FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES ORGANISATIONS. Consultant /Formateur : DJAGBA M. Faustin

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1 FORMATION EN GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE DES ORGANISATIONS Consultant /Formateur : DJAGBA M. Faustin Septembre 2008

2 SOMMAIRE I- Outils de gestion administrative II- Outils de gestion financière

3 I- OUTILS DE GESTION ADMINISTRATIVE En matière administrative, les écrits de l association que sont les lettres et les Procès Verbaux (PV) sont d une importance capitale. 1. Les courriers (lettres) : élaboration et enregistrement a. Elaboration des courriers (lettres) Les lettres permettent d assurer la correspondance entre l association et l extérieur. De ce fait l association reçoit souvent beaucoup de courriers et en envoie autant. C est un signe de politesse de répondre aux lettres dont le contenu exige une réponse. Quelques conseils : Avant de commencer une lettre, il faut réunir les informations nécessaires. Exposer, dans la lettre, les idées avec méthode : diviser le contenu de la lettre en paragraphes, cela évite les répétitions et permet de voir si les idées sont exprimées dans l ordre. S exprimer avec précision et clarté : Ecrire les idées de manière à éviter qu elles ne soient interprétées dans un sens différent de votre pensée. La présentation de la lettre administrative doit comporter un certain nombre d indications dont : L adresse de l institution qui envoie la lettre La date d expédition de la lettre L expéditeur (celui qui envoie la lettre) Le destinataire (celui à qui on envoie la lettre) La référence de la lettre L objet de la lettre Le message de la lettre Une formule de politesse La signature suivie du nom de l expéditeur et sa signature

4 La liste des pièces jointes éventuellement. b. Enregistrement des courriers (lettres) Il convient d enregistrer toutes les lettres au départ, y compris celle qu on confie à des personnes se rendant au lieu de résidence du correspondant. Dans ce dernier cas, un cahier de transmission de courriers est utile. Si on utilise un cahier ordinaire, il faut les tracer selon les formats des modèles sur les pages ci-après N D ORDRE DATE DE DEPART DESTINATAIRE OBJET N DE LA CORRESPONDANCE OBSERVATIONS N.B : Concernent le numéro de la correspondance, chaque association doit définir sa façon de numéroter ses correspondances. En général les numéros de correspondance peuvent être composés : du numéro d ordre de la lettre des deux derniers chiffres de l année de l initial de celui qui écrit la lettre ; ou de celui qui l a tapée. Concernant les lettres qui arrivent, il est à remarquer que, quel que soit celui qui ouvre les lettres (en général c est le secrétaire de l association), la première chose à faire est d indiquer sur le haut de chaque lettre la date de son arrivée. 2. Les supports d informations : procès verbal, compte rendu et rapport a. Le procès verbal Le procès verbal est un support d informations qui se rédige pendant que la réunion se déroule car, il est établi souvent pour mettre d importantes décisions prises et des faits à l abri des contestations ultérieures des parties concernées. Toutefois, il commence avec la formule «l an deux mille et le.. s est tenu..». En dehors de cette particularité, on y retrouve la présentation sous forme détaillée de tous les sujets débattus au cours de la réunion ou de l AG, les noms /

5 prénoms, les qualités et la signature du rapporteur et du modérateur de la séance. Parfois pour des raisons d informations, le nom de chaque intervenant est précisé. Enfin, la liste de présence est incorporée au document du procès verbal. Mais dans le cas où elle serait trop longue, on peut l annexer au procès verbal. b. Le compte rendu Le compte rendu est aussi un support d informations au même titre que le procès verbal. Il contient sous forme résumée, les différents sujets abordés au cours de la réunion, l ordre du jour, la date et le lieu de la rencontre et si possible l effectif des participants à la réunion. Aussi comporte-t-il trois parties que sont : le prologue, le corps et la fin du compte rendu? On retrouve dans le prologue les informations à savoir : le jour, la date, le lieu, l heure de démarrage de la réunion, l effectif des participants, la qualité et le nom du modérateur, les absents excusés et les divers points de l ordre du jour. Dans le corps du compte rendu on présente sous forme résumée les différentes étapes (les débats menés et les décisions prises) du déroulement de la séance. La fin du compte rendu quant à elle précise l heure de la fin de la rencontre et la date, le lieu de la prochaine rencontre, s il y a lieu. Elle s achève avec une formule indiquant qu il s agit de la fin du document. Exemple : plus rien n étant à l ordre du jour, le modérateur, après avoir remercié les participants, a déclaré close la rencontre. Il diffère du procès verbal sur trois points que sont : La première phrase du document. Au niveau du procès verbal, cette première est une formule classique alors que celle du compte est libre. Chaque rapporteur utilise la formule de son choix. La forme de présentation des sujets abordés au cours de la rencontre. Au niveau du compte rendu, les sujets sont

6 présentés sous forme résumée tandis que dans le procès verbal, les sujets sont présentés sous forme détaillée. Dans le compte rendu, seul le rapporteur signe ; tandis que le procès verbal doit obligatoirement être signé également par le modérateur de séance, parfois la signature de tous les participants est requise pour garantir l authenticité du procès verbal. c. Le rapport de séance Le rapport, tout comme les deux premiers documents, est aussi un support d informations. Il est une extension du compte rendu. Autrement dit dans le rapport, on retrouve toutes les informations prévues à faire figurer dans le compte rendu. Le rapport comporte cinq parties que sont : l introduction, l exposé des faits débattus, le commentaire critique des sujets exposés, les suggestions (les propositions de solutions) et la conclusion. 3. LES TECHNIQUES ET OUTILS DE CIRCULATION DE L INFORMATION Pourquoi développer un système d information et de communication au sein de l organisation? Le système d information et de communication est développé pour : Mieux impliquer les membres et susciter leur adhésion aux finalités de l organisation ; Améliorer l efficacité de l organisation ; Favoriser la cohésion au sein de l organisation. Les responsables de l organisation et les membres ont le devoir de donner des informations transparentes et pertinentes aux personnes concernées et au bon moment. En outre plusieurs informations peuvent être échangées dans une association. Ces informations portent sur : Les textes administratifs ordinaires, les arrêtés et les textes de loi ; Les comptes-rendus des divers rencontres ;

7 Les contacts qui sont pris au nom de l association et les retombées positives pour les membres ; Les règles de la vie associative ; le point d exécution des principales tâches et les rapports financiers ; Les opportunités de voyages d étude et d échanges d expériences et comment bénéficier de ces voyages et autres formations spécifiques, les critères à remplir pour en bénéficier ; Les partenaires potentielles selon leur domaine d intervention et conditions à remplir ; Les données socio-économiques pouvant profiter à chacun des membres de l association ; Les données statistiques des associations. Par quels moyens les responsables peuvent-ils s informer des préoccupations des membres à la base? Ils peuvent le faire par : Visite aux membres ; Plaintes écrites ou communications verbales ; Lettres d information (circulaires) Club de tontines et autres ; Rencontre entre responsables d antennes Enfin, on peut informer les membres, au niveau du siège de l association par : Affiches (tableaux) ; Réunions et autres rencontres ; II- OUTILS DE GESTION FINANCIERE 1. La procédure financière Les procédures financières et comptables sont des consignes d exécution des opérations financières, en vue d une bonne maîtrise des recettes et des dépenses de l association. Il s agit de l ensemble des règles qui garantissent une gestion saine et transparente. Elle permet aux partenaires de s assurer d un minimum de respect des principes généralement admis en matière de gestion financière et

8 comptable. Son élaboration puis son adoption en AG est obligatoire pour une organisation qui se veut crédible. 2. Les pièces comptables Une pièce comptable est un document authentique remplissant les critères de validité bien définis permettant de justifier toute dépense. Il existe quatre types de pièces comptables. Il s agit des : Factures Reçus Etats de paiement Quittances 3. Présentation des pièces comptables La facture La facture est un document envoyé par le vendeur à l acheteur indiquant le détail des marchandises vendues et le décompte de leur prix. Elle comprend deux parties : l en-tête et le Corps. Le tracé de la facture se présente comme l indique le schéma suivant : ENTETE PORTANT L ADRESSE DE LA STRUCTURE FACTURE N :.. Client : Date : Qté Désignations P. U Montant TOTAL en chiffre Total en lettre Fonction du resp. Signature Nom et prénoms

9 Le reçu Le reçu est un document qui permet d effacer une dette. Il est délivré par le vendeur à l acheteur. Le tracé du reçu se présente généralement comme suit : BPF : Reçu de M.. le N BPF :... Reçu de M... la somme de... de le N. L état de paiement

10 L état de paiement est une pièce comptable, interne, qui permet de faire le point des sommes dues à des personnes. Il est ENTETE PORTANT L ADRESSE DE L ASSOCIATION ETAT DE PAIEMENT DES FRAIS DE MISSION Lieu :.. Date :.. Objet de la mission :..... Référence ordre de mission :.. N d ordre Nom et prénoms Fonctions Nbre de jours Taux journaliers Montant Emargement Arrêté le présent état à la somme de :.. Fait à Cotonou le, Le secrétaire financier M. Le directeur Exécutif M établi par le comptable et approuvé par le premier responsable de l ONG et permet de donner l ordre au comptable de payer les fonds dus. Le tracé de l état de paiement (Ex : état de paiement des frais de mission) se présente comme suit : La quittance La quittance est un document qui permet d effacer une dette. Il est délivré par le vendeur à l acheteur, dans le cas de la prestation des services. Ex : au paiement des factures de consommation d énergie à la SBEE, cette dernière délivre au client une quittance.

11 Le tracé du reçu se présente comme suit : Quittance de. Reçu la somme de..n. En chiffre en lettre pour le Date.. Nom et signature M Quittance de Reçu la somme de. N. en chiffre en lettre pour le Date. Nom et signature M.. Le tracé du reçu se présente comme suit : Quittance de. Reçu la somme de..n. En chiffre en lettre pour le Date.. Nom et signature M Quittance de Reçu la somme de. N. en chiffre en lettre pour le Date. Nom et signature M.. 4. Classement des pièces comptables Le classement des pièces comptables suppose deux opérations. Ces deux opérations sont : l affectation d un numéro a chaque pièce reçue et l empilement des pièces dans une boîte ou quelque chose du genre. Avant d affecter un numéro à une pièce, le seul critère à mettre en jeu est l ordre d arrivée de la pièce. Ainsi au démarrage de cette opération, la pièce disponible sous la main et portant la plus ancienne date se verra affecter le numéro 1, ensuite celle qui suit portera le numéro 2 ainsi de suite jusqu à la dernière date. Par ailleurs pour ranger les pièces dans une boite ou autre, on tient compte simplement du numéro affecté à la pièce. Ce numéro détermine la position de la pièce dans le lot. En

12 d autres termes, la facture portant le numéro 1 sera donc en première position dans la boite à partir du fonds et celle portant le dernier numéro occupera la dernière position. 5. Les mouvements de fonds et les rapports financiers a. Les mouvements de fonds : Nous avons vu que les entrées et les sorties d argent doivent être matérialisées par des pièces justificatives. La tenue de la comptabilité consiste à enregistrer ces pièces et à les classer pour permettre au bureau exécutif de l association de suivre l avoir en caisse et en banque. Les enregistrements se font dans des cahiers, dont les plus importants pour l association sont : e cahier de caisse et le cahier de banque. Le livre de caisse Le livre de caisse est un document qui permet d enregistrer toute opération d entrée et de sortie d argent au niveau de la caisse. Un cahier ordinaire peut servir de livre de caisse. Il suffit d écrire sur la page couverture : Le nom de l organisation En grandes majuscules CAISSE L année Exemple : ENTREPRISE. CAISSE 2003 Sur la première page à l intérieur du cahier, il faut tracer six colonnes :

13 DATE N DES PIECES EFFECTEES DESIGNATION OPERATIONS OU LIBELLES DES ENTREES VERSEMENTS OU SORTIES RETRAITS OU SOLDE Le livre de caisse comporte habituellement six (6) colonnes : La date : Il faut noter dans l ordre la date des opérations effectuées. N des pièces justificatives : Il faut noter le numéro affecté à la pièce justificative, rangée dans le classeur. Libellés (désignation des opérations) : Il faut noter le nom des opérations réalisées (achats, etc.) Entrées : Il faut noter le montant des mouvements qui enrichissent la caisse Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui appauvrissent la caisse Solde : Il faut noter ce que contient la caisse après une entrée ou une sortie NB : Un livre peut servir pendant plusieurs années tout comme on peut utiliser plusieurs livres pour une seule année Avantages du livre de caisse Le livre de caisse permet de: Contrôler les opérations effectuées à la caisse Faciliter la prise de décision relative à toute opération courante devant s effectuer au niveau de la caisse Connaître la situation au niveau de la caisse Le livre de banque Livre de banque est un document qui permet d enregistrer toute opération d entrée et de sortie d argent au niveau du compte en banque.

14 Un cahier ordinaire peut servir de livre de banque. Il suffit d écrire sur la page couverture : Le nom de l organisation En grandes majuscules BANQUE L année Exemple : ENTREPRISE.. BANQUE 2003 Sur la première page à l intérieur du cahier, il faut tracer six colonnes : DATE N DES PIECES EFFECTEES DESIGNATION DES OPERATIONS OU LIBELLES ENTREES VERSEMENTS OU SORTIES RETRAITS OU SOLDE Le livre de banque comporte habituellement six (6) colonnes : La date : Il faut noter dans l ordre la date des opérations effectuées. N des pièces justificatives : Il faut noter le numéro affecté à la pièce justificative, rangée dans le classeur. Libellés (désignation des opérations) : Il faut noter le nom des opérations réalisées (achats, ventes, etc.) Entrées : Il faut noter le montant des mouvements qui enrichissent le compte en banque. Sorties : Il faut noter le montant des mouvements qui appauvrissent le compte en banque Solde : Il faut noter ce que contient le compte en banque après une entrée ou une sortie NB : Un livre peut servir pendant plusieurs années tout comme on peut utiliser plusieurs livres pour une seule année.

15 Avantages du livre de banque Le livre de banque permet de : Faciliter l état de rapprochement entre le relevé bancaire et le livre de banque Connaître la situation du compte à la banque Faciliter la prise de décision relative à toute opération devant s effectuer au niveau du compte b. Les rapports financiers Les responsables de l association doivent, à la fin de chaque année, faire le rapport financier de toutes les activités réalisées pour le compte de l association. Il s agit en d autres termes de faire le point de l exécution du budget tout en expliquant les facteurs avantageux et les difficultés rencontrées au cours de l exercice. Le rapport peut se présenter à l aide d un tableau de la forme suivante : DEPENSES PREVISIONS REALISES ECARTS OBSERVATIONS Fonctionnement Equipement Transports Total On peut davantage détailler le tableau en faisant le point des recettes par poste budgétaire. Cela permettra de bien comprendre le rapport et de faire tout le contrôle de conformité avec les pièces justificatives et les renseignements comptables fait avant la finalisation du document à soumettre à l AG. Le rapport finalisé, les registres comptables et les pièces justificatives doivent être soumis au contrôle des commissaires aux comptes de l association. C est seulement

16 après approbation du rapport par les commissaires aux comptes que l Assemblée Générale pourra être convoquée pour faire le bilan de fin d année. Comme le budget en début de l année le rapport financier doit être présenté en fin d année à l AG pour approbation et quitus. C est un évènement très important que les responsables de l association (le Bureau) doivent préparer à l avance. Il faut pour cela fixer : La date de l AG Le lieu de la réunion (généralement c est dans l enceinte de l école ou sur une place publique) L heure de la rencontre Etablir l ordre du jour La répartition des tâches (convocation des membres, organisation, présentation, etc.) 6. Le budget : généralités, élaboration, exécution et suivi évaluation La prévision consiste à anticiper et planifier les recettes et les dépenses qui sont nécessaires à l association pour la mise en œuvre de son plan d actions et /ou programme d activités. Le budget de l association est un garde-fou qui permet de déterminer les limites à ne pas dépasser dans les dépenses et le montant minimum qu il faut atteindre dans les recettes C est un instrument de répartition des ressources financières qui permet de décider des sommes qu on mettra dans chacune des activités. Une autre fonction du budget est de stimuler la mobilisation des ressources afin d aboutir à l équilibre entre les dépenses et les recettes. Plus les activités sont nombreuses et importantes, plus les moyens sont importants et le budget est complexe. Si l association compte à réaliser des activités importantes, le Bureau établira un budget par activité. Rappelons que le budget global doit être nécessairement adopté en AG. On distingue deux types de budget : le budget d investissement et le budget de fonctionnement

17 L investissement est l acquisition de biens qui seront utilisés pendant plusieurs années (bâtiments, terrains, mobiliers, etc.) Les dépenses de fonctionnement sont celles qui se répètent au cours de l année pour que l association fonctionne (fournitures, déplacement, etc.).