POUR AFFILIER VOTRE ASSOCIATION D ECOLE A L U.S.E.P. ET LICENCIER LES ELEVES

Transcription

1 C est avec plaisir que l équipe départementale de l U.S.E.P constituée d Anne Sophie PERNON, Directrice départementale, Claudine AUDOUX, Responsable administrative, et Dylan PULVAL-DADY, éducateur sportif, vous souhaite une bonne rentrée 2015/2016. Une nouvelle année sportive s annonce pleine de projets sportifs et éducatifs. Comme à son habitude, l U.S.E.P. sollicite votre dynamisme pour développer une vie associative, des projets de classe ou d école et la pratique sportive auprès des enfants de votre association. L U.S.E.P. est présente pour vous accompagner dans cet engagement. Comme par le passé, nous vous invitons vivement à beaucoup d attention et au respect des procédures d affiliation et de prises de licences. 1 Attention! Comme l an passé, une partie de l affiliation s effectuera directement en ligne! A l ère des nouvelles technologies, il nous parait indispensable de faire évoluer nos procédures. De plus, cette nouvelle façon de gérer les licences adultes et enfants permettra un gain de temps pour tous. Pour participer aux rencontres U.S.E.P., pendant le Temps Scolaire ou pendant le Hors Temps Scolaire, une association doit être affiliée à l U.S.E.P., les enseignants, les parents d élèves et tous les élèves participants doivent être licenciés et en possession de leur licence. Les adhérents à une association affiliée à l U.S.E.P., deviennent membres de la Ligue de l Enseignement. POUR AFFILIER VOTRE ASSOCIATION D ECOLE A L U.S.E.P. ET LICENCIER LES ELEVES : Vérifiez qu une association de loi 1901 existe bien dans votre école. Si ce n est pas le cas, les démarches sont simples : visitez notre site : ou contactez l équipe départementale : au ou ufolep.usep77@orange.fr. U.S.E.P. DE SEINE ET MARNE Maison de l Enseignement Impasse du Château LA ROCHETTE - Tél. : Télécopie : ufolep.usep77@orange.fr site internet : Bureaux ouverts de 8 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 30 à 17 h 30 Retrouvez l actualité de l USEP 77 et tous les documents d affiliation sur notre site internet :

2 1. AFFILIATION DE L ASSOCIATION DE L ECOLE 2 Pour procéder à l affiliation de votre association d école, vous devez appeler l U.S.E.P.au afin de connaitre, sauf si vous étiez déjà affiliés en (les identifiants et codes ne changent pas d une année sur l autre) : - Vos identifiants Webaffiligue et votre mot de passe. (un mail vous sera adressé. Il suffira de faire un «copier-coller»). - Nous faire connaitre votre structure d école : TPS, PS, MS, Connectez-vous sur le site :

3 Composez vos identifiants : Utilisateur : il s agit de votre numéro d affiliation USEP. Il commence par 077 suivi de 6 chiffres. 3 Il est inscrit sur le document bleu «Demande d affiliation USEP» en haut à gauche. Ce numéro ne change jamais. Mot de passe : envoyé par mail sur simple appel téléphonique au (faire un «copier-coller»). Attention, si vous souhaitez effectuer l affiliation des adultes et des enfants, vous devez faire la demande d identifiants au moins la veille de la connexion, afin que le serveur puisse enregistrer le mot de passe. 2. AFFILIATION DES ADULTES DE L ASSOCIATION DE L ECOLE Vous êtes à présent connecté sur votre dossier :

4 4 Cliquez sur la gauche de l écran sur la ligne «adhérents» :

5 5 Sur l écran tous les adhérents licenciés apparaissent : Logo rond vert : il s agit d un licencié case à cocher : il s agit d un licencié dans le passé mais dont la licence n a pas été renouvelée. Pour valider cette licence, il suffit de cliquer dans la case. page : cliquer sur cette page pour modifier les coordonnées de la personne (correction du nom, prénom, adresse, date de naissance et mail).

6 ATTENTION : SI VOUS SOUHAITEZ MODIFIER UNE LICENCE : 6 Pour rappel pour modifier une licence il vous suffit de cliquer sur l icône page comme indiqué ci-dessus. La case «licencié» doit être cochée. Puis précisez s il s agit d un «animateur USEP», c est-à-dire une personne intervenant sur les mercredis Hors Temps Scolaire, ou sur l une des rondes USEP (cyclo ou pédestre). Enfin, cochez la case «formateur» si la personne est en possession du FIF (Formateur USEP).

7 7 N oubliez pas de cliquer sur «terminer» en bas de page. Les modifications ne seront effectives que le lendemain. Un nouveau logo apparait :. Celui-ci vous indique le changement en cours. Vous devez effectuer le transfert des données en cliquant en haut à droite de l écran

8 8 Un message apparait alors qui résume votre demande : s il s agit de ce que vous souhaitez, cliquez sur oui. Si ce n est pas le cas, cliquez sur non. Un informe le correspondant de l association (celui qui va gérer le serveur «webaffiligue»), mais aussi l adhérent si vous avez renseigné son ainsi que l USEP.

9 ATTENTION : SI VOUS SOUHAITEZ AJOUTER UNE LICENCE ADULTE : 9 Cliquez sur «Ajouter un adhérent» en haut à droite de l écran. Cliquez sur les dates de la saison en cours. Renseignez les items suivants : nom, prénom, date de naissance, adresse et (au moins pour le président, trésorier et secrétaire). Puis cliquer sur «terminer» en bas de la page.

10 10 Vous devez effectuer le transfert des données en cliquant en haut à droite de l écran 3. AFFILIATION DES ENFANTS DE L ASSOCIATION DE L ECOLE Comme il s agit de la deuxième année de fonctionnement du Webaffiligue, les élèves saisis en sont dans la base de données, vous ne devrez saisir que les nouveaux élèves.

11 Cliquez sur «Ajouter un enfant» en haut à droite de l écran juste à côté de l icône «Ajouter un adhérent» 11 Cliquez sur les dates de la saison en cours. Renseignez les items suivants : nom, prénom, date de naissance, sexe et la section (de la PS, Petite Section jusqu au CM2, Cours Moyen 2 ème année). Puis cliquer sur «terminer» en bas de la page. Vous devez effectuer le transfert des données en cliquant en haut à droite de l écran Cette procédure achevée, vous devez adresser à l USEP par la voie postale, les documents obligatoires (voir pages 13 à 16).

12 4 LES TARIFS AFFILIATION ET LICENCES AFFILIATION ANNUELLE DE L ASSOCIATION 81,00 LICENCE USEP ENFANT 5,80 12 LICENCE USEP ADULTE (ENSEIGNANT, PARENT, ASEM, ETC) 22,00 LICENCE USEP ADULTE «SPECIALE ANIMATEUR HTS» ET ENSEIGNANTS ET/OU ACCOMPAGNATEURS RONDES 16,50 Dès l enregistrement sur webaffiligue des adhérents (adultes et enfants) et dès réception à l USEP des documents obligatoires : - Bordereau demande d affiliation d une association scolaire à la Ligue de l Enseignement saison 2015/ Fiche diagnostic - Liste homologation adultes - Contrat M.E.E., Inscription aux activités H.T.S., Visa fédéral «SACEM-SACD» (facultatifs) L USEP procèdera à l affiliation de votre association et vous adressera la facture correspondante ainsi que les licences. N.B. : - la prise de 3 licences adultes minimum est OBLIGATOIRE - le (la) président (e) et le (la) trésorier (e) doivent posséder la licence USEP

13 5 LES DOCUMENTS OBLIGATOIRES A ENVOYER A L USEP LE BORDEREAU «DEMANDE D AFFILIATION D UNE ASSOCIATION SCOLAIRE A LA LIGUE DE L ENSEIGNEMENT SAISON 2015/2016» rempli (modifié si besoin), daté et signé. 13 Veuillez compléter toutes les rubriques. Pour les bordereaux pré-remplis, modifiez les rubriques, le cas échéant. Toutes ces indications sont indispensables dans la saisie de votre dossier. Nous insistons sur le fait de bien préciser les coordonnées complètes des membres du bureau de l association (président, secrétaire et trésorier).

14 LA FICHE DIAGNOSTIC 14 Ce document est indispensable et doit être joint à votre envoi. Pour toutes les associations, veuillez seulement remplir le 1 er cadre du recto, datez et signez au bas du verso. Pour celles qui participent en plus aux rencontres Hors Temps Scolaire, veuillez compléter également le cadre du verso.

15 LA LISTE DES ADHESIONS ADULTES (NOUVEAUX ADHERENTS) 15 Pour l homologation des licences adultes, après avoir procédé informatiquement à leur enregistrement sur webaffiligue, complétez la liste des adhésions : nom, prénom, date de naissance, adresse. Recto : destiné aux enseignants et/ou parents et/ou ASEM,etc. Verso : destiné UNIQUEMENT aux animateurs USEP et/ou enseignants et parents accompagnateurs constants sur les rondes cyclo et pédestres. Cette liste doit correspondre intégralement à l enregistrement effectué sur webaffiligue, et doit être adressée avec les autres documents.obligatoires.

16 LA LISTE DES MEMBRES INSCRITS DE L ASSOCIATION (ANCIENS ADHERENTS) 16 Pour l homologation des licences adultes, cochez les personnes qui ré adhèrent. Si des changements d adresse sont à effectuer et/ou si vous constatez des erreurs, veuillez procéder à la correction directement sur la liste. Cette liste doit correspondre intégralement à l enregistrement effectué sur webaffiligue, et doit être adressée avec les autres documents.obligatoires.

17 6 LES DOCUMENTS FACULTATIFS LE CONTRAT M.E.E.- Ce document est obligatoire si vous souhaitez obtenir le contrat d établissement. LES CONTRATS M.E.E. (Multirisque Etablissement d Enseignement) SERONT TACITEMENT RECONDUITS A COMPTER DU 1 er NOVEMBRE Ce contrat est destiné aux établissements d enseignement. Les personnes physiques garanties : les dirigeants et les enseignants de l établissement pour tout dommage ne relevant pas d une réparation légalement à la charge de l Etat, les enfants, élèves et étudiants, les stagiaires, les aides bénévoles. Les activités garanties : ce sont les activités pratiquées à l extérieur de l établissement (y compris celles facultatives dont l assurance est obligatoire) les services scolaires organisés par les associations scolaires de l établissement (cantines, restaurants scolaires, garderies, études surveillées), et enfin les activités socio-éducatives, pédagogiques et sportives organisées (classes de découverte, activités des coopératives scolaires, activités sportives complémentaires relevant de l USEP). Attention : 1 seul contrat par association. Dans le cas d un R.P.I., c est l établissement où l association a été déclarée qui adressera le bordereau de souscription. A noter : si tous les élèves de l établissement sont titulaires d une carte USEP, le contrat «M.E.E.» sera accordé gratuitement, moyennant cependant la régularisation du bordereau de souscription spécifique qui devra être joint à l envoi. Durée de l assurance : les garanties prennent effet à la date de réception du bordereau de souscription et se terminent au 31 août de l année suivante. Toutefois, les garanties sont maintenues à la rentrée si l établissement renouvelle son adhésion avant le 31 octobre.

18 L INSCRIPTION AUX ACTIVITES HORS TEMPS SCOLAIRE 18 Ce document récapitule toutes les inscriptions aux rencontres Hors Temps Scolaire. Les inscriptions (1 fiche par école) devront parvenir à l USEP pour le 30 septembre 2015, dernier délai.

19 LE VISA FEDERAL «SACEM-SACD» 19 Si vous souhaitez recevoir le Visa fédéral «SACEM-SACD», ce document est à retourner au service AFFILIATIONS-ASSURANCES, 11 Rue de la Libération VAUX LE PENIL Il est rappelé qu il est obligatoire pour toutes les associations adhérentes qui souhaiteraient bénéficier d un tarif préférentiel auprès de ces organismes.

20 7 LES DOCUMENTS D INFORMATION LE BULLETIN SPECIALE USEP 20 Dans ce document, vous y trouverez toutes les activités que propose l U.S.E.P. pour l année scolaire 2015/2016.

21 LE CALENDRIER TEMPS SCOLAIRE 2015/ Les dates d inscription sont à respecter auprès de votre CPC/EPS au risque de voir votre participation refusée. Ce calendrier sera diffusé par le CPC/EPS de votre circonscription aux écoles affiliées et non affiliées.

22 APAC ASSURANCES «BULLETIN D INFORMATION» 2015/ Document à lire attentivement.

23 DECLARATION DE SINISTRE 23 La déclaration de sinistre est à remplir par le (la) président (e) de l association à laquelle appartient l adhérent même si le sinistre se produit lors d une manifestation organisée par une autre association. Ce document sera à adresser à : Bureaux APAC Nationale 21 Rue Saint Fargeau CS PARIS CEDEX 20

24 8 QUELQUES CONSEILS 1 Appelez les services de l USEP ( ) la veille de votre connexion 2 Préférez l utilisation de Google Chrome ou Mozilla 3 Vous n êtes pas obligé de transférer à chaque ajout, vous pouvez interrompre la saisie et transférer en fin de journée. 4 Quand vous avez terminé, pensez à vous déconnecter plutôt que de fermer la fenêtre internet avec la croix rouge 5 Les modifications ne seront effectives que 48h après le transfert des données. 6 En parallèle, adressez les documents obligatoires et/ou facultatifs à : 24 USEP - Maison de l Enseignement Impasse du Château LA ROCHETTE 9 LA FACTURATION Le règlement de l affiliation de l association ne s effectue qu à réception de la facture correspondante et des licences nominatives (adultes et enfants). N hésitez pas à contacter l USEP au pour toute demande de renseignements complémentaires. Bonne rentrée!