ENTRÉE EN VIGUEUR : REMPLACE : APPROUVÉE PAR : CONSEIL D ADMINISTRATION APPROUVÉE LE :

Transcription

1 ENTRÉE EN VIGUEUR : REMPLACE : APPROUVÉE PAR : CONSEIL D ADMINISTRATION APPROUVÉE LE : PAGE : 1 DE : 9 POLITIQUE SUR LES VOYAGES ET LES ACTIVITÉS D ACCUEIL DU CONSEIL D ADMINISTRATION 1. Objectif(s) Voir à ce que les pratiques relatives aux voyages et aux activités d accueil soient économiques et uniformes tout en assurant le niveau de contrôle nécessaire. 2. Principes Les principes suivants ont été élaborés par le Conseil d administration. Ces principes sont la pierre angulaire de la gestion des voyages d affaires des membres du Conseil d administration et des activités d accueil. Les administrateurs s y conformeront pour que les pratiques en matière de voyage et d activités d accueil soient justes, raisonnables et modernes. Confiance Augmenter le pouvoir discrétionnnaire et la latitude des administrateurs pour qu ils puissent agir de façon équitable et raisonnable. Respect Créer un environnement et des processus qui répondent aux besoins des administrateurs. Transparence Assurer l application uniforme, juste et équitable de la politique et de ses pratiques. Pratiques de voyage modernes Adopter des pratiques de gestion des voyages qui respectent les principes ci-dessus et tiennent compte des tendances et des réalités de l industrie des voyages; élaborer et mettre en place une structure et un cadre adéquats de responsabilisation en matière de voyages. Responsabilité financière Voir à la gestion adéquate des fonds publics. 3. Responsabilités 3.1 Le secrétaire de la société doit : établir la structure de délégation adéquate en vue de se conformer à la présente politique; de concert avec le président du Conseil d administration, déterminer si le voyage est nécessaire; faire en sorte que les préparatifs de voyage soient conformes aux dispositions de la présente politique; veiller à prendre des mesures d adaptation qui répondent aux besoins pour éviter des difficultés excessives; s occuper des préparatifs relatifs aux logements commerciaux;

2 PAGE : 2 DE : 9 vérifier et s assurer de l approbation appropriée des demandes de remboursement des frais de voyage avant que les frais ne soient remboursés; vérifier et s assurer de l approbation appropriée des frais liés aux activités d accueil avant leur remboursement; faire en sorte que tous les préparatifs de voyage et d accueil entrepris par le secrétariat de la société respectent la présente politique. 3.2 Les administrateurs doivent : prendre connaissance des dispositions de la présente politique; consulter l ACSTA et obtenir l autorisation de voyager conformément à la présente politique; informer l ACSTA ou ses fournisseurs des mesures d adaptation qui doivent être prises pour répondre à leurs besoins; s occuper de leurs propres préparatifs de voyage, à l exception de ceux relatifs aux logements commerciaux; compléter et soumettre une demande de remboursement de frais de voyage accompagnée des documents à l appui nécessaires dans les 30 jours suivant la fin du voyage; assumer la responsabilité de l annulation des réservations au besoin; demander conseil pour les activités d accueil et obtenir l autorisation de mener de telles activités, conformément à la présente politique; remplir et soumettre une demande de remboursement de frais d accueil accompagnée des documents à l appui nécessaires dans les 30 jours suivant la fin de l activité d accueil. 4. Voyages 4.1 Administration Autorisation Il incombe au président du Conseil d administration d autoriser les voyages d affaires, d en déterminer la nécessité et de voir à ce que tous les préparatifs de voyage soient conformes aux dispositions de la présente politique. Le président peut également approuver les exceptions à la présente politique lorsqu elles sont conformes aux principes énoncés ci-haut. Le secrétaire de la société secondera le président du Conseil d administration quant à l interprétation et à l application de la politique. Les voyages d affaires doivent être autorisés au préalable par le président du Conseil d administration de manière à ce que tous les préparatifs de voyage soient conformes aux dispositions de la présente politique. Les voyages d affaires du président du Conseil d administration devraient être autorisés au préalable par le président du Comité d audit ou le président du Comité de gouvernance, des ressources humaines et du régime de retraite. Une autorisation générale de voyager est accordée au président du Conseil d administration pour les déplacements à Ottawa dans le cadre des activités de l ACSTA.

3 PAGE : 3 DE : 9 De manière générale, les frais de voyage peuvent être autorisés lorsqu un administrateur en service est commandé hors de sa ville d attache, sauf autorisation préalable contraire du président, au cas par cas. Une autorisation générale de voyager est accordée aux administrateurs pour toutes les réunions du Conseil d administration et de ses comités Programmes de fidélisation Dans la mesure où l ACSTA n a pas à débourser de frais supplémentaires, les administrateurs qui voyagent en service commandé peuvent adhérer à des programmes de fidélisation et utiliser les avantages offerts par l industrie du voyage à des fins officielles ou personnelles Paiements en trop et irrégularités Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente politique, doivent être recouvrés auprès de l administrateur à titre de dette à l ACSTA. Le président du Conseil d administration examinera au cas par cas les dépenses irrégulières découlant d une interprétation erronée ou d une autre erreur. Une indemnité globale quotidienne peut être accordée lorsque les indemnités établies ne sont pas pratiques, raisonnables ou équitables. 4.2 Logement Reçus Lorsque l administrateur certifie que le reçu est perdu, qu il a été détruit accidentellement ou qu il était impossible de l obtenir, une déclaration personnelle peut remplacer le reçu Formulaires relatifs aux voyages Les administrateurs doivent utiliser les formulaires relatifs aux voyages d affaires de l ACSTA pour présenter une demande de remboursement des frais de voyage accompagnée des documents à l appui, au besoin Commercial La norme en matière de logement est une chambre individuelle dans un hôtel à quatre étoiles, pourvu qu elle se trouve dans un établissement sûr, bien situé et confortable. Les administrateurs peuvent loger sur l étage d affaires, l étage exécutif ou l étage or d un hôtel si les commodités offertes à l un de ces étages faciliteraient l exercice des activités de l ACSTA et s ils obtiennent l autorisation préalable du président du Conseil d administration. Une autorisation

4 PAGE : 4 DE : 9 générale de loger sur l étage d affaires, l étage exécutif ou l étage or d un hôtel est accordée lorsque le logement est réservé durant les réunions du Conseil d administration Particulier Un logement particulier renvoie uniquement à des logements privés ou à un établissement non commercial où les administrateurs n ont pas l habitude de loger. Un administrateur qui choisit un logement particulier sera remboursé d après les taux précisés dans les lignes directrices du Conseil du Trésor. Pour les taux actuels, veuillez consulter le lien suivant : Transports Le moyen de transport doit être déterminé en tenant compte du coût, de la durée, de la commodité, de la sécurité et de l accessibilité. En plus des conditions énoncées dans la présente section aux sous-sections Commercial et Véhicules, les dépenses associées au moyen de transport sélectionné, telles les frais de traversée, de péage et d amarrage, seront remboursées Commercial Lorsque les transports commerciaux sont autorisés et utilisés, les administrateurs doivent voir à leurs propres besoins et présenter une demande de remboursement par la suite. Les administrateurs peuvent utiliser la classe affaires pour des voyages non discrétionnaires (c.-à-d., leur présence aux réunions du Conseil d administration à la demande de l ACSTA) de 850 kilomètres aériens ou plus, dans un sens ou l autre. Ils doivent choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l itinéraire établi à ce moment-là, et faire les réservations le plus longtemps possible à l avance. Les administrateurs qui ne peuvent utiliser la classe affaires pour des voyages de 850 kilomètres aériens ou plus doivent voyager en classe économique. Les administrateurs ne doivent pas utiliser la classe affaires pour les voyages discrétionnaires de n importe quelle distance (c.-à-d., comme la présence à une conférence, une formation, etc. à la demande d un administrateur). L administrateur devrait obtenir une confirmation du président s il a un doute qu un voyage quelconque est considéré comme un voyage justifiant l utilisation de la classe affaires. La norme applicable aux déplacements par train est la classe d une catégorie supérieure à la classe économique. Il convient d envisager l utilisation de taxis, de navettes et de services de transport en commun locaux pour les déplacements sur courte distance. Les dépenses réelles seront remboursées Véhicules

5 PAGE : 5 DE : 9 La norme applicable aux véhicules de location est une voiture de série intermédiaire. L utilisation d une voiture de location dont la taille dépasse la norme établie sera autorisée lorsque des facteurs comme, sans en exclure d autres, la sécurité, les besoins du voyageur et le volume ou le poids des marchandises transportées entrent en jeu. Les taux par kilomètre payables pour l usage d un véhicule personnel conduit en service commandé autorisé sont précisés dans les lignes directrices du Conseil du Trésor. Pour les taux actuels, veuillez consulter le lien suivant : Les administrateurs doivent suivre les itinéraires les plus directs, les plus sûrs et les plus praticables, et ne doivent demander un remboursement qu à l égard des distances qu il est nécessaire de parcourir en service commandé. Les administrateurs qui conduisent, que l on conduit ou que l on prend au terminus recevront un remboursement pour le nombre de kilomètres parcourus selon la distance parcourue en direction et en provenance du terminus pour chaque voyage aller-retour. Pour une conduite prudente, l administrateur qui choisit de conduire lui-même une voiture ne devrait pas normalement parcourir une distance supérieure : à 250 kilomètres après avoir travaillé toute une journée; à 350 kilomètres après avoir travaillé une demi-journée; à 550 kilomètres un jour où il n a pas travaillé. Pour toute journée où il est autorisé à se servir d un véhicule pour se déplacer en service commandé, l administrateur touchera le remboursement des frais réels de stationnement pour cette journée Assurance automobile Les administrateurs autorisés à louer un véhicule doivent souscrire à une assurance-collision sans franchise pour toute la période de location de l automobile. Ils seront remboursés pour les frais engagés. Lors de l utilisation d un véhicule personnel, un administrateur ne pourra pas demander le remboursement de la prime d assurance personnelle contre les accidents corporels. L ACSTA n assume pas, à l égard des véhicules personnels, de responsabilités financières autres que le paiement du remboursement prévu pour le nombre de kilomètres parcourus et le paiement de la prime d assurance commerciale supplémentaire au besoin. L ACSTA ne rembourse pas les franchises prévues par la police d assurance. Les véhicules personnels ou autres moyens de transport utilisés en service commandé doivent être à tout le moins protégés par une assurance automobile provinciale, territoriale, gouvernementale ou d État, dont la protection englobe la responsabilité civile et les dommages matériels. Les administrateurs qui comptent transporter des passagers sont priés de vérifier auprès de leur agent d assurance s ils sont suffisamment assurés.

6 PAGE : 6 DE : Repas Les administrateurs peuvent réclamer les indemnités journalières de repas ou leurs frais de repas réels et raisonnables étayés par des reçus. Si la demande de remboursement des frais réels (étayée par des reçus) porte sur un repas en particulier, les indemnités de repas s appliquent aux autres repas payés ce jour-là (les reçus ne sont pas requis). Lorsque l administrateur demande le remboursement de frais réels, il ne peut pas inclure les frais liés aux invités ni les frais supplémentaires pour le service aux chambres, frais que le demandeur doit indiquer clairement. Lorsque plusieurs administrateurs font partie du même voyage, l un d eux peut soumettre l addition couvrant le repas de tous les membres du groupe, en indiquant le nom des administrateurs présents. Les demandes de remboursement couvrant plusieurs invités doivent être faites conformément aux dispositions en matière d activités d accueil. Les frais réels ne doivent pas inclure les frais relatifs aux boissons alcoolisée, à moins qu une justification écrite les concernant ait été préapprouvée par le Conseil d administration. Les indemnités pour les repas doivent être remboursées selon les taux précisés dans les lignes directrices du Conseil du Trésor. Pour les taux actuels, veuillez consulter le lien suivant : Une indemnité ne doit pas être versée à l administrateur pour un repas qui lui est fourni gratuitement, par exemple un repas fourni par l ACSTA ou compris dans la réservation d hôtel. Dans les situations exceptionnelles où les administrateurs sont obligés de débourser des montants supplémentaires parce que les repas servis ne suffisent pas, les frais réels engagés peuvent être remboursés avec l approbation du président du Conseil d administration si des reçus sont présentés et si le montant ne dépasse pas l indemnité prévue pour le repas en question. 4.5 Dépenses supplémentaires Pendant un voyage en service commandé, les administrateurs seront remboursés pour des dépenses engagées dans le cadre de leurs responsabilités et qui ne sont pas spécifiées dans la présente politique (par exemple, communications d affaires, photocopies, télécopies, connexions Internet, location et transport d équipement de bureau nécessaire et transport d effets personnels nécessaires). Il est entendu que lorsque l emploi du temps des administrateurs est modifié pour des raisons indépendantes de leur volonté pendant un voyage en service commandé, ceux-ci se feront rembourser des frais raisonnables pour les appels téléphoniques effectués dans le but de réorganiser leur emploi du temps. 4.6 Faux frais L administrateur touchera une indemnité de faux frais pour les dépenses diverses non spécifiées ailleurs dans la présente politique pour chaque journée ou partie d une journée passée à voyager, comme cela est énoncé dans les lignes directrices du Conseil du Trésor. Pour les taux actuels, veuillez consulter le lien suivant :

7 PAGE : 7 DE : 9 Il est entendu que lorsqu un administrateur en déplacement arrive à destination après minuit, la période de temps comprise après minuit ne compte pas comme une partie de journée pour les réclamations d indemnités journalières et de faux frais quotidiens. Lorsque l administrateur visite le même jour des lieux au Canada et aux États-Unis, l indemnité de faux frais sera celle qui s applique à l endroit où il commence la journée. Il est possible de demander le remboursement de faux frais réels dans des circonstances inhabituelles. Toutefois, si un administrateur décide de réclamer des frais réels au lieu de l indemnité de faux frais quotidienne prédéterminée, tous les faux frais de cette journée seront alors remboursés en fonction des reçus fournis. 4.7 Voyages internationaux Lorsqu un administrateur est tenu de se rendre en service commandé hors du Canada, l ACSTA doit lui rembourser, sur présentation des reçus, les frais engagés en vue d obtenir le passeport ou le visa, les inoculations, les vaccins, les radiographies et les certificats médicaux dont il a besoin. Les frais engagés pour la conversion d un montant raisonnable en devises étrangères ou la reconversion de tout solde en devises canadiennes seront remboursés, sur présentation des reçus, pour toutes les transactions et sources. Si ces dépenses ne sont pas étayées par des reçus, le taux de change moyen de la Banque du Canada, en vigueur durant le mois au cours duquel le voyage a eu lieu, s appliquera. Si la Banque du Canada ne prévoit aucun taux de change, le taux de change d une autre institution bancaire établie, déterminée par l ACSTA, s appliquera. Les administrateurs qui paient une prime supplémentaire pour l obtention d une assurance individuelle alors qu ils sont en service commandé par l ACSTA, seront remboursés pour cette prime sauf si cette assurance est déjà fournie par l ACSTA. 5. Accueil 5.1. Approbation des activités d accueil Les administrateurs peuvent tenir, au nom de l ACSTA, des activités d accueil pour des tiers (dîners, soupers, boissons) lorsqu on juge que celles-ci sont propices à faciliter les activités et qu elles sont conformes aux pratiques administratives usuelles. Toute activité d accueil doit recevoir l approbation préalable du président du Conseil d administration. Lorsque le président du Conseil d administration souhaite tenir une activité d accueil, le président du Comité d audit ou le président du Comité de gouvernance, des ressources humaines et du régime de retraite doit approuver l activité au préalable Remboursement des frais liés aux activités d accueil Les frais liés aux repas et aux boissons seront remboursés par l ACSTA sur présentation de reçus. Les frais doivent être raisonnables et doivent tenir compte du statut ou du rang des invités, du

8 PAGE : 8 DE : 9 nombre de personnes présentes, des circonstances et des prix locaux. Les boissons alcoolisées n ont pas l habitude d être remboursées à moins que le président du Conseil d administration ait approuvé au préalable l achat de telles boissons et que la nature de l activité fait en sorte que l offre de boissons alcoolisées est raisonnable et attendue. Les demandes de remboursement de frais liés aux activités d accueil doivent comprendre le nom, le titre et l organisation de tous les participants, ainsi que le lieu de l activité. 5.3 Personne accompagnatrice La présence d un conjoint ou de la personne accompagnatrice de l administrateur ou du tiers qui assiste officiellement aux activités d accueil doit être limitée aux cas où la présence du conjoint ou de la personne accompagnatrice est nécessaire au bon déroulement de l activité ou si le protocole l exige, et doit faire l objet d une approbation préalable du président du Conseil d administration. Les frais de voyage des conjoints ou des personnes accompagnatrices seront remboursés aux administrateurs concernés. 6. Divulgation proactive En 2003, le gouvernement a mis en place une politique en matière de divulgation proactive exigeant la publication trimestrielle obligatoire des frais de voyage et d activités d accueil des ministres, des ministres d État, des secrétaires parlementaires et des sous-ministres. Bien que la politique ne s applique pas directement aux sociétés d État, l ACSTA divulguera sur son site Web, à tous les trimestres, les frais de voyage et d activités d accueil réclamés à chaque trimestre par les administrateurs, conformément à la présente politique. 7. Date d entrée en vigueur et révision La présente politique entrera en vigueur à la date à laquelle elle sera approuvée par le Conseil d administration. Conformément au processus d examen du secrétaire de la société qu a approuvé le Conseil d administration en décembre 2010, le secrétaire de la société examinera la présente politique tous les ans et présentera ses recommandations ou suggestions en termes de modifications au Comité, le cas échéant. Si on juge qu aucune recommandation ou modification n est nécessaire, la politique sera ajoutée au plan de travail du Comité afin qu elle fasse l objet d un examen triennal par ce dernier. 8. Demande de renseignements Toutes les demandes de renseignements au sujet de cette politique doivent être adressées au secrétaire de la société. Pour demander une interprétation d énoncés précis contenus dans cette politique, les administrateurs peuvent communiquer par courriel avec le secrétaire de la société à l adresse corporate.secretary@catsa-acsta.gc.ca. 9. Documents connexes Code de conduite et d éthique relatif aux administrateurs

9 PAGE : 9 DE : 9 Lignes directrices pour le conseil d administration Lignes directrices pour les comités du conseil d administration Lignes directrices sur la rémunération des membres du conseil d administration Lignes directrices sur la participation des membres du conseil d administration à des conférences Lignes directrices concernant l apprentissage continu des membres du conseil d administration