CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES

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1 CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES Remplacement du Système d Information Médical de la Maison de Retraite de Pavilly Date limite de réception des offres : 4 Septembre 2013 à 16h00

2 PREAMBULE La présente consultation s inscrit dans le cadre de la généralisation du SIH Médical à l ensemble des services de l établissement. Elle prévoit la mise en place d un système d information médical qui devra remplacer le SIH médical en place et permettre de gérer les applicatifs médicaux suivants : - Le dossier médical, - Le dossier de soins, - Le projet d accompagnement individualisé - Le circuit du médicament. Une réflexion a été réalisée au sein de l Etablissement pour définir les besoins et les attentes et élaborer un cahier des charges informatiques (C.C.T.P.). Le contenu de ce cahier des charges constitue : - La définition des spécifications fonctionnelles du nouveau système autour du dossier médical commun (médical, soins, projet de vie), et le circuit du médicament. - Un document de référence pour la consultation des fournisseurs, le choix de la solution et la mise en place du futur système. Il constitue également les engagements contractuels du fournisseur. Une liste de questions jointes (bordereaux de réponses et de prix) à la fin du cahier des charges permettra à chaque candidat consulté de définir précisément la solution proposée. Les fournisseurs devront impérativement répondre à la totalité des questions sous peine d exclusion. Ce cahier des charges, les questions et les réponses constitueront les bases contractuelles de la relation Client / Fournisseur et feront partie intégrante des contrats qui seront signés. L'ensemble de ces documents matérialisera l'obligation de résultats du Fournisseur. Les documents du présent avis de consultation sont communiqués aux différents candidats consultés à titre confidentiel et ne peuvent être transmis ou communiqués, par quelque moyen que ce soit, partiellement ou en totalité. Les cahiers des charges et copies internes effectuées par les fournisseurs consultés devront être restitués au Directeur de l Etablissement, à sa demande.

3 SOMMAIRE A - CONTEXTE 3 I. OBJET DE LA CONSULTATION 3 II. PRESENTATION DE L ETABLISSEMENT 5 III. LE SYSTEME INFORMATIQUE DE L ETABLISSEMENT 8 B - LE SYSTEME D INFORMATION MEDICAL 10 I. MAITRISE D ŒUVRE CONSEIL 10 II. DEPLOIEMENT 11 III. SECURITE et FONCTIONNEMENT CONTROLE D ACCES SECURITE ET FONCTIONNEMENT CNIL 12 IV. DESCRIPTION DU SYSTEME INFORMATIQUE EXISTANT 13 V. FOURNITURE DES APPLICATIFS PRESTATIONS ET FORMATION CARACTERISTIQUES COMMUNES A L ENSEMBLE DES APPLICATIFS BASE DE DONNEES AUTRES COMPOSANTS LOGICIELS PRESTATIONS FORMATION 16 VI. INFORMATISATION DES UNITES DE SOIN ET MEDICO-TECHNIQUE OBJECTIFS FONCTIONNALITES OBLIGATOIRES DOSSIER DE SOINS DOSSIER MEDICAL ECHANGES AVEC L EXTERIEUR LES ECHANGES INTER-APPLICATIONS 31 1

4 VII. CIRCUIT DU MEDICAMENT FONCTIONNALITES OBLIGATOIRES LES INTEGRATIONS ET LES INTERFACES INTER-APPLICATIONS 34 VIII. INTERFACAGE AVEC LES APPLICATIFS EXISTANTS 35 IX. GARANTIE et MAINTENANCE DES APPLICATIFS 39 2

5 A CONTEXTE DU PROJET I - OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation s inscrit dans la perspective d un marché passé selon une procédure adaptée ayant pour objet le choix et la mise en place d un nouveau Système d Information Médical couvrant : - Le dossier médical, - Le dossier de soins, - Le projet d accompagnement individualisé, - Le circuit du médicament. Le candidat devra répondre aux fonctionnalités décrites et s insérer parfaitement dans le fonctionnement global des systèmes d information existants de l établissement. La présente consultation est constituée d un lot unique. Le candidat devra renseigner les bordereaux concernés par son offre. 3

6 REMARQUES IMPORTANTES : Il devra tenir compte de la spécificité de l établissement pour concevoir et chiffrer la solution. Les candidats devront tenir compte également du fait que l établissement ne désire pas changer de logiciel de gestion administrative (La solution proposée devra tenir compte des flux d informations ascendants et descendants entre leur solution et les modules CPAGE installés dans l Etablissement (Interface, Intégration, Reprise et Mise à jour des données )). Il devra proposer également des solutions cohérentes d Interfaces entre le SIH Médical qu il proposera et le SIH Gestion existant. Le candidat devra garantir une parfaite continuité de fonctionnement du système d information global de l Etablissement, lors de l implémentation de sa solution. Le candidat devra proposer une solution d intégration des données de l ancien système d information médical. Les réponses devront être obligatoirement réalisées selon un protocole sous la forme de bordereaux de réponse et de prix, dont la description se trouve en annexe de ce document Les solutions proposées par les candidats devront être adaptables à l organisation de l Etablissement et compatibles avec la plateforme matérielle existante (cf. Architecture informatique). Le système informatique proposé devra pouvoir communiquer avec les unités de soins de l Etablissement, les laboratoires d analyse médicale (Norme Hprim Santé V2). Puis dès la mise à disposition du DMP (Dossier Médical Partagé), il devra permettre une parfaite compatibilité avec ce nouveau système. 4

7 II - PRESENTATION DE L ETABLISSEMENT II.1 RAISON SOCIALE MAISON DE RETRAITE DE PAVILLY ADRESSE RUE PAUL PAINLEVÉ PAVILLY TELEPHONE FAX FORME JURIDIQUE ETABLISSEMENT PUBLIC DIRECTEUR DE L ETABLISSEMENT Mme Gauthier Régine COMPTABLE ASSIGNATAIRE Monsieur le Trésorier Principal II.2 ACTIVITES PRINCIPALES - EHPAD (personnes âgées dépendantes) : 86 lits - Accueil de jour : 8 places II.3 ACTIVITES SECONDAIRES - Aucune 5

8 II.4 EFFECTIFS CONCERNES PAR LE DOSSIER MEDICAL INFORMATISE Grade ou Fonction Nombre Psychologue 1 Ergothérapeute 1 Animateur 2 Médecin Coordinateur 1 Cadre de santé 1 Infirmière EHPAD 4 AS EHPAD 14 ASH EHPAD 21 Administrateur 1 II.5 IMPLANTATIONS GEOGRAPHIQUES LIEUX Maison de Retraite La Madeleine Rue Paul Painlevé Pavilly 6

9 II.6 RENSEIGNEMENTS AU SUJET DE LA PRESENTE CONSULTATION Les coordonnées des personnes à contacter pour tout renseignement relatif à cette consultation sont les suivantes : Renseignements administratifs Contacts : Thierry Harmand thierry.harmand@chbarentin.fr Michael Morieux michael.morieux@chbarentin.fr 7

10 III - LE SYSTEME INFORMATIQUE DE L ETABLISSEMENT Le système informatique utilisé actuellement par l établissement est composé essentiellement des différents modules suivants : Service utilisateur Application Société Nom du logiciel et Version Facturation et bureau des Entrées Gestion administrative des patients GIP CPAGE CPAGE Economat, Finances, comptabilité, gestion budgétaire et gestion de stock Gestion économique et financière GIP CPAGE CPAGE Ressources humaines PAYE GIP CPAGE PH7 Ressources humaines Gestion des carrières GIP CPAGE CPAGE Gestion des Planning Gestion de planning INSIGHT PLANICIEL Services de soins Dossier médical informatisé Dossier de soins Circuit du médicament ASC2I PSI EHPAD Evaluation de l autonomie GIR ASC2I PSI EHPAD Evaluation de la dépendance PATHOS ASC2I PSI 8

11 III.1 L ARCHITECTURE ACTUELLE DU SYSTEME INFORMATIQUE Répartition des postes concernés par le dossier médical informatisé : - EHPAD 1 poste «médecin coordinateur» 1 poste «cadre de santé» 8 postes «soins» - ADMINISTRATION : 1 poste «informatique» 1 poste «Accueil de jour» Toutes les machines de la maison de retraite sont interconnectées par un réseau Ethernet filaire (débit de 100 Mbps). Le contrôleur de domaine est situé au Centre hospitalier de Barentin et est relié au serveur de la Maison de retraite par une fibre de 4Mo. Les systèmes d exploitation des postes clients sont pour la plupart sous Windows XP Pro SP3 et certain sous Windows 7 pro. La suite bureautique utilisée est Microsoft Office 2002/2003. Le serveur de production dédié au futur système d information médical sera virtualisé sur l infrastructure du Centre hospitalier de Barentin. 9

12 B SYSTEME D INFORMATION MEDICAL I - MAITRISE D ŒUVRE - CONSEIL Le titulaire du marché assurera la maîtrise d œuvre de l ensemble du projet et est soumis à un engagement de résultat dans la limite des réserves exprimées par le soumissionnaire et de bonne fin du projet. Il lui appartient d assurer la coordination du projet et de mettre en œuvre toutes les actions nécessaires pour en assurer son bon déroulement. Il doit donc se conformer à l ensemble des obligations du marché, et conseiller l Etablissement à toutes les étapes, notamment : - En matière d organisation, - Le mettre en garde de toute difficulté qu il pourrait percevoir, - D assurer toutes les actions utiles à la bonne fin d exécution des travaux. Le titulaire est responsable de la recherche et de l analyse des causes et des solutions d un problème rencontré sur l ensemble du projet, et de l identification de la responsabilité de ce problème, et de sa résolution. Conduite de Projet Conseil : Le titulaire s engage à désigner un Chef de Projet dont la mission globale sera : - D assurer l interface entre toutes les équipes des parties prenantes et les représentants de l établissement, lors des réunions d avancement, - De veiller au bon déroulement du projet dans les délais prévus, à la bonne exécution des travaux et d assurer la coordination des intervenants. Il devra plus particulièrement : o Organiser et conduire le projet, o Définir et évaluer les tâches à chaque phase du projet, o Elaborer les rapports et les comptes rendus qui permettront d obtenir l approbation de chaque fin de phase, o Elaborer le plan d assurance qualité du projet, o Organiser les réunions et rédiger les comptes rendus d avancement du projet, o Réévaluer les risques en fonction de l avancement du projet, o Gérer les ressources affectées au projet (matériel, personnel, ), o Assurer la coordination avec les ressources internes du maître d ouvrage, o Respecter les coûts et les délais de façon contractuelle, o Planifier en collaboration avec les responsables de maîtrise d ouvrage : 10

13 o Les formations techniques nécessaires au parfait transfert des connaissances, o La formation des utilisateurs aux applications, o La coordination du déploiement, o La conduite du passage des jeux d essai, Le suivi régulier des postes pilotes en phase de vérification d aptitude vérification de service régulier, Les conditions de passage à la maintenance des applications, Les conditions d une maîtrise autonome de l exploitation du système. et de Dans ce chapitre, le titulaire devra développer sa méthodologie, les outils de gestion de projets utilisés, les moyens tant humains que matériels qu il mettra en place, le nombre de jours de conduite de projet et d accompagnement, un planning prévisionnel, etc. Il devra également définir la charge qu il devra mettre en œuvre pour mener à bien le projet (profil des intervenants et charge). Le candidat devra joindre un exemplaire du plan qualité mis en œuvre dans un projet similaire. II - DEPLOIEMENT Le candidat devra proposer un calendrier prévisionnel faisant apparaître les principales phases du projet : Installation des logiciels, Prestation de paramétrage et d assistance, Transfert de compétence, Formation des utilisateurs par module, Etc., III - SECURITE et FONCTIONNEMENT 1. CONTROLE D ACCES Les droits d'accès au système pour les différents utilisateurs concernés sont définis et gérés par un "Administrateur". L'administrateur définit pour chaque utilisateur : - Son "profil", - Ses droits d'accès (lecture seule, mise à jour, éditions, suppressions...), - Son domaine d'intervention (fonctions du logiciel autorisées). La reconnaissance de l'utilisateur par le système doit être la saisie d'un code et d'un mot de passe associés. Les mots de passe associés aux utilisateurs devront être conformes aux recommandations de la CNIL : Ils doivent être d'une longueur minimale de 6 caractères, Ils sont modifiables par les utilisateurs, 11

14 Ils ont une durée de vie limitée, Les anciens mots de passe ne sont pas réutilisés. Une fois connecté, si l'utilisateur ne fait aucune action sur son poste de travail pendant un laps de temps, paramétrable par nos soins, le système procédera à une déconnexion automatique. Le système devra être capable de détecter une tentative d'accès non autorisée et d'en alerter immédiatement le gestionnaire du système ; par exemple : comptabilisation du nombre d'erreurs de mot de passe lié à un utilisateur et déclenchement d'alerte si ce nombre dépasse un seuil préalablement fixé. L'accès au système, dans le cadre de la télémaintenance assurée par le fournisseur, doit obéir à des règles strictes de déontologie. En particulier : Aucune connexion non motivée ne devra avoir lieu, L'accès ne devra se faire qu'à la demande de l'établissement ou avec l'accord préalable de celui-ci, La connexion devra être limitée dans le temps et ne doit concerner que la partie du système objet de l'action de maintenance, A chaque opération de télémaintenance un nouveau mot de passe sera utilisé. 2. SECURITE DE FONCTIONNEMENT Fonctionnement en mode dégradé : en cas de panne, le fournisseur devra préciser les solutions organisationnelles qu'il est en mesure de proposer. 3. CNIL Le fournisseur devra également fournir un dossier «type» de déclaration CNIL pour chaque module et pour l établissement. 12

15 IV - DESCRIPTION DU SYSTEME INFORMATIQUE EXISTANT La Maison de Retraite de Pavilly exige du candidat un descriptif complet et détaillé des moyens matériels à mettre en place pour faire fonctionner utilement la solution. Cette analyse doit tenir compte de l existant informatique de l Etablissement (matériels et logiciels). L achat des équipements supplémentaires ou ceux prévus par le candidat pour faire fonctionner utilement la solution fera l objet d une consultation distincte. Cette analyse comprend : o Le ou les serveurs, o Le système d exploitation, o Le ou les postes clients, o Le ou les imprimantes, o Et, de manière générale, tous les équipements ou périphériques nécessaires au bon fonctionnement de la solution. o Le paramétrage o La formation o Les logiciels tiers 1. Le serveur Le candidat devra définir précisément la configuration optimale du serveur, en respectant les contraintes demandées, pour que ses applications puissent permettre à l Etablissement de remplir sa mission. Ce serveur de production sera virtualisé et hébergé au Centre Hospitalier de Barentin Pour ce faire, il pourra se baser sur la liste des postes clients concernés par le dossier médical informatisé, désignés précédemment. 2. LES POSTES DE TRAVAIL Le candidat devra proposer la configuration souhaitable d un poste client (RAM, Processeur, Taille et Résolution écran ) nécessaire au bon fonctionnement des applicatifs et définir la technologie utilisée (client léger ou client lourd) 3. LES IMPRIMANTES Le prestataire devra indiquer les pré-requis techniques concernant les imprimantes utilisables. 13

16 V - FOURNITURE DES APPLICATIFS PRESTATIONS et FORMATIONS 1. CARACTERISTIQUES COMMUNES A L ENSEMBLE DES APPLICATIFS: Le descriptif sur papier des différentes fonctionnalités demandées, exprime la majeure partie des besoins de la Maison de Retraite de Pavilly. Les questions posées sur les différentes fonctionnalités des logiciels ne prétendent pas être exhaustives. L offre du candidat devra être la plus complète et précise possible dans la description de ses applicatifs. Elle devra notamment comporter des exemples de copies d écran et d impressions papier. Les outils de développement, la date de conception, l examen des références complèteront la démarche d évaluation. Le candidat devra donner une liste des filières informatiques administratives, notamment avec CPAGE, avec lesquels il possède une expertise d interfaçage ou des projets d intégration en cours. Le système doit être doté d une grande disponibilité, si certains traitements devaient bloquer les utilisateurs, le fournisseur devra fournir la liste exhaustive des transactions bloquantes et la durée approximative du temps de blocage. L administrateur doit pouvoir, directement à partir de son poste, suspendre et/ou arrêter n importe quelle transaction d un utilisateur sans dommage pour l applicatif et les données. La solution proposée doit incorporer un outil de requête simple afin de pouvoir extraire toute information saisie dans la base, lors d études ou de rapports ponctuels. Il doit être simple et accessible. Elle devra aussi intégrer une fonction d export des données diverses vers différents logiciels bureautiques en particulier la Suite Microsoft Office. Les applicatifs doivent permettre une gestion multi sites Edition et visualisation possible de toutes les informations de la base Il devra exister un système de raccourci pour minimiser les temps de saisie Le système doit intégrer des opérations d archivage, avec une consultation possible, ultérieure de ces informations archivées. La solution proposée devra permettre les éditions sur les imprimantes standards du marché (que ce soit des lasers ou des jets d encre), et intégrer une gestion dynamique du spooler (faire passer facilement une édition d une imprimante à une autre, arrêt d une impression en cours, etc. ). Tout module devra être accompagné d une documentation d utilisation rédigée en langue française (support papier et support CD-ROM). 14

17 Le fournisseur s engage à fournir pour chaque module un descriptif de catalogue des données. 2. LA BASE DE DONNEES Le candidat devra présenter un Système d information basé sur un SGBD/R standard et courant du marché et dans un souci de pérennité et de performance. Le candidat devra faire la meilleure proposition financière pour la fourniture des licences SGBD/R. Pour le calcul du coût des licences, il pourra se reporter à la liste des postes clients concernés. Le système de licences devra être géré en volume. Le prestataire doit être capable de fournir tous conseils utiles quant à l optimisation des performances de la base. Les éventuelles expertises techniques nécessaires au bon fonctionnement et à l optimisation des performances de la base de données seront à la charge du titulaire pendant un an après la date de mise en service du système. 3. AUTRES COMPOSANTS LOGICIELS Le prestataire doit proposer l intégralité des logiciels nécessaires au fonctionnement du système applicatif proposé (générateur de document, outil d interfaçage, de requête d informations). Il doit faire son affaire de l installation des dits progiciels, de leur paramétrage, de la formation des utilisateurs, et l assistance téléphonique de premier niveau. Les éventuelles expertises techniques nécessaires au bon fonctionnement et à l optimisation des performances de ces composants seront à la charge du titulaire pendant un an après la date de mise en service du système. 4. PRESTATIONS Le candidat doit prévoir l ensemble des prestations nécessaires à la bonne fin de mise en œuvre du système proposé. Il devra être présent lors des réunions de suivi de projet et ce sans frais supplémentaires. Il doit quantifier et chiffrer d une façon forfaitaire, avec un engagement de résultat, les prestations par module d application en distinguant les prestations de conduite de projet, d installation, de paramétrage, d assistance, de transfert de compétences, de hot line, de télémaintenance, de maintenance. Le candidat doit faire parvenir un exemplaire détaillé des programmes d intervention Le prestataire s engage à mettre en œuvre pour ce projet des intervenants expérimentés et qualifiés. La Maison de Retraite de Pavilly se réserve la possibilité de demander au titulaire le remplacement d un intervenant dès lors qu il est capable de mettre en évidence des manquements graves susceptibles de nuire à la bonne fin du projet (indisponibilité, manque de compétence, trop faible expérience, ) 15

18 5. FORMATION Le candidat doit prévoir l ensemble des formations nécessaires à la bonne fin de mise en œuvre du système proposé. Les formations devront être judicieusement planifiées et segmentées en jours ou en heures, en reportant dans le temps des perfectionnements qui ne trouveraient pas à s appliquer avant certains délais de sorte qu elles perdraient leur efficacité, tout en ayant surchargé l emploi du temps des stagiaires (ex : travaux annuels, outils de requêtes). Un calendrier de formation sera décidé en commun entre le prestataire et la Maison de Retraite de Pavilly, l écart de date entre deux sessions ne devra pas dépasser le délai raisonnable de deux semaines. Le candidat devra donner un descriptif complet des moyens et des dispositions qu il propose pour la formation des utilisateurs notamment : o. Les formateurs (nombre, compétences), o. Les moyens pédagogiques (support de cours écrits, ), o. Les horaires. Une salle de formation sera mise à la disposition du fournisseur par l établissement, mais sera non équipée des moyens pédagogiques. Il devra communiquer les programmes de formation. Le candidat devra prévoir l ensemble de la formation sur site par module pour un groupe de 6 à 8 utilisateurs. Il doit quantifier et chiffrer d une façon forfaitaire les formations par module d application pour un groupe 16

19 VI - INFORMATISATION DES UNITES DE SOINS ET MEDICO-TECHNIQUES : 1. OBJECTIFS 4 objectifs sont à atteindre : La Sécurité - Travail selon des protocoles validés, - Un dossier unique pour le patient, - La gestion d alertes, - La traçabilité, - L accès réglementé aux informations, - Identification par individu. La qualité des soins - Mise à disposition immédiate de l information, - Possibilité d intégrer nos propres fiches de suivi dans le cadre de la certification (accréditation), à partir d un paramétrage aisé du système d information, - Planning d action La Productivité - Accès rapide aux actes à réaliser, - Accès rapide aux données du patient, - Vision globale du patient, - Démarche de soins infirmiers, - Maîtrise de la charge en soins, - Une saisie unique, - Utilisation de protocoles, - Optimisation des plannings d actions. L accès aux données existantes Le nouveau système d information médical doit garantir l accès aux données de l ancien système de façon rapide et synthétique (document texte pour les différentes observations de l ancien dossier, document de type tableur pour l accès aux données de la pancarte et des paramètres vitaux de PSI) 1.1. LES CARACTERISTIQUES TECHNIQUES Ce logiciel devra permettre : - Tous types de prise en charge : Consultations de préadmission, EHPAD, accueil de jour, 17

20 - Le dossier médical devra reprendre le Numéro Individuel Permanent, le Numéro de Dossier Administratif et la structure de localisation du logiciel de gestion administrative du patient CPAGE. - Une personnalisation par service, Possibilité de développer nos propres dossiers de spécialité PLANIFICATION DES RENDEZ-VOUS - Des patients, planning des examens radio, des séances de rééducation, d ergothérapie, d animation, afin que l infirmière ait une vision globale de la journée des patients dans les services. Ces plannings devront pouvoir être visualisés par service, unités, médecins - Des médecins SECRETARIAT MEDICAL - Liaison directe avec les produits de la gamme Microsoft Office 2003(WORD EXCEL), pour la production du courrier des malades hospitalisés : lettres de sortie, lettres d accompagnement, ordonnances, bons de transport, etc avec récupération des données saisies dans le dossier médical. - Proposition d un système de signature électronique, 1.4. LIAISON LABORATOIRE - Transmission informatisée via la norme HPRIM Santé V2 des informations d identité / localisation des patients au laboratoire de ville (ce laboratoire utilise aujourd hui la solution PROGIMED), et retour des résultats par le même système, dans le système d information médical. - Alerte à l arrivée des résultats sur notre base. - Liaison HPRIM au format texte et numérique avec présentation des résultats en tableau comparatif STATISTIQUES - Extraction et exploitation d une ou d un ensemble de données de la base grâce à un outil d interrogation multicritère simple d utilisation afin d être manipulé par un non informaticien BASE DE DONNEES OU PROTOCOLES A INTEGRER - Vidal, - CIM10, - CCAM - Livret du médicament de l établissement - Génération par nos soins d une liste de transmissions ciblées - Nos protocoles - Nos fiches bilan. 18

21 2. FONCTIONNALITES OBLIGATOIRES De manière générale : Le système devra alerter l utilisateur pour saisir les renseignements suivants selon la limite temps associé, et dès l entrée du patient : Ce système devra permettre à l utilisateur de choisir certaines données qui seront mises en alerte selon une fréquence temps définie par l utilisateur. 2.1 LE DOSSIER DE SOINS INFORMATIONS dites «ADMINISTRATIVES» Certaines informations «administratives» seront reprises du logiciel du bureau des entrées (CPAGE) vers le logiciel Dossier patient. Ceux sont : - Le choix du patient o Souhaite-t-il garder confidentiel sa présence dans l établissement (Oui/Non). Si OUI, cette information devra apparaître en alerte à l ouverture du dossier o En cas d hospitalisation : le nom de l ambulance o Souhaite-t-il désigner une personne de confiance? OUI/NON SI oui, le nom, prénom, adresse, téléphones (fixe, mobile, professionnel) et indication du lien de parenté. - Les rubriques suivantes : - Protection juridique : tutelle, date de la demande, nom, adresse et téléphone de l organisme, le nom du tuteur, - Protection civile : curatelle, date de la demande, nom, adresse et téléphone de l organisme, le nom du tuteur, - Sauvegarde de justice : date de la demande, nom, adresse et téléphone de l organisme, le nom du tuteur, - Les noms des personnes à charge (avec un espace de saisie libre pour indiquer éventuellement le lien de parenté, l âge des personnes à charge, etc. ) - Retraite CRAM, - Le médecin traitant et le médecin adresseur (nom et numéro de téléphone) - Le mode d entrée : seul Accompagné de. - Provenance du patient : Institution :.. Autre :.(ex : SDF) 19

22 - La situation sociale à l entrée du patient (APA, Aidant à domicile, Portage de repas, Télé assistance, service de soins à domicile, Conditions de vie etc..) - Prise en charge et prolongations de séjours - Destination du patient : Institution :.. Autre :. - Mode de sortie : Seul Accompagné de : Ambulance ou VSL : Taxi : - Décès : Date :.. Et heure Médecin responsable prévenu le.. à.. (Heure) A défaut d être reprise de CPAGE, ces informations dites administratives pourront être saisies directement par le cadre de santé, la secrétaire médicale, l infirmière sur le logiciel Dossier patient LES SOINS INFIRMIERS Fiche d Identification de la personne Les données dans le logiciel devront être strictement conformes aux rubriques issues du logiciel d Admission/Facturation (CPAGE). Le fournisseur est libre quant à l organisation des données, en respectant la chronologie et la cohérence de présentation des données Fiche de Recueil des données Les données dans le logiciel devront être strictement conformes aux rubriques présentes dans la fiche de recueil de données utilisée par les services de soins. Il devra utiliser une méthode de choix rapide afin de sélectionner un ou plusieurs items pour chaque besoin (case à cocher, liste déroulante ) Fiche de surveillance (observations de l équipe soignante et médicale) Les transmissions bénéficieront d une aide à la saisie (liste de phrase ou mots clé que l utilisateur pourra choisir) mais l utilisateur restera libre dans son expression. L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information. Le système devra permettre à l utilisateur de présenter une synthèse des évènements pour une séquence de temps choisie par l utilisateur, par patient et par groupe de patient. 20

23 Pancarte Le système devra permettre la sélection d un paramètre dans une liste de cotation d échelle et la durée. La liste devra au minimum comporter les items repris dans la pancarte actuelle. L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information Diagramme de soins techniques Le système devra permettre la sélection dans une liste des soins techniques. La liste devra au minimum comporter les items repris dans la fiche descriptive en annexe. Le logiciel apportera une aide aux personnels infirmiers en proposant différents plans d administration et de soins : - Par tranche horaire et par jour, - Par patient, - Par type de soins. Ces éditions seront paramétrables pour chaque unité de soins. L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information L Echelle de la douleur EVS, EVA, ECPA Le système devra permettre la sélection dans une liste de cotation d échelle et la durée. La liste devra au minimum comporter les items repris dans la fiche d évaluation de la douleur actuelle Ces éditions seront paramétrables pour chaque unité de soins. L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information Prescription médicamenteuse Le système devra permettre de : - Visualiser rapidement les nouvelles prescriptions (système d alerte) - Valider globalement le plan d administration, impérativement au choix de l encadrement de santé. - Ne pas valider un ou plusieurs items de la liste, en indiquant le motif de la non administration, - Valider par tranche horaire selon une séquence choisie par l utilisateur, L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information. 21

24 Prescriptions d examens «para-médicaux» (radios, labo, kiné, psychologue, etc. ) Le système devra permettre de : - Visualiser rapidement les nouvelles prescriptions (système d alerte) - Valider globalement les actes, les prescriptions, - Ne pas valider un ou plusieurs items de la liste, en indiquant le motif de la non validation, - Valider par tranche horaire selon une séquence choisie par l utilisateur, L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information Evaluation du risque d escarre Le système devra permettre la sélection dans une liste de cotation d échelle et la durée. La liste devra au minimum comporter les items repris dans la fiche descriptive. Le logiciel apportera une aide aux personnels soignants en proposant une liste par : - Patient, - Type de soins à réaliser. Ces éditions seront paramétrables pour chaque unité de soins. L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information Spécificités pour l EHPAD Ce système devra être paramétrable par patient ou par groupe de patient. Le système devra permettre de renseigner les fiches suivantes : - Feuille de suivi des besoins personnels pour les résidents sous tutelle ou curatelle en renseignant les rubriques suivantes : o Résident sous tutelle ou curatutelle? o Raison sociale et téléphone de l organisme, o Date de la demande, o Nom du demandeur, o Effets demandés - Feuille de la connaissance de la personne. - Existence d un projet de vie - Reprise du projet de soins individuel actuel 22

25 Evaluation de l autonomie Le logiciel devra intégrer le calcul des groupes iso ressources à partir des grilles AGGIR. Il devra permettre leur saisie très simplement. Il sera entièrement exploitable pour des études, simulations et transmissions de fichiers : - Statistiques sur les groupes iso ressources, sur le degré d autonomie, - L'étude par patient de l autonomie, - Etude par unité et par étage, - Transmission des fichiers destinés au Conseil Général des fichiers GALAAD selon la réglementation en vigueur. Une aide à l évaluation devra être intégrée sous forme d un commentaire attaché à chaque niveau. Un lien direct entre le suivi de la dépendance et la gestion PMSI et les RHS devra exister. Un historique des relevés devra être intégré permettant de voir l évolution : - d un patient ou résident - d une population sélectionnée suivant des critères de choix (UF, âge, ) La gestion de documents extérieurs au logiciel sera possible avec lien dans le dossier du patient ou résident Les transmissions bénéficieront d une aide à la saisie (liste de phrase ou mots clé que l utilisateur pourra choisir) mais l utilisateur restera libre dans son expression. L utilisateur pourra déclencher une alarme selon le degré d importance de l information. Le système devra permettre à l utilisateur de présenter une synthèse des évènements pour une séquence de temps choisie par l utilisateur. 23

26 2.1.3 LE DOSSIER PARAMEDICAL DE KINESITHERAPIE Il est composé des éléments suivants : Le dossier administratif Les renseignements d état civil des patients seront repris automatiquement de la base Le dossier médical dossier de soins Les informations médicales et de soins pourront être accessibles en lecture uniquement La prescription médicale du patient sera reprise du dossier médical et pourra être éditée L accès au dossier de soins et à la synthèse des transmissions infirmières sera immédiat, de même que l envoi d instructions particulières de la part du service de kinésithérapie aux services de soins Dossier de kinésithérapie a) Bilan initial FICHES DE KINESITHERAPIE Plusieurs bilans (Autonomie, Respiratoire, Traumatologie, Neurologie ) pourront être établis selon le problème initial rencontré, pour chacun des problèmes un thésaurus sera proposé, au minimum avec les informations figurant sur les bilans actuels. b) Evaluation - Suivi des soins Chaque séance pourra être commentée et sa validation décrémentera le nombre de séances restant à réaliser. Le programme de suivi des soins sera accessible en ligne pour une mise à jour en temps réel. c) Bilan final FICHE KINE Chaque bilan final sera établi avec une reprise automatique des données du bilan initial concerné. d) Le recueil d information standard Une liste d actes élémentaires sera définie dans un catalogue spécifique au recueil. Pour chacun des soins, c est l intensité du «temps intervenant» hebdomadaire qui sera pris en compte et ce temps sera exprimé en minutes Les séances seront valorisées en temps qui seront automatiquement repris pour le PMSI 24

27 e) Rapports médicaux gestion des courriers Une possibilité sera donnée soit : De créer une fiche synthèse spécifique Un accès à une fiche synthèse existante dans le dossier médical ou dans le dossier de soins et de créer ainsi un événement dans cette fiche LES DOSSIERS DE READAPTATION : ORTHOPHONISTE, PSYCHOLOGUE, DIETETICIENNE, ASSISTANTE SOCIALE, LA PODOLOGUE, L EQUIPE MOBILE DE SOINS PALLIATIFS ET DE GERIATRIE, ERGOTHERAPEUTE Pour chacun de ces dossiers les éléments suivants seront repris de la base de données : Renseignements d état civil du patient La prescription médicale du patient sera reprise du dossier médical et pourra être éditée Les traitements, La feuille d identification du patient et tous les éléments du dossier médical et du dossier de soins Partie pour le module Diététique Le système devra permettre à l utilisateur : - De consulter l identification du patient avec en plus les informations suivantes : Poids, Taille, IMC, Analyses de laboratoire. - De noter quelques éléments d information sous une forme libre à destination des équipes (comme sur la feuille de surveillance), - Disposer d un système d alerte pour prévenir les soignants d une information importante, - L ensemble des prescriptions en cours (médicaments, Kiné ), - Les éléments de l hospitalisation à l extérieur de l établissement, - L ensemble des comptes rendus, - Le suivi alimentaire (quantités) du patient (prise des repas, prise des produits diététiques ) Le médecin pourra alerter la diététicienne en notant des informations diverses ou prescriptions comme sur la feuille «Para-Clinique», selon les rubriques suivantes : - Régime particulier (Diabétique, sans résidu ), - Prescriptions de complément alimentaire, - Alimentation enrichie, - 25

28 Partie pour le module du Psychologue Pour chacun de ces dossiers les éléments suivants seront repris de la base de données : Renseignements d état civil du patient La prescription médicale du patient sera reprise du dossier médical et pourra être éditée Les traitements, La feuille d identification du patient et tous les éléments du dossier médical et du dossier de soins Le système devra permettre à l utilisateur : - De noter quelques éléments d information sous une forme libre à destination des équipes, - Disposer d un système d alerte pour prévenir les soignants d une information importante, - De consulter l identification du patient, - L accès à ensemble des prescriptions en cours (médicaments, Kiné ), - L accès aux éléments de l hospitalisation à l extérieur de l établissement, - L accès à l ensemble des comptes rendus, - Noter des observations à destination de l équipe soignante et des médecins. Le médecin pourra alerter le psychologue en notant des informations diverses. Partie pour le module de l Assistante sociale Le système devra permettre à l utilisateur : - La consultation de toutes les données administratives du patient, - La consultation de l ensemble des séjours du patient, - La consultation des données médicales du patient, - La saisie d informations : o De nature confidentielle qui ne seront pas diffusée à l ensemble des acteurs dans une zone de commentaire libre, o De nature ouverte et destinée à l ensemble des professionnels). - Disposer d un système d alerte pour prévenir les soignants d une information importante. Par ailleurs, le système devra permettre l accès à la situation sociale du patient à l entrée : Les informations renseignées par l assistante sociale concernent : - Le Projet de VIE : o Retour à domicile, o EHPAD, o Foyer logement o Accueil familial, o Autres 26

29 - Prise en charge financière : o APA, o Révision APA, o ARDH (aide au retour à domicile après hospitalisation) o Allocation logement, o Mutuelles, o Aide sociale, o Autres - Mise en place des aides : o IDE, o SSIAD, o Aide ménagère ou auxiliaire de vie o Portage repas, o Télé assistance, o Aide technique. - Amélioration de l habitat OUI/NON - Liaison avec les services de proximité : o CLIC (centres locaux d information et de coordination) o Conseil Général, o Assistance sociale de secteur, o Association, o Délégué à la tutelle, o Autres 27

30 2.2 LE DOSSIER MEDICAL : LE DOSSIER MINIMUM COMMUN Le dossier minimum commun devra comporter toutes les informations médicales partagées entre l ensemble des acteurs de soins, selon les droits d accès (création, modification, lecture seule). Ces informations sont les suivantes : - L identification du patient (état civil, personne de confiance, personne à prévenir) - Les antécédents (hospitalisations, diagnostics d entrée et de sortie, les allergies.) - Le système devra permettre la réalisation du bilan gériatrique standardisé à l entrée et en cours de séjour, à partir de l ensemble des données constituant le dossier médical et le dossier de soins. - Les observations médicales et maladies en cours - Les prescriptions (médicamenteuses en liaison avec le livret du médicament de l établissement, carnet de prescription, de dispensation et administration de stupéfiants, actes de rééducation, actes extérieurs : biologiques, de radiologie, pédicure, podologue, orthophoniste, dentiste, opticien, prescriptions de consultations spécialisées ) - La récupération des résultats (de laboratoire, d imagerie médicale, de compte-rendu d examen...) au format numérique avec présentation des résultats en un historique comparable (tableau numérique) - La gestion de documents extérieurs au logiciel sera possible avec lien dans le dossier du patient (courrier reçus scannés, lien vers image radiologique, tracé d ECG, etc.) - La visualisation, par patient ou pour un groupe de patients, et alerte sur Des nouvelles prescriptions Des prescriptions arrêtées Des prescriptions modifiées L historique des prescriptions - L édition : Des ordonnances Du ou des traitements en cours De la synthèse des transmissions De la synthèse d admission et de sortie Des courriers. Pour toutes ces données, en cas de création ou de modification, les dates et auteurs devront s afficher par incrémentation LA PRESCRIPTION Doit faire partie intégrante du logiciel dossier patient et/ou possibilité d une interface avec un autre logiciel de dispensation des médicaments 28

31 La gestion de la prescription médicale Toutes les prescriptions médicales devront être saisies dans le logiciel, ce dernier devra donc permettre la gestion de tous les types de prescription : - Médicaments, injections, perfusions - Traitement non médicamenteux et surveillances - Prescription de contention - Analyses biologiques - Examens et consultations - Actes paramédicaux - Prescription médicale de transport - Prescription sous forme de protocole - Prescription conditionnelle - La gestion de la prescription doit permettre au médecin prescripteur de disposer de toutes les informations : - Accès au dossier médical commun, - Aux observations de suivi - Au serveur de résultats - Aux outils permettant de simplifier sa prescription reprise de traitement arrêté modification d une ligne de prescription accès aux protocoles prédéfinis accès au livret thérapeutique de l établissement accès au VIDAL aide à la recherche d un médicament à partir d un ou plusieurs critères : sur toute ou partie du nom ou de la spécialité Interactions médicamenteuses Interactions avec pathologie (Antécédents formatés) Lors de la saisie de la prescription, le logiciel devra, en priorité, proposé le livret thérapeutique de l établissement et seulement par défaut la base médicamenteuse du VIDAL Un suivi de l activité de prescription et analyses statistiques devra être proposé de base : - Coût moyen d un traitement - Une liste de médicaments selon le nombre de prescriptions réalisées - Pourcentage de prescriptions réalisées hors livret thérapeutique de l établissement - Evolution du coût des prescriptions sur une période donnée Pour chaque ligne de prescription, le médecin prescripteur devra avoir la possibilité d ajouter des informations qui seront visibles par l équipe soignante pour une aide à la dispensation. 29

32 Un historique des prescriptions pour un patient donné devra être réalisé Une sécurisation de l ordonnance devra être décrite par le fournisseur selon la réglementation en vigueur La visualisation des prescriptions : Dès la validation de l ordonnance, le personnel soignant aura la possibilité de visualiser, par patient, depuis une date donnée et pourra éditer : - La liste des nouvelles prescriptions - La liste des prescriptions arrêtées - La liste des prescriptions modifiées - L ordonnance de sortie Dans le dossier médical infirmier du patient seront présentées : - Le traitement en cours - L historique des prescriptions - Le plan de soins individuel et/ou globalisé précisant les modes d administration, les soins à réaliser par tranche horaire et par jour, par type de soins avec validation par l infirmière Toutes les prescriptions médicales saisies seront visibles par la pharmacie pour : - Un contrôle des ordonnances par le pharmacien - La préparation des commandes à livrer aux services - Une analyse de l activité à l échelle des pathologies, des patients 3. LES ECHANGES AVEC l EXTERIEUR Le système, dès son implémentation ou à Moyen terme devra permettre d intégrer les éléments d admission du système trajectoire. Puis dès la mise à disposition du DMP (Dossier Médical Partagé), il devra permettre une parfaite compatibilité avec ce nouveau système. Le fournisseur devra décrire : - Les normes utilisées par le logiciel proposé, - La sécurisation des échanges mise en place. 30

33 4. LES ECHANGES INTER-APPLICATIONS - Les différents types d admission (Admission complète, Pré-admission ou Admission réduite) qui viendront alimenter le dossier Médical du Futur SIH Médical : o o L admission réduite réalisée en dehors des heures ouvrables du bureau des entrées (CPAGE) et dont les données alimenteront le futur SIH Médical, L admission complète réalisée par le bureau des entrées (CPAGE) et dont les données alimenteront le futur SIH Médical. - Récupération de l identité et des mouvements depuis le module CPAGE vers le dossier médical, - Envoi des données dans le module PMSI issues directement du Dossier Médical - En ce qui concerne la gestion de l admission réduite : Il s agira des données nécessaires et suffisantes issue de CPAGE: - En ce qui concerne la gestion de l admission complète : Il s agira des données complètes issues de CPAGE. 31

34 VII - LE CIRCUIT DU MEDICAMENT : 1. FONCTIONNALITES OBLIGATOIRES 1.1 Prescription a - Identification du patient - Récupération de l identité et des mouvements dans la base de données, - Intégration des données cliniques et biologiques (poids, taille, surface corporelle, terrain, allergie, port d'une sonde, créatinine, germes, antibiogramme, ). La présence de ces données ne doit pas être bloquante, paramétrage par service possible, - Historique par patient des prescriptions, de la prescription d un médicament, des modifications de prescription. b - Identification du prescripteur - Interface avec le fichier des prescripteurs, - Gestion de la signature électronique. - A moyen terme : Identification par la Carte de Professionnel de Santé (CPS) de l établissement, c - Saisie des prescriptions - A partir du livret et des protocoles thérapeutiques, - A l aide d un catalogue de substitution pour la gestion d équivalences thérapeutiques (pour les hors livret), - Gestion du livret thérapeutique paramétrable à partir d une base Vidal, - Mise à disposition des références scientifiques Vidal, - Saisie soit par spécialité, par DCI, par protocole, - Posologies exprimées sous diverses formes : mg, ml, UI, ; des posologies type pourront être proposées par molécule, - Différentes voies d administration, - Différents horaires et fréquences d administration (5j/7, le 28 de chaque mois, tous les jours sauf samedi dimanche, avant les repas, tous les 3 mois, au lever, en milieu de matinée, à midi, au cours du repas, en milieu d après midi, au repas du soir, au coucher, les jours pairs, les jours impairs, etc ), - Durée du traitement (facteur bloquant) avec une alerte tous les trois mois. - Contrôle des interactions médicamenteuses par une aide en ligne. Le logiciel doit permettre : - Une surveillance du patient facilitée : paramètres à surveiller, conduites à tenir (texte libre ou protocole suivi), - La réactivation d un traitement antérieur ou la suspension provisoire d un traitement, - Les prescriptions conditionnelles (ex : si douleur, si hyperthermie, ), 32

35 - L édition des prescriptions y compris les prescriptions de sortie (date et heure si plusieurs prescriptions la même journée), - La consultation de l historique des ordonnances d un patient, - La visualisation des ordonnances en cours, - La notification des effets indésirables, - Le retour d information vers la pharmacie. 1.2 Dispensation a - Prescription nominative - Validation pharmaceutique systématique par ordonnance, - Utilisation d un outil spécifique, validé et fréquemment mis à jour : analyse portant sur les interactions médicamenteuses, posologies, terrain, âge, poids, durée de traitement, contre-indications, incompatibilités physico-chimiques, doublons thérapeutiques, - Saisie de commentaires (avis par le pharmacien à destination des médecins), - Suivi de la traçabilité de la validation, - Edition possible de l analyse pharmaceutique et des alarmes, - Ordonnancier. b - Commandes globales - Validation des commandes globales des services. c - Aide à la dispensation - Edition paramétrable du plan de cueillette Par patient (nominatif), Par service (cueillette globalisée), Pour une période. - Gestion des sorties et des retours 1.3 Administration a - Préparation de l administration - Edition d un plan d administration paramétrable (par patient, pour tous les patients, par jour, par période dans la journée, pour une semaine, par forme médicamenteuse, par voie d administration, ), - Accès disponible au livret thérapeutique. b - Validation de l administration - Validation électronique produits administrés (heure) ou non administrés (raison), - Remarques et observations, 33

36 1.4 Gestion des dispositifs médicaux - Consultation du livret des Dispositifs Médicaux, - Validation du bon de commande du service, - Validation des quantités à dispenser, - Edition d un bon de livraison, - Gestion des retours. 1.5 Statistiques Existence de requêtes déjà élaborées, fournissant divers tableaux et graphiques pour : - un suivi des activités «médicaments», dispositifs médicaux des services et de la pharmacie : o Consommations des médicaments et coûts par patient, par UF, par pathologie, par prescripteur, par classe thérapeutique, o Nombre d ordonnances, de lignes d ordonnances traitées par service, o Consommations des dispositifs médicaux, o Nombre de retours, o Nombre de lignes de commandes, o Nombre de lignes de sorties (globalement, par service, par famille de produits), 1.6 Archivage Archivage chronologique des prescriptions pendant 3 ans. 2. LES INTEGRATIONS ET LES INTERFACES INTER-APPLICATIONS - Intégration avec le module gestion économique pour la gestion des produits, - Intégration avec le dossier du patient : o Pour connaître les mouvements des patients, o Pour suivre les administrations des médicaments, o Pour l obtention des données du laboratoire (antibiogramme par exemple), - Intégration avec les dossiers de soins pour la gestion des commandes. 34

37 IX - INTERFACAGE AVEC LES APPLICATIFS EXISTANTS Le prestataire s engage à prendre en charge l interfaçage de sa solution avec les applicatifs existants, au sein de l établissement, pendant la montée en charge du projet jusqu à sa phase finale. Le candidat devra donner une liste des filières informatiques administratives avec lesquelles il est interfacé ou avec lesquelles il a des projets d intégration en cours. Soit l interface avec les applicatifs existe, en ce cas le soumissionnaire indiquera obligatoirement le coût / applicatif interfacé. Soit elle n existe pas : le prestataire indiquera, obligatoirement, un coût forfaitaire de réalisation. L interface devra : - Fonctionner en quasi temps réel, - Etre transparente pour l utilisateur, - Permettre une synchronisation des données redondantes entre les différents applicatifs. Le prestataire devra, pour la mise en œuvre de ces interfaces, prendre en compte les différentes demandes faites dans les Paragraphes «4 Echanges inter-applications». Le candidat devra produire, à l appui de son offre, une attestation écrite garantissant l interface avec les progiciels administratifs existants. POUR LA PARTIE IDENTITES / MOUVEMENTS (CPAGE) Lors d une entrée validée dans le logiciel CPAGE les données décrites ci-dessous devront être transférées automatiquement dans le dossier médical : - NIP et N d hospitalisation - Nom, Prénom, nom de jeune fille, - Sexe, - Date et lieu de naissance, - Adresse (N et la rue, complément, code postal et la localité), - N de téléphone du patient, - Situation familiale, nombre d enfants - Situation professionnelle, - La caisse gestionnaire (Nom, adresse, code postal et ville), - Nom de la mutuelle, - N de sécurité sociale, - La couverture sociale (80 %, ALD, CMU ), - Les personnes à prévenir (noms, prénoms et les adresses, Téléphones fixe domicile) avec indication du lien de parenté, - Date et heure d entrée 35