Annulation plus de 42 jours avant le départ : L acompte versé sera conservé par CIVEL

Transcription

1 Merci de parapher toute les pages et signer le document CONDITIONS GENERALES Les présentes conditions générales de vente et les éventuelles conditions particulières mentionnées dans le dossier d inscription constituent l intégralité des informations préalables sur les séjours linguistiques proposés par CIVEL et font partie intégrante du programme de séjour choisi par le participant. 1. Inscription Le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) doit compléter et signer les documents figurant dans le dossier d inscription afférent au programme de séjour choisi. Une fois rempli le dossier d inscription doit être retourné à CIVEL accompagné des pièces administratives à fournir qui sont listées dans le dossier d inscription, du règlement de l acompte et de la cotisation mentionnés dans le contrat. Toute inscription implique le fait que le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) accepte sans réserve les présentes conditions générales de vente figurant dans le dossier d inscription de CIVEL. 2. Modification de l inscription Annulation 2.1. Modification de l inscription Si le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) souhaite changer de formule de cours, d hébergement ou de date, tout en restant dans la même école, CIVEL pourra s occuper de ce changement, sous réserve de places disponibles et de l accord de l école partenaire choisie. Pour être recevable, toute demande de modification doit parvenir à CIVEL par lettre recommandée avec AR impérativement plus de 30 jours avant votre départ. Cette prestation donnera lieu à une facturation complémentaire de 80 Si le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) souhaite changer le programme de l école avant le départ, il faudra effectuer une nouvelle inscription et régler les frais correspondants indiqués ci-dessus ainsi que les éventuels frais d annulation appliqués par l école initialement sélectionnée Annulation de l inscription Dans le cas où CIVEL serait dans l obligation d annuler un séjour, il vous sera proposé : soit de choisir un autre séjour de même valeur soit d être remboursé de l intégralité des sommes versées. En cas d annulation de votre part, toute annulation de séjour devra être adressée à CIVEL par lettre recommandée avec AR plus de 42 jours avant la date de départ. Les pénalités appliquées seront les suivantes : Annulation plus de 42 jours avant le départ : L acompte versé sera conservé par CIVEL

2 Annulation de 42 à 20 jours avant le départ : Il sera retenu par CIVEL les sommes déjà engagées : 80% du prix total du séjour (frais de transport, frais de secrétariat, frais engagés dans le pays étranger, etc ) Annulation moins de 20 jours avant le départ : Le prix du séjour sera intégralement retenu par CIVEL Quelle que soit la date d annulation, la cotisation versée à CIVEL lui restera acquise. Il vous appartient de vérifier auprès de votre compagnie d assurance que la police d assurance que vous aurez souscrite couvre le remboursement des frais d annulation. 3. Prestations de CIVEL et des écoles partenaires Les prestations de CIVEL et/ou des écoles partenaires sont à jour à la date d inscription et sont décrites dans le programme de séjour qui vous sera remis avec le dossier d inscription. Elles peuvent être modifiées sans préavis par CIVEL ou par les écoles partenaires. 4. Prix des prestations Modalités de paiement Modification Le coût du séjour est indiqué dans le programme de séjour qui vous sera remis lors de l inscription. Il fait l objet d une demande d acompte payable à l inscription et du paiement d un solde qui doit impérativement intervenir 6 semaines avant le départ. A défaut, CIVEL se réserve le droit d annuler le séjour et dans ce cas, l acompte versé ainsi que le montant de la cotisation, demeurent acquis à CIVEL, à titre indemnitaire. CIVEL se réserve le droit de modifier les prix en cas de changements imprévisibles tels que fluctuations monétaires, augmentation des primes d assurance, souscription d assurance particulière en fonction du pays d accueil, introduction ou modification des taxes d Etat, des taxes aériennes, du prix du carburant En aucun cas ces modifications ne pourront donner lieu de la part du participant à l annulation de son séjour. Dans l hypothèse où le séjour du participant serait interrompu ou prolongé pour une raison qui lui serait imputable (perte de son passeport, maladie, ), les frais notamment de transport, d hébergement et de nourriture du participant et de l accompagnateur de CIVEL seront intégralement supportés par le participant. 5. Absences et jours fériés En cas d arrivée tardive ou d absence, totale ou partielle, à un ou plusieurs cours, aucun remboursement ne sera accordé. Les périodes d absence ne pourront être compensées, sauf à titre exceptionnel et uniquement à la discrétion de l école partenaire. Les cours n ont pas lieu pendant les jours fériés du pays d accueil, les périodes de congés, et ne seront pas rattrapés, sauf disposition particulière figurant dans les conditions particulières de l école partenaire choisie. Les programmes juniors comprennent un ensemble de prestations organisées (cours, activités, excursions, repas) pour lesquelles la participation est obligatoire. Toute absence sera relevée par l école partenaire, et le parent/représentant légal en sera informé. Les absences répétées et non

3 justifiées seront considérées comme une infraction au règlement de l école et peuvent faire l objet d un renvoi. 6. Réserves de CIVEL CIVEL et ses écoles partenaires se réservent le droit : de refuser une inscription si le candidat ne remplit pas les conditions exigées par le programme, de refuser une inscription ou de renvoyer un participant si son comportement nuit au bon fonctionnement du programme de séjour ou au groupe, s il contrevient aux règles de l établissement ou s il enfreint la loi du pays d accueil. Tous les frais liés y compris les frais afférents au voyage de retour, amendes, etc. seront à la charge du participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur). Le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) est également responsable des dégâts, pertes ou vols occasionnés durant son séjour. Toute fausse déclaration au moment de l inscription peut entraîner le refus d inscription du participant et/ou son renvoi en France aux frais des parents si la session est commencée. Les écoles partenaires de CIVEL demandent généralement au participant, ou au représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur, de signer une ou plusieurs décharges concernant les autorisations et la compréhension des règles en vigueur. Les formulaires sont joints dans le programme de séjour adressé par CIVEL. Les documents requis doivent impérativement être renvoyés signés en même temps que le dossier d inscription à CIVEL, à défaut, le programme réservé sera automatiquement annulé. Si un participant n est pas à l aise dans sa famille d accueil, CIVEL fera son possible pour trouver une autre famille, mais uniquement si le motif invoqué par le participant est justifié 7. Responsabilité de CIVEL CIVEL ne peut être tenue pour responsable de l impossibilité à assurer des prestations initialement prévues en raison de défaillance de ses prestataires de service, de conflits, ou de troubles graves échappant à son contrôle. CIVEL ne pourra être tenue pour responsable de pertes, dommages subis par des personnes ou par des biens et ce quelle qu en soit la cause. CIVEL est responsable en qualité d agent de séjours linguistiques pour l exactitude des informations figurant dans les différents programmes de séjour et le choix consciencieux des écoles partenaires, des prestataires de services et des familles d accueil françaises. CIVEL ne saurait être tenu responsable des éventuelles modifications de programme (cours, classes, (détails du logement), changement de famille avant le départ et durant le séjour etc.) auxquelles ses écoles partenaires peuvent être contraintes. CIVEL ne pourra en aucun cas être tenue responsable en cas d accident sur le lieu de séjour ou lors du voyage. Seule la responsabilité du prestataire de service (école, compagnie aérienne ) pourra être engagée. CIVEL ne peut être tenu pour responsable des accidents ou des incidents qui seraient dus à l imprudence individuelle d un participant, ou à celle d un tiers, lors de son séjour linguistique. Chaque participant doit se conformer aux règles de prudence et suivre les conseils donnés par le personnel et le règlement intérieur de l école. Aucun remboursement ou indemnité ne pourra être réclamée dans ce cas.

4 CIVEL n assume aucune responsabilité pour les demandes de dédommagement liées aux arrangements aériens. Le passager est avisé que CIVEL n organise pas les voyages aériens et n intervient en la matière qu à titre d intermédiaire, excepté pour les programmes à destination de l AUSTRALIE. 8. Sortie du participant non accompagné, Les sorties du participant mineur non accompagné d un membre adulte de sa famille d accueil ne sont pas autorisées après 20 heures. Pour les sorties exceptionnelle en journée du participant mineur, une autorisation préalable et écrite sera demandée à son représentant légal.. En tout état de cause, l autorisation donnée est subordonnée à la décision finale du responsable local, de l accompagnateur CIVEL ou de la famille d accueil, qui peuvent annuler ou modifier cette autorisation s ils le jugent nécessaire. Pendant les sorties organisées par CIVEL, les participants auront quartier libre pour effectuer du shopping et ne seront pas, pour cette occasion, placés sous la surveillance de CIVEL. Un horaire et un lieu de rendez-vous seront communiqués aux participants pour retrouver l équipe d encadrement de CIVEL. 9. Assurances Il appartient au participant (ou au représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) de contacter sa compagnie d assurance afin de lui exposer le programme de séjour et de vérifier qu il bénéficie valablement et correctement d une couverture médicale, d une assurance rapatriement et de responsabilité civile pour garantir toute difficulté pouvant survenir lors de son séjour à l étranger. Une attestation d assurance responsabilité civile écrite sera demandée par CIVEL et/ou l école partenaire au participant français ou étranger et à la famille d accueil. Si le participant ou la famille d accueil n est pas assuré(e) ou pas correctement assuré(e), le participant ou la famille d accueil devra souscrire une assurance complémentaire. Le représentant légal du participant mineur ou le participant majeur donne d ores et déjà son autorisation aux responsables, en cas d urgence, pour prendre toutes dispositions nécessaires pour administrer les premiers secours, effectuer une hospitalisation ou prévoir une intervention chirurgicale. Les frais seront à la charge du participant ou de son représentant légal s il est mineur. 10. Santé - Allergies Régime alimentaire Chaque participant doit être autonome et dans un état de santé compatible avec les déplacements, les activités et les structures d accueil. Toute allergie et/ou tout régime alimentaire particulier doivent être signalés lors de l inscription. CIVEL devra étudier chaque dossier avec le directeur de l école partenaire concernée ou la famille d accueil avant de pouvoir accepter le participant. Si un accord garantissant des conditions optimales d'accueil est trouvé, le participant reste cependant entièrement responsable lors de la prise de ses propres repas ou en cas d exposition volontaire aux substances auxquelles il est allergique. Ni CIVEL, ni les écoles partenaires ni les familles d accueil ne pourront être tenues responsables en cas d'incident.

5 11. Responsabilité du participant et/ou de son représentant légal Le participant ou le représentant légal de celui-ci s il est mineur convient que ni CIVEL, ni la famille d'accueil ne peuvent être tenues pour responsables des dommages ou problèmes causés, intentionnellement, ou non, par le participant. Il en est de même pour le participant majeur. Le participant mineur comme son représentant légal et les participants majeurs s'engagent à respecter les lois et les codes de conduite des pays de destination. Compte tenu du caractère associatif de CIVEL, dans l hypothèse où le participant serait dans l impossibilité d accueillir à son tour un correspondant et que CIVEL serait contrainte de trouver une famille d accueil susceptible d accueillir gracieusement ledit correspondant, CIVEL se réserve le droit de facturer au participant défaillant sur présentation de justificatifs les frais occasionnés par ce remplacement. 12. Décharge pour activité récréative Une décharge ou une autorisation écrite du représentant légal peut-être demandée pour des activités récréatives spéciales: voile, équitation, etc. Si le formulaire requis n est pas retourné à CIVEL en même temps que le dossier d inscription, les activités récréatives réservées seront automatiquement annulées par CIVEL. 13. Formalités Tous les participants devront impérativement se munir d une carte nationale d identité ou d un passeport pour un séjour dans l Union Européenne; ou d un passeport et d un visa pour toutes les autres destinations hors U.E. Il est de la responsabilité du participant de vérifier que ses papiers sont bien en cours de validité pour toute la durée du séjour et parfois jusqu à 6 mois après la date de retour. Les démarches administratives liées à l obtention d un visa pour l AUSTRALIE sont à effectuer par CIVEL Le refus par l administration concernée de délivrer un document (type visa) ne peut pas être opposé à CIVEL pour obtenir un remboursement des frais engagés. 14. Droit à l image En acceptant les conditions générales, le participant ou le représentant légal de celui-ci s il est mineur accepte que CIVEL ou les écoles partenaires puissent utiliser toutes photos, vidéos et/ou bandes concernant le participant, prises au cours du séjour linguistique dans l'une des écoles partenaires. Ces photos, vidéos et/ou bandes son pourront être utilisées par CIVEL ou les écoles partenaires afin de promouvoir leurs activités, sans contrepartie financière et sans autorisation supplémentaire de la part du participant ou du représentant légal de celui-ci s il est mineur. 15. Réclamation Toute difficulté rencontrée pendant le séjour doit impérativement être signalée à CIVEL dans les meilleurs délais afin de pouvoir intervenir rapidement auprès du correspondant local et/ou des familles.

6 Pour être recevable toute réclamation doit être adressée à CIVEL, par lettre recommandée avec AR, dans un délai maximum de 30 jours après la date du retour. Passé ce délai, CIVEL ne pourra plus la prendre en considération. Aucune réclamation ne sera prise en compte par CIVEL si elle n a pas été portée à son attention pendant le séjour. 16. Protection des données personnelles Conformément à la loi numéro du 6 janvier 1978 modifiée le 6 août 2004 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) dispose d un droit d accès et de rectification aux informations nominatives le concernant. Les données pourront être utilisées par CIVEL dans le cadre de l exécution du programme de séjour ainsi que pour informer le participant sur les programmes et services offerts par CIVEL. Le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) peut s opposer, sur demande et gratuitement, au traitement de ses données en contactant CIVEL. 17. Coordonnées Les coordonnées de CIVEL sont les suivantes : Madame Fabienne CEULEMANS-ETIENNEY CENTRE INTERNATIONAL DE VOYAGES ET D ECHANGES LINGUISTIQUES «CIVEL» Association Loi rue des Petites Sœur LYON. Tél : Portable : f.ceulemans@civel.asso.fr Numéro d agrément du Ministère de la Jeunesse et des Sports : J Agrément tourisme AG Police d Assurance Responsabilité Civile n HA RCP CNIL n en cours 18. Loi applicable - Différend Le programme de séjour conclu entre le participant (ou le représentant légal de celui-ci en cas d enfant mineur) et CIVEL est soumis à la loi française. A défaut de solution amiable préalable, tout différend concernant la conclusion ou l exécution du programme de séjour sera de la compétence exclusive des tribunaux compétents dépendant du ressort de la Cour d Appel de LYON. Fait à : A jour au 21/09/ 2015 Signatures du jeune et d un des parents :