Objet : Nouvelle procédure pour saisir et valider les pré-commandes sous Carambole

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1 Objet : Nouvelle procédure pour saisir et valider les pré-commandes sous Carambole Version : 1.3 du 03/06/2013 Auteur : Christophe GIRARD Table des matières 1 Préambule Saisie de la pré-commande par l utilisateur Saisie de la ligne budgétaire Saisie du code analytique Saisie de l du valideur Saisie d observations pour les AEF (facultatif) Envoi de devis ou documents en pièce jointe (facultatif) Etape finale de la saisie Modification de votre pré-commande dans Carambole Actions possible pour le valideur Valider la pré-commande Modification de la ligne budgétaire et du code analytique Annulation (suppression) de la pré-commande Demande de modification de la pré-commande Informations pour les gestionnaires des AEF Annexes Interface de validation... 22

2 1 Préambule Afin de faciliter la validation des pré-commandes par les responsables de services et d unités, ainsi que le suivi de ces validations par les gestionnaires aux AEF, une nouvelle procédure a été mise en place à compter du vendredi 24 mai pour répondre à cette problématique. 2 Saisie de la pré-commande par l utilisateur La saisie de la pré-commande dans Carambole reste identique jusqu à l enregistrement de celle-ci. Contrairement à avant, il ne faut plus informer (prévenir) les AEF ou votre responsable de cette pré-commande. Après l enregistrement de la pré-commande, il faudra vous connecter sur une interface web afin de saisir la ligne budgétaire, le code analytique et l adresse mail de la personne qui validera votre commande. La pré-commande ne sera pas traitée par les AEF si cette opération n est pas réalisée. (Explications dans les paragraphes suivant) La pré-commande restera dans le statut «EN ATTENTE» tant que ces informations ne seront pas saisies. Interface web :

3 2.1 Saisie de la ligne budgétaire Cliquez sur le numéro de votre pré-commande dans la liste des pré-commandes et tapez au minimum deux caractères de votre ligne budgétaire pour pouvoir la sélectionner dans liste dynamique au bas de la fenêtre.

4 2.2 Saisie du code analytique Après avoir sélectionné votre ligne budgétaire, sélectionnez votre code analytique. Vous pouvez également taper des caractères de votre code analytique pour limiter la liste proposée.

5 2.3 Saisie de l du valideur Après avoir saisi le code analytique, tapez les premières lettres du prénom du valideur afin de sélectionner son adresse . Vous pouvez saisir éventuellement l adresse mail d un deuxième valideur dans le champ suivant ( valideur 2) selon le même procédé.

6 2.4 Saisie d observations pour les AEF (facultatif) Vous pouvez indiquer éventuellement des observations pour les AEF afin de signaler par exemple une répartition sur plusieurs codes analytiques.

7 2.5 Envoi de devis ou documents en pièce jointe (facultatif) Il est possible de joindre un ou plusieurs devis ou documents via l interface de validation. Cette possibilité est offerte à l utilisateur et au valideur de la pré-commande. Les extensions des documents autorisées sont : pdf, doc, docx, xls, xlsx, txt, zip, rar, jpg, gif, png Pour envoyer des devis ou documents, cliquez sur le lien en dessous du champ Observations.

8 Cette opération d envoi de devis ou documents se déroule en trois étapes. 1 ère étape : Sélectionnez vos devis ou documents en cliquant sur «Ajouter des fichiers».

9 2 ème étape : Après avoir sélectionné tous vos devis ou documents, cliquez sur «Démarrer les envois». 3 ème étape : Après avoir transféré les fichiers sur le serveur, fermez la fenêtre en cliquant sur OK.

10 Après avoir cliqué sur OK, vous verrez apparaitre vos documents transmis en dessous du champ Observations. Il vous est possible de supprimer un document transmis en cliquant sur la croix rouge à droite du document. Vous pouvez également ajouter à nouveau des devis ou documents en recommençant les étapes 1, 2, et 3.

11 2.6 Etape finale de la saisie Cliquez sur le bouton Enregistrer pour que les informations budgétaires soient enregistrées et qu un mail de demande de validation soit envoyé au(x) valideur(s).

12 Une fenêtre vous confirmera que le mail a bien été envoyé au(x) valideur(s). 2.7 Modification de votre pré-commande dans Carambole Vous pouvez recevoir un mail de votre valideur vous indiquant de modifier votre pré-commande dans Carambole. Vous avez la possibilité de modifier dans Carambole la quantité des articles, le prix, le libellé, d ajouter ou supprimer des articles Cette opération de modification se déroule en trois étapes.

13 1 ère étape : Votre pré-commande étant verrouillée par le nouveau circuit de validation, celle-ci n apparait plus dans votre liste des pré-commandes sous Carambole. Vous devez déverrouiller la pré-commande en cliquant sur le cadenas rouge. Votre valideur a mis ses remarques de modification dans le champ Observations.

14 2 ème étape : Votre pré-commande étant déverrouillée, vous pouvez procéder aux modifications dans Carambole.

15 3 ème étape : Il faut verrouiller à nouveau votre pré-commande pour revenir dans le circuit de validation en cliquant sur le cadenas vert. Vous devrez ensuite refaire l étape de saisie de ligne budgétaire, code analytique et adresse mail du valideur.

16 3 Actions possible pour le valideur 3.1 Valider la pré-commande Le valideur pourra valider toutes les pré-commandes qui le concernent de deux manières : - soit en se connectant directement sur l interface web de validation : - soit en cliquant sur le lien «Lien de validation» dans le mail qu il aura reçu. Exemple de mail reçu par le valideur en provenance de l utilisateur ayant saisi la pré-commande

17 La pré-commande restera dans le statut «A VALIDER» tant que le valideur n aura pas validé la pré-commande. La pré-commande ne sera pas traitée par les AEF si cette opération n est pas réalisée. Avant de valider, le valideur peut voir le détail des articles de la pré-commande en cliquant sur la loupe ou bien corriger éventuellement les observations saisies par l utilisateur. Cliquez sur le bouton Valider pour valider la pré-commande, celle-ci sera alors prise en charge par les AEF.

18 Une fenêtre vous confirmera la valdiation de la pré-commande. 3.2 Modification de la ligne budgétaire et du code analytique Avant de valider votre commande, vous devez vérifier la ligne budgétaire et le code analytique. En cas d erreur de saisie de l utilisateur par exemple, vous avez la possibilité de les corriger avant de valider. Voir les paragraphes suivants expliqués précédemment : Saisie de la ligne budgétaire Saisie du code analytique

19 3.3 Annulation (suppression) de la pré-commande Le valideur peut refuser la pré-commande en cliquant sur le bouton supprimer. La pré-commande disparaitra alors de la liste et ne sera pas traitée par les AEF. Afin de prévenir l utilisateur ayant saisi la pré-commande du motif de son annulation, il suffira d indiquer vos remarques dans le champ Observations. Celui-ci recevra alors un mail avec vos remarques.

20 3.4 Demande de modification de la pré-commande Vous avez la possibilité de demander à l utilisateur de modifier sa pré-commande afin qu il modifie dans Carambole sa pré-commande. Il aura la possibilité de modifier dans Carambole la quantité des articles, le prix, le libellé, d ajouter ou supprimer des articles Afin de prévenir l utilisateur ayant saisi la pré-commande de votre souhait de modification, il suffira d indiquer vos remarques dans le champ Observations. Celui-ci recevra alors un mail avec vos remarques.

21 4 Informations pour les gestionnaires des AEF Une fois la pré-commande validée par le responsable, celle-ci apparaîtra dans la liste des précommandes ; la liste ne contiendra uniquement les pré-commandes validées. La ligne budgétaire et le code analytique saisi par l utilisateur apparraitront dans le champ Référence. Les gestionnaires des AEF ne doivent traiter que les pré-commandes ayant la ligne budgétaire et le code analytique renseigné dans le champ Référence. En effet, un utilisateur peut demander que sa pré-commande apparaisse à nouveau dans la liste pour qu il puisse apporter des modifications à celle-ci.

22 5 Annexes 5.1 Interface de validation Interface web :