Effectuer ses demandes de prise en charge et de remboursement auprès d Unifaf

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1 Le Fonds d Assurance Formation de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, privée à but non lucratif bl Effectuer ses demandes de prise en charge et de remboursement auprès d Unifaf Pensez aux Webservices Les documents à joindre Les documents à conserver par l employeur Les dépenses que finance Unifaf Comment accéder aux Webservices

2 D E M A N D E S D E P R I S E E N C H A R G E E T D E R E M B O U R S E M E N T Effectuer ses demandes de prise en Pensez aux Webservices Opter pour la saisie en ligne, c est gagner en facilité et en rapidité dans l instruction de vos demandes de prise en charge ou de remboursement. L enchaînement des écrans conçu dans une démarche pas-à-pas, l aide en ligne mobilisable à tout moment, le rapatriement des données déjà connues et la possibilité de joindre les pièces justificatives sont autant d éléments qui contribuent à vous accompagner. Vous vous laissez guider et joignez les pièces justificatives demandées. La saisie en ligne vous laisse toute latitude. Vous pouvez soit : P envoyer les pièces en format numérique, P les adresser par courrier, P opérer pour un envoi mixte : en format numérique pour une partie des justificatifs, par courrier pour les autres. Au moins 2 mois avant le début de l action de formation : Vous saisissez votre demande de prise en charge dans votre espace sécurisé sur Vous recevez un courrier d accord de financement Dès réception de votre demande de prise en charge, Unifaf procède à l étude des conditions de prise en charge (éligibilité de l action et conditions de financement) avant la réalisation de l action et vous adresse un d accord de financement via les Webservices. L'action de formation peut désormais démarrer. Au plus tard 6 mois après la fin de l action et avant le 31/12 de l année N : Vous saisissez votre demande de remboursement total (en fin de formation) ou partiel (en cours de formation) Passé le délai des 6 mois après la fin de l action, Unifaf n est plus en mesure de procéder au remboursement. Cas particuliers des formations pluriannuelles : La ou les demandes de remboursement partiel correspondant aux actions réalisées sur l année N doivent nous parvenir au plus tard le 30/09/N+1 pour une prise en charge des coûts de l année N sur le Budget de Formation Adhérent de l année N. S O M M A I R E 1 Pensez aux Webservices 2 Les documents à joindre 3 Les documents à conserver par l employeur Les dépenses que finance Unifaf Comment accéder aux Webservices bl Le Fonds d Assurance Formation de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, privée à but non lucratif

3 harge et de remboursement auprès d Un 2 Les documents à joindre Les documents à joindre à votre demande de prise en charge (étape 1) Programme de formation P Le programme de formation sert à assurer l instruction des dossiers. Il est indispensable pour pouvoir accorder une prise en charge ; sauf pour les formations qualifiantes : soit enregistrées au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) ; soit reconnues dans les classifications d une convention collective de la branche ; soit ouvrant droit à un CQP (Certificat de Qualification Professionnelle) inscrit au RNCP. Les documents à joindre à votre demande de remboursement (étape 3) Si vous ne disposez pas d un accès Webservices, vous pouvez envoyer vos demandes de prise en charge ou vos Demandes de remboursement simplifiée (DRS) par voie postale. Les imprimés sont téléchargeables sur ou peuvent être adressés par votre Service régional. P N hésitez pas à effectuer votre demande d accès aux Webservices! (voir les indications au verso). Attestations de présence P Dans tous les cas, quels que soient les frais demandés en remboursement ou en paiement à Unifaf, vous devez obligatoirement joindre un justificatif de présence. Pour les actions interentreprises, les attestations de présence doivent comporter : l en-tête, la date et la signature de l organisme de formation, les nom et prénom du salarié en formation, la dénomination de l établissement employeur, l intitulé de l action, les dates et durée de la formation, les lieux de formation. Pour les actions intra-établissement, les feuilles d émargement par ½ journée doivent comporter : l en-tête et la signature de l organisme de formation, la signature du formateur, la dénomination de l établissement employeur, l intitulé de l action, les dates, heure de début et heure de fin de la formation, le lieu de la formation, nom, prénom et signature des participants. Facture de l Organisme de Formation P Si vous demandez à Unifaf le règlement des frais pédagogiques, deux possibilités existent : Soit vous mandatez Unifaf pour régler directement l organisme de formation (procédure recommandée) : Vous devez alors nous joindre la copie de la facture au plus tard dans les 30 jours après la date de fin de formation. Soit vous demandez le remboursement des frais déjà réglés par vous : Vous devez alors nous joindre un duplicata ou une photocopie de la facture de l organisme de formation avec attestation de règlement (date, numéro du chèque ou coordonnées du virement). Convention de formation P Les conventions classiques sont à utiliser pour les formations longues en intra ainsi que les formations pluriannuelles, car elles permettent de contractualiser la relation de l établissement avec l organisme de formation. Les conventions-factures sont réservées dans le cadre de formation inter-établissements de courte durée. La convention-facture doit contenir des informations indispensables : l intitulé de l action, la nature de la formation, la durée, les effectifs concernés, les modalités de déroulement, les sanctions de la formation, le coût de la prestation, les contributions financières éventuelles de personnes publiques.

4 ifaf 3 Les documents à conserver par l employeur Depuis 2009, afin d alléger ses démarches administratives et améliorer la qualité de ses services, Unifaf a réduit le nombre de pièces justificatives à joindre aux démarches de remboursement. Celles-ci doivent être conservées par l employeur pendant 6 ans (10 ans pour les dossiers cofinancés) : Procès verbaux de réunion du CE ou procès verbaux de carence Concernant la rémunération du bénéficiaire de la formation : le contrat de travail les bulletins de paie Concernant le versement de l allocation : les bulletins de paie sur lesquels figure le versement de l allocation de formation Concernant la formation : la convention de formation signée la (les) convention(s) de stage en cas de stage hors établissement les justificatifs originaux des feuilles de présence signées par les stagiaires en cas de formation interne et des attestations de présence si formation externe. Concernant les frais annexes (transport, hébergement, repas) : le barème de remboursement de l établissement les notes de frais des salariés en formation les justificatifs originaux En contrepartie de ces simplifications, Unifaf procède à des contrôles par échantillonage. Le cas échéant, les documents attestant de la réalité de l action et des dépenses engagées devront nous être adressés sur demande. P Retrouvez sur notre site des précisions sur le contrôle et notamment le détail des justificatifs qui pourront vous être demandés.

5 Les dépenses que finance Unifaf Coûts pédagogiques P Unifaf rembourse uniquement les coûts liés à des heures de formation réellement effectuées. Si tel n est pas le cas, les frais de formation ne peuvent pas être imputés sur la participation des employeurs au développement de la formation professionnelle continue. En conséquence, Unifaf : P ne règle ou ne rembourse aucune somme à titre d acompte ou si le salarié inscrit n a pas suivi la formation; P ne règle ou ne rembourse, en cas d interruption de la formation, que les frais de formation au prorata du temps de formation réellement suivi. Salaires et charges du bénéficiaire de la formation P Unifaf rembourse, depuis 2012, les salaires et charges du bénéficiaire de la formation correspondant à la durée de la formation suivie. Allocation de formation P Unifaf prend en charge l allocation de formation versée au salarié lorsque la formation a lieu hors temps de travail (dans le cadre de la catégorie 2 du Plan de formation ou du DIF ou de la période de professionnalisation). P Attention: L allocation de formation doit être versée au plus tard lors de la paie du mois suivant celui au cours duquel les heures de formation ont été effectuées. Frais de transport P Unifaf prend en charge les frais de transport dans l Union européenne sur la base du tarif 2 e classe des transports en commun, en privilégiant le train. En cas de déplacement nécessaire en automobile, le remboursement s effectue sur la base des taux kilométriques conventionnels en vigueur dans l établissement. Frais d hébergement et repas P Unifaf rembourse les frais de repas et d hébergement, directement liés à une action de formation, aux frais réels et dans la limite des plafonds définis chaque année par le Conseil d administration paritaire (CAP) d Unifaf ; ils sont communiqués dès décision aux adhérents (généralement en mars). Si l organisme de formation facture lui-même les frais d hébergement, ces derniers doivent être clairement distingués des frais de formation.

6 D E M A N D E S D E P R I S E E N C H A R G E E T D E R E M B O U R S E M E N T Comment accéder aux Webservices Lors de votre première visite P cliquez sur le bouton «Webservices», accessible sur la page d accueil Cet espace vous permet, en tant qu adhérent, d obtenir un accès sécurisé et individualisé aux Webservices. Suivez alors les indications pour bénéficier d un mot de passe personnel et activer votre compte Internet sans oublier de renvoyer au Service qualité / Adhésion d Unifaf le récépissé et les pièces éventuelles demandées (qui conditionnent l ouverture de l accès). 2 Lors d une visite ultérieure P il vous suffira de vous identifier en renseignant : votre adresse (celle indiquée lors de votre identification), votre mot de passe. 3 Et si votre situation évolue et que vous souhaitez : mettre à jour vos données personnelles, sélectionner tout ou partie des numéros d adhérent dont vous avez la charge, consulter les récépissés retraçant les demandes d ouverture de compte et les mouvements sur les numéros d adhérent. Une seule démarche à entreprendre : utiliser les Webservices pour actualiser ou consulter ces informations dans l espace «mon compte». Les fonctionnalités des Webservices: P Saisir en ligne vos demandes de prise en charge et de remboursement, P adresser sous format numérique les pièces justificatives nécessaires à l examen de votre dossier formation, P suivre en temps réel le déroulement de votre activité formation et son impact sur votre Budget Formation Adhérent (BFA), P extraire les données formation qui vous intéressent sur un logiciel tableur / Excel, P effectuer le versement de vos cotisations formation, P disposer d un appui pour établir votre déclaration Nouveauté : P Échanger les données informatisées liées aux bénéficiaires des formations et aux remboursements effectués par Unifaf via l option «EDI» + D I N F O S Télécharger notre plaquette d information sur Les Instances représentatives du personnel peuvent également avoir accès, de manière indépendante, aux Webservices. Les données et fonctionnalités accessibles diffèrent de celles des employeurs. Les Webservices leur permettent de consulter les actions prises en charge par Unifaf sur deux exercices (l année en cours et l année précédente) et leurs principales caractéristiques (catégorie socioprofessionnelle et genre des salariés partis en formation, intitulé de l action, type de frais...) ainsi que la mise en forme graphique des données. Le Fonds d Assurance Formation de la Branche sanitaire, sociale et médico-sociale, privée à but non lucratif bl P P F Rédaction et mise à jour Unifaf septembre 2013 Conception graphique Atelier Chévara Marge Design Service communication Unifaf 31, rue Anatole-France Levallois-Perret Cedex document d information

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