PROCEDURE PRINCIPES CADRES DE L'ELABORATION DU PROJET DE BUDGET DES SUBVENTIONS P.FIN.03.08

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport PROCEDURE PRINCIPES CADRES DE L'ELABORATION DU PROJET DE BUDGET DES SUBVENTIONS P.FIN Processus : Gestion administrative et financière Entrée en vigueur : dès approbation Version et date : V1 du Date d'approbation du SG : Responsables de la procédure : directeur chargé des institutions subventionnées I. Cadre 1. Objectif(s) 1. Harmoniser la présentation des budgets et projets de budget des entités subventionnées par le DIP 2. Définir les éléments nécessaires à l'élaboration budgétaire des subventions 2. Champ d application Cette procédure s'adresse à l'ensemble des directions générales, directions, services et collaborateurs du DIP impliqués dans le processus d'élaboration budgétaire des subventions. Elle s'adresse plus particulièrement aux répondants subventions dans les différentes directions générales et services du DIP. Les chapitres 1 et 2 définissent les documents dont les répondants subventions sont chargés de demander la reddition aux entités subventionnés. Le chapitre 3 précise le travail attendu des répondants subventions dans le cadre de l'élaboration du budget et du plan financier quadriennal des institutions subventionnées sous leur responsabilité. Elle décrit encore les informations à transmettre pour les rubriques de subventions à plusieurs bénéficiaires et d'allocations à des tiers. 3. Rôles Personnes de référence à la direction des finances du DIP : directeur chargé des institutions subventionnées, collaborateurs du service des subventions La responsabilité de l'application de cette procédure incombe aux directeurs des Directions générales et des services. 4. Documents de référence D 1 05 : Loi sur la gestion administrative et financière de l'etat de Genève (LGAF) D 1 10 : Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des politiques publiques (LSGAF) D 1 11 : Loi sur les indemnités et les aides financières (LIAF) D : Règlement d application de la loi sur les indemnités et les aides financières (RLIAF) Consignes budgétaires du annuelle du département des finances et du DIP 5. Formulaires, outils de mise en œuvre - ANNEXE 1 : Questionnaire annuel pour les entités appliquant des mécanismes salariaux analogues à ceux de l'etat (adapté selon les secteurs et annuellement) - ANNEXE 2 : Tableau "Personnel : nombre de postes et de collaborateurs" à destination de toute les entités subventionnées de façon permanente ou sous contrat, à l'exception de celles appliquant des mécanismes salariaux analogues à ceux de l'etat. - Formulaires établis par le service du budget du DIP à compléter. Nota Bene : Dans le but de simplifier la lecture de cette procédure, les termes qui se rapportent à des personnes exerçant des charges, mandats ou fonctions (directeurs, chefs de services, collaborateurs ) s'appliquent indifféremment aux hommes et aux femmes.

2 Page : 2/8 II. Procédure détaillée INTRODUCTION Les institutions subventionnées font l'objet d'une communication et d'une prise d'information distincte et spécifique de celle adressée au sein du département dans le cadre de l élaboration budgétaire. La communication est gérée par les répondants des subventions dans les directions générales ou les services (ci-après les répondants subventions). 1. LE PROJET DE BUDGET DES INSTITUTIONS SUBVENTIONNEES AU BENEFICE D'UN CONTRAT DE PRESTATIONS 1.1. Contrat de prestations en cours de validité en année N+1 Dans le cas d'une subvention accordée par contrat de prestations, le montant à considérer initialement pour l'élaboration du projet de budget N+1 correspond à la tranche prévue dans le contrat. Si les données du plan financier annexé au contrat sont modifiées, l'entité subventionnée transmet une actualisation de celui-ci. Les écarts par rapport aux montants du plan financier initial sont spécifiés et justifiés. 1.2 Contrat de prestations en cours de renouvellement ou nouveau contrat Dans le cas de l'élaboration ou le renouvellement d'un contrat de prestations démarrant en année N+1, les répondants subventions récoltent les informations minimales dans les délais du processus budgétaire afin d'être en mesure d'argumenter d'éventuelles hausses de subventions pour l'année N+1 et sur l'ensemble de la durée contractuelle. 1.3 Entités appliquant des mécanismes salariaux analogues à ceux de l'etat Les impacts de la progression des mécanismes salariaux sur les subventions sont calculés par le service des subventions selon les décisions du Conseil d'etat. A cette fin, les entités concernées complètent le document spécifique "Questionnaire annuel pour les institutions subventionnées appliquant des mécanismes salariaux analogues à ceux de l'etat" (cf Annexe 1). Il s'agit d'un formulaire recensant les postes et la masse salariale qui permet de calculer le coût de la progression des mécanismes salariaux ainsi que leur taux de couverture par l'etat de Genève. Le délai de reddition de ce document est fixé chaque année par le service des subventions. Les questionnaires collectés par les répondants subventions sont à transmettre dès réception au service des subventions.

3 Page : 3/8 2. LE PROJET DE BUDGET DES INSTITUTIONS SUBVENTIONNEES FAISANT L'OBJET D'UNE DECISION D'OCTROI (MONTANT INFERIEUR OU EGAL A 200'000 F) 2.1. DOCUMENTS A PRESENTER Lors de la préparation du budget, les documents suivants sont à remettre par les institutions au répondant subventions : 1. Budget actualisé de l année en cours (N) 2. Projet de budget de l année à venir (N+1) 2.2 BUDGET ACTUALISE Le montant de la subvention votée en décembre par le Grand Conseil est intégré. Les écarts par rapport au projet de budget initial établi en N-1 sont spécifiés, de même que leur justification (pour toutes les variations importantes ou de postes). 2.3 PROJET DE BUDGET La base du projet de budget (N+1) est le budget de l'année antérieure (N). Le projet de budget sera calculé en tenant compte notamment des points suivants : Modifications de l offre de prestations Les institutions doivent indiquer les objectifs visés pour l année à venir en matière de prestations. Elles mettront ainsi en évidence : - les modifications de l offre de prestations - les modifications de fonctionnement - les réorganisations En résumé, elles préciseront clairement leur demande budgétaire : - les nouveaux besoins/actions/prestations de l année à venir : en personnel et/ou en biens et services avec la justification (explication), l'estimation du coût et la couverture financière. Il en va de même pour les activités supprimées. Les répondants subventions procèderont à l évaluation de la demande notamment quant aux besoins, aux garanties exigées et au financement, tenant compte du plan financier quadriennal de l'etat de Genève.

4 Page : 4/ Informations relatives au projet de budget Présentation Le projet de budget doit indiquer à côté de chaque poste les chiffres du budget actualisé de l année en cours et ceux des comptes de l exercice précédent. Le projet de budget, comme mentionné ci-dessus (point 2.3.1) distinguera séparément toute modification de l'offre de prestations. Informations financières Le projet de budget doit indiquer en outre : a) Coût prestation Il convient de déterminer les différentes prestations (enseignement, placement, recherche, formation continue, prestations de services, coût par foyer, etc...) et d en calculer le coût. b) Personnel - le recensement des ressources humaines en postes et en personnes (tableau PERSONNEL : POSTES ET COLLABORATEURS en Annexe 2) - l'organigramme de l'entité, son système salarial et ses conditions de travail (selon article 12 alinéa 3 lettre c de la loi sur les indemnités et aides financières - LIAF) si des modifications sont intervenues depuis l'année dernière. Les institutions subventionnées ayant un statut du personnel ou ayant signé une convention collective de travail transmettront ces documents au département en cas de modification récente ou si celui-ci ne les détient pas encore. c) Biens et services - informatique : distinguer les éventuels investissements de l année à venir (hardware et software) - locaux : propriétaire/locataire, coût global, prix du m 2, détail des locaux mis à disposition (adresses, surface, valeur si connue) d) Amortissements - le montant des amortissements, calculés selon les normes comptables auxquelles se trouve soumise l'institution subventionnée. Enfin, le projet du budget mentionnera : e) Recettes - le montant de la subvention demandée au DIP - le détail de toutes les autres subventions des collectivités publiques - le détail et l estimation de la valeur des subventions en nature - les recettes propres Informations relatives au statut juridique Si les statuts de l'institution ont été modifiés durant l'année écoulée, une copie de ceux-ci sera remise au département.

5 Page : 5/8 3. LE PROJET DE BUDGET PAR LES REPONDANTS SUBVENTIONS 3.1. Institutions subventionnées Documents Un exemplaire de l'ensemble des documents reçus concernant le budget actualisé de l'année en cours et le projet de budget de l'année à venir est à remettre par les répondants subventions, dès leur réception, au service des subventions de la direction des finances. S'agissant des informations budgétaires relatives aux institutions au bénéfice d'un contrat de prestations en cours en année budgétaire N+1, seuls les éléments nouveaux sont à communiquer (actualisation du plan financier, financement complémentaire pour un besoin particulier, etc ). Dans la mesure du possible, ces éléments seront transmis sous forme électronique. Détermination des subventions par les répondants subventions L'explication des variations de subventions au projet de budget de l'année N+1 et au plan financier quadriennal sera complétée par les répondants subventions dans les formulaires/fiches transmis par le service du budget de la direction des finances dans le cadre de l'élaboration budgétaire et selon le calendrier établi annuellement. Des documents annexes peuvent être joints pour compléter l'information si nécessaire. Chacun des nouveaux besoins / postes sera ressorti de manière claire, avec montant, couverture financière et justification. Pour les entités au bénéfice d'un contrat de prestations, le répondant subventions signale si une situation particulière nécessite, pour un besoin incontournable, un financement complémentaire pendant la période contractuelle. Le répondant subventions commente enfin le montant de subvention qu'il propose (ce dont il tient compte : variation des besoins, premiers arbitrages éventuels, demande de l'institution,...). Celui-ci est expliqué par rapport au montant du budget précédent Rubriques budgétaires à plusieurs bénéficiaires Pour toutes les lignes budgétaires de subventions en faveur de plusieurs bénéficiaires (exemples : aide ponctuelle à la culture, contribution à la promotion de la paix, diffusion et échanges culturels, grandes manifestations, etc ), il est attendu au minimum l'explication des écarts de subvention par rapport au budget précédent. En outre, une liste des montants d'aides financières/indemnités aux différents bénéficiaires connus à l'avance (contrats adoptés, décisions pluriannuelles signées) sera établie par rubrique budgétaire concernée et transmise à la direction des finances Rubriques d'allocations à des tiers Les variations des montants à porter au projet de budget des rubriques d'allocations à des tiers (allocations d'études et d'apprentissage, frais de placements, subsides à la formation scolaires spéciale, etc ), seront justifiées par rapport au budget précédent, en termes notamment d'évolution des effectifs Délais Les délais de transmission des documents sont fixés chaque année en fonction des consignes budgétaires annuelles.

6 Page : 6/8 ANNEXE 1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Questionnaire annuel pour les institutions subventionnées appliquant des mécanismes salariaux analogues à ceux de l'etat Comptes N-1 / Budget N / Projet de budget N+1 Données générales Nom de l'organisme Date de saisie du questionnaire Personne répondante des chiffres Adresse électronique N de téléphone Indiquer le n et la date de la version si plusieurs versions du document Personnel 1. Effectifs au 31 décembre N-1 Budget N Projet de budget N+1 Recours à la sous-traitance, équivalent en EPT Personnel soumis aux mécanismes salariaux Personnel non soumis aux mécanismes salariaux Postes en EPT Nombre employé-e-s Postes en EPT Nombre employé-e-s Personnel non soumis aux mécanismes salariaux: stagiaires, apprentis, etc. Préciser les domaines de sous-traitance, s'il y a lieu (ex: nettoyage, restauration...). 2. Masse salariale Comptes N-1 Budget N Projet de budget N+1 * Personnel soumis aux mécanismes salariaux Masse salariale + Charges sociales Personnel non soumis aux mécanismes salariaux Total MSAL soumise Masse salariale + Charges sociales Total MSAL non soumise Total MSAL Recours à la sous-traitance, coût en Frs. Préciser les domaines de sous-traitance, s'il y a lieu (ex: nettoyage, restauration...). Total sous-traitance * masse salariale PB N+1 hors indexation et mécanismes salariaux (annuité)

7 Page : 7/8 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Questionnaire annuel pour les institutions subventionnées appliquant des mécanismes salariaux analogues à ceux de l'etat Comptes N-1 / Budget N / Projet de budget N+1 Eléments financiers complémentaires Comptes N-1 Budget N Projet de budget N+1 Charges Produits Charges totales dont Charges de personnel dont Charges non monétaires liées à des subventions en nature dont Amortissements Produits totaux dont Subvention monétaire Etat de Genève (détail par dpt) dont Subventions en nature (détail) dont Subvention autres collectivités publiques (détail) Résultat * masse salariale PB N+1 hors indexation et mécanismes salariaux (annuité) Commentaires Lieu, date :... Visa direction :...

8 ANNEXE 2 Page : 8/8

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