Remplir un profil de voyageur. Voyageurs et organisateurs

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1 Remplir un profil de voyageur Voyageurs et organisateurs

2 Tant à titre de voyageur que d organisateur vous serez responsable de remplir votre profil dans le portail SVP. Vous pouvez stocker une vaste gamme de données dans un environnement sécuritaire; ces données comprennent notamment des informations sur vos voyages, des informations de contact, vos préférences de voyage et vos programmes de fidélité. Vous pouvez de plus nommer des organisateurs de voyage ou des groupes d'organisateurs. Ils peuvent ainsi gérer votre profil et effectuer des réservations pour vous. En remplissant votre profil vous permettez à l'outil de réservation en ligne d'entrer au préalable vos renseignements personnels, accélérant ainsi le processus de réservation. Votre profil peut également être visualisé par l'agent de voyage lorsque vous faites des réservations directement avec lui. Les organisateurs de voyage ont la possibilité d'avoir accès à leurs profils de voyageur et à les modifier au besoin. Table des matières du guide 1.0 Accès au portail SVP Accès à votre profil de voyageur Renseignements personnels Saisie des informations sur votre adresse Autorisation d un organisateur de voyages ou d un groupe d'organisateurs de voyage Changement des informations de sécurité Organisateurs de voyage

3 1.0 Accès au portail SVP 1.1 Lancement de votre navigateur. Le portail SVP est accessible par Internet et certains ministères peuvent exiger votre mot de passe pour l'internet. Le portail prend en charge les navigateurs Firefox, Chrome (les deux versions les plus récentes) et Internet Explorer IE Saisissez à la barre d'adresse. Il s'agit d'une nouvelle adresse, différente de celles que vous utilisiez auparavant pour réserver des voyages. 1.3 Sélectionnez la langue de votre choix. Vous serez redirigé vers la Page d activation. Ajoutez le lien à vos favoris dans le navigateur. 3

4 1.4 Saisissez votre nom d utilisateur (NIV). 1.5 Saisissez votre mot de passe. 1.6 Cliquez sur Connexion pour poursuivre. Vous serez redirigé vers le Portail SVP

5 2.0 Accès à votre profil de voyageur 2.1 Cliquez sur Gérer profil pour avoir accès à votre profil. Le système vous redirigera vers la page Accueil voyageurs pour la gestion des profils Menu Mes renseignements. Lorsqu'une option du menu est sélectionnée, la page connexe s'affiche et vous permet de voir et de modifier votre profil. La page Accueil voyageurs s'affiche implicitement. Un message de bienvenue ainsi qu'un avertissement précisant que toute modification apportée peut avoir des répercussions sur votre profil y sont indiqués. Le guide Aide est accessible en tout temps. Lorsque vous le sélectionnez, un menu déroulant s'affiche et montre les informations détaillées relatives aux sections dans votre profil. Le guide Aide est disponible dans tout le profil comme outil de consultation rapide pour les utilisateurs. 5

6 3.0 Renseignements personnels 3.1 Mise à jour de vos Renseignements personnels Cliquez sur Renseignements personnels dans le menu de navigation à gauche de l'écran. La page d'accueil de Renseignements personnels s'affiche Saisissez les nouveaux renseignements ou les renseignements supplémentaires dans les champs appropriés Cliquez sur Enregistrer. Les nouveaux renseignements seront alors enregistrés. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Choix de langue : English Canadian ou Français - Canada. Vous devez fermer le produit en cours et y revenir pour que cette modification entre en vigueur. Exemple Vous devez cliquer sur le bouton Accueil et retourner à Gérer le profil pour que le choix de langue soit mis à jour. Le fait de changer la langue modifiera la langue dans tout l'outil; de plus les confirmations seront transmises dans la langue choisie dans la section du profil du voyageur Vous devez voir à ce que dans vos Renseignements personnels, le nom que vous avez donné corresponde au nom inscrit dans votre passeport. Si vous n'êtes pas certain, vérifiez directement dans votre passeport. Vous pouvez donner un pseudonyme dans la case Prénom d'usage. Si un autre prénom est saisi dans le système, il faut le saisir au long, tel qu'il figure sur le passeport plutôt que de n en saisir qu'une initiale. 6

7 Sélectionnez une catégorie à modifier dans le menu en haut de la page pour naviguer jusqu'au formulaire de votre choix. Lorsqu'un sujet est sélectionné, les détails s'inscrivent à l'écran. 3.2 Mettez à jour vos Coordonnées Cliquez sur l'onglet Coordonnées. La page des Coordonnées s affichera Saisissez les détails des coordonnées qui doivent être obligatoirement indiqués. Adresse électronique Numéros de téléphone Cliquez sur Enregistrer. Les nouvelles coordonnées seront alors sauvegardées. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Il est recommandé de saisir les Coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence (parent le plus proche)

8 Cliquez sur l'onglet Détails de l'entreprise. La page des Détails de l entreprise s'affiche Entrez les détails de vos coordonnées : Classe Voyageur Catégorie Directive sur les voyages Pays d'accueil Employé - Ville de résidence Préfixe NAV Cliquez sur Enregistrer. Les nouveaux Détails de l'entreprise seront alors sauvegardés. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Sélectionnez soigneusement l'option Préfixe NAV compte tenu qu'il s'agit d'une liste de tous les préfixes NAV de votre ministère. Si vous ne connaissez pas votre préfixe NAV, veuillez consulter l'administration des finances de votre ministère

9 3.4 Mise à jour des Informations de carte de crédit. Ce formulaire vous permet de stocker les détails de carte de crédit dans votre profil. Vous pouvez ajouter plus d'une carte; vous pouvez de plus régler chaque carte pour qu'elle serve à une ou à plusieurs choses Ajouter une nouvelle carte. a) Cliquez sur Nouveau. Les champs du formulaire pourront être modifiés b) Tapez le nom du titulaire de la carte exactement comme il figure sur la carte dans le champ Nom du titulaire de carte. c) Cliquez sur la flèche descendante du Type de carte et sélectionnez l'option appropriée. d) Saisissez le Numéro de carte. Le numéro est validé par rapport au Type de carte. Ne mettez ni espaces ni tirets entre les chiffres. 9

10 a) Saisissez la Date d'expiration selon le format affiché. b) Sélectionnez les cases à cocher Réservations d'hôtel ou Location de voiture, ou les deux. Il faut sélectionner au moins une catégorie. Vous pouvez utiliser la même carte de crédit pour garantir de multiples types de voyage. On ne peut inscrire qu une seule carte de crédit par type de voyage. Ainsi, vous pouvez utiliser la même carte Visa pour garantir les réservations d'hôtel et de location de voiture. Toutefois, si vous vous servez votre carte Visa pour ces types de voyage, il n'est pas possible d'ajouter une seconde carte pour garantir ces mêmes types de voyage. c) Cliquez sur Enregistrer. La carte sera affichée dans la liste. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. S'il manque des informations ou si elles ont été saisies incorrectement, un message d'erreur s'affichera. 10

11 Toute carte de crédit déjà inscrite à votre profil est affichée dans les Informations de carte de crédit existantes. Vous pouvez également choisir une carte déjà inscrite et en modifier les informations. Lorsque le numéro de carte de crédit est entré, le système s'assurera que vous avez inscrit les informations dans le format requis. Si le numéro entré n'est pas valide, le système affichera un message d'erreur Cliquez sur l'onglet Carte de crédit. La page Carte de crédit s'affichera Modification d'une carte a a) Cliquez sur Sélectionner à droite de la carte à modifier. b) Sélectionnez les cases à cocher Réservations d'hôtel ou Location de voiture, ou les deux. Il faut sélectionner au moins une catégorie. c) Révisez chacun des cases que vous voulez modifier. d) Cliquez sur Enregistrer. Les nouvelles Informations de carte de crédit seront sauvegardées. La section inférieure du formulaire affichera maintenant les valeurs stockées pour cette carte. Certains chiffres de la carte stockée sont cachés et remplacés des X pour protéger la carte et prévenir les fraudes d À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications Suppression d'une carte. a) Cliquez sur Supprimer à droite de la carte à supprimer. Un message de confirmation s'affichera. b) Cliquez sur OK pour supprimer la carte du système. La carte est supprimée de la liste. 11

12 3.5 Mise à jour des informations relatives au passeport. (Passeport 1) Les informations pour le passeport principal devraient être inscrites à l'onglet Passeport 1. Note : Les onglets Passeport 2, 3 et 4 ne concernent pas le Gouvernement du Canada Cliquez sur l'onglet Passeport 1. La page des Informations relatives au passeport s'affichera Saisissez les informations relatives au passeport. Il est recommandé de remplir tous les champs directement dans la page des Informations relatives au passeport Cliquez sur Enregistrer. Les Informations relatives au passeport seront sauvegardées. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications

13 3.6 Mise à jour des informations de visa Ajouter des visas a) Dans la section inférieure de la page des Informations relatives au passeport, sous Ajouter/mettre à jour les informations de visa, cliquez sur Nouveau visa (a-f) b) Saisissez le Pays. c) Saisissez le Numéro du visa. d) Saisissez la date de délivrance, selon le format affiché. e) Saisissez la date d expiration, selon le format affiché. f) Si vous les connaissez, saisissez les autres informations non obligatoires. g) Cliquez sur Enregistrer. Le visa sera enregistré sous la mention visas détenus g À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications Mise à jour des informations de visa. a) Cliquez sur Sélectionner à droite de la carte à modifier. La section inférieure du formulaire affichera maintenant les valeurs stockées pour ce visa Supprimer un visa a) Pour supprimer un visa, cliquez sur Supprimer. b) Cliquez sur OK pour supprimer le visa du système. Un message de confirmation s'affichera. b) Modifier les champs appropriés. c) Cliquez sur Enregistrer. La mise à jour des informations sera sauvegardée. À défaut, cliquez sur Annuler pour effacer les modifications. 13

14 3.7 Saisissez vos Détails de la gestion des dépenses. Selon la configuration de votre ministère, ces champs peuvent déjà être remplis. S'ils ne le sont pas, consultez le groupe d'administration des finances de votre ministère Vous devez remplir tous les champs obligatoires de cette page pour être en mesure d'utiliser l'outil de gestion des dépenses. Approbateur par défaut Lorsque vous commencez à saisir le prénom de votre Approbateur par défaut, un menu déroulant s'affiche. Sélectionnez le nom de l'approbateur pertinent. Groupes de débit sélectionnez Tous les codes. Groupes d'espèces sélectionnez l'option appropriée. Code de l'entreprise Domaine fonctionnel Centre de coûts Activité Projet Ordre Élément OTP Région BMC Cliquez sur Enregistrer. Les nouveaux détails seront sauvegardés. À défaut, cliquez sur Annuler pour effacer les modifications. 14

15 4.0 Saisie des informations sur votre adresse 4.1 Mise à jour de l'adresse d'affaires Cliquez sur l'onglet Adresse d affaires. La page des détails sur l'adresse d'affaires s'affiche Cliquez sur le lien Sélectionner dans la liste Une liste d'adresses d'affaires se remplira Faites défiler la liste pour trouver l'adresse appropriée. Ou saisissez le nom de la ville/localité dans le champ de recherche pour filtrer la liste Cliquez sur Rechercher Cliquez sur Sélectionner pour choisir l'adresse appropriée. La nouvelle adresse s'inscrira Cliquez sur Enregistrer. La nouvelle adresse sera stockée dans le système. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Sélectionnez le bouton radio Utiliser comme adresse de remise pour que votre adresse d''affaires devienne votre adresse de remise

16 4.2 Mise à jour de l'adresse domicile Cliquez sur l'onglet Domicile. L'écran de l'adresse domicile se remplira Modifiez les champs appropriés Cliquez sur Enregistrer. Les détails de votre nouvelle adresse seront stockés À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Sélectionnez le bouton radio Utiliser comme adresse de remise pour que votre adresse de domicile devienne votre adresse de remise

17 4.3 Saisie d'une Adresse domicile alternative. Il est possible de saisir une adresse de remise Alternative. Pour saisir une adresse d'affaires dans le champ de l'adresse alternative, suivez les étapes décrites au point Pour ajouter une adresse Personnelle dans le champ d'adresse Alternative, suivez les étapes décrites au point Cliquez sur l'onglet Alternative pour voir le champ d'adresse Saisissez les détails de l'adresse en tapant les nouveaux détails dans les champs de l'adresse Cliquez sur Enregistrer. Les détails de votre nouvelle adresse seront stockés À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Vous pouvez cocher le bouton radio Utiliser comme adresse de remise pour que votre adresse alternative devienne votre adresse de remise. 17

18 5.0 Autorisation d un organisateur de voyages ou d un groupe d'organisateurs de voyage 5.1 Nommez un groupe d'organisateurs Cliquez sur Organisateurs autorisés dans le menu de navigation à gauche de la page. La page de recherche d''un groupe d'organisateurs/d'un organisateur s'affiche Saisissez le Nom du groupe d organisateurs dans le champ de recherche. Si vous ne pouvez vous souvenir du nom complet du groupe d'organisateurs, vous pouvez saisir les trois premières lettres du nom du groupe Cliquez sur Rechercher. Le critère de recherche correspondant sera inscrit Cherchez dans les résultats pour localiser le groupe approprié. Cliquez sur le nom du groupe pour voir les noms des organisateurs qui forment le groupe Cliquez sur le lien Sélectionner à côté du nom du groupe pertinent pour autoriser le groupe. Le groupe d'organisateurs sélectionné s'affiche maintenant dans la liste des Organisateurs de voyage autorisés

19 5.2 Autorisation d'un organisateur de voyage Cliquez sur Organisateurs autorisés dans le menu de navigation à gauche. L'écran de recherche des organisateurs de voyage s'affiche Saisissez le Prénom ou le Nom de l'organisateur dans le champ pertinent Cliquez sur Rechercher. Le critère de recherche correspondant sera inscrit Cherchez parmi les résultats donnés pour localiser l'organisateur de voyage approprié Cliquez sur Sélectionner. Le groupe d'organisateurs sélectionné s'affiche maintenant dans la liste des Organisateurs de voyage autorisés. 5.3 Supprimer un organisateur de voyage ou un groupe d organisateur de voyage Cliquez sur Supprimer à côté du nom du groupe d'organisateurs ou de l'organisateur Confirmez la suppression d'un organisateur ou d'un groupe d'organisateurs. 19

20 6.0 Changement des informations de sécurité Vous pouvez modifier votre mot de passe ou la question de sécurité, ou les deux, en tout temps. Vous pouvez avoir accès aux deux fonctions à partir du lien Modifier le mot de passe. 6.1 Modifier le mot de passe Cliquez sur Modifier le mot de passe dans le menu de navigation à gauche Saisissez votre Mot de passe actuel Saisissez votre nouveau mot de passe Confirmez le nouveau mot de passe Cliquez sur Enregistrer. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications. Les mots de passe doivent comporter de 8 à 16 caractères et comprendre au moins un caractère de chacune des catégories suivantes : Lettres en majuscule Lettres en minuscule Chiffres Non-alphanumériques (! + ; - % : $) 6.2 Modifier votre question de sécurité Cliquez sur la flèche à droite du champ de la Question de sécurité et sélectionnez la nouvelle question dans la liste fournie. Lorsque vous aurez choisi une question différente, la case de Réponse à la question de sécurité s'efface Tapez la réponse à la question de sécurité dans le champ Réponse à la question de sécurité. Votre réponse est sensible à la casse Cliquez sur Enregistrer. Votre question de sécurité a été mise à jour. À défaut, vous pouvez cliquer sur Annuler pour effacer les modifications

21 7.0 Organisateurs de voyage 7.1 Rechercher un utilisateur. Vous pouvez utiliser cette zone pour chercher un voyageur qui vous a désigné comme son organisateur. Lorsque vous avez localisé le voyageur, vous pourrez, à partir de cette section, avoir accès et modifier le profil de ce voyageur seulement Cliquez sur Recherche d un utilisateur dans le menu de navigation de gauche La page Rechercher un utilisateur s affiche Saisissez un des critères ou plusieurs des critères suivants pour lancer la recherche : Prénom Nom Ministère Cliquez sur Rechercher. Une liste des correspondances à vos critères de recherche s'affiche Si plus d'un résultat correspond au critère précisé, une liste s'affiche. Vous pouvez modifier les critères et lancer une nouvelle recherche pour réduire le nombre de résultats ou défiler dans les résultats et sélectionner l'utilisateur recherché. Vous ne pourrez voir que les utilisateurs pour lesquels vous êtes autorisé à faire des réservations Lorsque le voyageur approprié a été identifié, cliquez sur Sélectionner. Le profil du voyageur s'affiche

22 7.2 Modification d'un profil d utilisateur Mes renseignements touchent les renseignements personnels dans votre profil à titre d'organisateur de voyage. Accueil voyageurs vous ramène à votre profil Menu voyageurs porte sur le profil du voyageur. Vous pouvez naviguer dans le profil du voyageur comme vous le feriez dans le vôtre. À titre d'organisateur de voyage qui modifie le profil du voyageur, vous n'aurez pas accès à la modification du mot de passe ou de la question de sécurité du voyageur. Vous pouvez entrer dans la section des organisateurs autorisés et nommer d'autres organisateurs de voyage au nom du voyageur. Le nombre d'organisateurs qui peut être ajouté est illimité. Une note s'affichera dans la partie supérieure du profil pour vous informer du profil que vous êtes à modifier