Réunion de lancement de la certification. pour les Espaces Numériques de Travail. Réunion de lancement de la certification

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1 pour les Espaces Numériques de Travail 1

2 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 2

3 Sommaire Présentation du contexte 10 min Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 3

4 Présentation du contexte Les ENT sont en cours de généralisation dans les établissements scolaires. Pour apporter une cohérence fonctionnelle, technique et organisationnelle lors du déploiement des ENT en France, un Schéma Directeur des Espaces numériques de Travail (SDET) présentant des obligations et des recommandations, a été rédigé en 2002, puis mis à jour en Différents constats mènent maintenant le ministère à entrer dans une démarche de certification : Clarifier et partager la notion de conformité au SDET Valoriser les solutions éditeurs effectivement conformes via l apposition d un signe extérieur de qualité reconnu et impartial C est pourquoi, le Ministère lance un dispositif de certification des ENT en partenariat avec Afnor Certification pour l accompagner dans cette démarche de certification 4

5 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites 20 min Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 5

6 Objectifs, contraintes / opportunités et limites A compléter en GT Objectifs Contraintes / Opportunités Limites Ministère Évaluation des solutions sur un ensemble de critères issus du SDET et de ses annexes Valorisation des solutions par l apposition d un signe de qualité distinctif, conditionnée par les résultats d audit Évolutif avec les technologies et les versions du SDET Diversité des configurations de déploiement Évaluation objective effectuée par un tiers externe au Ministère Évaluation permettant d entrer dans une démarche de valorisation de la solution de l éditeur Ne se substitue pas à un cahier des charges Ne garantit pas le fonctionnement en exploitation Certification binaire sans graduation de notation Ne s applique qu au second degré Editeurs Valorisation de solution Reconnaissance de l application du SDET Différenciation Communication établie sur des critères définis et ciblés Fréquence et coûts d audits Ne s applique qu au second degré Porteurs de projets Assurance sur la conformité de la solution avec les éléments clés du SDET Aide à la décision Tout le contenu du SDET n est pas certifiable Ne se substitue pas à un cahier des charges Ne garantit pas le fonctionnement en exploitation 6

7 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification 45 min Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 7

8 Afnor Certification Groupe international de services organisé autour de 4 grands domaines de compétences : Normalisation Édition de solutions et services d information Formation Évaluation et certification Particularité : La mission de normalisation et diffusion de normes est reconnue d intérêt général ( Décret 1984) 8

9 Afnor Certification Prestations de services et d'ingénierie en évaluation et certification de systèmes de management, de produits, de procédés, de services et de compétences Une offre complète : certification sur base de normes, création de référentiels ou cahiers des charges, attestations réglementaires, évaluations, scoring, diagnostics, Le bénéfice d accréditations internationalement reconnues Une capacité à gérer les modes multi-sites. Un service de proximité Régionale (14 délégations régionales), Internationale (28 implantations). Des marques à forte notoriété : 9

10 Afnor Certification Des marques reconnues Management Maîtriser votre organisation ISO 9001, ISO 14001, ILO-OSH 2001 Produits Garantir la qualité et la conformité des produits Normes françaises, européennes ou internationales. Services Valoriser la qualité des services Choisir un référentiel ou le créer. Compétences Faire reconnaître son expertise Auditeurs, Responsables Q.E.S., Diagnostiqueurs, Coachs 10

11 Afnor Certification Une présence reconnue en région Lille Rouen Paris Rennes Nantes Orléans Nancy Un réseau actif dans toutes les régions de France 14 délégations régionales Bordeaux Limoges Lyon Annecy Un accès à toute l information normative et réglementaire. Toulouse De nombreuses rencontres sur les sujets d actualité. Un partenariat avec tous les acteurs économiques pour répondre à des besoins régionaux collectifs. Des informations et des conseils sur toutes les prestations du Groupe. Montpellier Marseille Accueillir Orienter Échanger Anticiper Participer Mobiliser Construire 11

12 Afnor Certification Clarification des termes employés: norme, certification et label Norme Document rédigé par AFNOR Normalisation qui a pour vocation d identifier l état de l art d un secteur d activité, d une thématique, d un produit, La norme est d application libre hormis les éventuelles impositions réglementaires. Une norme ne fait pas systématiquement l objet d une certification. Labellisation Dispositif de reconnaissance de la conformité d un produit par un tiers indépendant reconnu (s applique essentiellement au secteur agroalimentaire). Certification de services Attestation par un organisme certificateur indépendant, impartial et compétent qu un produit, un service ou une organisation est conforme à des spécifications définies dans un référentiel de certification. Audit Outil à disposition des organismes de certification pour s assurer que les principes d un référentiel sont bien appliqués. 12

13 Afnor Certification La certification de services Garantir le respect des engagements qu un organisme prend vis-à-vis de ses clients Engagements définis à partir des attentes des clients et décrits dans un référentiel La certification est une démarche volontaire. 13

14 Afnor Certification La certification de services Certification par un organisme certificateur, Indépendant*, impartial* et compétent* qu un service est conforme à des exigences fixées dans un référentiel (*): L indépendance, l impartialité et la compétence d un organisme certificateur font l objet d une reconnaissance par le Cofrac (Comité Français d Accréditation) Vecteur de confiance entre 3 parties : Le «client», utilisateur du service «L organisme», prestataire du service L organisme, «certificateur» 14

15 Afnor Certification La certification de services UNE DEMARCHE OFFICIELLE REGLEMENTEE - La loi n du 03 juin L arrêté du 30 mars 1995 portant la reconnaissance du Comité d accréditation en tant qu instance d accréditation des organismes certificateurs de produits industriels et de service - Les articles L à 33 et R à R du Code de la Consommation Déclaration de l organisme certificateur (indépendance) Élaboration et validation des référentiels Information claire des utilisateurs / financeurs Publication des référentiels de certification au Journal Officiel de la République Française 15

16 Processus général de certification Création du référentiel Définition et extraction des critères du SDET (déjà fait par le MEN) Organisation des groupes de travail à thème (15/12/2008) Définition des moyens de contrôle et d évaluation Rédaction du référentiel par les parties prenantes, encadrée par Afnor Certification Acteurs Afnor Certification MEN Représentants des utilisateurs et des pouvoirs publics Éditeurs Durée estimée 2 mois Définition du référentiel Validation du référentiel Appel à commentaires publics Contrôle du référentiel par Afnor Certification Validation du référentiel par les parties prenantes Envoi préliminaire du référentiel à la DGCCRF pour contrôle législatif Acteurs Afnor Certification MEN Représentants des pouvoirs publics et des utilisateurs Éditeurs Durée estimée 2 mois Publication du référentiel Envoi du référentiel validé auprès du SQUALPI par Afnor Certification Publication du référentiel au Journal Officiel de la République Française par le SQUALPI Vérification par la DGCCRF (2 mois) Acteurs Afnor Certification SQUALPI Représentants des pouvoirs publics (DGCCRF) Durée estimée 3 mois Audit Prise de contact entre l éditeur et Afnor Certification Audit et expertise de la solution de l éditeur par Afnor Certification Impartialité de l auditeur tiers mandaté Remise d un rapport d audit à l éditeur Acteurs Afnor Certification Éditeurs Durée estimée Quelques jours Attribution d un certificat Attribution d un certificat d une durée de 3 ans par Afnor Certification à l éditeur Signatures des accords d usage de la licence et de la marque Visite de contrôle durant la durée du certificat Acteurs Afnor Certification Éditeurs Durée estimée 1 mois 16

17 Afnor Certification Le référentiel La structure du référentiel prend en compte Les engagements sur la base du SDET Les critères d évaluation Les moyens mis en œuvre Les dispositions techniques sur la base du SDET Les critères d évaluation Les moyens mis en œuvre Les dispositions d organisation et de pilotage Proposition de sommaire de notre référentiel I. Le domaine d'application II. Le contexte général III. Le contexte réglementaire mais aussi Le champ d application Les éditeurs pour des solutions d ENT s adressant au second degré Les modalités de contrôle Observation visuelle, vérification documentaire, tests techniques, contrôles d organisation, IV. Les engagements de service V. Les dispositions techniques VI. Les dispositions d'organisation VII. Les modalités de suivi et de pilotage du respect des engagements VIII. Les modalités de communication Les modalités de communication Choix des critères communicants et des supports de communication IX. Glossaire 17

18 Afnor Certification La structure des engagements et des dispositions techniques N Engagements de service Détail de l engagement ou moyens mis en œuvre Documents, enregistrements de preuves, Référence SDET N Critère communicant ou description d l engagement Description du critère Elément de contrôle et de preuve Document référent, chapitre et paragraphe Exemple d un référentiel client validé pour un client de l Afnor N Un interlocuteur joignable 24 heures sur 24. Pour vous, la réactivité de nos équipes se traduit au quotidien par : - La présence sur votre établissement, pendant les heures de service, d un interlocuteur privilégié, qu il s agisse du responsable d exploitation ou du remplaçant préalablement identifié. - La possibilité, en cas d incident grave ayant lieu en dehors des heures de service de joindre 24h/24 vos interlocuteurs spécifiques. - Pour cela, une fiche vous a été remise avec l ensemble des coordonnées téléphoniques actualisées. Procédures : - l interface-client - la gestion de crise Fiches : - coordonnées - interlocuteurs Exemple pour notre référentiel N Documentation et guides d'accompagnement disponibles Sur chaque document remis et maintenu à jour par l'éditeur, les éléments suivants figurent : - date de dernière mise à jour - version du document - modifications apportées entre deux versions successives - rédacteur et validateur - destinataire(s) L'ensemble des documents fournis par l'éditeur est rédigé en français. Procédure de gestion documentaire Respect de la procédure via le respect des documents et de la langue utilisée SDET v2.0, page XX, chapitre Y 18

19 Afnor Certification Le référentiel Le plan de contrôle Exemple : Élaboré par Afnor Certification Organisation documentaire L'organisation documentaire comporte d'une part les documents de référence servant à mettre en œuvre les différents éléments du référentiel et d autre part les enregistrements permettant de conserver la preuve de l application des engagements. Ces documents et enregistrements sont d application obligatoire. Cette liste n est pas exhaustive. Pour chaque exigence: Ces documents et enregistrements peuvent être : - des procédures internes, des modalités écrites de gestion - des guides à l usage des employés. Les documents sont établis, diffusés et mis à jour selon des dispositions définies par écrit. La liste des enregistrements et leurs modalités de gestion sont définis par écrit. Critères de conformité Types de contrôle (observation visuelle, vérification documentaire, tests techniques, contrôles d organisation, enregistrements, ) 19

20 Afnor Certification La validation du référentiel Création d une commission spécifique au référentiel composée de : Représentants des professionnels Editeurs Représentants des utilisateurs du service Porteurs de projets Chefs d établissements Parents Représentants des pouvoirs publics Ministère de l Education Nationale DGCCRF Caisse des Dépôts 20

21 Afnor Certification La validation du référentiel Constitution de la commission de validation Consultation de la commission de validation et de la DGCCRF Analyse et prise en compte des remarques Durée : 2 mois incompressibles Publication du règlement au Journal Officiel de la République Française Approbation par AFNOR CERTIFICATION Validation par la commission de validation 21

22 Afnor Certification Processus de certification Étude la candidature Phase initiale de certification Étape 1 : Préparation de l audit Etape 2: Audit sur site Décision de certification - Préparation documentaire - Interview des collaborateurs, de la documentation, tests techniques, vérifications - Identification des dysfonctionnements, des points forts et des points à améliorer Maintien et renouvellement de la certification - Commission de Certification - Valorisation de votre entreprise - Certificat délivré pour 3 ans - 2 Audits de suivi périodiques - Audit de renouvellement tous les 3 ans La certification, l audit et les coûts sont supportés par le demandeur 22

23 Afnor Certification Modalités de Communication La communication est une partie essentielle des démarches de certification. La communication relative à la certification est encadrée par le code de la consommation et le référentiel de certification. Editeurs Pour le titulaire de la certification : Communication sur les engagements et dispositions certifiés Ministère de l Education Nationale Porteurs de Projet Enseignant, Élèves, Chefs d établissement Pour les parties prenantes: Communication limitée au référentiel et au dispositif de certification 23

24 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères 15 min Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 24

25 Fichier de critères Origine et état d avancement Définition des critères en 4 phases (août 2008 à décembre 2008) Extraction, classification et priorisation Etude des attentes Réduction du nombre de critères Reformulation et auditabilité Extraction de plus de 600 critères après lecture du SDET et de ses annexes Catégorisation des critères pour une meilleure lisibilité Priorisation des critères effectuée en fonction des priorités définies Etude des attentes des différentes parties prenantes pour définir le type de certification et les orientations à prendre Evaluation de la pertinence de chaque critère: évolutivité (technologies, mobilité, ), criticité Suppression des éventuels doublons Rassemblement des critères 350 critères jugés essentiels Etude de l auditabilité des critères Adaptation de la formulation des critères pour convenir au cadre règlementaire de certification En 5 mois de travail, le nombre de critères est passé de plus de 600 à 180 critères auditables, organisés, catégorisés, pertinents et jugés essentiels. Le fichier recensant l ensemble des critères établis sert de point de départ aux groupes de travail de janvier 2009 Les critères sont présentés sous forme d un fichier excel, avec pour chaque critère: Un numéro: assurer le suivi du critère (ne pas le modifier) Le document de référence: document du SDET, chapitre, page d où est extrait le critère L affectation de l engagement: Dispositions de suivi et de pilotage, Dispositions d'organisation, Dispositions techniques, Engagements de services, Partie réglementaire La catégorie: Accessibilité, Documentation, Exploitation, Interopérabilité, Normes et standards, Qualité, Sécurité, Services applicatifs Le critère: description du critère attendu Votre participation permettra d élaborer un référentiel complet de certification de services. 25

26 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail 15 min Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 26

27 Organisation des groupes de travail Deux groupes de travail sont organisés par thème. Chaque groupe dispose de deux séances communes de travail répartis sur 2 journées complètes Les membres du collège professionnel sont invités à participer aux deux groupes de travail Les membres du collège utilisateurs (porteurs de projets, chefs d établissements, ) sont répartis entre les deux groupes Groupe de Travail n 1 Groupe de Travail n 2 Les aspects fonctionnels seront abordés Les deux séances de travail auront lieu le 08 janvier 22 janvier Les aspects techniques seront abordés Les deux séances de travail auront lieu le 09 janvier 23 janvier Un formulaire va vous être remis pour valider votre inscription dans les groupes de travail. Sans ce formulaire, votre participation n est pas prise en compte. 27

28 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel 10 min Prochaines étapes Questions / Réponses 28

29 Planning prévisionnel Septembre Décembre Janvier Février Mars Avril S35 S52 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 Réunion de lancement Initialisation de la démarche et extraction des critères du SDET Travail sur les critères Choix de l organisme certificateur Rédaction du référentiel GT 1.1 GT 1.2 Projet Certification ENT Groupe de travail n 1 (08/01 et 22/01) Groupe de travail n 2 (09/01 et 23/01) Validation du référentiel Prise de connaissance des critères Prise de connaissance des critères Débat des critères fonctionnels GT 2.1 GT 2.2 Débat sur les critères techniques Constitution de la commission de validation Appel à commentaires sur le référentiel Traitement des commentaires Commission de validation Publication du référentiel Publication au JORF Livrables clés 1 ère version du référentiel 2ème version de référentiel Référentiel validé Référentiel publié 29

30 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes 10 min Questions / Réponses 30

31 Prochaines étapes Prochaines étapes 08/01: Groupe de travail n 1.1 sur les critères fonctionnels 09/01: Groupe de travail n 2.1 sur les critères techniques 22/01: Groupe de travail n 1.2 sur les critères fonctionnels 23/01: Groupe de travail n 2.2 sur les critères techniques 31

32 Sommaire Présentation du contexte Objectifs, contraintes / opportunités et limites Processus général de certification Fichier de critères Organisation des groupes de travail Planning prévisionnel Prochaines étapes Questions / Réponses 50 min 32

33 Questions / Réponses 33