = 6301,23 que l'on peut ajuster avec l'écart de règlement.

2 DÉTAIL DES ÉCHÉANCES Permet de consulter l échéancier tel qu il a été prévu dans la facture validée. Depuis l onglet "Règlements", vous pouvez également modifier l échéancier de vos factures. En choisissant une échéance et en cliquant sur le bouton "Détails", la fenêtre de détail des échéances de cette facture s ouvre. Vous y retrouvez l ensemble des échéances, réglées et non réglées de la facture concernée. Vous pouvez aussi modifier l échéancier de règlement de vos factures (création, modifications ou suppression d échéances). Pour cela : Permet d'ajouter des lignes d'échéances cochez pour sélectionner les échéances Réinitialisez les échéances à modifier (remettre à zéro). Le logiciel vous indique alors le reste à répartir. 2. Ajouter une ou plusieurs lignes d'échéances. 3. Sélectionnez les échéances à imputer. 4. Cliquez sur le bouton "Répartir". 5. Le logiciel répartit le montant "Reste à répartir" entre les lignes d échéances sélectionnées. 5 À NOTER Vous pouvez indiquer que la dernière échéance correspond à un "Ecart de règlement". Vous avez également la possibilité de passez en "Litige" des échéances non réglées. N hésitez pas à demander conseil à votre expertcomptable.

3 GESTION DES RELANCES Le logiciel propose une gestion des relances client. Celle-ci est accessible en cliquant sur le bouton "Relances". En fonction de la date d échéance limite indiquée, le logiciel vous présente l ensemble des clients ayant des échéances en retard. Vous pouvez ensuite déterminer le niveau de la relance à effectuer par client. Le logiciel vous rappelle la date et le niveau de la dernière relance déjà effectuée. Vous pouvez effectuer plusieurs actions sur cette fenêtre. Niveau : Permet de choisir le niveau de relance. Il suffit de cliquer sur la zone pour modifier le niveau. Editions : Permet de créer un PDF par client. Vous pouvez également imprimer directement vos relances, mais aussi avoir un aperçu de la lettre de relance sélectionnée en cliquant sur "Visualiser". Mentions relance : Permet d alimenter les textes des 4 niveaux de relance.

4 REMISE DE CHÈQUES Depuis l onglet "Règlements", vous pouvez créer des remises de chèques pour votre banque. Cette option est accessible en cliquant sur le bouton "Remise de chèques". Vous pouvez garder l historique de vos anciennes remises de chèques avec leurs "Numéro", "Date", "Banque", "Nb. chèques" et "Montant". Mentions de remise : Vous pouvez alimenter le texte de la remise de chèques à partir de ce bouton. 1 Pour créer une nouvelle remise de chèques : 2 1. Cliquez sur "Nouvelle remise" Renseignez les informations relatives à votre banque. (Vous pouvez renseigner plusieurs banques et les enregistrer). 3. Cochez le ou les clients pour qui vous encaissez les chèques. Fusionnez les échéances dans le cas d un règlement multiple ou alors décochez certains chèques dans ce même cas Visualisez, éditez en pdf, imprimez, et enregistrez votre remise de chèques afin qu elle ressorte dans la liste de vos remises existantes. Point important Pour avoir accès au menu "Remise de chèques", paramétrez le type de remise sur les modes de paiements en "Chèque" dans le menu "Informations de l entreprise", onglet "Mode de règlements".

5 FICHIER DE PRÉLÈVEMENT Conformément au règlement européen N 260/2012, repoussé au 1er août 2014, le prélèvement SEPA remplacera définitivement le prélèvement national tant pour les paiements nationaux que transfrontaliers. Facturation Rapide vous permet de gérer vos fichiers de prélèvement SEPA. 1. Renseigner l'identifiant créancier SEPA (ICS) Dans le menu "Données", "Informations de l entreprise...", onglet "Infos générales" éditez la banque souhaitée pour indiquer l ICS. Votre banque se chargera de demander en votre nom à la Banque de ance l attribution d un identifiant créancier SEPA (ICS). Cet identifiant vous sera nécessaire lors de l émission de vos futurs ordres de prélèvement SEPA. 2. Affectation du code RUM de vos clients Vous devez affecter une référence unique de mandat (RUM) pour chacun de vos clients. Dans le menu "Données", puis "Clients", cliquez sur l onglet "Facturation" et saisissez un code RUM pour votre client. Vous pouvez aussi générer automatiquement les codes RUM basés sur le code client. Allez dans l'onglet "Règlements", "Fichier de prélèvement", puis cliquez sur le bouton "Générer les RUM".

6 Point important En l absence d autorisation de prélèvement préexistante, vous devez obtenir de votre client débiteur un mandat signé. L archivage de ce mandat, sous forme papier ou électronique, est de votre responsabilité en tant que créancier. N hésitez pas à demander de l aide à votre expert comptable ou à votre banque. 3. Coordonnées bancaires exactes de vos clients Assurez-vous que vous disposez des coordonnées bancaires pour les prélèvements de vos clients sous forme d IBAN et de BIC. Dans le cas contraire, demandez-les à vos partenaires. Ces données figurent sur les relevés d identité bancaire (RIB). Renseignez ces informations dans la fiche client, onglet "Facturation". Si vous avez déjà indiqué le RIB de votre client, vous pouvez générer automatiquement l IBAN en cliquant sur. 4. Génération du fichier de prélèvement SEPA Une fois vos données bancaires à jour, ainsi que celles de vos clients, vous pouvez effectuer les nouveaux prélèvements en format SEPA. Dans "Fichier de prélèvement", "Nouveau prélèvement", cochez prélèvement "SEPA". Le logiciel vérifie la cohérence des informations bancaires saisies. Les clients surlignés en rouges indiquent qu il manque des éléments ou que ceux-ci sont mal renseignés.