Concept d Emploi de l outil WebDCR dans le cadre du projet Bureautique Santé

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1 Manuel utilisateur de la solution Bureautique Santé Version Mise à Jour le 24/11/11 Concept d Emploi de l outil WebDCR dans le cadre du projet Bureautique Santé Profil : Secrétaire Directeur de projet pilotage : Paul-Edouard IMBERT paul-edouard.imbert@berger-levrault.fr Directeur de projet Application : Éric MEUNIER eric.meunier@inovelan.fr Contact technique : Julien THEVENIN julien.thevenin@inovelan.fr Contact projet : Juliette FAU juliette.fau@inovelan.fr

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3 Sommaire INTRODUCTION... 5 QUE SIGNIFIE WEBDCR?... 5 QUELLE EST SA FONCTION?... 5 COMMENT EN DISPOSER?... 5 I. SE CONNECTER À LA PLATEFORME BUREAUTIQUE SANTÉ... 6 NAVIGATEURS COMPATIBLES... 6 AUTHENTIFICATION... 6 OUBLI DE MOT DE PASSE... 7 II. CRÉER UN FAVORI OU UN MARQUE-PAGE... 8 Créer un favori avec Internet Explorer... 8 Créer un marque-page (Mozilla Firefox) III. PRISE EN MAIN DE LA SOLUTION A. LE BUREAU VIRTUEL B. MENU Préférences Modifier son mot de passe Modifier vos données professionnelles Groupes patients Affichage IV. PRÉSENTATION DES MODULES A. ANNUAIRE PATIENT Effectuer une recherche Ajouter un patient B. ANNUAIRE PROFESSIONNEL C. ANNUAIRE STRUCTURE D. MON TABLEAU DE BORD E. AGENDA Positionner un rendez-vous F. GÉNÉRATEUR DE COMPTES RENDUS (WRITER) G. DOSSIERS Nouveau Dossier Dossier patient H. DMP Création du DMP Alimentation du DMP Consultation du DMP Concertel Page 3/38

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5 Introduction Que signifie WebDCR? WebDCR est une plateforme logicielle Web utilisant des technologies Internet pour la gestion des Dossiers Communicants de Réseau. Quelle est sa fonction? WebDCR offre un ensemble d'outils collaboratifs conçus spécifiquement pour les équipes de professionnels de santé travaillant dans le cadre de réseaux de soins ou d'établissements de santé. Il permet de partager en toute sécurité des informations liées aux patients et de suivre ceux-ci tout au long de leur plan personnalisé de soins. Comment en disposer? La plateforme WebDCR est accessible avec un simple navigateur : aucune installation n est nécessaire! Concertel Page 5/38

6 I. Se connecter à la plateforme bureautique santé Navigateurs compatibles L'interface graphique sophistiquée de WebDCR est basée sur des technologies Web 2.0 récentes qui demandent un navigateur de dernière génération. Authentification Ouvrir un navigateur compatible et saisir l adresse : solution.bureautique-santepicardie.fr Deux modes de connexion sont disponibles : - Par carte CPS (Cf. ci-dessous) - Par identifiant et mot de passe Rentrer votre identifiant (1) puis votre mot de passe (2) et cliquez sur validez (3). Votre identifiant se composera de la première lettre de votre prénom en Majuscule séparée par un point de votre nom dont la première lettre sera en majuscule. Exemple : P.Dupont pour Philippe Dupont. Concertel Page 6/38

7 WebDCR dispose d un accès sécurisé par carte CPS. Cet accès sécurisé permet en fonction du profil du professionnel de santé d avoir accès à l ensemble des fonctions de la plateforme y compris les fonctions de consultation du DMP. Un Professionnel de Santé non conventionné dans la structure peut demander à s enregistrer sur la plateforme (espace «invité») avec sa carte CPS, le référent peut lui associer un profil adapté («invité») et lui ouvrir l accès à la plateforme. Oubli de Mot de Passe En cas d oubli de Mot de Passe, il faut cliquer sur «Mot de passe oublié» et la fenêtre ci-dessous apparaitra. Concertel Page 7/38

8 II. Créer un favori ou un marque-page Pour éviter de saisir l adresse à chaque connexion, vous pouvez la mémoriser dans un favori (Internet Explorer) ou un marque-page (Firefox). Créer un favori avec Internet Explorer Cliquez sur le bouton puis sélectionnez dans le menu l'option Ajouter aux favoris... (ou utilisez le raccourci clavier CTRL+D). Modifiez si vous le souhaitez le nom du favori et cliquez sur le bouton Ajouter. Concertel Page 8/38

9 Le favori est créé, cependant l'adresse enregistrée est différente de celle tapée initialement ce qui peut dans certains cas occasionner un dysfonctionnement. Pour corriger l'adresse du favori, cliquez sur le bouton favori nouvellement créé (voir ci-dessous). et faites un clic droit sur le Sélectionnez l option Propriétés Concertel Page 9/38

10 Dans la zone de test URL, effacez la fin de l adresse pour retrouver l adresse initialement tapée Validez vos modifications en cliquant sur le bouton OK Concertel Page 10/38

11 Créer un marque-page (Mozilla Firefox) Ouvrez le menu Marque-pages et sélectionnez l'option Marquer cette page (ou utilisez le raccourci clavier CTRL+D). Modifiez si vous le souhaitez le nom du favori et cliquez sur le bouton Terminer. Le favori est créé, cependant l'adresse enregistrée est différente de celle tapée initialement ce qui peut dans certains cas occasionner un dysfonctionnement. Pour corriger l'adresse du favori, ouvrez le menu Marque-pages, faites un clic droit sur le favori nouvellement créé et sélectionnez dans le menu l'option Propriétés (voir illustration page suivante). Concertel Page 11/38

12 Dans la zone de texte intitulée Adresse, effacez la fin de l'adresse pour retrouver l'adresse initialement tapée et validez vos modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer. Concertel Page 12/38

13 III. Prise en main de la solution a. Le bureau virtuel Vous voilà maintenant sur la page principale du portail WebDCR à l apparence d un bureau virtuel sur lequel sont disposés des raccourcis donnant accès aux fonctionnalités de l application. Les icônes présentes sur le bureau dépendent des fonctionnalités autorisées à l utilisateur connecté en fonction de son profil. Concertel Page 13/38

14 L utilisateur affiche ou modifie les données dans des fenêtres qui se superposent sur le bureau. En bas du bureau, une barre de tâches affiche les fenêtres ouvertes. A gauche de la barre des tâches, le bouton «Start» affiche un menu reprenant, sur la gauche, la liste des icônes du bureau et sur la droite les items «Préférences», «Verrouiller» et «Déconnexion». b. Menu Suivant les profils, le contenu de gauche du menu qui vous donne directement accès aux outils WebDCR change. Mais la partie droite du menu reste la même. L'item Préférences permet entre autres à l'utilisateur de modifier son mot de passe (voir ci-dessous) et de modifier ses coordonnées. L'item Verrouiller permet de verrouiller la session si vous devez vous absenter quelques instants de votre poste. Lors de votre reconnexion, vous retrouverez le bureau dans l état où vous l avez laissé. L item Déconnexion ferme la session et réaffiche la page de connexion. Concertel Page 14/38

15 Préférences Sélectionnez l option Préférences dans le Menu. Vous pouvez : - Changer de mot de passe : Tapez votre mot de passe actuel dans la zone de texte Ancien. Saisissez ensuite votre nouveau mot de passe à deux reprises (pour détecter une éventuelle erreur de frappe) et cliquez sur le bouton Sauvegarder. - Modifier vos données professionnelles - Créer des groupes de patients - Modifier vos préférences d affichage Modifier son mot de passe Tapez votre mot de passe actuel dans la zone de texte Ancien. Saisissez ensuite votre nouveau mot de passe à deux reprises (pour détecter une éventuelle erreur de frappe) et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Concertel Page 15/38

16 Modifier vos données professionnelles Cet onglet vous permet de mettre à jour vos données professionnelles. Elles seront directement mises à jour dans l annuaire des professionnels. Faites les modifications souhaitées et cliquez sur le bouton «sauvegarder» en bas à gauche. Concertel Page 16/38

17 Groupes patients Cet onglet vous permet de créer des groupes patients que vous retrouverez en cliquant sur l icône «Dossier», dans l onglet «Patients (Mes groupes)». Pour créer un groupe, cliquez sur le bouton «Ajouter» et renseigner le nom de groupe. Si vous souhaitez modifier un groupe déjà existant cliquez sur le bouton «Modifier». Pour supprimer un groupe, cliquez sur le bouton «Supprimer». Pour ajouter des patients à un groupe, cliquez sur l icône «Dossier» du bureau : Concertel Page 17/38

18 Sélectionnez un patient (a), puis cliquez sur le bouton «Ajouter au groupe» (b) et sélectionnez le groupe auquel vous voulez rattacher le patient. Pour visualiser vos groupes, cliquez sur l onglet «Patients (Mes groupes)» (c). Puis cliquez sur la flèche pour sélectionner le groupe que vous souhaitez visualiser. Concertel Page 18/38

19 Affichage Cet onglet vous permet de gérer vos préférences d affichage. La première préférence est liée à la vision par défaut du dossier patient. S il en existe plusieurs, vous pouvez sélectionnez celle que vous préférez. Vous pouvez également décider d afficher le tableau de bord à la connexion. IV. Présentation des modules a. Annuaire patient Cliquer sur l icône ci-dessous pour accéder à l annuaire patient. L'annuaire patient donne uniquement accès aux données administratives des patients. Ce point d'entrée ne permet pas d'accéder au dossier complet du patient. Ce module peut être appelé par d'autres modules, par exemple lors de la création d'un dossier. Concertel Page 19/38

20 Effectuer une recherche Pour effectuer une recherche dans l'annuaire, il suffit de saisir le début du nom et/ou du prénom du patient. Pour les femmes, la recherche du nom porte à la fois sur le nom marital et sur le nom de jeune fille. Puis cliquez sur le bouton «Rechercher». Le bouton réinitialise les champs de recherche. Sélectionnez un patient et cliquez sur le bouton «Modifier» pour accéder à sa fiche administrative et y faire éventuellement des modifications. Concertel Page 20/38

21 Ajouter un patient Deux façons s offrent à vous pour ajouter un patient : Via le bouton Ajouter (sans INS-C) : Les champs obligatoires sont : Nom de famille ; Prénom ; Sexe ; Date de Naissance ; Ville de Naissance. Adresse Code postal Ville Concertel Page 21/38

22 Téléphone : vous avez la possibilité de saisir plusieurs numéros par type (bureau, domicile, portable) avec le bouton. Si le numéro de téléphone n est pas communiqué, vous pouvez renseigner «Non communiqué». Si vous oubliez un de ces champs, vous ne pourrez pas créer le patient. Les zones non remplies seront représentées par un soulignement et un point d exclamation rouge. Via le lecteur de Carte Vitale (avec INS-C) : Lors de l insertion de la carte vitale dans le lecteur, si le patient n est pas connu dans la plateforme, la proposition d ajouter le patient sera automatique. ue. La fenêtre ci- dessus apparaîtra avec les champs pré-remplis des données disponibles dans la carte vitale (Nom, Prénom, Sexe, Date de naissance, Age). De plus l INS-C se calculera automatiquement. Les autres champs seront à remplir manuellement. A la validation des informations, suivant que le patient possède un DMP ou non, une fenêtre pop-up vous demandera si vous souhaitez créer son DMP (cf. Paragraphe Création du DMP). Ensuite, le dossier patient se créera automatiquement. Si le patient existe déjà, le dossier du patient se lèvera automatiquement à l insertion de la carte vitale. Pour les patients enregistrés sans carte vitale, le dossier patient est à créer manuellement. b. Annuaire Professionnel Cliquez sur l icône ci-dessous pour accéder à l Annuaire professionnel. L utilisation de l annuaire professionnel el est semblable à celle de l annuaire patient. Concertel Page 22/38

23 La recherche s effectue de la même manière : saisissez le début du nom et/ou du prénom du patient, puis cliquez sur le bouton «Rechercher». La liste des professionnels s affiche avec les informations telles que la profession, l e- mail, le téléphone et la ville d exercice. Cet annuaire comprend l ensemble des professionnels intervenants dans le projet Bureautique Santé répartis en trois catégories : - Secrétaires (ou personnel administratif) - Médecins (une ou plusieurs spécialités peuvent être précisées) - Autre professionnel de santé (Infirmier, Masseurs-Kinésithérapeutes, Dentistes, ) - Autre (comprend les administrateurs) Cliquez sur le bouton «Effacer» pour réinitialiser les champs de recherche. Pour consulter les informations complémentaires d un professionnel, cliquez sur le bouton «Consulter». L annuaire des médecins, infirmiers et masseurs-kinésithérapeutes de la région a été chargé automatiquement ; les mises à jour sont réservées au GCS, afin d assurer une cohérence d ensemble des données au niveau régional. c. Annuaire Structure Cliquez sur l icône suivante pour accéder à l Annuaire Structure : La recherche pour l annuaire des structures s effectue sur les informations suivantes : raison sociale, ville et type. Concertel Page 23/38

24 Saisissez sez le début de la raison sociale ou de la ville de la structure et cliquez sur le bouton «rechercher». La liste des structures correspondant à votre recherche s affiche. Sélectionnez une structure et cliquez sur le bouton pour visionner la fiche de la structure. Cliquez sur le bouton «Effacer» pour réinitialiser les champs de recherche. L annuaire des structures comprend l ensemble des établissements intervenants dans la Bureautique Santé. Les différents types de structures sont : d. Mon tableau de bord Cliquez sur l icône suivante : Cette fonction vous permet d avoir un aperçu rapide des statuts des comptes-rendus (brouillon, à valider ou validé) pour le profil secrétaire. Vous pouvez autoriser sa levée automatique dès la connexion en allant dans Préférences/Affichage (cf. III. Prise en main de WebDCR b.menu Préférences). Vous pouvez également accéder rapidement à un dossier patient en tapant son nom ou prénom dans le champ de recherche. Concertel Page 24/38

25 e. Agenda Cliquez sur l icône ci-dessous pour accéder à l Agenda. L'agenda présente à l utilisateur connecté l'ensemble de ses rendez-vous personnels. Concertel Page 25/38

26 Positionner un rendez-vous Pour positionner un rendez-vous, vous devez cliquer sur la zone bleue du jour en question. Suite à ce clic, vous obtenez la fenêtre de rendez-vous suivante : Concertel Page 26/38

27 f. Générateur de comptes rendus (Writer) Cliquez sur l icône ci-dessous pour accéder à l outil Writer : Cf. Document Concept d utilisation de l outil Writer. g. Dossiers Cliquez sur l icône ci-dessous pour accéder aux dossiers patients : Le module Dossiers propose une recherche globale similaire à celle de l annuaire patient mais ne porte que sur les patients ayant un dossier ouvert. Si le dossier n est pas ouvert, cliquez sur le bouton «Nouveau dossier» pour en créer un. Lorsqu un patient a été créé par sa carte vitale le dossier patient est initialisé automatiquement. Concertel Page 27/38

28 Le dossier patient comprend : - L ensemble des documents et courriers relatifs au patient : Formulaires structurés : profil patient ou autre (grille AGIRR, ) Courriers et comptes-rendus créés pour ce patient et ordonnés par catégorie - la ligne de vie du patient - les correspondants du patient - les post-it (ils permettent de laisser des commentaires visibles à tous sur un dossier patient ou des commentaires privés) Le deuxième onglet «Patients (Mes groupes)» permet de gérer les groupes patients. (cf. Préférences/Groupes Patients) Nouveau Dossier L'annuaire patient s'ouvre : recherchez votre patient, sélectionnez-le dans la liste des résultats de la recherche et cliquez sur le bouton Suite à ce clic, le dossier du patient se crée automatiquement. Si le patient n'existe pas, cliquez sur le bouton paragraphe Ajouter un patient dans l Annuaire des patients.. Je vous renvoie au Dossier patient Pour accéder à un dossier patient, sélectionner le patient et cliquez sur le bouton : Lors de la création du dossier patient, le document «Profil patient» est automatiquement créé. Il reprend l ensemble des données administratives et la synthèse médicale du patient. Concertel Page 28/38

29 Il se compose de six onglets : - Identification Patient (Noms, Prénoms, Sexe, Date de naissance, commune de naissance, INSC, IPP) - Informations administratives (Adresse, Code Postal, Ville, Téléphones, , Profession, Nombre d enfants, Bénéficiaire ALD, APA, CMU, Tiers payeur, Mutuelle) - Entourage (Coordonnées du référent familial/personne de confiance, si le patient bénéficie d une mesure de justice ou de protection et si oui, les coordonnées de son curateur ou tuteur) - Données Physiologiques (Historique du poids, de la taille, de l IMC et de la tension du patient et le graphique du poids et de l IMC) - Résumé médical (Permet de renseigner les antécédents, les allergies et les facteurs de risque du patient) - Traitements et soins (Historique des traitements du patient) Documents Dans l onglet Documents, vous retrouvez l ensemble des documents produit pour le patient en question. Concertel Page 29/38

30 Ils peuvent être triés par catégorie (selon la même nomenclature que celle du DMP) ou date d émission. Suivant le statut des documents, il y a un code couleur : - Vert : Brouillon - Orange : A valider - Rouge : Validé Des icônes apportent également d autres informations : Documents issus du Writer à l état Brouillon ou A valider. Documents Writer Validé et de ce fait générés en PDF. Documents Writer Validé et envoyés au DMP. Documents structurés (Formulaires) Lorsqu un document est envoyé au DMP, vous retrouvez également l information dans l info-bulle au passage de la souris sur un document. Nouveau document Le bouton permet de créer des documents structurés (par exemple : Grille Aggir, Habitudes de vie, etc ) parmi ceux mis à disposition par le GCS. Courrier Grâce à cet icône, vous allez pouvoir créer un compte-rendu qui sera rattaché au dossier du patient en question. En cliquant sur la flèche, deux choix s offrent à vous : Saisie libre : vous partez d un document vierge ou du modèle par défaut (renseigné préalablement) ; Fusion avec modèle : vous avez le choix entre les différents modèles de compte-rendu que vous avez créé auparavant ou qui sont mis à disposition, soit pour l ensemble des structures, soit pour une structure donnée. Concertel Page 30/38

31 Si vous cliquez directement sur le bouton «Courrier» vous accédez à la saisie libre ou au modèle par défaut. Cf. Document Concept d utilisation de l outil writer. Ligne de Vie Dans l onglet Ligne de vie, vous retrouvez une vision du parcours patient dans le temps. Chaque catégorie de document est représentée en ligne avec une iconographie particulière. Lors du passage de la souris sur un document, vous avez accès à un certain nombre d information grâce à l info-bulle. Puis en cliquant sur l icône, le document s ouvre dans une nouvelle fenêtre. Concertel Page 31/38

32 Correspondants Cette fonction permet de référencer le médecin traitant (au sens DMP) et les médecins correspondants du patient ainsi que les structures avec lesquelles le patient est en relation. Cliquez sur le bouton «Ajouter» et choisissez un professionnel ou une structure. L annuaire des structures ou des professionnels se lèvera selon votre choix. Sélectionnez le correspondant désiré, puis choisissez le rôle pour ce correspondant : Correspondant, Médecin Traitant, Récusé (pour les professionnels) et Correspondant (pour les structures). Le rôle «récusé» permet de limiter la visibilité du dossier patient au professionnel ayant ce rôle. Vous pouvez également insérer une remarque pour les correspondants. Attention, un patient ne peut avoir qu un seul médecin traitant. Si un médecin traitant est déjà renseigné comme correspondant et si vous ajoutez un nouveau Correspondant et que vous renseignez son rôle en tant que médecin traitant, une question vous sera posée pour savoir si vous voulez garder l ancien médecin traitant en correspondant ou non. Concertel Page 32/38

33 h. DMP Création du DMP Plusieurs cas s offrent à vous : 1) Si le patient possède déjà un DMP, mais que le consentement du patient n a pas encore été recueilli pour la structure à laquelle vous êtes rattaché, à l insertion de la carte vitale, la question ci-dessous vous sera posée. 2) Si le DMP a déjà été créé et que le consentement a été recueilli pour la structure, aucune question, ni paramétrage ne vous sera demandé. Vous pourrez donc envoyer les documents vers le DMP. 3) Si le patient ne possède pas de DMP, ni de dossier sur la plateforme. Alors à l insertion de la carte vitale, avec avoir renseigné la fiche de l Annuaire Patient (cf. Paragraphe Ajout un Patient), le pop-up suivant vous proposera de créer le DMP. Si vous répondez «Non», vous pourrez créer le DMP à un autre moment. Si vous répondez «Oui», vous accèderez à la fenêtre de recueil du consentement du patient (ci-dessous). Afin de créer le DMP, il est nécessaire de recueillir le consentement du patient. Si vous répondez «Non» à cette question, le DMP ne pourra pas être créé. Concertel Page 33/38

34 Si vous répondez «Oui», le consentement sera établi pour tout le centre auquel vous êtes rattachés. Et même si vous n effectuez pas la procédure de création du DMP jusqu au bout, le consentement sera toujours valide et cette question ne vous sera plus posée. Puis vous accédez à la fenêtre de création du DMP. Plusieurs questions et renseignements vous seront demandés. Les «informations administratives» sont modifiables, afin de corriger en cas d erreur sur la carte vitale, les «informations carte vitale» ne sont pas modifiables. Les deux premières questions sont nécessaires et obligatoires pour l accès en mode bris de glace. Si les noms, prénom, date de naissance ne sont pas repris automatiquement dans l encadré «Infos Carte Vitale», veuillez cliquer sur le bouton «Lire les informations de la carte vitale» pour poursuivre la procédure. Concertel Page 34/38

35 Après contrôle, cliquez sur le bouton ci-dessous confirme la création du DMP. pour valider vos saisies. La fenêtre En cliquant sur «OK», la fenêtre suivante apparait : Afin que le patient puisse avoir un accès en consultation de son DMP cliquez sur le bouton «Oui». La fenêtre ci-dessous vous demande de renseigner l et/ou le numéro de téléphone portable du patient pour que le patient puisse recevoir son code d accès au DMP par mail ou SMS. Une fois terminé, la fenêtre ci-dessous vous indique que le compte du patient a bien été créé. Concertel Page 35/38

36 Cliquez sur le bouton «OK», un document PDF à imprimer se lèvera avec l identifiant et le mot de passe du patient. La procédure de création du DMP est terminée. Concertel Page 36/38

37 4) Le patient existe déjà dans WebDCR, mais n a pas de DMP. Pour cela, la procédure de création du DMP se fera : - Soit à la validation d un document Writer dont les propriétés garantissent un envoi automatique vers le DMP. (Cf. WorkFlow de validation d un document writer dans le manuel utilisateur writer) - Soit à l envoi d un document Writer en mode manuel ou automatique vers le DMP. Pour cela allez dans le dossier patient, faire «clic droit» sur un document Validé et sélectionner «Envoyer au DMP». La procédure sera la même que dans le paragraphe 3). Alimentation du DMP Pour alimenter le DMP, vous pouvez envoyer les comptes-rendus ou courriers faits avec l outil Writer. Tous les documents ne peuvent pas être envoyés au DMP, il faut que les propriétés du modèle (ci-dessous) permettent l envoi automatique ou manuel vers le DMP (cf. Manuel utilisateur Writer). L envoi «automatique» permet d envoyer automatiquement le document après sa validation par le médecin ; l envoi «manuel» permet d envoyer le document vers le DMP en passant par le dossier patient (cf. copie d écran ci-dessus). Chaque document envoyé au DMP doit être associé à un code LOINC. Concertel Page 37/38

38 Consultation du DMP La consultation est réalisée via un lien contextuel. Le professionnel de santé doit obligatoirement se connecter avec sa CPS pour accéder à la consultation. Cliquez sur l icône du bureau : Vous serez redirigé vers une nouvelle fenêtre sur le site du DMP. Vous devez connaître l INS-C du patient pour pouvoir consulter les documents du DMP. Remarque : Par la suite, la consultation se fera en transparent sur la plateforme à travers la ligne de vie et les documents du patient. Concertel Page 38/38